Kaip užpildyti išankstinę ataskaitą 1c. Išankstinės ataskaitos pildymas ir pavyzdys. Perviršių kompensavimo kasoje tvarka

1C-ERP programinėje įrangoje galite atspindėti išlaidas su atskaitingais asmenimis naudodami kelių tipų išlaidų ataskaitų dokumentus. Viskas priklauso nuo panaudoto avanso paskirties. Mes jums pasakysime, kaip atspindėti pažangą 1C.

Kaip patekti į skyrių su išankstinėmis ataskaitomis programoje 1C

Kai spustelėsite mygtuką „Sukurti“ skirtuke „Išankstinės ataskaitos“, galime pasirinkti iš trijų parinkčių:

• išankstinė išlaidų ir mokėjimų ataskaita tiekėjui;
• išankstinė ataskaita - prekių ir paslaugų gavimas per atskaitingą asmenį;
• avanso ataskaita – piniginių dokumentų gavimas per atskaitingą asmenį.

Pažvelkime į kiekvieno dokumento paskirtį ir vykdymą atskirai.

Išankstinė išlaidų ir mokėjimų ataskaita tiekėjui

Įmonės dažniausiai naudoja šį dokumentą kelionės išlaidoms registruoti. Taip pat galima atspindėti atskaitingo asmens nupirktus darbus ir paslaugas. Dokumentas surašomas nurašant darbų ir paslaugų savikainą į sąnaudas pagal balansines sąskaitas 20, 23, 25, 26, 28, 44 ir kt.

Taip pat tokio tipo avanso ataskaita naudojama administravimo ir ūkinėms reikmėms perkant inventoriaus prekes, į kurias įeina PVM (plačiau apie tai kitose pastraipose).

Dokumentą sudaro keturi skirtukai. Ataskaitos pildymas prasideda nuo pirmojo skirtuko - „Pagrindinis“. Čia nurodomi šie rekvizitai: organizacija, pilnas atskaitingo asmens vardas, pavardė, padalinys. Taip pat skirtuke galite pasirinkti dokumento valiutą ir parašyti komentarą.

Kaip patikrinti išankstinę ataskaitą

Sergejus Razgulinas atsako,

Faktinis Rusijos Federacijos valstybės tarybos narys, 3 klasė

„Gavę avanso ataskaitą, užpildykite jame kvitą (atimama ataskaitos dalis) ir atiduokite darbuotojui. Būtina patvirtinti, kad ataskaita priimta tikrinti. O čekis yra toks.

Pirma, kontroliuokite tikslinį pinigų išleidimą. Norėdami tai padaryti, pažiūrėkite, kokiais tikslais darbuotojas gavo pinigus iš organizacijos. Šie duomenys nurodyti...“

Tarkime, kelionės išlaidos siekė 8900 rublių. Į šią sumą įeina dienpinigiai - 2100 rublių, geležinkelio bilietas - 2400 rublių, įskaitant. PVM 33,25 rub., o apgyvendinimas viešbutyje - 4400 rublių. Buhalteris užpildys išlaidų ataskaitą, kaip parodyta paveikslėlyje žemiau

Atkreipiame dėmesį į PVM paskirstymo būdą: kadangi PVM į bilieto kainą buvo įtrauktas tik iš dalies (218 * 18/118 = 33,25 rubliai), bilietą padalinome į dvi eilutes - sumą be PVM ir sumą su PVM.

Trečias skirtukas yra „Mokėjimas tiekėjams“. Kol kas nekreipkime į tai dėmesio. Jis naudojamas, kai atskaitingas asmuo įsigyja materialinių vertybių.

Skirtuke „Spausdinti“ užpildykite informaciją, reikalingą vizualizacijai spausdintoje formoje AO-1.

Užpildžius visus skirtukus, apdorojama avanso ataskaita ir rodoma atspausdinta forma.

Apatiniame kairiajame kampe yra nuoroda „Padaryti pirkimo knygos įrašą“. Jis naudojamas įrašui pirkimo knygoje sukurti ir PVM atskaitai. Paspaudus pasirodo langas su užpildytais duomenimis, skirtais pirkimo knygai sukurti (skirtukas „Vertės“) ir nuoroda į mūsų išankstinę ataskaitą (skirtukas „Mokėjimo dokumentai“).

Skirtuke „Papildoma“ nurodykite bilieto numerį ir datą, taip pat operacijos tipo kodą ir avanso ataskaitos datą.

Išankstinė ataskaita – prekių ir paslaugų gavimas per atskaitingą asmenį

Šiame dokumente atsispindi buhalterių išlaidos inventoriaus prekėms įsigyti. Bet tik tuo atveju, jei kvite nėra PVM.

Kaip atrodo išankstinė ataskaita 1C-ERP - prekių ir paslaugų gavimas per atskaitingą asmenį

Pagal analogiją su išankstine išlaidų ir mokėjimų ataskaita tiekėjas turi užpildyti organizaciją, visą atskaitingo asmens pavadinimą ir valiutą. Bet čia taip pat reikia nurodyti sandėlį, į kurį reikia kapitalizuoti iš atskaitingo asmens gautas prekes ir medžiagas.

Skirtuke „Prekės“ atitinkamai surašytos visos atskaitingo asmens įsigytos prekės. Tai daroma paspaudus mygtuką „Pridėti“, nurodant prekės kiekį ir kainą už vienetą.

Skirtuke „Papildoma“ nurodome visus reikalingus duomenis, atspindinčius prekių ir medžiagų gavimą bei AO-1 spausdinimą.

Svarbi nagrinėjamos išlaidų ataskaitos charakteristika yra verslo operacijos tipas - „Pirkimas per atskaitingą įmonę“. Pakeitus šį požymį, dokumento reikšmė pakeičiama.

Taip pat galite atsispausdinti AO-1 formą naudodami mygtuką „Spausdinti“.

Išankstinė ataskaita administracinėms ir ūkinėms reikmėms su PVM

Ankstesnėje atsargų prekių gavimo atspindėjimo versijoje PVM priimti negalima. Todėl atskaitingam asmeniui perkant prekes su paskirstytu PVM ir išrašyta sąskaita faktūra bei važtaraščiu, galite pasinaudoti tokiu būdu. Formuodami „Prekių ir paslaugų gavimo“ dokumentą, nustatome ūkinės operacijos rūšį – pirkimas iš tiekėjo.

Tokiu atveju dokumentas turi būti pildomas pagal įprasto gavimo principą. Čia galite pamatyti naują informaciją, kurią reikia užpildyti. Pavyzdžiui, „Mokesčiai“, kur pasirenkame „Pirkimas apmokestinamas PVM“.

Skirtuke „Pagrindinis“ dabar reikia nurodyti tiekėją, sutartį, sandėlį ir valiutą, o „Prekės“ – įsigytas atsargų prekes, kiekį, vieneto kainą ir PVM tarifą.

Užpildžius dokumentą, dokumentas apdorojamas ir jo pagrindu išrašoma sąskaita (nuoroda apatiniame kairiajame kampe „Registruoti sąskaitą“). Programa pati generuoja skelbimus:

• Debetas 10 Kreditas 60
• Debetas 19 Kreditas 60

Šis dokumentas nebebus išankstinių ataskaitų žurnale, o kvitų žurnale skiltyje „Pirkimai“.

Kitas žingsnis bus sugeneruoti dokumentą „Išankstinė išlaidų ir mokėjimų tiekėjui ataskaita“, kurį jau aptarėme aukščiau. Skirtuke „Pagrindinis“ taip pat įrašome organizaciją, visą atskaitingo asmens vardą ir pavardę bei padalinį.

Tada eikite į skirtuką „Mokėjimas tiekėjui“. Čia spustelėkite mygtuką „Pasirinkti pagal likučius“ ir nustatykite filtrą pagal norimą sandorio šalį. Iš pasirinktų prekių ir paslaugų kvitų išsirinkite Jums reikalingą ir įtraukite į išlaidų ataskaitą mygtuku „Perkelti į dokumentą“.

• Debetas 60 Kreditas 71

Šiais paprastais veiksmais kapitalizavome darbuotojo finansinę ataskaitą, atsižvelgėme į gautą PVM ir uždarėme skolą 71 sąskaitoje.

Piniginių dokumentų pirkimo išankstinė ataskaita

Trečiojo tipo avansinė ataskaita naudojama perkamiems piniginiams dokumentams atspindėti, į kuriuos įeina traukinių bilietai, lėktuvų bilietai, dovanų kuponai ir kt. Jis pildomas taip pat, kaip ir gaunant prekes bei paslaugas iš atskaitingo asmens.

Skirtuke „Kasos dokumentai“ pateikiami visi buhalterio įsigyti dokumentai, jų kiekis ir kaina.

Skirtuke „Išplėstinė“ taip pat turite užpildyti spausdinimo informaciją.

Tada spustelėkite mygtuką „Spausdinti“ ir gaukite atspausdintą išlaidų ataskaitos formą. Jame 71 balas atitiks 50 balą.

Išlaidų ataskaita iš pirmo žvilgsnio yra toks pažįstamas ir paprastas dokumentas, tačiau nepaisant to, dirbant su ja, programos „1C: Accounting 8“, 3 leidimas, vartotojai dažnai turi įvairių klausimų. Naujame straipsnyje apžvelgsime, kur rasti, kaip užpildyti šį dokumentą ir kokias operacijas jis atlieka.

Taigi, pradėkime nuo to, kad paprastai pirmiausia pinigus atskaitingam asmeniui atiduodame arba iš kasos, arba pervedame iš einamosios sąskaitos. Kad programa veiktų teisingai ir automatiškai, tai turi būti padaryta teisingai.
Grynųjų pinigų išsiėmimas(RKO) kuriame pagal operacijos tipą Išdavimas atskaitingam asmeniui:

Nurašydami nuo einamosios sąskaitos taip pat parenkame atitinkamą operacijos tipą Perdavimas atsakingam asmeniui:

Po to, kai buhalterė mums atnešė visokius dokumentus, turime surašyti išankstinę ataskaitą. Šis dokumentas yra skyriuje Bankas ir kasa:

Sudarome naują išlaidų ataskaitą. Pildome organizaciją, atskaitingą asmenį, o siunčiant prekes būtinai nurodykite sandėlį. Užpildę išsamią dokumento informaciją, pereiname prie kiekvieno išankstinės ataskaitos skirtuko peržiūros.
Pirma hipoteka Pažanga. Čia turime nurodyti dokumentus, su kuriais atskaitingam asmeniui buvo išduoti pinigai ir dėl kurių surašome aktą. Tai gali būti grynųjų pinigų atsiskaitymas arba nurašymas iš sąskaitos:

O renkantis avanso apmokėjimo dokumentus bus svarbu, kaip šį klausimą įforminome programoje. Kadangi programa automatiškai parenka grynųjų pinigų pavedimus ar debetus iš atsiskaitomosios sąskaitos tik tam asmeniui ir atitinkamo tipo operacijai!

Tie. jei pasirinkome operacijos tipą kitas nurašymas, pvz., ir nurodėme 71 sąskaitą, tai, žinoma, gavome teisingą registravimą, tačiau programa šių dokumentų išlaidų ataskaitoje pasirinkti negalės.
Dabar pereikime prie žymės Prekės. Šis skirtukas pildomas, jei mūsų darbuotojas nusipirko kažkokias prekes, už jas iš karto sumokėjo ir norime jas priimti į apskaitą su avanso ataskaita nenaudodami sąskaitos 60. Be to, jei tiekėjas pateikė PVM, kurį priimsime išskaityti, tai čia , pažymėjus langelį SF ir užpildžius sąskaitos faktūros duomenis, programa automatiškai sugeneruos įvykdžius gautą sąskaitą:

Kokius įrašus šiuo atveju daro dokumentas? Pažiūrėkite, kaip tai įdomu. Prekes kapitalizavome į 41 sąskaitą, aplenkėme 60. Beje, jei vietoj prekių reikia kapitalizuoti medžiagas, tereikia pakeisti apskaitos sąskaitą dokumente arba automatiškai pildyti apskaitos sąskaitas, tvarkyti prekių žinyną teisingai. Kaip nustatyti apskaitos sąskaitas, galite perskaityti mūsų straipsnyje Prekių apskaita.

Skirtukas Grąžinama pakuotė pildomas, jei prekes gauname konteineriuose, kurios turi būti grąžintos tiekėjui. Tokia situacija yra itin reta, todėl siūlau jos nesvarstyti.
Jei norime atsiskaityti tiekėjui per avanso ataskaitą ir kartu surašyti dokumentą atskirai programoje Kvitas (aktas, sąskaita faktūra) tada tam reikia naudoti žymę Mokėjimas. Čia taip pat svarbu teisingai užpildyti mokėjimo dokumento, tiekėjo ir sutarties duomenis. O čia jau neberodome sąskaitos. Tai atsispindi sukūrus sąskaitą faktūrą.

Tokiu atveju dokumento įrašai bus tokie:

Tie. Dar kartą atkreipiame Jūsų dėmesį į tai, kad už tą pačią sąskaitą reikia užpildyti tik vieną skirtuką avansinėje ataskaitoje ARBA Prekės ARBA Mokėjimas. Priešingu atveju sandorių sumos padvigubės.
Na, paskutinis skirtukas išlaidų ataskaitoje yra Kita. Čia paprastai atsispindi kelionės išlaidos, bilietų išlaidos, mokesčiai už kai kurių sertifikatų gavimą ir pašto išlaidos. Jei, pavyzdžiui, mums reikia atskaityti biliete skirtą PVM, tai šią operaciją turime atlikti taip pat, kaip ir skirtuke Produktai. Tie. pažymėkite langelį SF, užpildykite visus sąskaitos faktūros duomenis ir atlikdama išankstinę ataskaitą programa viską atliks automatiškai: sugeneruos sąskaitą, paryškins ir priims PVM atskaitai:

Toje pačioje skiltyje prie kiekvienos sąnaudos svarbu teisingai nurodyti išlaidų sąskaitą, kuriai bus priskirtos šios išlaidos ir visos subsąskaitos:

Tokiu atveju dokumente daromi šie įrašai:

Dabar pažiūrėkime į spausdintą dokumento formą. Pagal mygtuką Antspaudas gauname vieningą formą, kurioje atsispindi darbuotojui sumokėto avanso suma, išleista pinigų suma ir atskaitingo asmens skola.

Mūsų atveju pinigus už atskaitomybę išrašydavome dviem sumomis: iš kasos ir iš atsiskaitomosios sąskaitos. Darbuotojas neatsiskaitė už visą sumą, todėl mums dar skolingas 9100. Aišku, dar geriau pasitikrinti atsiskaitymus su atskaitingais asmenimis už DRUSKĄ 71 sąskaitoje:

Tai reiškia, kad mums belieka kasininkei išduoti nepanaudotų lėšų grąžinimą. Patogiausias ir greičiausias būdas – sukurti dokumentą Kasos kvitas remiantis išankstine ataskaita:

Tokiu būdu sugeneruojant dokumentą, programa viską padarys pati: parinks tinkamą operacijos rūšį, atskaitingą asmenį, įves tiksliai sumą, kurią darbuotojas privalo grąžinti ir net automatiškai užpildys visus atspausdintos formos duomenis:

Ir galiausiai patikrinkime DRUSKĄ skaičiumi 71:

Viskas gerai. Visi atsiskaitymai su atskaitingaisiais yra uždaromi.
Tai viskas, ką norėjau jums pasakyti apie dokumento pildymą. Išankstinė ataskaita. Kaip matote, jei atidžiai užpildysite visą informaciją ir parametrus, pati programa padės viską padaryti teisingai.
Jei turite klausimų, rašykite mums. Ačiū, kad esate su mumis.

Gana dažnai organizacijos ūkinėje veikloje įmonės darbuotojams ataskaitų teikimo tikslais suteikiamos piniginės ir negrynosios lėšos (taip pat piniginiai dokumentai). Kurie vėliau naudojami įmonės verslo poreikiams apmokėti, kelionės bilietams įsigyti, viešbučio paslaugoms verslo kelionių metu apmokėti. Sąrašas, kur gali būti panaudotos atskaitingos lėšos, yra labai didelis, jo niekas nereglamentuoja. Šiame straipsnyje pažvelkime į temą, kur ir yra.

Kaip rasti išankstinę ataskaitą 1C programoje

Norėdami rasti išankstinę ataskaitą, pagrindiniame programos „1C: Apskaita“ 8 versijos „Taxi“ sąsajos meniu turite pasirinkti skyrių „Bankas ir kasa“, tada bloke „Kasa“ raskite poziciją „Išankstinė ataskaita“. . Atlikę šiuos veiksmus būsite nukreipti į žurnalą „Išankstinės ataskaitos“. Tada spustelėkite mygtuką „Sukurti“.

Ekrane pasirodo išankstinė ataskaita, kurią reikia užpildyti pagal pirminius dokumentus, pateiktus įmonės buhalterijai ir pridedamus prie avanso ataskaitos.

Išankstinės ataskaitos pildymas 1C programoje

Dokumento antraštėje užpildomi šie laukai:

• Data;
• Skaičius;
• Organizavimas;
• Atskaitingas asmuo gali būti organizacijos darbuotojas arba asmuo, veikiantis pagal įgaliojimą;
• Sandėlis pasirenkamas, jei perkamos prekės ir materialinės vertybės, kurios vėliau perduodamos į sandėlį finansiškai atsakingam asmeniui.

Dokumento lentelinėje dalyje yra keli skirtukai, jie pildomi atsižvelgiant į prie išlaidų ataskaitos pridedamus dokumentus ir atskaitingo asmens gautas lėšas:

• Pažanga;
• Prekės;
• Grąžinama pakuotė;
• Mokėjimas;
• Kita.

Kad pirmas skirtukas būtų automatiškai užpildytas lentelės dokumento dalyje, kai atskaitingas asmuo gauna avansą, reikia sukurti avanso ataskaitą remiantis. Taip gali nutikti, kai pasirenkate „Sukurti pagal“ dvi pozicijas, iš kurių viena yra „Grynųjų pinigų išėmimas“, kita – „Nurašymas iš einamosios sąskaitos“.

Pirmajame skirtuke taip pat įrašoma pozicija išduodant piniginius dokumentus į ataskaitą, tai gali būti, pavyzdžiui, organizacijos įsigytas kelionės bilietas.

Negalite kurti avanso ataskaitos pagal įvestas į duomenų bazę operacijas, o rankiniu būdu pasirinkti avanso gavimo dokumentą subataskaitai, paspaudę mygtuką „Pridėti“. Atlikus šiuos veiksmus, pirmojo skirtuko lentelės dalyje esantis laukas „Išanksmai“ tampa aktyvus.

Perkant prekes už grynuosius pinigus, nuo apskaitomos sumos, reikia užpildyti antrą skirtuką, kuris vadinasi „Prekės“.

Tokiu atveju lentelės dokumento dalyje turite įvesti šiuos duomenis:

• išlaidų dokumentas;
• Prekių asortimentas parenkamas iš katalogo;

Būkite atsargūs, jei šio gaminio nėra „Nomenklatūros“ kataloge, pirmiausia turite užpildyti jo kortelę, kurioje nurodomas pavadinimas, matavimo vienetas ir kita informacija.

• Kiekis;
• Kaina;
• PVM tarifas;
• Tiekėjo pavadinimas, paimtas iš katalogo „Darbo šalys“;
• Sąskaitos faktūros duomenys;
• Išlaidų sąskaitos ir PVM sąskaita.

Suma ir suma bus užpildyti automatiškai.

Mokant už prekes ar paslaugas sandorio šalims iš apskaitomų lėšų, užpildomas ketvirtas išlaidų ataskaitos skirtukas, kuris vadinasi „Mokėjimas“. Ją spustelėjus atsidaro lentelės skyrius, kuriame reikia užpildyti šiuos duomenis:

• Išlaidų dokumentas yra dokumento pavadinimas;
• Sandorio šalis ir sutartis;
• Operacijos turinys pildomas rankiniu būdu, nenurodant žinyno.

Atsiskaitomosios sąskaitos, kurioms bus priskiriama išlaidų suma, įvedamos automatiškai, tai yra 60 sąskaita „Tiekėjai ir rangovai“, tačiau šią sąskaitą galima pakeisti, remiantis žinynu „“.

Penktasis skirtukas „Kita“ pildomas ne tik su darbuotojo komandiruote susijusių dokumentų pateikimo atvejais, bet ir įmonės verslo reikmėms bei kitoms išlaidoms apmokėti.

Kaip ir kituose skirtukuose, užpildykite:

• Dokumentas (išlaidos);
• Nomenklatūra;
• PVM suma;
• Suma pildoma automatiškai;
• Teikėjas;
• Rodiklis stulpelyje „Sąskaita“ nustatomas, ar yra sąskaita, ar ne;
• Rodiklis nustatomas stulpelyje „BSO“, nesvarbu, ar tai griežta ataskaitų forma, ar ne;
• Užpildykite sąskaitos faktūros duomenis;
• Kaštų sąskaita apskaitai (apskaitai) pasirenkama iš sąskaitų plano, o sąnaudų subsąskaita taip pat pasirenkama iš katalogo;
• Iš sąskaitų plano mokesčių apskaitai parenkama NU (mokesčių apskaita) sąnaudų sąskaita, taip pat iš katalogo pasirenkama išlaidų subsąskaita;
• Pasirinkite PVM sąskaitą.

Tais atvejais, kai lėšos pagal ataskaitą buvo išrašytos jas įnešant į prekių (darbų, paslaugų) tiekėjo kasą mokėtinoms sąskaitoms apmokėti, avanso ataskaitoje užpildomas Mokėjimo skirtukas.
Pažiūrėkime, kaip pildyti dokumentą sudarant mokėjimo ataskaitą tiekėjui pagal šį pavyzdį.
3-4 pavyzdys
Organizacijos Romanova darbuotoja S.S. 2008-05-19 iš kasos buvo išrašytos lėšos 2360 rublių. sąskaitą už įnešimą į Veresk LLC kasą kaip apmokėjimą už aktą Nr.
Kitą dieną buhalterijai buvo pateikta avanso ataskaita, prie kurios buvo pridėtas 2008-05-19 PKO Nr.56 kvitas apie lėšų gavimą organizacijos Veresk LLC kasoje.
Išankstinių ataskaitų sąraše (meniu Kasa -> Išankstinė ataskaita)
atidarykite naują dokumento formą, užpildykite "antraštę", "poraštę" ir skirtuką Advances (3-20 pav.).


Eikite į skirtuką Mokėjimas, į lentelės skyrių įtraukite naują eilutę, kurioje nurodome (3-21 pav.):
stulpelyje Sandorio šalis - Veresk LLC (pasirinkta iš sandorių šalių katalogo);
skiltyje Sandorio šalies sutartis - 2008 m. gegužės 16 d. aktas Nr. 1 (pasirinkus iš katalogo Sandorio šalių sutartys);
stulpelyje Suma - 2360 rublių. (tiekėjo kasoje įneštų lėšų suma);
stulpeliuose Įrašo tipas, dokumentas, Įrašo data, dokumentas ir trečiosios šalies organizacijos dokumento numeris - atitinkamai KPKO kvitas, 2008-05-19, 56.
skiltyje Turinys - apmokėjimas už 2008-05-16 aktą Nr.1;
skiltyje Atsiskaitomoji sąskaita - apskaitos sąskaita, kurioje fiksuojama grąžinta skola (60.01 sąskaita „Atsiskaitymai su tiekėjais ir rangovais“ įrašoma pagal nutylėjimą);
stulpelyje Avanso sąskaita - buhalterinė sąskaita, kurioje turėtų būti atsižvelgiama į tiekėjui sumokėtą sumą, jei tai yra avansas (sąskaita 60.02 „Išmokėti avansai“ įrašoma pagal nutylėjimą).

Organizacijos lėšų išdavimas su ja darbo santykius palaikančiam asmeniui yra įprasta verslo praktika. Prie pinigų, kuriuos įmonė, dalyvaujant buhalterijai, perveda ataskaitoms teikti, pridedami jų numatytą panaudojimą patvirtinantys dokumentai. Dokumentus atidžiai peržiūri reguliavimo institucijos. Pagrindinis klausimas rūpintiems darbuotojams, atsakingiems už išlaidų ataskaitą: tiek buhalteriams, tiek atskaitingiems asmenims – į ką galima atsižvelgti?

Nepaisant aiškinamųjų laiškų, gairių, gairių ir nurodymų gausos, daugelis klausimų tebėra prieštaringi. Darbuotojas, kurio „rankoms“ patikėtos atskaitingos lėšos, nuolat priverstas galvoti, kaip surinkti jo išlaidas patvirtinančius dokumentus, o buhalterija turi tikrinti pateiktus popierius ir čekius eilė po eilutės. Apskritai avansiniams pinigams taikomos šios taisyklės:

1. Lėšos išduodamos verslo ir veiklos reikmėms bei kelionės išlaidoms.
2. Lėšų išdavimo pagrindas – vadovo įsakymas. Vadovas priima sprendimą atskaitingam asmeniui pateikus prašymą.
3. Atlikus išlaidas, kurioms buvo skirtos lėšos, jos turi būti atspindėtos ataskaitoje, pridedant tai patvirtinančius dokumentus.
4. Per tris dienas nuo oficialios grįžimo iš komandiruotės dienos atskaitingas asmuo turi pateikti buhalterijai avanso ataskaitą su išlaidų pagrindimu. Šia data laikoma data, nurodyta grįžimo biliete arba važtaraštyje, jei darbuotojas naudojasi automobiliu.
5. Jei darbuotojas gauna pinigų verslo reikmėms, jis privalo pateikti išankstinę ataskaitą specialiu organizacijos vadovo įsakymu nustatytais terminais. Paprastai toks įsakymas išduodamas kaip priedas prie organizacijos apskaitos politikos.
6. Organizacijos darbuotojai turi būti susipažinę su visais administraciniais dokumentais, susijusiais su pinigų išrašymo į sąskaitą tvarka ir avansinių ataskaitų, patvirtinančių išlaidas, pateikimu.

Kokie dokumentai oficialiai pripažįstami išlaidų pagrindimu?

Ši problema kelia didžiausių sunkumų visiems išankstinių ataskaitų tikrinimo dalyviams: tiek tikrinantiems, tiek pranešantiems. Pagal dabartinę nusistovėjusią mokesčių audito praktiką patvirtinamieji dokumentai yra:

• kasos aparato kvitas;
• keleivių bilietai, įlaipinimo bilietai;
• pardavimo kvitai/sąskaitos faktūros;
• kvitai, griežtos ataskaitų formos (SSR) ir kitos formos, kuriomis remiantis galima daryti išvadą apie išlaidų pagrįstumą.

Praktiškai kiekvienam sąrašo punktui buhalteris gali turėti tam tikrų reikalavimų, o atskaitingiems asmenims – klausimų.

Štai keletas pavyzdžių

1. Užsienio kalba surašyti dokumentai turi būti išversti į rusų kalbą.

   Vertinama ne visa dokumente nurodyta informacija, o tik ta, kuri būtina apskaitai.

2. Ar galima išlaidų ataskaitoje nurodyti datas, kurios patenka į savaitgalius ar švenčių dienas?

   Jei skaičiuojamos komandiruotės dienos, jos ataskaitoje nurodomos kaip bendros komandiruotės trukmės dalis, kuri nustatoma pagal užsakymą ir keleivių bilietus (važtaraščius). Už šias dienas dienpinigiai mokami įprastai.

   Jeigu vertintume dienas, kada įsigyjami inventoriniai daiktai ar teikiamos kokios nors paslaugos darbuotojui, tuomet gali kilti klausimų dėl darbuotojo įtraukimo į darbo pareigas savaitgaliais. Darbo savaitgaliais tvarką nustato Rusijos Federacijos darbo kodeksas, ją kontroliuoja darbo inspekcija. Todėl savaitgaliais geriau vengti pildyti dokumentus ir, kaip tikėtasi, pailsėti nuo darbų. Savaitgalį ar šventinę dieną verslo partnerių nerekomenduojama kviestis reprezentacinės vakarienės.

3. Organizacija gali savarankiškai parengti išankstinės ataskaitos formą ir patvirtinti ją savo apskaitos politikoje.

   Privalomas vieningos formos AO-1 naudojimas panaikintas nuo 2013 m. Praktikoje daugelis ir toliau naudoja seną „patikrintą“ formą, kuri turi dvi puses (patvirtinta Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2001 m. rugpjūčio 1 d. nutarimu N 55). Pirmąją pusę (pavadinimo pusę) pildo atskaitingas asmuo ir buhalteris, tvirtina vadovas. Antrąją (atvirkštinę) pusę užpildo atskaitingas asmuo ir patvirtina savo parašu. Antroje pusėje laisvose eilutėse atskaitingas asmuo surašo visus dokumentus, kurie pridedami prie paramos išlaidų.

4. Jei lėšos buvo išduodamos ne grynaisiais pinigais (iš kasos), o per įmonės kortelę į specialiai tokioms operacijoms atidarytą sąskaitą, avanso ataskaitos pildymo tvarka nesikeičia.

   Teisės aktai neriboja sumų, kurias organizacija gali išduoti ataskaitoms teikti, sumos, jos gali būti labai didelės, tačiau avansinėje ataskaitoje turi būti atsižvelgiama ir į mažiausias išduodamas sumas. Tuo pačiu metu būtina prisiminti teisiškai nustatytas grynųjų pinigų mokėjimų tarp juridinių asmenų ir individualių verslininkų normas - ne daugiau kaip 100 tūkstančių rublių pagal vieną susitarimą. Jei prekių ar medžiagų reikia įsigyti dideliais kiekiais, atskaitingas asmuo turi iš anksto susitarti su sandorio šalimis dėl sutarčių sudarymo kiekvienai partijai, kuri neviršija nustatytos grynųjų pinigų išmokų ribos. Šis apribojimas netaikomas atsiskaitant negrynaisiais pinigais.

   Praktikoje ataskaitoms skirtų sumų išdavimo apribojimus nustato įmonės taisyklės, kurios yra apibrėžtos įmonės vidaus politikoje.

Kasos ir pardavimo kvitai – kaip juos priimti?

Dažniausiai pranešantys darbuotojai turi sunkumų su grynųjų pinigų priėmimo kvitais – iš parduotuvių, viešojo transporto bilietų pardavimo vietų, degalinių (jei reikia įmonės reikalais keliauti automobiliu). Jei prie kasos kvitų pridedami kiti dokumentai (sąskaitos faktūros/pardavimo kvitai), tuomet problemų nekils ir juos bus galima priimti į apskaitą.

Prie išankstinės ataskaitos gali būti pridėti bet kokie dokumentai. Be to, šie dokumentai turi patvirtinti ne tik apmokėjimo už materialines vertybes, bet ir jų gavimo faktą.

Kasos kvitas tik patvirtina apmokėjimo faktą, todėl neužtenka patvirtinti prekių (darbų, paslaugų) įsigijimo fakto.

Kasos aparatų taisyklės nustato, kad kasos aparato kvitas yra kasos aparatu ant popieriaus atspausdintas pirminis apskaitos dokumentas, patvirtinantis atsiskaitymo grynaisiais ir (ar) atsiskaitymo mokėjimo kortelėmis tarp naudotojo ir pirkėjo (kliento) faktą, kuriame yra informacija apie šiuos atsiskaitymus registruota kasos programinė ir techninė įranga, užtikrinanti tinkamą lėšų apskaitą atsiskaitymų metu.

Šiuo metu kasos aparatų technologijos panaudojimas išgyvena esminius pokyčius. Perėjus prie naujos tvarkos, modernios ir technologinės, informaciją apie kiekvieną pirkinį internetu bus galima perduoti mokesčių inspekcijai, o pirkėjai kasos kvitus gaus ir išsaugos mobiliuosiuose įrenginiuose.

2017 m. liepos 1 d. senoji tvarka nustos galioti. Tuo pat metu paslaugų sektoriaus įmonės, prekybos automatų savininkai, taip pat asmenys, taikantys patentus ir UTII, tai yra mažoms įmonėms, kurios neprivalėjo naudotis kasos aparatais, turės dar visus metus pereiti prie naujos tvarkos; jiems jis tampa privalomas nuo 2018 m. liepos 1 d.

Taigi iki 2018 metų vidurio galios dvi kasos kvitų išrašymo procedūros: senuose ir naujuose aparatuose.

Atlikus ankstesnę procedūrą, būtina patikrinti, ar kasos kvituose yra šie privalomi duomenys:

• įmonės pavadinimas;
• kasos aparato serijos numeris;
• čekio serijos numeris;
• pirkimo data ir laikas (paslaugos suteikimas);
• pirkimo (paslaugos) kaina;
• fiskalinio režimo požymis.

Pagal naujas taisykles privalomi kasos kvito rekvizitai bus tikrinami automatiškai mokesčių inspekcijos nustatytu formatu. Tai labai palengvins mokėjimą patvirtinančių dokumentų kontrolę.

Privalomas naujojo kasos aparato kvito elementas yra QR kodas, kurio dėka bet kuris pirkėjas gali pasitikrinti vykdomo pirkinio teisėtumą.

Reikia atsiminti, kad kai kuriais atvejais leidžiama išrašyti ne kasos kvitą, o griežtą ataskaitos formą (SSR).

Kasos kvite ir griežtos atskaitomybės formoje, išskyrus įstatymų nustatytus atvejus, turi būti šie privalomi rekvizitai:

• pamainos serijos numeris;
• atsiskaitymo data, laikas ir vieta (adresas);
• organizacijos pavadinimas arba individualaus verslininko pavardė, vardas, patronimas;
• mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris;
• skaičiuojant naudotą apmokestinimo sistemą;
• apskaičiavimo ženklas (lėšų gavimas iš pirkėjo - gavimas, iš jo gautų lėšų grąžinimas pirkėjui - kvito grąžinimas, lėšų išdavimas pirkėjui - išlaidos, jam išduotas lėšų gavimas iš pirkėjo - išlaidų grąžinimas;
• prekių, darbų, paslaugų pavadinimas, apmokėjimas, išmokėjimas, jų kiekis, vieneto kaina atsižvelgiant į nuolaidas ir antkainius, savikaina atsižvelgiant į nuolaidas ir antkainius, nurodant pridėtinės vertės mokesčio tarifą;
• apskaičiavimo sumą, atskirai nurodant pridėtinės vertės mokesčio tarifus ir sumas pagal šiuos tarifus;
• mokėjimo forma (grynaisiais ir (ar) elektroninėmis mokėjimo priemonėmis), taip pat mokėjimo grynaisiais ir (ar) elektroninėmis mokėjimo priemonėmis suma;
• asmens, atsiskaičiusio su pirkėju (klientu), išrašiusio kasos kvitą arba griežtos ataskaitos blanką ir išdavusio (perdavusio) pirkėjui (klientui), pareigos ir pavardė;
• kasos įrangos registracijos numeris;
• fiskalinio disko modelio serijos numeris;
• fiskalinis dokumento ženklas;
• įgaliotos institucijos interneto svetainės adresas internete, kur galima patikrinti šio skaičiavimo įrašymo faktą ir fiskalinio rodiklio tikrumą;
• Pirkėjo (kliento) abonento numeris arba elektroninio pašto adresas, kai perduodamas kasos kvitas arba griežtos ataskaitos forma elektronine forma;
• grynųjų pinigų priėmimo kvito siuntėjo elektroninio pašto adresą arba griežtos ataskaitos formą elektronine forma tuo atveju, kai pirkėjui (klientui) perduodamas grynųjų pinigų kvitas arba griežtos ataskaitos forma elektronine forma;
• fiskalinio dokumento serijos numeris;
• pamainos numeris;
• fiskalinis pranešimo ženklas.

Organizacijoje darbuotojo jai įsigytų inventoriaus prekių registravimas vykdomas remiantis pirminiais apskaitos dokumentais, ypač avanso ataskaita, pardavimo kvitais, taip pat apmokėjimo faktą patvirtinančiais dokumentais - KKM čekiais, kasos kvito kvitais. įsakymas (žr. Federalinės mokesčių tarnybos laišką, 2013 m. birželio 25 d. N ED-4-3/11515@).

Tuo pačiu metu 2 str. Įstatymo N 402-FZ 9 straipsnis apibrėžia privalomų rekvizitų, kurie turi būti bet kuriame pirminiame apskaitos dokumente, sąrašą. Būtent:

1. dokumento pavadinimas;
2. dokumento parengimo data;
3. dokumentą surašiusio ūkio subjekto pavadinimas;
4. ūkinio gyvenimo fakto turinys;
5. ūkinio gyvenimo fakto natūralaus ir (ar) piniginio matavimo vertė, nurodant matavimo vienetus;
6. sandorį, operaciją įvykdžiusio ir už jo įvykdymo teisingumą atsakingo (atsakingo) asmens (asmenų) pareigų pavadinimas arba asmens (asmenų), atsakingo (-ų) už sandorio įvykdymo teisingumą. renginys;
7. šios dalies 6 punkte numatytų asmenų parašai, nurodant jų pavardes ir inicialus ar kitus duomenis, būtinus šiems asmenims identifikuoti.

Ataskaitoms pateikiamos sąskaitos turi būti išrašomos organizacijos, o ne atskiro darbuotojo vardu, kitaip joms tenkančias išlaidas bus sunku priskirti įmonės išlaidoms.

Rusijos Federacijos Aukščiausiasis Teismas 2016 m. nurodė (Rusijos Federacijos Aukščiausiojo Teismo 2016-09-03 nutartis Nr. 302-KG16-450), kad pirminiai dokumentai pripažįstami įvykdytais pažeidžiant įstatymo reikalavimus. ir nepriimami į apskaitą šiais atvejais:

• juose trūksta informacijos, reikalingos juos pasirašiusiems asmenims identifikuoti;
• kai nėra aiškiai nurodytas perkamų prekių pavadinimas (pvz., „buities išlaidos, kanceliarinės prekės, buitinė chemija, statybinės medžiagos, išlaidos, vaikų naujametinės dovanos“);
• nėra sudarymo datos;
• Stulpeliai „kiekis“ ir „prekės kaina“ nepildomi;
• Trūksta pardavėjo parašo.

Jeigu atliktas sandoris yra apmokestinamas PVM, tai prie prekių, darbų, paslaugų pirkimo dokumentų turi būti pridedamos sąskaitos faktūros.

Verslo kelionė: į ką galima atsižvelgti?

Dokumentai, patvirtinantys verslo keliautojų išlaidas, paprastai apima:

• oro, geležinkelio, autobusų transporto bilietai pirmyn ir atgal, kasos kvitai už patalynės išdavimą;
• kelionės į traukinių stotis/oro uostus, esančias už miestų, sunkiai pasiekiamose vietose, išlaidų patvirtinimas;
• dokumentai iš gyvenamosios vietos - viešbučio sąskaitos, griežtos ataskaitų formos ar kasos kvitai;
• kelionių draudimo polisai;
• dokumentus, patvirtinančius kitų su kelione susijusių mokesčių sumokėjimą;
• dokumentai apie apmokėjimą už vizų gavimą.

Norėdami patvirtinti mokėjimą už naudojimąsi keleiviniu taksi, išrašomas grynųjų pinigų kvitas arba griežtos ataskaitos formos kvitas. Nurodytame kvite turi būti nurodyta reikalinga informacija:

• apmokėjimo už naudojimąsi keleiviniu taksi kvito pavadinimas, serija ir numeris;
• krovininio laivo pavadinimas;
• apmokėjimo už naudojimąsi keleiviniu taksi kvito išdavimo data;
• keleivinio taksi naudojimosi išlaidos;
• asmens, įgalioto vykdyti atsiskaitymus, pavardė, vardas, tėvavardis ir parašas.

Mokėjimo už naudojimąsi keleiviniu taksi kvite leidžiama įrašyti papildomus duomenis, kurie atsižvelgia į specialias keleivių ir bagažo vežimo keleiviniais taksi sąlygas.

Taigi keleivinio taksi vairuotojas privalo kelionės pabaigoje keleiviui pateikti arba kasos aparatu atspausdintą kasos kvitą, arba griežtos ataskaitos formos kvitą, kuriame turi būti nurodyti nustatyti rekvizitai.

Apibendrinkime

Avanso ataskaitą buhalterija tikrina dėl lėšų panaudojimo pagal paskirtį, pirminių dokumentų, patvirtinančių patirtas išlaidas, buvimą, jų vykdymo teisingumą.

Patvirtintą išlaidų ataskaitą tvirtina organizacijos vadovas arba kitas atitinkamus įgaliojimus turintis asmuo. Remdamasis patvirtintos avanso ataskaitos duomenimis, buhalterija nustatyta tvarka nurašo atskaitomas sumas.

BDO Unicon Outsourcing darbuotojai visada pasiruošę pasakyti, su kokiais sunkumais galite susidurti pildydami išankstinę ataskaitą, į ką galima atsižvelgti ir kaip surašyti dokumentus. Įmonė siūlo visą spektrą konsultacijų ir profesionalių paslaugų