Cara mengisi laporan awal 1c. Mengisi dan contoh laporan awal. Tata cara kompensasi pembengkakan biaya di mesin kasir

Anda dapat mencerminkan pengeluaran dengan orang yang bertanggung jawab dalam perangkat lunak 1C-ERP menggunakan beberapa jenis dokumen laporan pengeluaran. Itu semua tergantung tujuan uang muka yang digunakan. Kami akan memberi tahu Anda cara mencerminkan kemajuan dalam 1C.

Cara menuju bagian dengan laporan awal di program 1C

Saat Anda mengklik tombol “Buat” di tab “Laporan awal”, kami mendapatkan tiga opsi untuk dipilih:

• laporan awal pengeluaran dan pembayaran kepada pemasok;
• laporan awal - penerimaan barang dan jasa melalui orang yang bertanggung jawab;
• laporan awal - penerimaan dokumen moneter melalui orang yang bertanggung jawab.

Mari kita lihat tujuan dan pelaksanaan setiap dokumen secara terpisah.

Laporan awal tentang pengeluaran dan pembayaran kepada pemasok

Perusahaan paling sering menggunakan dokumen ini untuk mencatat biaya perjalanan. Dimungkinkan juga untuk mencerminkan pekerjaan dan jasa yang dibeli oleh orang yang bertanggung jawab. Dokumen tersebut dibuat pada saat penghapusan biaya pekerjaan dan jasa sebagai beban sesuai dengan akun neraca 20, 23, 25, 26, 28, 44 dan lain-lain.

Selain itu, laporan awal jenis ini digunakan pada saat pembelian barang inventaris, termasuk PPN, untuk keperluan administrasi dan ekonomi (lebih lanjut mengenai hal ini pada paragraf berikut).

Dokumen ini terdiri dari empat tab. Mengisi laporan dimulai dengan tab pertama - “Dasar”. Rincian berikut ditunjukkan di sini: organisasi, nama lengkap penanggung jawab, divisi. Juga di tab Anda dapat memilih mata uang dokumen dan menulis komentar.

Cara memeriksa laporan awal

Sergey Razgulin menjawab,

Anggota Dewan Negara Federasi Rusia, kelas 3

“Apabila menerima laporan awal, isilah tanda terima di dalamnya (bagian laporan yang dapat dipisahkan) dan berikan kepada karyawan. Diperlukan konfirmasi bahwa laporan telah diterima untuk verifikasi. Dan pengecekannya adalah sebagai berikut.

Pertama, kendalikan pengeluaran uang yang ditargetkan. Untuk melakukan ini, lihat tujuan karyawan tersebut menerima uang dari organisasi. Data ini ditunjukkan di…”

Katakanlah biaya perjalanan berjumlah 8.900 rubel. Jumlah ini termasuk tunjangan harian - 2.100 rubel, tiket kereta api - 2.400 rubel, termasuk. PPN 33,25 rubel, dan akomodasi hotel - 4400 rubel. Akuntan akan mengisi laporan pengeluaran seperti pada gambar di bawah ini

Kami memperhatikan metode alokasi PPN: karena PPN hanya termasuk sebagian dalam harga tiket (218 * 18/118 = 33,25 rubel), kami membagi tiket menjadi dua baris - jumlah tanpa PPN dan jumlah dengan PPN.

Tab ketiga adalah “Pembayaran ke pemasok”. Mari kita abaikan saja untuk saat ini. Ini digunakan ketika orang yang bertanggung jawab memperoleh aset material.

Pada tab “Untuk Dicetak”, isikan rincian yang diperlukan untuk visualisasi dalam formulir cetak AO-1.

Setelah mengisi semua tab, laporan awal diproses dan formulir cetak ditampilkan.

Di pojok kiri bawah ada link “Buat entri buku besar pembelian”. Digunakan untuk membuat entri di buku pembelian dan memotong PPN. Saat diklik, sebuah jendela muncul dengan data yang diisi untuk membuat buku pembelian (tab “Nilai”) dan tautan ke laporan awal kami (tab “Dokumen Pembayaran”).

Pada tab “Tambahan”, tunjukkan nomor dan tanggal tiket, serta kode jenis transaksi dan tanggal laporan awal.

Laporan awal - penerimaan barang dan jasa melalui penanggung jawab

Dokumen ini digunakan untuk mencerminkan pengeluaran akuntan untuk pembelian barang inventaris. Namun hanya jika kwitansi tersebut tidak termasuk PPN.

Seperti apa laporan awal di 1C-ERP - penerimaan barang dan jasa melalui orang yang bertanggung jawab

Dengan analogi dengan laporan awal pengeluaran dan pembayaran, pemasok perlu mengisi organisasi, nama lengkap orang yang bertanggung jawab, dan mata uang. Namun di sini juga perlu ditunjukkan gudang tempat barang dan bahan yang diterima dari penanggung jawab perlu dikapitalisasi.

Di tab “Produk”, semua barang yang dibeli oleh orang yang bertanggung jawab dicantumkan sesuai dengan itu. Hal ini dilakukan melalui tombol “Tambah” yang menunjukkan kuantitas dan harga per unit produk.

Di tab “Tambahan”, kami menunjukkan semua detail yang diperlukan untuk mencerminkan penerimaan barang dan bahan serta pencetakan AO-1.

Ciri khas penting dari laporan pengeluaran yang dipertimbangkan adalah jenis transaksi bisnis - “Pembelian melalui entitas yang akuntabel.” Ketika atribut ini diubah, dokumen tersebut mengubah maknanya.

Anda juga dapat mencetak formulir AO-1 menggunakan tombol “Cetak”.

Laporan awal untuk kebutuhan administrasi dan ekonomi dengan PPN

Pada versi sebelumnya yang mencerminkan penerimaan barang persediaan, tidak dapat menerima PPN. Oleh karena itu, ketika orang yang bertanggung jawab membeli barang dengan alokasi PPN dan faktur serta nota pengiriman yang diterbitkan, Anda dapat menggunakan metode berikut. Saat membuat dokumen “Penerimaan barang dan jasa”, kami menetapkan jenis transaksi bisnis - pembelian dari pemasok.

Dalam hal ini dokumen harus dilengkapi sesuai prinsip penerimaan normal. Di sini Anda dapat melihat detail baru yang harus diisi. Misalnya “Perpajakan”, dimana kita memilih “Pembelian dikenakan PPN”.

Di tab “Dasar”, Anda sekarang perlu menentukan pemasok, kontrak, gudang dan mata uang, dan di “Barang” Anda harus memasukkan item inventaris yang dibeli, kuantitas, harga satuan, dan tarif PPN.

Setelah mengisi dokumen, dokumen diproses dan faktur dimasukkan berdasarkan itu (tautan di sudut kiri bawah “Daftar faktur”). Program ini menghasilkan postingan itu sendiri:

• Debit 10 Kredit 60
• Debit 19 Kredit 60

Dokumen ini tidak lagi ada di jurnal laporan awal, tetapi di jurnal penerimaan di bagian “Pembelian”.

Langkah selanjutnya adalah pembuatan dokumen “Laporan awal pengeluaran dan pembayaran kepada pemasok”, yang telah kita bahas di atas. Pada tab “Basic” kita juga mengisi organisasi, nama lengkap penanggung jawab, dan divisi.

Lalu buka tab “Pembayaran ke pemasok”. Di sini, klik tombol “Pilih berdasarkan saldo” dan atur filter berdasarkan rekanan yang diinginkan. Di antara penerimaan barang dan jasa yang dipilih, pilih yang Anda perlukan dan tambahkan ke laporan pengeluaran menggunakan tombol “Pindahkan ke dokumen”.

• Debit 60 Kredit 71

Dengan langkah sederhana ini, kami mengapitalisasi laporan keuangan karyawan, memperhitungkan PPN yang diterima, dan menutup utang pada akun 71.

Laporan awal untuk pembelian dokumen moneter

Jenis laporan muka ketiga digunakan untuk mencerminkan dokumen moneter yang dibeli, yang meliputi tiket kereta api, tiket pesawat, sertifikat hadiah, dll. Pengisiannya sama seperti pada saat penerimaan barang dan jasa dari penanggung jawab.

Tab “Dokumen Tunai” mencantumkan semua dokumen yang dibeli akuntan, serta jumlah dan biayanya.

Di tab “Lanjutan” Anda juga perlu mengisi informasi untuk dicetak.

Kemudian klik tombol "Cetak" dan terima formulir laporan pengeluaran yang dicetak. Di dalamnya, skor 71 akan sesuai dengan skor 50.

Laporan pengeluaran pada pandangan pertama adalah dokumen yang familiar dan sederhana, namun demikian, ketika bekerja dengannya, pengguna program 1C: Accounting 8, edisi 3 sering kali memiliki berbagai pertanyaan. Dalam artikel baru kami, kami akan melihat di mana menemukannya, bagaimana cara mengisi dokumen ini dan transaksi apa yang dilakukannya.

Jadi, mari kita mulai dengan fakta bahwa, sebagai suatu peraturan, pertama-tama kita memberikan uang kepada orang yang bertanggung jawab baik dari kasir atau mentransfernya dari rekening giro. Agar program dapat bekerja dengan benar dan otomatis, hal ini harus dilakukan dengan benar.
Tarik tunai(RKO) kita buat dengan jenis operasinya Penerbitan kepada orang yang bertanggung jawab:

Saat mendebit dari rekening giro, kami juga memilih jenis operasi yang sesuai Transfer ke orang yang bertanggung jawab:

Setelah akuntan kami membawakan kami semua jenis dokumen, kami perlu membuat laporan awal. Dokumen ini terletak di bagian Bank dan meja kas:

Kami membuat laporan pengeluaran baru. Kami mengisi organisasi, orang yang bertanggung jawab, dan saat memposting barang, pastikan untuk menunjukkan gudangnya. Setelah mengisi rincian dokumen, kami melanjutkan untuk meninjau setiap tab Laporan Lanjutan.
hipotek pertama Rayuan. Di sini kita harus menunjukkan dokumen-dokumen yang dengannya uang itu dikeluarkan kepada orang yang bertanggung jawab dan yang menjadi dasar pembuatan laporannya. Ini dapat berupa penyelesaian tunai atau penghapusan dari rekening:

Dan ketika memilih dokumen pembayaran di muka, penting bagaimana kami memformalkan masalah ini dalam program. Karena program secara otomatis memilih pesanan tunai atau debit dari rekening giro hanya untuk orang tertentu dan jenis transaksi yang sesuai!

Itu. jika kita memilih jenis transaksi penghapusan lain, misalnya, dan menunjukkan akun 71, maka tentu saja kita menerima posting yang benar, tetapi program tidak akan dapat memilih dokumen-dokumen ini dalam laporan pengeluaran.
Sekarang mari kita pergi ke bookmark Barang-barang. Tab ini diisi jika karyawan kita membeli suatu barang, segera membayarnya dan kita ingin menerimanya untuk akuntansi dengan laporan terlebih dahulu tanpa menggunakan akun 60. Apalagi jika pemasok menyerahkan PPN yang akan kita terima untuk dipotong, maka disini , ketika Anda mencentang kotak SF dan mengisi detail faktur, program akan secara otomatis membuat faktur yang diterima pada saat eksekusi:

Postingan seperti apa yang dibuat dokumen dalam kasus ini? Lihat betapa menariknya itu. Kami mengkapitalisasi barang menjadi 41 akun, melewati 60. Omong-omong, jika alih-alih barang Anda perlu mengkapitalisasi bahan, Anda hanya perlu mengubah akun akuntansi di dokumen, atau untuk mengisi akun akuntansi secara otomatis, simpan buku referensi item benar. Anda dapat membaca cara mengatur akun akuntansi di artikel Item Accounting kami.

Penanda buku Kemasan yang dapat dikembalikan diisi apabila kita menerima barang dalam container yang harus dikembalikan kepada supplier. Situasi ini sangat jarang terjadi, jadi saya sarankan untuk tidak mempertimbangkannya.
Jika kita ingin membayar pemasok melalui laporan di muka dan sekaligus membuat dokumen secara terpisah dalam program Tanda terima (akta, faktur) maka untuk ini Anda perlu menggunakan bookmark Pembayaran. Di sini penting juga untuk mengisi rincian dokumen pembayaran, pemasok, dan kontrak dengan benar. Dan disini kami tidak lagi mencantumkan invoice. Hal ini tercermin saat faktur dibuat.

Dalam hal ini, entri dokumen adalah sebagai berikut:

Itu. Izinkan kami sekali lagi menarik perhatian Anda pada fakta bahwa untuk faktur yang sama Anda hanya perlu mengisi satu tab di laporan awal ATAU Barang ATAU Pembayaran. Jika tidak, jumlah transaksi akan berlipat ganda.
Nah, tab terakhir dalam laporan pengeluaran adalah Lainnya. Di sini, sebagai suatu peraturan, biaya perjalanan, biaya tiket, biaya untuk memperoleh beberapa sertifikat, dan ongkos kirim tercermin. Jika, misalnya, kita perlu mengurangi PPN yang dialokasikan pada tiket, maka kita perlu menyelesaikan operasi ini dengan cara yang sama seperti yang kita lakukan pada tab Produk. Itu. centang kotaknya SF, isi semua detail faktur dan saat melakukan laporan awal, program akan melakukan semuanya secara otomatis: membuat faktur, menyorot dan menerima pengurangan PPN:

Di bagian yang sama, untuk setiap pengeluaran, penting untuk menunjukkan dengan benar akun biaya yang akan dikaitkan dengan pengeluaran ini dan semua sub-akun:

Dalam hal ini, dokumen tersebut membuat entri berikut:

Sekarang mari kita lihat bentuk cetakan dokumen tersebut. Dengan tombol Segel kami menerima formulir terpadu yang mencerminkan jumlah uang muka yang diberikan kepada karyawan, jumlah uang yang dikeluarkan dan hutang yang harus dibayar oleh orang yang bertanggung jawab.

Dalam kasus kami, kami mengeluarkan uang untuk pelaporan dalam dua jumlah: dari kasir dan dari rekening giro. Karyawan tersebut tidak melaporkan seluruh jumlahnya, jadi dia masih berhutang kepada kami sebesar 9100. Tentu saja, lebih baik untuk memeriksa penyelesaian dengan orang yang bertanggung jawab untuk SALT di akun 71:

Artinya kita tinggal mengeluarkan pengembalian dana yang belum terpakai ke kasir. Cara paling nyaman dan tercepat adalah dengan membuat dokumen Bayaran telah diterima berdasarkan laporan awal:

Saat membuat dokumen dengan cara ini, program akan melakukan semuanya sendiri: memilih jenis operasi yang benar, orang yang bertanggung jawab, memasukkan jumlah persisnya yang harus dikembalikan oleh karyawan, dan bahkan mengisi semua detail formulir yang dicetak secara otomatis:

Dan terakhir, mari kita periksa SALTnya dengan hitungan 71:

Semuanya baik-baik saja. Semua penyelesaian dengan akuntabel ditutup.
Itu saja yang ingin saya sampaikan kepada Anda tentang pengisian dokumen. Laporan awal. Seperti yang Anda lihat, jika Anda mengisi semua detail dan parameter dengan hati-hati, program itu sendiri akan membantu Anda melakukan semuanya dengan benar.
Jika Anda memiliki pertanyaan, kirimkan surat kepada kami. Terima kasih karena telah bersama kami.

Tak jarang, dalam kegiatan ekonomi suatu organisasi, karyawan perusahaan diberikan dana tunai dan non tunai (juga dokumen moneter) untuk keperluan pelaporan. Yang selanjutnya digunakan untuk membayar kebutuhan bisnis perusahaan, membeli tiket perjalanan, dan membayar jasa hotel selama perjalanan bisnis. Daftar penggunaan dana yang dapat dipertanggungjawabkan sangat banyak, tidak diatur oleh siapapun. Mari kita lihat di artikel ini topik di mana dan berada.

Cara menemukan laporan awal dalam program 1C

Untuk menemukan laporan awal, Anda perlu memilih bagian "Bank dan meja kas" di menu utama program "1C: Akuntansi" versi 8 antarmuka Taksi, lalu di blok "Meja kas" temukan posisi "Laporan di muka" . Setelah langkah-langkah ini, Anda akan dibawa ke jurnal “Laporan awal”. Selanjutnya, klik tombol "Buat".

Laporan awal muncul di layar, yang harus diisi berdasarkan dokumen utama yang diserahkan ke departemen akuntansi perusahaan dan dilampirkan pada laporan awal.

Mengisi laporan awal pada program 1C

Bidang berikut diisi di header dokumen:

• Tanggal;
• Nomor;
• Organisasi;
• Penanggung jawab dapat berupa pegawai organisasi atau orang perseorangan yang bertindak berdasarkan surat kuasa;
• Gudang dipilih jika barang dan aset material dibeli, yang selanjutnya diserahkan ke gudang kepada orang yang bertanggung jawab secara keuangan.

Dokumen pada bagian tabel mempunyai beberapa tab yang diisi tergantung pada dokumen yang dilampirkan pada laporan pengeluaran dan dana yang diterima pelapor:

• Rayuan;
• Barang-barang;
• Kemasan yang dapat dikembalikan;
• Pembayaran;
• Lainnya.

Agar tab pertama terisi secara otomatis pada bagian tabel dokumen pada saat penanggung jawab menerima uang muka, maka perlu dibuat laporan awal berdasarkan. Hal ini dapat terjadi bila Anda memilih “Buat berdasarkan” dua posisi, salah satunya adalah “Penarikan tunai”, yang lainnya adalah “Penghapusan dari rekening giro”.

Pada tab pertama, posisi juga diisi ketika mengeluarkan dokumen moneter ke dalam laporan; ini bisa berupa, misalnya, tiket perjalanan yang dibeli oleh suatu organisasi.

Anda tidak dapat membuat laporan awal berdasarkan transaksi yang dimasukkan ke dalam database, tetapi secara manual memilih dokumen penerimaan uang muka untuk sublaporan dengan mengklik tombol “Tambah”. Setelah langkah-langkah ini, bidang di bagian tabular pada tab pertama “Uang Muka” menjadi aktif.

Saat membeli barang secara tunai, dari jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan, Anda harus mengisi tab kedua yang disebut “Barang”.

Dalam hal ini, di bagian tabel dokumen, Anda perlu memasukkan data berikut:

• dokumen pengeluaran;
• Rangkaian produk dipilih dari direktori;

Hati-hati, jika produk ini tidak ada dalam direktori “Nomenklatur”, maka Anda harus mengisi kartunya terlebih dahulu, yang mencantumkan nama, satuan ukuran, dan rincian lainnya.

• Kuantitas;
• Harga;
• tarif PPN;
• Nama pemasok, diambil dari direktori “Counterparty”;
• Detail faktur;
• Akun biaya dan akun PPN.

Jumlah dan totalnya akan terisi secara otomatis.

Ketika membayar barang atau jasa kepada rekanan dari dana yang dapat dipertanggungjawabkan, tab keempat dalam laporan pengeluaran diisi, yang disebut “Pembayaran”. Ketika Anda mengkliknya, bagian tabel terbuka di mana Anda perlu mengisi data berikut:

• Dokumen pengeluaran adalah nama dokumen;
• Pihak lawan dan perjanjian;
• Isi operasi diisi secara manual, tanpa mengacu pada buku referensi.

Rekening penyelesaian dimana jumlah biaya akan dialokasikan dimasukkan secara otomatis, ini adalah rekening 60 “Pemasok dan kontraktor”, namun rekening ini dapat diubah dengan mengacu pada direktori “”.

Tab kelima, “Lainnya”, diisi tidak hanya dalam hal penyerahan dokumen yang berkaitan dengan perjalanan bisnis karyawan, tetapi juga untuk membayar kebutuhan bisnis perusahaan dan pengeluaran lainnya.

Sama seperti pada tab lainnya, isikan:

• Dokumen (beban);
• Tata nama;
• jumlah PPN;
• Total terisi secara otomatis;
• Pemberi;
• Indikatornya diatur pada kolom “Faktur” apakah ada invoice atau tidak;
• Indikatornya diatur pada kolom “BSO” apakah ini merupakan formulir pelaporan yang ketat atau tidak;
• Isi rincian faktur;
• Akun biaya untuk akuntansi (akuntansi) dipilih dari bagan akun, dan sub-akun biaya juga dipilih dari direktori;
• Akun pengeluaran untuk NU (akuntansi pajak) dipilih dari bagan akun akuntansi pajak, dan subakun pengeluaran juga dipilih dari direktori;
• Pilih akun PPN.

Dalam hal dana berdasarkan laporan dikeluarkan untuk disetorkan ke kasir pemasok barang (pekerjaan, jasa) untuk melunasi hutang usaha, tab Pembayaran diisi dalam laporan awal.
Mari kita lihat pengisian dokumen saat menyusun laporan pembayaran ke pemasok pada contoh berikut.
Contoh 3-4
Seorang karyawan organisasi Romanova S.S. Pada 19 Mei 2008, dana sebesar 2.360 rubel dikeluarkan dari mesin kasir. secara kredit untuk disetorkan ke meja kas Veresk LLC sebagai pembayaran atas tindakan No.1.
Keesokan harinya, laporan awal diserahkan ke bagian akuntansi, yang di dalamnya dilampirkan tanda terima PKO No. 56 tanggal 19 Mei 2008 tentang penerimaan dana di meja kas organisasi Veresk LLC.
Di daftar Laporan Muka (menu Kasir -> Laporan Muka)
buka formulir dokumen baru, isi “header”, “footer” dan tab Advance (Gbr. 3-20).


Buka tab Pembayaran, tambahkan baris baru ke bagian tabel, yang kami tunjukkan (Gbr. 3-21):
di kolom Counterparty - Veresk LLC (dipilih dari direktori Counterparty);
di kolom Counterparty Agreement - akta No. 1 tanggal 16 Mei 2008 (sesuai pilihan dari direktori Counterparty Agreements);
di kolom Jumlah - 2360 rubel. (jumlah dana yang disimpan di meja kas pemasok);
pada kolom Jenis entri, dokumen, Tanggal entri, dokumen dan Nomor dokumen organisasi pihak ketiga - masing-masing, tanda terima KPKO, 19/05/2008, 56.
pada kolom Isi - pembayaran akta No. 1 tanggal 16 Mei 2008;
di kolom Rekening Penyelesaian - akun akuntansi di mana utang yang dilunasi dicatat (akun 60.01 “Penyelesaian dengan pemasok dan kontraktor” dimasukkan secara default);
di kolom Akun di Muka - akun akuntansi di mana jumlah yang dibayarkan kepada pemasok harus diperhitungkan jika itu adalah uang muka (akun 60.02 "Uang muka yang dikeluarkan" dimasukkan secara default).

Penerbitan dana oleh suatu organisasi kepada seseorang yang mempunyai hubungan kerja dengannya merupakan praktik bisnis standar. Uang yang ditransfer oleh perusahaan, dengan partisipasi departemen akuntansi, untuk pelaporan disertai dengan dokumentasi yang mengkonfirmasi tujuan penggunaannya. Dokumen ditinjau secara cermat oleh otoritas pengatur. Pertanyaan utama yang menjadi perhatian karyawan yang bertanggung jawab atas laporan pengeluaran: baik akuntan maupun orang yang bertanggung jawab - apa yang dapat diperhitungkan?

Meskipun banyaknya surat penjelasan, pedoman, pedoman dan instruksi, banyak isu yang masih kontroversial. Seorang karyawan yang “tangannya” dipercayakan dengan dana yang dapat dipertanggungjawabkan terus-menerus dipaksa untuk memikirkan bagaimana cara mengumpulkan dokumen yang mengkonfirmasi pengeluarannya, dan departemen akuntansi harus memeriksa surat-surat yang diserahkan dan memeriksa baris demi baris. Secara umum, aturan berikut berlaku untuk uang muka:

1. Dana dikeluarkan untuk kebutuhan bisnis dan operasional serta biaya perjalanan.
2. Dasar pengeluaran dana adalah perintah pengelola. Manajer membuat keputusan setelah orang yang bertanggung jawab mengajukan permohonan.
3. Setelah melakukan pengeluaran-pengeluaran yang dananya dialokasikan, harus dituangkan dalam laporan dengan melampirkan dokumen pendukung.
4. Penanggung jawab harus menyerahkan laporan awal dengan justifikasi pengeluaran ke departemen akuntansi dalam waktu tiga hari setelah tanggal resmi kepulangan dari perjalanan bisnis. Tanggal ini dianggap sebagai tanggal yang tertera pada tiket pulang atau waybill jika karyawan menggunakan mobil.
5. Jika seorang pegawai menerima uang untuk keperluan bisnis, maka ia harus menyampaikan laporan terlebih dahulu dalam batas waktu yang ditentukan oleh perintah khusus dari pimpinan organisasi. Biasanya, perintah tersebut dikeluarkan dalam bentuk lampiran kebijakan akuntansi organisasi.
6. Karyawan organisasi harus mengetahui semua dokumen administratif yang berkaitan dengan prosedur pengeluaran uang ke rekening dan penyampaian laporan awal yang mengkonfirmasi pengeluaran.

Dokumen apa yang secara resmi diterima sebagai pembenaran pengeluaran?

Masalah ini menimbulkan kesulitan terbesar bagi seluruh peserta dalam memeriksa laporan awal: baik bagi pekerja pemeriksa maupun bagi pekerja pelapor. Menurut praktik pemeriksaan pajak yang berlaku saat ini, dokumen pendukungnya adalah:

• tanda terima kasir;
• tiket penumpang, boarding pass;
• kuitansi/faktur penjualan;
• kuitansi, formulir pelaporan ketat (SSR) dan formulir lain yang menjadi dasar kesimpulan tentang keabsahan pengeluaran.

Dalam praktiknya, untuk setiap item dalam daftar, akuntan mungkin memiliki persyaratan tertentu, dan orang yang bertanggung jawab mungkin memiliki pertanyaan.

Berikut beberapa contohnya

1. Dokumen yang dibuat dalam bahasa asing harus diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia.

   Tidak semua informasi yang ditentukan dalam dokumen harus diterjemahkan, tetapi hanya informasi yang penting untuk akuntansi.

2. Apakah mungkin untuk mencantumkan tanggal dalam laporan pengeluaran yang jatuh pada akhir pekan atau hari libur?

   Jika hari-hari perjalanan bisnis dipertimbangkan, maka hari-hari tersebut ditunjukkan dalam laporan sebagai bagian dari total durasi perjalanan bisnis, ditentukan oleh pesanan dan tiket penumpang (waybill). Untuk hari-hari ini, tunjangan harian dibayarkan seperti biasa.

   Jika kita mempertimbangkan hari-hari ketika barang inventaris dibeli atau layanan apa pun diberikan kepada karyawan, maka mungkin timbul pertanyaan terkait keterlibatan karyawan dalam melaksanakan tugas kerja di akhir pekan. Prosedur untuk bekerja di akhir pekan ditetapkan oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia dan dikendalikan oleh inspektorat ketenagakerjaan. Oleh karena itu, lebih baik hindari melengkapi dokumen pada akhir pekan dan, seperti yang diharapkan, istirahat dari pekerjaan. Tidak disarankan mengundang mitra bisnis ke jamuan makan malam perwakilan di akhir pekan atau hari libur.

3. Suatu organisasi dapat secara mandiri mengembangkan formulir laporan awal dan menyetujuinya dalam kebijakan akuntansinya.

   Kewajiban penggunaan formulir terpadu AO-1 telah dihapuskan sejak 2013. Dalam praktiknya, banyak yang terus menggunakan formulir lama yang “terverifikasi”, yang memiliki dua sisi (disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tertanggal 1 Agustus 2001 N 55). Sisi pertama (sisi judul) diisi oleh penanggung jawab dan akuntan, disetujui oleh manajer. Sisi kedua (terbalik) diisi oleh penanggung jawab dan dikukuhkan dengan tanda tangannya. Di sisi kedua, di baris bebas, penanggung jawab mencantumkan semua dokumen yang dilampirkan untuk mendukung pengeluaran.

4. Apabila dana dikeluarkan bukan dalam bentuk tunai (dari kasir), melainkan melalui kartu perusahaan ke rekening yang khusus dibuka untuk transaksi tersebut, maka tata cara pengisian laporan awal tidak berubah.

   Undang-undang tidak membatasi jumlah jumlah yang dapat dikeluarkan suatu organisasi untuk pelaporan; jumlah tersebut bisa sangat signifikan, namun jumlah terkecil yang dikeluarkan pun harus diperhitungkan dalam laporan awal. Pada saat yang sama, perlu diingat norma-norma yang ditetapkan secara hukum untuk pembayaran tunai antara badan hukum dan pengusaha perorangan - tidak lebih dari 100 ribu rubel berdasarkan satu perjanjian. Jika perlu untuk membeli barang atau bahan dalam jumlah besar, penanggung jawab harus berhati-hati terlebih dahulu untuk menyetujui dengan pihak lawan mengenai kesimpulan kontrak untuk setiap batch yang tidak melebihi batas pembayaran tunai yang ditentukan. Pembatasan ini tidak berlaku untuk pembayaran nontunai.

   Dalam praktiknya, pembatasan pengeluaran jumlah untuk pelaporan ditetapkan oleh peraturan perusahaan, yang ditetapkan dalam kebijakan internal perusahaan.

Kwitansi tunai dan penjualan - bagaimana cara menerimanya?

Paling sering, karyawan pelapor mengalami kesulitan dengan penerimaan kas - dari toko, tempat penjualan tiket angkutan umum, pompa bensin (jika Anda perlu melakukan perjalanan bisnis perusahaan dengan mobil). Jika dokumen lain (faktur/kwitansi penjualan) dilampirkan pada penerimaan kas, maka tidak ada masalah dan dapat diterima untuk akuntansi.

Dokumen apa pun dapat dilampirkan pada laporan awal. Selain itu, dokumen-dokumen ini harus mengkonfirmasi tidak hanya fakta pembayaran aset material, tetapi juga fakta penerimaannya.

Kwitansi tunai hanya menegaskan fakta pembayaran, sehingga tidak cukup untuk mengkonfirmasi fakta pembelian barang (pekerjaan, jasa).

Peraturan tentang mesin kasir menentukan bahwa kwitansi kasir adalah dokumen akuntansi utama yang dicetak oleh mesin kasir di atas kertas, yang mengkonfirmasi fakta pembayaran tunai dan (atau) pembayaran menggunakan kartu pembayaran antara pengguna dan pembeli (klien), yang berisi informasi tentang penyelesaian ini perangkat lunak dan perangkat keras kasir terdaftar yang memastikan akuntansi dana yang tepat selama penyelesaian.

Saat ini penggunaan teknologi mesin kasir mengalami perubahan yang cukup signifikan. Transisi ke tatanan baru, modern dan teknologi, akan memungkinkan informasi tentang setiap pembelian ditransfer secara online ke kantor pajak, dan pembeli akan menerima dan menyimpan tanda terima tunai di perangkat seluler mereka.

Pada tanggal 1 Juli 2017, tatanan lama tidak berlaku lagi. Pada saat yang sama, perusahaan sektor jasa, pemilik mesin penjual otomatis, serta pemohon paten dan UTII, yaitu untuk usaha kecil yang tidak wajib menggunakan mesin kasir, akan memiliki waktu satu tahun penuh untuk beralih ke prosedur baru; bagi mereka itu menjadi wajib mulai 1 Juli 2018.

Dengan demikian, hingga pertengahan tahun 2018, ada dua prosedur penerbitan penerimaan kas: pada mesin lama dan mesin baru.

Mengikuti prosedur sebelumnya, perlu untuk memeriksa keberadaan rincian wajib berikut pada penerimaan kas:

• nama perusahaan;
• nomor seri mesin kasir;
• nomor seri cek;
• tanggal dan waktu pembelian (penyediaan layanan);
• biaya pembelian (layanan);
• tanda rezim fiskal.

Menurut aturan baru, rincian wajib penerimaan kas akan diperiksa secara otomatis dalam format yang ditetapkan oleh otoritas pajak. Ini akan sangat memudahkan pengendalian dokumen konfirmasi pembayaran.

Elemen wajib dari tanda terima kasir baru adalah kode QR, sehingga setiap pembeli dapat memeriksa legalitas pembelian yang dilakukan.

Harus diingat bahwa dalam beberapa kasus diperbolehkan mengeluarkan bukan tanda terima tunai, tetapi formulir pelaporan ketat (SSR).

Kwitansi tunai dan formulir pelaporan yang ketat harus memuat, kecuali ditentukan lain oleh undang-undang, rincian wajib berikut ini:

• nomor seri shift;
• tanggal, waktu dan tempat (alamat) penyelesaian;
• nama organisasi atau nama keluarga, nama depan, patronimik pengusaha perorangan;
• Nomor Wajib Pajak;
• sistem perpajakan yang digunakan dalam perhitungannya;
• tanda perhitungan (penerimaan dana dari pembeli - penerimaan, pengembalian dana yang diterima darinya kepada pembeli - pengembalian penerimaan, pengeluaran dana kepada pembeli - pengeluaran, penerimaan dana dari pembeli yang dikeluarkan kepadanya - pengembalian biaya;
• nama barang, pekerjaan, jasa, pembayaran, pencairan, jumlah, harga per satuan dengan memperhitungkan potongan dan markup, biaya dengan memperhitungkan potongan dan markup, dengan menunjukkan tarif pajak pertambahan nilai;
• jumlah penghitungan dengan indikasi tersendiri mengenai tarif dan jumlah pajak pertambahan nilai pada tarif tersebut;
• bentuk pembayaran (tunai dan (atau) alat pembayaran elektronik), serta jumlah pembayaran secara tunai dan (atau) alat pembayaran elektronik;
• kedudukan dan nama keluarga orang yang melakukan penyelesaian dengan pembeli (klien), menerbitkan tanda terima tunai atau formulir pelaporan yang ketat dan menerbitkan (mentransfer) kepada pembeli (klien);
• nomor registrasi peralatan mesin kasir;
• nomor seri model penggerak fiskal;
• tanda fiskal dari dokumen tersebut;
• alamat situs web badan yang berwenang di Internet, di mana fakta pencatatan perhitungan ini dan keaslian indikator fiskal dapat diverifikasi;
• nomor pelanggan atau alamat email pembeli (klien) dalam hal transfer tanda terima tunai atau formulir pelaporan ketat dalam bentuk elektronik;
• alamat email pengirim tanda terima tunai atau formulir pelaporan ketat dalam bentuk elektronik dalam hal penyerahan tanda terima tunai atau formulir pelaporan ketat dalam bentuk elektronik kepada pembeli (klien);
• nomor seri dokumen fiskal;
• nomor shift;
• tanda fiskal dari pesan tersebut.

Pengeposan organisasi atas barang inventaris yang diperoleh oleh seorang karyawan dilakukan berdasarkan dokumen akuntansi utama, khususnya laporan awal, kwitansi penjualan, serta dokumen yang mengkonfirmasi fakta pembayaran - cek KKM, kuitansi penerimaan kas pesanan (lihat surat dari Layanan Pajak Federal tertanggal 25 Juni 2013 N ED-4-3/11515@).

Pada saat yang sama, bagian 2 Seni. 9 UU N 402-FZ mendefinisikan daftar rincian wajib yang harus dimuat dalam setiap dokumen akuntansi utama. Yaitu:

1. Judul dokumen;
2. tanggal persiapan dokumen;
3. nama badan usaha yang menyusun dokumen;
4. isi fakta kehidupan ekonomi;
5. nilai pengukuran alam dan (atau) moneter dari suatu fakta kehidupan ekonomi, yang menunjukkan satuan pengukuran;
6. nama jabatan orang (orang) yang menyelesaikan transaksi, operasi dan bertanggung jawab (bertanggung jawab) atas kebenaran pelaksanaannya, atau nama jabatan orang (orang) yang bertanggung jawab atas keakuratan pelaksanaannya acara;
7. tanda tangan orang-orang yang disebutkan dalam paragraf 6 bagian ini, yang menunjukkan nama belakang dan inisial mereka atau rincian lain yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang-orang ini.

Faktur yang diserahkan untuk pelaporan harus dibuat atas nama organisasi, dan bukan atas nama masing-masing karyawan, jika tidak, biayanya akan sulit untuk dikaitkan dengan biaya perusahaan.

Pada tahun 2016, Mahkamah Agung Federasi Rusia menunjukkan (penetapan Mahkamah Agung Federasi Rusia tertanggal 09.03.2016 No. 302-KG16-450) bahwa dokumen utama diakui dibuat dengan melanggar persyaratan hukum. dan tidak diterima untuk akuntansi dalam kasus berikut:

• kurangnya informasi di dalamnya yang diperlukan untuk mengidentifikasi orang yang menandatanganinya;
• bila nama barang yang dibeli tidak disebutkan dengan jelas (misalnya, “pengeluaran rumah tangga, perlengkapan kantor, bahan kimia rumah tangga, bahan bangunan, pengeluaran, hadiah Tahun Baru anak”);
• tidak ada tanggal kompilasi;
• Kolom “kuantitas” dan “harga produk” tidak diisi;
• Tanda tangan penjualnya hilang.

Apabila transaksi yang dilakukan dikenakan PPN, maka invoice harus dilampirkan pada dokumen pembelian barang, pekerjaan, dan jasa.

Perjalanan bisnis: apa yang bisa diperhitungkan?

Dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran pelancong bisnis biasanya meliputi:

• tiket pulang pergi angkutan udara, kereta api, dan bus, tanda terima tunai untuk pengeluaran sprei;
• konfirmasi biaya perjalanan ke stasiun kereta api/bandara yang terletak di luar kota, di daerah yang sulit dijangkau;
• dokumen dari tempat tinggal - tagihan hotel, formulir pelaporan ketat atau tanda terima tunai;
• polis asuransi perjalanan;
• dokumen yang mengonfirmasi pembayaran biaya terkait perjalanan lainnya;
• dokumen pembayaran untuk memperoleh visa.

Untuk konfirmasi pembayaran penggunaan taksi penumpang, diterbitkan tanda terima tunai atau kwitansi dalam bentuk formulir pelaporan yang ketat. Tanda terima yang ditentukan harus berisi rincian yang diperlukan:

• nama, seri, dan nomor tanda terima pembayaran penggunaan taksi penumpang;
• nama kapal barang;
• tanggal penerbitan tanda terima pembayaran penggunaan taksi penumpang;
• biaya penggunaan taksi penumpang;
• nama belakang, nama depan, patronimik, dan tanda tangan orang yang berwenang melakukan penyelesaian.

Dalam tanda terima pembayaran penggunaan taksi penumpang, diperbolehkan untuk mencantumkan rincian tambahan dengan mempertimbangkan kondisi khusus untuk pengangkutan penumpang dan barang bawaan dengan taksi penumpang.

Oleh karena itu, pengemudi taksi penumpang wajib memberikan kepada penumpangnya di akhir perjalanan baik kwitansi tunai yang dicetak dengan peralatan mesin kasir, atau kwitansi dalam bentuk formulir pelaporan yang ketat, yang harus memuat rincian yang telah ditetapkan.

Mari kita simpulkan

Laporan awal diperiksa oleh departemen akuntansi untuk tujuan penggunaan dana, keberadaan dokumen utama yang mengkonfirmasi biaya yang dikeluarkan, dan kebenaran pelaksanaannya.

Laporan pengeluaran yang diverifikasi disetujui oleh pimpinan organisasi atau orang lain yang mempunyai kewenangan yang sesuai. Berdasarkan data laporan awal yang disetujui, departemen akuntansi menghapuskan jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Karyawan BDO Unicon Outsourcing selalu siap memberi tahu Anda kesulitan apa saja yang mungkin Anda temui saat mengisi laporan awal, apa saja yang perlu diperhatikan dan cara pembuatan dokumen. Perusahaan ini menawarkan berbagai konsultasi dan layanan profesional untuk