1 مع التقارير المحاسبية المسبقة. تقرير مسبق: ما يمكن أخذه بعين الاعتبار. انعكاس المبالغ الخاضعة للمساءلة الصادرة سابقًا في التقرير المسبق

في الحالات التي يتم فيها إصدار أموال مقابل التقرير لإيداعها في السجل النقدي لمورد البضائع (الأعمال والخدمات) لسداد الحسابات المستحقة الدفع، يتم ملء علامة التبويب "الدفع" في التقرير المسبق.
دعونا نلقي نظرة على ملء مستند عند إعداد تقرير الدفع للمورد باستخدام المثال التالي.
مثال 3-4
موظفة في منظمة Romanova S.S. في 19 مايو 2008، تم إصدار أموال بمبلغ 2360 روبل من السجل النقدي. على حساب الإيداع في مكتب النقد لشركة Veresk LLC كدفعة للقانون رقم 1.
وفي اليوم التالي، تم تقديم تقرير مسبق إلى قسم المحاسبة، وأرفق به إيصال PKO رقم 56 بتاريخ 19 مايو 2008 حول استلام الأموال في مكتب النقد التابع لمنظمة Veresk LLC.
في قائمة التقارير المسبقة (قائمة أمين الصندوق -> التقرير المسبق)
افتح نموذج المستند الجديد، واملأ "الرأس" و"التذييل" وعلامة التبويب "التقدمات" (الشكل 3-20).


انتقل إلى علامة التبويب "الدفع"، وأضف سطرًا جديدًا إلى قسم الجدول الذي نشير فيه (الشكل 3-21):
في عمود الطرف المقابل - شركة Veresk LLC (المحددة من دليل الأطراف المقابلة)؛
في عمود اتفاقية الطرف المقابل - القانون رقم 1 بتاريخ 16 مايو 2008 (بالاختيار من دليل اتفاقيات الطرف المقابل)؛
في عمود المبلغ - 2360 روبل. (مبلغ الأموال المودعة في مكتب النقد الخاص بالمورد)؛
في الأعمدة نوع الإدخال والمستند وتاريخ الإدخال والوثيقة ورقم المستند الخاص بمنظمة خارجية - على التوالي، إيصال KPKO، 19/05/2008، 56.
في عمود المحتويات - الدفع مقابل القانون رقم 1 بتاريخ 16 مايو 2008؛
في عمود حساب التسوية - الحساب المحاسبي الذي يتم فيه تسجيل الديون المسددة (يتم إدخال الحساب 60.01 "التسويات مع الموردين والمقاولين" بشكل افتراضي)؛
في عمود الحساب المسبق - حساب محاسبي يجب أن يؤخذ فيه المبلغ المدفوع للمورد في الاعتبار إذا كان مقدمًا (يتم إدخال الحساب 60.02 "السلف الصادرة" بشكل افتراضي).

تحت تقرير (أو) المحاسبة الفرعية - ما هو الاسم الصحيح للأموال الصادرة للموظفين لحل مشاكل إنتاجية معينة؟ كيفية إعداد تقرير مسبق؟ هل يمكن صرف مبالغ مالية على حساب الغير؟ ستجد إجابات لجميع هذه الأسئلة في هذه المقالة.

لمن يمكن إصدار المبالغ للإبلاغ؟

لحل أي مشاكل في الإنتاج، يمكن لصاحب العمل أن يعطي المال لموظفه. وبما أن الموظف يحتاج إلى حساب هذه الأموال من خلال تقديم تقرير مسبق إلى صاحب العمل، فإنه يعتبر أنها صادرة على الحساب.

حتى عام 2014، كان من المقبول أن يتم استلام النقد فقط على الحساب من مكتب النقد الخاص بصاحب العمل، ولا يمكن القيام بذلك إلا للموظفين بدوام كامل.

منذ عام 2014 تغير الوضع:

• يتمتع أصحاب العمل بفرصة إصدار مبالغ مالية على حساب غير نقدي عن طريق التحويل إلى البطاقة المصرفية للموظف (حسابه الشخصي). وهذا ما أكدته وزارة المالية في كتابها المؤرخ في 25 أغسطس 2014 رقم 42288-11-03.
• الآن يمكن أيضًا أن يكون المستقلون الذين يعملون بموجب عقود مدنية أشخاصًا مسؤولين. ويشار إليهم أيضًا باسم الموظفين في الفقرة 5 من توجيه بنك روسيا رقم 3210-U بتاريخ 11 مارس 2014.

سيكون من المفيد أيضًا أن يقوم صاحب العمل بإعداد قائمة بالأشخاص الذين يمكنهم استلام مبالغ مالية على الحساب. تتم الموافقة على هذه القائمة بأمر من رئيس المؤسسة أو يتم توفيرها في السياسة المحاسبية.

يجب على الأشخاص الذين تلقوا أموالاً على الحساب أن يحرروا تقريراً مسبقاً عن المبالغ التي أنفقوها، فضلاً عن تقديم المستندات الأولية التي تثبت النفقات. هذه القاعدة تبقى دون تغيير.

محاسب فحص تقرير النفقات

• انتهاء المدة التي صرف عنها نقدا. يشار إليه إما في طلب الشخص لإصدار الأموال على الحساب، المعتمد من قبل المدير، والذي كان حتى 19 أغسطس 2017 هو الوثيقة الوحيدة التي تمنح الحق في تلقي الأموال، أو تحت تصرف المدير، اعتبارًا من 19 أغسطس، 2017 (توجيه بنك روسيا رقم 4416-U بتاريخ 19 يونيو 2017 ) والذي أصبح وثيقة مستقلة يمكن على أساسها إصدار المبالغ الخاضعة للمساءلة.
• عودة الشخص المسؤول من رحلة عمل، أو العودة إلى العمل بعد الإجازة أو المرض، في حالة انتهاء الموعد النهائي لتقديم التقرير خلال هذه الفترة.

يجب أن يكون الطلب حاصلاً على تأشيرة من رئيس المنشأة للسماح بإصدار مبالغ مالية على الحساب.

يحق للمؤسسة تحديد الموعد النهائي الخاص بها لتقديم التقارير المسبقة إلى قسم المحاسبة. ويجب أن ينعكس ذلك في القوانين المحلية الداخلية، على سبيل المثال، في سياساتك المحاسبية أو لوائحك المتعلقة برحلات العمل.

يتم إعداد التقرير المسبق من قبل الشخص المسؤول في النموذج AO-1. يمكنك أيضًا استخدام نموذج تم تطويره واعتماده بشكل مستقل من قبل المؤسسة. يجب ألا يتعارض مع متطلبات قانون "المحاسبة" المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ فيما يتعلق بالتفاصيل الإلزامية لوثيقة المحاسبة الأولية.

على الجانب الخلفي من تقرير النموذج AO-1، يقوم الموظف بسرد النفقات التي تكبدها سطراً سطراً، مع الإشارة إلى تفاصيل المستندات المؤيدة والمبالغ. المستندات الداعمة مطلوبة لكل سطر ويمكن تمثيلها بأي مستندات تحتوي على إشارة إلى حقيقة الدفع لهم.

يمكنك تنزيل نموذج التقرير المسبق على موقعنا باستخدام الرابط ""النموذج الموحد رقم AO-1 – تقرير مسبق (تحميل)" .

يقوم المحاسب بالتحقق من صحة المبالغ المدخلة في التقرير المسبق حسب المستندات الداعمة المقدمة، وإذا لزم الأمر، يقوم بتجزئتها عن طريق إدخال الحسابات المحاسبية. يتم أيضًا ملء الجانب الأمامي من التقرير بواسطة المحاسب. يُعطى الشخص المسؤول إيصالاً مقطوعاً يؤكد تقديم التقرير المسبق.

يجب على الموظف إعادة المبالغ الخاضعة للمحاسبة غير المستخدمة إلى مكتب النقد بالشركة. ومع ذلك، إذا لم يقم الموظف بإعادة رصيد الأموال غير المنفقة وفقا للتقرير المقدم، اعتبارا من 19/08/2017، فإن ذلك لا يشكل أساسا لعدم إصدار أموال له للمصروفات العادية.

في حالة الإسراف في الإنفاق المبرر (أنفق الموظف أكثر مما صدر، وتم الاتفاق على ذلك من قبل المدير)، يتم رد المبالغ المالية إلى الشخص المسؤول. في المجمل، يجب أن يحتوي تقرير المصروفات على 4 توقيعات: الشخص المُبلغ؛ المحاسب الذي قام بفحص التقرير؛ كبير المحاسبين والمدير الذي يوافق عليه.

يمكنك رؤية عينة من ملء تقرير مسبق في المادة "نموذج لملء تقرير مسبق لعام 2019" .

محاسبة التقارير المسبقة

دعونا نلقي نظرة على بعض الإدخالات المحاسبية لمحاسبة التقارير المسبقة.

مثال

شركة ذات مسؤولية محدودة "Zagadka"، ضد تقرير من السجل النقدي، أعطت موظفيها نقدا بمبلغ 50000 روبل. لتغطية نفقات الأعمال (شراء مواد البناء). تم تقديم التقرير المسبق من قبل الموظف خلال الموعد النهائي الذي حددته المؤسسة، وتم توثيق النفقات. أنفق الموظف 38000 روبل، بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة البالغة 5797 روبل. وتم إرجاع المبلغ النقدي المتبقي إلى مكتب النقد بالشركة.

سيتم إجراء الإدخالات التالية في المحاسبة:

• 71 د.ت 50 - إصدار مبلغ 50.000 روبل من ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية لإبلاغ الموظف بأمر نقدي للنفقة.
• 10 قيراط 71 - تمت رسملة مواد البناء التي اشتراها المسؤول بموجب الفاتورة بمبلغ 32.203 روبل.
• 19 كيلوطن 71 - ضريبة القيمة المضافة المخصصة على المواد المشتراة بمبلغ 5797 روبل روسي.
• 50 قيراط 71 - تمت إعادة الأموال التي لم يستخدمها الشخص المسؤول بمبلغ 12000 روبل إلى صندوق النقد الخاص بالمؤسسة بموجب أمر استلام النقد.
• Dt 68 Kt 19 - ضريبة القيمة المضافة بمبلغ 5797 روبل روسي. مقبولة للسداد من الميزانية (إذا كانت هناك فاتورة من المورد وتم تخصيص مبلغ ضريبة القيمة المضافة كسطر منفصل في السجل النقدي/إيصال المبيعات وأمر الاستلام).
• Dt 91 Kt 19 - ضريبة القيمة المضافة بمبلغ 5797 روبل روسي. يتم شطبها كمصاريف أخرى للمؤسسة (في حالة عدم إمكانية قبول السداد من الميزانية بسبب عدم وجود فاتورة).

لمزيد من المعلومات حول قواعد عكس ضريبة القيمة المضافة في التقارير المسبقة، اقرأ المقال "إجراءات عكس ضريبة القيمة المضافة على التقارير المسبقة في المحاسبة" .

نتائج

التقرير المسبق هو ملخص للمعلومات حول الأموال التي تلقاها الموظف والمبالغ التي تم إنفاقها من هذه الأموال والرصيد المتبقي غير المستخدم من الأموال (أو الإنفاق الزائد). يتم تأكيد كل مبلغ من المبالغ المنفقة من خلال وثيقته الداعمة، والتي على أساسها يقوم المحاسب بإجراء القيد أو الإدخالات المحاسبية المناسبة إذا كان المبلغ يتطلب تفصيلاً (على سبيل المثال، عند تخصيص ضريبة القيمة المضافة أو تقسيم المبلغ المدفوع في وقت واحد للمواد والخدمات) .

يعمل التقرير المسبق في 1C على تأكيد الموظف (الشخص المسؤول) المبلغ الذي تم إنفاقه مسبقًا والذي تم منحه له مسبقًا. دعونا نلقي نظرة على التعليمات خطوة بخطوة باستخدام مثال لكيفية إنشاء تقرير مسبق وتعبئته ونشره بشكل صحيح في 1C Accounting 8.3 (3.0).

بالمناسبة! لا يختلف ملء تقرير النفقات في 1C 8.2 (2.0). يمكنك استخدام هذه التعليمات بأمان للإصدارات الأقدم من البرنامج.

كيفية عمل تقرير مصروفات جديد

لإنشاء وملء "تقرير مسبق" في 1C 8.3، انتقل إلى قائمة "البنك ومكتب النقد"، وحدد "التقارير المسبقة". في نموذج القائمة، انقر فوق الزر "إنشاء". سيتم فتح نموذج مستند جديد.

يمكن إصدار السلفة للأغراض التالية:

• رسوم البريد؛
• شراء العبوات القابلة للإرجاع؛
• التسويات مع الموردين؛

في المستند، تنعكس هذه العمليات في علامات التبويب المقابلة.

يتم استخدام علامة التبويب الأولى "التقدمات" لتعكس السلف المستلمة. بالنسبة للعينة، قمت مسبقًا بإنشاء مستند "أمر الإنفاق النقدي" بنوع العملية "إصدار لشخص مسؤول" وأضفته إلى القسم الجدولي "السلف" ().

احصل على 267 درس فيديو على 1C مجانًا:

وهكذا نرى أن وراء الموظف بازين أ.ف. هناك سلفة غير منفقة قدرها 1000 روبل.

في "تقرير مسبق" واحد يمكنك أن تعكس جميع المعاملات المتوخاة لشطب الدفعة المقدمة الصادرة للشخص المسؤول.

لنفترض أنه بهذا المبلغ اشترى:

• الفأرة الضوئية – 200 فرك.
• دفع دفعة مقدمة للمورد - 600 روبل؛
• ملأ السيارة بالبنزين - 200 روبل.

نقوم بإدخال كل هذه البيانات في المستند.

كما نرى، كان لدى الشخص المسؤول إنفاق زائد قدره 100 روبل. الآن يمكن ترحيل تقرير المصروفات وطباعته:

في المحاسبة. والغرض الرئيسي منه هو التأكد من المبلغ الذي أنفقه الشخص المسؤول.

النموذج الثنائي الموحد رقم AO-1 - نموذج واحد لكل كيان قانوني مهما كان شكل الملكية. الاستثناءات الوحيدة هي موظفي الدولة الذين يستخدمون النموذج الخاص "0504049" منذ عام 2002.

تقع مسؤولية إعداد تقرير مسبق على عاتق كل موظف يتلقى أموالاً مقابل رحلة عمل أو شراء أي مادة أو منتج (على سبيل المثال، اللوازم المكتبية أو الطعام).

تقرير مسبق للموظف المنشور

كيف يتم إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح إذا تم إرسال الموظف من قبل منظمة لأداء بعض المهام في مدينة أخرى؟

رحلة العمل هي رحلة يقوم بها الموظف لأداء واجباته الوظيفية خارج موقع الشركة. لا يأتي أبدًا بدون نفقات تخضع للتعويض للموظف وفقًا للتشريعات الحالية.

قد تشمل نفقات السفر ما يلي:

• السفر ذهابًا وإيابًا، ولكن فقط إذا كان الموظف لديه تذاكر.
• إيجار مساحة المعيشة (يجب تقديم الشيكات أو الإيصالات).
• المصاريف الإضافية متضمنة في البدل اليومي.
• المحادثات الهاتفية والبريدية وتحويل العملات ورسوم العبور والعمولات وتذاكر الأمتعة وأي حدث آخر، والتي بدونها لن يتحقق الغرض الرئيسي من الرحلة.

ويجب توثيق جميع النفقات المذكورة أعلاه. إذا تحدثنا عن البدلات اليومية، فعادة ما يتم تحديد مبلغها في الأمر أو في اللوائح الخاصة برحلات العمل الصادرة في كل مؤسسة. قد يختلف المبلغ اعتمادًا على المكان الذي ذهب إليه الموظف: داخل المنطقة أو إلى كيان مكون آخر للاتحاد الروسي أو إلى الخارج.

لا يحدد التشريع الحد الأقصى للبدل اليومي، ولكن إذا تجاوزت قيمته داخل الدولة 700 روبل، وخارجها - 2500 روبل، فيجب أن يخضعوا لضريبة الدخل الشخصي. لا ينبغي أن تنشأ مشاكل في كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح بعد العودة من رحلة عمل. الموعد النهائي لتقديم الوثيقة لا يزيد عن ثلاثة أيام من تاريخ الوصول. إذا لم يتم إنفاق المبلغ الخاضع للمحاسبة بالكامل، فيجب إعادة الفرق إلى السجل النقدي باستخدام أمر استلام نقدي، وإذا، على العكس من ذلك، كان هناك تجاوز في الإنفاق، فسيتم تعويض الموظف عن كل شيء باستخدام أمر استلام نقدي.

ما هي عواقب تقرير النفقات المكتمل بشكل غير صحيح؟

يجب على الموظف إكمال التسجيل بشكل صحيح خلال ثلاثة أيام، وإلا يجوز للسلطة الإشرافية اعتبار هذا المبلغ بمثابة دخل يجب أن تحسب عليه ضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين.

بالمناسبة، فإن اعتماد النسخة الجديدة من القانون رقم 290-FZ بتاريخ 3 يوليو 2016، يقدم بعض التعديلات، على سبيل المثال، غرامة خطيرة لتقديم شيك غير صحيح. ومن المخطط أيضًا البدء في استخدام البطاقات المصرفية الخاصة التي تتوافق مع المعايير العالمية لفيزا وماستركارد لدفع نفقات السفر.

قواعد عامة

كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح؟ ما عليك سوى اتباع كل نقطة من النقاط التالية:

1. يجب إعداد التقرير في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل من لحظة:

• انتهاء الفترة المحددة من قبل الموظفين في طلب إصدار الأموال؛
• عاد الموظف إلى العمل إذا كان انتهاء الفترة التي صدرت لها الأموال بسبب الإجازة أو المرض؛
• عاد الموظف من رحلة عمل.

2. لإعداد التقرير يجب استخدام النموذج الموحد رقم AO-1 أو النموذج المقبول لدى المنشأة.

3. يجب على الموظف، مع المحاسب الذي يعرف كيفية إعداد تقارير النفقات بشكل صحيح (يتوفر مثال بوضوح في البرنامج المستخدم)، ملء المستند.

4. المدير مسؤول عن اعتماد ورقة التقرير.

5. يجب أن تكون أي وثيقة مقدمة مصحوبة بالشيكات والفواتير والتذاكر وغيرها من الأوراق التي تؤكد أن الشخص قام فعلا بصرف الأموال الخاضعة للمحاسبة.

إجراء التعبئة

كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح؟

يجب إكمال الجزء الأول أو الأمامي من قبل المحاسب. من المستحيل الاستغناء عن الإشارة إلى تفاصيل المستند (الرقم والتاريخ)، ومعلومات حول المؤسسة والأشخاص المسؤولين، ومبلغ الدفعة المقدمة، ومعلومات موجزة: الأموال المنفقة والحسابات المحاسبية، التي يمكن على أساسها الحكم على الحركة والشطب. بالإضافة إلى ذلك، يجب الإشارة هنا إلى الإنفاق الزائد أو السلف غير المستخدمة المستردة.

الجزء الثاني عبارة عن إيصال مقطوع يشير إلى قبول تقرير المصروفات للتحقق منه. بعد ملئه يجب على المحاسب أن يقطعه ويعطيه للموظف المبلغ.

يجب تعبئة الجزء الثالث (الجانب الخلفي من نموذج AO-1) بشكل جماعي. تتمثل مهمة الموظف المُبلغ في عكس التفاصيل وإرفاق كل إيصال مبيعات تم تنفيذه بشكل صحيح للتقرير المسبق. سيتعين على المحاسب فقط ملء المبلغ والحساب المحاسبي الذي سيعكس الأموال التي تم إنفاقها.

يجب أن تحمل الوثيقة توقيعات الموظف والمحاسب وكبير المحاسبين. فقط بعد ذلك يمكن للمدير الموافقة عليه.

الإسراف في الإنفاق مبرر

كيف يتم توثيق الإنفاق الزائد بشكل صحيح في تقرير مسبق؟ تحتاج أولاً إلى التأكد من تبريره:

• كان إنفاق أكثر من الأموال المخصصة مطلوبًا لإكمال مهمة نيابة عن الرؤساء؛
• الموظف لديه المستندات الداعمة.

إذا لم يتم استيفاء شرط واحد على الأقل، فإن المبلغ المالي غير قابل للاسترداد.

إجراءات التعويض عن التجاوزات في السجل النقدي

في حالة الإفراط في الإنفاق، يواجه المحاسب السؤال: كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح. يمكن العثور على رقم KO-2 بسهولة على مساحات واسعة من الإنترنت. يجب الإشارة إلى تفاصيل هذه الوثيقة في التقرير - السطر "الإنفاق الزائد الصادر بأمر نقدي".

لا يحدد القانون الموعد النهائي للتعويض عن الأموال التي أنفقها الموظف بشكل مفرط. لذلك، إذا لم يقم المحاسب بالإشارة على الفور إلى معلومات حول أمر المصروفات في تقرير المصروفات، فلن يترتب على ذلك أي عقوبات.

شروط التعويض عن الإنفاق الزائد على بطاقة الراتب

حاليًا، تقوم جميع المنظمات تقريبًا بتحويل رواتب الموظفين إلى بطاقة مصرفية. هل من الممكن إرجاع المبلغ الزائد حسب التقرير المسبق للموظف بنفس الطريقة؟

التشريع ليس لديه إجابة واضحة. تقترح الوثيقة نفسها شكلاً واحدًا فقط من أشكال السداد للمبلغ الخاضع للمساءلة الذي تم إنفاقه بشكل زائد - نقدًا.

وقد أعرب البنك المركزي الروسي عن نفس الرأي في عام 2006 في رسالته رقم 36-3/2408. وفي الوقت نفسه، تحتوي رسالته المؤرخة في 24 ديسمبر 2008 رقم 14-27/513 على معلومات مفادها أن السؤال: ما إذا كان من الممكن استخدام البطاقة المصرفية لحساب المبلغ الخاضع للمحاسبة ليس من اختصاص البنك المركزي . ثم يجب على مؤسسة الشبكة أن تتعامل بشكل مستقل مع مشاكلها في هذه الحالة. وحتى لا يكون لدى الهيئة التنظيمية أسئلة غير ضرورية، فمن المستحسن استخدام السجل النقدي.

كيفية تعويض الأموال الشخصية للموظف؟

يمكن لموظف المنظمة الخروج لشراء السلع الضرورية (الأشغال والخدمات) على نفقته الخاصة. في هذه الحالة، ليست هناك حاجة لملء تقرير مسبق. كيفية إكمال الخطوات المذكورة أعلاه بشكل صحيح؟

سيكون الطلب والإيصالات التي تؤكد الشراء والفواتير ونماذج التقارير الصارمة ووثائق السفر وما إلى ذلك كافية).

إعداد تقرير مسبق في 1C

يجب أن يكون كل محاسب على دراية بوثيقة مثل تقرير النفقات. كيفية التسجيل بشكل صحيح في 1C؟ موقع المستند في البرنامج هو قسم "البنك ومكتب النقد".

في النافذة التي تم إنشاؤها، يجب عليك أولاً الإشارة إلى معلومات حول المنظمة والأشخاص المسؤولين. سيوفر لك الزر "إضافة" جدولًا تحتاج إلى تضمين جميع المعلومات المتعلقة بالأموال الصادرة فيه.

هناك ثلاثة أنواع من التقدم:

• يأخذ ذلك في الاعتبار تذاكر الطيران والقطارات والقسائم والطوابع البريدية وما إلى ذلك.
• نقدي. الغرض الرئيسي من الوثيقة هو شطب النقود.
• حساب جار. الوثيقة ضرورية لمراعاة خصم مبلغ غير نقدي من الحساب الجاري للشركة.

لإنشاء معلومات حول إصدار النقد، يتعين عليك البدء بإنشاء أمر استلام نقدي جديد. بعد ملئها يجب طباعة الوثيقة وتسليمها للشخص المسؤول بحيث يقوم الأخير بملء السطر الخاص باستلام الأموال والعلامات. فقط بعد ذلك يمكنك حفظ المستند ونشره.

في الجزء الجدولي من أمر استلام النقد، يجب عليك الإشارة إلى معلومات حول البضائع والمواد التي اشتراها الشخص المسؤول. إذا كان شراء البضائع مصحوبًا بإصدار فاتورة، فيجب عليك التحقق من علامة SF واختيار المورد وملء بياناته.

يتطلب قسم "التغليف القابل للإرجاع" ملء معلومات حول العبوة التي ينتظر المورد إعادتها.

يسجل قسم "الدفع" المبالغ المدفوعة للمورد مقابل البضائع التي تم شراؤها مسبقًا. تنعكس الدفعة المقدمة الصادرة عن طريق نشر D 60.02 K 71.01.

علامة التبويب "أخرى" مخصصة لحساب النفقات الأخرى للشخص المسؤول (رحلة عمل، سفر، نفقات الوقود، وما إلى ذلك).

إذا تم التخطيط لرحلة العمل مسبقًا وكانت جزءًا من خطة السفر، فيمكن للموظف كتابة طلب للحصول على سلفة على نفقات العمل. وتشمل هذه الإقامة والسفر من وإلى رحلة العمل والوجبات. وهذه هي النفقات التي يجب عليه الإبلاغ عنها عند عودته إلى مكان عمله.

القراء الأعزاء! تتحدث المقالة عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع و7 أيام في الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

بعد تجميع تقرير عن رحلة العمل، يتم الإشارة إلى المبلغ النهائي للأموال التي تم إنفاقها. إذا كان المبلغ أكبر من الدفعة المقدمة يجب على قسم المحاسبة تحويل الفرق. لتقليل التكاليف، يجب على الموظف إيداع الأموال في السجل النقدي.

التقرير المسبق هو إحدى الوثائق التي ينظم القانون إعدادها بشكل واضح. يتم إعداده بواسطة الموظف المعين كتأكيد لجميع النفقات المتكبدة أثناء رحلة العمل.

ويجب تقديم المستندات الأصلية للنفقات إلى قسم المحاسبة معها. بشكل عام، تقرير المصروفات هو مستند يسرد نفقات السفر.

هل هو مطلوب؟

الغرض من المستند المسبق هو تأكيد إنفاق السلفة الصادرة قبل الرحلة أو استلام الأموال التي تم إنفاقها بعد الرحلة. ويترتب على ذلك أن إعداد التقرير إلزامي.

الأفعال القانونية:

• المادة 252، الفقرة 1 من المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي: نفقات السفر هي نفقات الإنتاج والمبيعات المتعلقة بالنفقات الأخرى.
• المادة 313، المادة 314 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي: يجب تأكيد المعلومات بالوثائق الأولية. يتضمن هذا أيضًا تقرير رحلة العمل. وبدون ذلك، يكون من المستحيل تأكيد النفقات المتكبدة، بما في ذلك السلف المقدمة للموظف. يتم احتساب المصروفات حسب تاريخ إصدار التقرير.

التقرير المسبق هو أساس المحاسبة:

• تحويل الأموال لتغطية نفقات الأعمال؛
• تأكيد النفقات المالية عند إصدار الأموال مقدمًا قبل رحلة العمل.

كيفية ملء تقرير مسبق لرحلة عمل 2019؟

يعد تقرير رحلة العمل هو المرحلة النهائية من الإجراء بأكمله: من الإعداد إلى عودة الموظف.

يجب أن يؤكد التقرير الذي تم إعداده بشكل صحيح النفقات المالية، والتي بدورها تؤثر على الضرائب.

يجب أن يقوم الموظف الذي تم إرساله في رحلة عمل بإعداد تقرير مسبق. وبعد الانتهاء يتم إرساله إلى قسم المحاسبة للتحقق منه.

في المرحلة النهائية، يتم توقيع الوثيقة من قبل المدير. يتم إدراج الأموال المنفقة (في حالة عدم وجود سلفة) أو الفرق إذا كانت النفقات أكبر من السلفة.

متطلبات الوثيقة

كيف يتم إعداد التقرير المسبق بشكل صحيح بحيث يتم قبوله أثناء التدقيق الضريبي؟

التقرير هو وثيقة إبلاغ صارمة. يتم تعبئتها حسب النموذج رقم AO-1 وتستخدم لحساب الأموال التي تم صرفها للمسافر.

يتم تحرير الوثيقة في نسخة واحدة على الورق أو تعبئتها إلكترونيًا.

علماً أنه في الشكل الجديد للنموذج لم يظهر إلا سطور: إيصال من المحاسب بأنه استلم التقرير من الموظف. بقية الوثيقة لم تخضع لأية تغييرات.

النموذج والأقسام

كيفية ملئه بشكل صحيح:

• الجانب الامامي:يتم ملء البيانات الشخصية للموظف، ووثيقة تؤكد إصدار الأموال، ومعلومات عن السلفة السابقة.
• الجانب المعاكس:يشار إلى تواريخ النفقات ورقم المستند والاسم والمبالغ والمستندات التي تؤكد المعاملات (الأعمدة 1-6).

يجب توثيق جميع النفقات. قائمة الوثائق مبينة أدناه. ويجب تخزينها ولصقها على قطعة ورق منفصلة مقاس A4 عند وصولها.

يعتمد المبلغ المستحق بشكل مباشر على الإيصالات والشيكات المقدمة.

ملء العينة (مثال)

مثال على إعداد تقرير مسبق لرحلة عمل 2019:

ومن يوقع ويوافق؟

يجب أن يتم توقيع كل وثيقة من قبل الشخص الذي يكملها. فقط بعد ذلك يمكن نقل التقرير إلى قسم المحاسبة. إنها تتحقق من ملؤها بشكل صحيح.

يجب على رئيس المؤسسة وكبير المحاسبين وضع توقيعهم على الوثيقة. فقط بعد ذلك يمكن تحويل الأموال التي دفعها الموظف بشكل مستقل.

تواريخ الاستحقاق

بعد الوصول من رحلة عمل، يجب على الموظف إعداد تقرير مسبق وتقديمه في غضون 3 أيام.

الوثائق المرفقة

أنشأ القرار رقم 749 الصادر في 13 أكتوبر 2008 مجموعة معينة من وثائق السفر:

• شهادة السفر بالنموذج المقرر. تصدر لكل رحلة عمل في الاتحاد الروسي. النموذج مؤرخ ومختوم وموقع عند المغادرة من المنظمة. يقوم الطرف المستقبل بوضع الختم والتوقيع وتاريخ الدخول، وكذلك بالنسبة للمغادرة. عند عودة الموظف يقوم قسم المحاسبة بإدخال تاريخ الوصول.
• الشيكات والإيصالات والتأكيد.
• الإيصالات والتذاكر – جميع النفقات المرتبطة بالسفر من وإلى موقع رحلة العمل (تذاكر القطار، التأمين على الحياة أثناء السفر، إيصالات رسوم الطرق، وما إلى ذلك)
• ، تمت الموافقة عليه من قبل المدير.
• النفقات الأخرى المتعلقة بسفر العمل.

يجب إكمال جميع المستندات وفقًا لذلك. عند إرفاقها بتقرير النفقات، يتم لصق كل مستند على ورقة مقاس A4 باستخدام الغراء.

في حالة مخالفة المتطلبات أو فقدان المستندات الأصلية المحددة في التقرير، يحق لقسم المحاسبة عدم دفع النفقات التي تكبدها الموظف. وفي حالات الدخول، سيكشف التدقيق الضريبي عن المخالفة ويفرض غرامة.

يجب على قسم المحاسبة مراجعة المستندات التي يقدمها الموظف بعناية للتأكد من نفقاته.

الأكثر شيوعا هو إيصال نقدي.

إذا لم يوضح المنتج الذي تم شراؤه، فيجب تزويده بإيصال أو إيصال المبيعات.

أنواع المستندات التي تؤكد النفقات المتكبدة:

• إيصال الدفع— مطلوب أثناء التدقيق الضريبي، يؤكد حقيقة الدفع. عند تخزين الشيك، يجب عليك اتباع قواعد معينة. إذا تعرضت للبلل أو بقيت في الشمس لفترة طويلة، فقد تختفي المعلومات. ولا يمكن ربط هذا الشيك بسداد النفقات. تعمل بعض المنظمات بدون ماكينة تسجيل نقدي أو تقوم فقط بطباعة المبلغ الإجمالي على إيصال النقد. في هذه الحالات، يجب عليك طلب إيصال المبيعات.
• إيصال المبيعات– يشير إلى وصف تفصيلي للمعاملة التجارية والكمية والسعر والمبلغ الإجمالي واسم المنظمة والتاريخ والتوقيع وموقع الشخص الذي يقوم بتعبئتها. يتم إرفاق التقرير المسبق مع إيصال النقدية. وفي حالة عدم وجود الأخير، يجب أن يحمل رئيس الوزراء ختم المنظمة البائعة. يرجى ملاحظة أن المبلغ والتاريخ الموجود في إيصال المبيعات يجب أن يتطابق مع الإيصال النقدي.
• نماذج الإبلاغ الصارمة. يجب أن تشير الوثيقة إلى اسم وتفاصيل الكيان القانوني والمعاملة التجارية والسعر والمبلغ والتاريخ والمنصب وتوقيع الشخص الذي أكملها.

منشورات

• 71 - "التسويات مع الأشخاص المسؤولين" (ينطبق على الحسابات النشطة والسلبية)؛
• 70 - "التسويات مع الموظفين مقابل الأجور"؛
• 51 - "الحساب الجاري"؛
• 50 - "مكتب النقد"؛
• 94- "نقص وخسائر المؤسسة".

عند الموافقة على التقرير، تبدو المعاملات كما يلي:

• عند إصدار السلفة:يقوم المحاسب بإعداد السجل النقدي وإصدار الأموال. عند الاستلام، يقوم الموظف بالتوقيع على المادة الاستهلاكية. Dt71-Kt50
• عند تحويل الأموال من الحساب الجاري إلى الحساب الجاري للموظف:يتم تجميع الأسلاك Dt71-Kt51. وفي هذه الحالة، يتم إصدار أمر الدفع للبنك. تأكيد استلام الأموال هو كشف حساب بنكي.
• تم إصدار الأموال ويجب إغلاق المبلغ.وهذا ممكن بعد وصول الموظف من رحلة عمل وتأكيد النفقات بالوثائق ذات الصلة. الترحيلات: Dt10-Kt71 – شراء المواد، Dt41-Kt71 – شراء البضائع، Dt20-Kt71، Dt26-Kt71، Dt44-Kt71 – الأنشطة التجارية أو الإنتاجية للمؤسسة.
• عندما يكون مبلغ الأموال المنفقة أكبر من المبلغ الصادر، يتم إجراء معاملة عكسية ويتم إرجاع الأموال إلى مكتب النقد. يتم إصدار PKO: Dt50-Kt71 أو Dt51-Kt71 (للحساب الجاري).
• إذا كانت الدفعة المقدمة لرحلة عمل غير كافية، يتم تحويل الأموال إلى الموظف من مكتب النقد.يتم إصدار RKO: Dt71-Kt50 أو Dt71-Kt51 (من الحساب الجاري).
• في حالة فقد الموظف الشيكات أو إنفاق الأموال على أغراض شخصية لا تتعلق برحلة عمل، يتم إعداد الإدخال التالي: Dt94-Kt71 - يتم شطب الأموال من الشخص المبلغ على أنها نقص في الشركة. Dt70-Kt94 – يجب خصم مبلغ النقص من راتب الموظف الذي لم يتمكن من الإبلاغ عن السلفة.

الفروق الدقيقة في الصياغة عند السفر إلى الخارج

يعد تسجيل الموظف في الإجراء أكثر تعقيدًا إلى حد ما مما هو عليه في روسيا.

النفقات الأساسية عند السفر إلى الخارج:

• . يتم تحديد الحجم من قبل المنظمة بشكل مستقل وثابت في القوانين المحلية. المبلغ الذي يصل إلى 2500 روبل / يوم لا يخضع لضريبة الدخل الشخصي. لذلك تتوقف المنظمات عادة عند هذا المبلغ. قبل عبور الحدود مع دولة أجنبية وعند العودة، يكون حجمها مساويًا للحد الأقصى الممكن على أراضي الاتحاد الروسي. التوصيات: عند تحديد النفقات، يجب التركيز على تكلفة المعيشة في البلد المضيف.
• مصاريف السفر- يتم دفع الدفع إلى الوجهة بشكل منفصل. يتم تضمين السفر في جميع أنحاء المدينة بسيارة الأجرة أو الحافلة في بعض الأحيان في نفقات السفر.
• نفقات المعيشة- فندق، فندق. يجب أن تكون أي نفقات مدعومة بالإيصالات والفواتير والشيكات.
• تسجيل جواز السفر والتأشيرة— نفقات واجب الدولة، يمكن شطب المشاورات مع المتخصصين كنفقات سفر.
• نفقات أخرى:الرسوم والضرائب، عبور المركبات.

تتم معالجة رحلة العمل الأجنبية بشكل مشابه لرحلة العمل في روسيا. يتم إصدار أمر بإرسال الموظف في رحلة عمل. يشير إلى رقم وتاريخ الطلب، والاسم الأخير، والاسم الأول، والاسم العائلي للموظف، والمنصب، والوجهة (مع البلد)، والغرض من الرحلة.

لا يتم إصدار شهادة السفر. يتم تسجيل تاريخ المغادرة والوصول في جواز السفر. عند الوصول، يقوم الموظف بإعداد تقرير مسبق وإرفاق المستندات التي تؤكد النفقات. يتم إرجاع الأموال الزائدة إلى الحساب الجاري للمنظمة. وفي حالة الإفراط في الإنفاق، يقوم قسم المحاسبة بإصدارها للموظف.

وهكذا، نظرنا في كيفية إعداد تقرير النفقات. يتم إصدارها بعد كل رحلة عمل مصحوبة بالنفقات.

يجب على الموظف إكماله خلال 3 أيام من العودة. يقوم قسم المحاسبة بالتحقق من صحة التسجيل ورفعه للمدير للاعتماد. بعد توقيع المدير، يتم تحويل الأموال إلى الموظف إذا تجاوزت النفقات الدفعة المقدمة.

إذا كانت السلفة أكبر من المصاريف، فيجب على الموظف إعادتها إلى مكتب النقد بالشركة. إذا كان لا يريد ذلك، فإن قسم المحاسبة يشطبه بالقوة من الراتب.