1 dengan laporan akuntansi muka. Laporan awal: apa yang dapat diperhitungkan. Refleksi jumlah akuntabel yang dikeluarkan sebelumnya dalam laporan awal

Dalam hal dana berdasarkan laporan dikeluarkan untuk disetorkan ke kasir pemasok barang (pekerjaan, jasa) untuk melunasi hutang, tab Pembayaran diisi dalam laporan awal.
Mari kita lihat pengisian dokumen saat menyusun laporan pembayaran ke pemasok pada contoh berikut.
Contoh 3-4
Seorang karyawan organisasi Romanova S.S. Pada 19 Mei 2008, dana sebesar 2.360 rubel dikeluarkan dari mesin kasir. secara kredit untuk disetorkan ke kasir Veresk LLC sebagai pembayaran atas tindakan No.1.
Keesokan harinya, laporan awal diserahkan ke bagian akuntansi, yang di dalamnya dilampirkan tanda terima PKO No. 56 tanggal 19 Mei 2008 tentang penerimaan dana di meja kas organisasi Veresk LLC.
Di daftar Laporan Muka (menu Kasir -> Laporan Muka)
buka formulir dokumen baru, isi “header”, “footer” dan tab Advance (Gbr. 3-20).


Buka tab Pembayaran, tambahkan baris baru ke bagian tabel, yang kami tunjukkan (Gbr. 3-21):
di kolom Counterparty - Veresk LLC (dipilih dari direktori Counterparty);
di kolom Counterparty Agreement - akta No. 1 tanggal 16 Mei 2008 (sesuai pilihan dari direktori Counterparty Agreements);
di kolom Jumlah - 2360 rubel. (jumlah dana yang disimpan di meja kas pemasok);
pada kolom Jenis entri, dokumen, Tanggal entri, dokumen dan Nomor dokumen organisasi pihak ketiga - masing-masing, tanda terima KPKO, 19/05/2008, 56.
pada kolom Isi - pembayaran akta No. 1 tanggal 16 Mei 2008;
di kolom Rekening Penyelesaian - akun akuntansi di mana utang yang dilunasi dicatat (akun 60.01 "Penyelesaian dengan pemasok dan kontraktor" dimasukkan secara default);
di kolom Akun di Muka - akun akuntansi di mana jumlah yang dibayarkan kepada pemasok harus diperhitungkan jika itu adalah uang muka (akun 60.02 "Uang muka yang dikeluarkan" dimasukkan secara default).

Di bawah laporan (atau) subakuntansi - apa nama yang benar untuk dana yang diberikan kepada karyawan untuk menyelesaikan masalah produksi tertentu? Bagaimana cara menyiapkan laporan awal? Apakah mungkin untuk mengeluarkan sejumlah uang secara kredit kepada pihak ketiga? Anda akan menemukan jawaban atas semua pertanyaan ini di artikel ini.

Kepada siapa jumlah tersebut dapat dikeluarkan untuk pelaporan?

Untuk mengatasi masalah produksi, pemberi kerja dapat memberikan uang kepada karyawannya. Karena karyawan perlu mempertanggungjawabkan dana ini dengan menyampaikan laporan awal kepada pemberi kerja, dana tersebut dianggap dikeluarkan secara kredit.

Hingga tahun 2014, diterima bahwa uang tunai hanya boleh diterima secara kredit dari meja kas perusahaan dan hanya karyawan tetapnya yang dapat melakukan hal ini.

Sejak tahun 2014 situasinya telah berubah:

• Pengusaha memiliki kesempatan untuk mengeluarkan sejumlah uang ke rekening non-tunai dengan mentransfer ke kartu bank karyawan (rekening pribadinya). Hal ini ditegaskan Kementerian Keuangan dalam suratnya tertanggal 25 Agustus 2014 No.03-11-11/42288.
• Kini pekerja lepas yang bekerja berdasarkan kontrak sipil juga bisa menjadi orang yang bertanggung jawab. Mereka juga disebut sebagai karyawan dalam paragraf 5 Petunjuk Bank Rusia No. 3210-U tanggal 11 Maret 2014.

Akan bermanfaat juga bagi pemberi kerja untuk membuat daftar orang-orang yang dapat menerima sejumlah uang secara kredit. Daftar tersebut disetujui atas perintah kepala perusahaan atau disediakan dalam kebijakan akuntansi.

Orang yang menerima uang secara kredit harus membuat laporan awal mengenai jumlah uang yang mereka keluarkan, serta memberikan dokumen utama yang membuktikan pengeluaran tersebut. Aturan ini tetap tidak berubah.

Akuntan memeriksa laporan pengeluaran

• Akhir periode pemberian uang tunai kepadanya. Hal ini ditunjukkan baik dalam permohonan seseorang untuk mengeluarkan dana ke rekening, disetujui oleh manajer, yang hingga 19 Agustus 2017 merupakan satu-satunya dokumen yang memberikan hak untuk menerima uang, atau dalam pembuangan manajer, mulai 19 Agustus, 2017 (Arahan Bank Rusia No. 4416-U tanggal 19 Juni 2017 ) yang telah menjadi dokumen independen yang menjadi dasar penerbitan jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan.
• Kembalinya penanggung jawab dari perjalanan bisnis, kembali bekerja setelah liburan atau sakit, jika batas waktu penyampaian laporan telah lewat dalam jangka waktu tersebut.

Permohonan harus memiliki visa dari pimpinan perusahaan untuk izin mengeluarkan sejumlah uang secara kredit.

Suatu perusahaan mempunyai hak untuk menetapkan batas waktu penyampaian laporan awal ke departemen akuntansi. Hal ini harus tercermin dalam tindakan internal lokal, misalnya, dalam kebijakan akuntansi Anda atau peraturan perjalanan bisnis.

Laporan awal dibuat oleh penanggung jawab dalam formulir AO-1. Anda juga dapat menggunakan formulir yang dikembangkan dan disetujui secara independen oleh perusahaan. Tidak boleh bertentangan dengan persyaratan Undang-Undang “Tentang Akuntansi” tanggal 6 Desember 2011 No. 402-FZ mengenai rincian wajib dokumen akuntansi utama.

Di bagian belakang laporan formulir AO-1, ​​​​pegawai mencantumkan biaya yang dikeluarkannya baris demi baris, dengan menunjukkan rincian dokumen pendukung dan jumlahnya. Dokumen pendukung diperlukan untuk setiap lini dan dapat diwakili oleh dokumen apa pun yang berisi indikasi fakta pembayarannya.

Anda dapat mengunduh formulir laporan awal di situs web kami menggunakan tautan “Formulir terpadu No. AO-1 - Laporan awal (unduh)” .

Akuntan memeriksa kebenaran jumlah yang dimasukkan dalam laporan awal sesuai dengan dokumen pendukung yang diserahkan, dan, jika perlu, memecahnya dengan memasukkan akun akuntansi. Sisi depan laporan juga diisi oleh akuntan. Penanggung jawab diberikan tanda terima sobek yang mengkonfirmasi penyerahan laporan awal.

Jumlah akuntabel yang tidak terpakai harus dikembalikan oleh karyawan ke meja kas perusahaan. Namun apabila pegawai belum mengembalikan sisa dana yang belum terpakai sesuai laporan awal yang disampaikan, maka mulai 19/08/2017 hal ini tidak menjadi dasar untuk tidak mengeluarkan uang untuk pengeluaran rutin.

Dalam kasus pengeluaran berlebihan yang dibenarkan (karyawan menghabiskan lebih dari yang dikeluarkan, dan ini disepakati oleh manajer), jumlah uang tersebut akan diganti kepada orang yang bertanggung jawab. Secara total, laporan pengeluaran harus memiliki 4 tanda tangan: pelapor; akuntan yang memeriksa laporan; kepala akuntan dan manajer yang menyetujuinya.

Contoh pengisian laporan awal dapat Anda lihat pada materi “Contoh pengisian laporan awal tahun 2019” .

Akuntansi laporan awal

Mari kita lihat beberapa entri akuntansi untuk akuntansi laporan awal.

Contoh

LLC "Zagadka", berdasarkan laporan dari mesin kasir, memberikan uang tunai kepada karyawan stafnya sejumlah 50.000 rubel. untuk pengeluaran usaha (pembelian bahan bangunan). Laporan awal diserahkan oleh karyawan dalam jangka waktu yang ditentukan oleh perusahaan, pengeluarannya didokumentasikan. Karyawan tersebut menghabiskan 38.000 rubel, termasuk PPN sebesar 5.797 rubel. Sisa uang tunai dikembalikan ke meja kas perusahaan.

Entri berikut akan dibuat dalam akuntansi:

• Dt 71 Kt 50 - pengeluaran sejumlah 50.000 rubel dari mesin kasir untuk dilaporkan kepada karyawan atas pesanan tunai pengeluaran.
• Dt 10 Kt 71 - bahan konstruksi yang dibeli oleh orang yang bertanggung jawab sesuai dengan faktur dalam jumlah 32.203 rubel dikapitalisasi.
• Dt 19 Kt 71 - PPN yang dialokasikan atas bahan yang dibeli sebesar RUB 5.797.
• Dt 50 Kt 71 - dana sebesar 12.000 rubel yang tidak digunakan oleh penanggung jawab dikembalikan ke mesin kasir perusahaan sesuai dengan pesanan penerimaan kas.
• Dt 68 Kt 19 - PPN sebesar RUB 5.797. diterima untuk penggantian dari anggaran (jika ada invoice dari pemasok dan jumlah PPN dialokasikan sebagai baris tersendiri di mesin kasir/kwitansi penjualan, pesanan kwitansi).
• Dt 91 Kt 19 - PPN sebesar RUB 5.797. dihapuskan sebagai pengeluaran lain-lain perusahaan (dalam hal tidak dapat diterima untuk penggantian dari anggaran karena tidak adanya faktur).

Untuk informasi lebih lanjut tentang aturan pencatatan PPN pada laporan awal, baca artikel “Tata cara pencatatan PPN atas laporan awal dalam akuntansi” .

Hasil

Laporan awal adalah ringkasan informasi tentang dana yang diterima oleh karyawan, jumlah yang dibelanjakan dari dana tersebut dan sisa saldo uang yang belum terpakai (atau pengeluaran berlebih). Setiap jumlah yang dibelanjakan dikonfirmasi oleh dokumen pendukungnya, yang menjadi dasar akuntan membuat entri akuntansi yang sesuai atau entri jika jumlah tersebut memerlukan perincian (misalnya, ketika mengalokasikan PPN atau membagi jumlah yang dibayarkan secara bersamaan untuk bahan dan jasa) .

Laporan awal dalam 1C berfungsi untuk mengkonfirmasi oleh karyawan (orang yang bertanggung jawab) jumlah uang yang telah dikeluarkan sebelumnya yang diberikan kepadanya. Mari kita lihat petunjuk langkah demi langkah menggunakan contoh cara membuat, mengisi, dan memposting laporan awal dengan benar di 1C Accounting 8.3 (3.0).

Omong-omong! Mengisi laporan pengeluaran di 1C 8.2 (2.0) juga demikian. Anda dapat menggunakan petunjuk ini dengan aman untuk versi program yang lebih lama.

Cara membuat laporan pengeluaran baru

Untuk membuat dan mengisi “Laporan uang muka” di 1C 8.3, masuk ke menu “Bank dan meja kas”, pilih “Laporan uang muka”. Dalam formulir daftar, klik tombol "Buat". Formulir dokumen baru akan terbuka.

Uang muka dapat dikeluarkan untuk tujuan berikut:

• ongkos kirim;
• pembelian kemasan yang dapat dikembalikan;
• penyelesaian dengan pemasok;

Dalam dokumen, operasi ini tercermin dalam tab yang sesuai.

Tab pertama “Uang Muka” digunakan untuk mencerminkan uang muka yang diterima. Sebagai contoh, saya secara khusus sebelumnya membuat dokumen "Perintah pengeluaran tunai" dengan jenis operasi "Masalah ke orang yang bertanggung jawab" dan menambahkannya ke bagian tabel "Uang Muka" ().

Dapatkan 267 pelajaran video di 1C gratis:

Jadi, kita melihat bahwa di belakang karyawan Bazin A.V. ada uang muka 1000 rubel yang belum terpakai.

Dalam satu "Laporan uang muka" Anda dapat mencerminkan semua transaksi yang direncanakan untuk menghapus uang muka yang diberikan kepada orang yang bertanggung jawab.

Mari kita asumsikan bahwa untuk jumlah ini dia membeli:

• mouse optik – 200 gosok;
• melakukan pembayaran di muka kepada pemasok - 600 rubel;
• Mengisi mobil dengan bensin - 200 rubel.

Kami memasukkan semua data ini ke dalam dokumen.

Seperti yang bisa kita lihat, orang yang bertanggung jawab memiliki pengeluaran berlebih sebesar 100 rubel. Sekarang laporan pengeluaran dapat diposting dan dicetak:

Dalam akuntansi. Tujuan utamanya adalah untuk mengkonfirmasi jumlah yang dibelanjakan oleh orang yang bertanggung jawab.

Formulir terpadu bilateral No. AO-1 - formulir tunggal untuk setiap badan hukum dalam bentuk kepemilikan apa pun. Satu-satunya pengecualian adalah pegawai negeri yang telah menggunakan formulir khusus “0504049” sejak tahun 2002.

Tanggung jawab untuk menyiapkan laporan awal berada pada setiap karyawan yang menerima uang untuk perjalanan bisnis atau pembelian bahan atau produk apa pun (misalnya, perlengkapan kantor atau makanan).

Laporan awal dari karyawan yang ditempatkan

Bagaimana cara menyiapkan laporan awal dengan benar jika seorang karyawan dikirim oleh suatu organisasi untuk melakukan suatu tugas di kota lain?

Perjalanan dinas adalah perjalanan seorang pegawai untuk melaksanakan tugas pekerjaannya di luar lokasi perusahaan. Hal ini tidak pernah terjadi tanpa biaya-biaya yang harus dikompensasikan kepada karyawan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Biaya perjalanan mungkin termasuk:

• Perjalanan pulang pergi, tetapi hanya jika karyawan tersebut memiliki tiket.
• Sewa tempat tinggal (cek atau kuitansi harus ditunjukkan).
• Biaya tambahan termasuk dalam tunjangan harian.
• Percakapan telepon, kiriman pos, penukaran mata uang, biaya transit dan komisi, tiket bagasi, dan acara lainnya, yang tanpanya tujuan utama perjalanan tidak akan tercapai.

Semua pengeluaran di atas harus didokumentasikan. Jika kita berbicara tentang tunjangan harian, besarannya biasanya ditentukan dalam perintah atau peraturan perjalanan bisnis yang dikeluarkan di masing-masing perusahaan. Jumlahnya mungkin berbeda tergantung ke mana karyawan tersebut pergi: di dalam wilayah, ke entitas konstituen lain di Federasi Rusia, atau di luar negeri.

Undang-undang tidak menetapkan tunjangan harian maksimum, tetapi jika nilainya di dalam negeri melebihi 700 rubel, dan di luarnya - 2.500 rubel, maka mereka harus dikenakan pajak penghasilan pribadi. Seharusnya tidak ada masalah tentang cara membuat laporan awal dengan benar setelah kembali dari perjalanan bisnis. Batas waktu penyerahan dokumen paling lama tiga hari sejak tanggal kedatangan. Jika jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan tidak dibelanjakan seluruhnya, maka selisihnya harus dikembalikan ke mesin kasir dengan menggunakan surat tanda terima kas, dan jika sebaliknya terjadi pengeluaran yang berlebihan, maka pegawai tersebut diberi kompensasi semuanya dengan menggunakan surat tanda terima kas.

Apa konsekuensi dari laporan pengeluaran yang salah diisi?

Karyawan harus menyelesaikan pendaftaran dengan benar dalam waktu tiga hari, jika tidak, otoritas pengawas dapat menganggap jumlah ini sebagai pendapatan yang harus dihitung pajak penghasilan pribadi dan premi asuransi.

Omong-omong, penerapan UU No. 290-FZ versi baru tanggal 3 Juli 2016 membawa beberapa penyesuaian, misalnya denda berat karena memberikan cek yang tidak tepat. Direncanakan juga untuk mulai menggunakan kartu bank khusus yang memenuhi standar internasional Visa dan MasterCard untuk membayar biaya perjalanan.

Aturan umum

Bagaimana cara menyiapkan laporan awal dengan benar? Anda hanya perlu mengikuti setiap poin berikut ini:

1. Laporan harus dibuat selambat-lambatnya tiga hari kerja sejak:

• jangka waktu yang ditentukan oleh pegawai dalam permohonan pengeluaran dana telah habis;
• pekerja kembali bekerja jika berakhirnya jangka waktu pengeluaran uang karena liburan atau sakit;
• karyawan tersebut kembali dari perjalanan bisnis.

2. Untuk menyiapkan laporan, sebaiknya menggunakan formulir terpadu No. AO-1 atau formulir yang diterima oleh perusahaan.

3. Pegawai bersama seorang akuntan yang mengetahui cara menyusun laporan pengeluaran dengan benar (contohnya jelas terdapat pada program yang digunakan), harus mengisi dokumen tersebut.

4. Manajer bertanggung jawab untuk menyetujui kertas pelaporan.

5. Setiap dokumen di muka harus disertai dengan cek, faktur, tiket dan surat-surat lain yang menegaskan bahwa orang tersebut benar-benar membelanjakan dana yang dapat dipertanggungjawabkan.

Prosedur pengisian

Bagaimana cara menyiapkan laporan awal dengan benar?

Bagian pertama atau depan harus diselesaikan oleh akuntan. Tidak mungkin dilakukan tanpa menunjukkan rincian dokumen (nomor dan tanggal), informasi tentang perusahaan dan orang-orang yang bertanggung jawab, jumlah uang muka, informasi ringkasan: dana yang dikeluarkan dan rekening akuntansi, yang menjadi dasar seseorang dapat menilai pergerakannya. dan penghapusan. Selain itu, pembelanjaan berlebihan atau pengembalian uang muka yang belum digunakan harus ditunjukkan di sini.

Bagian kedua adalah tanda terima sobek yang menunjukkan bahwa laporan pengeluaran telah diterima untuk verifikasi. Setelah diisi, akuntan harus memotongnya dan memberikannya kepada pegawai pelapor.

Bagian ketiga (bagian belakang formulir AO-1) harus diisi secara kolektif. Tugas karyawan pelapor adalah mencerminkan rincian dan melampirkan setiap tanda terima penjualan yang dilaksanakan dengan benar ke laporan awal. Akuntan hanya perlu mengisi jumlah dan rekening akuntansi, yang akan mencerminkan uang yang dikeluarkan.

Dokumen tersebut harus memuat tanda tangan karyawan, akuntan, dan kepala akuntan. Baru setelah itu pengelola dapat menyetujuinya.

Pembelanjaan berlebihan yang dibenarkan

Bagaimana cara mendokumentasikan pengeluaran berlebih dengan benar pada laporan awal? Pertama, Anda perlu memastikan bahwa itu dibenarkan:

• diperlukan pengeluaran lebih dari dana yang dialokasikan untuk menyelesaikan suatu tugas atas nama atasan;
• Karyawan tersebut memiliki dokumen pendukung.

Jika setidaknya satu syarat tidak terpenuhi, maka sejumlah uang tidak dapat dikembalikan.

Tata cara kompensasi pembengkakan biaya di mesin kasir

Jika terjadi pengeluaran berlebihan, akuntan dihadapkan pada pertanyaan: bagaimana menyiapkan laporan awal dengan benar. Nomor KO-2 dapat dengan mudah ditemukan di Internet yang sangat luas. Rincian dokumen ini harus ditunjukkan dalam laporan - baris “Pengeluaran berlebih yang dikeluarkan melalui pesanan tunai.”

Batas waktu kompensasi atas pengeluaran dana yang berlebihan oleh seorang karyawan tidak ditentukan oleh undang-undang. Oleh karena itu, jika akuntan tidak segera menunjukkan informasi tentang urutan pengeluaran dalam laporan pengeluaran, hal ini tidak memerlukan denda apa pun.

Ketentuan kompensasi atas pengeluaran berlebihan pada kartu gaji

Saat ini, hampir semua organisasi mentransfer gaji karyawan ke kartu bank. Apakah mungkin untuk mengembalikan jumlah pengeluaran yang berlebihan menurut laporan awal kepada karyawan dengan cara yang sama?

Undang-undang tersebut tidak memiliki jawaban yang jelas. Dokumen itu sendiri hanya menyarankan satu bentuk penggantian atas jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan pengeluaran yang berlebihan - uang tunai.

Bank Sentral Rusia menyampaikan pendapat yang sama pada tahun 2006 dalam suratnya No. 36-3/2408. Sementara itu, suratnya tertanggal 24 Desember 2008 No. 14-27/513 memuat informasi bahwa pertanyaan: bolehkah menggunakan kartu bank untuk menghitung jumlah yang dapat dipertanggungjawabkan bukan merupakan kewenangan Bank Sentral. . Maka perusahaan jaringan harus secara mandiri mengatasi masalahnya dalam kasus ini. Dan agar badan pengawas tidak memiliki pertanyaan yang tidak perlu, disarankan untuk menggunakan mesin kasir.

Bagaimana cara memberikan kompensasi kepada uang pribadi karyawan?

Seorang karyawan suatu organisasi dapat keluar untuk membeli barang (pekerjaan, jasa) yang diperlukan dengan biaya sendiri. Dalam hal ini, tidak perlu mengisi laporan awal. Bagaimana cara menyelesaikan langkah-langkah di atas dengan benar?

Aplikasi dan tanda terima yang mengonfirmasi pembelian, faktur, formulir pelaporan yang ketat, dokumen perjalanan, dll. sudah cukup).

Persiapan laporan awal dalam 1C

Setiap akuntan harus mengetahui dokumen seperti laporan pengeluaran. Bagaimana cara mendaftar di 1C dengan benar? Lokasi dokumen dalam program ini adalah bagian “Bank dan Meja Kas”.

Di jendela yang dibuat, Anda harus terlebih dahulu menunjukkan informasi tentang organisasi dan orang yang bertanggung jawab. Tombol “Tambah” akan menyediakan tabel di mana Anda perlu mencerminkan semua informasi tentang dana yang dikeluarkan.

Ada tiga jenis uang muka:

• Ini memperhitungkan tiket pesawat dan kereta api, voucher, prangko, dll.
• Uang tunai. Tujuan utama dari dokumen ini adalah untuk menghapus uang tunai.
• Rekening giro. Dokumen tersebut diperlukan untuk memperhitungkan pendebetan sejumlah non tunai dari rekening giro perusahaan.

Untuk menghasilkan informasi tentang pengeluaran uang tunai, Anda harus memulai dengan membuat pesanan penerimaan kas baru. Setelah diisi, dokumen tersebut harus dicetak dan diberikan kepada penanggung jawab sehingga yang terakhir mengisi baris penerimaan dana dan tanda. Baru setelah itu Anda dapat menyimpan dan memposting dokumen tersebut.

Di bagian tabel pesanan penerimaan kas, Anda harus menunjukkan informasi tentang barang dan bahan yang dibeli oleh penanggung jawab. Jika pembelian barang disertai dengan penerbitan invoice, maka Anda harus memeriksa bendera SF, memilih Pemasok dan mengisi detailnya.

Bagian “Kemasan yang dapat dikembalikan” mengharuskan pengisian informasi tentang kemasan yang ditunggu kembali oleh Pemasok.

Bagian “Pembayaran” mencatat jumlah yang dibayarkan kepada pemasok untuk barang yang dibeli sebelumnya. Uang muka yang dikeluarkan tercermin pada postingan D 60.02 K 71.01.

Tab “Lainnya” dimaksudkan untuk mencatat pengeluaran lain dari orang yang bertanggung jawab (perjalanan bisnis, perjalanan, biaya bahan bakar, dll.).

Jika perjalanan bisnis direncanakan sebelumnya dan merupakan bagian dari rencana perjalanan, karyawan dapat menulis permohonan uang muka biaya bisnis. Ini termasuk akomodasi, perjalanan ke dan dari perjalanan bisnis, dan makan. Pengeluaran inilah yang harus dia laporkan setibanya kembali di tempat kerjanya.

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut membahas tentang cara-cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ini cepat dan GRATIS!

Setelah menyusun laporan perjalanan bisnis, jumlah akhir dana yang dikeluarkan ditunjukkan. Jika jumlahnya lebih besar dari uang muka, bagian akuntansi harus mentransfer selisihnya. Untuk biaya yang lebih rendah, karyawan harus menyetor dana ke mesin kasir.

Laporan awal merupakan salah satu dokumen yang penyusunannya diatur dengan jelas dalam undang-undang. Itu dibuat oleh karyawan yang ditempatkan sebagai konfirmasi atas semua biaya yang dikeluarkan selama perjalanan bisnis.

Bersamaan dengan itu, dokumen asli pengeluaran harus diserahkan ke departemen akuntansi. Secara umum, laporan pengeluaran adalah dokumen yang mencantumkan biaya perjalanan.

Apakah itu diperlukan?

Tujuan dari dokumen uang muka adalah untuk mengkonfirmasi pengeluaran uang muka yang dikeluarkan sebelum perjalanan atau untuk menerima dana yang dikeluarkan setelah perjalanan. Oleh karena itu, pembuatan laporan adalah wajib.

Perbuatan hukum:

• Pasal 252, ayat 1 Pasal 264 Kode Pajak Federasi Rusia: biaya perjalanan adalah biaya produksi dan penjualan yang berkaitan dengan biaya lainnya.
• Pasal 313, Pasal 314 Kode Pajak Federasi Rusia: informasi harus dikonfirmasi oleh dokumentasi utama. Ini juga termasuk laporan perjalanan bisnis. Tanpanya, mustahil untuk memastikan biaya-biaya yang dikeluarkan, termasuk uang muka yang diberikan kepada seorang karyawan. Biaya-biaya diperhitungkan sesuai dengan tanggal laporan diterbitkan.

Laporan awal adalah dasar akuntansi:

• mentransfer dana untuk menutupi pengeluaran bisnis;
• konfirmasi pengeluaran keuangan saat mengeluarkan dana terlebih dahulu sebelum perjalanan bisnis.

Bagaimana cara mengisi laporan awal perjalanan bisnis 2019?

Laporan perjalanan bisnis adalah tahap akhir dari keseluruhan prosedur: mulai dari persiapan hingga kepulangan karyawan.

Laporan yang disusun dengan benar harus mengkonfirmasi pengeluaran keuangan, yang pada gilirannya mempengaruhi pajak.

Laporan awal harus disiapkan oleh karyawan yang dikirim dalam perjalanan bisnis. Setelah selesai, dikirim ke departemen akuntansi untuk verifikasi.

Pada tahap akhir, dokumen ditandatangani oleh pengelola. Dana yang dikeluarkan (jika tidak ada uang muka) atau selisihnya jika biayanya lebih besar dari uang muka dicantumkan.

Persyaratan dokumen

Bagaimana cara membuat laporan awal yang benar agar dapat diterima pada saat pemeriksaan pajak?

Laporan ini merupakan dokumen pelaporan yang ketat. Diisi sesuai formulir No. AO-1 dan digunakan untuk mempertanggungjawabkan dana yang dikeluarkan kepada musafir.

Dokumen tersebut dibuat dalam satu rangkap di atas kertas atau diisi secara elektronik.

Perhatikan bahwa dalam formulir baru, hanya baris yang muncul: tanda terima dari akuntan bahwa ia menerima laporan dari karyawan. Dokumen lainnya tidak mengalami perubahan apa pun.

Bentuk dan bagian

Cara mengisinya dengan benar:

• Sisi depan: Data pribadi karyawan, dokumen konfirmasi pengeluaran uang, dan informasi uang muka sebelumnya diisi.
• Sisi sebaliknya: tanggal pengeluaran, nomor dokumen, nama, jumlah, dokumen yang mengkonfirmasi transaksi ditunjukkan (kolom 1-6).

Semua pengeluaran harus didokumentasikan. Daftar dokumen diberikan di bawah ini. Mereka harus disimpan dan direkatkan pada selembar kertas A4 terpisah pada saat kedatangan.

Jumlah yang harus dibayar akan langsung bergantung pada kuitansi dan cek yang diberikan.

Pengisian sampel (contoh)

Contoh penyusunan laporan awal perjalanan bisnis tahun 2019:

Siapa yang menandatangani dan menyetujui?

Setiap dokumen harus ditandatangani oleh orang yang melengkapinya. Hanya setelah ini laporan dapat ditransfer ke departemen akuntansi. Dia memeriksa apakah itu diisi dengan benar.

Kepala perusahaan dan kepala akuntan harus membubuhkan tanda tangannya pada dokumen tersebut. Baru setelah itu dana yang dibayarkan karyawan secara mandiri dapat ditransfer.

Tanggal jatuh tempo

Setelah tiba dari perjalanan bisnis, karyawan harus membuat dan menyampaikan laporan terlebih dahulu dalam waktu 3 hari.

Dokumen yang menyertainya

Keputusan Nomor 749 tanggal 13 Oktober 2008 menetapkan paket dokumen perjalanan tertentu:

• Sertifikat perjalanan dari formulir yang telah ditetapkan. Dikeluarkan untuk setiap perjalanan bisnis di Federasi Rusia. Formulir tersebut diberi tanggal, stempel, dan ditandatangani pada saat keluar dari organisasi. Pihak penerima membubuhkan stempel, tanda tangan dan tanggal masuk, begitu pula untuk pemberangkatan. Ketika karyawan kembali, departemen akuntansi memasukkan tanggal kedatangan.
• Cek, kuitansi, konfirmasi.
• Kwitansi, tiket – segala pengeluaran yang berhubungan dengan perjalanan menuju dan dari lokasi perjalanan dinas (tiket kereta api, asuransi jiwa perjalanan, kwitansi jalan tol, dll)
• , disetujui oleh manajer.
• Pengeluaran lain yang berhubungan dengan perjalanan bisnis.

Semua dokumen harus dilengkapi sebagaimana mestinya. Saat melampirkannya ke laporan pengeluaran, setiap dokumen direkatkan ke lembar A4 dengan lem.

Jika persyaratan dilanggar atau dokumen asli yang ditentukan dalam laporan hilang, bagian akuntansi berhak untuk tidak membayar biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Dalam hal masuk, pemeriksaan pajak akan mengungkap pelanggaran dan mengenakan denda.

Departemen akuntansi harus hati-hati meninjau dokumen yang diberikan karyawan untuk mengkonfirmasi pengeluarannya.

Yang paling umum adalah tanda terima tunai.

Jika tidak disebutkan produk apa yang dibeli, maka harus dilengkapi dengan kuitansi penjualan atau kwitansi.

Jenis dokumen yang mengkonfirmasi biaya yang dikeluarkan:

• Bayaran telah diterima— diperlukan selama pemeriksaan pajak, menegaskan fakta pembayaran. Saat menyimpan cek, Anda harus mengikuti aturan tertentu. Jika Anda basah atau terkena sinar matahari dalam waktu lama, informasi tersebut mungkin hilang. Cek semacam itu tidak dapat dilampirkan pada penggantian biaya. Beberapa organisasi beroperasi tanpa mesin kasir atau hanya mencetak jumlah total pada tanda terima kas. Dalam kasus ini, Anda harus meminta tanda terima penjualan.
• Kwitansi penjualan– menunjukkan uraian rinci tentang transaksi bisnis, kuantitas, harga, jumlah total, nama organisasi, tanggal, tanda tangan dan posisi orang yang mengisinya. Laporan awal dilampirkan bersama dengan tanda terima kas. Jika yang terakhir ini tidak ada, PM harus menyandang stempel organisasi penjual. Perlu diketahui bahwa jumlah dan tanggal pada kwitansi penjualan harus sesuai dengan kwitansi tunai.
• Formulir pelaporan yang ketat. Dokumen tersebut harus mencantumkan nama, rincian badan hukum, transaksi bisnis, harga, jumlah, tanggal, jabatan dan tanda tangan orang yang menyelesaikannya.

Postingan

• 71 – “penyelesaian dengan orang yang bertanggung jawab” (berlaku untuk akun Aktif-Pasif);
• 70 – “penyelesaian dengan personel untuk mendapatkan upah”;
• 51 – “rekening giro”;
• 50 – “meja kas”;
• 94 – “kekurangan dan kerugian perusahaan.”

Ketika laporan disetujui, transaksinya terlihat seperti ini:

• Saat mengeluarkan uang muka: Akuntan menyiapkan mesin kasir dan mengeluarkan dana. Setelah diterima, karyawan menandatangani barang habis pakai. Dt71-Kt50
• Saat mentransfer dana dari rekening giro ke rekening giro karyawan: pengkabelan Dt71-Kt51 sedang dikompilasi. Dalam hal ini, perintah pembayaran dikeluarkan ke bank. Konfirmasi penerimaan dana adalah laporan bank.
• Dana telah dikeluarkan dan jumlahnya perlu ditutup. Hal ini dimungkinkan setelah karyawan tersebut tiba dari perjalanan bisnis dan pengeluarannya dikonfirmasi dengan dokumen yang relevan. Postingan: Dt10-Kt71 – pembelian bahan, Dt41-Kt71 – pembelian barang, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 – kegiatan perdagangan atau produksi perusahaan.
• Bila jumlah dana yang dibelanjakan lebih besar dari jumlah yang dikeluarkan, maka dilakukan transaksi sebaliknya dan uang dikembalikan ke meja kas. PKO yang diterbitkan: Dt50-Kt71 atau Dt51-Kt71 (ke rekening giro).
• Jika uang muka untuk perjalanan bisnis tidak mencukupi, uang tersebut ditransfer ke karyawan dari meja kas. RKO yang diterbitkan: Dt71-Kt50 atau Dt71-Kt51 (dari rekening giro).
• Dalam hal pegawai kehilangan cek atau mengeluarkan uang untuk keperluan pribadi yang tidak ada kaitannya dengan perjalanan dinas, maka dibuatlah ayat jurnal sebagai berikut: Dt94-Kt71 - dana dari pelapor dihapuskan sebagai kekurangan perusahaan. Dt70-Kt94 - besarnya kekurangan harus dipotong dari gaji pegawai yang tidak dapat melaporkan uang muka.

Nuansa drafting saat bepergian ke luar negeri

Pendaftaran seorang karyawan dalam prosedurnya agak lebih rumit daripada di Rusia.

Pengeluaran dasar saat bepergian ke luar negeri:

• . Besarannya ditentukan oleh organisasi secara mandiri dan ditetapkan dalam peraturan daerah. Jumlah hingga 2500 rubel/hari tidak dikenakan pajak penghasilan pribadi. oleh karena itu, organisasi biasanya berhenti pada jumlah ini. Sebelum melintasi perbatasan dengan negara asing dan setelah kembali, ukurannya sama dengan jumlah maksimum yang mungkin di wilayah Federasi Rusia. Rekomendasi: saat menentukan pengeluaran, fokuslah pada biaya hidup di negara tuan rumah.
• Biaya perjalanan– pembayaran ke tujuan dibayar terpisah. Bepergian keliling kota dengan taksi atau bus terkadang sudah termasuk dalam biaya perjalanan.
• Biaya hidup- hotel, hotel. Setiap pengeluaran harus didukung dengan kuitansi, faktur, cek.
• Pendaftaran paspor dan visa— biaya bea negara, konsultasi dengan dokter spesialis dapat dihapuskan sebagai biaya perjalanan.
• Biaya lainnya: retribusi dan bea, transit kendaraan.

Perjalanan bisnis ke luar negeri diproses serupa dengan perjalanan bisnis di Rusia. Perintah dikeluarkan untuk mengirim karyawan tersebut dalam perjalanan bisnis. Ini menunjukkan nomor dan tanggal pesanan, nama belakang, nama depan, patronimik karyawan, posisi, tujuan (dengan negara), tujuan perjalanan.

Sertifikat perjalanan tidak dikeluarkan. Tanggal keberangkatan dan kedatangan dicatat di paspor. Setibanya di sana, karyawan tersebut menyiapkan laporan awal dan melampirkan dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran. Kelebihan dana dikembalikan ke rekening giro organisasi. Jika terjadi pengeluaran berlebihan, departemen akuntansi memberikannya kepada karyawan.

Jadi, kami melihat bagaimana menyiapkan laporan pengeluaran. Itu dikeluarkan setelah setiap perjalanan bisnis, disertai dengan biaya.

Karyawan harus menyelesaikannya dalam waktu 3 hari setelah kembali. Bagian akuntansi memeriksa kebenaran pendaftaran dan menyerahkannya kepada manajer untuk disetujui. Setelah direktur menandatangani, dana ditransfer ke karyawan jika biayanya melebihi uang muka.

Jika uang muka lebih besar dari pengeluaran, maka karyawan harus mengembalikannya ke meja kas perusahaan. Jika dia tidak mau, bagian akuntansi secara paksa menghapusnya dari gaji.