كيفية ملء تقرير مسبق 1C. ملء وعينة التقرير المسبق. إجراءات التعويض عن التجاوزات في السجل النقدي

يمكنك عكس النفقات مع الأشخاص المسؤولين في برنامج 1C-ERP باستخدام عدة أنواع من وثائق تقارير النفقات. كل هذا يتوقف على الغرض من التقدم المستخدم. سنخبرك بكيفية عكس التقدم في 1C.

كيفية الوصول إلى القسم بالتقارير المسبقة في برنامج 1C

عند النقر فوق الزر "إنشاء" في علامة التبويب "التقارير المتقدمة"، نحصل على ثلاثة خيارات للاختيار من بينها:

• تقرير مسبق عن النفقات والمدفوعات للمورد؛
• تقرير مسبق - استلام البضائع والخدمات من خلال شخص مسؤول؛
• تقرير مسبق - استلام المستندات النقدية من خلال شخص مسؤول.

دعونا نلقي نظرة على الغرض وتنفيذ كل وثيقة على حدة.

تقرير مسبق عن النفقات والمدفوعات للمورد

تستخدم الشركات غالبًا هذه الوثيقة لتسجيل نفقات السفر. ومن الممكن أيضًا أن يعكس العمل والخدمات التي اشتراها الشخص المسؤول. يتم إعداد الوثيقة عند شطب تكلفة العمل والخدمات كمصروفات بالتوافق مع حسابات الميزانية العمومية 20 و 23 و 25 و 26 و 28 و 44 وغيرها.

كما يتم استخدام هذا النوع من التقارير المسبقة عند شراء أصناف المخزون، والتي تشمل ضريبة القيمة المضافة، للاحتياجات الإدارية والاقتصادية (المزيد حول هذا في الفقرات التالية).

تتكون الوثيقة من أربع علامات تبويب. يبدأ ملء التقرير بعلامة التبويب الأولى - "أساسي". يشار إلى التفاصيل التالية هنا: المنظمة، الاسم الكامل للشخص المسؤول، القسم. يمكنك أيضًا في علامة التبويب تحديد عملة المستند وكتابة تعليق.

كيفية التحقق من التقرير المسبق

يجيب سيرجي رازجولين،

مستشار الدولة الفعلي للاتحاد الروسي من الدرجة الثالثة

"عندما تتلقى تقريرًا مسبقًا، قم بملء إيصال فيه (جزء قابل للفصل من التقرير) وأعطه للموظف. من الضروري التأكد من قبول التقرير للتحقق منه. والشيك على النحو التالي.

أولاً، التحكم في الإنفاق المستهدف للأموال. للقيام بذلك، انظر إلى الأغراض التي حصل الموظف من أجلها على أموال من المنظمة. هذه البيانات مذكورة في..."

لنفترض أن نفقات السفر بلغت 8900 روبل. يشمل هذا المبلغ البدل اليومي - 2100 روبل، تذكرة السكك الحديدية - 2400 روبل، بما في ذلك. ضريبة القيمة المضافة 33.25 روبل والإقامة في الفندق - 4400 روبل. سيقوم المحاسب بملء تقرير المصاريف كما في الشكل أدناه

نحن ننتبه إلى طريقة تخصيص ضريبة القيمة المضافة: نظرًا لأن ضريبة القيمة المضافة متضمنة جزئيًا فقط في سعر التذكرة (218 * 18/118 = 33.25 روبل)، فقد قمنا بتقسيم التذكرة إلى سطرين - المبلغ بدون ضريبة القيمة المضافة والمبلغ مع ضريبة القيمة المضافة.

علامة التبويب الثالثة هي "الدفع للموردين". دعونا نتجاهل ذلك في الوقت الراهن. يتم استخدامه عندما يكتسب الشخص المسؤول الأصول المادية.

في علامة التبويب "للطباعة"، املأ التفاصيل الضرورية للتصور في النموذج المطبوع AO-1.

بعد ملء جميع علامات التبويب، تتم معالجة التقرير المسبق ويتم عرض نموذج مطبوع.

يوجد في الزاوية اليسرى السفلية رابط "إجراء إدخال في دفتر أستاذ الشراء". يتم استخدامه لإنشاء إدخال في دفتر الشراء وخصم ضريبة القيمة المضافة. عند النقر عليها، تنبثق نافذة تحتوي على بيانات مملوءة لإنشاء دفتر شراء (علامة التبويب "القيم") ورابط إلى تقريرنا المسبق (علامة التبويب "مستندات الدفع").

في علامة التبويب "إضافية"، قم بالإشارة إلى رقم التذكرة وتاريخها، بالإضافة إلى رمز نوع المعاملة وتاريخ التقرير المسبق.

تقرير مسبق - استلام البضائع والخدمات من خلال شخص مسؤول

يتم استخدام هذا المستند لتعكس نفقات المحاسبين لشراء عناصر المخزون. ولكن فقط إذا كان الإيصال لا يشمل ضريبة القيمة المضافة.

كيف يبدو التقرير المسبق في 1C-ERP - استلام البضائع والخدمات من خلال شخص مسؤول

وقياسًا على التقرير المسبق عن النفقات والمدفوعات، يحتاج المورد إلى ملء بيانات المنظمة والاسم الكامل للشخص المسؤول والعملة. ولكن من الضروري هنا أيضًا الإشارة إلى المستودع الذي يجب رسملة البضائع والمواد المستلمة من الشخص المسؤول إليه.

وفي علامة التبويب "المنتجات"، يتم إدراج جميع البضائع التي اشتراها الشخص المسؤول وفقًا لذلك. ويتم ذلك من خلال زر "إضافة" الذي يشير إلى الكمية والسعر لكل وحدة من المنتج.

في علامة التبويب "إضافية"، نشير إلى جميع التفاصيل اللازمة لتعكس استلام البضائع والمواد وطباعة AO-1.

من السمات المميزة المهمة لتقرير النفقات قيد النظر هو نوع المعاملة التجارية - "الشراء من خلال كيان مسؤول". عندما يتم تغيير هذه السمة، يغير المستند معناه.

يمكنك أيضًا طباعة نموذج AO-1 باستخدام زر "طباعة".

تقرير مسبق للاحتياجات الإدارية والاقتصادية مع ضريبة القيمة المضافة

في الإصدار السابق من يعكس استلام عناصر المخزون، ليس من الممكن قبول ضريبة القيمة المضافة. لذلك، عندما يقوم شخص مسؤول بشراء سلع بضريبة القيمة المضافة المخصصة وفاتورة صادرة وإشعار تسليم، يمكنك استخدام الطريقة التالية. عند إنشاء مستند "استلام البضائع والخدمات"، نقوم بتحديد نوع المعاملة التجارية - الشراء من المورد.

وفي هذه الحالة يجب استكمال الوثيقة وفق مبدأ الاستلام العادي. هنا يمكنك رؤية التفاصيل الجديدة لملءها. على سبيل المثال، "الضرائب"، حيث نختار "الشراء يخضع لضريبة القيمة المضافة".

في علامة التبويب "الأساسية"، تحتاج الآن إلى تحديد المورد والعقد والمستودع والعملة، وفي "البضائع" تحتاج إلى إدخال أصناف المخزون المشتراة والكمية وسعر الوحدة ونسبة ضريبة القيمة المضافة.

بعد ملء المستند، تتم معالجة المستند وإدخال فاتورة على أساسه (الرابط الموجود في الزاوية اليسرى السفلية "تسجيل فاتورة"). يقوم البرنامج بإنشاء المنشورات بنفسه:

• الخصم 10 الائتمان 60
• المدين 19 الائتمان 60

لن يعد هذا المستند موجودًا في دفتر يومية التقارير المسبقة، ولكن في دفتر يومية الإيصالات في قسم "المشتريات".

ستكون الخطوة التالية هي إنشاء مستند "تقرير مسبق عن النفقات والمدفوعات للمورد"، والذي ناقشناه بالفعل أعلاه. في علامة التبويب "الأساسية"، نقوم أيضًا بملء بيانات المنظمة والاسم الكامل للشخص المسؤول والقسم.

ثم انتقل إلى علامة التبويب "الدفع للمورد". هنا، انقر فوق الزر "الاختيار حسب الأرصدة" وقم بتعيين الفلتر حسب الطرف المقابل المطلوب. من بين إيصالات السلع والخدمات المحددة، حدد الإيصال الذي تحتاجه وأضفه إلى تقرير النفقات باستخدام زر "الانتقال إلى المستند".

• المدين 60 الدائن 71

بهذه الخطوات البسيطة، قمنا برسملة التقرير المالي للموظف، وأخذنا في الاعتبار ضريبة القيمة المضافة المستلمة، وأغلقنا الدين على الحساب 71.

تقرير مسبق لشراء المستندات النقدية

يتم استخدام النوع الثالث من التقرير المسبق لعكس المستندات النقدية التي تم شراؤها، والتي تشمل تذاكر القطار، وتذاكر الطيران، وشهادات الهدايا، وما إلى ذلك. يتم ملؤها بنفس طريقة استلام البضائع والخدمات من الشخص المسؤول.

تسرد علامة التبويب "المستندات النقدية" جميع المستندات التي اشتراها المحاسب بالإضافة إلى كميتها وتكلفتها.

في علامة التبويب "خيارات متقدمة"، تحتاج أيضًا إلى ملء المعلومات للطباعة.

ثم انقر فوق الزر "طباعة" واحصل على نموذج مطبوع لتقرير النفقات. في ذلك، سوف تتوافق النتيجة 71 مع النتيجة 50.

يعد تقرير النفقات مستندًا مألوفًا وبسيطًا للوهلة الأولى، ولكن مع ذلك، عند العمل معه، غالبًا ما يكون لدى مستخدمي برنامج 1C: Accounting 8, edition 3 أسئلة مختلفة. في مقالتنا الجديدة سنلقي نظرة على مكان العثور على هذا المستند وكيفية ملؤه والمعاملات التي يقوم بها.

لذلك، لنبدأ بحقيقة أننا، كقاعدة عامة، نقوم أولا بإعطاء المال للشخص المسؤول إما من السجل النقدي أو تحويله من الحساب الجاري. لكي يعمل البرنامج بشكل صحيح وتلقائي، يجب أن يتم ذلك بشكل صحيح.
السحب النقدي(RKO) نقوم بإنشائه مع نوع العملية الإصدار إلى شخص مسؤول:

عند الخصم من الحساب الجاري، نقوم أيضًا باختيار نوع العملية المناسب تحويل إلى شخص مسؤول:

بعد أن يقدم لنا محاسبنا جميع أنواع المستندات، نحتاج إلى إعداد تقرير مسبق. هذه الوثيقة موجودة في القسم مكتب البنك والنقد:

نقوم بإنشاء تقرير نفقات جديد. نحن نملأ المنظمة، الشخص المسؤول، وعند نشر البضائع، تأكد من الإشارة إلى المستودع. بعد ملء تفاصيل المستند، ننتقل إلى مراجعة كل علامة تبويب في التقرير المسبق.
الرهن العقاري الأول السلف. هنا يجب أن نشير إلى المستندات التي تم بها إصدار الأموال إلى الشخص المسؤول والتي نقوم بإعداد تقرير عليها. يمكن أن يكون ذلك إما تسوية نقدية أو شطبًا من الحساب:

وعند اختيار مستندات الدفع المسبق، سيكون من المهم كيفية إضفاء الطابع الرسمي على هذه المشكلة في البرنامج. نظرًا لأن البرنامج يقوم تلقائيًا بتحديد الطلبات النقدية أو الديون من الحساب الجاري فقط لشخص معين ونوع المعاملة المقابل!

أولئك. إذا اخترنا نوع المعاملة، على سبيل المثال، شطبًا آخر، وأشرنا إلى الحساب 71، فبالطبع تلقينا الترحيل الصحيح، لكن البرنامج لن يتمكن من تحديد هذه المستندات في تقرير المصروفات.
الآن دعنا ننتقل إلى الإشارة المرجعية بضائع. يتم ملء علامة التبويب هذه إذا اشترى موظفنا بعض البضائع، ودفع ثمنها على الفور ونريد قبولها للمحاسبة بتقرير مسبق دون استخدام الحساب 60. علاوة على ذلك، إذا قدم المورد ضريبة القيمة المضافة، والتي سنقبلها للخصم، فهنا ، عند تحديد خانة الاختيار SF وملء تفاصيل الفاتورة، سيقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء فاتورة يتم استلامها عند التنفيذ:

ما نوع الترحيلات التي يقوم بها المستند في هذه الحالة؟ انظر كم هو مثير للاهتمام. لقد قمنا برسملة البضائع إلى 41 حسابًا، متجاوزًا 60 حسابًا. بالمناسبة، إذا كنت بحاجة إلى رسملة المواد بدلاً من البضائع، فأنت تحتاج فقط إلى تغيير حساب المحاسبة في المستند، أو لملء الحسابات المحاسبية تلقائيًا، والاحتفاظ بالدفتر المرجعي للعناصر بشكل صحيح. يمكنك قراءة كيفية إعداد الحسابات المحاسبية في مقالتنا "محاسبة العناصر".

إشارة مرجعية التعبئة والتغليف القابلة للإرجاعيتم ملؤها إذا استلمنا البضائع في حاويات يجب إعادتها إلى المورد. هذه الحالة نادرة للغاية، لذا أقترح عدم أخذها بعين الاعتبار.
إذا أردنا الدفع للمورد من خلال تقرير مسبق وفي نفس الوقت قم بإعداد مستند بشكل منفصل في البرنامج إيصال (تصرف، فاتورة)ثم لهذا تحتاج إلى استخدام إشارة مرجعية قسط. من المهم هنا أيضًا ملء تفاصيل مستند الدفع والمورد والعقد بشكل صحيح. وهنا لم نعد نشير إلى الفاتورة. وينعكس عند إنشاء الفاتورة.

في هذه الحالة، ستكون إدخالات المستند كما يلي:

أولئك. دعنا نلفت انتباهك مرة أخرى إلى حقيقة أنه بالنسبة لنفس الفاتورة، يتعين عليك ملء علامة تبويب واحدة فقط في التقرير المسبق أو البضائع أو الدفع. وإلا سيتم مضاعفة مبالغ المعاملة.
حسنًا، علامة التبويب الأخيرة في تقرير النفقات هي آخر. هنا، كقاعدة عامة، تنعكس نفقات السفر وتكاليف التذاكر ورسوم الحصول على بعض الشهادات والطوابع البريدية. على سبيل المثال، إذا كنا بحاجة إلى خصم ضريبة القيمة المضافة المخصصة في التذكرة، فسنحتاج إلى إكمال هذه العملية بنفس الطريقة التي قمنا بها في علامة التبويب "المنتجات". أولئك. تفقد الصندوق سادس، املأ جميع تفاصيل الفاتورة، وعند إجراء تقرير مسبق، سيقوم البرنامج بكل شيء تلقائيًا: إنشاء فاتورة، وتسليط الضوء على ضريبة القيمة المضافة وقبولها للخصم:

في نفس القسم، لكل حساب، من المهم الإشارة بشكل صحيح إلى حساب التكلفة الذي ستنسب إليه هذه النفقات وجميع الحسابات الفرعية:

في هذه الحالة، يقوم المستند بإدخال الإدخالات التالية:

الآن دعونا نلقي نظرة على النموذج المطبوع للوثيقة. بواسطة زر ختمنحصل على نموذج موحد يعكس مبلغ السلفة المدفوعة للموظف ومبلغ الأموال المصروفة والدين المستحق على الشخص المسؤول.

في حالتنا، أصدرنا أموالا للإبلاغ بمبلغين: من السجل النقدي ومن الحساب الجاري. لم يبلغ الموظف عن المبلغ بالكامل، لذلك لا يزال مدينًا لنا بمبلغ 9100. بالطبع، لا يزال من الأفضل التحقق من التسويات مع الأشخاص المسؤولين عن SALT في الحساب 71:

وهذا يعني أن كل ما يتعين علينا القيام به هو إعادة الأموال غير المستخدمة إلى أمين الصندوق. الطريقة الأكثر ملاءمة والأسرع هي إنشاء مستند إيصال الدفعبناءً على التقرير المسبق:

عند إنشاء مستند بهذه الطريقة، سيقوم البرنامج بكل شيء بنفسه: تحديد نوع العملية الصحيح، والشخص المسؤول، وإدخال المبلغ الذي يجب على الموظف إرجاعه بالضبط، وحتى ملء جميع تفاصيل النموذج المطبوع تلقائيًا:

وأخيرًا، دعونا نتحقق من SALT بالعد 71:

كل شيء على ما يرام. تم إغلاق جميع التسويات مع المسؤول.
هذا كل ما أردت أن أخبرك به عن ملء الوثيقة. تقرير مسبق. كما ترون، إذا قمت بملء جميع التفاصيل والمعلمات بعناية، فإن البرنامج نفسه سيساعدك على القيام بكل شيء بشكل صحيح.
إذا كان لديك أي أسئلة، فاكتب لنا. شكرا لك على وجودك معنا.

في كثير من الأحيان، في الأنشطة الاقتصادية لمنظمة ما، يتم منح موظفي الشركة الأموال النقدية وغير النقدية (أيضًا المستندات النقدية) لأغراض إعداد التقارير. والتي يتم استخدامها لاحقًا لدفع تكاليف احتياجات العمل الخاصة بالمؤسسة، وشراء تذاكر السفر، ودفع تكاليف الخدمات الفندقية أثناء رحلات العمل. القائمة التي يمكن استخدام الأموال الخاضعة للمساءلة فيها كبيرة جدًا، ولا ينظمها أي شخص. دعونا نلقي نظرة في هذه المقالة على الموضوع حيث يقع.

كيفية العثور على تقرير مسبق في برنامج 1C

للعثور على تقرير مسبق، تحتاج إلى تحديد قسم "البنك ومكتب النقد" في القائمة الرئيسية لواجهة برنامج "1C: المحاسبة" الإصدار 8 تاكسي، ثم في كتلة "مكتب النقد"، ابحث عن موضع "التقرير المسبق" . بعد هذه الخطوات، سيتم نقلك إلى مجلة "التقارير المسبقة". بعد ذلك، انقر على زر "إنشاء".

يظهر على الشاشة تقرير مسبق يجب تعبئته بناءً على المستندات الأولية المقدمة إلى قسم المحاسبة في المنشأة والمرفقة بالتقرير المسبق.

تعبئة تقرير مسبق في برنامج 1C

يتم ملء الحقول التالية في رأس المستند:

• تاريخ؛
• رقم؛
• منظمة؛
• يمكن أن يكون الشخص المسؤول موظفًا في المنظمة أو فردًا يعمل بموجب توكيل رسمي؛
• يتم اختيار المستودع في حالة شراء البضائع والأصول المادية، والتي يتم تسليمها لاحقًا إلى المستودع إلى الشخص المسؤول ماليًا.

تحتوي الوثيقة، في الجزء الجدولي، على عدة علامات تبويب، يتم ملؤها اعتمادًا على المستندات المرفقة بتقرير النفقات والأموال التي يتلقاها الشخص المبلغ:

• السلف.
• بضائع؛
• التعبئة والتغليف القابلة للإرجاع؛
• قسط؛
• آخر.

لكي يتم ملء علامة التبويب الأولى تلقائيًا في الجزء الجدولي من المستند عندما يتلقى الشخص المسؤول سلفة، فمن الضروري إنشاء تقرير مسبق بناءً على ذلك. يمكن أن يحدث هذا عند تحديد "إنشاء بناءً على" مركزين، أحدهما "سحب نقدي"، والآخر "شطب من الحساب الجاري".

في علامة التبويب الأولى، يتم أيضًا ملء الموضع عند إصدار مستندات نقدية للتقرير؛ قد يكون هذا، على سبيل المثال، تذكرة سفر تم شراؤها بواسطة مؤسسة.

لا يمكنك إنشاء تقرير مسبق بناءً على المعاملات التي تم إدخالها في قاعدة البيانات، ولكن يمكنك تحديد المستند يدويًا عند استلام السلفة للتقرير الفرعي من خلال النقر على زر "إضافة". بعد هذه الخطوات، يصبح الحقل الموجود في الجزء الجدولي من علامة التبويب الأولى "التقدمات" نشطًا.

عند شراء البضائع نقدًا، من مبلغ خاضع للمحاسبة، يجب عليك ملء علامة التبويب الثانية، والتي تسمى "البضائع".

في هذه الحالة، في الجزء الجدولي من المستند، تحتاج إلى إدخال البيانات التالية:

• وثيقة النفقات؛
• يتم تحديد نطاق المنتج من الدليل؛

كن حذرًا، إذا لم يكن هذا المنتج موجودًا في دليل "التسميات"، فيجب عليك أولاً ملء بطاقة خاصة به، والتي تشير إلى الاسم ووحدة القياس وغيرها من التفاصيل.

• كمية؛
• سعر؛
• قيمة الضريبة؛
• اسم المورد مأخوذ من دليل "الأطراف المقابلة"؛
• تفاصيل الفاتورة؛
• حسابات التكلفة وحساب ضريبة القيمة المضافة.

سيتم ملء المبلغ والإجمالي تلقائيًا.

عند دفع ثمن البضائع أو الخدمات للأطراف المقابلة من الأموال الخاضعة للمساءلة، يتم ملء علامة التبويب الرابعة في تقرير النفقات، والتي تسمى "الدفع". عند النقر فوقه، يتم فتح قسم جدولي تحتاج فيه إلى ملء البيانات التالية:

• مستند المصروفات هو اسم المستند؛
• الطرف المقابل والاتفاق؛
• يتم تعبئة محتويات العملية يدويا، دون الرجوع إلى الكتاب المرجعي.

يتم إدخال حسابات التسوية التي ستخصص لها مبالغ التكاليف تلقائيا، وهو الحساب 60 "الموردون والمقاولون"، ولكن يمكن تغيير هذا الحساب من خلال الرجوع إلى الدليل "".

يتم ملء علامة التبويب الخامسة "أخرى" ليس فقط في حالات تقديم المستندات المتعلقة برحلة عمل الموظف، ولكن أيضًا لدفع احتياجات العمل الخاصة بالمؤسسة والنفقات الأخرى.

تمامًا كما هو الحال في علامات التبويب الأخرى، املأ:

• الوثيقة (النفقة)؛
• التسميات.
• قيمة الضريبة؛
• يتم ملء الإجمالي تلقائيًا؛
• مزود؛
• يتم ضبط المؤشر في عمود "الفاتورة" سواء كانت هناك فاتورة أم لا؛
• يتم تعيين المؤشر في عمود "BSO" سواء كان هذا نموذج إبلاغ صارم أم لا؛
• قم بملء تفاصيل الفاتورة؛
• يتم اختيار حساب التكلفة للمحاسبة (المحاسبة) من شجرة الحسابات، كما يتم اختيار حساب التكلفة الفرعي من الدليل؛
• يتم تحديد حساب المصروفات لـ NU (محاسبة الضرائب) من دليل الحسابات للمحاسبة الضريبية، كما يتم تحديد الحساب الفرعي للنفقات من الدليل؛
• حدد حساب ضريبة القيمة المضافة.

في الحالات التي يتم فيها إصدار أموال مقابل التقرير لإيداعها في السجل النقدي لمورد البضائع (الأعمال والخدمات) لسداد الحسابات المستحقة الدفع، يتم ملء علامة التبويب "الدفع" في التقرير المسبق.
دعونا نلقي نظرة على ملء مستند عند إعداد تقرير الدفع للمورد باستخدام المثال التالي.
مثال 3-4
موظفة في منظمة Romanova S.S. في 19 مايو 2008، تم إصدار أموال بمبلغ 2360 روبل من السجل النقدي. على حساب الإيداع في السجل النقدي لشركة Veresk LLC كدفعة للقانون رقم 1.
وفي اليوم التالي، تم تقديم تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة، وأرفق به إيصال PKO رقم 56 بتاريخ 19 مايو 2008 حول استلام الأموال في مكتب النقد التابع لمنظمة Veresk LLC.
في قائمة التقارير المسبقة (قائمة أمين الصندوق -> التقرير المسبق)
افتح نموذج المستند الجديد، واملأ "الرأس" و"التذييل" وعلامة التبويب "التقدمات" (الشكل 3-20).


انتقل إلى علامة التبويب "الدفع"، وأضف سطرًا جديدًا إلى قسم الجدول الذي نشير فيه (الشكل 3-21):
في عمود الطرف المقابل - شركة Veresk LLC (المحددة من دليل الأطراف المقابلة)؛
في عمود اتفاقية الطرف المقابل - القانون رقم 1 بتاريخ 16 مايو 2008 (بالاختيار من دليل اتفاقيات الطرف المقابل)؛
في عمود المبلغ - 2360 روبل. (مبلغ الأموال المودعة في مكتب النقد الخاص بالمورد)؛
في الأعمدة نوع الإدخال والمستند وتاريخ الإدخال والوثيقة ورقم المستند الخاص بمنظمة خارجية - على التوالي، إيصال KPKO، 19/05/2008، 56.
في عمود المحتويات - الدفع مقابل القانون رقم 1 بتاريخ 16 مايو 2008؛
في عمود حساب التسوية - الحساب المحاسبي الذي يتم فيه تسجيل الديون المسددة (يتم إدخال الحساب 60.01 "التسويات مع الموردين والمقاولين" بشكل افتراضي)؛
في عمود الحساب المسبق - حساب محاسبي يجب أن يؤخذ فيه المبلغ المدفوع للمورد في الاعتبار إذا كان مقدمًا (يتم إدخال الحساب 60.02 "السلف الصادرة" بشكل افتراضي).

يعد إصدار الأموال من قبل منظمة ما لشخص تربطه علاقة عمل بها ممارسة تجارية قياسية. الأموال التي تقوم الشركة بتحويلها بمشاركة قسم المحاسبة لإعداد التقارير تكون مصحوبة بوثائق تؤكد استخدامها المقصود. تتم مراجعة الوثائق بعناية من قبل السلطات التنظيمية. السؤال الرئيسي الذي يهم الموظفين المسؤولين عن تقرير النفقات: سواء المحاسبين أو الأشخاص المسؤولين - ما الذي يمكن أخذه بعين الاعتبار؟

وعلى الرغم من وفرة الرسائل التوضيحية والإرشادات والإرشادات والتعليمات، إلا أن العديد من القضايا لا تزال مثيرة للجدل. يضطر الموظف الذي عهدت "يديه" بأموال خاضعة للمحاسبة إلى التفكير باستمرار في كيفية جمع المستندات التي تؤكد نفقاته، ويتعين على قسم المحاسبة التحقق من الأوراق والشيكات المقدمة سطرًا تلو الآخر. بشكل عام، تنطبق القواعد التالية على سلفة الأموال:

1. يتم إصدار الأموال لتلبية الاحتياجات التجارية والتشغيلية ونفقات السفر.
2. أساس إصدار الأموال هو أمر المدير. يتخذ المدير قرارًا بعد أن يقدم الشخص المسؤول الطلب.
3. وبعد إجراء النفقات التي خصصت لها الأموال يجب إثباتها في التقرير مع إرفاق المستندات المؤيدة لها.
4. يجب على الشخص المسؤول تقديم تقرير مسبق مع مبررات النفقات إلى قسم المحاسبة خلال ثلاثة أيام من التاريخ الرسمي للعودة من رحلة العمل. ويعتبر هذا التاريخ هو التاريخ المشار إليه في تذكرة العودة أو بوليصة الشحن إذا كان الموظف يستخدم السيارة.
5. إذا تلقى الموظف أموالا لاحتياجات العمل، فيجب عليه تقديم تقرير مسبق خلال الحدود الزمنية المحددة بأمر خاص من رئيس المنظمة. وكقاعدة عامة، يتم إصدار هذا الأمر في شكل ملحق للسياسات المحاسبية للمنظمة.
6. يجب أن يكون موظفو المنظمة على دراية بجميع المستندات الإدارية المتعلقة بإجراءات إصدار الأموال على الحساب وتقديم التقارير المسبقة التي تؤكد النفقات.

ما هي المستندات المقبولة رسميًا كمبرر للنفقات؟

تخلق هذه المشكلة أكبر الصعوبات لجميع المشاركين في التحقق من التقارير المسبقة: سواء بالنسبة للعاملين في الفحص أو العاملين في مجال الإبلاغ. وفقًا للممارسة الحالية المعمول بها في عمليات التدقيق الضريبي، فإن المستندات الداعمة هي:

• إيصال تسجيل النقدية؛
• تذاكر الركاب، بطاقة الصعود إلى الطائرة؛
• إيصالات/فواتير المبيعات؛
• الإيصالات ونماذج التقارير الصارمة (SSR) وغيرها من النماذج التي يمكن على أساسها استخلاص استنتاج حول صحة النفقات.

من الناحية العملية، بالنسبة لكل عنصر في القائمة، قد يكون للمحاسب متطلبات معينة، وقد يكون لدى الأشخاص المسؤولين أسئلة.

وهنا بعض الأمثلة

1. يجب ترجمة المستندات المجمعة بلغة أجنبية إلى اللغة الروسية.

   ليست كل المعلومات المحددة في الوثيقة تخضع للترجمة، ولكن فقط المعلومات الضرورية للمحاسبة.

2. هل من الممكن الإشارة إلى التواريخ في تقرير النفقات التي تقع في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات الرسمية؟

   إذا تم أخذ أيام رحلات العمل في الاعتبار، فسيتم الإشارة إليها في التقرير كجزء من المدة الإجمالية لرحلة العمل، والتي يتم تحديدها حسب الطلب وتذاكر الركاب (بوليصة الشحن). لهذه الأيام، يتم دفع البدلات اليومية كالمعتاد.

   إذا أخذنا في الاعتبار الأيام التي يتم فيها شراء عناصر المخزون أو تقديم أي خدمات للموظف، فقد تنشأ أسئلة تتعلق بإشراك الموظف في أداء واجبات العمل في عطلات نهاية الأسبوع. يتم تحديد إجراءات العمل في عطلات نهاية الأسبوع بموجب قانون العمل في الاتحاد الروسي وتخضع لرقابة مفتشية العمل. لذلك، من الأفضل تجنب إكمال المستندات في عطلات نهاية الأسبوع، وكما هو متوقع، خذ استراحة من العمل. لا يُنصح بدعوة شركاء العمل إلى عشاء تمثيلي في عطلة نهاية الأسبوع أو العطلة.

3. يمكن للمؤسسة تطوير نموذج تقرير مسبق بشكل مستقل والموافقة عليه في سياساتها المحاسبية.

   تم إلغاء الاستخدام الإلزامي للنموذج الموحد AO-1 منذ عام 2013. في الممارسة العملية، يواصل الكثيرون استخدام النموذج القديم "الذي تم التحقق منه"، والذي له وجهان (تمت الموافقة عليه بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 1 أغسطس 2001 رقم 55). يتم تعبئة الوجه الأول (جانب العنوان) من قبل المسؤول والمحاسب ويتم اعتماده من قبل المدير. أما الوجه الثاني (العكس) فيملأه المسؤول ويؤكده توقيعه. وفي الجانب الثاني، في الأسطر الحرة، يقوم المسؤول بإدراج جميع المستندات المرفقة بمصاريف الدعم.

4. إذا لم يتم إصدار الأموال نقدا (من السجل النقدي)، ولكن من خلال بطاقة الشركة إلى حساب مفتوح خصيصا لمثل هذه المعاملات، فإن إجراء ملء التقرير المسبق لا يتغير.

   لا يحدد التشريع مقدار المبالغ التي يمكن للمنظمة إصدارها للإبلاغ؛ يمكن أن تكون كبيرة جدًا، ولكن حتى أصغر المبالغ الصادرة يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار في التقرير المسبق. في الوقت نفسه، من الضروري أن نتذكر المعايير القانونية للمدفوعات النقدية بين الكيانات القانونية ورجال الأعمال الأفراد - لا يزيد عن 100 ألف روبل بموجب اتفاقية واحدة. إذا كنت بحاجة إلى شراء بضائع أو مواد بكميات كبيرة، فيجب على الشخص المسؤول الحرص مسبقاً على الاتفاق مع الأطراف المقابلة على إبرام العقود لكل دفعة لا تتجاوز الحد المحدد للمدفوعات النقدية. لا ينطبق هذا القيد على المدفوعات غير النقدية.

   من الناحية العملية، يتم وضع القيود المفروضة على إصدار مبالغ التقارير من خلال قواعد الشركة، والتي يتم تحديدها في السياسات الداخلية للشركة.

إيصالات النقد والمبيعات - كيفية قبولها؟

في أغلب الأحيان، يواجه الموظفون المبلغون صعوبات في الإيصالات النقدية - من المتاجر ونقاط بيع التذاكر للنقل العام ومحطات الوقود (إذا كنت بحاجة إلى السفر في أعمال الشركة بالسيارة). إذا كانت المستندات الأخرى (الفواتير/إيصالات المبيعات) مرفقة بالإيصالات النقدية، فلن تكون هناك مشاكل ويمكن قبولها للمحاسبة.

يمكن إرفاق أي مستندات بالتقرير المسبق. علاوة على ذلك، يجب أن تؤكد هذه المستندات ليس فقط حقيقة الدفع مقابل الأصول المادية، ولكن أيضا حقيقة استلامها.

يؤكد الإيصال النقدي فقط حقيقة الدفع، لذلك لا يكفي تأكيد حقيقة شراء البضائع (العمل، الخدمات).

تحدد اللوائح الخاصة بسجلات النقد أن إيصال تسجيل النقد هو مستند محاسبي أساسي مطبوع بواسطة سجل نقدي على الورق، مما يؤكد حقيقة الدفع النقدي و (أو) الدفع باستخدام بطاقات الدفع بين المستخدم والمشتري (العميل)، والتي تحتوي على معلومات حول هذه التسويات، برامج وأجهزة تسجيل النقد المسجلة التي تضمن المحاسبة الصحيحة للأموال أثناء التسويات.

حاليًا، يخضع استخدام تكنولوجيا تسجيل النقد لتغييرات كبيرة. سيسمح الانتقال إلى طلب جديد، حديث وتكنولوجي، بنقل المعلومات حول كل عملية شراء عبر الإنترنت إلى مكتب الضرائب، وسيتلقى المشترون الإيصالات النقدية ويحفظونها على أجهزتهم المحمولة.

وفي 1 يوليو 2017، سيتوقف تطبيق الأمر القديم. في الوقت نفسه، فإن مؤسسات قطاع الخدمات، وأصحاب آلات البيع، وكذلك الأشخاص الذين يطبقون براءات الاختراع و UTII، أي للشركات الصغيرة التي لم تكن ملزمة باستخدام السجلات النقدية، سيكون لديهم عام كامل آخر للتبديل إلى الإجراء الجديد؛ بالنسبة لهم يصبح إلزاميا اعتبارا من 1 يوليو 2018.

وبالتالي، حتى منتصف عام 2018، سيكون هناك إجراءان لإصدار الإيصالات النقدية: على الأجهزة القديمة والجديدة.

باتباع الإجراء السابق، من الضروري التحقق من وجود التفاصيل الإلزامية التالية على المقبوضات النقدية:

• اسم الشركة؛
• الرقم التسلسلي للسجل النقدي.
• الرقم التسلسلي للشيك؛
• تاريخ ووقت الشراء (تقديم الخدمة)؛
• تكلفة الشراء (الخدمة)؛
• علامة على النظام المالي.

وفقًا للقواعد الجديدة، سيتم فحص التفاصيل الإلزامية للإيصال النقدي تلقائيًا بالتنسيق الذي تحدده السلطات الضريبية. وهذا سوف يسهل إلى حد كبير السيطرة على المستندات التي تؤكد الدفع.

العنصر الإلزامي في إيصال تسجيل النقد الجديد هو رمز الاستجابة السريعة، الذي بفضله يمكن لأي مشتري التحقق من شرعية عملية الشراء التي يتم إجراؤها.

يجب أن نتذكر أنه في بعض الحالات، لا يُسمح بإصدار إيصال نقدي، بل نموذج إبلاغ صارم (SSR).

يجب أن يحتوي الإيصال النقدي ونموذج الإبلاغ الصارم، باستثناء الحالات التي ينص عليها القانون، على التفاصيل الإلزامية التالية:

• الرقم التسلسلي للتحول؛
• تاريخ ووقت ومكان (عنوان) التسوية؛
• اسم المنظمة أو اللقب والاسم واللقب لرجل أعمال فردي؛
• رقم تعريف دافع الضرائب؛
• النظام الضريبي المستخدم في الحساب؛
• علامة الحساب (استلام الأموال من المشتري - الاستلام، إعادة الأموال المستلمة منه إلى المشتري - إعادة الاستلام، إصدار الأموال للمشتري - المصاريف، استلام الأموال من المشتري الصادر إليه - إعادة المصاريف؛
• اسم السلع والأشغال والخدمات والدفع والصرف وكميتها وسعر الوحدة مع مراعاة الخصومات وهوامش الربح، والتكلفة مع مراعاة الخصومات وهوامش الربح، مع الإشارة إلى معدل ضريبة القيمة المضافة؛
• مبلغ الحساب مع إشارة منفصلة لمعدلات ومبالغ ضريبة القيمة المضافة بهذه المعدلات؛
• طريقة الدفع (نقدًا و (أو) وسائل الدفع الإلكترونية)، بالإضافة إلى مبلغ الدفع نقدًا و (أو) وسائل الدفع الإلكترونية؛
• منصب ولقب الشخص الذي أجرى التسوية مع المشتري (العميل)، وأصدر إيصالًا نقديًا أو نموذج إبلاغ صارم وأصدره (نقله) إلى المشتري (العميل)؛
• رقم تسجيل معدات تسجيل النقد؛
• الرقم التسلسلي لنموذج المحرك المالي؛
• العلامة المالية للوثيقة؛
• عنوان الموقع الإلكتروني للهيئة المعتمدة على الإنترنت، حيث يمكن التحقق من حقيقة تسجيل هذا الحساب وصحة المؤشر المالي؛
• رقم المشترك أو عنوان البريد الإلكتروني للمشتري (العميل) في حالة تحويل إيصال نقدي أو نموذج إبلاغ صارم في شكل إلكتروني؛
• عنوان البريد الإلكتروني لمرسل الإيصال النقدي أو نموذج الإبلاغ الصارم في شكل إلكتروني في حالة تحويل إيصال نقدي أو نموذج الإبلاغ الصارم في شكل إلكتروني إلى المشتري (العميل)؛
• الرقم التسلسلي للوثيقة المالية؛
• رقم التحول
• العلامة المالية للرسالة.

يتم نشر عناصر المخزون التي حصل عليها الموظف من قبل المنظمة على أساس المستندات المحاسبية الأولية، ولا سيما التقرير المسبق وإيصالات المبيعات، بالإضافة إلى المستندات التي تؤكد حقيقة الدفع - شيكات KKM، وإيصالات الإيصال النقدي (انظر خطاب دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 25 يونيو 2013 N ED-4-3/11515@).

وفي الوقت نفسه، الجزء 2 من الفن. يحدد 9 من القانون رقم 402-FZ قائمة بالتفاصيل الإلزامية التي يجب أن تحتوي عليها أي وثيقة محاسبية أولية. يسمى:

1. عنوان الوثيقة؛
2. تاريخ إعداد الوثيقة؛
3. اسم الكيان الاقتصادي الذي قام بتجميع الوثيقة؛
4. محتوى حقيقة الحياة الاقتصادية؛
5. قيمة القياس الطبيعي و (أو) النقدي لحقيقة من حقائق الحياة الاقتصادية، مع الإشارة إلى وحدات القياس؛
6. اسم منصب الشخص (الأشخاص) الذي أكمل المعاملة والتشغيل والمسؤول (المسؤول) عن صحة تنفيذها، أو اسم منصب الشخص (الأشخاص) المسؤول عن دقة تنفيذ الحدث؛
7. توقيعات الأشخاص المنصوص عليهم في الفقرة (6) من هذا الجزء، مع الإشارة إلى ألقابهم والأحرف الأولى من أسمائهم أو أي تفاصيل أخرى ضرورية للتعرف على هؤلاء الأشخاص.

يجب إعداد الفواتير المقدمة لإعداد التقارير نيابة عن المنظمة، وليس الموظف الفردي، وإلا فسيكون من الصعب أن تعزى تكاليفها إلى تكاليف الشركة.

في عام 2016، أشارت المحكمة العليا للاتحاد الروسي (قرار المحكمة العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 03/09/2016 رقم 302-KG16-450) إلى أنه يتم الاعتراف بالمستندات الأولية على أنها تم تنفيذها بشكل ينتهك متطلبات القانون ولا يتم قبولها للمحاسبة في الحالات التالية:

• نقص المعلومات اللازمة لتحديد هوية الأشخاص الموقعين عليها؛
• عندما لا يتم الإشارة بوضوح إلى اسم السلعة المشتراة (على سبيل المثال، "النفقات المنزلية، واللوازم المكتبية، والمواد الكيميائية المنزلية، ومواد البناء، والنفقات، وهدايا رأس السنة للأطفال")؛
• لا يوجد تاريخ للتجميع.
• لم يتم ملء العمودين "الكمية" و"سعر المنتج"؛
• توقيع البائع مفقود.

إذا كانت المعاملة المنفذة خاضعة لضريبة القيمة المضافة، فيجب إرفاق الفواتير بالمستندات الخاصة بشراء السلع والأعمال والخدمات.

رحلة عمل: ما الذي يمكن أخذه بعين الاعتبار؟

تتضمن المستندات التي تؤكد نفقات المسافرين بغرض الأعمال عادةً ما يلي:

• تذاكر الطيران والسكك الحديدية والحافلات ذهابًا وإيابًا، وإيصالات نقدية لإصدار أغطية السرير؛
• تأكيد نفقات السفر إلى محطات القطار/المطارات الواقعة خارج المدن، في المناطق التي يصعب الوصول إليها؛
• وثائق من مكان الإقامة - فواتير الفندق أو نماذج الإبلاغ الصارمة أو الإيصالات النقدية؛
• وثائق تأمين السفر؛
• المستندات التي تؤكد دفع الرسوم الأخرى المتعلقة بالسفر؛
• وثائق الدفع للحصول على التأشيرات.

لتأكيد الدفع مقابل استخدام سيارة أجرة الركاب، يتم إصدار إيصال نقدي أو إيصال في شكل نموذج إبلاغ صارم. يجب أن يحتوي الإيصال المحدد على التفاصيل المطلوبة:

• الاسم والسلسلة ورقم إيصال الدفع مقابل استخدام سيارة أجرة للركاب؛
• اسم سفينة الشحن؛
• تاريخ إصدار إيصال الدفع مقابل استخدام سيارة أجرة للركاب؛
• تكلفة استخدام سيارة أجرة الركاب.
• الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي وتوقيع الشخص المخول بتنفيذ التسويات.

يُسمح في إيصال الدفع مقابل استخدام سيارة أجرة الركاب بوضع تفاصيل إضافية تأخذ في الاعتبار الشروط الخاصة لنقل الركاب والأمتعة بسيارات أجرة الركاب.

وبالتالي، فإن سائق سيارة أجرة الركاب ملزم بإعطاء الراكب في نهاية الرحلة إما إيصالًا نقديًا مطبوعًا بواسطة معدات تسجيل النقد، أو إيصالًا في شكل نموذج إبلاغ صارم، والذي يجب أن يحتوي على التفاصيل المحددة.

دعونا نلخص ذلك

يتم فحص التقرير المسبق من قبل قسم المحاسبة لمعرفة الاستخدام المقصود للأموال، ووجود المستندات الأولية التي تؤكد النفقات المتكبدة، وصحة تنفيذها.

تتم الموافقة على تقرير النفقات الذي تم التحقق منه من قبل رئيس المنظمة أو أي شخص آخر يتمتع بالسلطة المناسبة. بناءً على بيانات التقرير المسبق المعتمد، يقوم قسم المحاسبة بشطب المبالغ الخاضعة للمحاسبة بالطريقة المحددة.

موظفو BDO Unicon Outsourcing على استعداد دائمًا لإخبارك بالصعوبات التي قد تواجهها عند ملء تقرير مسبق، وما يمكن أخذه في الاعتبار وكيفية إعداد المستندات. تقدم الشركة مجموعة كاملة من الاستشارات والخدمات المهنية ل