1 su apskaitos avansinėmis ataskaitomis. Išankstinė ataskaita: į ką galima atsižvelgti. Anksčiau išduotų atskaitomų sumų atspindys avanso ataskaitoje

Tais atvejais, kai lėšos pagal ataskaitą buvo išrašytos jas įnešant į prekių (darbų, paslaugų) tiekėjo kasą mokėtinoms sąskaitoms apmokėti, avanso ataskaitoje užpildomas Mokėjimo skirtukas.
Pažiūrėkime, kaip pildyti dokumentą sudarant mokėjimo ataskaitą tiekėjui pagal šį pavyzdį.
3-4 pavyzdys
Organizacijos Romanova darbuotoja S.S. 2008-05-19 iš kasos buvo išrašytos lėšos 2360 rublių. sąskaitą už įnešimą į Veresk LLC kasą kaip apmokėjimą už aktą Nr.
Kitą dieną buhalterijai buvo pateikta avanso ataskaita, prie kurios buvo pridėtas 2008-05-19 PKO Nr.56 kvitas apie lėšų gavimą organizacijos Veresk LLC kasoje.
Išankstinių ataskaitų sąraše (meniu Kasa -> Išankstinė ataskaita)
atidarykite naują dokumento formą, užpildykite "antraštę", "poraštę" ir skirtuką Advances (3-20 pav.).


Eikite į skirtuką Mokėjimas, į lentelės skyrių įtraukite naują eilutę, kurioje nurodome (3-21 pav.):
stulpelyje Sandorio šalis - Veresk LLC (pasirinkta iš sandorių šalių katalogo);
skiltyje Sandorio šalies sutartis - 2008 m. gegužės 16 d. aktas Nr. 1 (pasirinkus iš katalogo Sandorio šalių sutartys);
stulpelyje Suma - 2360 rublių. (tiekėjo kasoje įneštų lėšų suma);
stulpeliuose Įrašo tipas, dokumentas, Įrašo data, dokumentas ir trečiosios šalies organizacijos dokumento numeris - atitinkamai KPKO kvitas, 2008-05-19, 56.
skiltyje Turinys - apmokėjimas už 2008-05-16 aktą Nr.1;
skiltyje Atsiskaitomoji sąskaita - apskaitos sąskaita, kurioje fiksuojama grąžinta skola (60.01 sąskaita „Atsiskaitymai su tiekėjais ir rangovais“ įrašoma pagal nutylėjimą);
stulpelyje Avanso sąskaita - buhalterinė sąskaita, kurioje turėtų būti atsižvelgiama į tiekėjui sumokėtą sumą, jei tai yra avansas (sąskaita 60.02 „Išmokėti avansai“ įrašoma pagal nutylėjimą).

Pagal ataskaitą (ar) subbuhalteriją – kaip teisingai vadinasi lėšos, išduodamos darbuotojams tam tikroms gamybos problemoms spręsti? Kaip parengti išankstinę ataskaitą? Ar galima pervesti pinigų sumas į sąskaitą trečiosioms šalims? Atsakymus į visus šiuos klausimus rasite šiame straipsnyje.

Kam gali būti išduodamos sumos už atskaitomybę?

Kad išspręstų bet kokias gamybos problemas, darbdavys gali duoti pinigų savo darbuotojui. Kadangi už šias lėšas darbuotojas turi atsiskaityti pateikdamas darbdaviui avanso ataskaitą, tai laikoma, kad jos išduodamos į sąskaitą.

Iki 2014 m. buvo priimta, kad grynuosius pinigus galima gauti tik į sąskaitą iš darbdavio kasos ir tai gali daryti tik visą darbo dieną dirbantys darbuotojai.

Nuo 2014 m. situacija pasikeitė:

• Darbdaviai turi galimybę išrašyti pinigų sumas į sąskaitą negrynaisiais pinigais pervesdami į darbuotojo banko kortelę (jo asmeninę sąskaitą). Tai patvirtino Finansų ministerija 2014-08-25 rašte Nr.03-11-11/42288.
• Dabar atskaitingais asmenimis gali būti ir laisvai samdomi darbuotojai, dirbantys pagal civilines sutartis. 2014 m. kovo 11 d. Rusijos banko direktyvos Nr. 3210-U 5 punkte jie taip pat vadinami darbuotojais.

Darbdaviui taip pat būtų naudinga sudaryti sąrašą asmenų, kurie gali gauti pinigų sumas į sąskaitą. Toks sąrašas tvirtinamas įmonės vadovo įsakymu arba pateikiamas apskaitos politikoje.

Asmenys, gavę pinigus į sąskaitą, privalo surašyti avanso ataskaitą apie išleistas pinigų sumas, taip pat pateikti pirminius išlaidas įrodančius dokumentus. Ši taisyklė lieka nepakitusi.

Buhalteris tikrina išlaidų ataskaitą

• Laikotarpio, už kurį jam buvo duoti pinigai, pabaiga. Nurodoma arba vadovo patvirtintame asmens prašyme išduoti lėšas į sąskaitą, kuris iki 2017-08-19 buvo vienintelis dokumentas, suteikiantis teisę gauti pinigus, arba vadovo žinioje, nuo rugpjūčio 19 d. 2017 m. (Rusijos banko 2017 m. birželio 19 d. direktyva Nr. 4416-U), kuris tapo savarankišku dokumentu, kurio pagrindu gali būti išrašytos atskaitomybės.
• Atsakingo asmens grįžimas iš komandiruotės, grįžimas į darbą po atostogų ar ligos, jeigu per šį laikotarpį pasibaigė ataskaitos pateikimo terminas.

Prašyme turi būti įmonės vadovo išduota viza, leidžianti išleisti pinigų sumas į sąskaitą.

Įmonė turi teisę pati nustatyti avansinių ataskaitų pateikimo buhalterijai terminą. Tai turi atsispindėti vidiniuose vietiniuose aktuose, pavyzdžiui, jūsų apskaitos politikoje ar komandiruočių reglamentuose.

Avanso ataskaitą atskaitingas asmuo surašo AO-1 forma. Taip pat galite naudoti formą, kurią įmonė sukūrė ir patvirtino savarankiškai. Tai neturi prieštarauti 2011 m. gruodžio 6 d. „Buhalterinės apskaitos“ įstatymo Nr. 402-FZ reikalavimams dėl privalomų pirminio apskaitos dokumento rekvizitų.

Kitoje AO-1 formos ataskaitos pusėje darbuotojas eilutę po eilutės išvardija jo patirtas išlaidas, nurodydamas patvirtinamuosius dokumentus ir sumas. Patvirtinamieji dokumentai reikalingi kiekvienai eilutei ir gali būti pateikti bet kokiais dokumentais, kuriuose nurodomas apmokėjimo už juos faktas.

Išankstinės ataskaitos formą galite atsisiųsti mūsų svetainėje naudodami nuorodą „Vieninga forma Nr. AO-1 – Išankstinė ataskaita (atsisiųsti)“ .

Buhalteris pagal pateiktus patvirtinamuosius dokumentus patikrina į avanso ataskaitą įrašytų sumų teisingumą, o prireikus suskirsto įtraukdamas buhalterines sąskaitas. Priekinę ataskaitos pusę taip pat užpildo buhalteris. Atskaitingam asmeniui išduodamas nuplėšiamas kvitas, patvirtinantis avanso ataskaitos pateikimą.

Nepanaudotas atskaitomas sumas darbuotojas privalo grąžinti į įmonės kasą. Tačiau jei darbuotojas negrąžino nepanaudotų lėšų likučio pagal pateiktą avanso ataskaitą, tai nuo 2017-08-19 tai nėra pagrindas neišduoti jam pinigų nuolatinėms išlaidoms.

Esant pateisinamam perviršiui (darbuotojas išleido daugiau, nei buvo išduota, ir dėl to susitarė vadovas), pinigų sumos grąžinamos atskaitingam asmeniui. Iš viso išlaidų ataskaitoje turi būti 4 parašai: atskaitingas asmuo; buhalteris, patikrinęs ataskaitą; vyriausiasis buhalteris ir jį tvirtinantis vadovas.

Išankstinės ataskaitos pildymo pavyzdį galite pamatyti medžiagoje „2019 m. išankstinės ataskaitos pildymo pavyzdys“ .

Išankstinių ataskaitų apskaita

Pažvelkime į kai kuriuos apskaitos įrašus, skirtus išankstinių ataskaitų apskaitai.

Pavyzdys

UAB „Zagadka“, remdamasi kasos aparato pranešimu, savo darbuotojams suteikė 50 000 rublių grynųjų pinigų. verslo išlaidoms (statybinėms medžiagoms įsigyti). Avanso ataskaitą darbuotojas pateikė per įmonės nustatytą terminą, išlaidos buvo įformintos dokumentais. Darbuotojas išleido 38 000 rublių, įskaitant 5 797 rublių PVM. Likusieji grynieji pinigai buvo grąžinti į įmonės kasą.

Buhalterinėje apskaitoje bus daromi šie įrašai:

• Dt 71 Kt 50 - 50 000 rublių sumos išdavimas iš kasos, kad būtų pranešta darbuotojui apie išlaidų kasos orderį.
• Dt 10 Kt 71 - kapitalizuotos statybinės medžiagos, kurias įsigijo atskaitingas asmuo pagal sąskaitą-faktūrą 32 203 rubliai.
• Dt 19 Kt 71 - PVM, skirtas įsigytoms medžiagoms, 5797 RUB.
• Dt 50 Kt 71 - pagal kasos pajamų orderį į įmonės kasą buvo grąžintos atskaitingo asmens nepanaudotos lėšos 12 000 rublių.
• Dt 68 Kt 19 - PVM 5797 RUB. priimtas kompensuoti iš biudžeto (jei yra tiekėjo sąskaita faktūra ir PVM suma kasos aparate/pardavimo kvite, kvito orderyje skiriama atskira eilute).
• Dt 91 Kt 19 - PVM 5797 RUB. nurašomos kaip kitos įmonės išlaidos (jei jos negalima priimti kompensuoti iš biudžeto dėl sąskaitos faktūros nebuvimo).

Daugiau informacijos apie PVM atspindėjimo avansinėse ataskaitose taisykles skaitykite straipsnyje „PVM avansinėse ataskaitose apskaitoje apskaitoje tvarka“ .

Rezultatai

Avanso ataskaita – tai informacijos apie darbuotojo gautas lėšas, iš šių lėšų išleistas sumas ir likusį nepanaudotą pinigų likutį (arba perviršį) suvestinė. Kiekviena išleista suma patvirtinama jos patvirtinančiu dokumentu, kuriuo remdamasis buhalteris padaro atitinkamą apskaitos įrašą ar įrašus, jei sumą reikia išskaidyti (pavyzdžiui, paskirstant PVM arba dalijant už medžiagas ir paslaugas vienu metu sumokėtą sumą) .

Išankstinė ataskaita 1C skirta darbuotojo (atskaitingo asmens) patvirtinti išleistą pinigų sumą, anksčiau jam suteiktą iš anksto. Pažvelkime į nuoseklias instrukcijas naudodami pavyzdį, kaip teisingai sudaryti, užpildyti ir paskelbti išankstinę ataskaitą 1C apskaitos 8.3 (3.0).

Beje! Išlaidų ataskaitos pildymas 1C 8.2 (2.0) nesiskiria. Šias instrukcijas galite saugiai naudoti senesnėms programos versijoms.

Kaip sudaryti naują išlaidų ataskaitą

Norėdami sukurti ir užpildyti 1C 8.3 „Išankstinę ataskaitą“, eikite į meniu „Bankas ir kasa“ ir pasirinkite „Išankstinės ataskaitos“. Sąrašo formoje spustelėkite mygtuką „Sukurti“. Bus atidaryta nauja dokumento forma.

Avansas gali būti išduodamas šiais tikslais:

• pašto išlaidos;
• grąžinamos pakuotės pirkimas;
• atsiskaitymai su tiekėjais;

Dokumente šios operacijos atsispindi atitinkamuose skirtukuose.

Pirmasis skirtukas „Avansai“ naudojamas gautam avansui atspindėti. Pavyzdžiui specialiai anksčiau sukūriau dokumentą „Kasos išlaidų orderis“ su operacijos tipu „Išduoti atskaitingam asmeniui“ ir pridėjau prie lentelės skyriaus „Avansai“ ().

Gaukite 267 vaizdo įrašų pamokas 1C nemokamai:

Taigi matome, kad už darbuotojo Bazin A.V. yra nepanaudotas 1000 rublių avansas.

Vienoje „Avanso ataskaitoje“ galite atspindėti visas numatytas atskaitingam asmeniui išrašyto avanso nurašymo operacijas.

Tarkime, kad už šią sumą jis įsigijo:

• optinė pelė – 200 rub.;
• sumokėjo avansą tiekėjui - 600 rublių;
• Į automobilį pripylė benzino - 200 rublių.

Visus šiuos duomenis įvedame į dokumentą.

Kaip matome, atskaitingas asmuo turėjo 100 rublių perviršį. Dabar išlaidų ataskaitą galima paskelbti ir atsispausdinti:

Apskaitoje. Jo pagrindinis tikslas – patvirtinti atskaitingo asmens išleistą sumą.

Dvišalė vieninga forma Nr. AO-1 – viena forma kiekvienam bet kokios nuosavybės formos juridiniam asmeniui. Išimtis – valstybės tarnautojai, kurie specialią formą „0504049“ naudoja nuo 2002 m.

Atsakomybė už avanso ataskaitos parengimą tenka kiekvienam darbuotojui, kuris gauna pinigus už komandiruotę arba kokios nors medžiagos ar gaminio (pavyzdžiui, kanceliarinių prekių ar maisto) pirkimą.

Išankstinė komandiruoto darbuotojo ataskaita

Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą, jei darbuotojas buvo išsiųstas organizacijos atlikti kokią nors užduotį kitame mieste?

Komandiruotė – tai darbuotojo išvyka atlikti savo darbo pareigas ne įmonės buveinėje. Ji niekada neapsieina be išlaidų, kurios pagal galiojančius teisės aktus turi būti kompensuojamos darbuotojui.

Į kelionės išlaidas gali būti įtraukta:

• Kelionė į abi puses, bet tik tuo atveju, jei darbuotojas turi bilietus.
• Gyvenamojo ploto nuoma (reikia pateikti čekius arba kvitus).
• Papildomos išlaidos įskaičiuotos į dienpinigius.
• Pokalbiai telefonu, pašto siuntos, valiutos keitimas, tranzito ir komisiniai mokesčiai, bagažo bilietai ir bet koks kitas įvykis, be kurio nebus pasiektas pagrindinis kelionės tikslas.

Visos pirmiau nurodytos išlaidos turi būti pagrįstos dokumentais. Jei kalbame apie dienpinigius, jų dydis dažniausiai nurodomas įsakyme arba kiekvienoje įmonėje išduodamuose komandiruočių nuostatuose. Suma gali skirtis priklausomai nuo to, kur darbuotojas išvyko: regione, į kitą Rusijos Federacijos subjektą ar į užsienį.

Teisės aktai nenustato didžiausios dienpinigių, tačiau jei jų vertė šalies viduje viršija 700 rublių, o už jos ribų - 2500 rublių, jie turi būti apmokestinti gyventojų pajamų mokesčiu. Problemų, kaip teisingai surašyti avanso ataskaitą grįžus iš komandiruotės, neturėtų kilti. Dokumento pateikimo terminas yra ne ilgesnis kaip trys dienos nuo atvykimo dienos. Jei atsiskaitoma suma nebuvo pilnai išleista, tai skirtumas turi būti grąžinamas į kasą naudojant kasos pajamų orderį, o jei, priešingai, buvo permokėta, tai darbuotojui viskas kompensuojama naudojant kasos pajamų orderį.

Kokios yra neteisingai užpildytos išlaidų ataskaitos pasekmės?

Darbuotojas per tris dienas privalo teisingai užpildyti registraciją, priešingu atveju priežiūros institucija šią sumą gali laikyti pajamomis, nuo kurių turi būti skaičiuojamas gyventojų pajamų mokestis ir draudimo įmokos.

Beje, 2016 m. liepos 3 d. priėmus naują Įstatymo Nr. 290-FZ redakciją, atsiranda tam tikrų patikslinimų, pavyzdžiui, už netinkamą patikrinimą skiriama rimta bauda. Taip pat kelionės išlaidoms apmokėti planuojama pradėti naudoti specialias banko korteles, atitinkančias tarptautinius „Visa“ ir „MasterCard“ standartus.

Bendrosios taisyklės

Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą? Jums tereikia laikytis kiekvieno iš šių punktų:

1. Ataskaita turi būti surašyta ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo to momento:

• yra pasibaigęs darbuotojų prašyme išduoti lėšas nurodytas laikotarpis;
• darbuotojas grįžo į darbą, jei terminas, už kurį buvo išduoti pinigai, pasibaigė dėl atostogų ar ligos;
• darbuotojas grįžo iš komandiruotės.

2. Ataskaitai parengti reikia naudoti vieningą formą Nr. AO-1 arba įmonės priimtą formą.

3. Darbuotojas kartu su buhalteriu, kuris moka teisingai surašyti išlaidų ataskaitas (pavyzdys aiškiai matomas naudojamoje programoje), privalo užpildyti dokumentą.

4. Už ataskaitinio dokumento tvirtinimą atsakingas vadovas.

5. Prie bet kurio avanso dokumento turi būti pateikti čekiai, sąskaitos faktūros, bilietai ir kiti dokumentai, patvirtinantys, kad asmuo iš tikrųjų išleido atskaitomas lėšas.

Pildymo procedūra

Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą?

Pirmąją arba priekinę dalį turi užpildyti buhalteris. Neįmanoma nenurodyti dokumento rekvizitų (numerio ir datos), informacijos apie įmonę ir atskaitingus asmenis, avanso dydžio, suvestinės informacijos: išleistos lėšos ir buhalterinės sąskaitos, pagal kurias galima spręsti apie judėjimą. ir nurašymas. Be to, čia turi būti nurodytas perviršis arba grąžinti nepanaudoti avansai.

Antroji dalis – nuplėšiamas kvitas, nurodantis, kad išlaidų ataskaita priimta tikrinti. Užpildęs buhalteris turi jį nupjauti ir atiduoti atskaitingam darbuotojui.

Trečioji dalis (kita AO-1 formos pusė) turi būti pildoma kartu. Ataskaitą teikiančio darbuotojo užduotis – atspindėti detales ir prie avanso ataskaitos pridėti kiekvieną teisingai įformintą pardavimo kvitą. Buhalteris turės tik užpildyti sumą ir buhalterinę sąskaitą, kurioje atsispindės išleisti pinigai.

Dokumente turi būti darbuotojo, buhalterio ir vyriausiojo buhalterio parašai. Tik po to vadovas gali jį patvirtinti.

Pagrįstas išlaidų perteklius

Kaip tinkamai dokumentuoti perteklines išlaidas išankstinėje ataskaitoje? Pirmiausia turite įsitikinti, kad tai pagrįsta:

• išleisti daugiau, nei skirta lėšų, reikėjo atlikti užduotį viršininkų vardu;
• Darbuotojas turi patvirtinančius dokumentus.

Neįvykdžius bent vienos sąlygos, pinigų suma negrąžinama.

Perviršių kompensavimo kasoje tvarka

Esant per dideliam išlaidavimui, buhalteris susiduria su klausimu: kaip tinkamai parengti avanso ataskaitą. Nr. KO-2 galima lengvai rasti didžiulėse interneto erdvėse. Šio dokumento duomenys turi būti nurodyti ataskaitoje - eilutėje „Kasos pavedimu išduotos per didelės išlaidos“.

Darbuotojo perleistas lėšas kompensavimo terminas įstatymu nenustatytas. Todėl jei buhalteris išlaidų ataskaitoje iš karto nenurodė informacijos apie išlaidų orderį, nuobaudos nebus taikomos.

Atlyginimo kortelės išlaidų perviršio kompensavimo sąlygos

Šiuo metu beveik visos organizacijos darbuotojų atlyginimus perveda į banko kortelę. Ar galima tokiu pat būdu grąžinti darbuotojui permokėtą sumą pagal avanso ataskaitą?

Įstatyme nėra aiškaus atsakymo. Pačiame dokumente siūloma tik viena kompensavimo forma už permokėtą atskaitomybę – grynaisiais pinigais.

Tokios pat nuomonės 2006 m. laikėsi ir Rusijos centrinis bankas rašte Nr. 36-3/2408. Tuo pačiu jo 2008-12-24 rašte Nr.14-27/513 yra pateikta informacija, kad klausimas: ar galima banko kortele apskaičiuoti atsiskaitomąją sumą, nėra Centrinio banko kompetencija. . Tada tinklo įmonė šiuo atveju turi savarankiškai spręsti savo problemas. O kad reguliavimo agentūrai nekiltų nereikalingų klausimų, rekomenduojama naudotis kasos aparatu.

Kaip kompensuoti darbuotojo asmeninius pinigus?

Organizacijos darbuotojas gali išeiti savo lėšomis įsigyti reikalingų prekių (darbų, paslaugų). Tokiu atveju nereikia pildyti išankstinės ataskaitos. Kaip teisingai atlikti aukščiau nurodytus veiksmus?

Pakaks prašymo ir pirkimą patvirtinančių kvitų, sąskaitų faktūrų, griežtų ataskaitų formų, kelionės dokumentų ir pan.).

Išankstinės ataskaitos rengimas 1C

Kiekvienas buhalteris turėtų būti susipažinęs su tokiu dokumentu kaip išlaidų ataskaita. Kaip tinkamai užsiregistruoti 1C? Dokumento vieta programoje yra skyrius „Bankas ir kasa“.

Sukurtame lange pirmiausia turite nurodyti informaciją apie organizaciją ir atskaitingus asmenis. Mygtukas „Pridėti“ atvers lentelę, kurioje turėsite atspindėti visą informaciją apie išleistas lėšas.

Yra trys avanso tipai:

• Čia atsižvelgiama į oro ir traukinių bilietus, čekius, pašto ženklus ir kt.
• Grynieji pinigai. Pagrindinė dokumento paskirtis – grynųjų pinigų nurašymas.
• Tikrinama sąskaita. Dokumentas reikalingas norint atsižvelgti į negrynųjų pinigų sumos nurašymą iš įmonės einamosios sąskaitos.

Norėdami sugeneruoti informaciją apie grynųjų pinigų išdavimą, pirmiausia turite sukurti naują kasos pajamų orderį. Užpildžius dokumentą reikia atsispausdinti ir atiduoti atsakingam asmeniui, kad šis užpildytų eilutę apie lėšų gavimą ir pasirašytų. Tik po to galite išsaugoti ir paskelbti dokumentą.

Kasos pajamų orderio lentelės dalyje turėtumėte nurodyti informaciją apie atskaitingo asmens įsigytas prekes ir medžiagas. Jei perkant prekes buvo išrašyta sąskaita faktūra, tuomet turite patikrinti SF vėliavėlę, pasirinkti Tiekėją ir užpildyti jo duomenis.

Skiltyje „Grąžinamoji pakuotė“ reikia užpildyti informaciją apie pakuotę, kurią Tiekėjas laukia atgal.

Skiltyje „Mokėjimas“ įrašomos sumos, sumokėtos tiekėjui už anksčiau įsigytas prekes. Išrašytas avansas atsispindi siuntimu D 60.02 K 71.01.

Skirtukas „Kita“ skirtas kitoms atskaitingo asmens išlaidoms (komandiruotės, kelionės, kuro išlaidoms ir kt.) apskaityti.

Jei komandiruotė planuojama iš anksto ir yra kelionės plano dalis, darbuotojas gali parašyti prašymą dėl avanso verslo išlaidoms apmokėti. Tai apima apgyvendinimą, keliones į komandiruotę ir atgal bei maitinimą. Būtent apie šias išlaidas jis turi pranešti grįžęs į savo darbo vietą.

Mieli skaitytojai! Straipsnyje kalbama apie tipinius teisinių problemų sprendimo būdus, tačiau kiekvienas atvejis yra individualus. Jei norite sužinoti, kaip tiksliai išspręskite savo problemą- susisiekite su konsultantu:

PARAIŠKOS IR SKAMBUČIAI PRIIMAMI 24/7 ir 7 dienas per savaitę.

Tai greita ir NEMOKAMAI!

Surašius komandiruotės ataskaitą, nurodoma galutinė išleistų lėšų suma. Jei suma yra didesnė už avansą, buhalteris turi pervesti skirtumą. Dėl mažesnių išlaidų darbuotojas turi įnešti lėšas į kasą.

Išankstinė ataskaita yra vienas iš dokumentų, kurio rengimą aiškiai reglamentuoja įstatymai. Jį surašo komandiruotas darbuotojas kaip visų komandiruotės metu patirtų išlaidų patvirtinimą.

Kartu su ja buhalterijai turi būti pateikti išlaidų dokumentų originalai. Apskritai išlaidų ataskaita yra dokumentas, kuriame išvardijamos kelionės išlaidos.

Ar tai būtina?

Avanso dokumento tikslas – patvirtinti prieš kelionę išduoto avanso išlaidas arba gauti išleistas lėšas po kelionės. Iš to išplaukia, kad ataskaitos surašymas yra privalomas.

Teisės aktai:

• Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 252 straipsnis, 264 straipsnio 1 dalis: kelionės išlaidos – tai gamybos ir pardavimo išlaidos, susijusios su kitomis išlaidomis.
• Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 313, 314 straipsniai: informacija turi būti patvirtinta pirminiais dokumentais. Tai taip pat apima komandiruotės ataskaitą. Be jo neįmanoma patvirtinti patirtų išlaidų, įskaitant darbuotojui išduotus avansus. Į išlaidas atsižvelgiama pagal ataskaitos išrašymo datą.

Išankstinė ataskaita yra apskaitos pagrindas:

• pervesti lėšas verslo išlaidoms padengti;
• finansinių išlaidų patvirtinimas išduodant lėšas avansu prieš komandiruotę.

Kaip užpildyti išankstinę komandiruotės ataskaitą 2019 m.?

Komandiruotės ataskaita yra baigiamasis visos procedūros etapas: nuo pasiruošimo iki darbuotojo grąžinimo.

Tinkamai sudaryta ataskaita turėtų patvirtinti finansines išlaidas, kurios savo ruožtu turi įtakos mokesčiams.

Išankstinę ataskaitą turi parengti į komandiruotę išsiųstas darbuotojas. Užpildytas jis siunčiamas į buhalteriją patikrinti.

Paskutiniame etape dokumentą pasirašo vadovas. Nurodomos išleistos lėšos (nesant avanso) arba skirtumas, jei išlaidos didesnės už avansą.

Reikalavimai dokumentams

Kaip teisingai parengti avanso ataskaitą, kad ji būtų priimta atliekant mokestinį patikrinimą?

Ataskaita yra griežtai ataskaitinis dokumentas. Jis pildomas pagal formą Nr. AO-1 ir naudojamas apskaityti lėšas, kurios buvo išduotos keliautojui.

Dokumentas surašomas vienu egzemplioriumi popieriuje arba pildomas elektroniniu būdu.

Atkreipkite dėmesį, kad naujoje formos formoje atsirado tik eilutės: buhalterio kvitas, kad gavo darbuotojo ataskaitą. Likusi dokumento dalis nebuvo pakeista.

Forma ir skyriai

Kaip teisingai užpildyti:

• Priekinė pusė: Pildomi darbuotojo asmens duomenys, pinigų išdavimą patvirtinantis dokumentas, informacija apie buvusį avansą.
• Išvirkščia pusė: nurodomos išlaidų datos, dokumento numeris, pavadinimas, sumos, sandorius patvirtinantys dokumentai (1-6 stulpeliai).

Visos išlaidos turi būti dokumentuojamos. Dokumentų sąrašas pateikiamas žemiau. Atvykus juos reikia saugoti ir priklijuoti ant atskiro A4 formato popieriaus lapo.

Mokėtina suma tiesiogiai priklausys nuo pateiktų kvitų ir čekių.

Mėginio užpildymas (pavyzdys)

Išankstinės 2019 m. verslo kelionės ataskaitos rengimo pavyzdys:

Kas pasirašo ir sutinka?

Kiekvieną dokumentą turi pasirašyti jį pildantis asmuo. Tik po to galima perduoti ataskaitą į buhalteriją. Ji patikrina, ar teisingai užpildyta.

Ant dokumento turi pasirašyti įmonės vadovas ir vyriausiasis buhalteris. Tik po to galima pervesti lėšas, kurias darbuotojas sumokėjo savarankiškai.

Terminai

Atvykęs iš komandiruotės darbuotojas per 3 dienas privalo surašyti ir pateikti avanso ataskaitą.

Lydintys dokumentai

2008-10-13 nutarimu Nr.749 buvo nustatytas tam tikras kelionės dokumentų paketas:

• Nustatytos formos kelionės pažymėjimas. Išduodamas kiekvienai verslo kelionei Rusijos Federacijoje. Forma nurodoma data, antspauduojama ir pasirašoma išvykstant iš organizacijos. Priimančioji šalis uždeda antspaudą, parašą ir įrašo datą, panašiai ir išvykimo atveju. Kai darbuotojas grįžta, buhalterija įrašo atvykimo datą.
• Čekiai, kvitai, patvirtinimas.
• Kvitai, bilietai – visos išlaidos, susijusios su kelione į komandiruotę ir iš jos (traukinio bilietai, kelionės gyvybės draudimas, mokamų kelių kvitai ir kt.)
• , patvirtintas vadovo.
• Kitos su verslo kelionėmis susijusios išlaidos.

Visi dokumentai turi būti atitinkamai užpildyti. Pridedant juos prie išlaidų ataskaitos, kiekvienas dokumentas klijais klijuojamas ant A4 lapo.

Jeigu pažeidžiami reikalavimai arba trūksta ataskaitoje nurodytų dokumentų originalų, buhalteris turi teisę neapmokėti darbuotojo patirtų išlaidų. Įvažiavimo atvejais mokestinis patikrinimas nustatys pažeidimą ir skirs baudą.

Apskaita turėtų atidžiai peržiūrėti dokumentus, kuriuos darbuotojas pateikia savo išlaidoms patvirtinti.

Dažniausias yra kasos kvitas.

Jei jame nenurodyta, kokia prekė buvo pirkta, ji turi būti pateikta su pardavimo kvitu arba kvitu.

Patirtas išlaidas patvirtinančių dokumentų rūšys:

• Kasos kvitas— reikalingas mokestinio patikrinimo metu, patvirtina sumokėjimo faktą. Saugodami čekį, turite laikytis tam tikrų taisyklių. Sušlapus ar ilgai būnant saulėje, informacija gali dingti. Toks čekis negali būti pridedamas prie išlaidų kompensavimo. Kai kurios organizacijos veikia be kasos aparato arba kasos kvite spausdina tik visą sumą. Tokiais atvejais turite paprašyti pardavimo kvito.
• Pardavimo kvitas– nurodomas išsamus ūkinės operacijos aprašymas, kiekis, kaina, bendra suma, organizacijos pavadinimas, data, jį pildančio asmens parašas ir pareigos. Avanso ataskaita pridedama kartu su kasos kvitu. Jei pastarojo nėra, PM turi turėti parduodančios organizacijos antspaudą. Atkreipkite dėmesį, kad pardavimo kvite nurodyta suma ir data turi sutapti su kasos kvite.
• Griežtos ataskaitų formos. Dokumente turi būti nurodytas pavadinimas, juridinio asmens rekvizitai, ūkinė operacija, kaina, suma, data, pareigos ir jį pildančio asmens parašas.

Pranešimai

• 71 – „atsiskaitymai su atskaitingais asmenimis“ (taikoma Aktyvios-Pasyvios sąskaitos);
• 70 – „atsiskaitymai su personalu už darbo užmokestį“;
• 51 – „einamoji sąskaita“;
• 50 – „kasa“;
• 94 – „įmonės trūkumai ir nuostoliai“.

Kai ataskaita patvirtinama, operacijos atrodo taip:

• Išduodant avansą: Buhalterė paruošia kasos aparatą ir išduoda lėšas. Gavęs, darbuotojas pasirašo ant vartojimo prekių. Dt71-Kt50
• Pervedant lėšas iš einamosios sąskaitos į darbuotojo einamąją sąskaitą: laidai Dt71-Kt51 kompiliuojami. Tokiu atveju bankui išduodamas mokėjimo nurodymas. Lėšų gavimo patvirtinimas yra banko išrašas.
• Lėšos išduotos ir sumą reikia uždaryti. Tai galima padaryti darbuotojui atvykus iš komandiruotės ir išlaidas patvirtinus atitinkamais dokumentais. Skelbimai: Dt10-Kt71 – medžiagų pirkimas, Dt41-Kt71 – prekių pirkimas, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 – įmonės prekybinė ar gamybinė veikla.
• Kai išleista lėšų suma yra didesnė už išduotą sumą, atliekama atvirkštinė operacija ir pinigai grąžinami į kasą. PKO išduodamas: Dt50-Kt71 arba Dt51-Kt71 (į atsiskaitomąją sąskaitą).
• Jei avanso už komandiruotę nepakanka, pinigai darbuotojui pervedami iš kasos. RKO išduodamas: Dt71-Kt50 arba Dt71-Kt51 (iš atsiskaitomosios sąskaitos).
• Tuo atveju, kai darbuotojas pametė čekius ar išleido pinigus asmeniniams tikslams, nesusijusiems su komandiruote, surašomas toks įrašas: Dt94-Kt71 - lėšos iš atskaitingo asmens nurašomos kaip įmonės trūkumas. Dt70-Kt94 - trūkumo suma turi būti išskaičiuota iš darbuotojo, kuris negalėjo atsiskaityti su avansu, atlyginimo.

Rašymo niuansai keliaujant į užsienį

Darbuotojo registravimas procedūroje yra šiek tiek sudėtingesnis nei Rusijoje.

Pagrindinės išlaidos keliaujant į užsienį:

• . Dydį organizacija nustato savarankiškai ir nustato vietos aktuose. Suma iki 2500 rublių per dieną nėra apmokestinama gyventojų pajamų mokesčiu. todėl organizacijos dažniausiai sustoja ties šia suma. Prieš kertant sieną su užsienio šalimi ir grįžus atgal, jų dydis yra lygus maksimaliam galimam Rusijos Federacijos teritorijoje. Rekomendacijos: nustatydami išlaidas sutelkite dėmesį į priimančiosios šalies pragyvenimo išlaidas.
• Kelionės išlaidos– mokėjimas į paskirties vietą mokamas atskirai. Kelionės po miestą taksi ar autobusu kartais įtraukiamos į kelionės išlaidas.
• Gyvenimo išlaidos- viešbutis, viešbutis. Visos išlaidos turi būti pagrįstos kvitais, sąskaitomis faktūromis, čekiais.
• Paso ir vizos registracija— išlaidos valstybės rinkliavai, specialistų konsultacijoms gali būti nurašytos į kelionės išlaidas.
• Kitos išlaidos: mokesčiai ir muitai, transporto priemonių tranzitas.

Užsienio komandiruotė įforminama panašiai kaip komandiruotė Rusijoje. Išduodamas įsakymas išsiųsti darbuotoją į komandiruotę. Jame nurodomas užsakymo numeris ir data, pavardė, vardas, darbuotojo patronimas, pareigos, kelionės tikslas (su šalimi), kelionės tikslas.

Kelionės pažymėjimas neišduodamas. Išvykimo ir atvykimo data įrašoma pase. Atvykęs darbuotojas parengia avanso ataskaitą ir prideda išlaidas patvirtinančius dokumentus. Perteklinės lėšos grąžinamos į organizacijos atsiskaitomąją sąskaitą. Išlaidų pertekliaus atveju buhalterija juos išduoda darbuotojui.

Taigi, mes pažvelgėme į tai, kaip parengti išlaidų ataskaitą. Jis išduodamas po kiekvienos komandiruotės kartu su išlaidomis.

Darbuotojas privalo jį užpildyti per 3 dienas nuo grįžimo. Buhalterija patikrina registracijos teisingumą ir pateikia ją tvirtinti vadovui. Po direktoriaus parašo lėšos pervedamos darbuotojui, jei išlaidos viršija avansą.

Jei avansas buvo didesnis už išlaidas, darbuotojas privalo jį grąžinti į įmonės kasą. Jei nenori, buhalterija priverstinai nurašo nuo atlyginimo.