Vad inkluderar underhållningskostnader? Uppskattning för representationskostnader - prov. Planera. Steg-för-steg handlingsplan – struktur. Skriv, skriv. Sammanställning, skrivande. Detaljering. Förtydligande, justering

För att utveckla affärer, sluta lönsamma avtal och stärka det långsiktiga samarbetet med partners måste organisationer i allt högre grad lägga pengar på olika typer av evenemang. Kan sådana utgifter redovisas som representationskostnader och beaktas i vinstbeskattningssyfte? Det akuta problemet med att registrera utgifter som representativa utgifter är att sådana utgifter behöver vara ekonomiskt motiverade och dokumenterade. Skiljedomspraxis baseras på kriterier för gränserna för rimlig ersättning för representationskostnader inom ett brett spektrum av rättslig bedömning. Vilka dokument kommer att bekräfta det faktum att utgifterna för organisationen är representativa utgifter, för att undvika krav från skattemyndigheterna i framtiden?

Stora företag lägger stor vikt vid att organisera möten och förhandlingar med sina affärspartners. Praxis med att hålla olika presentationer och officiella mottagningar för sina vanliga och potentiella kunder har fastnat i affärssederna.

1. Vad som sägs i Ryska federationens skattelag

I enlighet med sub. 22 paragraf 1 art. 264 i Ryska federationens skattelag, inkluderar andra utgifter i samband med produktion och försäljning representationskostnader, det vill säga utgifter för officiell mottagning och service av representanter för andra organisationer som deltar i förhandlingar för att etablera och upprätthålla samarbete, på sätt som anges i punkt 2 i denna artikel.

Enligt punkt 2 i art. 264 i Ryska federationens skattelag omfattar underhållningskostnader skattebetalarnas utgifter för officiell mottagning och (eller) service:

• företrädare för andra organisationer som deltar i förhandlingar för att upprätta och (eller) upprätthålla ömsesidigt samarbete;
• deltagare som anlände till möten i styrelsen (styrelsen) eller annat styrande organ för den skattskyldige, oavsett var dessa händelser inträffade.

Utgifter för underhållning inkluderar i synnerhet följande utgifter:

• att hålla en officiell mottagning (frukost, lunch eller annat liknande evenemang) för de namngivna personerna, samt tjänstemän från den skattebetalarorganisation som deltar i förhandlingarna;
• för transportstöd för leverans av dessa personer till platsen för det representativa evenemanget och (eller) mötet för det styrande organet och tillbaka;
• för bufféservering under förhandlingar;
• att betala för tjänster från översättare som inte är anställda i skattebetalarna för att tillhandahålla översättning under underhållningsevenemang.

Representationskostnader kan innefatta kostnader som organisationen ådragit sig enligt ett konsultavtal.

Till exempel, i en av tvisterna, kvalificerade domstolen som representationskostnader kostnaderna för förhandlingar mellan företrädare för företaget och ett utländskt företag om affärssamarbete enligt ett avtal om tillhandahållande av konsulttjänster (omstrukturering av verksamheten

verksamhet, förändra organisationsstrukturen för att öka effektiviteten, minska kostnaderna och utveckla produktionen). Skiljedomstolens ståndpunkt återspeglas i Resolution från Federal Antimonopoly Service NWZ daterad 27 januari 2006 N A42-8823/04-28.

Det bör noteras att representationskostnader under rapporteringsperioden (skatte)perioden ingår i övriga utgifter med ett belopp som inte överstiger 4 % av den skattskyldiges utgifter för lön för denna rapporteringsperiod (skatteperiod). Därmed tillhör representationsutgifterna de så kallade standardiserade utgifterna.

Enligt sub. 5 punkt 7 art. 272 i Ryska federationens skattelag är datumet för betalning av underhållningskostnader datumet för godkännande av förhandsrapporten.

2. Analys av de allmänna kraven
till utgifter

Låt oss nu analysera de viktigaste kriterierna som alla utgifter i skatteredovisning måste uppfylla. Dessa kriterier specificeras i punkt 1 i art. 252 i Ryska federationens skattelag, som anger att utgifter redovisas som motiverade och dokumenterade utgifter som skattebetalaren ådragit sig.

Utgifterna måste motiveras

Med motiverade utgifter avses ekonomiskt motiverade utgifter, vilkas bedömning uttrycks i monetär form.

De utgifter som organisationen ådragit sig är korrekt dokumenterade

Dokumenterade utgifter betyder utgifter som bekräftas av:

• dokument som upprättats i enlighet med Rysslands lagstiftning;
• handlingar upprättade i enlighet med affärssed som tillämpas i det främmande land inom vars territorium de relevanta kostnaderna uppstod;
• dokument som indirekt bekräftar uppkomna utgifter (inklusive en tulldeklaration, order om tjänsteresor, resedokument, rapport om utfört arbete i enlighet med avtalet).

Eventuella utgifter kostnadsförs, förutsatt att de uppkommer för att bedriva verksamhet som syftar till att generera intäkter.

Som praxis visar tillåter skiljedomstolar organisationer att ta hänsyn till ekonomiskt motiverade och dokumenterade underhållningskostnader. Sålunda fann domstolen i ett av fallen att de kontroversiella kostnaderna för tjänsteresor ådrats av företaget i samband med att generaldirektören deltog i ett affärsbesök av den officiella delegationen och företrädare för republikens företag i städerna i St. Petersburg och Kaliningrad initierade av regeringen i Republiken Bashkortostan för att besöka organisationer som finns där och föra förhandlingar med deras ledning. Ämnet för besöket var direkt relaterat till företagets produktionsverksamhet. Skiljedomstolens ståndpunkt återspeglas i Resolution från Federal Antimonopoly Service UO daterad 26 april 2007 N F09-2970/07-S2.

När är representationskostnader ekonomiskt genomförbara?

Låt oss överväga situationer där skiljedomstolar erkände organisationens representationskostnader som ekonomiskt motiverade.

Sålunda angav domstolen i en av skiljedomstvisterna att bolagets utgifter uppfyllde kriterierna i mom. 22 paragraf 1 art. 264 i Ryska federationens skattelag och punkt 1 i art. 252 i Ryska federationens skattelag, det vill säga relaterade till den officiella mottagandet och servicen av representanter för andra organisationer som deltar i förhandlingar i syfte att etablera och upprätthålla samarbete, bekräftas och är ekonomiskt motiverade. Mottagningarna som hålls av företrädare för flygbolag - företagets entreprenörer syftar både till att uppfylla nuvarande förpliktelser enligt ingångna kontrakt och på fortsatt fortsättning av samarbetet, medan både specifika kunder och representanter för andra flygbolag bjöds in till fabrikstester ( Resolution från Federal Antimonopoly Service NWZ daterad 21 juni 2007 N A56-10798/2006).

Dokumentär bekräftelse på det officiella besöket

För att lösa en annan skattetvist i sak, noterade domstolen att den officiella karaktären av de aktiviteter som utförs bekräftas av reseorder, som fastställer syftet med resan:

föra förhandlingar med bankens motparter, sluta avtal (vilket anger inriktningen av arbetsuppdraget på att upprätthålla samarbetet med bankens motparter). Rätten konstaterade att en person hade utsetts att fungera som frånvarande medarbetare, vilket innebär att bankchefens besök inte var ett privat besök, utan en officiell tjänsteresa. Rapporter om affärsresor fungerar också som bekräftelse på händelsernas officiella karaktär. Således erkände domstolen bankens redovisning av representationskostnader som legitim på grund av att dessa utgifter är av officiell karaktär ( Resolution från Federal Antimonopoly Service daterad 12 september 2007 N A57-15382/06).

Ibland drar skattemyndigheterna slutsatser om det ekonomiska orättfärdigat av kostnader för företagsrepresentation utan tillräckliga skäl. Som ett exempel, låt oss ge Resolution från Federal Antimonopoly Service av den 29 mars 2007 N A55-10820/06.

OJSC "Mobile Communication Systems - Povolzhye" överklagade till skiljedomstolen med ett uttalande för att ogiltigförklara skatteinspektionens beslut. I detta beslut drog inspektörerna slutsatsen att företaget olagligen hade tagit hänsyn till betalningsbeloppet för tjänster för att organisera och hålla ett utökat produktionsmöte med företagets ledning och teknisk personal.

Skattemyndigheten måste i domstol motivera sin ståndpunkt om den ekonomiska olämpligheten av den skattskyldiges utgifter

Skiljedomstolen ställde sig bakom den skattskyldiges ståndpunkt. Samtidigt utgick domstolen från att skattemyndigheten inte dokumenterade sin argumentation om dessa tjänsters ekonomiska orättfärdighet och avsaknaden av deras koppling till företagets produktionsverksamhet som syftar till att generera inkomst.

Som domstolen konstaterade tyder programmet för det utökade produktionsmötet och sammansättningen av mötesdeltagarna på att mötet var av informativ, stimulerande, reklam- och representativ karaktär och syftade till att öka effektiviteten i bolagets arbete under innevarande år och att informera allmänheten och affärspartners om höga produktions- och ekonomiska indikatorer som samhället uppnådde förra året.

Härvid ansåg domstolen att det i enlighet med mom. 18, 22, 28 paragraf 1 art. 264 i Ryska federationens skattelag, kan kostnaderna för att hålla ett sådant möte beaktas för vinstskatteändamål som andra utgifter i samband med produktion och försäljning.

Som praxis att tolka punkt 2 i art. 264 i Ryska federationens skattelag innehåller lagen inte en begränsad lista över underhållningskostnader. När man löser frågan om att klassificera kontroversiella utgifter i denna kategori kommer domstolen först och främst att utgå från deras ekonomiska motivering ().

Kostnader ska dokumenteras

Om det finns dokument som bekräftar att de ådragit sig utgifter, har organisationen rätt att minska den skattepliktiga vinsten med beloppet för representationskostnader ( Resolution från Federal Antimonopoly Service NWZ daterad 18 april 2007 N A05-10601/2006-22). Till exempel, i en av skattetvisterna, presenterade organisationen följande dokument för domstolen: ett avtal, uppskattningar av representationskostnader utarbetade på grundval av delegationernas vistelseprogram, bilaterala tjänstebevis, fakturor, dokument för betalning av tjänster , beräkningar för catering. Efter att ha bedömt dessa dokument tillsammans, kvalificerade domstolen skattebetalarens utgifter som representationskostnader och erkände det som legitimt att klassificera dem som andra utgifter ( Resolution från den federala antimonopoltjänsten i Moskvaregionen daterad 19 juni 2007 N KA-A40/5440-07).

I en annan tvist, som dokument som bekräftar giltigheten av representationskostnader, presenterade organisationen en lag om att hänföra kostnader till representationskostnader, en verkställande uppskattning, försäljnings- och kassakvitton samt en förhandsrapport. Dessutom bekräftade företaget faktumet av ett officiellt möte för generaldirektörerna i staden Tyumen, presenterade de dokument som det hade - protokoll från mötet, kopior av dokument som undertecknades under förhandlingarna på företagets kontor. Efter att ha granskat dessa dokument fann domstolen att skattebetalarens avskrivning av representationskostnader var motiverad. Rättens ställningstagande återspeglas i Resolution från Federal Antimonopoly Service ZSO daterad 30 november 2005 N F04-8632/2005 (17413-A70-37).

Det bör noteras att vissa felaktigheter i utarbetandet av dokument inte ändrar den rättsliga karaktären av betalningar relaterade till representationskostnader. Detta följer av Resolution från Federal Antimonopoly Service daterad 24 november 2005 N A65-3726/2005-SA1-37.

Resultaten av förhandlingar, undertecknade kontrakt och avtal, förhandlingsprogrammet samt listan över frågor som ska lösas avser inte primära redovisningsdokument, och deras tillgänglighet är inte en förutsättning för att skattebetalaren ska kunna bekräfta de faktiska kostnaderna ( Resolution från Federal Antimonopoly Service av den 29 mars 2005 N A12-18384/04-C36).

Skattelagstiftningen kräver inte obligatoriskt införande i listan över dokument som lämnats av företaget av en namnlista över representanter för organisationer som deltar i förhandlingar, ett affärsmötesprogram etc. Denna slutsats gjordes i Resolution från Federal Antimonopoly Service UO daterad 09/07/2005 N F09-3872/05-S7.

Företaget måste bekräfta de faktiska representationskostnaderna

I avsaknad av dokument som bekräftar att de ådrar sig representationskostnader, har organisationen inte rätt att ta hänsyn till dem vid beskattning av vinster.

Rättvisan i det som har sagts bekräftas av resolutionen FAS Norra Kaukasusregionen daterad 12 mars 2007 N F08-722/2007-296A. I ett annat mål fann skiljedomstolen att bolaget räknat in representationskostnader som utgifter baserade på offentliga serveringsanläggningars räkenskaper. Under tiden hänför sig dessa dokument, i enlighet med lagen, inte till betalningsdokument som bekräftar faktumet av uppgörelser. Under sådana omständigheter drog domstolen slutsatsen att företaget inte dokumenterade representationskostnaderna ( Resolution från den federala antimonopoltjänsten i det östra militärdistriktet daterad 10 augusti 2006 NА29-4238/2005а).

Skatteverket drar liknande slutsatser. Enligt deras åsikt, i avsaknad av dokumentation, beaktas inte representationskostnader för vinstskatteändamål, eftersom de inte överensstämmer med principerna för att redovisa kostnader för dessa ändamål i enlighet med punkt 1 i art. 252 i Ryska federationens skattelag. Detta följer av brevet från Rysslands Federal Tax Service Office för Moskva daterat den 22 december 2006 N 21-11/113019@ "Om beskattningen av en enhetlig social skatt på medel som tilldelats för företagsunderhållningsevenemang och officiella mottagningar."

Utgifterna ska vara relaterade till inkomstbringande verksamhet

För att klassificera representationskostnader som kostnader som minskar den skattepliktiga vinsten för en organisation, är det nödvändigt att bekräfta deras koppling till företagets affärsverksamhet. Till exempel, när domstolen löste en skattetvist, drog domstolen slutsatsen att representationskostnader är dokumenterade, ekonomiskt motiverade, utfördes i syfte att etablera och upprätthålla ömsesidigt affärssamarbete med motparter under hela den granskade perioden, det vill säga relaterade till inkomstgenerering . I detta avseende fann domstolen det legitimt att inkludera dem som en del av andra utgifter ( Resolution från den federala antimonopoltjänsten i Moskvaregionen daterad 19 december 2006 N KA-A40/11391-06).

Så, i fall där underhållningskostnader är relaterade till produktionsverksamhet och är ekonomiskt motiverade, har organisationen rätt att ta hänsyn till dem vid beskattning av vinster. Bekräftelse på detta - Resolution från Federal Antimonopoly Service VSO daterad 21 mars 2007 N A33-4978/2006-F02-1370/07; FAS ZSO daterad 11 maj 2006 N F04-2610/2006(22165-A46-40).

Exempelvis fann skiljedomstolen att det till följd av förhandlingar ingicks avtal om leverans av råvaror på för samhället gynnsamma villkor och att produktionsverksamheten inte avbröts på grund av råvarubrist. Dessutom bekräftas representationskostnader av relevanta primära dokument. Under sådana omständigheter erkände domstolen skatteredovisningen av representationskostnader som legitim. Skiljedomstolens ståndpunkt ges i Resolution från Federal Antimonopoly Service daterad 01.02.2005 N A57-1209/04-16.

3. Vilka dokument kan användas för att bekräfta
underhållningskostnader

Betydande brister i att dokumentera utgifter kommer att medföra svårigheter att bevisa deras laglighet

Dokument som används för att bekräfta underhållskostnader är:

• order (instruktion) av chefen för organisationen om genomförandet av utgifter för dessa ändamål;
• uppskattning av underhållningskostnader;
• primära dokument, inklusive i fall av användning av varor som köpts externt för underhållningsändamål, betalning för tjänster från tredjepartsorganisationer;
• en lag om genomförande av representationskostnader, undertecknad av chefen för organisationen, som anger beloppen för representationskostnader som faktiskt uppstått.

Rapporten om underhållningskostnader, sammanställd specifikt för de underhållningsevenemang som genomförts, återspeglar:

1. syftet med representativa evenemang och resultaten av deras genomförande;
2. datum och plats;
3. evenemangsprogram;
4. sammansättningen av den inbjudna delegationen;
5. värdfestdeltagare;
6. belopp för utgifter för underhållningsändamål.

Dessa dokument anges i brevet från kontoret för Rysslands federala skattetjänst för Moskva daterat den 6 oktober 2006 N 20-12/89121.2 "Om att klassificera kostnaderna för att köpa produkter och engångsservis för att organisera officiell mottagning och buffé som representationskostnader service för kunder under affärsförhandlingar och presentationstjänster".

Dessutom måste alla utgifter som anges i rapporten bekräftas av relevanta primära dokument. Det ryska finansministeriet uppgav detta i en skrivelse daterad den 13 november 2007 N 03-03-06/1/807.

Vid förvärv av varor (tjänster) i representativa syften av den redovisningsskyldige, kommer stöddokumenten att vara de primära handlingar som utfärdas av de relevanta organisationerna till den redovisningsskyldige. Till exempel kontant- och försäljningskvitton, mottagande och överföring av varor (levererade tjänster) etc. samt en förhandsrapport om användningen av förskottsbelopp. Denna rättsliga ställning anges i brevet från kontoret för Rysslands federala skattetjänst för staden Moskva daterat den 16 maj 2006 N 20-12/41851 "Om inkomstbeskattning av utgifter för resor och underhållning."

Således ska kostnaderna för att hålla en officiell mottagning dokumenteras, inklusive ett protokoll över evenemanget som anger vilka personer som deltar i evenemanget. I avsaknad av skriftliga bevis beaktas dessa utgifter inte för vinstbeskattning, eftersom de inte överensstämmer med principerna för redovisning av utgifter för vinstbeskattning, enligt punkt 1 i art. 252 i Ryska federationens skattelag. Dessa slutsatser gjordes i brevet från kontoret för Rysslands federala skattetjänst för Moskva daterat den 22 december 2006 N 21-11/113019@ “Om förfarandet för att redovisa en organisations underhållningskostnader vid fastställande av skattebasen för inkomster beskatta."

När ett avtal ingås med en tredjepartsorganisation (till exempel med en offentlig restaurangverksamhet), kommer själva kontraktet, handlingen att utföra arbete (utföra tjänster), en faktura eller en faktura att fungera som dokumentbevis för genomförandet av underhållningskostnader. Om översättare som inte ingår i organisationens personal är inblandade, bekräftas kostnaderna också av relevanta kontrakt, intyg om utfört arbete och andra dokument. Detta anges i brevet från kontoret för Rysslands federala skattetjänst för Moskva daterat den 12 april 2007 N 20-12/034115 "Om redovisning av vinstskatteändamål för underhållningskostnader för hotelllogi."

4. Redovisning av utgifter för att hålla möten i styrande organ

I punkt 2 i art. 264 i Ryska federationens skattelag anger uttryckligen att representationskostnader inkluderar skattebetalarens utgifter för officiell mottagning och (eller) service av deltagare som anlände till möten i styrelsen (styrelsen) eller annat styrande organ för skattebetalaren, oavsett platsen för dessa händelser.

Kan skattemyndigheterna förbjuda en organisation att ta hänsyn till utgifter som föreskrivs i lag?

I sådana fall ställer skiljedomstolar upp för att skydda skattebetalarnas rättigheter. Domstolen fann sålunda motiverad skatteredovisning av utgifter för betalning av resekostnader för en aktieägare och ledamöter i bolagets styrelse för att delta i bolagsstämman ( Resolution från Federal Antimonopoly Service av den 31 augusti 2006 N A65-18519/2005-SA2-22).

5. Redovisning av kostnader för att anordna möten med mediarepresentanter

Vissa svårigheter att kvalificera utgifter uppstår för företag som anordnar presentationer för journalister. Dessa kostnader kan enligt skattemyndigheten inte beaktas vid vinstbeskattning. Domstolarna tycker dock annorlunda. Låt oss illustrera detta med följande exempel från skiljeförfarande: Resolution från Federal Antimonopoly Service daterad 12 januari 2006 N A62-817/2005.

OJSC "Production Association "Crystal"" överklagade till skiljedomstolen med ett uttalande om att förklara skatteinspektionens beslut olagligt.

Kostnaden för transporttjänster för transport av partners representanter kan beaktas vid beskattning av vinster om det finns betydande argument

Skiljedomstolen stödde de angivna påståendena och kom fram till att företaget med rätta klassificerade kostnaden för transporttjänster för transport av journalister som representationskostnader.

Som domstolen fann höll föreningen ett seminarium "Rysk marknad för ädelstenar.

Produktion, handel, konsumtion: konflikt eller konsensus?" Journalister från ledande ryska medier bjöds in att delta i seminariet. Som en del av den godkända evenemangsplanen för att hålla seminariet slöt företaget ett avtal för transport av journalister från Moskva till Moskva företaget i Smolensk att delta i seminarium och tillbaka.

Behovet för journalister att delta i evenemanget bestämdes av företagets reklampolicy, såväl som etableringen av långsiktiga ekonomiska förbindelser med ledande tryck- och tv-byråer för placering av företagets reklammaterial och publicering av artiklar om dess aktiviteter.

Dessa omständigheter bekräftades av de dokument som lämnats in av föreningen som intygar arrangemanget av seminariet (evenemangsplan, lista över inbjudna personer, transportkontrakt, memo från marknadsavdelningen).

I ett annat fall klassade domstolen även som representationskostnader bolagets utgifter för att anordna ett möte med journalister från regionala och lokala medier, som hölls i syfte att etablera och upprätthålla samarbete ( Resolution från Federal Antimonopoly Service NWZ daterad 28 november 2005 N A42-7239/04-28).

6. Kan de betraktas som representationskostnader?
hotellkostnader

Frågan om kostnaderna för hotellövernattning för företrädare för en annan organisation anses vara representationskostnader är kontroversiell.

Enligt ekonomiavdelningen kan utgifter för att betala för inkvartering av deltagare i en utländsk delegation inte beaktas som en del av representationskostnader för vinstbeskattning, eftersom denna typ av utgifter inte föreskrivs i punkt 2 i art. 264 Ryska federationens skattelag. Denna synpunkt ges i brevet från Rysslands finansministerium daterat den 16 april 2007 N 03-03-06/1/235.

Finans- och skattemyndigheterna är eniga i sin ståndpunkt om att klassificera utgifter för hotellboende som representationskostnader, men domstolarna har sin egen uppfattning

Huvudstadens inspektörer menar också att organisationen inte har rätt att, som en del av representationskostnader, ta hänsyn till kostnaderna för hotellövernattning för tjänstemän – utländska affärspartners som kommit till ett officiellt möte för att etablera och upprätthålla långsiktighet samarbete.

Detta anges i brevet från kontoret för Rysslands federala skattetjänst för Moskva daterat den 12 april 2007 N 20-12/034115 "Om redovisning av vinstskatteändamål för underhållningskostnader för hotelllogi."

Skiljedomstolarna har dock en annan uppfattning i denna fråga, vilket gör det möjligt för företag att spegla kostnaderna i fråga i skatteredovisningen. Låt oss illustrera detta med följande exempel från skiljeförfarande: Resolution från Federal Antimonopoly Service ZSO daterad 01.03.2007 N F04-9370/2006(30552-A81-27).

Geoilbent LLC ansökte hos skiljedomstolen med ett utlåtande till skatteinspektionen om att ogiltigförklara dess beslut. Anledningen till tvisten var att kontrollmyndigheterna medgav att det var olagligt för företaget att ta hänsyn till kostnaderna för hotellboende för företrädare för andra organisationer.

Skiljedomstolen fann att de inbjudna företrädarna för andra organisationer var cheferna för juridiska personer - medlemmar i företaget, som anlände till mötet i den skattebetalares styrande organ, samt företrädare för juridiska personer som anlände för att delta i förhandlingar i syfte att upprätta och (eller) upprätthålla ömsesidigt samarbete.

Samtidigt kom domstolen till slutsatsen att begreppet ”tjänst” i den mening som avses i punkt 2 i art. 264 i Ryska federationens skattelag har ett brett utbud, där, i enlighet med bestämmelserna i art. 11 i Ryska federationens skattelag kan också inkludera tillhandahållande av bostäder som ett villkor för den normala existensen av en person som kommer från en annan ort.

Som ett resultat lyckades skattebetalaren vinna denna rättstvist.

7. Har organisationen rätt att ta hänsyn till utgifter?
för alkoholhaltiga produkter

Rysslands finansministerium anser att en organisations utgifter för alkoholhaltiga produkter under en officiell mottagning kan inkluderas i representationskostnader, som beaktas till ett belopp som inte överstiger fyra procent av skattebetalarens utgifter för löner för rapporteringsperioden (skatteperioden) , om de görs i de belopp som föreskrivs affärssed under affärsförhandlingar (transaktioner).

Affärssedernas inflytande på kostnaderna för en organisation

Samtidigt, i art. 5 i den ryska federationens civillag, en sedvanlig affärspraxis erkänner en etablerad och allmänt använd beteenderegel inom alla affärsområden som inte tillhandahålls

lagstiftning, oavsett om det finns antecknat i något dokument.

Sådana förtydliganden ges i brevet från Rysslands finansministerium daterat 06/09/2004 N 03-02-05/1/49. Liknande slutsatser gjordes i brevet från Rysslands finansministerium daterat den 19 november 2004 N 03-03-01-04/2/30.

Senare bekräftade det ryska finansministeriet sin ståndpunkt i denna fråga, och angav att kostnaderna för att köpa mat, inklusive alkoholhaltiga drycker, för att organisera det officiella mottagandet av en utländsk delegation, utförs för att etablera och (eller) upprätthålla ömsesidigt samarbete, kan tas med i beräkningen som en del av representationskostnader (brev från Rysslands finansministerium daterat 16 augusti 2006 N 03-03-04/4/136).

Skattemyndigheterna stöder ekonomiavdelningens ståndpunkt i denna fråga. Enligt deras uppfattning kan representationskostnader omfatta organisationens utgifter för alkoholhaltiga produkter under en officiell mottagning. Tjänstemän uppgav detta i ett brev från Rysslands departementet för skatter och skatter för Moskva daterat den 27 september 2004 N 26-12/62972 "Om att klassificera utgifter för inköp av alkoholhaltiga drycker för officiell mottagning som representationskostnader."

Organisationen måste bevisa sin ståndpunkt att kostnaderna för inköp av alkoholhaltiga drycker är representationskostnader i domstol.

Trots finans- och skattemyndigheternas enhällighet i den fråga som analyseras framställer inspektioner krav på företag som rör skatteredovisning av utgifter för inköp av alkoholdrycker. Detta bekräftas av Resolution från Federal Antimonopoly Service NWZ daterad 26 december 2005 N A44-2051/2005-9; FAS ZSO daterad 29 juni 2005 N F04-1827/2005(12476-A27-33).

Låt oss som exempel nämna resolutionen FAS SZO daterad 12 maj 2005 N A56-24907/04. Skatteinspektionen genomförde en inspektion på plats av LLC Publishing House "Press-com"s överensstämmelse med lagstiftningen om skatter och avgifter, under vilken den avslöjade ett antal skatteöverträdelser. Framför allt anklagades den skattskyldige för att omotiverat klassificera kostnaderna för att betala för alkoholdrycker som representationskostnader, vilket minskar mottagna inkomster.

Enligt inspektörerna gäller utgifter för alkoholhaltiga produkter under en officiell mottagning av företrädare för andra organisationer inte representationskostnader, eftersom klausul 2 i art. 264 i Ryska federationens skattelag, som innehåller en uttömmande lista över utgifter för representationsändamål.

Förlaget höll inte med om denna lagtolkning och överklagade skattemyndighetens beslut i domstol.

Skiljedomstolen fann inspektörens argument att punkt 2 i art. 264 i Ryska federationens skattelag innehåller en uttömmande lista över utgifter för representationsändamål. Rätten framhöll samtidigt att inspektionen inte bestred att samhällets verkliga kostnader för inköp av alkoholdrycker är förknippade med det officiella mottagandet och betjäningen av företrädare för andra organisationer, som med stöd av mom. 22 punkt 1 och paragraf 2 art. 264 i Ryska federationens skattelag hänvisar till underhållningskostnader som minskar skattebetalarens mottagna inkomster.

Till följd av detta gav domstolen den skattskyldiges fördel.

Ett liknande tillvägagångssätt för att lösa det aktuella problemet kan spåras i Resolution från Federal Antimonopoly Service daterad 16 december 2005 N A68-AP-456/11-04. I detta fall noterade domstolen att bestämmelserna i art. 264 i Ryska federationens skattelag beskriver inte listan över kostnader som hänför sig till underhållningskostnader, och definierar inte heller listan över mat och dryck som inte kan inkluderas i underhållningskostnader. Således kan utgifter för inköp av alkoholhaltiga drycker, med förbehåll för överensstämmelse med lagkrav beträffande arten av representationskostnader, inkluderas i företagets utgifter.

Liknande slutsatser drogs i Resolution från Federal Antimonopoly Service NWZ daterad 25 april 2005 N A56-32729/04, där rätten ansåg att kostnaderna för alkoholdrycker var kostnaderna för att hålla en officiell mottagning i form av en middag.

I det fall som behandlades av den federala antimonopoltjänsten i Uraldistriktet var grunden för ytterligare bedömning av organisationens inkomstskatt inspektörernas slutsats att skattebasen var underskattad med kostnadsbeloppet för alkoholhaltiga produkter under en officiell mottagning av representanter andra organisationer som deltar i förhandlingar för att etablera och (eller) upprätthålla ömsesidigt samarbete . Skiljedomstolen noterade att klausul 2 i art. 264 i Ryska federationens skattelag definierar inte en lista över livsmedel och drycker som inte kan inkluderas i underhållningskostnader och förklarade inspektionsbeslutet ogiltigt ( Resolution från Federal Antimonopoly Service UO daterad 12 juli 2005 N F09-2878/05-S7).

Domstolen kommer att hjälpa till att avgöra om organisationens utgifter hänför sig till underhållning eller underhållning och rekreation.

Praxis visar att utgifter för underhållning även kan omfatta kostnader för att betala för besök av representanter för partnerorganisationer på restauranger, kaféer och ölbarer, trots att skatteinspektörerna anser att dessa utgifter är relaterade till

anordnande av underhållning och rekreation. Bekräftelse på detta - Resolution från den federala antimonopoltjänsten i Moskvaregionen daterad 12 september 2005 N KA-A40/8426-05.

8. Vilka kostnader kan inte beaktas
som representationskostnader

Enligt punkt 2 i art. 264 i Ryska federationens skattelag, inkluderar underhållningskostnader inte kostnader för att organisera underhållning, rekreation, förebyggande eller behandling av sjukdomar.

Dessutom, punkt 42 i art. 270 i Ryska federationens skattelag föreskriver att när skattebasen bestäms, beaktas inte utgifter i form av representationskostnader i den mån de överstiger deras belopp som anges i punkt 2 i art. 264 Ryska federationens skattelag.

Således, punkt 2 i art. 264 i Ryska federationens skattelag slår fast att inte alla utgifter som skattebetalaren ådrar sig faller inom definitionen av representationskostnader för skatteändamål i kapitel 25 i Ryska federationens skattelag ( Resolution från Federal Antimonopoly Service ZSO daterad 04/06/2006 N F04-1149/2006(21261-A81-35).

Är det möjligt att ta hänsyn till kostnaderna för att köpa souvenirer i organisationens utgifter?

Finansavdelningen anser att kostnaderna för att köpa souvenirer till en utländsk delegation inte kan tas med i beräkningen av representationskostnaderna, eftersom de inte omfattas av punkt 2 i art. 264 Ryska federationens skattelag. Det ryska finansministeriet uppgav detta i en skrivelse daterad den 16 augusti 2006 N 03-03-04/4/136.

Enligt Moskvainspektörerna, om de evenemang som hålls (till exempel middag på en restaurang) inte är av officiell karaktär eller om det inte finns några dokument som bekräftar genomförandet av officiella affärsförhandlingar, beaktas inte kostnaderna för deras innehav för inkomstskatt syften. Tjänstemän rapporterade detta i ett brev från kontoret för Rysslands federala skattetjänst för Moskva daterat den 23 december 2005 N 20-12/95338 "Om villkoren och förfarandet för att redovisa utgifter för middag på en restaurang vid beräkning av skattebasen för inkomstskatt."

Det ryska finansministeriet anser att utgifter för frukostar, luncher och middagar som inte är av officiell karaktär bör betalas av företrädare för delegationer som anländer till förhandlingar, på bekostnad av dagtraktamenten som betalas vid utsändning av anställda eller på egen bekostnad. Denna synpunkt ges i brevet från Rysslands finansministerium daterat 04/05/2005 N 03-03-01-04/1/157.

Kostnaden för resor för representanter för utländska organisationer till platsen för det officiella evenemanget och tillbaka gäller inte för underhållningskostnader

Huvudstadens kontrollanter är övertygade om att skattelagstiftningen inte ger möjlighet att som representationsutgifter i syfte att beskatta en rysk organisations vinst redovisa kostnader för transportstöd för leverans av representanter för ett utländskt företag till en tjänstemans plats. evenemang på Ryska federationens territorium för att upprätta och upprätthålla ömsesidigt samarbete.

Följaktligen, enligt kapitel 25 i den ryska federationens skattelagstiftning, kostnaden för flyg- och järnvägsbiljetter, samt visumstöd för anställda i ett utländskt företag längs vägen från en främmande stat till gränserna till Ryska federationen och direkt genom dess territorium beaktas inte av den mottagande parten i vinstbeskattningssyfte och betraktas inte som representationskostnader. Dessa slutsatser gjordes i brevet från kontoret för Rysslands federala skattetjänst för Moskva daterat den 11 november 2004 N 26-12/73173 "Om beskattning av representationskostnader."

Domstolar anser att kostnader för gästfrihet är ekonomiskt omotiverade utgifter.

I ett av sina brev övervägde det ryska finansministeriet följande situation. Bankens huvudsakliga verksamhet är hypotekslån till privatpersoner. Kunder - privatpersoner, såväl som representanter för organisationer, bjuds in till förhandlingar i syfte att etablera samarbete och ingå låneavtal.

Vid förhandlingar och samråd med enskilda om tillvägagångssätt och villkor för att ge lån, föreskriver bankens regelverk för arbete med kunder att en bankanställd varje timme är skyldig att erbjuda kunden dricksvatten, te, kaffe, godis och kakor. I detta avseende uppstår frågan om det är lagligt att inkludera kostnader för inköp av dessa varor i utgifter i vinstbeskattningssyfte och ta hänsyn till dem som representationskostnader (avsnitt 22, paragraf 1, artikel 264 i skattelagen).

Enligt tjänstemän föreskriver inte Ryska federationens skattelag inkludering av kostnader för att ta emot och betjäna enskilda kunder som utgifter. Och om så är fallet, då kan kostnaderna för att ta emot bankkunder - individer inte beaktas som en del av andra kostnader i samband med produktion och försäljning. Rysslands finansministerium uppgav detta i en skrivelse daterad den 24 november 2005 N 03-03-04/2/119.

Vissa skiljedomstolar anser att kostnaderna för att köpa blommor för att dekorera förhandlingslokaler är ekonomiskt omotiverade. Således fann domstolen att den skattskyldige inte bevisade behovet av att följa affärssederna när han organiserade möten med affärspartners ( Resolution från den federala antimonopoltjänsten i det östra militärdistriktet daterad 15 mars 2006 N A29-1822/2005a).

Samtidigt löser andra skiljedomstolar denna fråga annorlunda. Till exempel erkände den federala antimonopoltjänsten i Volga-regionen som legitim inkludering i underhållningskostnader av kostnadsbeloppet för inköp och presentation av blommor ( Resolution från Federal Antimonopoly Service daterad 01.02.2005 N A57-1209/04-16).

Tidskrift "Arbitration Justice in Russia" N 5/2008, O.A. MYASNIKOV, juridisk konsult, PricewaterhouseCoopers CIS Law Offices B.V., juristkandidat. vetenskaper

dess utarbetande är inte godkänt enligt lag - det kommer att vara en betydande del av dokumentflödet i företag som håller officiella evenemang. Vad är syftet med detta dokument och var kan jag ladda ner ett exempel?

Varför behöver du en uppskattning av underhållningskostnader?

Representationskostnader inkluderar kostnader för företaget som är associerade (klausul 2 i artikel 264 i Ryska federationens skattelag):

• med organisering av officiella affärsevenemang;
• med transport- och cateringtjänster beställda som en del av relevanta evenemang;
• med betalning för tjänster av en översättare, om hans hjälp söktes som en del av officiella evenemang.

I ett belopp som inte överstiger 4% av arbetskostnaderna under samma rapporteringsperiod (deras lista finns i artikel 255 i Ryska federationens skattelag), kan underhållningskostnader användas för att minska företagets skattebas.

Som alla andra utgifter måste gästfrihet bekräftas. Samtidigt har tidigare Ryska federationens finansministerium (i brev daterat den 13 november 2007 nr 03-03-06/1/807) underrättat om att bekräfta de relevanta utgifterna med hjälp av:

• utfärdande av en order från direktören om att hålla ett officiellt evenemang inom ramen för vilket kostnader uppstått;
• upprätta uppskattningar av underhållningskostnader;
• upprätta en rapport om representationskostnader;
• komplettera de angivna källorna med primära dokument.

Det finns dock en nyare rättsakt från Finansdepartementet - skrivelse den 10 april 2014 nr 03-03-RZ/16288. I den, bland de rekommenderade dokumenten som kan användas för att bekräfta utgifter för gästfrihet, finns det bara en rapport, såväl som en primär källa som kompletterar den.

Ändå föredrar många företag att, när de utarbetar en uppsättning dokument för att bekräfta representationskostnader, fokusera på den tidigare listan som rekommenderas av finansministeriet. Detta beror ofta inte bara på önskan att skydda sig från eventuella anspråk från controllers, utan också på interna företagsekonomiska rapporteringsstandarder som tillåter effektiv kontroll över underhållningskostnader i ens organisation.

I många fall är ett av de viktigaste dokumenten som bekräftar representationskostnader uppskattningen - som en källa som låter dig konsekvent specificera kostnaderna.

Låt oss studera vad denna uppskattning kan vara.

Vad är en uppskattning av underhållningskostnader?

Det är vanligt att göra en uppskattning av representationskostnader i en struktur som innefattar införande i dokumentet:

• en kolumn som intygar att företagets chef har godkänt uppskattningen;
• information om datum för beredning av dokumentet, datum och plats för det officiella evenemanget;
• dokumentets titel;
• information om det planerade antalet deltagare i det officiella evenemanget med en eller annan status (företagsanställda, frilansande inbjudna);
• en lista över utgiftsposter som anger motsvarande belopp enligt planen;
• information om det totala beloppet av förväntade utgifter;
• information om budgetberedaren, företagets chefsrevisor, deras underskrifter, organisationens sigill (om sådan används).

Låt oss studera närmare detaljerna för att sammanställa dessa delar av uppskattningen.

Utarbeta en uppskattning: godkännande av dokumentet och reflektion av information om det

I moderna företag är ett vanligt tillvägagångssätt att uppskattningar, precis som många andra lokala bestämmelser, certifieras genom att sätta i kolumnen "Jag godkänner" - ange position, fullständigt namn och anbringa underskrift av den person som därmed godkänner dokumentet. Som regel är detta chefen för företaget.

Organisationens namn anges också i enlighet med de ingående dokumenten. Om ett företag använder sigill i internt dokumentflöde ska det placeras i den aktuella kolumnen i dokumentet.

Bland den viktigaste informationen om uppskattningen som bör anges i den:

• namnet på dokumentet (till exempel "Uppskattning av representationskostnader");
• datum för upprättande av dokumentet (kan även anges i kolumnen "Jag godkänner").

Budgetering: antal deltagare

Deltagare i ett officiellt evenemang representeras oftast av:

• anställda på företaget som anordnar evenemanget;
• personer som inte ingår i företagets personal.

Det uppskattade antalet deltagare i varje kategori återspeglas i uppskattningen.

Vissa företag urskiljer även bland evenemangsdeltagarna de anställda som faktiskt är gäster (och inte deltar i dess förberedelser) och de som direkt organiserar evenemanget.

Budgetering: återspeglar utgifter

Nästa avsnitt av uppskattningen är den som återspeglar listan över uppskattade underhållningskostnader. Det representeras vanligtvis av en tabell med 3 kolumner.

Den första kolumnen visar utgiftspostens serienummer. I den 2:a - artikelns titel. I den 3:e - mängden.

En separat rad i tabellen kan återspegla det totala beloppet av utgifter för finansiering av ett officiellt evenemang.

Det kan noteras att många företag föredrar att ange maximala kostnader snarare än planerade belopp - det vill säga i huvudsak fastställa kostnadsgränser.

Gör en uppskattning: vi attesterar dokumentet

Trots att uppskattningen, som vi noterade ovan, kan certifieras av företagets chef med hjälp av kolumnen "Jag godkänner", rekommenderas det också att ytterligare intyga informationen som återspeglas i dokumentet med signaturer:

• kamrer;
• den person som ansvarar för att upprätta budgeten.

Deras fullständiga namn och befattningar anges också.

Uppskattningen av representationskostnader kan antingen vara en oberoende lokal lag eller en del av en annan handling - till exempel en intern företagsförordning om representationskostnader. I det andra fallet måste den upprättas i en form som godkänns som en bilaga till den relevanta förordningen.

Låt oss studera denna aspekt av att använda uppskattningar mer i detalj.

Uppskattning som en del av avsättningen för representationskostnader: nyanser

I företag som regelbundet anordnar underhållningsevenemang kan bekräftelse av utgifter inom ramen för dessa arrangemang utföras med hjälp av en särskild lokal lag - reglerna om utgifter för underhållning.

Denna lokala standard låter dig reglera förfarandet för att använda skatte- och redovisningshandlingar för utgifter inom ramen för relevant verksamhet. Med denna bestämmelse kan företaget avsevärt förenkla arbetet med finansiella och andra företagsinterna tjänster som hanterar frågor som rör redovisning av utgifter för officiella evenemang. Relativt sett kommer även en ny, oerfaren anställd som använder den aktuella bestämmelsen att kunna generera en uppsättning nödvändiga dokument korrekt för att stödja kostnaderna för underhållningsevenemang.

I en sådan bestämmelse kan föreskrivas att arbetstagare som ansvarar för redovisning av utgifter för officiella tillställningar förbinder sig att skyndsamt upprätta handlingar till styrkande av dessa utgifter enligt förteckningen, som ges här. Blanketter (prover) för handlingar, inklusive kostnadsberäkningar, finns i bilagorna till föreskrifterna.

Du kan ladda ner ett exempel på uppskattning av gästfrihetskostnader på vår webbplats.

Resultat

Ett företag som organiserar olika officiella evenemang med varierande frekvens och ådrar sig kostnader som uppstår i samband med dessa evenemang kan använda motsvarande utgifter för att minska skattebasen - inom de gränser som fastställts av Ryska federationens skattelag (4% av arbetskostnaderna) ). För att göra detta måste utgifter för gästfrihet dokumenteras. En uppskattning kan användas för dessa ändamål.

Du kan bekanta dig med andra fakta om att arbeta med underhållningskostnader i artiklarna:

För att upprätthålla starka affärsband med motparter är det nödvändigt att inte bara ha affärsmöten och förhandlingar på kontoret, utan också att diskutera gemensamma projekt i en informell miljö.

Sådan kommunikation hjälper till att etablera vänskap, vilket i sin tur tar affärsrelationer mellan företagsrepresentanter till en ny, högre nivå.

Att genomföra affärsförhandlingar i en informell miljö hjälper dessutom till att lindra spänningar mellan parterna och snabbt nå gemensamma överenskommelser.

För att etablera informella relationer under affärsmöten används följande:

• gemensamma luncher och middagar (ofta inklusive att dricka alkoholhaltiga drycker) - banketter, mottagningar, etc.,
• besöker olika kultur- och nöjesevenemang,
• andra liknande möten.

Dessutom, under förhandlingar, inkluderar underhållningskostnader:

• bufféservering,
• betalning för översättartjänster.

Vid anordnandet av sådana möten kan den anordnande organisationen ådra sig betydande kostnader. Sådana utgifter kallas representationsutgifter.

I enlighet med punkt 22, punkt 1 i artikel 264 i skattelagen, inkluderar andra kostnader i samband med produktion och försäljning skattebetalarens representationskostnader i samband med officiell mottagning och service av representanter för andra organisationer som deltar i förhandlingar i syfte att etablera och upprätthålla samarbete .

Samtidigt, i enlighet med punkt 2 i artikel 264 i Ryska federationens skattelag, inkluderar underhållningskostnader inte bara skattebetalarnas utgifter för officiell mottagning och service:

• företrädare för andra organisationer som deltar i förhandlingar för att etablera och/eller upprätthålla ömsesidigt samarbete,
• deltagare som kommit till möten i styrelsen (styrelsen) eller annat styrande organ för den skattskyldige,

oavsett platsen för dessa händelser.

Underhållningskostnader inkluderar följande utgifter:

1. För en officiell mottagning:

• frukost,
• lunch,
• annan liknande händelse

för ovanstående personer, samt tjänstemän i den skattebetalarorganisation som deltar i förhandlingarna.

2. Transportmedel för leverans av dessa personer till platsen för det representativa evenemanget och (eller) mötet för det styrande organet och tillbaka.

3. Bufféservering under förhandlingar.

4. Betalning för tjänster av översättare som inte ingår i skattebetalarnas personal för att tillhandahålla översättning under underhållningsevenemang.

Till underhållningskostnader Ansök inte organisationskostnader:

• underhållning,
• rekreation,
• förebyggande eller behandling av sjukdomar.

Representationskostnader under redovisnings(skatte)perioden ingår i andra utgifter till ett belopp som inte överstiger 4 % av den skattskyldiges arbetskostnad för denna rapporteringsperiod (skatteperiod).

Vår artikel kommer att täcka:

• förfarande för hantering av representationskostnader,
• Funktioner i skatteredovisning för underhållningskostnader.

SKATTEREDOVISNING FÖR REPRESENTATIONSKOSTNADER

Förfarandet för skatteredovisning av representationskostnader regleras av artikel 264 i skattelagen.

Samtidigt måste den skattskyldige vara beredd på att skattemyndigheten kommer att ha frågor som rör lämpligheten av stora representationskostnader som företaget ådrar sig.

Följaktligen måste du i förväg ta hand om argument som bekräftar giltigheten av de uppkomna utgifterna.

Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt:

• typer av utgifter,
• sammansättning av mötesdeltagare,
• dess lokal,

samt dokument som bekräftar uppkomna utgifter.

Oftast avser representationskostnader kostnaderna för att hålla affärsmöten med företrädare för motpartsföretag (antingen befintliga eller potentiella).

Sådana möten hålls antingen för att upprätthålla och fortsätta existerande ömsesidigt fördelaktigt samarbete eller för att etablera det.

Följaktligen är möten antingen relaterade till organisationens nuvarande affärsverksamhet eller syftar till långsiktigt samarbete.

Att hålla affärsmöten har därför följande mål:

• Diskussion om villkoren för nuvarande samarbete och dess framtidsutsikter.
• Förlängning av befintliga kontrakt och samordning av deras villkor.
• Preliminär diskussion om villkoren för de föreslagna transaktionerna.
• Och så vidare.

Trots att skattebalken inte ger begränsningar för evenemangens mål och ämnen, kan kostnaderna för möten med företrädare för företag med vilka samarbete inte etablerats utmanas av företrädare för skattemyndigheterna.

I detta fall måste den skattskyldige försvara sin ståndpunkt i domstol. Samtidigt tar domstolarna ganska ofta parti för den skattskyldige.

Således, i resolutionen från den federala antimonopoltjänsten i det nordvästra distriktet daterad 03/05/2008. i mål nr A05-5668/2007 anges att den särskilda normen i punkt 2 i artikel 264 i skattelagen "det finns inga begränsningar för underhållningskostnader beroende på ämnet för förhandlingarna".

Denna resolution förnekar inte heller möjligheten att förhandlingarna skulle kunna tidsanpassas att sammanfalla med någon betydande händelse (helgdag, jubileum): " det faktum att underhållningsevenemangen, inom ramen för vilka förhandlingar av produktionskaraktär (ekonomisk, affärsmässig) hölls, är tidsbestämda att sammanfalla med firandet av 60-årsdagen av Victory Day, utesluter inte deras ekonomiska motivering.".

För skatteredovisningsändamål är namnet på evenemanget inte särskilt viktigt.

Sålunda kan representationskostnader uppstå när:

• officiell mottagning,
• affärsmöte,
• förhandlingar,
• möten,
• möten,
• konferenser,
• andra liknande händelser.

Som nämnts ovan, i enlighet med bestämmelserna i artikel 264 i Ryska federationens skattelag, kan representationskostnader inkludera kostnader för officiell mottagning eller tjänster för deltagare som anlände till möten:

• Styrelse,
• styrelse,
• annat styrande organ för den skattskyldige.

Hotellkostnader för dessa evenemang kan bekräftas av dokument som bekräftar beslutet och innehåller information:

• om målet (agendan),
• plats för mötet,
• tidpunkten för mötet i bolagets styrande organ,
• mötesdeltagarnas sammansättning.

I detta fall utgifter som:

• utgifter i samband med att hyra lokaler,
• förbereda och distribuera nödvändig information,

andra kostnader som är direkt relaterade till att hålla mötet:

• aktieägare,
• aktieägare,
• deltagare,

beaktas som en del av organisationens icke-driftskostnader i enlighet med punkt 16, punkt 1, artikel 265 i skattelagen.

Skattebetalare bör vara medvetna om att om ett företag, under en skatterevision, inte kan ge en bekräftelse på giltigheten av de uppkomna representationskostnaderna (förklara syftet med mötena), då kommer de primära dokumenten som bekräftar de uppkomna kostnaderna inte att vara tillräckliga för att erkänna sådana utgifter för skatteredovisningsändamål.

I det här fallet blir det svårt för företaget att försvara sin ståndpunkt i domstol.

Således, i resolutionen från den federala antimonopoltjänsten i det nordvästra distriktet daterad 09.10.2007. i mål nr A26-691/2006-216 anges att ” av innehållet i de fakturor som lämnats av entreprenören, utfärdade av restauranger, kaféer, barer, följer inte att de personer som använt tjänster från offentliga cateringföretag är affärspartner till skattebetalaren.".

Som en följd av detta beslutade domstolen skattemyndighetens fördel.

Nedan kommer vi att ta upp några frågor som skattebetalarna har vid redovisning av representationskostnader i skatteredovisningen och Finansdepartementets ställningstagande till att besvara dessa frågor.

Särskilda situationer - förtydliganden från Finansdepartementet.

1. Kostnaderna för att anordna ett underhållningsprogram för deltagare i ett företagsseminarium ingår inte i utgifter för skatteredovisningsändamål.

För att upprätthålla affärssamarbetet och öka antalet slutna avtal anordnade företaget ett affärsseminarium för sina kunder.

Seminariet innehöll en presentation av den nya produkten samt en sammanfattning av arbetet för 2010 med huvudåterförsäljarna.

Efter den officiella delen av seminariet höll företaget ett underhållningsprogram för deltagarna:

• båtresa,
• uppträdande av artister,
• buffé

Som ett resultat av detta hade organisationen en fråga: är det möjligt att i inkomstskattebasen inkludera utgifter för ett buffébord, ett fartyg och artister, samt boende för gäster.

Negativt svar från Finansdepartementet i skrivelsen den 1 december 2011. Nr 03-03-06/1/796 var ganska väntat:

"I enlighet med punkt 22 i punkt 1 i artikel 264 i kodexen inkluderar andra kostnader i samband med produktion och försäljning bland annat representationskostnader i samband med officiell mottagning och service av företrädare för andra organisationer som deltar i förhandlingar för att fastställa och upprätthålla samarbetet på det sätt som anges i artikel 264.2 i koden.

Enligt punkt 2 i artikel 264 i kodexen omfattar representationskostnader bland annat skattebetalarens utgifter för officiellt mottagande och (eller) service av företrädare för andra organisationer som deltar i förhandlingar för att etablera och (eller) upprätthålla ömsesidigt samarbete .

Underhållningskostnader inkluderar utgifter för en officiell mottagning (frukost, lunch eller annat liknande evenemang) för dessa personer, samt tjänstemän från den skattebetalande organisation som deltar i förhandlingarna, transportstöd för leverans av dessa personer till platsen för underhållningsevenemanget och (eller) möte med förvaltningsmyndigheten och tillbaka, bufféservice under förhandlingar, betalning för tjänster från översättare som inte ingår i skattebetalarnas personal för att tillhandahålla översättning under underhållningsevenemang.

Utgifter för underhållning inkluderar inte utgifter för att organisera underhållning, rekreation, förebyggande eller behandling av sjukdomar.

Med tanke på ovanstående, utgifter för ett buffébord, ett skepp och artister som en del av underhållningsprogrammet som anordnas efter den officiella delen av seminariet, samt kostnaden för boende för gäster inte minska skatteunderlaget för bolagsskatt, eftersom dessa kostnader inte omfattas av bestämmelserna i punkt 2 i artikel 264 i kodexen.”

2. Kostnader för middagar med motparter sent på kvällen, inklusive utgifter för middagar på tjänsteresor under förhandlingar, kan beaktas som representationskostnader för skatteredovisningsändamål.

För att kunna redovisa sådana utgifter måste de registreras och dokumenteras korrekt.

Sådana förtydliganden gavs av finansdepartementet i sin skrivelse av den 1 november 2010. nr 03-03-06/1/675:

"Om evenemangen som hålls (middag på restaurang) inte är av officiell karaktär eller det inte finns några dokument som bekräftar genomförandet av officiella affärsförhandlingar, kostnaderna för att genomföra dem inte beaktas i vinstbeskattningssyfte.

När det gäller att föra förhandlingar inom ramen för tjänsteresor bör enligt vår mening ett liknande förfarande för redovisning av sådana utgifter tillämpas.

Med hänsyn till ovanstående, motsvarande kostnader ingår i representationskostnader enligt punkt 2 i artikel 264 i kodexen i närvaro av formaliseras inom ramen för gällande lagstiftning primära dokument, bekräftar utgifter för att hålla affärsmiddagar som en del av förhandlingar med kunder, inklusive potentiella sådana, under affärsresor, förutsatt att de uppfyller kraven i punkt 1 i artikel 252 i koden."

3. Vid redovisning av representationskostnader för evenemang är det nödvändigt att säkerställa möjligheten att skilja accepterade utgifter för skatteredovisningsändamål från de som inte accepteras:

3.1. Kostnader för att organisera ett officiellt möte med kunder, inklusive mat och alkoholhaltiga drycker, ingår i representationskostnader.

3.2. Kostnader för inköp av priser, framställning av diplom och utsmyckning av salen kan inte beaktas som utgifter för skatteredovisningsändamål.

Denna ståndpunkt hålls fast vid finansministeriet i dess skrivelse av den 25 mars 2010. nr 03-03-06/1/176: ”Representationskostnader under redovisnings(skatte)perioden ingår i övriga kostnader med ett belopp som inte överstiger 4 procent av den skattskyldiges kostnader för lön för denna redovisnings(skatte)period.

Med hänsyn till ovanstående beaktas skattebetalarnas utgifter för att organisera ett officiellt möte med kunder för att diskutera frågor relaterade till ingående av kontrakt för 2010 i enlighet med punkt 2 i artikel 264 i Ryska federationens skattelag när det gäller kostnader för inköp av livsmedel, inklusive alkoholhaltiga drycker.

Kostnader för inköp av priser, produktion av diplom och dekoration av hallen föreskrivs inte i punkt 2 i artikel 264 i Ryska federationens skattelag och kan därför inte beaktas som en del av underhållningskostnader för vinstbeskattning.”

PROCEDUR FÖR REGISTRERING AV REPRESENTATIONSKOSTNADER

I enlighet med punkt 1 i artikel 252 i skattelagen, för beskattning med inkomstskatt, minskar den skattskyldige den mottagna inkomsten med beloppet av uppkomna kostnader.

Samtidigt redovisas följande som kostnad för skatteredovisningsändamål:

• motiverad,
• dokumenterat

kostnader som den skattskyldige ådragit sig.

Med motiverade utgifter avses ekonomiskt motiverade utgifter, vilkas bedömning uttrycks i monetär form.

Med dokumenterade utgifter avses utgifter som stöds av dokument:

• formaliserad i enlighet med Ryska federationens lagstiftning,
• utförs i enlighet med affärssed som tillämpas i det främmande land inom vars territorium de relevanta kostnaderna har uppkommit,
• indirekt bekräfta de uppkomna utgifterna (inklusive en tulldeklaration, order för tjänsteresor, resedokument, rapport om utfört arbete i enlighet med kontraktet).

Eventuella utgifter kostnadsförs, förutsatt att de uppkommer för att bedriva verksamhet som syftar till att generera intäkter.

Det krävs alltså ekonomisk motivering och dokumentation för alla typer av utgifter.

Och för att kunna redovisa utgifter för underhållning i skatteredovisningen måste du vara särskilt noggrann med att dokumentera dem.

I enlighet med bestämmelserna i artikel 313 i Ryska federationens skattelagstiftning måste skatteredovisningsdata återspegla:

• förfarandet för att bilda mängden inkomster och utgifter,
• förfarandet för att fastställa andelen utgifter som beaktas för skatteändamål under den aktuella skatteperioden (rapporteringsperioden),
• beloppet av utgiftsbalansen (förluster) som ska hänföras till utgifter under följande skatteperioder,
• förfarandet för att bilda beloppen av skapade reserver,
• skuldbeloppet för uppgörelser med budgeten för skatter.

Skatteredovisningsdata bekräftas av:

1. Primära redovisningsdokument (inklusive en revisors certifikat);
2. Analytiska skatteredovisningsregister;
3. Beräkning av skatteunderlaget.

Former av analytiska skatteredovisningsregister för att fastställa skattebasen, som är dokument för skatteredovisning, måste nödvändigtvis innehålla följande detaljer:

• registernamn;
• period (datum) för sammanställningen;
• transaktionsmätare i natura (om möjligt) och i monetära termer;
• namn på affärstransaktioner;
• signatur (dekryptering av signatur) av den person som ansvarar för sammanställningen av dessa register.

Så låt oss titta på vilka dokument som behövs för att behandla underhållningskostnader.

”Enligt artikel 313 i kodexen är grunden för att fastställa skatteunderlaget för inkomstskatt uppgifterna i primära handlingar grupperade på det sätt som föreskrivs i lagen.

Skatteredovisningsdata bekräftas av:

1) primära redovisningsdokument (inklusive en revisors certifikat);

2) analytiska skatteredovisningsregister;

3) beräkning av skatteunderlaget.

Dokument som används för att bekräfta representationskostnader kan i synnerhet vara:

- order (instruktion) av chefen för organisationen om genomförandet av utgifter för dessa ändamål;

- uppskattning av underhållningskostnader;

- primära dokument, inklusive i fallet med användning av varor som köpts externt för underhållningsändamål, betalning för tjänster från tredjepartsorganisationer;

- En rapport om underhållningskostnader för underhållningsevenemang som hålls, som återspeglar:

- Syftet med representativa evenemang, resultaten av deras genomförande.

- annan nödvändig information om evenemanget, såväl som utgifterna för underhållningsändamål.

Dessutom måste alla utgifter som anges i rapporten bekräftas av relevanta primära dokument."

Underhållningskostnader fortsätter att vara ett av de mest kontroversiella områdena. Sådan är deras juridiska natur. Vad betyder det här? Hur normaliseras de? Vi hjälper dig att minska skatteriskerna, berättar hur du registrerar dig under 2019 och ger ett urval av transaktioner.

evenemang

Representationskostnader inkluderar utgifter för officiellt mottagande och service av företrädare för andra organisationer eller styrelseledamöter, företagare.

Skattemässigt kan representationskostnader beaktas. Dokumentation under 2019 fortsätter att vara en nödvändighet. Denna kategori inkluderar kostnaderna för följande aktiviteter:

1. Förhandla med företagspartners eller kunder. Detta inkluderar även motparter - potentiella eller för närvarande samarbetar med företaget.
2. Möten i organisationens högsta ledningsorgan - styrelse, styrelseordförande, förvaltningsråd.

Allmänt tillåtna kostnader

När du gör utgifter för underhållning är dokumentation endast nödvändig för officiella utgifter, som inkluderar följande:

1. Genomförande av officiella mottagningar, möten och möten (frukost, luncher och andra liknande utgifter beaktas), som äger rum både på organisationens territorium och utanför den (restauranger, hotell). Denna kategori inkluderar utgifter för alkoholhaltiga drycker.
2. Transportkostnader för transport av gäster till och från evenemangsplatsen.
3. Buffétjänster och kostnader.
4. Betalning för arbete av översättare som inte ingår i företagets personal.

Stoppa kostnaderna

Vid beskattning kan följande utgiftsposter inte beaktas:

1. Eventuell underhållning (utflykter, bowling, biljard, etc.) och hälsoevenemang (pooler, gym, bastur) för anställda, kunder, affärspartners.
2. Logi och resekostnader för personer som kommer från andra orter.
3. Inköp av presenter, gåvor, utmärkelser och diplom som delas ut till deltagarna.

Dokumentation 2019

En specifik lista över dokument som behöver användas för att bekräfta representationskostnader finns inte fastställd i punkt 2 i artikel 264 i Ryska federationens skattelag. Varje fakta i det ekonomiska livet måste dock dokumenteras med primära redovisningshandlingar. Dessutom måste de innehålla alla obligatoriska uppgifter som anges i del 2 av artikel 9 i lagen av den 6 december 2011 nr 402-FZ (del 1 av artikel 9 i lagen av den 6 december 2011 nr 402-FZ, artikel 313 i Ryska federationens skattelag).

För att bekräfta utgifter för underhållning är det nödvändigt att upprätta primära bokföringsdokument för skatteändamål. Detta inkluderar alla fakturor och handlingar. Dessutom bör en rapport om evenemanget upprättas som godkänns av bolagets chef. Rapporten innehåller följande punkter:

1. Plats och datum för evenemanget.
2. Programmet enligt vilket evenemanget hölls.
3. Fullständig sammansättning av deltagare från värdar och inbjudna.
4. Kostnaden för att hålla evenemanget.

Läs också Inkomstskattesatser för juridiska personer 2019: tabell

Vid registrering av representationskostnader måste dokumentet ange om några transaktioner har slutförts med partners under processen. Ett sådant dokument kommer att fungera som en bekräftelse på att alla kostnader var förknippade med att organisera den verkställande mottagningen.

Innan du utfärdar representationskostnader som består av ovanstående rapporter, är det lämpligt att ta hand om ytterligare två dokument:

1. En order om att hålla ett representativt evenemang, undertecknat av chefen. Det bör tydligt återspegla syftet med händelsen som orsakade sådana kostnader, samt en lista över företagets anställda som kommer att delta i det.
2. Kostnadsberäkning bekräftad av chefens personliga underskrift.

De presenterade proverna visar hur man korrekt hanterar utgifter för gästfrihet. De kan användas på alla företag i Ryska federationen.

Kostnader för affärsresor

Representationskostnaderna för en utstationerad anställd inkluderar följande utgifter:

• för en officiell mottagning och (eller) service (inklusive en buffé) för företrädare för andra organisationer, såväl som tjänstemän för själva organisationen;
• för transportstöd för leverans till platsen för det representativa evenemanget och (eller) mötet för det styrande organet och tillbaka;
• att betala för tjänster av översättare (ej personal på organisationen) under underhållningsevenemang.
  Utgifter för underhållning inkluderar inte utgifter för att organisera underhållning, rekreation, förebyggande eller behandling av sjukdomar.

Sådana regler fastställs i punkt 2 i artikel 264 i Ryska federationens skattelag.

Ryska federationens skattelag tillåter att kostnaderna för att hålla officiella mottagningar beaktas som underhållningskostnader, utan att specificera listan över sådana utgifter (klausul 2 i artikel 264 i Ryska federationens skattelag). Därför kan kostnader för alkoholhaltiga produkter beaktas utan att tillämpa ytterligare gränser (med hänsyn endast till de begränsningar som fastställts i lagstiftningen för representationskostnader).

För att motivera representationskostnader på en affärsresa räcker två dokument:

• en rapport om representationskostnader, som godkändes av organisationens chef;
• förhandsrapport.

Många organisationer ställs förr eller senare inför konceptet med underhållningskostnader. I den här artikeln kommer vi att ta reda på vad dessa utgifter är, vad som gäller för dem och hur man tar hänsyn till dem i bokföring och skatteredovisning.

Låt oss börja med att bestämma vilka utgifter som kan klassas som representationskostnader? Allt är enkelt här, öppna artikel 264, del 2 i Ryska federationens skattelag (förresten, du kan ladda ner den) och läs. Korta slutsatser från denna artikel:

TILL underhållningskostnader kostnader för officiell mottagning och service inkluderar:

• företrädare för andra organisationer med vilka förhandlingar förs för ytterligare samarbete;
• ledamöter i styrelsen eller annat styrande organ;

I synnerhet inkluderar underhållningskostnader:

• utgifter för frukost, lunch, middag för ovan nämnda personer och officiella företrädare för skattebetalarna;
• transport av ovanstående personer till och från platsen för förhandlingar, mottagningar, middagar och andra officiella evenemang;
• bufféservering under förhandlingar;
• översättningstjänster om de tillhandahålls av en tredje part.

Utgifter för underhållning inkluderar INTE utgifter för att organisera rekreation, underhållning, samt förebyggande och behandling av sjukdomar.

Dessutom föreskriver artikel 264, punkt 2 i Ryska federationens skattelag att representationskostnader för att beräkna underlaget för inkomstskatt inte accepteras i sin helhet, utan endast i ett belopp som inte överstiger 4% av arbetskostnaderna i rapporteringen period som representationskostnaderna avser .

Liksom alla andra utgifter måste representationskostnader dokumenteras.

Redovisning av representationskostnader i bokföring

Utgifter för underhållning är utgifter för ordinarie verksamhet. För ett handelsföretag skrivs de av på konto 44 ”Försäljningskostnader”, för ett tillverkningsföretag till debitering av konto 26 ”Allmänna affärskostnader”.

Bokningar för redovisning av representationskostnader (konto 26)

Om betalning för underhållningskostnader görs personligen av en representant för organisationen, får han medel för rapportering och en post upprättas D26 (44) K71.

Tjänster från tredje part dokumenteras genom inlägg D26 (44) K60, D26 (44) K76.

Representationskostnader avser den rapportperiod då de godkändes, oavsett betalning.

Skatteredovisning av representationskostnader

Denna grupp av utgifter avser andra utgifter förknippade med produktion och försäljning. Som nämnts ovan kan du för skatteändamål endast ta hänsyn till mängden utgifter som inte överstiger 4% av arbetskostnadsbeloppet. Underhållningskostnader över dessa 4 % beaktas inte vid fastställandet. Vid jämförelse av beloppet för representationskostnader med beloppet av utgifter för, tas uppgifter som erhållits på periodiserad basis från början av skatteperioden.

Den största svårigheten med att redovisa utgifter för underhållning är att de i redovisningen beaktas fullt ut och vid beskattning är deras belopp begränsat till 4 % av lönen. Det vill säga skillnader uppstår vid bestämning av vinst i bokföring och skatteredovisning. För att förstå denna punkt, överväg ett exempel på redovisning av underhållningskostnader.

Exempel på beräkning av hotellkostnader

I maj 2013 träffade organisationen sina partners, följande evenemang planerades vid detta tillfälle: en officiell middag på en restaurang, ett kulturevenemang - ett besök i bastun. I detta avseende hade organisationen följande utgifter: leverans av partners till restaurangen och tillbaka - 4 000 rubel; lunch på en restaurang - 20 000 rubel; leverans av partners till bastun och tillbaka - 4000 rubel; bastutjänster - 30 000 rub. Enligt den ryska federationens skattelag kan vi inte redovisa utgifter för att besöka bastun som underhållningskostnader, såväl som transport av partners till bastun och tillbaka. Det totala beloppet för underhållningskostnader var 24 000 rubel. För att organisera alla evenemang fick den ansvariga anställde pengar på konto till ett belopp av 60 000 rubel. I slutet av evenemanget lämnade den anställde till redovisningsavdelningen, där han rapporterade om det använda beloppet, bifogades alla nödvändiga dokument som bekräftade utgifterna. Transportföretagets tjänster betalades av organisationen från byteskontot.

Redovisning av representationskostnader (konto 26)

60 000 D71 K50 - medel gavs ut till den anställde för rapportering.

50 000 D44 K71 - förhandsrapport om representationskostnader accepteras.

10 000 D50 K71 - den ansvarige personen lämnade över saldot av förskottet till företagets kassadisk.

8000 D44 K76 - faktura för betalning mottogs från transportföretaget som levererade partners.

8000 D76 K51 - transportföretagets faktura är betald.

Rapporteringsperiod- ett halvår.

Sedan början av året uppgick arbetskostnaderna till 350 000 rubel.

Det maximala beloppet för underhållningskostnader som kan beaktas för skatteändamål är 350 000 * 4% = 14 000 rubel. I vårt exempel är mängden underhållningskostnader 24 000 rubel. Det vill säga, vid beräkning av inkomstskatt kan vi minska skattebasen med endast 14 000 rubel. De återstående 10 000 rubel. kommer inte att beaktas.