تقرير النشر المسبق في مجموعة 1 ثانية 8.3. كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح؟ العينة والقواعد. إصدار الأموال

في المحاسبة. والغرض الرئيسي منه هو التأكد من المبلغ الذي أنفقه الشخص المسؤول.

النموذج الثنائي الموحد رقم AO-1 - نموذج واحد لكل كيان قانوني مهما كان شكل الملكية. الاستثناءات الوحيدة هي موظفي الدولة الذين يستخدمون النموذج الخاص "0504049" منذ عام 2002.

تقع مسؤولية إعداد تقرير مسبق على عاتق كل موظف يتلقى أموالاً مقابل رحلة عمل أو شراء أي مادة أو منتج (على سبيل المثال، اللوازم المكتبية أو الطعام).

تقرير مسبق للموظف المنشور

كيف يتم إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح إذا تم إرسال الموظف من قبل منظمة لأداء بعض المهام في مدينة أخرى؟

رحلة العمل هي رحلة يقوم بها الموظف لأداء واجباته الوظيفية خارج موقع الشركة. لا يأتي أبدًا بدون نفقات تخضع للتعويض للموظف وفقًا للتشريعات الحالية.

قد تشمل نفقات السفر ما يلي:

• السفر ذهابًا وإيابًا، ولكن فقط إذا كان الموظف لديه تذاكر.
• إيجار مساحة المعيشة (يجب تقديم الشيكات أو الإيصالات).
• المصاريف الإضافية متضمنة في البدل اليومي.
• المحادثات الهاتفية والبريدية وتحويل العملات ورسوم العبور والعمولات وتذاكر الأمتعة وأي حدث آخر، والتي بدونها لن يتحقق الغرض الرئيسي من الرحلة.

ويجب توثيق جميع النفقات المذكورة أعلاه. إذا تحدثنا عن البدلات اليومية، فعادة ما يتم تحديد مبلغها في الأمر أو في اللوائح الخاصة برحلات العمل الصادرة في كل مؤسسة. قد يختلف المبلغ اعتمادًا على المكان الذي ذهب إليه الموظف: داخل المنطقة أو إلى كيان مكون آخر للاتحاد الروسي أو إلى الخارج.

لا يحدد التشريع الحد الأقصى للبدل اليومي، ولكن إذا تجاوزت قيمته داخل الدولة 700 روبل، وخارجها - 2500 روبل، فيجب أن يخضعوا لضريبة الدخل الشخصي. لا ينبغي أن تنشأ مشاكل في كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح بعد العودة من رحلة عمل. الموعد النهائي لتقديم الوثيقة لا يزيد عن ثلاثة أيام من تاريخ الوصول. إذا لم يتم إنفاق المبلغ الخاضع للمحاسبة بالكامل، فيجب إعادة الفرق إلى السجل النقدي باستخدام أمر استلام نقدي، وإذا، على العكس من ذلك، كان هناك تجاوز في الإنفاق، فسيتم تعويض الموظف عن كل شيء باستخدام أمر استلام نقدي.

ما هي عواقب تقرير النفقات المكتمل بشكل غير صحيح؟

يجب على الموظف إكمال التسجيل بشكل صحيح خلال ثلاثة أيام، وإلا يجوز للسلطة الإشرافية اعتبار هذا المبلغ بمثابة دخل يجب أن تحسب عليه ضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين.

بالمناسبة، فإن اعتماد النسخة الجديدة من القانون رقم 290-FZ بتاريخ 3 يوليو 2016، يقدم بعض التعديلات، على سبيل المثال، غرامة خطيرة لتقديم شيك غير صحيح. ومن المخطط أيضًا البدء في استخدام البطاقات المصرفية الخاصة التي تتوافق مع المعايير العالمية لفيزا وماستركارد لدفع نفقات السفر.

قواعد عامة

كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح؟ ما عليك سوى اتباع كل نقطة من النقاط التالية:

1. يجب إعداد التقرير في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل من لحظة:

• انتهاء الفترة المحددة من قبل الموظفين في طلب إصدار الأموال؛
• عاد الموظف إلى العمل إذا كان انتهاء الفترة التي صدرت لها الأموال بسبب الإجازة أو المرض؛
• عاد الموظف من رحلة عمل.

2. لإعداد التقرير يجب استخدام النموذج الموحد رقم AO-1 أو النموذج المقبول لدى المنشأة.

3. يجب على الموظف، مع المحاسب الذي يعرف كيفية إعداد تقارير النفقات بشكل صحيح (يتوفر مثال بوضوح في البرنامج المستخدم)، ملء المستند.

4. المدير مسؤول عن اعتماد ورقة التقرير.

5. يجب أن تكون أي وثيقة مقدمة مصحوبة بالشيكات والفواتير والتذاكر وغيرها من الأوراق التي تؤكد أن الشخص قام فعلا بصرف الأموال الخاضعة للمحاسبة.

إجراء التعبئة

كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح؟

يجب إكمال الجزء الأول أو الأمامي من قبل المحاسب. من المستحيل الاستغناء عن الإشارة إلى تفاصيل المستند (الرقم والتاريخ)، ومعلومات حول المؤسسة والأشخاص المسؤولين، ومبلغ الدفعة المقدمة، ومعلومات موجزة: الأموال المنفقة والحسابات المحاسبية، التي يمكن على أساسها الحكم على الحركة والشطب. بالإضافة إلى ذلك، يجب الإشارة هنا إلى الإنفاق الزائد أو السلف غير المستخدمة المستردة.

الجزء الثاني عبارة عن إيصال مقطوع يشير إلى قبول تقرير المصروفات للتحقق منه. بعد ملئه يجب على المحاسب أن يقطعه ويعطيه للموظف المبلغ.

يجب تعبئة الجزء الثالث (الجانب الخلفي من نموذج AO-1) بشكل جماعي. تتمثل مهمة الموظف المُبلغ في عكس التفاصيل وإرفاق كل إيصال مبيعات تم تنفيذه بشكل صحيح للتقرير المسبق. سيتعين على المحاسب فقط ملء المبلغ والحساب المحاسبي الذي سيعكس الأموال التي تم إنفاقها.

يجب أن تحمل الوثيقة توقيعات الموظف والمحاسب وكبير المحاسبين. فقط بعد ذلك يمكن للمدير الموافقة عليه.

الإسراف في الإنفاق مبرر

كيف يتم توثيق الإنفاق الزائد بشكل صحيح في تقرير مسبق؟ تحتاج أولاً إلى التأكد من تبريره:

• كان إنفاق أكثر من الأموال المخصصة مطلوبًا لإكمال مهمة نيابة عن الرؤساء؛
• الموظف لديه المستندات الداعمة.

إذا لم يتم استيفاء شرط واحد على الأقل، فإن المبلغ المالي غير قابل للاسترداد.

إجراءات التعويض عن التجاوزات في السجل النقدي

في حالة الإفراط في الإنفاق، يواجه المحاسب السؤال: كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح. يمكن العثور على رقم KO-2 بسهولة على مساحات واسعة من الإنترنت. يجب الإشارة إلى تفاصيل هذه الوثيقة في التقرير - السطر "الإنفاق الزائد الصادر بأمر نقدي".

لا يحدد القانون الموعد النهائي للتعويض عن الأموال التي أنفقها الموظف بشكل مفرط. لذلك، إذا لم يقم المحاسب بالإشارة على الفور إلى معلومات حول أمر المصروفات في تقرير المصروفات، فلن يترتب على ذلك أي عقوبات.

شروط التعويض عن الإنفاق الزائد على بطاقة الراتب

حاليًا، تقوم جميع المنظمات تقريبًا بتحويل رواتب الموظفين إلى بطاقة مصرفية. هل من الممكن إرجاع المبلغ الزائد حسب التقرير المسبق للموظف بنفس الطريقة؟

التشريع ليس لديه إجابة واضحة. تقترح الوثيقة نفسها شكلاً واحدًا فقط من أشكال السداد للمبلغ الخاضع للمساءلة الذي تم إنفاقه بشكل زائد - نقدًا.

وقد أعرب البنك المركزي الروسي عن نفس الرأي في عام 2006 في رسالته رقم 36-3/2408. وفي الوقت نفسه، تحتوي رسالته المؤرخة في 24 ديسمبر 2008 رقم 14-27/513 على معلومات مفادها أن السؤال: ما إذا كان من الممكن استخدام البطاقة المصرفية لحساب المبلغ الخاضع للمحاسبة ليس من اختصاص البنك المركزي . ثم يجب على مؤسسة الشبكة أن تتعامل بشكل مستقل مع مشاكلها في هذه الحالة. وحتى لا يكون لدى الهيئة التنظيمية أسئلة غير ضرورية، فمن المستحسن استخدام السجل النقدي.

كيفية تعويض الأموال الشخصية للموظف؟

يمكن لموظف المنظمة الخروج لشراء السلع الضرورية (الأشغال والخدمات) على نفقته الخاصة. في هذه الحالة، ليست هناك حاجة لملء تقرير مسبق. كيفية إكمال الخطوات المذكورة أعلاه بشكل صحيح؟

سيكون الطلب والإيصالات التي تؤكد الشراء والفواتير ونماذج التقارير الصارمة ووثائق السفر وما إلى ذلك كافية).

إعداد تقرير مسبق في 1C

يجب أن يكون كل محاسب على دراية بوثيقة مثل تقرير النفقات. كيفية التسجيل بشكل صحيح في 1C؟ موقع المستند في البرنامج هو قسم "البنك ومكتب النقد".

في النافذة التي تم إنشاؤها، يجب عليك أولاً الإشارة إلى معلومات حول المنظمة والأشخاص المسؤولين. سيوفر لك الزر "إضافة" جدولًا تحتاج إلى تضمين جميع المعلومات المتعلقة بالأموال الصادرة فيه.

هناك ثلاثة أنواع من التقدم:

• يأخذ ذلك في الاعتبار تذاكر الطيران والقطارات والقسائم والطوابع البريدية وما إلى ذلك.
• نقدي. الغرض الرئيسي من الوثيقة هو شطب النقود.
• حساب جار. الوثيقة ضرورية لمراعاة خصم مبلغ غير نقدي من الحساب الجاري للشركة.

لإنشاء معلومات حول إصدار النقد، يتعين عليك البدء بإنشاء أمر استلام نقدي جديد. بعد ملئها يجب طباعة الوثيقة وتسليمها للشخص المسؤول بحيث يقوم الأخير بملء السطر الخاص باستلام الأموال والعلامات. فقط بعد ذلك يمكنك حفظ المستند ونشره.

في الجزء الجدولي من أمر استلام النقد، يجب عليك الإشارة إلى معلومات حول البضائع والمواد التي اشتراها الشخص المسؤول. إذا كان شراء البضائع مصحوبًا بإصدار فاتورة، فيجب عليك التحقق من علامة SF واختيار المورد وملء بياناته.

يتطلب قسم "التغليف القابل للإرجاع" ملء معلومات حول العبوة التي ينتظر المورد إعادتها.

يسجل قسم "الدفع" المبالغ المدفوعة للمورد مقابل البضائع التي تم شراؤها مسبقًا. تنعكس الدفعة المقدمة الصادرة عن طريق نشر D 60.02 K 71.01.

علامة التبويب "أخرى" مخصصة لحساب النفقات الأخرى للشخص المسؤول (رحلة عمل، سفر، نفقات الوقود، وما إلى ذلك).

في كثير من الأحيان، في الأنشطة الاقتصادية لمنظمة ما، يتم منح موظفي الشركة الأموال النقدية وغير النقدية (أيضًا المستندات النقدية) لأغراض إعداد التقارير. والتي يتم استخدامها لاحقًا لدفع تكاليف احتياجات العمل الخاصة بالمؤسسة، وشراء تذاكر السفر، ودفع تكاليف الخدمات الفندقية أثناء رحلات العمل. القائمة التي يمكن استخدام الأموال الخاضعة للمساءلة فيها كبيرة جدًا، ولا ينظمها أي شخص. دعونا نلقي نظرة في هذه المقالة على الموضوع حيث يقع.

كيفية العثور على تقرير مسبق في برنامج 1C

للعثور على تقرير مسبق، تحتاج إلى تحديد قسم "البنك ومكتب النقد" في القائمة الرئيسية لواجهة برنامج "1C: المحاسبة" الإصدار 8 تاكسي، ثم في كتلة "مكتب النقد"، ابحث عن موضع "التقرير المسبق" . بعد هذه الخطوات، سيتم نقلك إلى مجلة "التقارير المسبقة". بعد ذلك، انقر على زر "إنشاء".

يظهر على الشاشة تقرير مسبق يجب تعبئته بناءً على المستندات الأولية المقدمة إلى قسم المحاسبة في المنشأة والمرفقة بالتقرير المسبق.

تعبئة تقرير مسبق في برنامج 1C

يتم ملء الحقول التالية في رأس المستند:

• تاريخ؛
• رقم؛
• منظمة؛
• يمكن أن يكون الشخص المسؤول موظفًا في المنظمة أو فردًا يعمل بموجب توكيل رسمي؛
• يتم اختيار المستودع في حالة شراء البضائع والأصول المادية، والتي يتم تسليمها لاحقًا إلى المستودع إلى الشخص المسؤول ماليًا.

تحتوي الوثيقة، في الجزء الجدولي، على عدة علامات تبويب، يتم ملؤها اعتمادًا على المستندات المرفقة بتقرير النفقات والأموال التي يتلقاها الشخص المبلغ:

• السلف.
• بضائع؛
• التعبئة والتغليف القابلة للإرجاع؛
• قسط؛
• آخر.

لكي يتم ملء علامة التبويب الأولى تلقائيًا في الجزء الجدولي من المستند عندما يتلقى الشخص المسؤول سلفة، فمن الضروري إنشاء تقرير مسبق بناءً على ذلك. يمكن أن يحدث هذا عند تحديد "إنشاء بناءً على" مركزين، أحدهما "سحب نقدي"، والآخر هو "الشطب من الحساب الجاري".

في علامة التبويب الأولى، يتم أيضًا ملء الموضع عند إصدار مستندات نقدية للتقرير؛ قد يكون هذا، على سبيل المثال، تذكرة سفر تم شراؤها بواسطة مؤسسة.

لا يمكنك إنشاء تقرير مسبق بناءً على المعاملات التي تم إدخالها في قاعدة البيانات، ولكن يمكنك تحديد المستند يدويًا عند استلام السلفة للتقرير الفرعي من خلال النقر على زر "إضافة". بعد هذه الخطوات، يصبح الحقل الموجود في الجزء الجدولي من علامة التبويب الأولى "التقدمات" نشطًا.

عند شراء البضائع نقدًا، من مبلغ خاضع للمحاسبة، يجب عليك ملء علامة التبويب الثانية، والتي تسمى "البضائع".

في هذه الحالة، في الجزء الجدولي من المستند، تحتاج إلى إدخال البيانات التالية:

• وثيقة النفقات؛
• يتم تحديد نطاق المنتج من الدليل؛

كن حذرًا، إذا لم يكن هذا المنتج موجودًا في دليل "التسميات"، فيجب عليك أولاً ملء بطاقة خاصة به، والتي تشير إلى الاسم ووحدة القياس وغيرها من التفاصيل.

• كمية؛
• سعر؛
• قيمة الضريبة؛
• اسم المورد مأخوذ من دليل "الأطراف المقابلة"؛
• تفاصيل الفاتورة؛
• حسابات التكلفة وحساب ضريبة القيمة المضافة.

سيتم ملء المبلغ والإجمالي تلقائيًا.

عند دفع ثمن البضائع أو الخدمات للأطراف المقابلة من الأموال الخاضعة للمساءلة، يتم ملء علامة التبويب الرابعة في تقرير النفقات، والتي تسمى "الدفع". عند النقر فوقه، يتم فتح قسم جدولي تحتاج فيه إلى ملء البيانات التالية:

• مستند المصروفات هو اسم المستند؛
• الطرف المقابل والاتفاق؛
• يتم تعبئة محتويات العملية يدويا، دون الرجوع إلى الكتاب المرجعي.

يتم إدخال حسابات التسوية التي ستخصص لها مبالغ التكاليف تلقائيا، وهو الحساب 60 "الموردون والمقاولون"، ولكن يمكن تغيير هذا الحساب من خلال الرجوع إلى الدليل "".

يتم ملء علامة التبويب الخامسة "أخرى" ليس فقط في حالات تقديم المستندات المتعلقة برحلة عمل الموظف، ولكن أيضًا لدفع احتياجات العمل الخاصة بالمؤسسة والنفقات الأخرى.

تمامًا كما هو الحال في علامات التبويب الأخرى، املأ:

• الوثيقة (النفقة)؛
• التسميات.
• قيمة الضريبة؛
• يتم ملء الإجمالي تلقائيًا؛
• مزود؛
• يتم ضبط المؤشر في عمود "الفاتورة" سواء كانت هناك فاتورة أم لا؛
• يتم تعيين المؤشر في عمود "BSO" سواء كان هذا نموذج إبلاغ صارم أم لا؛
• قم بملء تفاصيل الفاتورة؛
• يتم اختيار حساب التكلفة للمحاسبة (المحاسبة) من شجرة الحسابات، كما يتم اختيار حساب التكلفة الفرعي من الدليل؛
• يتم تحديد حساب المصروفات لـ NU (محاسبة الضرائب) من دليل الحسابات للمحاسبة الضريبية، كما يتم تحديد الحساب الفرعي للنفقات من الدليل؛
• حدد حساب ضريبة القيمة المضافة.

إذا لزم الأمر، قد يتم منح بعض الموظفين أموالاً للترفيه أو نفقات الأعمال الخاصة بالمؤسسة. ولهم الحق في قبض الأموال بناء على أمر المدير بالنسبة للأشخاص المسؤولين إن كانوا أسمائهم كاملة. والمنصب موضح في قائمة الأشخاص الذين لديهم هذه الفرصة.

نموذج الوثيقة

يتم تأكيد إنفاق الأموال الممنوحة للموظف مقدمًا باستخدام مستند محاسبي أساسي - تقرير مسبق. الاستمارة عبارة عن استمارة موحدة رقم AO-1 يتم تعبئة جزء منها من قبل الموظف والثاني من قبل المحاسب.

إعادة المبالغ الخاضعة للمحاسبة وفقا للتقرير المسبق

هناك مواعيد نهائية محددة لتقديم تقرير مسبق من قبل الشخص المسؤول، حيث يكون الموظف ملزمًا بالإبلاغ عن الأموال التي تم إنفاقها.

بعد استلام الأموال، يلتزم الشخص المسؤول، خلال مدة لا تتجاوز ثلاثة أيام عمل من تاريخ انتهاء الصلاحية التي صدرت له الأموال على الحساب، أو من تاريخ العودة إلى العمل، بتقديم تقرير مسبق مرفقاً به المستندات المؤيدة له. (البند 6.3 من التعليمات رقم 3210- ش).

إذا لم يقم الموظف بإنفاق الأموال بالكامل، يتم إعداد تقرير مسبق للجزء المنفق، مع الإشارة إلى مبلغ الأموال غير المنفقة - وهذا هو إعادة المبالغ الخاضعة للمحاسبة وفقًا للتقرير المسبق.

كما أنه ليس من غير المألوف أيضًا أن ينفق الموظف أمواله الخاصة أولاً، ثم يحضر المستندات ويستعيد أمواله. وفي هذه الحالة يجب عليه الاتصال بقسم المحاسبة لطلب استرداد النفقات المتكبدة. يقوم المحاسب أيضًا بإجراء مثل هذه الحسابات باستخدام تقرير مسبق. لذلك، يمكن أيضًا أن يُعزى هذا الوضع إلى إعادة مبالغ السلف وفقًا للتقرير المسبق.

إذا لم يقم الموظف بأي نفقات على الإطلاق، فإنه يعيد المبلغ الخاضع للمحاسبة إلى أمين الصندوق ولا يقوم بإعداد تقرير مسبق.

يجب أن نتذكر: إذا لم يتم الوفاء بالموعد النهائي لتقديم تقرير مسبق من قبل الشخص المسؤول، فإن ذلك يعتبر انتهاكًا للانضباط النقدي (المادة 15.1 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي).

إجراء التعبئة

الآن دعونا نلقي نظرة فاحصة على الإجراء الخاص بملء المستند.

يتم ملؤها من قبل الموظف

الجانب الامامي.

لذا، يجب على الموظف في الجهة الأمامية من النموذج رقم AO-1:

أشر إلى اسم الشركة ورمز OKPO.

2. أدخل تاريخ تجميع المستند وقم بتعيين رقم.

3. في عمود "التقرير بالمبلغ" ندخل المبلغ الذي أنفقه الموظف على الاحتياجات المنزلية للمؤسسة. على سبيل المثال، حصل على خمسة آلاف روبل، لكنه أنفق أربعة آلاف. ولذلك أشار في هذا العمود إلى أربعة آلاف.

4. نشير إلى اسم ورمز الوحدة الهيكلية.

5. بعد ذلك، قم بالإشارة إلى اسمك الكامل. الشخص المسؤول ورقمه الوظيفي ومهنته (المنصب).

6. أدخل الغرض من التقدم.

7. على الجانب الأيسر من الجدول الموجود على الجانب الأمامي من النموذج، قم بالإشارة إلى مبلغ المبلغ المستلم من مكتب النقد الخاص بالشركة (أو من البطاقة المصرفية). إذا لزم الأمر، قم بالإشارة إلى مبلغ الأموال الصادرة بالعملة الأجنبية.

8. نشير إلى المبلغ الإجمالي للأموال المستلمة.

9. نشير إلى المبلغ الذي تم إنفاقه على احتياجات العمل للمؤسسة.

10. حدد مبلغ الرصيد.

الجانب المعاكس.

11. على الجانب الخلفي من النموذج، في الأعمدة من 1 إلى 6، يجب على الموظف إدراج جميع المستندات (إيصالات المبيعات، إيصالات النقد، وغيرها) التي تثبت النفقات التي قام بها الموظف، مع الإشارة إلى المبالغ التي تم إنفاقها. يجب ترقيم المستندات حسب الترتيب الذي تم إدراجها به في تقرير المصروفات.

الآن حول المعلومات التي يجب على الموظف إدخالها في الأعمدة المناسبة:

• 1 - رقم الدفع المخصص للمستند الذي يؤكد النفقات؛
• 2 - تاريخ الشيك.
• 3 - رقم التحقق؛
• 4 - اسم الوثيقة التي تؤكد النفقات؛
• 5 - يتم إدخال مبلغ النفقات المتكبدة بالروبل هنا؛
• 6- يتم ملؤها إذا لزم الأمر. يشير إلى مقدار النفقات المتكبدة بالعملة الأجنبية؛
• ويشير السطر "الإجمالي" إلى المبلغ الإجمالي للنفقات.

12. بعد قيام الموظف بملء الحقول المطلوبة عليه وضع توقيعه على النموذج مع كشف الدرجات. بعد ذلك، عليك تقديم المستند إلى قسم المحاسبة. سيقوم المحاسب بالتحقق من ملء النموذج بشكل صحيح.

يتم ملؤها من قبل محاسب

الجانب الامامي.

13. بعد استلام النموذج يجب على المحاسب التأكد من تعبئته بشكل صحيح. إذا لم يتم العثور على أخطاء، يقوم المحاسب بتدوين ملاحظة حول ذلك في عمود "التحقق من التقرير" ويوقع عليها.

بعد ذلك، يشرع المحاسب في ملء النموذج.

15. يقوم المحاسب بملء الجزء القابل للفصل من النموذج وتوقيعه وتسليمه للموظف

الجانب المعاكس.

16. يقوم المحاسب بتسجيل المعلومات في العمودين 7 و 8. ويشار هنا إلى مبالغ النفقات المقبولة للمحاسبة. يشير العمود 9 إلى عدد الحسابات المحاسبية التي يتم خصمها من مبلغ النفقات. يجب أن تكون المبالغ التي أشار إليها الموظف والمحاسب هي نفسها.

بعد ذلك، يقوم المحاسب بملء الجانب الأمامي من تقرير المصروفات.

الجانب الامامي.

17. في الجانب الأمامي من الجدول الأيمن يقوم المحاسب بإدخال المعلومات التالية:

• الرصيد أو الإفراط في إنفاق السلفة السابقة؛
• مبلغ السلفة المستلمة من مكتب النقد الخاص بالمؤسسة؛
• مقدار الأموال التي تم إنفاقها؛
• الرصيد أو الإفراط في إنفاق المبالغ المقدمة؛
• الإدخال المحاسبي - يتم أخذ المعلومات من البيانات الموجودة في العمود 9، الموجود على الجانب الخلفي.

19. يقوم المدير باعتماد المستند وإعادته إلى قسم المحاسبة. وبعد ذلك يتم تخزينها في قسم المحاسبة بالشركة لمدة 5 سنوات. بعد هذه الفترة يتم تدميره.

يمكنك تنزيل العينة على موقعنا.

يتم ترحيل المبالغ الخاضعة للمحاسبة من الأموال أو التحويلات أو المستندات في المحاسبة طرق مختلفة. قد يعتمد نوع الإدخال المسبق على الغرض الذي تم من أجله إصدار الأصول للموظف، وكذلك على نوع نشاط الشركة نفسها.

لحل المشاكل التي تحددها إدارة المؤسسة، قد يتم إصدار أصول خاضعة للمساءلة لبعض الموظفين، والتي تشمل:

• مبالغ من المال؛
• الأموال غير النقدية المحولة إلى حساب مصرفي أو بطاقة؛
• الوثائق النقدية.

الموظفون الذين حصلوا على الأصول ملزمون بتقديمإلى قسم المحاسبة الذي سيشير إلى الأغراض والمبلغ الذي تم إنفاق الأموال عليه. بعد ذلك، يتم فحص المستند من قبل محاسب وإدخاله في السجلات المحاسبية للمؤسسة وفقًا لذلك مخطط معين.

وفقًا للقانون، يمكن للموظفين بدوام كامل والمستقلين، وكذلك الأطراف الثالثة، تلقي التقارير إذا تم تحديد ذلك في وثائق السياسة المحاسبية.

كيف تقود بشكل صحيح

تتم المحاسبة عن التقارير الفرعية وفقا ل العد 71، والتي بموجبها يتم تسجيل إصدار الأموال كخصم (Dt)، ويتم تسجيل الشطب كدائن (Ct).

يجب إجراء الإدخالات المحاسبية لكل معاملة الأصول. على سبيل المثال، أعطت إحدى الشركات مبلغ 10000 لموظف لشراء معدات الكي، وهذا ما ستبدو عليه الوثائق:

هناك أنواع أخرى من الترحيلات - يعتمد اختيارها على نوع العمليات مع التقرير والأغراض التي يهدف إليها.

استلام الأموال من مكتب النقد بالشركة من قبل الموظف: 71 قيراط 50 د.ت أساس - أمر نقدي.

تحويل الأموال من مكتب النقد الخاص بالشركة إلى الحساب البنكي أو البطاقة المصرفية للموظف: Dt 71 كيلوطن 51 أو 52 أو 55، القاعدة – .

إصدار وثائق السفر للعامل المنتدب:د 71 عقدة 50-3.

استرداد الأموال التي لم ينفقها الموظف: 50 أو 51 أو 52 أو 55 د.ت - شركة مساهمة الموظف، أمر قبض نقدي للمبلغ المتبقي، كشف حساب بنكي.

تعويض الموظف عن الأموال الشخصية التي أنفقت على شراء أشياء مادية للشركة: Dt 08، أو 15، Kt 71، أساس - تقرير مسبق وشهادة القبول.

مصاريف الشركة لسفر الموظفين: 20 أو 23 أو 25 أو 26 أو 29 أو 44 ق.ط. 71 أساس - هيئة الأوراق المالية، المستندات المثبتة للمصاريف (شيكات، إيصالات، إلخ).

حساب ضريبة القيمة المضافة (ضريبة القيمة المضافة) لشركة JSC:د 19 قيراط 71 أساس – هيئة الأوراق المالية والحساب.

إصدار زيادة في الإنفاق للموظف: 71 د.ت 50 أو 51، أساس - أمر التسوية النقدية (CSO) وأمر الدفع.

بشكل منفصل، ينبغي أن تؤخذ في الاعتبار المبالغ التي لم يتم إرجاعها من قبل الموظف في الوقت المحدد. ويتم ذلك عن طريق النشر لحجب المبلغ المطلوب من راتب الموظف. ويتم تسجيل ذلك عن طريق الخصم 70 والائتمان 73، والأساس هو قسيمة الراتب.

الموعد النهائي للتقديم والتسليم

يجب مناقشة جميع المواعيد النهائية لتقديم التقارير المسبقة مع صاحب العمل قبل صرف الأموال من مكتب النقد بالشركة. في بيان موجه إلى المدير الموظف المبلغ يجب أن تشير:

• الغرض الذي تم أخذ الأصول من أجله؛
• مبلغ المال الذي سيتم الإبلاغ عنه؛
• الموعد النهائي لتقديم التقرير المسبق.

بفضل هذه النقاط المهمة، سيتمكن صاحب العمل من تحديد الموعد النهائي لتقديم الشركة المساهمة بسرعة، وسيقوم المحاسب بإجراء الإدخالات اللازمة بسهولة.

يتعين على الموظفين الذين تلقوا أموالاً من الشركة تقديم تقرير مسبق خلال 3 ايامبعد انتهاء المدة المحددة في وثيقة الإفراج عن الأصول. إذا تم إعداد التقرير أثناء غياب الشخص لفترة طويلة عن مكان العمل (بسبب رحلة عمل، أو إجازة، أو إجازة مرضية، وما إلى ذلك)، فسيتم تقديم تقرير مسبق (AO) في موعد لا يتجاوز 3 أيام بعد العودة.

إفادة

عند تقديم المستندات إلى قسم المحاسبة، الموظف الذي أخذ الأصول قيد التقرير يجب أن يكتب إيصالا. ويشير إلى أنه قدم كل ما يلزم وتم قبول التقرير للتدقيق. يجب التوقيع على الإيصال بما يلي:

• موظف التقارير؛
• مدير الشركة؛
• رئيس الحسابات؛
• الموظف المسؤول.

بعد أعمال التحقق، يوافق المحاسب على حزمة المستندات من المدير ويتلقى توقيعه.

تخزين

بمجرد التحقق من التقرير المستلم من قبل محاسب الشركة وإجراء الإدخالات المناسبة، يتم إرجاع مبالغ الرصيد أو حجبها، يتم إرسال المستند للتخزين.

وفقًا لمواد قانون الضرائب في الاتحاد الروسي، يتم تخزين التقارير المسبقة في المؤسسات التجارية أو غير الحكومية لفترات مختلفة اعتمادًا على نوع الورق:

• 4 سنوات- فترة تخزين التقارير المحاسبية والضريبية والبيانات والتقارير المسبقة التي يتم احتساب الضرائب عليها؛
• 10 سنوات- فترة التوثيق الأولي التي يتم فيها تحويل النفقات الناجمة عن الخسائر المتكبدة إلى الفترات القادمة؛
• 5 سنوات– للتقارير المسبقة الأولية.

في المؤسسات الحكومية، يجب تخزين هذه الأنواع من المستندات لمدة 5 سنوات على الأقل.

في مرحلة التحقق من تقرير النفقات المقدم، قد يكتشف المحاسب أن الموظف قد أنفق أموالاً أكثر من تلك الصادرة عن الشركة. في هذه الحالة المؤسسة يجب أن يعود الفرقموظف.

يمكن تسمية الإسراف في الإنفاق بما يلي:

• الحالة التي يكون فيها الموظف قد أكمل المهام التي حددتها الإدارة بالكامل عند إصدار الأصول الخاضعة للمساءلة، وتم إنفاق المزيد من الأموال؛
• الحالة التي يقدم فيها الموظف أدلة على النفقات الشخصية - الشيكات والإيصالات وبطاقات الضمان التي دفعها، وما إلى ذلك.

يتم إجراء محاسبة النفقات الزائدة عن طريق إصدار أمر استلام نقدي (في نموذج KO-2) بمبلغ يساوي سداد النفقات الشخصية للموظف. يتم إصدار الأموال من مكتب النقد للشركة ولا تخضع للضرائب أو اشتراكات التأمين أو مساهمات المعاشات التقاعدية.

قواعد الحفاظ على شركة مساهمة

تنقسم خوارزمية العمل مع الشركات المساهمة بشكل تقليدي إلى 12 خطوة بسيطة:

1. تقديم طلب الموظف للحصول على الأصول الخاضعة للمحاسبة.
2. إصدار الأموال من مكتب النقد للشركة.
3. - توجيه الأموال التي يحصل عليها الموظف للأغراض المحددة في الطلب.
4. تعبئة نموذج التقرير المسبق بنموذج AO-1 (المشترك لجميع فئات المنشآت).
5. إرفاق مستندات إلى هيئة الأوراق المالية تؤكد تجاوز الموظف في الإنفاق.
6. تسجيل إيصال بتقديم جميع المستندات اللازمة إلى قسم المحاسبة.
7. بدء تدقيق هيئة الأوراق المالية في قسم المحاسبة.
8. تحديد ما إذا كان النموذج قد تم ملؤه بشكل صحيح وما إذا كان هناك أي بقع أو تصحيحات أو توقيعات طرف ثالث.
9. - إعداد كافة القيود المحاسبية اللازمة.
10. التأكد من شرعية الشيكات أو الإيصالات المقدمة – دليل على الإفراط في الإنفاق.
11. الانتهاء من تفتيش هيئة الأوراق المالية، وتقديم المستندات للموافقة عليها للإدارة.
12. إرسال JSC للتخزين.

إن وجود أي بقع أو تصحيحات في المستند يلزم المحاسب بعدم قبوله للنظر فيه. وبناءً على ذلك، يعتبر المبلغ المنعكس فيه تلقائيًا غير مؤكد في المصروف ويتم اقتطاعه من راتب الموظف المبلغ. ولهذا السبب يجب عليك توخي الحذر عند ملء النموذج من جانب الموظف والتحقق منه بدقة من جانب المحاسب.

الاستنتاجات

يعد التقرير المسبق إحدى الوثائق القليلة التي لا تغير غرضها وشكلها على مر السنين. ولذلك فإن ممارسات الشركات الحكومية وغير الحكومية تثبت ذلك أهميةعند العمل مع أي أصول نقدية من ماكينة تسجيل النقد. هذا الوثيقة الوحيدةمما يؤكد الاستخدام المقصود للأموال من قبل الموظف، وبالتالي إثبات سلوكه القانوني.

عند البدء في تسجيل الأموال الخاضعة للمساءلة واستكمال التدقيق المحاسبي، يجب على المدير انظر بحذرجميع المستندات، لأنه هو الذي يحتفظ بالحق في تقليل أو زيادة فترة توفير AO لموظف معين. كما أن توقيعه على حزمة الأوراق وقت الموافقة يثبت تلقائيًا أن جميع حالات الخلاف والصراع مع باقي الأصول قد تم حلها وليس لدى الأطراف أي مطالبات ضد بعضهم البعض.

يتم عرض جميع الفروق الدقيقة في إعداد تقرير مسبق في برنامج 1C أدناه.

في الأنشطة التجارية للمؤسسة، يعد إعداد تقارير النفقات أحد الإجراءات الأكثر شيوعًا للمحاسب. تتم معالجة معظم المدفوعات النقدية تقارير مسبقة: هذا و مصاريف السفر، والمشتريات التجارية المختلفة.

عند الإبلاغ، يتم إعطاء موظف المنظمة نقدا من السجل النقدي (أو المستندات النقدية، على سبيل المثال، تذاكر الطيران). ويتم إضفاء الطابع الرسمي على ذلك من خلال أمر صرف نقدي أو مستند "إصدار المستندات النقدية".

بعد إجراء النفقات، يقوم الموظف بتقديم تقرير، مع تزويد قسم المحاسبة بالمستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة، وملء تقرير مسبق لتسديد الدفعات النهائية.

دعونا نلقي نظرة على الإجراء الخاص بإدخال مستند " تقرير مسبق" على سبيل المثال 1C المحاسبة 8.2 الطبعة 3.0.

إذا كنت تعمل في البرنامج 1C المحاسبة المؤسسة الإصدار 2.0فلا بأس - وثيقة "التقرير المسبق" في هذه الإصدارات متطابقة تقريبًا. هناك بعض الاختلاف في، ولكن يمكنك العثور على المستند في قائمة البرنامج.

يمكنك فتح قائمة المستندات "التقارير المسبقة" في قسم المحاسبة "البنك ومكتب النقد"، القسم الفرعي "مكتب النقد" في لوحة التنقل، البند "التقارير المسبقة".

باستخدام الزر "إنشاء"، أدخل مستندًا جديدًا.
في رأس (أعلى) المستند يجب الإشارة إلى التفاصيل الرئيسية:

• المؤسسة (إذا تم تحديد المؤسسة الافتراضية في الإعدادات الشخصية للمستخدم، فسيتم تحديدها تلقائيًا عند إدخال مستندات جديدة)؛
• المستودع الذي يتم فيه استلام البضائع المشتراة شخص مسؤولالقيم المادية؛
• الفرد هو موظف في منظمة يقوم بالإبلاغ عن الأموال الصادرة له على الحساب (يجب ملء هذه التفاصيل).

يحتوي نموذج المستند "التقرير المسبق" على خمس علامات تبويب.

في علامة التبويب "التقدمات"، حدد المستند الذي تم من خلاله إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة. هناك ثلاثة أنواع من المستندات للاختيار من بينها:

• إصدار الوثائق النقدية؛
• أمر نقدي للحساب ؛
• الخصم من الحساب الجاري.

إذا تم إصدار الأموال إلى الشخص المسؤول، فيجب عليك تحديد المستند الذي يعكس المشكلة.

في قائمة المستندات التي يتم فتحها، حدد مستندًا تم إنشاؤه بالفعل أو قم بإنشاء مستند جديد.

عند إدخال أمر نقدي للمصروفات من مستند "التقرير المسبق"، يتم إدراج نوع المعاملة "إصدار لشخص مسؤول" تلقائيًا في السجل النقدي، ويكون المستلم هو الشخص المسؤول المحدد في التقرير المسبق وحساب المحاسبة. كل ما يتعين علينا فعله هو تحديد عنصر التدفق النقدي والإشارة إلى المبلغ المقدم.

بعد ترحيل المستند، حدده، وسيتم إدخال مبلغ وعملة السلفة الصادرة تلقائيًا في القسم الجدولي "السلف" في مستند "التقرير المسبق".

تم شراء لوازم القرطاسية بالدفعة المقدمة. يجب أن تنعكس عملية الشراء في علامة التبويب "المنتجات". في علامة التبويب هذه، يتم إدخال معلومات حول عناصر المخزون المشتراة.

في علامة التبويب "الحاويات"، تتم تعبئة المعلومات الخاصة بالحاويات القابلة للإرجاع التي يتلقاها الشخص المسؤول من الموردين (على سبيل المثال، زجاجات مياه الشرب).

تحتوي علامة التبويب "الدفع" على معلومات حول المبالغ النقدية المدفوعة للموردين مقابل الأصول المشتراة أو الصادرة مقدمًا مقابل عمليات التسليم المستقبلية.

تهدف علامة التبويب "أخرى" إلى عرض معلومات حول نفقات السفر. يمكن أن يشمل ذلك البدلات اليومية أو التذاكر أو تكاليف البنزين. تقوم بإدخال الاسم والرقم وتاريخ المستند (أو النفقة) ومبلغ النفقة.

يتم اختيار السلع والخدمات والمصروفات الأخرى من الدليل "". في الأجزاء الجدولية المقابلة من المستند، يتم توفير تفاصيل "حساب المحاسبة" و"حساب محاسبة ضريبة القيمة المضافة"، والتي يتم ملؤها تلقائيًا إذا تم تكوين حسابات محاسبة العناصر في النظام (مقالة حول كيفية إعدادها -).

إذا تم إرفاق فاتورة بتقرير النفقات، فأنت بحاجة إلى تحديد خانة الاختيار "فاتورة مقدمة"، والإشارة إلى التاريخ ورقم الفاتورة في تفاصيل السطر المقابل، وعند إجراء تقرير مسبق، سيقوم النظام تلقائيًا بإنشاء "الفاتورة" الوثيقة المستلمة. يتم توفير نفس الآلية لإنشاء الفاتورة المستلمة في علامة التبويب "المنتجات".

بعد الترحيل، سيقوم المستند بإنشاء المعاملات:

من المستند يمكنك إنشاء وطباعة النموذج AO-1 "التقرير المسبق":

وهكذا في البرنامج 1C المحاسبة 8.2مقدم تقارير النفقات.

فيديو تعليمي: