Išankstinio registravimo ataskaita 1s 8.3 rinkinys. Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą? Pavyzdys ir taisyklės. Lėšų išdavimas

Apskaitoje. Jo pagrindinis tikslas – patvirtinti atskaitingo asmens išleistą sumą.

Dvišalė vieninga forma Nr. AO-1 – viena forma kiekvienam bet kokios nuosavybės formos juridiniam asmeniui. Išimtis – valstybės tarnautojai, kurie specialią formą „0504049“ naudoja nuo 2002 m.

Atsakomybė už avanso ataskaitos parengimą tenka kiekvienam darbuotojui, kuris gauna pinigus už komandiruotę arba kokios nors medžiagos ar gaminio (pavyzdžiui, kanceliarinių prekių ar maisto) pirkimą.

Išankstinė komandiruoto darbuotojo ataskaita

Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą, jei darbuotojas buvo išsiųstas organizacijos atlikti kokią nors užduotį kitame mieste?

Komandiruotė – tai darbuotojo išvyka atlikti savo darbo pareigas ne įmonės buveinėje. Ji niekada neapsieina be išlaidų, kurios pagal galiojančius teisės aktus turi būti kompensuojamos darbuotojui.

Į kelionės išlaidas gali būti įtraukta:

• Kelionė į abi puses, bet tik tuo atveju, jei darbuotojas turi bilietus.
• Gyvenamojo ploto nuoma (reikia pateikti čekius arba kvitus).
• Papildomos išlaidos įskaičiuotos į dienpinigius.
• Pokalbiai telefonu, pašto siuntos, valiutos keitimas, tranzito ir komisiniai mokesčiai, bagažo bilietai ir bet koks kitas įvykis, be kurio nebus pasiektas pagrindinis kelionės tikslas.

Visos pirmiau nurodytos išlaidos turi būti pagrįstos dokumentais. Jei kalbame apie dienpinigius, tai jų dydis dažniausiai nurodomas įsakyme arba kiekvienoje įmonėje išduodamuose komandiruočių nuostatuose. Suma gali skirtis priklausomai nuo to, kur darbuotojas išvyko: regione, į kitą Rusijos Federacijos subjektą ar į užsienį.

Teisės aktai nenustato didžiausios dienpinigių, tačiau jei jų vertė šalies viduje viršija 700 rublių, o už jos ribų - 2500 rublių, jie turi būti apmokestinti gyventojų pajamų mokesčiu. Problemų, kaip teisingai surašyti avanso ataskaitą grįžus iš komandiruotės, neturėtų kilti. Dokumento pateikimo terminas yra ne ilgesnis kaip trys dienos nuo atvykimo dienos. Jei atsiskaitoma suma nebuvo pilnai išleista, tai skirtumas turi būti grąžinamas į kasą naudojant kasos pajamų orderį, o jei, priešingai, buvo permokėta, tai darbuotojui viskas kompensuojama naudojant kasos pajamų orderį.

Kokios yra neteisingai užpildytos išlaidų ataskaitos pasekmės?

Darbuotojas per tris dienas privalo teisingai užpildyti registraciją, priešingu atveju priežiūros institucija šią sumą gali laikyti pajamomis, nuo kurių turi būti skaičiuojamas gyventojų pajamų mokestis ir draudimo įmokos.

Beje, 2016 m. liepos 3 d. priėmus naują Įstatymo Nr. 290-FZ redakciją, atsiranda tam tikrų patikslinimų, pavyzdžiui, už netinkamą patikrinimą skiriama rimta bauda. Taip pat kelionės išlaidoms apmokėti planuojama pradėti naudoti specialias banko korteles, atitinkančias tarptautinius „Visa“ ir „MasterCard“ standartus.

Bendrosios taisyklės

Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą? Jums tereikia laikytis kiekvieno iš šių punktų:

1. Ataskaita turi būti surašyta ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo to momento:

• yra pasibaigęs darbuotojų prašyme išduoti lėšas nurodytas laikotarpis;
• darbuotojas grįžo į darbą, jei terminas, už kurį buvo išduoti pinigai, pasibaigė dėl atostogų ar ligos;
• darbuotojas grįžo iš komandiruotės.

2. Ataskaitai parengti reikia naudoti vieningą formą Nr. AO-1 arba įmonės priimtą formą.

3. Darbuotojas kartu su buhalteriu, kuris moka teisingai surašyti išlaidų ataskaitas (pavyzdys aiškiai matomas naudojamoje programoje), privalo užpildyti dokumentą.

4. Už ataskaitinio dokumento tvirtinimą atsakingas vadovas.

5. Prie bet kurio avanso dokumento turi būti pateikti čekiai, sąskaitos faktūros, bilietai ir kiti dokumentai, patvirtinantys, kad asmuo iš tikrųjų išleido atskaitomas lėšas.

Pildymo procedūra

Kaip tinkamai parengti išankstinę ataskaitą?

Pirmąją arba priekinę dalį turi užpildyti buhalteris. Neįmanoma nenurodyti dokumento rekvizitų (numerio ir datos), informacijos apie įmonę ir atskaitingus asmenis, avanso dydžio, suvestinės informacijos: išleistos lėšos ir buhalterinės sąskaitos, pagal kurias galima spręsti apie judėjimą. ir nurašymas. Be to, čia turi būti nurodytas perviršis arba grąžinti nepanaudoti avansai.

Antroji dalis – nuplėšiamas kvitas, nurodantis, kad išlaidų ataskaita priimta tikrinti. Užpildęs buhalteris turi jį nupjauti ir atiduoti atskaitingam darbuotojui.

Trečioji dalis (kita AO-1 formos pusė) turi būti pildoma kartu. Ataskaitą teikiančio darbuotojo užduotis – atspindėti detales ir prie avanso ataskaitos pridėti kiekvieną teisingai įformintą pardavimo kvitą. Buhalteris turės tik užpildyti sumą ir buhalterinę sąskaitą, kurioje atsispindės išleisti pinigai.

Dokumente turi būti darbuotojo, buhalterio ir vyriausiojo buhalterio parašai. Tik po to vadovas gali jį patvirtinti.

Pagrįstas išlaidų perteklius

Kaip tinkamai dokumentuoti perteklines išlaidas išankstinėje ataskaitoje? Pirmiausia turite įsitikinti, kad tai pagrįsta:

• išleisti daugiau, nei skirta lėšų, reikėjo atlikti užduotį viršininkų vardu;
• Darbuotojas turi patvirtinančius dokumentus.

Neįvykdžius bent vienos sąlygos, pinigų suma negrąžinama.

Perviršių kompensavimo kasoje tvarka

Esant per dideliam išlaidavimui, buhalteris susiduria su klausimu: kaip tinkamai parengti avanso ataskaitą. Nr. KO-2 galima lengvai rasti didžiulėse interneto erdvėse. Šio dokumento duomenys turi būti nurodyti ataskaitoje - eilutėje „Kasos pavedimu išduotos per didelės išlaidos“.

Darbuotojo perleistas lėšas kompensavimo terminas įstatymu nenustatytas. Todėl jei buhalteris išlaidų ataskaitoje iš karto nenurodė informacijos apie išlaidų orderį, nuobaudos nebus taikomos.

Atlyginimo kortelės išlaidų perviršio kompensavimo sąlygos

Šiuo metu beveik visos organizacijos darbuotojų atlyginimus perveda į banko kortelę. Ar galima tokiu pat būdu grąžinti darbuotojui permokėtą sumą pagal avanso ataskaitą?

Įstatyme nėra aiškaus atsakymo. Pačiame dokumente siūloma tik viena kompensavimo forma už permokėtą atskaitomybę – grynaisiais pinigais.

Tokios pat nuomonės 2006 m. laikėsi ir Rusijos centrinis bankas rašte Nr. 36-3/2408. Tuo pačiu jo 2008-12-24 rašte Nr.14-27/513 yra pateikta informacija, kad klausimas: ar galima banko kortele apskaičiuoti atsiskaitomąją sumą, nėra Centrinio banko kompetencija. . Tada tinklo įmonė šiuo atveju turi savarankiškai spręsti savo problemas. O kad reguliavimo agentūrai nekiltų nereikalingų klausimų, rekomenduojama naudotis kasos aparatu.

Kaip kompensuoti darbuotojo asmeninius pinigus?

Organizacijos darbuotojas gali išeiti savo lėšomis įsigyti reikalingų prekių (darbų, paslaugų). Tokiu atveju nereikia pildyti išankstinės ataskaitos. Kaip teisingai atlikti aukščiau nurodytus veiksmus?

Pakaks prašymo ir pirkimą patvirtinančių kvitų, sąskaitų faktūrų, griežtų ataskaitų formų, kelionės dokumentų ir pan.).

Išankstinės ataskaitos rengimas 1C

Kiekvienas buhalteris turėtų būti susipažinęs su tokiu dokumentu kaip išlaidų ataskaita. Kaip tinkamai užsiregistruoti 1C? Dokumento vieta programoje yra skyrius „Bankas ir kasa“.

Sukurtame lange pirmiausia turite nurodyti informaciją apie organizaciją ir atskaitingus asmenis. Mygtukas „Pridėti“ atvers lentelę, kurioje turėsite atspindėti visą informaciją apie išleistas lėšas.

Yra trys avanso tipai:

• Čia atsižvelgiama į oro ir traukinių bilietus, čekius, pašto ženklus ir kt.
• Grynieji pinigai. Pagrindinė dokumento paskirtis – grynųjų pinigų nurašymas.
• Tikrinama sąskaita. Dokumentas reikalingas norint atsižvelgti į negrynųjų pinigų sumos nurašymą iš įmonės einamosios sąskaitos.

Norėdami sugeneruoti informaciją apie grynųjų pinigų išdavimą, pirmiausia turite sukurti naują kasos pajamų orderį. Užpildžius dokumentą reikia atsispausdinti ir atiduoti atsakingam asmeniui, kad šis užpildytų eilutę apie lėšų gavimą ir pasirašytų. Tik po to galite išsaugoti ir paskelbti dokumentą.

Kasos pajamų orderio lentelės dalyje turėtumėte nurodyti informaciją apie atskaitingo asmens įsigytas prekes ir medžiagas. Jei perkant prekes buvo išrašyta sąskaita faktūra, tuomet turite patikrinti SF vėliavėlę, pasirinkti Tiekėją ir užpildyti jo duomenis.

Skiltyje „Grąžinamoji pakuotė“ reikia užpildyti informaciją apie pakuotę, kurią Tiekėjas laukia atgal.

Skiltyje „Mokėjimas“ įrašomos sumos, sumokėtos tiekėjui už anksčiau įsigytas prekes. Išrašytas avansas atsispindi siuntimu D 60.02 K 71.01.

Skirtukas „Kita“ skirtas kitoms atskaitingo asmens išlaidoms (komandiruotės, kelionės, kuro išlaidoms ir kt.) apskaityti.

Gana dažnai organizacijos ūkinėje veikloje įmonės darbuotojams ataskaitų teikimo tikslais suteikiamos piniginės ir negrynosios lėšos (taip pat piniginiai dokumentai). Kurie vėliau naudojami įmonės verslo poreikiams apmokėti, kelionės bilietams įsigyti, viešbučio paslaugoms verslo kelionių metu apmokėti. Sąrašas, kur gali būti panaudotos atskaitingos lėšos, yra labai didelis, jo niekas nereglamentuoja. Šiame straipsnyje pažvelkime į temą, kur ir yra.

Kaip rasti išankstinę ataskaitą 1C programoje

Norėdami rasti išankstinę ataskaitą, pagrindiniame programos „1C: Apskaita“ 8 versijos „Taxi“ sąsajos meniu turite pasirinkti skyrių „Bankas ir kasa“, tada bloke „Kasa“ raskite poziciją „Išankstinė ataskaita“. . Atlikę šiuos veiksmus būsite nukreipti į žurnalą „Išankstinės ataskaitos“. Tada spustelėkite mygtuką „Sukurti“.

Ekrane pasirodo išankstinė ataskaita, kurią reikia užpildyti pagal pirminius dokumentus, pateiktus įmonės buhalterijai ir pridedamus prie avanso ataskaitos.

Išankstinės ataskaitos pildymas 1C programoje

Dokumento antraštėje užpildomi šie laukai:

• Data;
• Skaičius;
• Organizavimas;
• Atskaitingas asmuo gali būti organizacijos darbuotojas arba asmuo, veikiantis pagal įgaliojimą;
• Sandėlis pasirenkamas, jei perkamos prekės ir materialinės vertybės, kurios vėliau perduodamos į sandėlį finansiškai atsakingam asmeniui.

Dokumento lentelinėje dalyje yra keli skirtukai, jie pildomi atsižvelgiant į prie išlaidų ataskaitos pridedamus dokumentus ir atskaitingo asmens gautas lėšas:

• Pažanga;
• Prekės;
• Grąžinama pakuotė;
• Mokėjimas;
• Kita.

Kad pirmas skirtukas būtų automatiškai užpildytas lentelės dokumento dalyje, kai atskaitingas asmuo gauna avansą, reikia sukurti avanso ataskaitą remiantis. Taip gali nutikti, kai pasirenkate „Sukurti pagal“ dvi pozicijas, iš kurių viena yra „Grynųjų pinigų išėmimas“, kita – „Nurašymas iš einamosios sąskaitos“.

Pirmajame skirtuke taip pat įrašoma pozicija išduodant piniginius dokumentus į ataskaitą, tai gali būti, pavyzdžiui, organizacijos įsigytas kelionės bilietas.

Negalite kurti avanso ataskaitos pagal įvestas į duomenų bazę operacijas, o rankiniu būdu pasirinkti avanso gavimo dokumentą subataskaitai, paspaudę mygtuką „Pridėti“. Atlikus šiuos veiksmus, pirmojo skirtuko lentelės dalyje esantis laukas „Išanksmai“ tampa aktyvus.

Perkant prekes už grynuosius pinigus, nuo apskaitomos sumos, reikia užpildyti antrą skirtuką, kuris vadinasi „Prekės“.

Tokiu atveju lentelės dokumento dalyje turite įvesti šiuos duomenis:

• išlaidų dokumentas;
• Prekių asortimentas parenkamas iš katalogo;

Būkite atsargūs, jei šio gaminio nėra „Nomenklatūros“ kataloge, pirmiausia turite užpildyti jo kortelę, kurioje nurodomas pavadinimas, matavimo vienetas ir kita informacija.

• Kiekis;
• Kaina;
• PVM tarifas;
• Tiekėjo pavadinimas, paimtas iš katalogo „Darbo šalys“;
• Sąskaitos faktūros duomenys;
• Išlaidų sąskaitos ir PVM sąskaita.

Suma ir suma bus užpildyti automatiškai.

Mokant už prekes ar paslaugas sandorio šalims iš apskaitomų lėšų, užpildomas ketvirtas išlaidų ataskaitos skirtukas, kuris vadinasi „Mokėjimas“. Ją spustelėjus atsidaro lentelės skyrius, kuriame reikia užpildyti šiuos duomenis:

• Išlaidų dokumentas yra dokumento pavadinimas;
• Sandorio šalis ir sutartis;
• Operacijos turinys pildomas rankiniu būdu, nenurodant žinyno.

Atsiskaitomosios sąskaitos, kurioms bus priskiriama išlaidų suma, įvedamos automatiškai, tai yra 60 sąskaita „Tiekėjai ir rangovai“, tačiau šią sąskaitą galima pakeisti, remiantis žinynu „“.

Penktasis skirtukas „Kita“ pildomas ne tik su darbuotojo komandiruote susijusių dokumentų pateikimo atvejais, bet ir įmonės verslo reikmėms bei kitoms išlaidoms apmokėti.

Kaip ir kituose skirtukuose, užpildykite:

• Dokumentas (išlaidos);
• Nomenklatūra;
• PVM suma;
• Suma pildoma automatiškai;
• Teikėjas;
• Rodiklis stulpelyje „Sąskaita“ nustatomas, ar yra sąskaita, ar ne;
• Rodiklis nustatomas stulpelyje „BSO“, nesvarbu, ar tai griežta ataskaitų forma, ar ne;
• Užpildykite sąskaitos faktūros duomenis;
• Kaštų sąskaita apskaitai (apskaitai) pasirenkama iš sąskaitų plano, o sąnaudų subsąskaita taip pat pasirenkama iš katalogo;
• Iš sąskaitų plano mokesčių apskaitai parenkama NU (mokesčių apskaita) sąnaudų sąskaita, taip pat iš katalogo pasirenkama išlaidų subsąskaita;
• Pasirinkite PVM sąskaitą.

Esant poreikiui, kai kuriems darbuotojams gali būti skiriamos lėšos įmonės pramogų ar verslo išlaidoms. Jie turi teisę gauti pinigus pagal vadovo įsakymą dėl atskaitingų asmenų, jeigu jų vardas ir pavardė. ir pareigos yra nurodytos asmenų, turinčių šią galimybę, sąraše.

Dokumento forma

Iš anksto darbuotojui suteiktų pinigų išleidimas patvirtinamas pirminiu apskaitos dokumentu – avanso ataskaita. Forma yra vieninga forma Nr. AO-1, ​​kurios vieną dalį užpildo darbuotojas, antrąją – buhalteris.

Atskaitomų sumų grąžinimas pagal avanso ataskaitą

Yra nustatyti tam tikri atskaitingo asmens avanso ataskaitos pateikimo terminai, per kuriuos darbuotojas privalo atsiskaityti apie išleistas lėšas.

Gavęs lėšas, atskaitingas asmuo privalo ne vėliau kaip per tris darbo dienas nuo galiojimo pabaigos, kuriam lėšos buvo išduotos į sąskaitą, arba nuo grįžimo į darbą dienos, pateikti avanso ataskaitą su pridedamais patvirtinamaisiais dokumentais. (instrukcijos Nr. 3210- U 6.3 p.).

Jei darbuotojas ne iki galo išleido lėšas, už išleistą dalį surašomas avansinis aktas, nurodant nepanaudotų pinigų sumą – tai yra atsiskaitomų sumų grąžinimas pagal avanso ataskaitą.

Taip pat neretai pasitaiko atvejų, kai darbuotojas iš pradžių išleidžia savo pinigus, tada atsineša dokumentus ir susigrąžina pinigus. Tokiu atveju jis turi kreiptis į buhalteriją su prašymu dėl patirtų išlaidų atlyginimo. Buhalteris taip pat atlieka tokius skaičiavimus naudodamasis išankstine ataskaita. Todėl ši situacija gali būti siejama ir su avansinių sumų grąžinimu pagal avanso ataskaitą.

Jei darbuotojas visiškai nepadarė išlaidų, jis grąžina kasininkei atsiskaitomąją sumą ir avanso ataskaitos nerengia.

Reikia atsiminti: jei nebuvo laikomasi atskaitingo asmens išankstinio pranešimo pateikimo termino, tai laikoma kasos drausmės pažeidimu (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 15.1 str.).

Pildymo procedūra

Dabar atidžiau pažvelkime į dokumento pildymo tvarką.

Pildo darbuotojas

Priekinė pusė.

Taigi, formos Nr. AO-1 priekinėje pusėje darbuotojas privalo:

Nurodykite įmonės pavadinimą ir OKPO kodą.

2. Įveskite dokumento sudarymo datą ir priskirkite numerį.

3. Stulpelyje „ataskaita suma“ įrašome sumą, kurią darbuotojas išleido įmonės buities reikmėms. Pavyzdžiui, jam buvo duoti penki tūkstančiai rublių, bet jis išleido keturis tūkstančius. Todėl šioje skiltyje jis nurodo keturis tūkstančius.

4. Nurodome struktūrinio padalinio pavadinimą ir kodą.

5. Po to nurodykite savo vardą ir pavardę. atskaitingas asmuo, jo personalo numeris ir profesija (pareigos).

6. Įveskite avanso paskirtį.

7. Priekinėje formos pusėje esančios lentelės kairėje pusėje nurodykite sumos, gautos iš įmonės kasos (arba į banko kortelę), sumą. Jei reikia, nurodykite išleistų pinigų sumą užsienio valiuta.

8. Nurodome bendrą gautų lėšų sumą.

9. Nurodome sumą, išleistą įmonės verslo poreikiams tenkinti.

10. Nurodykite likučio sumą.

Išvirkščia pusė.

11. Kitoje formos pusėje 1-6 stulpeliuose darbuotojas turi surašyti visus darbuotojo padarytas išlaidas patvirtinančius dokumentus (pardavimo kvitus, kasos kvitus ir kt.), nurodydamas išleistas sumas. Dokumentai turi būti sunumeruoti tokia tvarka, kokia jie surašyti išlaidų ataskaitoje.

Dabar apie tai, kokią informaciją darbuotojas turėtų įvesti į atitinkamus stulpelius:

• 1 — išlaidas patvirtinančiam dokumentui suteiktas įmokos numeris;
• 2 - patikrinimo data;
• 3 — čekio numeris;
• 4 - išlaidas patvirtinančio dokumento pavadinimas;
• 5 - čia įrašoma patirtų išlaidų suma rubliais;
• 6 – prireikus pildoma. Nurodoma patirtų išlaidų suma užsienio valiuta;
• eilutėje „Iš viso“ nurodoma bendra išlaidų suma.

12. Darbuotojas, užpildęs reikiamus laukus, turi pasirašyti ant formos su stenograma. Tada turite pateikti dokumentą buhalterijai. Buhalteris patikrins, ar forma užpildyta teisingai.

Pildo buhalteris

Priekinė pusė.

13. Buhalteris, gavęs formą, turi įsitikinti, kad ji užpildyta teisingai. Jei klaidų nerandama, buhalteris apie tai pažymi stulpelyje „ataskaita patikrinta“ ir pasirašo.

Po to buhalteris toliau pildo formą.

15. Buhalteris užpildo nuimamą formos dalį, pasirašo ir atiduoda darbuotojui.

Išvirkščia pusė.

16. Buhalteris informaciją įrašo į 7 ir 8 stulpelius. Čia nurodomos priimtos apskaitai išlaidų sumos. 9 stulpelyje nurodomi apskaitos sąskaitų numeriai, kurie nurašomi išlaidų sumai. Darbuotojo ir buhalterio nurodytos sumos turi būti vienodos.

Po to buhalteris užpildo priekinę išlaidų ataskaitos pusę.

Priekinė pusė.

17. Priekinėje pusėje dešinėje lentelėje buhalteris įveda šią informaciją:

• ankstesnio avanso likutis arba perviršis;
• avanso, gauto iš įmonės kasos, suma;
• išleista pinigų suma;
• avansinių sumų likutis arba perteklius;
• apskaitos įrašas - informacija paimama iš duomenų 9 stulpelyje, kuris yra kitoje pusėje.

19. Direktorius patvirtina dokumentą ir grąžina jį buhalterijai. Po to 5 metus saugomas įmonės buhalterijoje. Po šio laikotarpio jis sunaikinamas.

Pavyzdį galite atsisiųsti mūsų svetainėje.

Apskaitoje registruojamos apskaitinės pinigų sumos, pavedimai ar dokumentai Skirtingi keliai. Avansinio įrašo tipas gali priklausyti nuo to, kokiu tikslu darbuotojui buvo išduotas turtas, taip pat nuo pačios įmonės veiklos pobūdžio.

Siekiant išspręsti įmonės vadovybės keliamas problemas, kai kuriems darbuotojams gali būti išduodamas atskaitingas turtas, kuris apima:

• pinigų sumos;
• negrynųjų pinigų lėšos, pervestos į banko sąskaitą ar kortelę;
• piniginius dokumentus.

Darbuotojai, gavę turtą privalo pateiktiį buhalteriją, kuri nurodys, kokiems tikslams ir kokia suma buvo išleistos lėšos. Vėliau dokumentą patikrina buhalteris ir įrašo į įmonės buhalterinę apskaitą pagal tam tikra schema.

Pagal įstatymus ataskaitas gali gauti etatiniai ir laisvai samdomi darbuotojai bei tretieji asmenys, jeigu tai nurodyta apskaitos politikos dokumentuose.

Kaip teisingai vadovauti

Dalinių ataskaitų apskaita vykdoma pagal suskaiciu 71, pagal kurią lėšų išdavimas apskaitomas kaip debetas (Dt), o nurašymas – kaip kreditas (Ct).

Turi būti padaryti apskaitos įrašai už kiekvieną turto sandorį. Pavyzdžiui, įmonė darbuotojui davė 10 000 lyginimo įrangai įsigyti, štai kaip atrodytų dokumentacija:

Egzistuoja ir kitų tipų skelbimai – jų pasirinkimas priklauso nuo operacijų su ataskaita tipą ir tikslus, kuriems ji skirta.

Lėšų gavimas iš įmonės kasos darbuotojui: Dt 71 Kt 50, pagrindas - kasos orderis.

Pinigų pervedimas iš įmonės kasos į darbuotojo banko sąskaitą ar kortelę: Dt 71 Kt 51, 52 arba 55, bazė – .

Kelionės dokumentų išdavimas komandiruotam darbuotojui: Dt 71 Kt 50-3.

Darbuotojo nepanaudotų lėšų grąžinimas: Dt 50, 51, 52 arba 55, pagrindas - darbuotojo akcinė bendrovė, kasos pajamų orderis likusiai sumai, banko išrašas.

Asmeninių lėšų, išleistų įsigyjant įmonės materialinius objektus, kompensavimas darbuotojui: Dt 08, arba 15, Kt 71, pagrindas - avanso ataskaita ir priėmimo aktas.

Įmonės išlaidos darbuotojų kelionėms: Dt 20, 23, 25, 26, 29 arba 44 Kt 71, pagrindas - UAB, išlaidas patvirtinantys dokumentai (čekiai, kvitai ir kt.).

PVM (pridėtinės vertės mokesčio) apskaičiavimas UAB: Dt 19 Kt 71, pagrindas – UAB ir sąskaita.

Perteklinių išlaidų išdavimas darbuotojui: Dt 71 Kt 50 arba 51, pagrindas - grynųjų pinigų atsiskaitymo pavedimas (CSO) ir mokėjimo nurodymas.

Atskirai reikėtų atsižvelgti į sumas, kurių darbuotojas negrąžino laiku. Tai daroma komandiruojant iš darbuotojo atlyginimo išskaičiuoti reikiamą pinigų sumą. Tai fiksuojama debetu 70 ir kreditu 73, o pagrindas yra atlyginimo lapelis.

Galutinis pateikimo ir pateikimo terminas

Visi avansinių ataskaitų pateikimo terminai turi būti aptarti su darbdaviu prieš išleidžiant lėšas iš įmonės kasos. Pareiškime, adresuotame vadovui, atskaitingam darbuotojui turi nurodyti:

• tikslas, kuriam paimamas turtas;
• pinigų suma, kurią reikia pranešti;
• išankstinės ataskaitos pateikimo terminas.

Šių svarbių punktų dėka darbdavys galės greitai nustatyti akcinės bendrovės pateikimo terminą, o buhalteris nesunkiai atliks reikiamus įrašus.

Darbuotojai, gavę lėšų iš įmonės, privalo pateikti avanso ataskaitą per 3 dienas pasibaigus turto išleidimo dokumente nurodytam laikotarpiui. Jei aktas buvo surašytas asmens ilgo nebuvimo darbo vietoje metu (dėl komandiruotės, atostogų, nedarbingumo atostogų ir pan.), tada išankstinis pranešimas (AO) pateikiamas ne vėliau kaip per 3 dienas nuo grįžimo.

pareiškimas

Dokumentų pateikimo buhalterijai metu darbuotojas, paėmęs apskaitą turtą turi parašyti kvitą. Nurodo, kad jis pateikė viską, ko reikia, o ataskaita buvo priimta patikrinti. Kvite turi būti pasirašyta:

• atskaitingas darbuotojas;
• įmonės direktorius;
• Vyriausiasis buhalteris;
• atsakingas pareigūnas.

Po patikrinimo darbų buhalteris patvirtina dokumentų paketą iš vadovo ir gauna jo parašą.

Sandėliavimas

Įmonės buhalteriui patikrinus gautą ataskaitą ir padarius atitinkamus įrašus, likučio sumos grąžinamos arba sulaikomos, dokumentas siunčiamas saugoti.

Remiantis Rusijos Federacijos mokesčių kodekso straipsniais, išankstinės ataskaitos komercinėse ar nevalstybinėse įmonėse saugomos skirtingu laiku, atsižvelgiant į popieriaus rūšį:

• 4 metai– apskaitos ir mokesčių ataskaitų, išrašų, avansinių ataskaitų, nuo kurių skaičiuojami mokesčiai, saugojimo laikotarpis;
• 10 metų– pirminės dokumentacijos laikotarpis, per kurį išlaidos dėl patirtų nuostolių perkeliamos į ateinančius laikotarpius;
• 5 metai– pirminėms išankstinėms ataskaitoms.

Valstybinėse organizacijose tokio tipo dokumentai turi būti saugomi ne trumpiau kaip 5 metus.

Pateiktos išlaidų ataskaitos tikrinimo etape buhalteris gali sužinoti, kad darbuotojas išleido daugiau lėšų, nei išrašė įmonė. Šiuo atveju įmonė turi grąžinti skirtumą darbuotojas.

Perteklinės išlaidos gali būti vadinamos:

• situacija, kai darbuotojas, išduodamas apskaitinį turtą, visiškai įvykdė vadovybės nustatytas užduotis ir buvo išleista daugiau lėšų;
• situacija, kai darbuotojas pateikė asmeninių išlaidų įrodymus – čekius, kvitus, jo apmokėtus garantinius talonus ir kt.

Perteklinių išlaidų apskaita vykdoma išrašant kasos pajamų orderį (KO-2 forma) sumai, lygiai darbuotojo asmeninių išlaidų kompensacijai. Lėšos išduodamos iš įmonės kasos ir nėra apmokestinamos nei mokesčiais, nei draudimo įmokomis, nei pensijų įmokomis.

Akcinės bendrovės išlaikymo taisyklės

Darbo su akcinėmis bendrovėmis algoritmas sutartinai skirstomas į 12 paprastų žingsnių:

1. Darbuotojo prašymo gauti apskaitinį turtą pateikimas.
2. Lėšų išdavimas iš įmonės kasos.
3. Darbuotojo gautų lėšų nukreipimas prašyme nurodytiems tikslams.
4. Išankstinės ataskaitos formos AO-1 (bendra visoms įmonių kategorijoms) užpildymas.
5. Prisegti prie UAB dokumentų, patvirtinančių darbuotojo išlaidų perviršį.
6. Visų reikalingų dokumentų pateikimo buhalterijai kvito registravimas.
7. UAB audito pradžia apskaitos skyriuje.
8. Nustatyti, ar forma užpildyta teisingai, ar yra dėmių, pataisymų ar trečiųjų šalių parašų.
9. Visų reikalingų apskaitos įrašų paruošimas.
10. Pateiktų čekių ar kvitų teisėtumo patvirtinimas – išlaidų perviršio įrodymas.
11. UAB patikrinimo užbaigimas, dokumentų pateikimas tvirtinti vadovybei.
12. UAB siuntimas saugojimui.

Jei dokumente yra dėmių ar pataisymų, buhalteris įpareigoja jo nepriimti svarstyti. Atitinkamai, joje nurodyta suma automatiškai laikoma nepatvirtinta sąnaudose ir išskaitoma iš atskaitingo darbuotojo atlyginimo. Štai kodėl turėtumėte būti atsargūs darbuotojui pildydami formą ir skrupulingai ją tikrindami iš buhalterio.

išvadas

Išankstinė ataskaita yra vienas iš nedaugelio dokumentų, kuris bėgant metams nekeičia savo paskirties ir formos. Todėl valstybinių ir nevalstybinių įmonių praktika tai įrodo svarbą dirbant su bet kokiu piniginiu turtu iš kasos aparato. Tai vienintelis dokumentas, patvirtinantis numatomą darbuotojo lėšų panaudojimą, todėl įrodantis jo teisėtą elgesį.

Pradėdamas registruoti atskaitomas lėšas ir atlikdamas apskaitos auditą vadovas privalo atidžiai pažiūrėk visus dokumentus, nes būtent jis išlaiko teisę sutrumpinti arba padidinti AO teikimo laikotarpį konkrečiam darbuotojui. Taip pat jo parašas ant dokumentų paketo tvirtinimo metu automatiškai įrodo, kad visos ginčytinos ir konfliktinės situacijos dėl likusio turto yra išspręstos ir šalys viena kitai pretenzijų neturi.

Žemiau pateikiami visi išankstinės ataskaitos sudarymo 1C programoje niuansai.

Organizacijos verslo veikloje išlaidų ataskaitų rengimas yra vienas dažniausių buhalterio veiksmų. Dauguma mokėjimų grynaisiais yra apdorojami išankstines ataskaitas: tai ir Kelionės išlaidos, ir įvairūs verslo pirkiniai.

Gavęs pranešimą, organizacijos darbuotojui įteikiami grynieji pinigai iš kasos (arba piniginiai dokumentai, pavyzdžiui, lėktuvo bilietai). Tai įforminama išlaidų kasos orderiu arba dokumentu „Kasos dokumentų išdavimas“.

Padaręs išlaidas darbuotojas atsiskaito, pateikdamas buhalterijai patirtas išlaidas patvirtinančius dokumentus, užpildo avansinę ataskaitą galutiniams mokėjimams atlikti.

Pažvelkime į dokumento įvedimo tvarką " Išankstinė ataskaita" Pavyzdžiui 1C Apskaita 8.2 leidimas 3.0.

Jei dirbate programoje 1C apskaitos įmonės leidimas 2.0, tada viskas gerai – „Išankstinės ataskaitos“ dokumentas šiuose leidimuose yra beveik identiškas. Yra tam tikrų skirtumų, tačiau dokumentą galite rasti programos meniu.

Dokumentų sąrašą „Avansinės ataskaitos“ galite atidaryti buhalterinės apskaitos skiltyje „Bankas ir kasa“, naršymo skydelio poskyryje „Kasa“, punkte „Išankstinės ataskaitos“.

Naudodami mygtuką „Sukurti“, įveskite naują dokumentą.
Dokumento antraštėje (viršuje) turite nurodyti pagrindinę informaciją:

• organizacija (jei vartotojo asmeniniuose nustatymuose nurodyta numatytoji organizacija, ji parenkama automatiškai įvedant naujus dokumentus);
• sandėlį, kuriame priimamos įsigytos prekės atskaitingas asmuo materialinės vertybės;
• asmuo yra organizacijos darbuotojas, atsiskaitantis už jam išrašytas lėšas (šį rekvizitą būtina užpildyti).

Dokumento forma „Išankstinė ataskaita“ turi penkis skirtukus.

Skirtuke „Avansai“ pasirinkite dokumentą, pagal kurį buvo išduotos atskaitomybės lėšos. Galima rinktis iš trijų tipų dokumentų:

• piniginių dokumentų išdavimas;
• sąskaitos grynųjų pinigų orderis;
• nurašyti nuo einamosios sąskaitos.

Jei lėšos buvo išduotos atskaitingam asmeniui, turite pasirinkti dokumentą, kuris atspindi problemą.

Atsidariusiame dokumentų sąraše pasirinkite jau sukurtą arba sukurkite naują dokumentą.

Įvedus išlaidų kasos orderį iš dokumento „Avanso ataskaita“, į kasos aparatą automatiškai įrašomas operacijos tipas „Išduoti atskaitingam asmeniui“, gavėjas yra avanso ataskaitoje pasirinktas atskaitingas asmuo ir buhalterinė sąskaita. Mums tereikia pasirinkti pinigų srauto elementą ir nurodyti avanso sumą.

Įrašę dokumentą, pažymėkite jį, o išduoto avanso suma ir valiuta bus automatiškai įvedami dokumento „Avanso ataskaita“ lentelės skiltyje „Avansai“.

Kanceliarinės prekės buvo nupirktos sumokėjus avansą. Jų pirkimas turi atsispindėti skirtuke „Produktai“. Šiame skirtuke įvedama informacija apie įsigytas atsargų prekes.

Skirtuke „Tara“ pildoma informacija apie atskaitingo asmens iš tiekėjų gautą grąžinamąją tarą (pvz., geriamojo vandens butelius).

Skirtuke „Mokėjimas“ pateikiama informacija apie grynųjų pinigų sumas, sumokėtas tiekėjams už įsigytą turtą arba išduotas iš anksto už būsimą pristatymą.

Skirtukas „Kita“ skirtas informacijai apie kelionės išlaidas rodyti. Tai gali apimti dienpinigius, bilietus ar degalų išlaidas. Ant jo įrašote pavadinimą, numerį, dokumento (arba išlaidų) datą ir išlaidų sumą.

Prekės, paslaugos ir kitos išlaidos pasirenkamos iš katalogo „“. Atitinkamose lentelinėse dokumento dalyse pateikiami rekvizitai „Buhalterinė sąskaita“ ir „PVM apskaitos sąskaita“, kurie užpildomi automatiškai, jei sistemoje sukonfigūruotos prekių apskaitos sąskaitos (straipsnis kaip jas nustatyti -).

Jei prie išlaidų ataskaitos pridedama sąskaita faktūra, tuomet reikia pažymėti varnelę „Pateikta sąskaita“, atitinkamoje eilutės rekvizituose nurodyti datą ir sąskaitos numerį, o atliekant išankstinę ataskaitą sistema automatiškai sugeneruos „Sąskaita faktūra“. gautas“ dokumentas. Tas pats gautos sąskaitos faktūros generavimo mechanizmas pateikiamas skirtuke „Produktai“.

Po registravimo dokumentas sugeneruos operacijas:

Iš dokumento galite sugeneruoti ir atsispausdinti formą AO-1 „Išankstinė ataskaita“:

Taigi programoje 1C Apskaita 8.2 pristatomi išlaidų ataskaitas.

Video pamoka: