1 med redovisningsförskottsrapporter. Förhandsrapport: vad kan man ta hänsyn till. Reflektion av tidigare utgivna redovisningsbelopp i förskottsrapporten

I de fall där medel mot rapporten utfärdats för att sätta in dem i kassan hos leverantören av varor (arbeten, tjänster) för att betala av leverantörsskulder, fylls fliken Betalning i i förskottsrapporten.
Låt oss titta på att fylla i ett dokument när vi gör en betalningsrapport till en leverantör med hjälp av följande exempel.
Exempel 3-4
En anställd i organisationen Romanova S.S. Den 19 maj 2008 utfärdades medel till ett belopp av 2 360 rubel från kassaregistret. på konto för insättning i kassaregistret hos Veresk LLC som betalning för lag nr 1.
Dagen efter lämnades en förhandsrapport till redovisningsavdelningen, till vilken bifogades ett kvitto på PKO nr 56 daterat den 19 maj 2008 om mottagandet av medel i organisationen Veresk LLCs kassadisk.
I listan över förhandsrapporter (menyn Kassa -> Förhandsrapport)
öppna det nya dokumentformuläret, fyll i "huvudet", "sidfoten" och fliken Förskott (Fig. 3-20).


Gå till fliken Betalning, lägg till en ny rad i tabellsektionen, där vi anger (Fig. 3-21):
i kolumnen Motpart - Veresk LLC (valt från katalogen Motparter);
i kolumnen Motpartsavtal - lag nr 1 daterad 16 maj 2008 (genom urval från katalogen Motpartsavtal);
i kolumnen Belopp - 2360 rubel. (belopp som sätts in i leverantörens kassadisk);
i kolumnerna Typ av inmatning, dokument, Inträdesdatum, dokument och Dokumentnummer för en tredjepartsorganisation - respektive KPKO-kvitto, 2008-05-19, 56.
i kolumnen Innehåll - betalning för lag nr 1 daterad den 16 maj 2008;
i kolumnen Avräkningskonto - redovisningskontot på vilket den återbetalda skulden är registrerad (konto 60.01 "Avräkningar med leverantörer och entreprenörer" anges som standard);
i kolumnen Förskottskonto - ett redovisningskonto där det belopp som betalats till leverantören ska beaktas om det är ett förskott (konto 60.02 "Utställda förskott" anges som standard).

Under rapporten (eller) underredovisningen - vad är det korrekta namnet på de medel som ges ut till anställda för att lösa vissa produktionsproblem? Hur förbereder man en förhandsrapport? Är det möjligt att ge ut summor på konto till tredje part? Du hittar svar på alla dessa frågor i den här artikeln.

Till vem kan belopp utfärdas för rapportering?

För att lösa eventuella produktionsproblem kan en arbetsgivare ge pengar till sin anställd. Eftersom arbetstagaren behöver redovisa dessa medel genom att lämna en förhandsrapport till arbetsgivaren anses de vara utgivna på konto.

Fram till 2014 var det accepterat att kontanter endast skulle tas emot på konto från arbetsgivarens kassadisk och endast dess heltidsanställda kunde göra detta.

Sedan 2014 har situationen förändrats:

• Arbetsgivare har möjlighet att ge ut pengar på konto utan kontanter genom att överföra till en anställds bankkort (hans personliga konto). Detta bekräftades av Finansdepartementet i sin skrivelse den 25 augusti 2014 nr 03-11-11/42288.
• Nu kan frilansare som arbetar under civila kontrakt också vara ansvariga personer. De hänvisas också till som anställda i punkt 5 i Bank of Russias direktiv nr 3210-U daterat den 11 mars 2014.

Det skulle också vara bra för arbetsgivaren att upprätta en förteckning över personer som kan ta emot pengar på konto. En sådan förteckning godkänns på order av företagets chef eller tillhandahålls i redovisningsprincipen.

Personer som fått pengar på konto ska göra en förhandsrapport för de pengar de spenderat samt tillhandahålla primära handlingar som styrker utgifterna. Denna regel förblir oförändrad.

Revisor kontrollerar utgiftsrapport

• Slutet på den period för vilken han fick kontanter. Det anges antingen i personens ansökan om emission av medel på konto, godkänd av förvaltaren, vilket fram till den 19 augusti 2017 var det enda dokument som gav rätt att ta emot pengar, eller till förvaltarens förfogande, från den 19 augusti, 2017 (Rysslands Banks direktiv nr 4416-U daterat den 19 juni 2017 ) som har blivit ett oberoende dokument på grundval av vilket redovisningsskyldiga belopp kan utfärdas.
• Återvändande av ansvarig person från tjänsteresa, återgång till arbetet efter semester eller sjukdom, om tidsfristen för att lämna in rapporten löpte ut under denna period.

Ansökan måste ha ett visum från företagets chef för tillstånd att utfärda pengar på konto.

Ett företag har rätt att sätta sin egen tidsfrist för att lämna in förhandsrapporter till ekonomiavdelningen. Det måste återspeglas i interna lokala lagar, till exempel i dina redovisningsprinciper eller regler för tjänsteresor.

Förhandsrapporten upprättas av den redovisningsskyldige på blankett AO-1. Du kan också använda ett formulär som är självständigt utvecklat och godkänt av företaget. Det får inte strida mot kraven i lagen om bokföring av den 6 december 2011 nr 402-FZ angående de obligatoriska detaljerna i det primära bokföringsdokumentet.

På baksidan av rapporten av blankett AO-1 listar den anställde de utgifter som han ådragit sig rad för rad, och anger detaljerna i stöddokumenten och beloppen. Stöddokument behövs för var och en av raderna och kan representeras av alla dokument som innehåller en indikation på betalningen för dem.

Du kan ladda ner förhandsrapporteringsformuläret på vår hemsida via länken "Enhetligt formulär nr. AO-1 - Förhandsrapport (nedladdning)" .

Revisorn kontrollerar riktigheten av de belopp som förts in i förskottsrapporten enligt de inlämnade underlagen och bryter vid behov upp dem genom att ange bokföringskonton. Även framsidan av rapporten fylls i av revisorn. Den ansvarige personen får ett kvitto som bekräftar inlämnandet av förhandsrapporten.

Outnyttjade redovisningsbelopp ska den anställde lämna tillbaka till företagets kassa. Men om den anställde inte har återbetalat resterande medel enligt den inlämnade förhandsrapporten, tjänar detta från 2017-08-19 inte som grund för att inte ge honom pengar för vanliga utgifter.

Vid berättigade överutgifter (den anställde spenderade mer än vad som utfärdades, och detta kom överens om av chefen), återbetalas pengarna till den ansvarige personen. Totalt måste utgiftsredovisningen ha 4 underskrifter: den rapporterande personen; revisorn som kontrollerade rapporten; revisorn och den chef som godkänner det.

Du kan se ett exempel på att fylla i en förhandsrapport i materialet "Exempel för att fylla i en förhandsrapport 2019" .

Redovisning av förhandsrapporter

Låt oss titta på några redovisningsposter för redovisning av förskottsrapporter.

Exempel

LLC "Zagadka", mot en rapport från kassaregistret, gav sin personalanställd kontanter till ett belopp av 50 000 rubel. för affärsutgifter (inköp av byggmaterial). Förhandsrapporten lämnades av den anställde inom den tidsfrist som fastställts av företaget, kostnaderna dokumenterades. Den anställde spenderade 38 000 rubel, inklusive moms på 5 797 rubel. Resterande kontanter återfördes till företagets kassadisk.

Följande poster kommer att göras i redovisningen:

• Dt 71 Kt 50 - utfärdande av beloppet på 50 000 rubel från kassaregistret för rapportering till en anställd på en utgiftsbeställning.
• Dt 10 Kt 71 - byggmaterial som köpts av den ansvariga personen enligt fakturan till ett belopp av 32 203 rubel aktiverades.
• Dt 19 Kt 71 - Moms tilldelad på köpt material till ett belopp av 5 797 RUB.
• Dt 50 Kt 71 - medel till ett belopp av 12 000 rubel som inte användes av den ansvarige personen returnerades till företagets kassaregister enligt kassakvittobeställningen.
• Dt 68 Kt 19 - Moms till ett belopp av 5 797 RUB. accepteras för återbetalning från budget (om det finns en faktura från leverantören och momsbeloppet fördelas som en separat rad i kassan/försäljningskvitto, kvittoorder).
• Dt 91 Kt 19 - Moms på 5 797 RUB. avskrivs som andra utgifter för företaget (om det inte kan accepteras för ersättning från budgeten på grund av avsaknad av en faktura).

För mer information om reglerna för att återspegla moms på förhandsredovisningar, läs artikeln "Förfarandet för att återspegla moms på förhandsrapporter i redovisningen" .

Resultat

En förskottsrapport är en sammanfattning av information om de medel som den anställde tagit emot, de belopp som spenderats från dessa medel och det återstående oanvända saldot (eller överutgifter). Vart och ett av de använda beloppen bekräftas av sitt stöddokument, på grundval av vilket revisorn gör lämplig bokföring eller poster om beloppet kräver en uppdelning (till exempel vid tilldelning av moms eller vid uppdelning av det belopp som betalats samtidigt för material och tjänster) .

En förskottsrapport i 1C tjänar till att bekräfta av en anställd (ansvarig person) den använda summan pengar som tidigare givits till honom i förväg. Låt oss titta på steg-för-steg-instruktioner med ett exempel på hur man korrekt gör, fyller i och lägger upp en förhandsrapport i 1C Accounting 8.3 (3.0).

Förresten! Att fylla i en utgiftsrapport i 1C 8.2 (2.0) är inte annorlunda. Du kan säkert använda dessa instruktioner för äldre versioner av programmet.

Hur man gör en ny utgiftsrapport

För att skapa och fylla i en "Förskottsrapport" i 1C 8.3, gå till menyn "Bank och kassa", välj "Förskottsrapporter". I listformuläret klickar du på knappen "Skapa". Ett nytt dokumentformulär öppnas.

Förskottet kan utfärdas för följande ändamål:

• porto;
• köp av returförpackningar;
• uppgörelser med leverantörer;

I dokumentet återspeglas dessa operationer i motsvarande flikar.

Den första fliken "Förskott" används för att spegla mottagna förskott. För provet skapade jag speciellt tidigare ett dokument "Kontantutgiftsorder" med typen av operation "Utfärda till en ansvarig person" och la till det i tabelldelen "Förskott" ().

Få 267 videolektioner på 1C gratis:

Således ser vi att bakom medarbetaren Bazin A.V. det finns ett outnyttjat förskott på 1000 rubel.

I en "Förhandsrapport" kan du spegla alla planerade transaktioner för att avskriva förskottsbetalningen som utfärdats till den ansvarige personen.

Låt oss anta att han köpte för detta belopp:

• optisk mus - 200 rub.;
• gjorde en förskottsbetalning till leverantören - 600 rubel;
• Fyllde bilen med bensin - 200 rubel.

Vi anger alla dessa uppgifter i dokumentet.

Som vi kan se hade den ansvarige personen ett överutgifter på 100 rubel. Nu kan utgiftsrapporten bokföras och skrivas ut:

I bokföring. Dess huvudsakliga syfte är att bekräfta det belopp som spenderats av den ansvarige personen.

Bilateral enhetlig blankett nr AO-1 - en enda blankett för varje juridisk person av någon form av ägande. De enda undantagen är statsanställda som sedan 2002 använder den särskilda blanketten "0504049".

Ansvaret för att upprätta en förhandsrapport faller på varje anställd som får pengar för en affärsresa eller inköp av något material eller produkt (till exempel kontorsmaterial eller mat).

Förhandsrapport av en utstationerad anställd

Hur förbereder man en förhandsrapport på rätt sätt om en anställd skickades av en organisation för att utföra en uppgift i en annan stad?

En tjänsteresa är en resa av en anställd för att utföra sina arbetsuppgifter utanför företagets plats. Det kommer aldrig utan utgifter som är föremål för ersättning till arbetstagaren enligt gällande lagstiftning.

Resekostnader kan inkludera:

• resor tur och retur, men endast om den anställde har biljetter.
• Hyra av bostadsyta (checkar eller kvitton måste uppvisas).
• Merkostnader som ingår i dagpenningen.
• Telefonsamtal, postförsändelser, valutaväxling, transit- och provisionsavgifter, bagagebiljetter och alla andra händelser, utan vilka det huvudsakliga syftet med resan inte kommer att uppnås.

Alla ovanstående kostnader måste dokumenteras. Om vi ​​talar om dagtraktamenten anges deras belopp vanligtvis i ordern eller i föreskrifterna om tjänsteresor som utfärdas på varje företag. Beloppet kan variera beroende på vart den anställde gick: inom regionen, till en annan konstituerande enhet i Ryska federationen eller utomlands.

Lagstiftningen fastställer inte en maximal dagpenning, men om dess värde inom landet överstiger 700 rubel och utanför det - 2 500 rubel, måste de vara föremål för personlig inkomstskatt. Problem med hur man korrekt upprättar en förhandsrapport efter återkomst från en affärsresa bör inte uppstå. Tidsfristen för att lämna in dokumentet är inte mer än tre dagar från ankomstdatum. Om redovisningsbeloppet inte användes fullt ut, måste mellanskillnaden återföras till kassan med hjälp av en kassakvittoorder, och om det tvärtom var ett överutgifter, kompenseras den anställde för allt med hjälp av en kassakvittoorder.

Vilka är konsekvenserna av en felaktigt ifylld utgiftsredovisning?

Arbetstagaren ska genomföra registreringen korrekt inom tre dagar, annars kan tillsynsmyndigheten betrakta detta belopp som inkomst på vilken personlig inkomstskatt och försäkringspremier ska beräknas.

Förresten, antagandet av den nya versionen av lag nr 290-FZ daterad 3 juli 2016, introducerar vissa justeringar, till exempel en allvarlig böter för att tillhandahålla en felaktig kontroll. Det är också planerat att börja använda speciella bankkort som uppfyller de internationella standarderna för Visa och MasterCard för att betala resekostnader.

Generella regler

Hur förbereder man en förhandsrapport på rätt sätt? Du behöver bara följa var och en av följande punkter:

1. Rapporten ska upprättas senast tre arbetsdagar från det att:

• den period som anges av de anställda i ansökan om emission av medel har löpt ut;
• arbetstagaren återvände till arbetet om utgången av den period för vilken pengarna utfärdades berodde på semester eller sjukdom;
• den anställde återvänt från en affärsresa.

2. För att förbereda rapporten bör du använda den enhetliga blanketten nr. AO-1 eller den blankett som accepteras av företaget.

3. Den anställde ska tillsammans med en revisor som vet hur man korrekt upprättar utgiftsredovisningar (ett exempel finns tydligt tillgängligt i det använda programmet), fylla i dokumentet.

4. Chefen ansvarar för att redovisningspapperet godkänns.

5. Alla förskottshandlingar måste åtföljas av checkar, fakturor, biljetter och andra papper som bekräftar att personen faktiskt har spenderat de redovisningsbara medlen.

Fyllningsprocedur

Hur förbereder man en förhandsrapport på rätt sätt?

Den första eller främre delen ska fyllas i av revisorn. Det är omöjligt att göra utan att ange dokumentdetaljerna (nummer och datum), information om företaget och ansvariga personer, beloppet för förskottsbetalningen, sammanfattande information: spenderade medel och redovisningskonton, på grundval av vilka man kan bedöma rörelsen och avskrivning. Dessutom bör överutgifter eller återbetalda outnyttjade förskott anges här.

Den andra delen är ett kvitto som anger att utgiftsrapporten har godkänts för verifiering. Efter att ha fyllt i den ska revisorn klippa av den och ge den till den rapporterande medarbetaren.

Den tredje delen (baksidan av AO-1-formuläret) måste fyllas i tillsammans. Den rapporterande medarbetarens uppgift är att spegla detaljerna och bifoga varje korrekt utfört försäljningskvitto för förhandsrapporten. Revisorn behöver bara fylla i beloppet och bokföringskontot, vilket kommer att spegla de pengar som spenderats.

Handlingen ska bära den anställdes, revisorns och huvudrevisorns underskrifter. Först efter detta kan chefen godkänna det.

Berättigat överutgifter

Hur dokumenterar man överutgifter på en förhandsrapport? Först måste du se till att det är motiverat:

• att spendera mer än tilldelade medel krävdes för att utföra en uppgift på uppdrag av överordnade;
• Den anställde har styrkande handlingar.

Om minst ett villkor inte är uppfyllt, återbetalas inte pengarna.

Förfarandet för att kompensera för överskridanden i kassan

I händelse av överutgifter ställs revisorn inför frågan: hur man korrekt förbereder en förhandsrapport. Nr. KO-2 kan lätt hittas på de stora vidderna av Internet. Detaljerna i detta dokument måste anges i rapporten - raden "Överutgifter utfärdade genom kontantorder."

Tidsfristen för ersättning för överutnyttjade medel av en anställd är inte fastställd i lag. Om revisorn inte omedelbart angett information om utgiftsordern i utgiftsredovisningen kommer detta därför inte att medföra några påföljder.

Villkor för ersättning för överutgifter på lönekort

För närvarande överför nästan alla organisationer anställdas löner till ett bankkort. Är det möjligt att på samma sätt återföra det överuttagna beloppet enligt förskottsrapporten till den anställde?

Lagstiftningen har inget tydligt svar. Dokumentet i sig föreslår bara en form av ersättning för det överutnyttjade redovisningsbeloppet - kontanter.

Rysslands centralbank delade samma åsikt 2006 i sin skrivelse nr 36-3/2408. Samtidigt innehåller hans brev, daterat den 24 december 2008 nr 14-27/513, information om att frågan om det är möjligt att använda ett bankkort för att beräkna redovisningsbeloppet inte ligger inom centralbankens behörighet. . Då måste nätverksföretaget självständigt ta itu med sina problem i detta fall. Och för att tillsynsmyndigheten inte ska ha onödiga frågor rekommenderas det att använda kassaregistret.

Hur kompenserar man en anställds personliga pengar?

En anställd i en organisation kan gå ut för att köpa nödvändiga varor (arbeten, tjänster) på egen bekostnad. I det här fallet behöver du inte fylla i en förhandsrapport. Hur slutför man stegen ovan korrekt?

En ansökan och kvitton som bekräftar köpet, fakturor, strikta rapporteringsformulär, resedokument etc. räcker).

Upprättande av förhandsrapport i 1C

Varje revisor bör vara bekant med ett sådant dokument som en utgiftsredovisning. Hur registrerar man sig korrekt i 1C? Platsen för dokumentet i programmet är avsnittet "Bank och kassa".

I det skapade fönstret måste du först ange information om organisationen och ansvariga personer. Knappen "Lägg till" kommer att göra en tabell tillgänglig där du behöver reflektera all information om de utgivna medlen.

Det finns tre typer av förskott:

• Detta tar hänsyn till flyg- och tågbiljetter, kuponger, frimärken m.m.
• Kontanter. Huvudsyftet med dokumentet är att skriva av kontanter.
• Checkkonto. Dokumentet är nödvändigt för att ta hänsyn till debitering av ett icke-kontant belopp från företagets löpande konto.

För att generera information om kontantutgivning måste du börja med att skapa en ny kassakvittoorder. Efter ifyllning ska dokumentet skrivas ut och ges till den ansvarige personen så att denne fyller i raden om mottagande av medel och tecken. Först efter detta kan du spara och bokföra dokumentet.

I tabelldelen av kassakvittoordern ska du ange information om de varor och material som köpts av den ansvarige personen. Om köpet av varor åtföljdes av utfärdandet av en faktura, måste du kontrollera SF-flaggan, välja leverantör och fylla i dess uppgifter.

Avsnittet "Returnerbara förpackningar" kräver att du fyller i information om förpackningen som leverantören väntar på tillbaka.

Avsnittet "Betalning" registrerar de belopp som betalats till leverantören för tidigare köpta varor. Den utfärdade förskottsbetalningen återspeglas i bokföring D 60,02 K 71,01.

Fliken "Övrigt" är avsedd för redovisning av andra utgifter för den ansvarige personen (affärsresa, resor, bränslekostnader, etc.).

Om tjänsteresan är planerad i förväg och ingår i reseplanen kan den anställde skriva en ansökan om förskott på affärsutgifter. Dessa inkluderar boende, resor till och från affärsresan samt måltider. Det är dessa utgifter som han ska redovisa vid ankomsten tillbaka till sin arbetsplats.

Kära läsare! Artikeln talar om typiska sätt att lösa juridiska frågor, men varje fall är individuellt. Om du vill veta hur lösa exakt ditt problem- kontakta en konsult:

ANSÖKNINGAR OCH SAMTAL ACCEPTERAS 24/7 och 7 dagar i veckan.

Det är snabbt och GRATIS!

Efter att ha sammanställt en rapport om affärsresan anges det slutliga beloppet för spenderade medel. Om beloppet är större än förskottsbetalningen ska redovisningsavdelningen överföra mellanskillnaden. För lägre kostnader måste den anställde sätta in medel i kassan.

En förhandsrapport är ett av dokumenten, vars upprättande är tydligt reglerat i lag. Den upprättas av den utstationerade medarbetaren som bekräftelse på alla utgifter som uppstått under tjänsteresan.

Tillsammans med det ska originalhandlingar för utgifter lämnas till redovisningsavdelningen. Generellt sett är en utgiftsredovisning ett dokument som listar resekostnader.

Behövs det?

Syftet med förskottsdokumentet är att bekräfta utgifterna för det förskott som utfärdats före resan eller att ta emot de medel som spenderats efter resan. Av detta följer att det är obligatoriskt att upprätta en rapport.

Rättsakter:

• Artikel 252, punkt 1 i artikel 264 i Ryska federationens skattelag: resekostnader är produktions- och försäljningskostnader relaterade till andra utgifter.
• Artikel 313, artikel 314 i Ryska federationens skattelag: information måste bekräftas av primär dokumentation. Detta inkluderar även en affärsreserapport. Utan det är det omöjligt att bekräfta uppkomna utgifter, inklusive förskott som utfärdats till en anställd. Kostnader tas med i beräkningen enligt det datum då rapporten utfärdas.

Förhandsrapporten ligger till grund för redovisningen:

• överföra medel för att täcka affärskostnader;
• bekräftelse av ekonomiska utgifter vid utgivande av medel i förväg innan en tjänsteresa.

Hur fyller man i en förhandsrapport för en affärsresa 2019?

Affärsreserapporten är det sista steget i hela proceduren: från förberedelse till återvändande av den anställde.

En korrekt sammanställd rapport bör bekräfta finansiella kostnader, som i sin tur påverkar skatterna.

En förhandsrapport ska upprättas av en anställd som skickas på tjänsteresa. När det är klart skickas det till ekonomiavdelningen för verifiering.

I slutskedet undertecknas dokumentet av chefen. De medel som spenderas (i avsaknad av förskott) eller skillnaden om kostnaden är större än förskottet anges.

Dokumentkrav

Hur upprättar man en förhandsredovisning korrekt så att den accepteras vid en skatterevision?

Rapporten är ett strikt rapporterande dokument. Den fylls i enligt blankett nr AO-1 och används för att redovisa medel som utfärdats till resenären.

Handlingen upprättas i ett exemplar på papper eller fylls i elektroniskt.

Observera att i den nya formen av blanketten förekom endast raderna: ett kvitto från revisorn på att han fått rapporten från den anställde. Resten av dokumentet har inte genomgått några ändringar.

Form och sektioner

Så här fyller du i det korrekt:

• Framsida: Den anställdes personuppgifter, ett dokument som bekräftar utfärdandet av pengar och information om det tidigare förskottet fylls i.
• Baksidan: datum för utgifter, dokumentnummer, namn, belopp, dokument som bekräftar transaktioner anges (kolumn 1-6).

Alla utgifter ska dokumenteras. Listan över dokument finns nedan. De ska förvaras och limmas på ett separat A4-papper vid ankomst.

Beloppet som ska betalas beror direkt på de kvitton och checkar som tillhandahålls.

Provfyllning (exempel)

Ett exempel på att förbereda en förhandsrapport för en affärsresa 2019:

Vem skriver under och samtycker?

Varje handling måste undertecknas av den person som fyller i det. Först efter detta är det möjligt att överföra rapporten till redovisningsavdelningen. Hon kontrollerar att den är korrekt ifylld.

Företagschefen och huvudrevisorn ska skriva sin underskrift på dokumentet. Först efter detta kan de medel som den anställde betalade självständigt överföras.

Förfallodatum

Efter att ha anlänt från en tjänsteresa ska den anställde upprätta och lämna in en förhandsanmälan inom 3 dagar.

Medföljande dokument

Resolution nr 749 av den 13 oktober 2008 fastställde ett visst paket med resedokument:

• Resebevis av den etablerade formen. Utfärdas för varje affärsresa i Ryska federationen. Blanketten är daterad, stämplad och undertecknad vid avresa från organisationen. Den mottagande parten anbringar stämpel, signatur och inresedatum, likaså vid avresa. När medarbetaren kommer tillbaka anger redovisningsavdelningen ankomstdatum.
• Checkar, kvitton, bekräftelse .
• Kvitton, biljetter – alla utgifter i samband med resor till och från affärsresan (tågbiljetter, reselivförsäkring, kvitton för vägtullar, etc.)
• , godkänd av chefen.
• Övriga utgifter relaterade till tjänsteresor.

Alla dokument måste fyllas i i enlighet med detta. När du bifogar dem till utgiftsredovisningen limmas varje dokument på ett A4-ark med lim.

Om kraven överträds eller de originalhandlingar som anges i rapporten saknas har redovisningsavdelningen rätt att inte betala de utgifter som den anställde ådragit sig. I fall av inträde kommer en skatterevision att avslöja en överträdelse och utdöma böter.

Bokföringsavdelningen bör noggrant granska de dokument som den anställde tillhandahåller för att bekräfta sina utgifter.

Det vanligaste är ett kassakvitto.

Om det inte framgår vilken produkt som köpts måste den förses med ett försäljningskvitto eller kvitto.

Typer av dokument som bekräftar uppkomna utgifter:

• Kvitto— krävs vid en skatterevision, bekräftar betalningsfaktumet. När du förvarar en check måste du följa vissa regler. Om du blir blöt eller vistas i solen länge kan informationen försvinna. En sådan kontroll kan inte bifogas kostnadsersättning. Vissa organisationer arbetar utan kassaregister eller skriver bara ut det totala beloppet på kassakvittot. I dessa fall måste du begära ett försäljningskvitto.
• Kvitto– den anger en detaljerad beskrivning av affärstransaktionen, kvantitet, pris, totalbelopp, organisationens namn, datum, underskrift och befattning för den person som fyller i den. Förskottsrapporten bifogas tillsammans med kassakvittot. I avsaknad av det senare måste PM bära den säljande organisationens stämpel. Observera att belopp och datum på försäljningskvittot måste överensstämma med kassakvittot.
• Strikta rapporteringsformulär. Dokumentet måste innehålla namn, uppgifter om den juridiska personen, affärstransaktion, pris, belopp, datum, position och underskrift för den person som genomför det.

Inlägg

• 71 – "uppgörelser med redovisningsskyldiga personer" (gäller aktiva-passiva konton);
• 70 – "uppgörelser med personal för löner";
• 51 – ”löpande konto”;
• 50 - "kassa";
• 94 – ”företagets brist och förluster”.

När rapporten är godkänd ser transaktionerna ut så här:

• När du utfärdar ett förskott: Revisorn förbereder kassan och medel ges ut. Vid mottagandet signerar den anställde förbrukningsmaterialet. Dt71-Kt50
• När du överför pengar från ett byteskonto till en anställds byteskonto: kabeldragning Dt71-Kt51 kompileras. I detta fall utfärdas en betalningsorder till banken. Bekräftelse på mottagande av medel är ett kontoutdrag.
• Medlen har utfärdats och beloppet måste stängas. Detta är möjligt efter att den anställde anländer från en affärsresa och kostnaderna bekräftas med relevanta dokument. Inlägg: Dt10-Kt71 – inköp av material, Dt41-Kt71 – inköp av varor, Dt20-Kt71, Dt26-Kt71, Dt44-Kt71 – företagets handels- eller produktionsverksamhet.
• När summan av pengar som spenderas är större än det utställda beloppet görs en omvänd transaktion och pengarna återförs till kassan. PKO utfärdas: Dt50-Kt71 eller Dt51-Kt71 (till det löpande kontot).
• Om förskottsbetalningen för en tjänsteresa är otillräcklig, överförs pengarna till den anställde från kassan. RKO utfärdas: Dt71-Kt50 eller Dt71-Kt51 (från löpande konto).
• I händelse av att en anställd har förlorat checkar eller förbrukat pengar för personliga ändamål som inte är relaterade till en tjänsteresa upprättas följande post: Dt94-Kt71 - medel från den rapporterande personen skrivs av som företagets underskott. Dt70-Kt94 - underskottsbeloppet måste dras av från lönen för den anställde som inte kunde rapportera om förskottsbetalningen.

Nyanser av utformning när du reser utomlands

Registrering av en anställd i förfarandet är något mer komplicerat än i Ryssland.

Grundläggande kostnader vid utlandsresor:

• . Storleken bestäms av organisationen självständigt och fast i lokala lagar. Belopp upp till 2500 rubel/dag är inte föremål för personlig inkomstskatt. därför stannar organisationer vanligtvis vid detta belopp. Innan de korsar gränsen till ett främmande land och när de återvänder tillbaka, är deras storlek lika med den högsta möjliga på Ryska federationens territorium. Rekommendationer: när du bestämmer utgifter, fokusera på värdlandets levnadskostnader.
• Resekostnader– betalning till destinationen betalas separat. Att resa runt i staden med taxi eller buss ingår ibland i resekostnaderna.
• Levnadskostnader- hotell, hotell. Eventuella utgifter måste styrkas av kvitton, fakturor, checkar.
• Registrering av pass och visum— kostnader för statlig tjänst, konsultationer med specialister kan avskrivas som resekostnader.
• Andra utgifter: avgifter och tullar, fordonstransport.

En utländsk affärsresa behandlas på samma sätt som en affärsresa i Ryssland. En order ges att skicka medarbetaren på tjänsteresa. Den anger nummer och datum för beställningen, efternamn, förnamn, patronym för den anställde, position, destination (med land), syftet med resan.

Resebevis utfärdas inte. Datum för avresa och ankomst antecknas i passet. Vid ankomst upprättar den anställde en förhandsrapport och bifogar dokument som bekräftar utgifter. Överskjutande medel återförs till organisationens löpande konto. Vid överutgifter utfärdar redovisningsavdelningen dem till den anställde.

Därför tittade vi på hur man upprättar en utgiftsredovisning. Den utfärdas efter varje affärsresa åtföljd av utgifter.

Den anställde måste slutföra det inom 3 dagar efter återkomsten. Bokföringsavdelningen kontrollerar att registreringen är korrekt och överlämnar den till chefen för godkännande. Efter direktörens underskrift överförs medel till den anställde om kostnaden överstiger förskottsbetalningen.

Om förskottet var större än utgiften ska den anställde lämna tillbaka det till företagets kassa. Om han inte vill tvångsavskriver redovisningsavdelningen det från lönen.