ما هي المستندات التي يجب استخدامها لتوثيق المخزون؟ هل ينبغي توحيد هذه الأشكال أم يمكن تطويرها بشكل مستقل؟ ما هي المتطلبات التي يجب الوفاء بها؟ سنجيب على كل هذه الأسئلة في هذه المقالة، وسنقدم أيضًا قائمة بالنماذج الموحدة المخصصة لتسجيل أنشطة المخزون.

توثيق المخزون

تخضع جميع أصول والتزامات الشركة للجرد، ويتم ذلك لمعرفة ما إذا كان التوافر الفعلي للأشياء في المؤسسة يتوافق مع ما هو مبين في السجلات المحاسبية. في بعض الحالات، يكون المخزون مطلوبًا: عند تغيير الشخص المسؤول ماليًا، قبل إعداد الميزانية العمومية السنوية، أثناء إعادة التنظيم والتصفية، وما إلى ذلك. (البند 22 من أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 28 ديسمبر 2001 رقم 119 ن).

يجب توثيق المخزون. ولهذا الغرض، يتم إعداد الأوامر المناسبة وأعمال الجرد وقوائم جرد عناصر المخزون وأوراق المطابقة والشهادات المختلفة ودفاتر اليومية المحاسبية. يتم إعداد جميع المستندات المتعلقة بنتائج المخزون في نسختين على الأقل. يجب على اللجنة التحقق من توافر الممتلكات فقط بحضور الأشخاص المسؤولين ماديًا.

يمكن للمنظمة استخدام كل من النماذج الموحدة للوثائق المدرجة التي وافقت عليها لجنة الإحصاء الحكومية (قرار Goskomstat رقم 88 بتاريخ 18 أغسطس 1998؛ رقم 26 بتاريخ 27 مارس 2000)، ونماذج المخزون التي تم تطويرها داخليًا.

تتم الموافقة على جميع النماذج المستخدمة لبيانات المخزون "الأساسية" من قبل رئيس الشركة ويتم وضعها كملحق للسياسة المحاسبية. عند إعداد نماذج مستندات المخزون الخاصة بك، يجب عليك الالتزام بمتطلبات الفقرة 2 من الفن. 9 من قانون 6 ديسمبر 2011 والذي بموجبه يجب أن يحتوي النموذج الأولي على البيانات الإلزامية التالية:

• الاسم ("قانون جرد أصول المخزون"، "قائمة جرد الأصول الثابتة"، وما إلى ذلك)،
• تاريخ إعداد،
• اسم المنظمة التي قامت بتجميع الوثيقة،
• محتوى العملية التجارية وانعكاس وحدات القياس والكمية والقيمة، وفي هذه الحالة يشير ذلك إلى عناصر المخزون،
• مواقف الأشخاص المسؤولين وتوقيعاتهم مع النصوص.

يمكنك اتخاذ النماذج الموحدة لقانون الجرد والمستندات الأخرى كأساس، أو تغيير السطور الموجودة فيها، أو إضافة سطور جديدة، ولكن يجب أن تكون جميع تفاصيل الجرد "الأساسي" المذكورة أعلاه موجودة.

قانون الجرد والوثائق الأخرى

أولا، يصدر رئيس المنظمة أمرا بإجراء الجرد، حيث يعين لجنة الجرد المكونة من الموظفين. يمكن صياغة الأمر باستخدام النموذج الموحد INV-22.

عند إجراء جرد الأصول الثابتة يتم توثيق نتائجه في مستند "قائمة جرد الأصول الثابتة" حسب نموذج INV-1. يتم تجميع المخزون لكل موقع تخزين لنظام التشغيل، بشكل منفصل للممتلكات الخاصة والمستأجرة. يتم تحويل نسخة من نموذج جرد الأصول الثابتة المؤجرة إلى المؤجر.

يتم توفير مخزون المخزون أيضًا للأصول غير الملموسة (INV-1a) والسلع والمواد (INV-3) والمعادن الثمينة كجزء من الأجهزة المختلفة (INV-8a) والأوراق المالية و BSO (INV-16).

في شكل قانون، جرد النقد (INV-15)، وعناصر المخزون (INV-4، INV-6)، والتسويات مع المدينين والدائنين (INV-17)، والنفقات المؤجلة (INV-11)، وما إلى ذلك. تم وضعه.

يتم التوقيع على أعمال الجرد (ترد عينة أدناه) وقوائم الجرد من قبل جميع أعضاء اللجنة، بالإضافة إلى ذلك، يجب على الأشخاص الذين يتحملون المسؤولية المالية أيضًا التوقيع على قوائم الجرد. قد يؤدي غياب التوقيعات في المستندات إلى اعتبار نتائج الجرد غير موثوقة.

يتم وضع قانون الجرد، الذي تم تقديم عينة منه، في نموذج INV-1 للأصول الثابتة.

إذا تم اكتشاف تناقض أثناء الجرد بين البيانات المحاسبية والوجود الفعلي للأصول الثابتة أو الأصول غير الملموسة، فمن الضروري إعداد بيان مطابقة (النموذج INV-18). ويشير إلى الفوائض أو النقص التي تم تحديدها. تطلب اللجنة توضيحات من الأشخاص المسؤولين ماليا حول التناقضات التي تم الحصول عليها أثناء الجرد، وتتخذ قرارا بشطب النقص كتكاليف للشركة، أو استرداده من المذنبين. ويتم احتساب الفوائض بأسعار السوق الحالية.

واستنادا إلى نتائج أنشطة المخزون، يتم إعداد بيان النتائج (نموذج INV-26)، الذي يعكس الفوائض والنواقص المحددة والمقسمة حسب الحسابات المحاسبية. يتم توقيع البيان من قبل المدير وكبير المحاسبين ورئيس لجنة المخزون.

نموذج تقرير المخزون:

جدول الجرد (النماذج الموحدة)

يسرد الجدول أدناه جميع النماذج الموحدة المعتمدة بموجب قرارات Goskomstat بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88 و27 مارس 2000 رقم 26.

تُستخدم المستندات الأساسية لتسجيل نتائج المخزون للتحقق من اكتمال ودقة المحاسبة أثناء الجرد الكامل أو الجزئي للممتلكات والأصول المالية للمؤسسة. وبناء على هذه الوثائق، تحدد لجنة المخزون إلى أي مدى يتوافق محتوى البيانات المحاسبية والمستندات الأولية مع القيمة الفعلية للممتلكات.

تم تطوير ألبوم النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية بواسطة NIPIstatinform التابع لـ Goskomstat في روسيا على أساس مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 8 يوليو 1997 رقم 835. تم الاتفاق على أشكال وثائق المحاسبة الأولية مع وزارة المالية في روسيا، وزارة الاقتصاد في روسيا، البنك المركزي للاتحاد الروسي وتمت الموافقة عليها بموجب مرسوم Goskomstat في روسيا بتاريخ 18 أغسطس 1998 المدينة رقم 88.

ينطبق الحفاظ على المحاسبة الأولية وفقًا لأشكال موحدة من وثائق المحاسبة الأولية على الكيانات القانونية من جميع الأشكال التنظيمية والقانونية وأشكال الملكية العاملة في قطاعات الاقتصاد.

قائمة نماذج الوثائق المحاسبية الأولية (بصيغتها المعدلة بقرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 27 مارس 2000 رقم 26)

وفقا للتعليمات المنهجية للجرد، يتم الجرد على عدة مراحل. في كل مرحلة، يتم إعداد الوثائق الأولية ذات الصلة. في هذه الحالة، يتم أولاً إصدار أمر إجراء الجرد (نموذج N INV-22)، والذي يتم تسجيله في مجلة مراقبة تنفيذ أوامر إجراء الجرد (نموذج N INV-23). ثم يتم ملء سجلات أو أعمال الجرد، والتي تحتوي على معلومات حول التوفر الفعلي للممتلكات وواقع الالتزامات المالية المسجلة (النماذج N INV-1، INV-1a، INV-2، INV-3، وما إلى ذلك). الخطوة التالية في عملية الجرد هي مقارنة النتائج التي تم تحديدها أثناء التدقيق مع البيانات الواردة في الحسابات المحاسبية. في الوقت نفسه، لتعكس نتائج جرد الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة والمخزونات والمنتجات النهائية والأصول المادية الأخرى، يتم تجميع بيانات المطابقة (النماذج N INV-18، INV-19). لتسجيل نتائج جرد الإصلاحات غير المكتملة للأصول الثابتة، والنفقات المستقبلية، وتوافر الأموال والأوراق المالية وأشكال وثائق الإبلاغ الصارمة، يمكن استخدام السجلات الموحدة التي تجمع بين مؤشرات قوائم الجرد (الأفعال) والبيانات المطابقة ( النماذج N INV-10، INV- 11، INV-15، INV-16). عند الانتهاء من الجرد، يمكن إجراء عمليات التحقق من صحتها. يتم إضفاء الطابع الرسمي على نتائج هذه الفحوصات في قانون (النموذج N INV-24) ويتم تسجيلها في سجل فحوصات التحكم الخاصة بصحة المخزون (النموذج N INV-25). في المرحلة الأخيرة، يتم تلخيص نتائج المخزونات التي تم إجراؤها خلال السنة المشمولة بالتقرير في بيان النتائج التي حددها المخزون (النموذج N INV-26).

قائمة الجرد- وثيقة تعكس بيانات التوفر الفعلي للمخزون (المخزون، المنتجات النهائية، البضائع، المستلزمات الأخرى، إلخ) في مواقع التخزين وفي جميع مراحل حركتها في المنظمة. تمت الموافقة على الجرد بقرار لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88.

يتم تشكيل هذا النموذج من المخزون بناءً على نتائج جرد عناصر المخزون في مناطق تخزين المنظمة (يتم إبلاغها إلى الأشخاص المسؤولين ماديًا) للتأكد من أن التوافر الفعلي للأصول يطابق البيانات المحاسبية. يتم إعداد قائمة الجرد من نسختين وتوقيعها من قبل أعضاء اللجنة والأشخاص المسؤولين ماديًا. يتم إعداد التقارير ذات الصلة للمواد غير القابلة للاستخدام أو التالفة والمنتجات النهائية التي تم تحديدها أثناء المخزون.

يتم استخدامه لتسجيل بيانات جرد الأصول الثابتة (المباني والهياكل وأجهزة نقل الآلات والمعدات والمركبات والأدوات وأجهزة الكمبيوتر ومعدات الإنتاج والمنزلية وما إلى ذلك). تظهر أسماء الأشياء التي يتم جردها وكميتها وسعرها في قوائم أو وثائق الجرد (على نسختين على الأقل موقعة من جميع أعضاء اللجنة والأشخاص المسؤولين ماليا) وفقا للمسميات وفي وحدات القياس المستخدمة في محاسبة. يؤكد الأشخاص المسؤولون مالياً على كل مخزون أنه ليس لديهم أي مطالبات ضد العمولة وأن القيم التي تم التحقق منها قد تم قبولها للتخزين من قبلهم

يتم تحويل نسخة واحدة إلى قسم المحاسبة لإعداد كشف المطابقة، بينما تبقى النسخة الثانية لدى الشخص (الأشخاص) المسؤولين ماليًا. قبل بدء الجرد، يتم أخذ إيصال من كل شخص أو مجموعة من الأشخاص المسؤولين عن سلامة الأشياء الثمينة. يتم تضمين الإيصال في الجزء العلوي من النموذج. في المخزون، يقوم الشخص المسؤول عن اللجنة بملء العمود الخاص بالتوافر الفعلي للأشياء. عند تحديد الكائنات التي لا تنعكس في المحاسبة، وكذلك الكائنات التي لا توجد بيانات تميزها، يجب على الأشخاص المسؤولين في اللجنة تضمين المعلومات المفقودة والمؤشرات الفنية لهذه الكائنات في قائمة المخزون. وبقرار من لجنة الجرد يجب رسملة هذه الأشياء. في هذه الحالة، يتم تحديد تكلفتها الأولية مع الأخذ بعين الاعتبار أسعار السوق، ويتم تحديد مبلغ الاستهلاك وفقًا للحالة الفنية للأشياء مع التنفيذ الإلزامي للأفعال ذات الصلة. يتم تجميع المخزون بشكل منفصل لمجموعات الأصول الثابتة (لأغراض الإنتاج وغير الإنتاج). بالنسبة للأصول الثابتة المقبولة للإيجار، يتم إعداد جرد من ثلاث نسخ بشكل منفصل لكل مؤجر، مع الإشارة إلى مدة الإيجار. يتم إرسال نسخة واحدة من قائمة الجرد إلى المؤجر.

في حالة اكتشاف تلف أو كسر أو خردة في عناصر المخزون، تقوم لجنة المخزون بوضع إجراء تشير فيه إلى طبيعة الضرر ومداه وأسبابه والأشخاص المسؤولين عنه، وتقدم مع شرح مكتوب إلى الأشخاص المسؤولين ماليا للنظر فيها.

يتم تقديم سجلات المخزون المكتملة إلى قسم المحاسبة، حيث يتم فحصها ومقارنة التوفر الفعلي للأموال مع البيانات المحاسبية. يتم تسجيل نتائج المقارنة في ورقة المقارنة. ويشير إلى التوفر الفعلي للأموال وفقا لبيانات المخزون، وتوافر الأموال وفقا للبيانات المحاسبية ونتائج المقارنة - الفائض أو النقص.

من خلال إجراء جرد كامل أو جزئي لعناصر المخزون (TMV)، تحدد العمولة مجموعة من السلع والمواد والمنتجات التي تم شحنها بالفعل إلى المشتري، ولكن لم يتم دفع ثمنها بعد. أثناء التفتيش، يتم إعداد تقرير المخزون INV-4.

تشمل الأصول المخزونة للمؤسسة: المنتجات النهائية، المواد الخام، البضائع، فائض الإنتاج، بينما يتم ملء نموذج المخزون INV-3 ولا تؤخذ في الاعتبار البضائع المشحونة من قبل العميل والتي لم يتم سداد ثمنها بعد. يتم ملء قانون INV-4 المنفصل لهذه المجموعة من البضائع. إذا تم قبول البضائع للتخزين، فإن المعلومات الأساسية تنعكس في ذلك. تنعكس كافة عناصر المخزون الموجودة على المسار بواسطة عمولة المخزون.

إذا تم بالفعل شحن البضائع والمواد، ولكن لم يتم دفعها، أو لم يتم استلام الدفعة في الوقت المحدد، فسيتم ملء قانون INV-4. يتم أيضًا ملء جميع المستندات الأخرى من قبل لجنة المخزون، والتي تمت الموافقة عليها بأمر خاص لإجراء عمليات الجرد المجدولة (غير المجدولة). سيكون هناك نموذجين إجمالاً: يتم تسليم أحدهما إلى قسم المحاسبة، ويتم إرسال الآخر إلى الشخص المسؤول ماليًا.

تقرير جرد عناصر المخزون (نموذج INV-4) - مثال على التعبئة

عند تعبئة النموذج هناك بعض المميزات، على سبيل المثال يتم تعبئة النموذج من الجانبين. يحتوي الجانب الأمامي على رأس ويتم ملؤه كنموذج مخزون INV-3.

يتم تمييز النموذج بالرقم التسلسلي وتاريخ الانتهاء. ويتبع ذلك أعمدة تتضمن بيانات عن جميع المواد والسلع والمنتجات المشحونة. الموضع الواحد هو مجموعة واحدة تحتوي على 16 عمودًا.

1 - رقم الطلب؛

2، 3 - الاسم والموافقة على عميل الخدمات والمشتري والشخص الذي تم شحن البضائع إليه؛

4، 5 - اسم البضائع والمواد، الصنف ورقم الصنف من البضائع والمواد؛

6، 7 – اسم وOKI لوحدة القياس؛

8 - اليوم والشهر وسنة الشحن؛

9 – 13 – يتم ملء الأعمدة على أساس مستندات الشحن المتاحة، ويمكن أن يكون هذا مستند نقل بضائع، وإشعار شحن، وفواتير ومستندات التسوية والدفع الأخرى، وما إلى ذلك. يتم إدخال اسم المستند ورقمه وتاريخ إصداره في عمود منفصل. يشار أيضا إلى كمية البضائع والوزن والمبلغ.

14، 15 – يتم ملء الأعمدة وفقا للبيانات المحاسبية – كمية البضائع أو المنتجات المشحونة، المبلغ الإجمالي.

16 – في مذكرة التصرف بالنسبة لجميع البضائع المشحونة ولكن لم يتم دفع ثمنها يتم إدخال بيانات المشتري.

تتم تعبئة جميع بنود المخزون في الجدول في سطر منفصل، وبعد ذلك يتم عرض إجماليات الأعمدة 12-15. ومن ثم يتم تحديد التناقضات. تأكد من تدوين كمية البضائع التي تم شحنها ولكن لم يتم دفع ثمنها بالكلمات في الجزء السفلي من الفعل.

يقوم أعضاء اللجنة بالتوقيع على النموذج وتقديمه إلى قسم المحاسبة

نموذج فارغ رقم ​​INV-3. قائمة جرد عناصر المخزون

يتم استخدامه لتعكس البيانات المتعلقة بالتوفر الفعلي للمخزون (المخزون، المنتجات النهائية، البضائع، المخزونات الأخرى، إلخ) في مواقع التخزين وفي جميع مراحل حركتها في المنظمة. يتم إعداد قائمة الجرد من نسختين وتوقيعها من قبل الأشخاص المسؤولين في اللجنة على أساس إعادة الحساب والوزن وإعادة القياس لعناصر المخزون بشكل منفصل لكل موقع والشخص المسؤول مالياً أو مجموعة الأشخاص الذين تكون الأصول في عهدتهم تقع.

يتم تحويل نسخة واحدة إلى قسم المحاسبة لإعداد بيان مطابق، بينما تبقى النسخة الثانية لدى الشخص (الأشخاص) المسؤولين ماليًا.

قبل بدء الجرد، يتم أخذ إيصال من كل شخص مسؤول ماليًا أو مجموعة من الأشخاص، والذي يتم تضمينه في الجزء العلوي من النموذج.

يتم إعداد التقارير ذات الصلة للمواد غير القابلة للاستخدام أو التالفة والمنتجات النهائية التي تم تحديدها أثناء المخزون.

عند المعالجة الآلية للبيانات لتسجيل نتائج المخزون، يتم إصدار النموذج N INV-3 إلى اللجنة على الورق أو وسائط الكمبيوتر مع الأعمدة المملوءة من 1 إلى 9. في المخزون، يقوم الأشخاص المسؤولون في اللجنة بملء العمود 10 حول التوفر الفعلي للمخزون من الناحية الكمية. يتم ملء العمود 9 "رقم جواز السفر" للأصول المادية التي تحتوي على معادن وأحجار كريمة.

إذا تم تحديد أصول مادية لا تنعكس في المحاسبة، فيجب على اللجنة إدراجها في قائمة المخزون.

النموذج الموحد INV-3والمقصود لتسجيل نتائج المخزون من عناصر المخزون. نقترح عليك أن تتعرف على مثال للملء النموذج الموحد INV-3، وسنخبرك أيضًا بالشخص الذي يتعين عليه استخدامه بموجب القانون.

الغرض من النموذج الموحد INV-3

يتم استخدام نموذج INV-3 من قبل الكيانات الاقتصادية الروسية كأداة لتسجيل نتائج الجرد - وهو الإجراء الذي يتم من خلاله التواجد الفعلي في الأماكن المخصصة لتخزينها لأي موارد مملوكة أو متصرف فيها من قبل كيان معين (الجرد، الأسهم والوثائق وغيرها).

لمزيد من المعلومات حول إجراء جرد المخزون، اقرأ مقالة "جرد المخزونات" .

تم إعداد النموذج الموحد INV-3 في نسختين. ويجب أن يتم توقيعه من قبل الموظفين الأعضاء في لجنة المخزون. يتم تحديد البيانات التي سيتم إدخالها في النموذج قيد النظر بناءً على نتائج إعادة الحساب وإجراءات الوزن وقياس موارد معينة لكل موقع تخزين مخصص. ومن الضروري أيضًا ملء نموذج منفصل لكل شخص مسؤول ماديًا (MRP) أو مجموعة من هؤلاء الأشخاص المسؤولين عن سلامة الأشياء الثمينة.

يجب إرسال النسخة الأولى من نموذج INV-3 إلى قسم المحاسبة، وتبقى الثانية تحت تصرف وزارة العمل.

يمكنك تنزيل نموذج INV-3 على موقعنا:

عينة من ملء نموذج INV-3 متاحة لك أيضًا على موقعنا.

من يجب عليه استخدام نموذج INV-3

تمت الموافقة على نموذج INV-3 كوثيقة موحدة (لتستخدمها جميع الكيانات القانونية، بغض النظر عن شكلها التنظيمي والقانوني ونوع النشاط الاقتصادي الذي تقوم به) بموجب قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي رقم 88 ، اعتمد في 18 أغسطس 1998.

ومع ذلك، منذ 01/01/2013، تم تشريع الحق في استخدام النماذج الخاصة بك لتسجيل نتائج المخزون (معلومات وزارة المالية في الاتحاد الروسي رقم PZ-10/2012). تم وضع استثناء لتلك المنظمات التي يصف لها المشرع بشكل مباشر استخدام المستندات الموحدة. أي بالنسبة لهياكل الميزانية (البند 1.1 من أمر وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 13 يونيو 1995 رقم 49).

وفي الوقت نفسه، تفضل العديد من الكيانات التجارية عدم التخلي عن استخدام نموذج INV-3 - نظرًا لعرف العمل وأيضًا لأن هيكله مناسب ومألوف.

اقرأ عن القواعد التي تحكم استخدام النماذج الموحدة للمستندات في المادة