Persiapan laporan latihan (GOST). Contoh laporan kemajuan. Cara menulis laporan Jika hotel memiliki meja kas

Di akhir masa magang, mahasiswa magang menyerahkan buku harian dan laporan tertulis tentang magang tersebut kepada pembimbing magang perguruan tinggi.

Buku harian tersebut harus memuat review mahasiswa magang di perusahaan, ditandatangani oleh pengawas magang dari perusahaan dan disahkan dengan stempel perusahaan (lihat Lampiran B), serta jadwal kerja dan isinya. (Lihat Lampiran C).

Laporan ini disusun berdasarkan entri dalam buku harian, yaitu. harus memuat informasi tentang pekerjaan spesifik yang dilakukan mahasiswa selama masa magang.

Laporan tersebut memberikan penjelasan singkat tentang semua poin tugas individu. Selain itu, dokumen informasi masukan dan keluaran, program dengan komentar, dan diagram algoritma dilampirkan pada laporan. Mahasiswa diberikan waktu 2-3 hari di akhir magang untuk menyelesaikan laporan.

Laporan latihan diserahkan kepada supervisor untuk diverifikasi. Jika ditemukan kesalahan, jumlah pekerjaan yang tidak lengkap, ketidakpatuhan terhadap aturan desain, atau kekurangan lainnya, laporan dikembalikan kepada siswa untuk direvisi.

Menyimpulkan latihannya

Sertifikasi berdasarkan hasil magang dilakukan berdasarkan laporan tertulis yang dibuat sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dan tinjauan pengawas magang dari perusahaan.

Berdasarkan hasil latihan, siswa memperoleh tes dengan penilaian yang berbeda (sangat baik, baik, memuaskan).

Hasil tes ditentukan oleh tingkat keterampilan praktis dan pengetahuan yang diperoleh siswa, tingkat penyelesaian tugas individu, dan umpan balik dari pengawas magang dari perusahaan.

Persyaratan umum isi laporan latihan

Laporan tersebut harus memberikan gambaran lengkap tentang relevansi topik yang dipilih, usulan cara penyelesaiannya, dan efektivitasnya.

Persyaratan umum laporan adalah:

· kejelasan dan urutan logis penyajian materi;

· argumentasi yang persuasif;

· singkatnya dan ketepatan kata, menghilangkan kemungkinan interpretasi yang ambigu;

· presentasi khusus hasil pekerjaan;

· kesesuaian simbol, singkatan dan istilah dengan standar yang diterima dalam bidang studi tertentu.

Dalam teks dokumen tidak diperbolehkan menggunakan ungkapan sehari-hari, teknis, atau profesionalisme; berlaku untuk konsep yang sama berbagai istilah ilmiah dan teknis yang memiliki kesamaan makna (sinonim), serta kata dan istilah asing jika ada padanan kata dan istilah dalam bahasa Rusia

Laporan harus memuat:

1. Halaman judul

2. Penugasan manajer praktik

3. Abstrak

5. Pendahuluan

6. Bagian utama

7. Kesimpulan dan kesimpulan

8. Daftar istilah dan (atau) singkatan yang diterima beserta penjelasannya

9. Daftar sumber dan literatur yang digunakan

10. Lamaran (jika diperlukan)

Halaman judul dan lembar tugas

Halaman judul dan lembar tugas diisi sesuai formulir yang diberikan pada Lampiran A, D.

Karangan harus mengandung:

· ciri-ciri laporan (jumlah halaman, gambar, tabel, lampiran; volume daftar referensi);

· daftar kata kunci;

· ringkasan inti dari pekerjaan yang dilakukan;

Volume abstrak tidak lebih dari 1 halaman.

Isi harus mencantumkan nama seluruh bagian, subbagian, dan paragraf (jika mempunyai nama) yang menunjukkan nomor dan nomor halaman di mana awal materi bagian (subbagian, paragraf) berada. Semua lamaran harus dicantumkan dalam isi karya, dengan mencantumkan nomor dan judulnya. Isinya termasuk dalam jumlah lembar dokumen ini.

Perkenalan harus berisi informasi umum tentang pekerjaan yang dilakukan. Itu harus mencerminkan relevansi topik yang dipilih, maksud dan tujuan praktik, metode yang digunakan, dan signifikansi praktis dari hasil yang diperoleh. Jika diinginkan, Anda dapat memberikan struktur logis laporan tersebut.

Volume pendahuluan tidak lebih dari 3 halaman.

Bagian utama harus berisi uraian tentang masalah yang sedang dipertimbangkan dan pembenaran atas relevansi penyelesaiannya, perumusan tujuan pekerjaan, pilihan dan pembenaran arah untuk mencapainya dan metode, teknik dan teknologi informasi yang digunakan untuk ini.

1. Deskripsi objek kajian (bidang studi yang permasalahannya dirumuskan dan diselesaikan, misalnya sistem manajemen yang ada, subsistem fungsionalnya, jenis kegiatan, jenis pendukungnya, dan lain-lain).

2. Analisis masalah (identifikasi kekurangan sistem saat ini dari sudut pandang komposisi kuantitatif dan kualitas implementasi fungsi otomatis, dukungan organisasi, teknis, informasi, dll.).

3. Pemilihan dan pembenaran arah penyelesaiannya dalam bentuk serangkaian tugas untuk meningkatkan subsistem fungsional atau jenis perangkat lunak tertentu, dengan mempertimbangkan batasan nyata (misalnya, meningkatkan perangkat lunak matematika menggunakan beberapa metode terkenal dengan yang diberikan perangkat lunak dan alat implementasi teknis).

4. Faktor dan indikator efisiensi dan kualitas yang berkaitan dengan masalah yang dipecahkan, dan nilai-nilai yang harus ditingkatkan sebagai hasil penyelesaian tugas yang diberikan

5. Dokumen dan data yang mengkonfirmasi keputusan yang diambil

Disarankan untuk mengumpulkan dan menyiapkan bahan untuk bagian utama laporan praktik sesuai dengan skema yang diadopsi ketika merancang sistem otomasi pada tahap survei dan studi kelayakan.

Kesimpulan harus memuat penilaian kualitatif dan kuantitatif terhadap hasil pekerjaan yang dilakukan.

Bagian ini memberikan informasi berikut dalam bentuk terkonsentrasi (poin demi poin):

· daftar masalah yang terpecahkan;

· daftar dan karakteristik solusi spesifik;

· informasi tentang kualitas dan efektivitas solusi yang diperoleh;

· arah perbaikan (pengembangan).

Daftar istilah dan (atau) singkatan yang diterima dengan penjelasan yang sesuai. Laporan harus menggunakan istilah ilmiah dan teknis, sebutan dan definisi, singkatan kata yang ditetapkan oleh standar yang relevan, dan jika tidak ada - yang diterima secara umum dalam literatur ilmiah dan teknis. Jika terminologi tertentu diadopsi dalam teks, maka di akhir teks (sebelum daftar referensi) harus ada daftar istilah dan (atau) singkatan yang diterima dengan penjelasan yang sesuai. Daftar tersebut disertakan dalam isi laporan.

Daftar sumber dan literatur yang digunakan harus menyertakan daftar sumber literatur (monografi, artikel jurnal, laporan penelitian, dll.) yang digunakan dalam karya dan referensi yang tersedia dalam teks laporan. Diperbolehkan untuk mendukung keputusan dan kesimpulan Anda sendiri, metode yang digunakan, dan bidang penelitian yang dipilih dengan mengacu pada sumber sastra.

Aplikasi . Peran penting dalam persiapan laporan, seperti dokumentasi lainnya, diberikan pada aplikasi.

Lampiran berisi tabel data awal dan hasil perhitungan antara, kesimpulan analitis (jika tidak menjadi subjek utama penelitian, tetapi digunakan untuk memperoleh beberapa ketergantungan yang dihasilkan), deskripsi algoritma dan teks program, deskripsi sarana teknis yang diketahui. sistem, gambar dan diagram. Lampiran dapat mencakup tindakan pelaksanaan dan penggunaan praktis hasil kerja, kesimpulan tentang efektivitas dan kualitasnya.

Aplikasi mungkin bersifat wajib atau informatif. Aplikasi informasi bersifat direkomendasikan atau referensi.

Volume aplikasi tidak dibatasi.

Halaman baru 1

Dokumentasi pelaporan organisasi terdiri dari beberapa set dokumen:

dokumen pelaporan statistik negara;

dokumen pelaporan departemen;

dokumen pelaporan intra institusi.

Sebutkan dokumen pelaporan statistik

Dokumen pelaporan statistik negara termasuk dalam Sistem Pelaporan dan Dokumentasi Statistik Terpadu. Nama-nama bentuk dokumen sistem ini merupakan bagian ke-6 dari Pengklasifikasi Dokumentasi Manajemen Seluruh Rusia.

Sistem pelaporan dan dokumentasi statistik terpadu mencakup beberapa subsistem:

- dokumentasi statistik neraca nasional dan neraca perekonomian;

- dokumentasi statistik potensi ilmu pengetahuan dan teknis serta kemajuan inovatif;

- dokumentasi statistik ketenagakerjaan;

- dokumentasi statistik sumber daya material;

- dokumentasi statistik keuangan;

- dokumentasi statistik sosial;

- dokumentasi statistik industri;

- dokumentasi statistik pertanian dan pengadaan hasil pertanian;

- dokumentasi statistik pembangunan modal;

- dokumentasi statistik hubungan ekonomi luar negeri;

- dokumentasi statistik pasar konsumen dan infrastrukturnya;

- dokumentasi statistik transportasi dan komunikasi;

- dokumentasi statistik pengamatan dan pencatatan perubahan harga dan tarif.

Dokumen pelaporan departemen

Bentuk dokumen pelaporan departemen dikembangkan oleh otoritas eksekutif federal (kementerian dan departemen) dan digunakan dalam organisasi bawahan atau, jika otoritas eksekutif federal melakukan koordinasi dan kontrol antarsektor, di semua organisasi di negara tersebut. Contohnya adalah Kementerian Pajak dan Bea Masuk Federasi Rusia, yang sedang mengembangkan bentuk pelaporan pajak terpadu yang diserahkan oleh organisasi ke inspektorat pajak.

Dokumen pelaporan statistik negara dan pelaporan departemen, sebagai suatu peraturan, diserahkan ke badan teritorial terkait dengan frekuensi tertentu: tahun, setengah tahun, kuartal, bulan, dekade (10 hari), minggu. Ada juga dokumen pelaporan satu kali yang diserahkan saat melakukan tindakan tertentu. Sebagai aturan, satu salinan dokumen dan salinan elektronik pada media magnetik diserahkan kepada otoritas yang berkepentingan, sementara satu salinan dokumen di atas kertas tetap berada di organisasi dan disimpan dalam arsip. Dokumen pelaporan organisasi yang diterima oleh badan pengelola disimpan di sana tidak lebih dari lima tahun, dan jangka waktu penyimpanan dokumen-dokumen ini di organisasi tempat dokumen tersebut dibuat sesuai dengan periode yang ditetapkan oleh Daftar dokumen manajemen standar organisasi, institusi dan perusahaan yang menunjukkan periode penyimpanannya (2002. ).

Dokumen pelaporan internal

Selain dokumen pelaporan statistik negara bagian dan pelaporan departemen, setiap organisasi menggunakan dokumen pelaporan internal, yang memuat secara ringkas informasi tentang pelaksanaan rencana, program, tugas, instruksi satu kali dari manajemen atau instruksi dari otoritas yang lebih tinggi, dan hasil perjalanan bisnis. Dokumen pelaporan semacam ini selalu disampaikan kepada manajemen organisasi ini atau organisasi yang lebih tinggi.

Dokumen pelaporan biasa disebut laporan atau sertifikat, dalam sistem dokumentasi akuntansi, bersama dengan nama-nama tersebut digunakan nama “neraca”. Dokumen yang disebut perhitungan atau pengeluaran dapat dilampirkan pada laporan. Nama laporan memuat nama jenis dokumen dan isi singkatnya, misalnya: laporan tenaga kerja, laporan konsumsi gas, laporan pengiriman produk, dll.

Persyaratan pelaporan

Dokumen pelaporan disiapkan untuk semua bidang kegiatan organisasi. Untuk banyak jenis laporan, dokumen peraturan atau metodologi dikembangkan yang menentukan prosedur persiapannya.

Laporan tersebut harus menunjukkan:

- nama organisasi (divisi) yang menyiapkan laporan (dalam beberapa laporan juga perlu untuk menunjukkan alamat resmi organisasi dan informasi tentang izin yang menjadi dasar operasi organisasi);

- judul laporan;

- tanggal laporan disusun, serta tanggal atau batas waktu pekerjaan yang mengarah pada laporan tersebut;

- nomor pendaftaran;

- tempat penyusunan laporan;

- penyusun (pelaksana) laporan;

- dasar penyusunan laporan;

- tanda tangan penanggung jawab penyusunan laporan, atau tanda tangan orang jika laporan dibuat oleh sekelompok orang;

- stempel organisasi, jika diwajibkan oleh dokumen peraturan.

Jenis laporan tertentu disetujui oleh pimpinan organisasi ini atau organisasi yang lebih tinggi. Hal ini terutama menyangkut laporan intra-lembaga dan laporan kegiatan organisasi (tahunan) yang diserahkan kepada organisasi yang lebih tinggi.

Teks laporan, tergantung pada tujuannya, dapat memberikan gambaran yang akurat tentang objek penelitian atau analisis, kemajuan pekerjaan, metode yang digunakan, dokumen peraturan yang diterapkan, perhitungan dan data akhir dapat diberikan.

Laporan dapat disiapkan dengan atau tanpa halaman judul.

Tidak ada pemimpin yang tidak meminta laporan dari bawahannya minimal setahun sekali atas apa yang telah dilakukannya. Dan masalahnya adalah dengan pekerjaan rutin, mengembangkan dokumen semacam itu tampaknya menjadi tugas yang cukup sulit. Dan entah kenapa kami malu untuk meminta contoh laporan pekerjaan yang telah diselesaikan kepada atasan kami. Bagaimana jika dia memutuskan bahwa kita tidak cocok dengan posisi yang kita tempati?

Siapa yang membutuhkannya

Pertanyaan ini ditanyakan oleh pelaksana yang mendapat tugas pelaporan. Seringkali, karyawan perusahaan merasa hampir terhina dengan tuntutan tersebut. Tapi semuanya punya arti.

Pertama, kontraktor sendiri memerlukan laporan atas pekerjaan yang dilakukan. Bukan sikap formal, tetapi sikap tertarik terhadap proses ini akan memungkinkan Anda menemukan hambatan dan kelemahan dalam kualifikasi Anda. Ini berarti bahwa arah-arah yang mungkin (dan perlu) untuk dikembangkan telah diidentifikasi. Bagaimanapun, kita semua belajar dari kesalahan kita.

Kedua, pemimpin membutuhkannya. Laporan kemajuan memungkinkan Anda menilai secara objektif kualitas dan kecepatan penyelesaian tugas yang diberikan. Berkat dokumen ini, banyak pertanyaan akan hilang - dari pertanyaan paling primitif “apa yang Anda lakukan sepanjang waktu” hingga pertanyaan rumit “mengapa saya harus mengganti komputer Anda ke yang lebih modern?” Karena laporan tersebut akan menunjukkan bahwa dibutuhkan banyak waktu untuk menyimpan perubahan pada dokumen. Dan ini tidak bergantung pada kontraktor - peralatan kantor yang ketinggalan jaman tidak dapat bekerja lebih cepat. Sebenarnya, inilah sebabnya mengapa karyawan tersebut seolah-olah sedang minum teh sepanjang waktu - dia hanya menunggu operasi selesai.

Dan pertanyaannya: “Mengapa Anda perlu menulis laporan tentang pekerjaan yang dilakukan untuk bulan tersebut?” itu sendiri tidak benar. Karena mengumpulkan dan mengisi database masuk akal bagi para ahli strategi, dan bukan bagi mereka. Memecahkan suatu masalah lebih mudah daripada membicarakan metode untuk menyelesaikannya.

Apa yang ditulis

Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahwa Anda perlu menulis dengan sangat detail. Apa pun yang tampak seperti benda kecil atau gerakan tubuh yang tidak berarti, ternyata bisa menjadi elemen kunci dalam menjalankan fungsi tertentu. Namun pemahaman akan hal ini baru akan muncul setelah mempelajari beberapa laporan tertulis.

Jika pekerjaannya bersifat rutin, misalnya merekonsiliasi dokumen dan mengidentifikasi inkonsistensi, maka masuk akal untuk mengembangkan bentuk tabel. Dalam hal ini, sekali lagi, pada awalnya tabel harus sangat detail dan berisi banyak kolom; Seiring berjalannya waktu, kebutuhan akan beberapa kolom tidak diperlukan lagi, dan bentuk laporan akan berubah menjadi bentuk normal (baca: wajar).

Dalam beberapa kasus, ketika menyusun laporan tentang pekerjaan yang dilakukan (guru, misalnya), tidak mungkin untuk mendekati masalah introspeksi secara formal. Memang, selain beban pendidikan dan metodologi yang direncanakan serta mempelajari materi yang diperlukan, sekolah juga menyelenggarakan kegiatan pendidikan. Hal ini memerlukan pendekatan khusus dalam penyusunan dokumen: perlu dipahami alasan keterbelakangan sejumlah siswa, untuk menemukan cara untuk menarik minat anak-anak pada mata pelajaran mereka. Dan pada saat yang sama, kita tidak boleh melupakan anak-anak sekolah yang berprestasi (atau bahkan berbakat).

Tujuan laporan

Untuk persiapan yang tepat dan biaya waktu yang minimal, perlu diputuskan sejak awal untuk tujuan apa dan mengapa laporan pekerjaan yang dilakukan untuk tahun tersebut ditulis. Sebutkan yang paling populer:

Pembenaran manfaat nyata dari posisi tertentu dalam organisasi;

Konfirmasi kualifikasi karyawan tertentu;

Demonstrasi kerja efektif kepada manajemen;

Memperoleh pendanaan untuk periode pelaporan berikutnya;

Memperoleh persetujuan untuk mengembangkan suatu arah (ide);

Pembenaran untuk membelanjakan sumber daya dan keuangan yang dialokasikan, dll.

Rumusan yang terkenal - rumusan masalah yang benar memberikan 50% solusi - juga berfungsi dalam kasus ini. Semakin baik kita memahami mengapa suatu laporan diperlukan, semakin mudah bagi kita untuk menulisnya. Sampai-sampai sebuah dokumen “untuk pertunjukan” tidak memerlukan pendekatan kreatif sama sekali dari kami. Dan memakan waktu.

Struktur dokumen

Kalau perusahaan belum punya yang dikembangkan, maka harus dikembangkan secara mandiri. Mengetahui tujuan dokumen, perlu dipikirkan strukturnya. Contoh laporan kemajuan menunjukkan bahwa diperlukan kerangka yang jelas dan sederhana.

Pada awalnya harus dijelaskan tujuan dan logika penyajian informasi. Menjelaskan urutan penyajian dan membuat daftar isi. Untuk tabel tersebut, perlu diberikan penjelasan singkat mengapa bentuk khusus ini dipilih.

Dalam bagian dan subbagian, kesatuan penyajian juga harus dijaga. Hal ini akan membuat dokumen lebih mudah dipahami dan, sebagai hasilnya, lebih mudah dipahami. Dalam suatu laporan dalam jangka waktu yang lama, ilustrasi dan grafik cukup tepat agar lebih mudah dipahami. Namun di sini Anda harus mematuhi aturan "cara emas": teks padat, serta materi visual eksklusif, menjadi membosankan dengan sangat cepat.

Ilmu gaya bahasa

Bagi karyawan biasa, mungkin hal yang paling sulit untuk ditulis adalah terminologi dan susunan kata. Laporan yang dibuat-buat akan terlihat tidak wajar dan akan menimbulkan reaksi negatif dari manajemen. Rumusan yang terlalu sederhana (misalnya 25 dokumen di-xerox) juga akan mengasingkan pembaca.

Namun Anda harus menghindari template. Satu-satunya pengecualian adalah dokumen yang tidak akan pernah dibaca oleh siapa pun. Terkadang kami menemui masalah seperti itu, namun dalam artikel ini kami tertarik pada laporan nyata (tidak dibuat untuk pro forma).

Bagaimanapun, Anda tidak boleh hanya berbicara tentang pencapaian. Untuk menyorotinya, perlu dibicarakan kesulitan-kesulitan yang kami hadapi selama bekerja. Analisis kompleksitas antara lain tentang optimalisasi pekerjaan bagi karyawan manajemen. Contoh laporan tentang pekerjaan yang telah dilakukan menyarankan agar Anda tidak menggunakan frasa sederhana seperti “kondisi tidak memuaskan”, “kesulitan yang dihadapi”, dll. Lebih baik menyebut semuanya dengan nama aslinya: “mesin fotokopi rusak”, “kurangnya akses ke Internet”, “kurangnya atau terlambatnya penerimaan informasi dari departemen terkait.” Semua ini memungkinkan kami menilai situasi perusahaan saat ini secara memadai dan obyektif.

Evaluasi hasil

Setiap hasil yang diperoleh harus didukung dengan angka. Spesifikasi tersebut memberikan pemahaman tentang dinamika pembangunan.

Selain itu, perlu ditetapkan kriteria untuk mengevaluasi hasil. Apakah itu yang sebelumnya (misalnya laporan triwulanan) atau, sebaliknya, nilai persentase pencapaian tujuan yang ditetapkan, terserah pada penulis dokumen untuk memutuskan.

Secara umum, indikator tidak langsung dapat memberi tahu banyak tentang proses penyelesaian tugas yang diberikan. Ada juga banyak informasi di sini untuk analisis lebih lanjut. Dari menentukan biaya tenaga kerja hingga memahami kebenaran penetapan tujuan.

Dari masalah hingga solusi

Sebagian besar laporan disusun berdasarkan prinsip menggambarkan kemajuan pekerjaan. Dokumen yang secara jelas menunjukkan hubungan masalah-solusi terlihat lebih menguntungkan. Pembaca segera memahami metode dan teknik apa (jika perlu) yang digunakan pelaku untuk menyelesaikan tugas secara tepat waktu dan berkualitas tinggi.

Rantai “masalah spesifik - penyebab terjadinya - penetapan tugas - solusi” yang lebih rinci segera menunjukkan perlunya menyajikan laporan harian dalam bentuk tabel. Apalagi nama-nama grafiknya sudah diketahui. Informasi yang disajikan dengan cara ini mudah dibaca dan dianalisis.

Penyajian indikator kuantitatif

Jika laporan sebagian besar terdiri dari data digital, bentuk tabelnya akan sangat sulit dipahami. Aliran angka yang terus menerus benar-benar membuat pembaca bosan hanya dalam beberapa menit. Hal lainnya adalah bagan dan grafik multi-warna. Mereka jelas, dapat dimengerti, dan mudah dibaca.

Setiap diagram harus dikomentari. Selain itu, perlu ditunjukkan bagaimana berbagai grafik saling berhubungan; Mengklarifikasi hubungan sebab-akibat akan semakin memudahkan analisis laporan.

Jika sumber daya material dikeluarkan selama pekerjaan, Anda tidak boleh hanya mencantumkan semuanya. Sebaliknya, barang yang diperoleh harus dicantumkan. Ungkapan kering: “Peralatan kantor telah dibeli” akan terdengar sangat berbeda jika Anda menulis: “2 pekerjaan diciptakan, yang memungkinkan peningkatan output departemen.”

Cara membuat dokumen

Terlepas dari kenyataan bahwa tidak ada bentuk persiapan tunggal, laporan tentang pekerjaan yang dilakukan dapat disiapkan sesuai dengan Gost, yang mendefinisikan kriteria utama untuk karya ilmiah. Ini menentukan persyaratan untuk pemformatan, jenis dan ukuran font, dll.

Mengenai keterbacaan dokumen, berikut beberapa tipsnya:

Usahakan tidak lebih dari 5 kalimat dalam satu paragraf;

Indikator utama dapat disorot berdasarkan font atau warna;

Pisahkan teks sehingga tabel atau grafik tidak memenuhi seluruh halaman; pastikan untuk memberikan ruang untuk mengomentarinya;

Tulis ringkasan laporan yang jelas dan ringkas.

Kiat-kiat ini akan membantu membuat laporan Anda lebih mudah dipahami, dan oleh karena itu pada awalnya akan menyiapkan sikap setia pembaca terhadap penulis dokumen. Bayangkan Anda adalah bosnya. Dan jadikanlah laporan tersebut sesuatu yang bermanfaat dan menarik untuk Anda baca.

Sumber: JSC "INFORMASI OVIONT"

1. Dokumen yang mengkonfirmasi fakta penyampaian laporan ke berbagai otoritas pengatur

1.1 Pertukaran dokumen elektronik antara wajib pajak dan Layanan Pajak Federal

Menurut Prosedur (disetujui oleh Perintah Layanan Pajak Federal tanggal 2 November 2009 No. MM-7-6/534@) untuk penyampaian laporan ke Layanan Pajak Federal dalam bentuk elektronik, fakta penyampaian laporan ke Pajak Federal Layanan dikonfirmasi tanda terima penerimaan, yang tanggal penyerahan dokumennya ditetapkan berdasarkan tanggal yang ditentukan dalam dokumen elektronik "Konfirmasi tanggal pengiriman", dihasilkan oleh operator komunikasi khusus atau otoritas pajak itu sendiri (bila dikirim langsung ke otoritas pajak).

Fakta bahwa pelaporan diunggah ke database informasi otoritas pajak tanpa kesalahan dikonfirmasi oleh dokumen elektronik "Pemberitahuan masuk". Jika ditemukan ketidakakuratan dalam pelaporan, Layanan Pajak Federal akan mengirimkannya "Pemberitahuan klarifikasi", setelah menerimanya, wajib pajak harus memperbaiki kesalahan yang ditunjukkan dalam pemberitahuan dan mengirim kembali pernyataan tersebut ke Layanan Pajak Federal. Sementara itu, denda atas keterlambatan penyampaian laporan tidak dipungut, karena tanggal pengiriman telah dicatat sebelumnya dalam dokumen “Konfirmasi tanggal pengiriman”.

Meja 1. Jenis dokumen pendukung yang digunakan dalam pengelolaan dokumen elektronik di Layanan Pajak Federal

	Tipe dokumen	Mulai dari nama file
	Pesan informasi tentang keaslian yang diberikan kepada perwakilan tentang pemberian wewenang kepadanya untuk melaksanakan tugas kepada otoritas pajak
	Pemberitahuan klarifikasi SPT
	Tanda terima penerimaan
	Konfirmasi tanggal pengiriman pernyataan (perhitungan) oleh Wajib Pajak (perwakilan) dalam bentuk elektronik
	Pemberitahuan penolakan penerimaan Surat Pemberitahuan (penghitungan) pajak dalam bentuk elektronik		Formulir disetujui Berdasarkan Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tanggal 25 Februari 2009 No. MM-7-6/85@
	Pemberitahuan memasukkan informasi yang ditentukan dalam pengembalian pajak
	Pemberitahuan penerimaan dokumen elektronik dalam bentuk elektronik

Pada Gambar. Gambar 1 menunjukkan susunan dokumen elektronik yang ikut serta dalam pertukaran antara Wajib Pajak, penyelenggara komunikasi khusus dan otoritas pajak pada saat menyampaikan SPT PPh.

Beras. 1. Isi dokumen elektronik yang menyertai penyampaian SPT PPh kepada fiskus

Seperti yang dapat dilihat dari Gambar. 1, aliran dokumen mencakup dua jenis file:

1. File .xml adalah versi elektronik dari dokumen pelaporan atau dokumen yang mengonfirmasi pengirimannya, disusun dalam format yang ditetapkan oleh Layanan Pajak Federal;
2. file sig adalah tanda tangan digital elektronik (qualified digital signature) dari orang yang diberi kuasa yang menandatangani dokumen tersebut, yaitu: wajib pajak, penyelenggara khusus atau badan pengatur. Untuk kenyamanan menghubungkan file dokumen dan tanda tangan digitalnya, nama file dokumen biasanya dibentuk dengan menambahkan ekstensi “.sig” ke nama file dokumen. Dengan demikian, file tanda tangan digital dihasilkan, yang namanya diakhiri dengan “.xml.sig”. Mengapa “biasanya”, karena program dari beberapa operator khusus tidak melakukan hal ini, sehingga menyulitkan pengguna dan program lain untuk memahami tujuan dan koneksi file yang dihasilkan.

1.2. Karakteristik aliran dokumen elektronik antara Wajib Pajak dan Dana Jaminan Sosial

Tata cara pertukaran dokumen dalam bentuk elektronik dengan tanda tangan digital antara pemegang polis dan Dana Jaminan Sosial, yang disetujui dengan Surat Perintah Dana Jaminan Sosial No. 19 tanggal 12 Februari 2010 (sebagaimana diubah pada 14 Juni 2011), mengasumsikan bahwa dokumen konfirmasi penyerahan Formulir 4-FSS adalah:

1. menerima pembayaran atau
2. penerimaan penerimaan perhitungan dengan kesalahan

Tanggal penyampaian laporan, yang menentukan apakah pemegang polis menyampaikan laporan tepat waktu, dicatat dalam tanda terima itu sendiri (dan bukan dalam konfirmasi tanggal pengiriman, karena dokumen tersebut tidak disediakan pada saat penyampaian laporan kepada pihak. Dana Asuransi Sosial).

Jika Anda menerima tanda terima dengan kesalahan, IMF merekomendasikan untuk melakukan koreksi pada Formulir 4-FSS (sesuai dengan protokol kesalahan) dan mengirimkan kembali laporan ke gateway FSS. Dalam hal ini, tanggal penyampaian laporan akan dianggap sebagai tanggal yang ditentukan dalam Pertama penerimaan yang dihasilkan untuk periode pelaporan berjalan.

Dokumen yang menyertai penyerahan Formulir 4-FSS dalam bentuk elektronik antara lain laporan kesalahan format dan/atau pengendalian logis (jika ada kesalahan), serta tanda terima (lihat Tabel 2).

Meja 2. Jenis dokumen pelengkap yang digunakan dalam pengelolaan dokumen elektronik pada Dana Asuransi Sosial

Tanda terima laporan Dana (dengan atau tanpa kesalahan) dienkripsi dan ditandatangani oleh orang yang berwenang dari file FSS dengan ekstensi ".p7e". Setelah mendekripsi file tanda terima, Anda dapat melihat bahwa file tersebut berisi file html dari protokol untuk memproses file laporan 4-FSS dan laporan xml asli dari pemegang polis. Kehadiran dua file tersebut dalam kuitansi menegaskan bahwa kuitansi tersebut sama persis dengan laporan 4-FSS yang disertakan di dalamnya.

1.3 Karakteristik aliran dokumen elektronik antara wajib pajak dan Dana Pensiun Rusia

Sesuai Perintah Pengurus Dana Pensiun tanggal 11 Oktober 2007. 190r, yang mengatur aliran dokumen elektronik dengan pemegang polis, dokumen yang mengkonfirmasi fakta penyampaian laporan ke Dana Pensiun Rusia adalah protokol kontrol pelaporan. Yang terakhir dapat berstatus "positif", yang berarti bahwa pelaporan dianggap berhasil diterima, atau berstatus "negatif", jika kesalahan diidentifikasi dalam pelaporan ke Dana Pensiun Rusia, yang harus diperbaiki dan pelaporan dikirim kembali. .

Mirip dengan pelaporan ke Layanan Pajak Federal, informasi akuntansi yang dipersonalisasi dan RSV-1 yang dihasilkan secara elektronik biasanya berupa dua jenis file: “.xml” dan “.xml.sig”.

Beras. 2. Isi dokumen elektronik yang menyertai penyampaian paket informasi ke Dana Pensiun Rusia

2. Fitur penyimpanan dokumen konfirmasi pengiriman

Setelah memutuskan dokumen yang mengkonfirmasi fakta penyampaian laporan kepada otoritas pengatur, kami akan mengetahui tempat penyimpanan/lokasinya.

Jadi, secara berurutan. Pelaporan ke Layanan Pajak Federal dalam bentuk elektronik dapat disampaikan melalui:

1. operator komunikasi khusus,
2. langsung ke otoritas pajak menggunakan skema operator non-khusus, misalnya melalui sistem GNIVTs-Priem Region (skema GPR) atau melalui situs web Layanan Pajak Federal Rusia.

Dalam kasus pertama, laporan yang dikirim, serta serangkaian dokumen pendukung, ditransmisikan melalui server operator komunikasi khusus. Dan beberapa operator khusus mungkin menyimpan dokumen tersebut dalam bentuk terenkripsi di server operator khusus, misalnya di server sistem Kontur-Extern. Jika diperlukan untuk menyerahkan dokumen pelaporan elektronik yang disertifikasi oleh otoritas pajak kepada lembaga kredit, auditor, komisi persaingan atau inspektur otoritas pengatur, maka dokumen tersebut harus disimpan ke disk. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi penghematan alur kerja. Fungsi-fungsi tersebut diterapkan di sebagian besar program pelaporan elektronik. Inilah yang mereka sebut “pelestarian alur dokumen” dalam program “Balance-2W” dan sistem “Kontur-Extern”.

Jika pelaporan dikirim melalui situs web Layanan Pajak Federal, maka dokumen pelaporan yang diserahkan dan tanda tangan digitalnya, serta dokumen yang mengonfirmasi penyerahannya, harus disimpan di situs web Layanan Pajak Federal (lihat Gambar 3).

Beras. 3. Pelaporan dan dokumen pelengkap dikirim melalui Portal Layanan Pajak Federal

Semua dokumen elektronik yang dipertukarkan antara Wajib Pajak, penyelenggara khusus (jika ikut serta dalam pengelolaan dokumen elektronik) dan otoritas pajak biasanya disimpan dalam bentuk file dalam dua format: “.xml” dan “.xml.sig”. Dokumen pertama adalah file dokumen elektronik yang dihasilkan sesuai format yang telah ditetapkan. Yang kedua adalah tanda tangan elektronik berdasarkan dokumen orang yang berwenang.

File Xml dapat dibuka menggunakan browser, tetapi hanya spesialis yang memahami format dokumen yang dapat “membacanya” (lihat contoh file pada Gambar 4).

Beras. 4. File yang melaporkan kesalahan dalam deklarasi yang diterima dari Layanan Pajak Federal

Anda dapat melihat file dengan ekstensi ".xml.sig" yang berisi tanda tangan digital dalam bentuk yang mudah digunakan menggunakan perangkat lunak khusus yang memungkinkan Anda memeriksa tanda tangan pada dokumen elektronik. Salah satu program yang terkenal adalah CryptoARM - program yang menyediakan antarmuka dialog untuk melakukan operasi kriptografi, seperti enkripsi dan dekripsi, pembuatan dan verifikasi tanda tangan elektronik, dan lain-lain.

Situasi penyimpanan laporan di Dana Asuransi Sosial agak berbeda. Formulir 4-FSS yang dikirim dalam bentuk elektronik diterima di satu gerbang penerimaan untuk seluruh negara, di mana tanda terimanya, yang merupakan dokumen pendukung elektronik yang signifikan secara hukum, disimpan. Jika ada kesalahan pada FSS Gateway, Anda juga dapat menemukan kesalahan format protokol dan (atau) kontrol logis.

Beras. 5. Menampilkan status aliran dokumen elektronik dengan Dana Jaminan Sosial di Gerbang Penerimaan

Untuk membaca kwitansi, FSS mengundang pemegang polis untuk menggunakan program ARM.exe, yang mendekripsi file kwitansi dengan ekstensi “.p7e”, yang ditandatangani oleh orang yang berwenang di FSS.

Dengan dokumen yang mengkonfirmasi penyampaian laporan kepada Dana Pensiun dalam bentuk elektronik, situasinya juga memiliki ciri khas tersendiri. Jadi, alur dokumen lengkap untuk akuntansi yang dipersonalisasi, sesuai dengan kebutuhan Dana Pensiun, tidak dapat disimpan di server operator komunikasi khusus. Oleh karena itu, pemegang polis yang menggunakan layanan web operator khusus untuk mengirim dan menyimpan dokumen dan ingin melihatnya kapan saja dan, jika perlu, memberikan kepada orang yang memeriksa aktivitas mereka tidak hanya laporan ke Dana Pensiun Rusia, tetapi juga dokumen yang mengonfirmasi penyerahannya, harus segera menyimpan dokumen tersebut pada tempat desktopnya. Untuk tujuan ini, operator khusus tersebut memiliki fungsi khusus “Simpan semua dokumen dan tanda tangan.”

Pelaporan yang disimpan di tempat kerja pemegang polis dan dokumen yang mengkonfirmasi pengirimannya, seperti disebutkan sebelumnya, juga biasanya terdiri dari dua jenis file: “.xml” dan “.xml.sig” (lihat Gambar 2). Anda dapat melihatnya dengan cara yang sama seperti pelaporan pajak menggunakan perangkat lunak yang memungkinkan Anda mendekripsi dan memverifikasi tanda tangan pada dokumen elektronik, misalnya program CryptoARM.

Oleh karena itu, untuk melihat dan menyimpan dengan aman dokumen yang mengonfirmasi penyampaian laporan kepada otoritas pengatur, kami menyarankan perusahaan:

1. simpan secara teratur dalam arsip elektronik di disk Anda kumpulan dokumen elektronik yang mengonfirmasi penyerahan laporan kepada otoritas pengatur,
2. dapat melihat dokumen elektronik ini menggunakan program khusus. Tetapi untuk ini, program seperti CryptoArm dan ARM.exe yang disebutkan di atas sangat tidak nyaman. CryptoArm, karena bersifat universal, tidak memungkinkan Anda melihat laporan xml dalam bentuk yang dapat dibaca akuntan, dan ARM.exe hanya dimaksudkan untuk bekerja dengan perhitungan 4-FSS.

3. Perangkat lunak untuk menyimpan dan melihat dokumen konfirmasi penyampaian laporan

Untuk bekerja dengan arsip dokumen elektronik, perusahaan OVIONT INFORM telah mengembangkan program "Saldo-2: Melihat dokumen elektronik", yang memungkinkan Anda melihat dokumen elektronik yang disiapkan sesuai dengan persyaratan Layanan Pajak Federal, Dana Pensiun Rusia dan Dana Asuransi Sosial Rusia dan format file dokumen untuk mengirimkannya secara elektronik.

Program ini memungkinkan Anda untuk melihat:

• daftar dokumen yang mengkonfirmasi fakta penyampaian laporan kepada otoritas pengatur (Gbr.),

Beras. 6. Jendela utama program “Saldo-2: Melihat dokumen elektronik”

• dokumen pelaporan elektronik yang diserahkan kepada otoritas pengatur, termasuk Layanan Pajak Federal, Dana Asuransi Sosial, dan Dana Pensiun Rusia (Gbr. 7),

Beras. 7. Dokumen pelaporan elektronik

<

• informasi tentang orang yang menandatanganinya dan sertifikat tanda tangan digital elektroniknya (Gbr. 8),

Beras. 8. Lihat informasi tentang tanda tangan digital dan sertifikat

• informasi tentang pengiriman dokumen ke otoritas pengatur,
• informasi tentang orang yang menerima dokumen dan sertifikat tanda tangan digital elektroniknya,
• dokumen yang mengonfirmasi pengiriman dan pengirimannya antara pengirim dan penerima, termasuk tanda terima, protokol kontrol, pemberitahuan tentang memasukkan dokumen elektronik ke dalam database, serta tanda tangan digital dari orang yang berwenang dari otoritas pengatur (Gbr. 9).

Beras. 9. Melihat pemberitahuan penerimaan deklarasi dari otoritas pajak

Program ini akan berguna tidak hanya bagi orang yang menyiapkan dan menerima laporan sesuai dengan persyaratan hukum, yaitu pembayar pajak dan otoritas pengatur - Layanan Pajak Federal, Dana Pensiun Federasi Rusia, Dana Asuransi Sosial, tetapi juga untuk orang-orang ingin bertukar dokumen elektronik sesuka hati, misalnya lembaga perkreditan yang menerima laporan peminjam dalam bentuk elektronik, kepada kliennya, auditor, dan kepala departemen keuangan.

Program “Balance-2: Melihat dokumen elektronik” dapat digunakan tidak hanya oleh pengguna program “Balance-2W”, tetapi juga oleh program pelaporan elektronik lainnya dan oleh pelanggan dari operator telekomunikasi khusus mana pun.

Apakah Anda seorang akuntan, tetapi direktur tidak menghargai Anda? Apakah dia mengira Anda hanya membuang-buang uangnya dan membayar pajak lebih?

Menjadi spesialis yang berharga di mata manajemen. Belajarlah untuk bekerja dengan piutang.

Clerk Learning Center punya yang baru.

Pelatihan sepenuhnya jarak jauh, kami mengeluarkan sertifikat.

Pencatatan yang tepat penting bagi organisasi mana pun, karena memungkinkan Anda untuk terlibat secara kompeten dalam bisnis inti Anda dan tidak takut dengan pajak dan audit lainnya. Dokumen pelaporan disusun dalam berbagai jenis dan bentuk. Jenis dokumentasi berbeda-beda bergantung pada jenis perusahaan, jenis kegiatannya, dan banyak faktor lainnya.

Konsep umum

Dokumen pelaporan mencerminkan seperangkat indikator hasil kinerja perusahaan untuk periode yang dipilih. Pelaporan mungkin berisi tabel dengan data akuntansi, statistik, dan lainnya. Laporan adalah hasil kerja pencatatan informasi.

Dokumen pelaporan dapat diklasifikasikan menurut jenis, periode, volume data, dan derajat generalisasi.

Varietas

Berdasarkan jenisnya, pelaporan dibagi menjadi:

• akuntansi;
• statistik;
• operasional.

Akuntansi- ini adalah data sistematis tentang properti organisasi, keuangannya, dan hasil kerjanya. Dokumen akuntansi pelaporan disusun berdasarkan informasi akuntansi.

Statistik disiapkan untuk pencatatan akuntansi dan operasional.

Operasional pelaporan disusun berdasarkan bahan operasional untuk interval waktu tertentu - seminggu, sebulan, satu dekade, dan seterusnya. Informasi ini membantu memandu alur kerja organisasi.

Keteraturan penyusunan dokumen pelaporan dapat berupa:

• intra-tahunan - selama satu hari, lima hari, sepuluh hari, bulan, kuartal, enam bulan.
• tahunan adalah ringkasan untuk tahun tersebut.

Pelaporan statistik intra-tahunan bersifat terkini, dan pelaporan akuntansi bersifat interim.

Tingkat generalisasi informasi dalam pelaporan mungkin berbeda-beda. Tergantung pada indikator ini, laporannya adalah:

• primer - mereka dikompilasi langsung oleh organisasi;
• konsolidasi - disiapkan oleh institusi yang lebih tinggi.

Setiap pelaporan harus menyediakan data yang dapat diandalkan mengenai aktivitas organisasi, posisi keuangan, hasil kinerja, dan setiap perubahan dalam informasi ini.

Penampilan dan konten

Bentuk dokumen pelaporan disetujui oleh peraturan negara.

Setiap perusahaan memelihara pelaporan internal, yang memberikan informasi tentang pelaksanaan rencana dan instruksi dari manajemen. Laporan-laporan ini disiapkan oleh spesialis dari berbagai departemen perusahaan dan diberikan kepada manajemen. Dokumentasi semacam itu bisa disebut laporan atau sertifikat.

Laporan di dalam institusi dibuat dalam bentuk apapun. Mereka diserahkan pada lembaran kertas atau pada kop surat organisasi.

Data berikut diperlukan dalam laporan:

Teks laporan memuat informasi lengkap tentang pekerjaan yang dilakukan dan analisis hasil kegiatan. Kesimpulan diambil dan, jika perlu, proposal dibuat. Catatan penjelasan sering kali disertakan dengan laporan. Tanggal laporan harus sesuai dengan persetujuan atasan.

Perjalanan bisnis

Jenis pelaporan terpisah adalah dokumen pelaporan untuk akomodasi hotel dalam kasus perjalanan bisnis profesional spesialis.

Biaya perjalanan bisnis termasuk biaya sewa kamar hotel. Menurut persyaratan hukum, perusahaan berkewajiban untuk mengganti semua biaya pembayaran kamar hotel kepada karyawan.

Seorang karyawan yang kembali dari perjalanan bisnis memberikan salah satu dokumen berikut:

• memeriksa;
• kuitansi.

Manakah dari dokumen berikut yang paling akurat dan tidak akan menimbulkan pertanyaan dari otoritas pajak?

Apabila hotel tidak menggunakan peralatan kasir, maka pegawai hotel harus mengisi formulir khusus. Bisa disebut berbeda: kwitansi, cek, voucher.

Persyaratan formulir

Setiap hotel memiliki bentuknya masing-masing, namun dirancang sesuai dengan persyaratan yang disetujui. Dokumen pelaporan akomodasi memenuhi persyaratan sebagai berikut:

• laporan memuat rincian nomor, seri, alamat, NPWP, stempel);
• formulir itu sendiri dibuat di percetakan atau menggunakan sistem otomatis yang dilindungi dari akses tidak sah dan menyimpan informasi selama lima tahun;
• Dokumen tersebut diberi nomor dan seri.

Jika seorang karyawan menyerahkan dokumen yang tidak memenuhi persyaratan yang disetujui, dan perusahaan menerima serta memprosesnya, jika timbul tuntutan dari petugas pajak, organisasi akan dapat mempertahankan biayanya di pengadilan.

Jika hotel memiliki meja kas

Hotel biasanya memiliki peralatan kasir. Kemudian dokumen pelaporan akomodasi tidak diisi, dan karyawan diberikan tanda terima tunai. Dialah yang berbicara tentang fakta pendaftaran dan pembayaran kamar hotel.

Cek tersebut dapat disertai dengan invoice atau dokumen lain yang memberikan informasi tentang pendaftaran pegawai tertentu.

Jika seorang karyawan diberi perintah penerimaan kas dan bukan cek, dalam situasi seperti ini spesialis pajak mungkin mengalami masalah saat menyiapkan laporan. Tentu saja, suatu perusahaan dapat membela kepentingannya di pengadilan, namun prosedur ini tidak terlalu sederhana.

Kwitansi PKO juga diberikan sebagai dokumen pelaporan menginap di hotel. Mereka juga diterima dan biasanya tidak mengajukan pertanyaan yang tidak perlu. Tanda terima dianggap sebagai dokumen resmi yang menyatakan bahwa uang telah diterima oleh administrasi hotel.

Jika tidak ada dokumen

Ada juga situasi ketika seorang karyawan tidak memberikan satu dokumen pun. Kemudian akuntan meminta hotel untuk memberikan sertifikat tempat tinggal orang tertentu. Dan pihak perusahaan sendiri harus mempunyai informasi mengenai masa perjalanan karyawan tersebut.

Nuansa seperti itu dapat menimbulkan perselisihan dengan petugas pajak, yang biasanya diselesaikan di pengadilan untuk kepentingan organisasi.

Situasi kegagalan untuk memberikan dokumen dapat dijelaskan oleh fakta bahwa karyawan tersebut tidak tinggal di hotel, tetapi di apartemen sewaan. Dalam hal ini, perusahaan membayar biaya sewa rumah, karyawan tidak mengeluarkan biaya apapun, yang berarti tidak mendapat kompensasi.

Akuntan sering mengajukan pertanyaan - lalu bagaimana cara memperhitungkan biaya perpajakan? Saat mengenakan pajak atas keuntungannya, perusahaan dapat menunjukkan biaya yang dikeluarkan untuk menyewa rumah, tetapi hanya selama karyawannya benar-benar tinggal di dalamnya. Biaya pada periode lainnya akan dianggap sebagai pengeluaran yang tidak wajar dan tidak akan diterima oleh otoritas pajak.

Penyusunan dokumen pelaporan merupakan momen penting dan bertanggung jawab dalam kegiatan organisasi mana pun. Biasanya, hal ini dilakukan oleh karyawan akuntansi atau kepala departemen struktural perusahaan. Jika timbul kesulitan, Anda dapat menggunakan jasa perusahaan pihak ketiga.