Laporan posting awal dalam set 1s 8.3. Bagaimana cara menyiapkan laporan awal dengan benar? Sampel dan aturan. Penerbitan dana

Dalam akuntansi. Tujuan utamanya adalah untuk mengkonfirmasi jumlah yang dibelanjakan oleh orang yang bertanggung jawab.

Formulir terpadu bilateral No. AO-1 - formulir tunggal untuk setiap badan hukum dalam bentuk kepemilikan apa pun. Satu-satunya pengecualian adalah pegawai negeri yang telah menggunakan formulir khusus “0504049” sejak tahun 2002.

Tanggung jawab untuk menyiapkan laporan awal berada pada setiap karyawan yang menerima uang untuk perjalanan bisnis atau pembelian bahan atau produk apa pun (misalnya, perlengkapan kantor atau makanan).

Laporan awal dari karyawan yang ditempatkan

Bagaimana cara menyiapkan laporan awal dengan benar jika seorang karyawan dikirim oleh suatu organisasi untuk melakukan suatu tugas di kota lain?

Perjalanan dinas adalah perjalanan seorang pegawai untuk melaksanakan tugas pekerjaannya di luar lokasi perusahaan. Hal ini tidak pernah terjadi tanpa biaya-biaya yang harus dikompensasikan kepada karyawan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Biaya perjalanan mungkin termasuk:

• Perjalanan pulang pergi, tetapi hanya jika karyawan tersebut memiliki tiket.
• Sewa tempat tinggal (cek atau kwitansi harus ditunjukkan).
• Biaya tambahan termasuk dalam tunjangan harian.
• Percakapan telepon, kiriman pos, penukaran mata uang, biaya transit dan komisi, tiket bagasi, dan acara lainnya, yang tanpanya tujuan utama perjalanan tidak akan tercapai.

Semua pengeluaran di atas harus didokumentasikan. Jika kita berbicara tentang tunjangan harian, besarannya biasanya ditentukan dalam perintah atau peraturan perjalanan bisnis yang dikeluarkan di masing-masing perusahaan. Jumlahnya mungkin berbeda tergantung ke mana karyawan tersebut pergi: di dalam wilayah, ke entitas konstituen lain di Federasi Rusia, atau di luar negeri.

Undang-undang tidak menetapkan tunjangan harian maksimum, tetapi jika nilainya di dalam negeri melebihi 700 rubel, dan di luarnya - 2.500 rubel, maka mereka harus dikenakan pajak penghasilan pribadi. Seharusnya tidak ada masalah tentang cara membuat laporan awal dengan benar setelah kembali dari perjalanan bisnis. Batas waktu penyerahan dokumen paling lama tiga hari sejak tanggal kedatangan. Jika jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan tidak dibelanjakan seluruhnya, maka selisihnya harus dikembalikan ke mesin kasir dengan menggunakan surat tanda terima kas, dan jika sebaliknya terjadi pengeluaran yang berlebihan, maka pegawai tersebut diberi kompensasi semuanya dengan menggunakan surat tanda terima kas.

Apa konsekuensi dari laporan pengeluaran yang salah diisi?

Karyawan harus menyelesaikan pendaftaran dengan benar dalam waktu tiga hari, jika tidak, otoritas pengawas dapat menganggap jumlah ini sebagai pendapatan yang harus dihitung pajak penghasilan pribadi dan premi asuransi.

Omong-omong, penerapan UU No. 290-FZ versi baru tanggal 3 Juli 2016 membawa beberapa penyesuaian, misalnya denda berat karena memberikan cek yang tidak tepat. Direncanakan juga untuk mulai menggunakan kartu bank khusus yang memenuhi standar internasional Visa dan MasterCard untuk membayar biaya perjalanan.

Aturan umum

Bagaimana cara menyiapkan laporan awal dengan benar? Anda hanya perlu mengikuti setiap poin berikut ini:

1. Laporan harus dibuat selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak:

• jangka waktu yang ditentukan oleh pegawai dalam permohonan pengeluaran dana telah habis;
• pekerja kembali bekerja jika berakhirnya jangka waktu pengeluaran uang karena liburan atau sakit;
• karyawan tersebut kembali dari perjalanan bisnis.

2. Untuk menyiapkan laporan, sebaiknya menggunakan formulir terpadu No. AO-1 atau formulir yang diterima oleh perusahaan.

3. Pegawai bersama seorang akuntan yang mengetahui cara menyusun laporan pengeluaran dengan benar (contohnya jelas terdapat pada program yang digunakan), harus mengisi dokumen tersebut.

4. Manajer bertanggung jawab untuk menyetujui kertas pelaporan.

5. Setiap dokumen di muka harus disertai dengan cek, faktur, tiket dan surat-surat lain yang menegaskan bahwa orang tersebut benar-benar membelanjakan dana yang dapat dipertanggungjawabkan.

Prosedur pengisian

Bagaimana cara menyiapkan laporan awal dengan benar?

Bagian pertama atau depan harus diselesaikan oleh akuntan. Tidak mungkin dilakukan tanpa menunjukkan rincian dokumen (nomor dan tanggal), informasi tentang perusahaan dan orang-orang yang bertanggung jawab, jumlah uang muka, informasi ringkasan: dana yang dikeluarkan dan rekening akuntansi, yang menjadi dasar seseorang dapat menilai pergerakannya. dan penghapusan. Selain itu, pembelanjaan berlebihan atau pengembalian uang muka yang belum digunakan harus ditunjukkan di sini.

Bagian kedua adalah tanda terima sobek yang menunjukkan bahwa laporan pengeluaran telah diterima untuk verifikasi. Setelah diisi, akuntan harus memotongnya dan memberikannya kepada pegawai pelapor.

Bagian ketiga (bagian belakang formulir AO-1) harus diisi secara kolektif. Tugas karyawan pelapor adalah mencerminkan rincian dan melampirkan setiap tanda terima penjualan yang dilaksanakan dengan benar ke laporan awal. Akuntan hanya perlu mengisi jumlah dan rekening akuntansi, yang akan mencerminkan uang yang dikeluarkan.

Dokumen tersebut harus memuat tanda tangan karyawan, akuntan, dan kepala akuntan. Baru setelah itu pengelola dapat menyetujuinya.

Pembelanjaan berlebihan yang dibenarkan

Bagaimana cara mendokumentasikan pengeluaran berlebih dengan benar pada laporan awal? Pertama, Anda perlu memastikan bahwa itu dibenarkan:

• diperlukan pengeluaran lebih dari dana yang dialokasikan untuk menyelesaikan suatu tugas atas nama atasan;
• Karyawan tersebut memiliki dokumen pendukung.

Jika setidaknya satu syarat tidak terpenuhi, maka sejumlah uang tidak dapat dikembalikan.

Tata cara kompensasi pembengkakan biaya di mesin kasir

Jika terjadi pengeluaran berlebihan, akuntan dihadapkan pada pertanyaan: bagaimana menyiapkan laporan awal dengan benar. Nomor KO-2 dapat dengan mudah ditemukan di Internet yang sangat luas. Rincian dokumen ini harus ditunjukkan dalam laporan - baris “Pengeluaran berlebih yang dikeluarkan melalui pesanan tunai.”

Batas waktu kompensasi atas pengeluaran dana yang berlebihan oleh seorang karyawan tidak ditentukan oleh undang-undang. Oleh karena itu, jika akuntan tidak segera menunjukkan informasi tentang urutan pengeluaran dalam laporan pengeluaran, hal ini tidak memerlukan denda apa pun.

Ketentuan kompensasi atas pengeluaran berlebihan pada kartu gaji

Saat ini, hampir semua organisasi mentransfer gaji karyawan ke kartu bank. Apakah mungkin untuk mengembalikan jumlah pengeluaran yang berlebihan menurut laporan awal kepada karyawan dengan cara yang sama?

Undang-undang tersebut tidak memiliki jawaban yang jelas. Dokumen itu sendiri hanya menyarankan satu bentuk penggantian atas jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan pengeluaran yang berlebihan - uang tunai.

Bank Sentral Rusia menyampaikan pendapat yang sama pada tahun 2006 dalam suratnya No. 36-3/2408. Sementara itu, suratnya tertanggal 24 Desember 2008 No. 14-27/513 memuat informasi bahwa pertanyaan: bolehkah menggunakan kartu bank untuk menghitung jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan bukan merupakan kewenangan Bank Sentral. . Maka perusahaan jaringan harus secara mandiri mengatasi masalahnya dalam kasus ini. Dan agar badan pengawas tidak memiliki pertanyaan yang tidak perlu, disarankan untuk menggunakan mesin kasir.

Bagaimana cara memberikan kompensasi kepada uang pribadi karyawan?

Seorang karyawan suatu organisasi dapat keluar untuk membeli barang (pekerjaan, jasa) yang diperlukan dengan biaya sendiri. Dalam hal ini, tidak perlu mengisi laporan awal. Bagaimana cara menyelesaikan langkah-langkah di atas dengan benar?

Aplikasi dan tanda terima yang mengonfirmasi pembelian, faktur, formulir pelaporan yang ketat, dokumen perjalanan, dll. sudah cukup).

Persiapan laporan awal dalam 1C

Setiap akuntan harus mengetahui dokumen seperti laporan pengeluaran. Bagaimana cara mendaftar di 1C dengan benar? Lokasi dokumen dalam program ini adalah bagian “Bank dan Meja Kas”.

Di jendela yang dibuat, Anda harus terlebih dahulu menunjukkan informasi tentang organisasi dan orang yang bertanggung jawab. Tombol “Tambah” akan menyediakan tabel di mana Anda perlu mencerminkan semua informasi tentang dana yang dikeluarkan.

Ada tiga jenis uang muka:

• Ini memperhitungkan tiket pesawat dan kereta api, voucher, prangko, dll.
• Uang tunai. Tujuan utama dari dokumen ini adalah untuk menghapus uang tunai.
• Rekening giro. Dokumen tersebut diperlukan untuk memperhitungkan pendebetan sejumlah non tunai dari rekening giro perusahaan.

Untuk menghasilkan informasi tentang pengeluaran uang tunai, Anda harus memulai dengan membuat pesanan penerimaan kas baru. Setelah diisi, dokumen tersebut harus dicetak dan diberikan kepada penanggung jawab sehingga yang terakhir mengisi baris penerimaan dana dan tanda. Baru setelah itu Anda dapat menyimpan dan memposting dokumen tersebut.

Di bagian tabel pesanan penerimaan kas, Anda harus menunjukkan informasi tentang barang dan bahan yang dibeli oleh penanggung jawab. Jika pembelian barang disertai dengan penerbitan invoice, maka Anda harus memeriksa bendera SF, memilih Pemasok dan mengisi rinciannya.

Bagian “Kemasan yang dapat dikembalikan” mengharuskan pengisian informasi tentang kemasan yang ditunggu kembali oleh Pemasok.

Bagian “Pembayaran” mencatat jumlah yang dibayarkan kepada pemasok untuk barang yang dibeli sebelumnya. Uang muka yang dikeluarkan tercermin pada postingan D 60.02 K 71.01.

Tab “Lainnya” dimaksudkan untuk mencatat pengeluaran lain dari orang yang bertanggung jawab (perjalanan bisnis, perjalanan, biaya bahan bakar, dll.).

Tak jarang, dalam kegiatan ekonomi suatu organisasi, karyawan perusahaan diberikan dana tunai dan non tunai (juga dokumen moneter) untuk keperluan pelaporan. Yang selanjutnya digunakan untuk membayar kebutuhan bisnis perusahaan, membeli tiket perjalanan, dan membayar jasa hotel selama perjalanan bisnis. Daftar penggunaan dana yang dapat dipertanggungjawabkan sangat banyak, tidak diatur oleh siapapun. Mari kita lihat di artikel ini topik di mana dan berada.

Cara menemukan laporan awal dalam program 1C

Untuk menemukan laporan awal, Anda perlu memilih bagian "Bank dan meja kas" di menu utama program "1C: Akuntansi" versi 8 antarmuka Taksi, lalu di blok "Meja kas" temukan posisi "Laporan di muka" . Setelah langkah-langkah ini, Anda akan dibawa ke jurnal “Laporan awal”. Selanjutnya, klik tombol "Buat".

Laporan awal muncul di layar, yang harus diisi berdasarkan dokumen utama yang diserahkan ke departemen akuntansi perusahaan dan dilampirkan pada laporan awal.

Mengisi laporan awal pada program 1C

Bidang berikut diisi di header dokumen:

• Tanggal;
• Nomor;
• Organisasi;
• Penanggung jawab dapat berupa pegawai organisasi atau orang perseorangan yang bertindak berdasarkan surat kuasa;
• Gudang dipilih jika barang dan aset material dibeli, yang selanjutnya diserahkan ke gudang kepada orang yang bertanggung jawab secara keuangan.

Dokumen pada bagian tabel mempunyai beberapa tab yang diisi tergantung pada dokumen yang dilampirkan pada laporan pengeluaran dan dana yang diterima pelapor:

• Rayuan;
• Barang-barang;
• Kemasan yang dapat dikembalikan;
• Pembayaran;
• Lainnya.

Agar tab pertama terisi secara otomatis pada bagian tabel dokumen pada saat penanggung jawab menerima uang muka, maka perlu dibuat laporan awal berdasarkan. Hal ini dapat terjadi bila Anda memilih “Buat berdasarkan” dua posisi, salah satunya adalah “Penarikan Tunai”, yang lainnya “Penghapusan dari Rekening Giro”.

Pada tab pertama, posisi juga diisi ketika mengeluarkan dokumen moneter ke dalam laporan; ini bisa berupa, misalnya, tiket perjalanan yang dibeli oleh suatu organisasi.

Anda tidak dapat membuat laporan awal berdasarkan transaksi yang dimasukkan ke dalam database, tetapi secara manual memilih dokumen penerimaan uang muka untuk sublaporan dengan mengklik tombol “Tambah”. Setelah langkah-langkah ini, bidang di bagian tabular pada tab pertama “Uang Muka” menjadi aktif.

Saat membeli barang secara tunai, dari jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan, Anda harus mengisi tab kedua yang disebut “Barang”.

Dalam hal ini, di bagian tabel dokumen, Anda perlu memasukkan data berikut:

• dokumen pengeluaran;
• Rangkaian produk dipilih dari direktori;

Hati-hati, jika produk ini tidak ada dalam direktori “Nomenklatur”, maka Anda harus mengisi kartunya terlebih dahulu, yang mencantumkan nama, satuan ukuran, dan rincian lainnya.

• Kuantitas;
• Harga;
• tarif PPN;
• Nama pemasok, diambil dari direktori “Counterparty”;
• Detail faktur;
• Akun biaya dan akun PPN.

Jumlah dan totalnya akan terisi secara otomatis.

Ketika membayar barang atau jasa kepada rekanan dari dana yang dapat dipertanggungjawabkan, tab keempat dalam laporan pengeluaran diisi, yang disebut “Pembayaran”. Ketika Anda mengkliknya, bagian tabel terbuka di mana Anda perlu mengisi data berikut:

• Dokumen pengeluaran adalah nama dokumen;
• Pihak lawan dan perjanjian;
• Isi operasi diisi secara manual, tanpa mengacu pada buku referensi.

Rekening penyelesaian dimana jumlah biaya akan dialokasikan dimasukkan secara otomatis, ini adalah rekening 60 “Pemasok dan kontraktor”, namun rekening ini dapat diubah dengan mengacu pada direktori “”.

Tab kelima, “Lainnya”, diisi tidak hanya dalam hal penyerahan dokumen yang berkaitan dengan perjalanan bisnis karyawan, tetapi juga untuk membayar kebutuhan bisnis perusahaan dan pengeluaran lainnya.

Sama seperti pada tab lainnya, isikan:

• Dokumen (beban);
• Tata nama;
• jumlah PPN;
• Total terisi secara otomatis;
• Pemberi;
• Indikatornya diatur pada kolom “Faktur” apakah ada invoice atau tidak;
• Indikatornya diatur pada kolom “BSO” apakah ini merupakan formulir pelaporan yang ketat atau tidak;
• Isi rincian faktur;
• Akun biaya untuk akuntansi (akuntansi) dipilih dari bagan akun, dan sub-akun biaya juga dipilih dari direktori;
• Akun pengeluaran untuk NU (akuntansi pajak) dipilih dari bagan akun akuntansi pajak, dan subakun pengeluaran juga dipilih dari direktori;
• Pilih akun PPN.

Jika perlu, beberapa karyawan dapat diberikan dana untuk hiburan atau pengeluaran bisnis perusahaan. Mereka berhak menerima uang berdasarkan perintah pengelola mengenai penanggung jawab, jika nama lengkapnya. dan posisinya ditunjukkan dalam daftar orang yang memiliki kesempatan ini.

Formulir dokumen

Pengeluaran uang yang diberikan kepada karyawan di muka dikonfirmasi menggunakan dokumen akuntansi utama - laporan muka. Formulir tersebut merupakan formulir terpadu No. AO-1 yang sebagian diisi oleh pegawai, sebagian lagi diisi oleh akuntan.

Pengembalian jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan menurut laporan awal

Ada batas waktu tertentu untuk penyampaian laporan awal oleh penanggung jawab, dimana pegawai wajib melaporkan dana yang dikeluarkan.

Setelah menerima dana, penanggung jawab wajib, dalam jangka waktu paling lama tiga hari kerja setelah tanggal berakhirnya dana dikeluarkan secara kredit, atau sejak tanggal kembali bekerja, untuk menyampaikan laporan terlebih dahulu dengan dilampiri dokumen pendukung. (klausul 6.3 Instruksi No. 3210-U).

Jika karyawan belum sepenuhnya membelanjakan dananya, laporan awal dibuat untuk bagian yang dibelanjakan, yang menunjukkan jumlah uang yang belum dibelanjakan - ini adalah pengembalian jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan laporan awal.

Tidak jarang juga seorang karyawan mengeluarkan uangnya sendiri terlebih dahulu, kemudian membawa dokumen dan menerima pengembalian dana. Dalam hal ini, ia harus menghubungi departemen akuntansi dengan permohonan penggantian biaya yang dikeluarkan. Akuntan juga membuat perhitungan seperti itu dengan menggunakan laporan awal. Oleh karena itu, situasi ini juga dapat dikaitkan dengan pengembalian jumlah uang tetap menurut laporan awal.

Jika karyawan tidak melakukan pengeluaran sama sekali, ia mengembalikan jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan kepada kasir dan tidak membuat laporan awal.

Harus diingat: jika batas waktu penyampaian laporan awal oleh penanggung jawab tidak terpenuhi, hal ini dianggap pelanggaran disiplin uang (Pasal 15.1 Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia).

Prosedur pengisian

Sekarang mari kita lihat lebih dekat tata cara pengisian dokumen.

Diisi oleh karyawan

Sisi depan.

Jadi, pada bagian depan formulir No. AO-1, ​​​​pegawai harus:

Tunjukkan nama perusahaan dan kode OKPO.

2. Masukkan tanggal pembuatan dokumen dan beri nomor.

3. Pada kolom “laporan jumlah” kita masukkan jumlah yang dikeluarkan pekerja untuk kebutuhan rumah tangga perusahaan. Misalnya, dia diberi lima ribu rubel, tetapi dia menghabiskan empat ribu rubel. Oleh karena itu, pada kolom ini dia menunjukkan empat ribu.

4. Kami mencantumkan nama dan kode unit struktural.

5. Setelah itu, sebutkan nama lengkap Anda. penanggung jawab, jumlah personelnya dan profesi (jabatannya).

6. Masukkan tujuan uang muka.

7. Di sisi kiri meja yang terletak di sisi depan formulir, tunjukkan jumlah yang diterima dari meja kas perusahaan (atau ke kartu bank). Jika perlu, sebutkan jumlah uang yang dikeluarkan dalam mata uang asing.

8. Kami menunjukkan jumlah total dana yang diterima.

9. Kami menunjukkan jumlah yang dibelanjakan untuk kebutuhan bisnis perusahaan.

10. Tunjukkan jumlah saldo.

Sisi sebaliknya.

11. Di bagian belakang formulir, pada kolom 1-6, karyawan harus mencantumkan semua dokumen (kwitansi penjualan, kwitansi tunai, dll.) yang mengkonfirmasi pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan, yang menunjukkan jumlah yang dibelanjakan. Dokumen harus diberi nomor sesuai urutan pencatatannya dalam laporan pengeluaran.

Sekarang tentang informasi apa yang harus dimasukkan karyawan di kolom yang sesuai:

• 1 — nomor pembayaran yang diberikan pada dokumen konfirmasi pengeluaran;
• 2 - tanggal cek;
• 3 — nomor cek;
• 4 - nama dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran;
• 5 - jumlah biaya yang dikeluarkan dalam rubel dimasukkan di sini;
• 6 - untuk diisi jika perlu. Ini menunjukkan jumlah biaya yang dikeluarkan dalam mata uang asing;
• garis “Total” menunjukkan jumlah total pengeluaran.

12. Setelah pegawai mengisi kolom yang wajib diisi, ia harus membubuhkan tanda tangannya pada formulir yang disertai transkrip. Selanjutnya, Anda perlu menyerahkan dokumen tersebut ke departemen akuntansi. Akuntan akan memeriksa apakah formulir telah diisi dengan benar.

Diisi oleh seorang akuntan

Sisi depan.

13. Setelah menerima formulir, akuntan harus memastikan pengisiannya benar. Jika tidak ditemukan kesalahan, akuntan membuat catatan pada kolom “laporan terverifikasi” dan menandatanganinya.

Setelah ini, akuntan melanjutkan untuk mengisi formulir lebih lanjut.

15. Akuntan mengisi bagian formulir yang dapat dilepas, menandatanganinya dan memberikannya kepada karyawan

Sisi sebaliknya.

16. Akuntan mencatat informasi di kolom 7 dan 8. Jumlah biaya yang diterima untuk akuntansi ditunjukkan di sini. Kolom 9 menunjukkan jumlah rekening akuntansi yang didebet sejumlah biaya. Jumlah yang ditunjukkan oleh karyawan dan akuntan harus sama.

Setelah itu, akuntan mengisi bagian depan laporan pengeluaran.

Sisi depan.

17. Di sisi depan tabel kanan, akuntan memasukkan informasi berikut:

• saldo atau pengeluaran berlebihan dari uang muka sebelumnya;
• jumlah uang muka yang diterima dari meja kas perusahaan;
• jumlah uang yang dikeluarkan;
• saldo atau pengeluaran berlebih dari jumlah uang muka;
• entri akuntansi - informasi diambil dari data di kolom 9, yang terletak di sisi sebaliknya.

19. Direktur menyetujui dokumen tersebut dan mengembalikannya ke departemen akuntansi. Setelah itu disimpan di bagian akuntansi perusahaan selama 5 tahun. Setelah periode ini, ia dihancurkan.

Anda dapat mengunduh sampel di situs web kami.

Jumlah uang, transfer, atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan diposting dalam akuntansi cara yang berbeda. Jenis entri di muka mungkin bergantung pada tujuan penerbitan aset kepada karyawan, serta pada jenis kegiatan perusahaan itu sendiri.

Untuk mengatasi permasalahan yang diajukan oleh manajemen perusahaan, beberapa karyawan dapat diberikan aset yang dapat dipertanggungjawabkan, yang meliputi:

• sejumlah uang;
• dana non tunai ditransfer ke rekening bank atau kartu;
• dokumentasi moneter.

Karyawan yang menerima aset wajib menyediakan ke departemen akuntansi, yang akan menunjukkan untuk tujuan apa dan berapa jumlah dana yang dibelanjakan. Selanjutnya, dokumen tersebut diperiksa oleh seorang akuntan dan dimasukkan ke dalam catatan akuntansi perusahaan sesuai dengan skema tertentu.

Menurut undang-undang, karyawan tetap dan lepas, serta pihak ketiga, dapat menerima laporan jika hal ini ditentukan dalam dokumen kebijakan akuntansi.

Bagaimana cara memimpin yang benar

Akuntansi untuk sub-laporan dilakukan sesuai dengan hitungan 71, yang pengeluaran dananya dicatat sebagai debit (Dt), dan penghapusannya dicatat sebagai kredit (Ct).

Entri akuntansi harus dibuat untuk setiap transaksi aset. Misalnya, sebuah perusahaan memberikan uang sebesar 10.000 kepada seorang karyawannya untuk membeli peralatan menyetrika, seperti inilah dokumentasinya:

Ada jenis postingan lain - pilihannya didasarkan pada jenis operasi dengan laporan dan tujuan yang dituju.

Penerimaan dana dari meja kas perusahaan oleh seorang karyawan: Dt 71 Kt 50, dasar - pesanan tunai.

Mentransfer uang dari meja kas perusahaan ke rekening bank atau kartu karyawan: Dt 71 Kt 51, 52 atau 55, alas – .

Penerbitan dokumentasi perjalanan kepada pekerja yang ditempatkan: Dt 71 Kt 50-3.

Pengembalian dana yang tidak dikeluarkan oleh karyawan: Dt 50, 51, 52 atau 55, dasar - perusahaan saham gabungan karyawan, pesanan penerimaan kas untuk jumlah yang tersisa, laporan bank.

Penggantian kepada karyawan atas dana pribadi yang dihabiskan untuk pembelian barang-barang material untuk perusahaan: Dt 08, atau 15, Kt 71, dasar - laporan awal dan sertifikat penerimaan.

Pengeluaran perusahaan untuk perjalanan karyawan: Dt 20, 23, 25, 26, 29 atau 44 Kt 71, dasar - JSC, dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran (cek, kuitansi, dll.).

Perhitungan PPN (pajak pertambahan nilai) untuk JSC: Dt 19 Kt 71, dasar – JSC dan akun.

Penerbitan pengeluaran berlebih kepada seorang karyawan: Dt 71 Kt 50 atau 51, dasar - perintah penyelesaian tunai (CSO) dan perintah pembayaran.

Secara terpisah, jumlah yang tidak dikembalikan oleh karyawan tepat waktu harus diperhitungkan. Hal ini dilakukan dengan memposting untuk menahan sejumlah uang yang dibutuhkan dari gaji karyawan. Dicatat pada debet 70 dan kredit 73, dan dasarnya adalah slip gaji.

Batas waktu penyerahan dan penyerahan

Semua tenggat waktu penyampaian laporan awal harus didiskusikan dengan pemberi kerja sebelum dana dikeluarkan dari meja kas perusahaan. Dalam pernyataan yang ditujukan kepada manajer, karyawan pelapor harus menunjukkan:

• tujuan diambilnya harta tersebut;
• jumlah uang yang harus dilaporkan;
• batas waktu penyampaian laporan awal.

Berkat poin-poin penting ini, pemberi kerja akan dapat dengan cepat menentukan batas waktu pengajuan perusahaan saham gabungan, dan akuntan akan dengan mudah membuat entri yang diperlukan.

Karyawan yang menerima dana dari perusahaan wajib menyampaikan laporan terlebih dahulu dalam waktu 3 hari setelah selesainya jangka waktu yang ditentukan dalam dokumen pelepasan aset. Apabila laporan dibuat pada saat seseorang lama tidak masuk kerja (karena perjalanan dinas, liburan, cuti sakit, dan lain-lain), maka laporan terlebih dahulu (AO) diberikan paling lambat 3 hari setelah kepulangan.

Penyataan

Pada saat penyerahan dokumen ke bagian akuntansi, pegawai yang mengambil harta yang dilaporkan harus menulis tanda terima. Ini menunjukkan bahwa dia telah menyerahkan semua yang diperlukan dan laporan tersebut diterima untuk verifikasi. Yang berikut ini harus ditandatangani pada tanda terima:

• pegawai pelapor;
• direktur perusahaan;
• Kepala akuntan;
• petugas yang bertanggung jawab.

Setelah pekerjaan verifikasi, akuntan menyetujui paket dokumen dari manajer dan menerima tanda tangannya.

Penyimpanan

Setelah laporan yang diterima telah diverifikasi oleh akuntan perusahaan dan entri yang sesuai telah dibuat, jumlah saldo dikembalikan atau dipotong, dokumen dikirim untuk disimpan.

Menurut pasal Kode Pajak Federasi Rusia, laporan awal di perusahaan komersial atau non-negara disimpan untuk waktu yang berbeda tergantung pada jenis kertas:

• 4 tahun– jangka waktu penyimpanan laporan akuntansi dan pajak, laporan, laporan awal yang digunakan untuk menghitung pajak;
• 10 tahun– jangka waktu pendokumentasian utama dimana biaya-biaya akibat kerugian yang timbul dialihkan ke periode-periode mendatang;
• 5 tahun– untuk laporan awal awal.

Di organisasi pemerintah, jenis dokumen ini harus disimpan minimal 5 tahun.

Pada tahap pemeriksaan laporan pengeluaran yang disampaikan, akuntan dapat mengetahui bahwa karyawan tersebut telah mengeluarkan dana lebih banyak daripada yang dikeluarkan oleh perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan harus mengembalikan selisihnya karyawan.

Pengeluaran berlebihan dapat disebabkan oleh:

• situasi ketika seorang karyawan telah sepenuhnya menyelesaikan tugas yang diberikan oleh manajemen ketika mengeluarkan aset yang dapat dipertanggungjawabkan, dan lebih banyak dana telah dikeluarkan;
• situasi ketika karyawan menunjukkan bukti pengeluaran pribadi - cek, kuitansi, kartu garansi yang dibayarkan olehnya, dll.

Penghitungan pengeluaran berlebih dilakukan dengan menerbitkan surat perintah penerimaan kas (dalam bentuk KO-2) dengan jumlah yang sama dengan penggantian pengeluaran pribadi karyawan. Dana dikeluarkan dari meja kas perusahaan dan tidak dikenakan pajak, iuran asuransi atau iuran pensiun.

Aturan untuk memelihara perusahaan saham gabungan

Algoritma untuk bekerja dengan perusahaan saham gabungan secara kondisional dibagi menjadi 12 langkah sederhana:

1. Mengajukan permohonan pegawai untuk menerima harta yang dapat dipertanggungjawabkan.
2. Penerbitan dana dari meja kas perusahaan.
3. Mengarahkan dana yang diterima karyawan untuk tujuan yang ditentukan dalam aplikasi.
4. Mengisi formulir laporan awal pada formulir AO-1 (umum untuk semua kategori perusahaan).
5. Melampirkan dokumen JSC yang mengonfirmasi pengeluaran berlebihan karyawan.
6. Pendaftaran tanda terima penyerahan semua dokumen yang diperlukan ke bagian akuntansi.
7. Dimulainya audit JSC di departemen akuntansi.
8. Menentukan apakah formulir telah diisi dengan benar, apakah ada noda, koreksi atau tanda tangan pihak ketiga.
9. Persiapan semua entri akuntansi yang diperlukan.
10. Konfirmasi keabsahan cek atau kwitansi yang diberikan, bukti pengeluaran berlebihan.
11. Penyelesaian inspeksi JSC, penyerahan dokumen untuk persetujuan manajemen.
12. Mengirim JSC untuk penyimpanan.

Adanya noda atau koreksi pada suatu dokumen mewajibkan akuntan untuk tidak menerimanya untuk dipertimbangkan. Oleh karena itu, jumlah yang tercermin di dalamnya secara otomatis dianggap belum dikonfirmasi dalam pengeluaran dan dipotong dari gaji pegawai pelapor. Oleh karena itu, Anda harus berhati-hati dalam mengisi formulir oleh karyawan dan memeriksanya dengan cermat oleh akuntan.

kesimpulan

Laporan awal adalah salah satu dari sedikit dokumen yang tidak mengubah tujuan dan bentuknya selama bertahun-tahun. Oleh karena itu, praktik perusahaan negara dan non-negara membuktikannya pentingnya saat bekerja dengan aset moneter apa pun dari mesin kasir. Ini satu-satunya dokumen, membenarkan tujuan penggunaan dana oleh karyawan, dan dengan demikian membuktikan perilaku hukumnya.

Ketika mulai mendaftarkan dana yang dapat dipertanggungjawabkan dan menyelesaikan audit akuntansi, manajer harus perhatikan baik-baik semua dokumen, karena dialah yang berhak mengurangi atau menambah jangka waktu pemberian AO kepada pegawai tertentu. Selain itu, tanda tangannya pada bungkusan kertas pada saat persetujuan secara otomatis membuktikan bahwa semua perselisihan dan konflik dengan sisa harta benda telah diselesaikan dan para pihak tidak mempunyai tuntutan satu sama lain.

Semua nuansa penyusunan laporan awal dalam program 1C disajikan di bawah ini.

Dalam kegiatan bisnis suatu organisasi, menyiapkan laporan pengeluaran adalah salah satu tindakan paling umum yang dilakukan seorang akuntan. Sebagian besar pembayaran yang dilakukan secara tunai diproses laporan sebelumnya: ini dan biaya perjalanan, dan berbagai pembelian bisnis.

Setelah pelaporan, seorang karyawan organisasi diberikan uang tunai dari mesin kasir (atau dokumen moneter, misalnya, tiket pesawat). Hal ini diformalkan dengan surat perintah pengeluaran kas atau dokumen “Penerbitan dokumen kas”.

Setelah melakukan pengeluaran, karyawan melapor, memberikan departemen akuntansi dokumen yang mengkonfirmasi biaya yang dikeluarkan, dan mengisi laporan awal untuk melakukan pembayaran akhir.

Mari kita lihat tata cara memasukkan dokumen” Laporan awal" Misalnya 1C Akuntansi 8.2 edisi 3.0.

Jika Anda bekerja di program ini 1C Accounting Enterprise edisi 2.0, maka tidak apa-apa - dokumen “Laporan Lanjutan” dalam edisi ini hampir sama. Ada beberapa perbedaan, tetapi Anda dapat menemukan dokumennya di menu program.

Anda dapat membuka daftar dokumen "Laporan di muka" di bagian akuntansi "Bank dan meja kas", subbagian "Meja kas" di panel navigasi, item "Laporan di muka".

Menggunakan tombol "Buat", masukkan dokumen baru.
Di header (atas) dokumen Anda harus menunjukkan rincian utama:

• organisasi (jika organisasi default ditentukan dalam pengaturan pribadi pengguna, organisasi tersebut dipilih secara otomatis saat memasukkan dokumen baru);
• gudang tempat barang yang dibeli diterima orang yang bertanggung jawab nilai materi;
• seorang individu adalah karyawan suatu organisasi yang melaporkan dana yang dikeluarkan kepadanya secara kredit (rincian ini harus diisi).

Formulir dokumen "Laporan Lanjutan" memiliki lima tab.

Pada tab “Uang Muka”, pilih dokumen yang digunakan untuk mengeluarkan dana yang dapat dipertanggungjawabkan. Ada tiga jenis dokumen yang dapat dipilih:

• penerbitan dokumen moneter;
• surat perintah tunai rekening;
• debit dari rekening giro.

Jika dana dikeluarkan untuk orang yang bertanggung jawab, maka Anda harus memilih dokumen yang mencerminkan masalah tersebut.

Dalam daftar dokumen yang terbuka, pilih dokumen yang sudah dibuat atau buat dokumen baru.

Ketika Anda memasukkan pesanan tunai pengeluaran dari dokumen "Laporan di muka", jenis transaksi "Penerbitan kepada orang yang bertanggung jawab" secara otomatis dimasukkan ke dalam mesin kasir, penerimanya adalah orang yang bertanggung jawab yang dipilih dalam laporan di muka, dan akun akuntansi. Yang harus kita lakukan hanyalah memilih item arus kas dan menunjukkan jumlah uang muka.

Setelah dokumen diposting, pilih dokumen tersebut, dan jumlah serta mata uang uang muka yang dikeluarkan akan secara otomatis dimasukkan di bagian tabel “Uang Muka” pada dokumen “Laporan Uang Muka”.

Perlengkapan alat tulis dibeli dengan uang muka. Pembelian mereka harus tercermin pada tab “Produk”. Pada tab ini, informasi tentang item inventaris yang dibeli dimasukkan.

Pada tab “Wadah”, diisi informasi tentang wadah pengembalian yang diterima oleh penanggung jawab dari pemasok (misalnya botol air minum).

Tab “Pembayaran” berisi informasi tentang jumlah tunai yang dibayarkan kepada pemasok untuk aset yang dibeli atau dikeluarkan di muka untuk pengiriman di masa depan.

Tab “Lainnya” dimaksudkan untuk menampilkan informasi tentang biaya perjalanan. Ini dapat mencakup tunjangan harian, tiket, atau biaya bensin. Di dalamnya Anda memasukkan nama, nomor, tanggal dokumen (atau pengeluaran), dan jumlah pengeluaran.

Barang, jasa dan pengeluaran lainnya dipilih dari direktori ““. Di bagian tabel yang sesuai dari dokumen, rincian "Akun akuntansi" dan "Akun akuntansi PPN" disediakan, yang diisi secara otomatis jika akun akuntansi item dikonfigurasi dalam sistem (artikel tentang cara mengaturnya -).

Jika faktur dilampirkan ke laporan pengeluaran, maka Anda perlu mencentang kotak “Faktur disajikan”, menunjukkan tanggal dan nomor faktur di detail baris yang sesuai, dan saat melakukan laporan awal, sistem akan secara otomatis membuat “Faktur diterima” dokumen. Mekanisme yang sama untuk menghasilkan faktur yang diterima disediakan di tab “Produk”.

Setelah diposting, dokumen akan menghasilkan transaksi:

Dari dokumen tersebut Anda dapat membuat dan mencetak formulir AO-1 “Laporan Lanjutan”:

Demikian dalam program tersebut 1C Akuntansi 8.2 diperkenalkan laporan biaya.

Video tutorial: