Hur man fyller i en förhandsrapport 1c. Fylla i och prova förhandsrapport. Förfarandet för att kompensera för överskridanden i kassan

Du kan spegla utgifter med ansvariga personer i 1C-ERP-programvaran med hjälp av flera typer av utgiftsrapportdokument. Allt beror på syftet med det förskott som används. Vi kommer att berätta hur du återspeglar framsteg inom 1C.

Så här kommer du till avsnittet med förhandsrapporter i 1C-programmet

När du klickar på knappen "Skapa" på fliken "Förhandsrapporter" får vi tre alternativ att välja mellan:

• förhandsrapport om utgifter och betalningar till leverantören;
• förhandsrapport - mottagande av varor och tjänster genom en ansvarig person;
• förhandsrapport - mottagande av monetära dokument genom en ansvarig person.

Låt oss titta på syftet och utförandet av varje dokument separat.

Förhandsrapport om utgifter och betalningar till leverantören

Företag använder oftast detta dokument för att registrera resekostnader. Det är också möjligt att spegla det arbete och de tjänster som köpts av den ansvarige personen. Handlingen upprättas vid avskrivning av kostnader för arbete och tjänster som utgifter i korrespondens med balanskonton 20, 23, 25, 26, 28, 44 m.fl.

Denna typ av förhandsrapport används också vid köp av inventarier, inklusive moms, för administrativa och ekonomiska behov (mer om detta i följande stycken).

Dokumentet består av fyra flikar. Att fylla i rapporten börjar med den första fliken - "Grundläggande". Följande uppgifter anges här: organisation, den ansvarige personens fullständiga namn, avdelning. Även på fliken kan du välja valuta för dokumentet och skriva en kommentar.

Hur man kontrollerar en förhandsrapport

Sergey Razgulin svarar,

Ryska federationens faktiska statsråd, 3:e klass

”När du får en förhandsrapport, fyll i ett kvitto i den (en löstagbar del av rapporten) och ge den till medarbetaren. Det behövs för att bekräfta att rapporten har godkänts för verifiering. Och checken är som följer.

Kontrollera först den riktade utgiften av pengar. För att göra detta, titta på de syften för vilka den anställde fick pengar från organisationen. Dessa uppgifter anges i..."

Låt oss säga att resekostnaderna uppgick till 8 900 rubel. Detta belopp inkluderar dagpenning - 2100 rubel, järnvägsbiljett - 2400 rubel, inkl. Moms 33,25 rubel och hotellboende - 4400 rubel. Revisorn kommer att fylla i utgiftsrapporten enligt bilden nedan

Vi uppmärksammar metoden för att fördela moms: eftersom moms endast delvis ingick i biljettpriset (218 * 18/118 = 33,25 rubel), delar vi upp biljetten i två rader - beloppet utan moms och beloppet med moms.

Den tredje fliken är "Betalning till leverantörer". Låt oss ignorera det för nu. Det används när en ansvarig person förvärvar materiella tillgångar.

På fliken "För utskrift", fyll i de uppgifter som är nödvändiga för visualisering i tryckt formulär AO-1.

Efter att ha fyllt i alla flikar bearbetas förskottsrapporten och ett utskrivet formulär visas.

I det nedre vänstra hörnet finns en länk "Gör en inköpsbokföring." Den används för att skapa en post i inköpsboken och dra av moms. När du klickar på det, dyker ett fönster upp med ifyllda uppgifter för att skapa en köpbok (fliken "Värden") och en länk till vår förskottsrapport (fliken "Betalningsdokument").

På fliken "Ytterligare", ange biljettnummer och datum, samt transaktionstypskod och datum för förskottsrapporten.

Förhandsrapport - mottagande av varor och tjänster genom en ansvarig person

Detta dokument används för att återspegla revisorers utgifter för inköp av lagerartiklar. Men bara om kvittot inte inkluderar moms.

Hur en förhandsrapport ser ut i 1C-ERP - mottagande av varor och tjänster genom en ansvarig person

I analogi med förskottsrapporten om utgifter och betalningar måste leverantören fylla i organisation, fullständigt namn på den ansvarig person och valuta. Men här är det också nödvändigt att ange till vilket lager de varor och material som tas emot från den ansvarige personen måste aktiveras.

På fliken "Produkter" listas alla varor som köpts av den ansvarige personen i enlighet med detta. Detta görs genom knappen "Lägg till" som anger kvantitet och pris per enhet av produkten.

På fliken "Ytterligare" anger vi alla nödvändiga detaljer för att återspegla mottagandet av varor och material och utskriften av AO-1.

En viktig egenskap hos utgiftsrapporten som övervägs är typen av affärstransaktion - "Köp genom en ansvarig enhet." När detta attribut ändras ändrar dokumentet dess betydelse.

Du kan också skriva ut AO-1-formuläret med knappen "Skriv ut".

Förhandsrapport för administrativa och ekonomiska behov med moms

I den tidigare versionen av att reflektera mottagandet av inventarier är det inte möjligt att acceptera moms. När en redovisningsskyldig person köper varor med tilldelad moms och utfärdad faktura och följesedel kan du därför använda följande metod. När vi skapar dokumentet "Mottagning av varor och tjänster" fastställer vi typen av affärstransaktion - köp från en leverantör.

I detta fall måste dokumentet fyllas i enligt principen om normalt mottagande. Här kan du se de nya uppgifterna att fylla i. Till exempel "Beskattning", där vi väljer "Köp är momspliktigt".

På fliken "Grundläggande" behöver du nu ange leverantör, kontrakt, lager och valuta och i "Varor" ska du ange inköpta lagerartiklar, kvantitet, enhetspris och momssats.

Efter att du har fyllt i dokumentet behandlas dokumentet och en faktura läggs in på grundval av detta (länk i det nedre vänstra hörnet "Registrera en faktura"). Programmet genererar själva inläggen:

• Debet 10 Kredit 60
• Debet 19 Kredit 60

Detta dokument kommer inte längre att finnas i förskottsrapportjournalen, utan i kvittojournalen i avsnittet "Inköp".

Nästa steg blir att skapa dokumentet "Förhandsrapport om utgifter och betalningar till leverantören", som vi redan har diskuterat ovan. På fliken "Grundläggande" fyller vi även i organisationen, den ansvarige personens fullständiga namn och avdelning.

Gå sedan till fliken "Betalning till leverantör". Klicka här på knappen "Välj efter saldon" och ställ in filtret efter önskad motpart. Bland de utvalda kvittonen på varor och tjänster, välj det du behöver och lägg till det i utgiftsrapporten med knappen "Flytta till dokument".

• Debet 60 Kredit 71

Med dessa enkla steg aktiverade vi den anställdes ekonomiska rapport, tog hänsyn till den mottagna momsen och stängde skulden på konto 71.

Förhandsrapport för köp av monetära dokument

Den tredje typen av förskottsrapport används för att återspegla köpta monetära dokument, som inkluderar tågbiljetter, flygbiljetter, presentkort etc. Den fylls i på samma sätt som vid mottagande av varor och tjänster från den redovisningsskyldige.

Fliken "Kontantdokument" listar alla dokument som revisorn köpt, såväl som deras kvantitet och kostnad.

På fliken "Avancerat" behöver du även fylla i informationen för utskrift.

Klicka sedan på knappen "Skriv ut" och få en utskriven blankett av utgiftsrapporten. I den kommer poängen 71 att motsvara poängen 50.

En utgiftsrapport är ett så bekant och enkelt dokument vid första anblicken, men ändå har användare av programmet 1C: Accounting 8, utgåva 3 ofta olika frågor när de arbetar med den. I vår nya artikel kommer vi att titta på var man kan hitta, hur man fyller i detta dokument och vilka transaktioner det gör.

Så låt oss börja med det faktum att vi som regel först ger pengar till den ansvarige personen antingen från kassan eller överför dem från det aktuella kontot. För att programmet ska fungera korrekt och automatiskt måste detta göras korrekt.
Kontantuttag(RKO) vi skapar med typen av operation Emission till en ansvarig person:

Vid debitering från ett löpande konto väljer vi även lämplig typ av operation Överföring till en ansvarig person:

Efter att vår revisor har fört oss alla typer av dokument måste vi göra en förhandsrapport. Detta dokument finns i avsnittet Bank och kassa:

Vi skapar en ny utgiftsrapport. Vi fyller i organisationen, ansvarig person, och när du bokför varor, se till att ange lagret. Efter att ha fyllt i dokumentinformationen går vi vidare till att granska varje flik i förhandsrapporten.
Första inteckning Framsteg. Här måste vi ange de dokument med vilka pengarna utfärdades till den ansvarige personen och som vi upprättar en rapport om. Detta kan vara antingen kontantavräkning eller avskrivning från kontot:

Och när du väljer förskottsbetalningsdokument kommer det att vara viktigt hur vi formaliserat denna fråga i programmet. Eftersom programmet automatiskt väljer kontantbeställningar eller debiteringar från det aktuella kontot endast för en given person och motsvarande typ av transaktion!

De där. om vi till exempel valde transaktionstypen annan avskrivning och angav konto 71 så fick vi givetvis rätt kontering, men programmet kommer inte att kunna välja dessa dokument i utgiftsredovisningen.
Låt oss nu gå till bokmärket Varor. Denna flik fylls i om vår anställd har köpt några varor, betalat för dem omedelbart och vi vill ta emot dem för redovisning med förskottsrapport utan att använda konto 60. Dessutom, om leverantören presenterade moms, som vi accepterar för avdrag, så här , när du markerar SF-kryssrutan och fyller i fakturainformationen kommer programmet automatiskt att generera en faktura som tas emot vid utförande:

Vilken typ av inlägg gör dokumentet i det här fallet? Titta så intressant det är. Vi aktiverade varorna till 41 konton, förbi 60. Förresten, om du istället för varor behöver aktivera material behöver du bara ändra redovisningskontot i dokumentet, eller för att automatiskt fylla i redovisningskonton, underhålla artikelreferensboken korrekt. Du kan läsa hur du ställer in redovisningskonton i vår artikel Artikelredovisning.

Bokmärke Returemballage fylls i om vi tar emot varor i containrar som ska returneras till leverantören. Denna situation är extremt sällsynt, så jag föreslår att du inte överväger det.
Om vi ​​vill betala leverantören genom en förhandsrapport och samtidigt upprätta ett dokument separat i programmet Kvitto (akt, faktura) då måste du använda ett bokmärke för detta Betalning. Här är det också viktigt att korrekt fylla i uppgifterna om betalningsdokument, leverantör och kontrakt. Och här anger vi inte längre fakturan. Det återspeglas när fakturan genereras.

I det här fallet kommer dokumentposterna att vara som följer:

De där. Låt oss återigen uppmärksamma er på att för samma faktura behöver du endast fylla i en flik i förskottsrapporten ELLER Varor ELLER Betalning. Annars kommer transaktionsbeloppen att fördubblas.
Tja, den sista fliken i utgiftsrapporten är Övrig. Här återspeglas i regel resekostnader, biljettkostnader, avgifter för att erhålla vissa certifikat och porto. Om vi ​​till exempel behöver dra av den moms som tilldelats i biljetten, måste vi slutföra denna operation på samma sätt som vi gjorde på fliken Produkter. De där. markera rutan SF, fyll i alla detaljer på fakturan och när du gör en förhandsrapport kommer programmet att göra allt automatiskt: generera en faktura, markera och acceptera moms för avdrag:

I samma avsnitt, för varje utgift, är det viktigt att korrekt ange vilket kostnadskonto som dessa utgifter och alla underkonton kommer att hänföras till:

I det här fallet gör dokumentet följande poster:

Låt oss nu titta på den tryckta formen av dokumentet. Med knapp Täta vi får ett enhetligt formulär som återspeglar beloppet för förskottsbetalning som ges till den anställde, summan av pengar som spenderats och den skuld som den ansvarige personen är skyldig.

I vårt fall gav vi ut pengar för rapportering i två belopp: från kassan och från byteskontot. Den anställde rapporterade inte för hela beloppet, så han är fortfarande skyldig oss 9100. Naturligtvis är det fortfarande bättre att kontrollera avräkningarna med ansvariga personer för SALT på konto 71:

Det betyder att allt vi behöver göra är att lämna tillbaka oanvända medel till kassan. Det bekvämaste och snabbaste sättet är att skapa ett dokument Kvitto baserat på förhandsrapporten:

När du genererar ett dokument på detta sätt kommer programmet att göra allt själv: välj rätt typ av operation, den ansvariga personen, ange exakt det belopp som den anställde måste returnera och fyll till och med i alla detaljer i det utskrivna formuläret automatiskt:

Och slutligen, låt oss kontrollera SALT genom att räkna 71:

Allt är bra. Alla uppgörelser med de ansvariga är stängda.
Det var allt jag ville berätta om att fylla i dokumentet. Förhandsrapport. Som du kan se, om du noggrant fyller i alla detaljer och parametrar, kommer själva programmet att hjälpa dig att göra allt korrekt.
Om du har några frågor, skriv till oss. Tack för att du är med oss.

Ganska ofta, i den ekonomiska verksamheten i en organisation, ges anställda i företaget kontanter och icke-kontanta medel (även monetära dokument) för rapporteringsändamål. Som senare används för att betala för företagets affärsbehov, för att köpa resebiljetter och för att betala för hotelltjänster under affärsresor. Listan där redovisningsskyldiga medel kan användas är mycket stor, den regleras inte av någon. Låt oss i den här artikeln titta på ämnet var och finns.

Hur man hittar en förhandsrapport i 1C-programmet

För att hitta en förskottsrapport måste du välja avsnittet "Bank och kassa" i huvudmenyn i programmet "1C: Bokföring" version 8 Taxi-gränssnittet, och sedan i "Kassa"-blocket hitta positionen "Förskottsrapport" . Efter dessa steg kommer du att föras till journalen "Förhandsrapporter". Klicka sedan på knappen "Skapa".

En förhandsrapport visas på skärmen, som måste fyllas i, baserat på de primära dokument som lämnats till företagets redovisningsavdelning och bifogas förhandsrapporten.

Fyller i en förhandsrapport i 1C-programmet

Följande fält är ifyllda i dokumenthuvudet:

• Datum för;
• Siffra;
• Organisation;
• Den ansvarige personen kan vara en anställd i organisationen eller en individ som agerar enligt en fullmakt;
• Ett lager väljs om varor och materialtillgångar köps in, vilka därefter överlämnas till lagret till den ekonomiskt ansvariga.

Dokumentet, i tabelldelen, har flera flikar; de fylls i beroende på dokumenten som bifogas utgiftsrapporten och de medel som den rapporterande personen tagit emot:

• Framsteg;
• Varor;
• Returbara förpackningar;
• Betalning;
• Övrig.

För att den första fliken automatiskt ska fyllas i i tabelldelen av dokumentet när den redovisningsskyldige får förskott krävs att en förskottsrapport skapas utifrån. Detta kan hända när du väljer "Skapa baserat på" två positioner, varav en är "Kontantuttag", den andra "Avskrivning från aktuellt konto".

På den första fliken fylls även en position i vid utfärdande av monetära dokument till rapporten, det kan till exempel vara en resebiljett köpt av en organisation.

Du kan inte skapa en förskottsrapport baserat på de transaktioner som lagts in i databasen, utan manuellt välja dokumentet vid mottagandet av förskottet för delrapporten genom att klicka på knappen "Lägg till". Efter dessa steg blir fältet i tabelldelen av den första fliken "Förskott" aktivt.

När du köper varor mot kontanter, från ett redovisningsbelopp, måste du fylla i den andra fliken, som kallas "Varor".

I det här fallet, i tabelldelen av dokumentet, måste du ange följande data:

• Utgiftsdokument;
• Produktsortimentet väljs från katalogen;

Var försiktig, om den här produkten inte finns i katalogen "Nomenklatur", måste du först fylla i ett kort för den, som anger namn, måttenhet och andra detaljer.

• Kvantitet;
• Pris;
• Skattesats;
• Leverantörens namn, hämtat från katalogen "Motparter";
• Fakturainformation;
• Kostnadskonton och momskonto.

Belopp och summa kommer att fyllas i automatiskt.

Vid betalning för varor eller tjänster till motparter från redovisningsskyldiga fonder fylls den fjärde fliken i utgiftsrapporten i, som kallas "Betalning". När du klickar på den öppnas en tabelldel där du måste fylla i följande data:

• Utgiftsdokumentet är namnet på dokumentet;
• Motpart och avtal;
• Innehållet i operationen fylls i manuellt, utan hänvisning till uppslagsboken.

De avräkningskonton som kostnadsbeloppet kommer att fördelas på läggs automatiskt in, detta är konto 60 ”Leverantörer och entreprenörer”, men detta konto kan ändras genom att hänvisa till katalogen ””.

Den femte fliken, "Övrigt", fylls i inte bara i fall av tillhandahållande av dokument relaterade till en anställds affärsresa, utan också för att betala för företagets affärsbehov och andra utgifter.

Precis som på andra flikar, fyll i:

• Dokument (kostnad);
• Nomenklatur;
• Momsbeloppet;
• Totalt fylls i automatiskt;
• Leverantör;
• Indikatorn ställs in i kolumnen "Faktura" oavsett om det finns en faktura eller inte;
• Indikatorn ställs in i kolumnen "BSO" oavsett om detta är ett strikt rapporteringsformulär eller inte;
• Fyll i fakturauppgifterna;
• Kostnadskontot för redovisning (redovisning) väljs från kontoplanen och kostnadsunderkontot väljs också från katalogen;
• Utgiftskontot för NU (skatteredovisning) väljs från kontoplanen för skatteredovisning, och underkontot för utgifter väljs också från katalogen;
• Välj ett momskonto.

I de fall där medel mot rapporten utfärdats för att sätta in dem i kassan hos leverantören av varor (arbeten, tjänster) för att betala av leverantörsskulder, fylls fliken Betalning i i förskottsrapporten.
Låt oss titta på att fylla i ett dokument när vi gör en betalningsrapport till en leverantör med hjälp av följande exempel.
Exempel 3-4
En anställd i organisationen Romanova S.S. Den 19 maj 2008 utfärdades medel till ett belopp av 2 360 rubel från kassaregistret. på konto för insättning i kassaregistret hos Veresk LLC som betalning för lag nr 1.
Dagen efter lämnades en förhandsrapport till redovisningsavdelningen, till vilken bifogades ett kvitto på PKO nr 56 daterat den 19 maj 2008 om mottagandet av medel i organisationen Veresk LLCs kassadisk.
I listan över förhandsrapporter (menyn Kassa -> Förhandsrapport)
öppna det nya dokumentformuläret, fyll i "huvudet", "sidfoten" och fliken Förskott (Fig. 3-20).


Gå till fliken Betalning, lägg till en ny rad i tabellsektionen, där vi anger (Fig. 3-21):
i kolumnen Motpart - Veresk LLC (valt från katalogen Motparter);
i kolumnen Motpartsavtal - lag nr 1 daterad 16 maj 2008 (genom urval från katalogen Motpartsavtal);
i kolumnen Belopp - 2360 rubel. (belopp som sätts in i leverantörens kassadisk);
i kolumnerna Typ av inmatning, dokument, Inträdesdatum, dokument och Dokumentnummer för en tredjepartsorganisation - respektive KPKO-kvitto, 2008-05-19, 56.
i kolumnen Innehåll - betalning för lag nr 1 daterad den 16 maj 2008;
i kolumnen Avräkningskonto - redovisningskontot på vilket den återbetalda skulden är registrerad (konto 60.01 "Avräkningar med leverantörer och entreprenörer" anges som standard);
i kolumnen Förskottskonto - ett redovisningskonto där det belopp som betalats till leverantören ska beaktas om det är ett förskott (konto 60.02 "Utställda förskott" anges som standard).

Utfärdande av medel från en organisation till en person i ett anställningsförhållande med den är standard affärspraxis. Pengarna som företaget, med deltagande av redovisningsavdelningen, överför för rapportering åtföljs av dokumentation som bekräftar dess avsedda användning. Dokument granskas noggrant av tillsynsmyndigheter. Den huvudsakliga frågan om oro för anställda som ansvarar för utgiftsredovisningen: både revisorer och ansvariga personer - vad kan man ta hänsyn till?

Trots överflöd av förklarande brev, riktlinjer, riktlinjer och instruktioner är många frågor fortfarande kontroversiella. En anställd vars "händer" har anförtrotts ansvariga medel tvingas ständigt tänka på hur man samlar in dokument som bekräftar hans utgifter, och redovisningsavdelningen måste kontrollera de inlämnade papperen och checkarna rad för rad. I allmänhet gäller följande regler för förskottspengar:

1. Medel utfärdas för affärs- och verksamhetsbehov samt resekostnader.
2. Grunden för att ge ut medel är förvaltarens ordning. Chefen fattar beslut efter att den ansvarige har lämnat in en ansökan.
3. Efter att ha gjort utgifterna för vilka medlen tilldelades, måste de återspeglas i rapporten, bifoga styrkande handlingar.
4. Den redovisningsskyldige ska lämna en förhandsrapport med motivering för utlägg till redovisningsavdelningen inom tre dagar efter det officiella datumet för hemkomsten från tjänsteresan. Detta datum anses vara det datum som anges på returbiljetten eller fraktsedeln om den anställde använder bil.
5. Om en anställd får pengar för affärsbehov måste han lämna in en förhandsrapport inom de tidsfrister som fastställts av en särskild order från organisationens chef. Som regel utfärdas en sådan order i form av en bilaga till organisationens redovisningsprinciper.
6. Organisationens anställda måste känna till alla administrativa dokument som rör förfarandet för att ge ut pengar på konto och lämna in förhandsrapporter som bekräftar utgifter.

Vilka dokument accepteras officiellt som motivering för utgifter?

Denna fråga skapar de största svårigheterna för alla deltagare att kontrollera förhandsrapporter: både för kontrollarbetarna och för de rapporterande. Enligt den nuvarande etablerade praxisen för skatterevisioner är stödjande dokument:

• kassakvitto;
• passagerarbiljetter, boardingkort;
• försäljningskvitton/fakturor;
• kvitton, strikta rapporteringsformulär (SSR) och andra blanketter utifrån vilka man kan dra en slutsats om utgifternas giltighet.

I praktiken kan revisorn för varje punkt på listan ha vissa krav, och ansvariga personer kan ha frågor.

Här är några exempel

1. Dokument sammanställda på ett främmande språk måste översättas till ryska.

   All information som anges i dokumentet är inte föremål för översättning, utan endast den som är väsentlig för bokföringen.

2. Är det möjligt att ange datum i utgiftsredovisningen som infaller på helger eller helgdagar?

   Om dagar på tjänsteresor beaktas, anges de i rapporten som en del av den totala varaktigheten av tjänsteresan, bestämt av beställningen och passagerarbiljetter (fraktsedlar). För dessa dagar utgår dagpenning som vanligt.

   Om vi ​​tar hänsyn till de dagar då lagervaror köps eller tjänster tillhandahålls den anställde, kan frågor uppstå relaterade till den anställdes medverkan i att utföra arbetsuppgifter på helger. Förfarandet för att arbeta på helger fastställs av Ryska federationens arbetslag och kontrolleras av arbetsinspektionen. Därför är det bättre att undvika att fylla i dokument på helgerna och, som förväntat, ta en paus från arbetet. Det rekommenderas inte att bjuda in affärspartners till en representativ middag på en helg eller semester.

3. En organisation kan självständigt utveckla ett förhandsrapporteringsformulär och godkänna det i sina redovisningsprinciper.

   Den obligatoriska användningen av den enhetliga formen AO-1 har avskaffats sedan 2013. I praktiken fortsätter många att använda det gamla "verifierade" formuläret, som har två sidor (godkänt av resolutionen från Rysslands statliga statistikkommitté daterad 1 augusti 2001 N 55). Den första sidan (titelsidan) fylls i av den redovisningsskyldige och revisorn, godkänd av chefen. Den andra (omvända) sidan fylls i av den ansvarige personen och bekräftas av dennes underskrift. På den andra sidan, i de fria raderna, listar den ansvarige personen alla dokument som är bifogade stödutgifter.

4. Om medel inte utfärdades i form av kontanter (från kassaregistret), utan via ett företagskort till ett konto som öppnats speciellt för sådana transaktioner, ändras inte proceduren för att fylla i förskottsrapporten.

   Lagstiftningen begränsar inte mängden belopp som en organisation kan utfärda för rapportering, de kan vara mycket betydande, men även de minsta utfärdade beloppen måste beaktas i förhandsrapporten. Samtidigt är det nödvändigt att komma ihåg de lagligt etablerade normerna för kontantbetalningar mellan juridiska personer och enskilda företagare - inte mer än 100 tusen rubel under ett avtal. Om du behöver köpa varor eller material i stora kvantiteter måste den ansvarige personen i förväg se till att komma överens med motparter om ingående av kontrakt för varje parti som inte överstiger den angivna gränsen för kontantbetalningar. Denna begränsning gäller inte för icke-kontanta betalningar.

   I praktiken fastställs restriktioner för utfärdande av belopp för rapportering av företagsregler, som definieras i företagets interna policyer.

Kontanter och försäljningskvitton – hur tar man emot dem?

Oftast har rapporterande anställda svårigheter med kassakvitton - från butiker, försäljningsställen för biljetter för kollektivtrafik, bensinstationer (om du behöver resa i företagets affärer med bil). Om andra handlingar (fakturor/försäljningskvitton) bifogas kassakvitton, så blir det inga problem och de kan godtas för redovisning.

Eventuella handlingar kan bifogas förhandsrapporten. Dessutom måste dessa dokument bekräfta inte bara betalningen för materiella tillgångar, utan också faktumet att de mottagits.

Ett kontantkvitto bekräftar bara betalningsfaktumet, så det räcker inte att bekräfta köpet av varor (arbete, tjänster).

Reglerna om kassaregister bestämmer att ett kassakvitto är ett primärt bokföringsdokument som skrivs ut av ett kassaregister på papper, vilket bekräftar att det har skett en kontant betalning och (eller) betalning med betalkort mellan användaren och köparen (klienten), innehållande information om dessa avräkningar registrerade kassaregister mjukvara och hårdvara som säkerställer korrekt redovisning av medel under avveckling.

För närvarande genomgår användningen av kassaapparatsteknik betydande förändringar. Övergången till en ny beställning, modern och teknisk, kommer att göra det möjligt att överföra information om varje köp online till skattekontoret, och köpare kommer att ta emot och spara kontantkvitton på sina mobila enheter.

Den 1 juli 2017 upphör den gamla ordningen att gälla. Samtidigt kommer företag inom tjänstesektorn, ägare av varuautomater, såväl som personer som ansöker om patent och UTII, det vill säga för småföretag som inte var skyldiga att använda kassaregister, att ha ytterligare ett helt år på sig att byta till det nya förfarandet; för dem blir det obligatoriskt från 1 juli 2018.

Fram till mitten av 2018 kommer det alltså att finnas två rutiner för att utfärda kassakvitton: på gamla maskiner och nya.

Efter föregående procedur är det nödvändigt att kontrollera närvaron av följande obligatoriska uppgifter på kassakvitton:

• företagets namn;
• kassaregistrets serienummer;
• checkens serienummer;
• datum och tid för köpet (tjänstetillhandahållande);
• kostnad för inköp (tjänst);
• ett tecken på ett finanspolitiskt system.

Enligt de nya reglerna kommer de obligatoriska uppgifterna för ett kassakvitto att kontrolleras automatiskt i det format som fastställts av skattemyndigheten. Detta kommer avsevärt att underlätta kontrollen av dokument som bekräftar betalningen.

En obligatorisk del av det nya kassakvittot är en QR-kod, tack vare vilken alla köpare kan kontrollera lagligheten av köpet som görs.

Man måste komma ihåg att det i vissa fall är tillåtet att inte utfärda ett kassakvitto, utan ett strikt rapporteringsformulär (SSR).

Kontantkvitto och strikta rapporteringsformulär måste innehålla, förutom i fall som fastställs i lag, följande obligatoriska uppgifter:

• serienummer för skiftet;
• datum, tid och plats (adress) för bosättningen;
• namn på organisationen eller efternamnet, namn, patronym för en enskild företagare;
• skattebetalarens identifikationsnummer;
• det skattesystem som används vid beräkningen;
• tecken på beräkning (mottagande av medel från köparen - kvitto, retur till köparen av medel som erhållits från honom - återlämnande av kvitto, utfärdande av medel till köparen - kostnad, mottagande av medel från köparen som utfärdats till honom - återbetalning av kostnad;
• namn på varor, byggentreprenader, tjänster, betalning, utbetalning, deras kvantitet, pris per enhet med hänsyn till rabatter och påslag, kostnad med hänsyn till rabatter och påslag, med angivande av mervärdesskattesatsen;
• beräkningsbeloppet med en separat uppgift om satserna och beloppen för mervärdesskatten vid dessa satser;
• betalningsform (kontanter och (eller) elektroniska betalningsmedel), såväl som betalningsbeloppet i kontanter och (eller) elektroniska betalningsmedel;
• position och efternamn på den person som gjorde uppgörelsen med köparen (klienten), utfärdade ett kontantkvitto eller strikt rapporteringsformulär och utfärdade (överförde) det till köparen (klienten);
• registreringsnummer för kassaapparatutrustning;
• serienummer för den skattemässiga drivmodellen;
• skattemässiga tecken på dokumentet;
• adressen till det auktoriserade organets webbplats på Internet, där faktumet att registrera denna beräkning och äktheten av skatteindikatorn kan verifieras;
• abonnentnummer eller e-postadress för köparen (klienten) vid överföring av ett kontantkvitto eller ett strikt rapporteringsformulär i elektronisk form;
• e-postadressen till avsändaren av kontantkvitto eller strikt rapporteringsformulär i elektronisk form vid överföring av ett kontantkvitto eller strikt rapporteringsformulär i elektronisk form till köparen (klienten);
• skattedokumentets serienummer;
• skiftnummer;
• skattemässiga tecken på meddelandet.

Organisationens bokföring av inventarier som förvärvats för den av en anställd utförs på grundval av primära redovisningsdokument, särskilt en förhandsrapport, försäljningskvitton, såväl som dokument som bekräftar betalningsfaktumet - KKM-checkar, kvitton för ett kassakvitto order (se brev från Federal Tax Service daterat den 25 juni 2013 N ED-4-3/11515@).

Samtidigt, del 2 av art. 9 i lag N 402-FZ definierar en lista över obligatoriska detaljer som varje primärt redovisningsdokument måste innehålla. Nämligen:

1. Dokumentets titel;
2. datum för framställning av dokument;
3. namnet på den ekonomiska enhet som sammanställt dokumentet;
4. innehållet i det ekonomiska livet;
5. värdet av det naturliga och (eller) monetära måttet av ett faktum av ekonomiskt liv, med angivande av måttenheterna;
6. namnet på positionen för den person (personer) som slutförde transaktionen, operationen och är ansvarig (ansvarig) för att dess utförande är korrekt, eller namnet på positionen för den person (personer) som är ansvarig för riktigheten av utförandet av händelsen;
7. underskrifter av de personer som avses i punkt 6 i denna del, med angivande av deras efternamn och initialer eller andra uppgifter som är nödvändiga för att identifiera dessa personer.

Fakturor som lämnas för rapportering ska upprättas på uppdrag av organisationen och inte den enskilde medarbetaren, annars blir kostnaderna för dem svåra att hänföra till företagets kostnader.

Under 2016 indikerade Ryska federationens högsta domstol (beslut av Ryska federationens högsta domstol daterat 03/09/2016 nr 302-KG16-450) att primära handlingar erkänns som verkställda i strid med lagens krav och accepteras inte för redovisning i följande fall:

• brist på information i dem som är nödvändig för att identifiera de personer som undertecknade dem;
• när namnet på de köpta varorna inte tydligt anges (till exempel "hushållskostnader, kontorsmateriel, hushållskemikalier, byggmaterial, utgifter, barns nyårsgåvor");
• det finns inget datum för sammanställningen;
• Kolumnerna "kvantitet" och "produktpris" är inte ifyllda;
• Säljarens signatur saknas.

Om den utförda transaktionen är momspliktig ska fakturor bifogas handlingarna för köp av varor, verk och tjänster.

Affärsresa: vad kan man ta hänsyn till?

Dokument som bekräftar affärsresenärers utgifter inkluderar vanligtvis:

• tur- och returbiljetter för flyg-, järnvägs- och busstransporter, kontantkvitton för utgivning av sänglinne;
• bekräftelse av resekostnader till tågstationer/flygplatser utanför städer, i svåråtkomliga områden;
• dokument från bostadsorten - hotellräkningar, strikta rapporteringsformulär eller kassakvitton;
• reseförsäkringar;
• dokument som bekräftar betalning av andra reserelaterade avgifter;
• dokument om betalning för att få visum.

För att bekräfta betalning för användningen av en passagerartaxi utfärdas ett kontantkvitto eller kvitto i form av ett strikt rapporteringsformulär. Det angivna kvittot måste innehålla nödvändiga uppgifter:

• namn, serie och nummer på kvittot för betalning för användning av en passagerartaxi;
• fraktfartygets namn;
• datum för utfärdande av kvittot för betalning för användning av en passagerartaxi;
• kostnaden för att använda en passagerartaxi;
• efternamn, förnamn, patronym och namnteckning på den person som är behörig att utföra avräkningar.

I kvittot för betalning för användning av passagerartaxi är det tillåtet att placera ytterligare uppgifter som tar hänsyn till de särskilda villkoren för transport av passagerare och bagage med passagerartaxi.

Föraren av en passagerartaxi är således skyldig att ge passageraren i slutet av resan antingen ett kassakvitto utskrivet av kassautrustning, eller ett kvitto i form av en strikt anmälningsblankett, som ska innehålla fastställda uppgifter.

Låt oss sammanfatta det

Förhandsrapporten kontrolleras av redovisningsavdelningen för den avsedda användningen av medel, närvaron av primära dokument som bekräftar uppkomna utgifter och riktigheten av deras utförande.

Den verifierade utgiftsrapporten godkänns av organisationens chef eller annan person med lämplig behörighet. Baserat på uppgifterna i den godkända förhandsrapporten skriver redovisningsavdelningen av redovisningsbelopp på föreskrivet sätt.

Medarbetare på BDO Unicon Outsourcing står alltid redo att berätta vilka svårigheter du kan stöta på när du fyller i en förhandsrapport, vad som kan beaktas och hur du upprättar dokument. Företaget erbjuder ett komplett utbud av konsultationer och professionella tjänster för