Förhandspostningsrapport i 1s 8.3 set. Hur förbereder man en förhandsrapport på rätt sätt? Prov och regler. Emission av medel

I bokföring. Dess huvudsakliga syfte är att bekräfta det belopp som spenderats av den ansvarige personen.

Bilateral enhetlig blankett nr AO-1 - en enda blankett för varje juridisk person av någon form av ägande. De enda undantagen är statsanställda som sedan 2002 använder den särskilda blanketten "0504049".

Ansvaret för att upprätta en förhandsrapport faller på varje anställd som får pengar för en affärsresa eller inköp av något material eller produkt (till exempel kontorsmaterial eller mat).

Förhandsrapport av en utstationerad anställd

Hur förbereder man en förhandsrapport på rätt sätt om en anställd skickades av en organisation för att utföra en uppgift i en annan stad?

En tjänsteresa är en resa av en anställd för att utföra sina arbetsuppgifter utanför företagets plats. Det kommer aldrig utan utgifter som är föremål för ersättning till arbetstagaren enligt gällande lagstiftning.

Resekostnader kan inkludera:

• resor tur och retur, men endast om den anställde har biljetter.
• Hyra av bostadsyta (checkar eller kvitton måste uppvisas).
• Merkostnader som ingår i dagpenningen.
• Telefonsamtal, postförsändelser, valutaväxling, transit- och provisionsavgifter, bagagebiljetter och alla andra händelser, utan vilka det huvudsakliga syftet med resan inte kommer att uppnås.

Alla ovanstående kostnader måste dokumenteras. Om vi ​​talar om dagtraktamenten anges deras belopp vanligtvis i ordern eller i föreskrifterna om tjänsteresor som utfärdas på varje företag. Beloppet kan variera beroende på vart den anställde gick: inom regionen, till en annan konstituerande enhet i Ryska federationen eller utomlands.

Lagstiftningen fastställer inte en maximal dagpenning, men om dess värde inom landet överstiger 700 rubel och utanför det - 2 500 rubel, måste de vara föremål för personlig inkomstskatt. Problem med hur man korrekt upprättar en förhandsrapport efter återkomst från en affärsresa bör inte uppstå. Tidsfristen för att lämna in dokumentet är inte mer än tre dagar från ankomstdatum. Om redovisningsbeloppet inte användes fullt ut, måste skillnaden återföras till kassan med hjälp av en kassakvittoorder, och om det tvärtom förekom ett överutgifter, kompenseras den anställde för allt med hjälp av en kassakvittoorder.

Vilka är konsekvenserna av en felaktigt ifylld utgiftsredovisning?

Arbetstagaren ska genomföra registreringen korrekt inom tre dagar, annars kan tillsynsmyndigheten betrakta detta belopp som inkomst på vilken personlig inkomstskatt och försäkringspremier ska beräknas.

Förresten, antagandet av den nya versionen av lag nr 290-FZ daterad 3 juli 2016, introducerar vissa justeringar, till exempel allvarliga böter för att tillhandahålla en felaktig kontroll. Det är också planerat att börja använda speciella bankkort som uppfyller de internationella standarderna för Visa och MasterCard för att betala resekostnader.

Generella regler

Hur förbereder man en förhandsrapport på rätt sätt? Du behöver bara följa var och en av följande punkter:

1. Rapporten ska upprättas senast tre arbetsdagar från det att:

• den period som anges av de anställda i ansökan om emission av medel har löpt ut;
• arbetstagaren återvände till arbetet om utgången av den period för vilken pengarna utfärdades berodde på semester eller sjukdom;
• den anställde återvänt från en affärsresa.

2. För att förbereda rapporten bör du använda den enhetliga blanketten nr. AO-1 eller den blankett som accepteras av företaget.

3. Den anställde ska tillsammans med en revisor som vet hur man korrekt upprättar utgiftsredovisningar (ett exempel finns tydligt tillgängligt i det använda programmet), fylla i dokumentet.

4. Chefen ansvarar för att redovisningspapperet godkänns.

5. Alla förskottshandlingar måste åtföljas av checkar, fakturor, biljetter och andra papper som bekräftar att personen faktiskt har spenderat de redovisningsbara medlen.

Fyllningsprocedur

Hur förbereder man en förhandsrapport på rätt sätt?

Den första eller främre delen ska fyllas i av revisorn. Det är omöjligt att göra utan att ange dokumentdetaljerna (nummer och datum), information om företaget och ansvariga personer, beloppet för förskottsbetalningen, sammanfattande information: spenderade medel och redovisningskonton, på grundval av vilka man kan bedöma rörelsen och avskrivning. Dessutom bör överutgifter eller återbetalda outnyttjade förskott anges här.

Den andra delen är ett kvitto som anger att utgiftsrapporten har godkänts för verifiering. Efter att ha fyllt i den ska revisorn klippa av den och ge den till den rapporterande medarbetaren.

Den tredje delen (baksidan av AO-1-formuläret) måste fyllas i tillsammans. Den rapporterande medarbetarens uppgift är att spegla detaljerna och bifoga varje korrekt utfört försäljningskvitto för förhandsrapporten. Revisorn behöver bara fylla i beloppet och bokföringskontot, vilket kommer att spegla de pengar som spenderats.

Handlingen ska bära den anställdes, revisorns och huvudrevisorns underskrifter. Först efter detta kan chefen godkänna det.

Berättigade överutgifter

Hur dokumenterar man överutgifter på en förhandsrapport? Först måste du se till att det är motiverat:

• att spendera mer än tilldelade medel krävdes för att utföra en uppgift på uppdrag av överordnade;
• Den anställde har styrkande handlingar.

Om minst ett villkor inte är uppfyllt, återbetalas inte pengarna.

Förfarandet för att kompensera för överskridanden i kassan

I händelse av överutgifter ställs revisorn inför frågan: hur man korrekt förbereder en förhandsrapport. Nr. KO-2 kan lätt hittas på de stora vidderna av Internet. Detaljerna i detta dokument måste anges i rapporten - raden "Överutgifter utfärdade genom kontantorder."

Tidsfristen för ersättning för överutnyttjade medel av en anställd är inte fastställd i lag. Om revisorn inte omedelbart angett information om utgiftsordern i utgiftsredovisningen kommer detta därför inte att medföra några påföljder.

Villkor för ersättning för överutgifter på lönekort

För närvarande överför nästan alla organisationer anställdas löner till ett bankkort. Är det möjligt att på samma sätt återföra det överuttagna beloppet enligt förskottsrapporten till den anställde?

Lagstiftningen har inget tydligt svar. Dokumentet i sig föreslår bara en form av ersättning för det överutnyttjade redovisningsbeloppet - kontanter.

Rysslands centralbank delade samma åsikt 2006 i sin skrivelse nr 36-3/2408. Samtidigt innehåller hans brev, daterat den 24 december 2008 nr 14-27/513, information om att frågan om det är möjligt att använda ett bankkort för att beräkna redovisningsbeloppet inte ligger inom centralbankens behörighet. . Då måste nätverksföretaget självständigt ta itu med sina problem i detta fall. Och för att tillsynsmyndigheten inte ska ha onödiga frågor rekommenderas det att använda kassaregistret.

Hur kompenserar man en anställds personliga pengar?

En anställd i en organisation kan gå ut för att köpa nödvändiga varor (arbeten, tjänster) på egen bekostnad. I det här fallet behöver du inte fylla i en förhandsrapport. Hur slutför man stegen ovan korrekt?

En ansökan och kvitton som bekräftar köpet, fakturor, strikta rapporteringsformulär, resedokument etc. räcker).

Upprättande av förhandsrapport i 1C

Varje revisor bör vara bekant med ett sådant dokument som en utgiftsredovisning. Hur registrerar man sig korrekt i 1C? Platsen för dokumentet i programmet är avsnittet "Bank och kassa".

I det skapade fönstret måste du först ange information om organisationen och ansvariga personer. Knappen "Lägg till" kommer att göra en tabell tillgänglig där du behöver reflektera all information om de utgivna medlen.

Det finns tre typer av förskott:

• Detta tar hänsyn till flyg- och tågbiljetter, kuponger, frimärken m.m.
• Kontanter. Huvudsyftet med dokumentet är att skriva av kontanter.
• Checkkonto. Dokumentet är nödvändigt för att ta hänsyn till debitering av ett icke-kontant belopp från företagets löpande konto.

För att generera information om kontantutgivning måste du börja med att skapa en ny kassakvittoorder. Efter ifyllning ska dokumentet skrivas ut och ges till den ansvarige personen så att denne fyller i raden om mottagande av medel och tecken. Först efter detta kan du spara och bokföra dokumentet.

I tabelldelen av kassakvittoordern ska du ange information om de varor och material som köpts av den ansvarige personen. Om köpet av varor åtföljdes av utfärdandet av en faktura, måste du kontrollera SF-flaggan, välja leverantör och fylla i dess uppgifter.

Avsnittet "Returnerbara förpackningar" kräver att du fyller i information om förpackningen som leverantören väntar på tillbaka.

Avsnittet "Betalning" registrerar de belopp som betalats till leverantören för tidigare köpta varor. Den utfärdade förskottsbetalningen återspeglas i bokföring D 60,02 K 71,01.

Fliken "Övrigt" är avsedd för redovisning av andra utgifter för den ansvarige personen (affärsresa, resor, bränslekostnader, etc.).

Ganska ofta, i den ekonomiska verksamheten i en organisation, ges anställda i företaget kontanter och icke-kontanta medel (även monetära dokument) för rapporteringsändamål. Som senare används för att betala för företagets affärsbehov, för att köpa resebiljetter och för att betala för hotelltjänster under affärsresor. Listan där redovisningsskyldiga medel kan användas är mycket stor, den regleras inte av någon. Låt oss i den här artikeln titta på ämnet var och finns.

Hur man hittar en förhandsrapport i 1C-programmet

För att hitta en förskottsrapport måste du välja avsnittet "Bank och kassa" i huvudmenyn i programmet "1C: Bokföring" version 8 Taxi-gränssnittet, och sedan i "Kassa"-blocket hitta positionen "Förskottsrapport" . Efter dessa steg kommer du att föras till journalen "Förhandsrapporter". Klicka sedan på knappen "Skapa".

En förhandsrapport visas på skärmen, som måste fyllas i, baserat på de primära dokument som lämnats till företagets redovisningsavdelning och bifogas förhandsrapporten.

Fyller i en förhandsrapport i 1C-programmet

Följande fält är ifyllda i dokumenthuvudet:

• Datum för;
• Siffra;
• Organisation;
• Den ansvarige personen kan vara en anställd i organisationen eller en individ som agerar enligt en fullmakt;
• Ett lager väljs om varor och materialtillgångar köps in, vilka därefter överlämnas till lagret till den ekonomiskt ansvariga.

Dokumentet, i tabelldelen, har flera flikar; de fylls i beroende på dokumenten som bifogas utgiftsrapporten och de medel som den rapporterande parten tagit emot:

• Framsteg;
• Varor;
• Returbara förpackningar;
• Betalning;
• Övrig.

För att den första fliken automatiskt ska fyllas i i tabelldelen av dokumentet när den redovisningsskyldige får förskott krävs att en förskottsrapport skapas utifrån. Detta kan hända när du väljer "Skapa baserat på" två positioner, varav en är "Kontantuttag", den andra "Avskrivning från aktuellt konto".

På den första fliken fylls även en position i vid utfärdande av monetära dokument till rapporten, det kan till exempel vara en resebiljett köpt av en organisation.

Du kan inte skapa en förskottsrapport baserat på de transaktioner som lagts in i databasen, utan manuellt välja dokumentet vid mottagandet av förskottet för delrapporten genom att klicka på knappen "Lägg till". Efter dessa steg blir fältet i tabelldelen av den första fliken "Förskott" aktivt.

När du köper varor mot kontanter, från ett redovisningsbelopp, måste du fylla i den andra fliken, som kallas "Varor".

I det här fallet, i tabelldelen av dokumentet, måste du ange följande data:

• Utgiftsdokument;
• Produktsortimentet väljs från katalogen;

Var försiktig, om den här produkten inte finns i katalogen "Nomenklatur", måste du först fylla i ett kort för den, som anger namn, måttenhet och andra detaljer.

• Kvantitet;
• Pris;
• Skattesats;
• Leverantörens namn, hämtat från katalogen "Motparter";
• Fakturainformation;
• Kostnadskonton och momskonto.

Belopp och summa kommer att fyllas i automatiskt.

Vid betalning för varor eller tjänster till motparter från redovisningsskyldiga fonder fylls den fjärde fliken i utgiftsrapporten i, som kallas "Betalning". När du klickar på den öppnas en tabelldel där du måste fylla i följande data:

• Utgiftsdokumentet är namnet på dokumentet;
• Motpart och avtal;
• Innehållet i operationen fylls i manuellt, utan hänvisning till uppslagsboken.

De avräkningskonton som kostnadsbeloppet kommer att fördelas på läggs automatiskt in, detta är konto 60 ”Leverantörer och entreprenörer”, men detta konto kan ändras genom att hänvisa till katalogen ””.

Den femte fliken, "Övrigt", fylls i inte bara i fall av tillhandahållande av dokument relaterade till en anställds affärsresa, utan också för att betala för företagets affärsbehov och andra utgifter.

Precis som på andra flikar, fyll i:

• Dokument (kostnad);
• Nomenklatur;
• Momsbeloppet;
• Totalt fylls i automatiskt;
• Leverantör;
• Indikatorn ställs in i kolumnen "Faktura" oavsett om det finns en faktura eller inte;
• Indikatorn ställs in i kolumnen "BSO" oavsett om detta är ett strikt rapporteringsformulär eller inte;
• Fyll i fakturauppgifterna;
• Kostnadskontot för redovisning (redovisning) väljs från kontoplanen och kostnadsunderkontot väljs också från katalogen;
• Utgiftskontot för NU (skatteredovisning) väljs från kontoplanen för skatteredovisning, och underkontot för utgifter väljs också från katalogen;
• Välj ett momskonto.

Om det behövs kan vissa anställda få medel för företagets representation eller affärskostnader. De har rätt att ta emot pengar baserat på chefens order om de ansvariga personerna, om deras fullständiga namn. och position anges i listan över personer som har denna möjlighet.

Dokumentformulär

Utgifterna för pengar som ges till en anställd i förväg bekräftas med hjälp av ett primärt redovisningsdokument - en förskottsrapport. Formuläret är en enhetlig blankett nr AO-1, ​​varav en del fylls i av den anställde, den andra av revisorn.

Återföring av redovisningsbelopp enligt förskottsrapporten

Det finns vissa tidsfrister för att lämna in en förhandsrapport från den redovisningsskyldige, inom vilka den anställde är skyldig att rapportera om förbrukade medel.

Efter mottagandet av medlen är den redovisningsskyldige skyldig att inom en period som inte överstiger tre arbetsdagar efter det utgångsdatum för vilket medlen utfärdades på konto, eller från dagen för återgång till arbetet, uppvisa en förhandsrapport med bifogade styrkande handlingar. (klausul 6.3 i instruktion nr 3210-U).

Om den anställde inte har använt medlen fullt ut, upprättas en förskottsrapport för den använda delen, som anger mängden outnyttjade pengar - detta är avkastningen av de redovisningsskyldiga beloppen enligt förskottsrapporten.

Det är inte heller ovanligt att en anställd först spenderar sina egna pengar, sedan tar med handlingar och får pengarna tillbaka. I detta fall måste han kontakta redovisningsavdelningen med en ansökan om ersättning för uppkomna kostnader. Revisorn gör också sådana beräkningar med hjälp av en förhandsrapport. Därför kan denna situation även hänföras till återföring av förskottsbelopp enligt förskottsrapporten.

Om den anställde inte har gjort några utgifter alls, återlämnar han det redovisningsskyldiga beloppet till kassan och upprättar ingen förskottsrapport.

Det måste komma ihåg: om tidsfristen för att lämna in en förhandsrapport från den ansvariga personen inte uppfylldes, anses detta vara ett brott mot kontantdisciplin (artikel 15.1 i Ryska federationens kod för administrativa brott).

Fyllningsprocedur

Låt oss nu titta närmare på proceduren för att fylla i dokumentet.

Fylls i av anställd

Framsida.

Så på framsidan av blankett nr AO-1 måste den anställde:

Ange företagsnamn och OKPO-kod.

2. Ange datumet då dokumentet kompilerades och tilldela ett nummer.

3. I kolumnen "rapport i belopp" anger vi det belopp som den anställde spenderade på företagets hushållsbehov. Till exempel fick han fem tusen rubel, men han spenderade fyra tusen. Därför indikerar han i denna kolumn fyra tusen.

4. Vi anger namnet och koden för den strukturella enheten.

5. Efter detta, ange ditt fullständiga namn. den ansvarige personen, dennes personalnummer och yrke (befattning).

6. Ange syftet med förskottet.

7. På vänster sida av tabellen på framsidan av formuläret, ange beloppet för det belopp som tagits emot från företagets kassadisk (eller till ett bankkort). Ange vid behov hur mycket pengar som utfärdats i utländsk valuta.

8. Vi anger det totala beloppet för mottagna medel.

9. Vi anger det belopp som spenderas på företagets affärsbehov.

10. Ange saldobeloppet.

Baksidan.

11. På baksidan av formuläret, i kolumnerna 1-6, måste den anställde lista alla dokument (försäljningskvitton, kassakvitton, etc.) som bekräftar de utgifter som den anställde gjort, med angivande av spenderade belopp. Handlingar ska numreras i den ordning de är upptagna i utgiftsredovisningen.

Nu om vilken information den anställde ska ange i lämpliga kolumner:

• 1 — Betalningsnummer tilldelat dokumentet som bekräftar utgifterna.
• 2 - datum för kontroll;
• 3 — kontrollnummer;
• 4 - namnet på dokumentet som bekräftar utgifter;
• 5 - beloppet för utgifter i rubel anges här;
• 6 - fylls i vid behov. Det indikerar beloppet av utgiften i utländsk valuta;
• raden "Totalt" anger det totala beloppet av utgifter.

12. Efter att den anställde har fyllt i de obligatoriska fälten ska han sätta sin underskrift på blanketten med utskrift. Därefter måste du skicka in dokumentet till redovisningsavdelningen. Revisorn kontrollerar att blanketten är korrekt ifylld.

Fylls i av en revisor

Framsida.

13. Efter att ha mottagit blanketten ska revisorn se till att den är korrekt ifylld. Om inga fel hittas gör revisorn en anteckning om detta i kolumnen "rapport verifierad" och skriver under.

Därefter fortsätter revisorn med att fylla i formuläret ytterligare.

15. Revisorn fyller i den avtagbara delen av blanketten, undertecknar den och ger den till den anställde

Baksidan.

16. Revisorn registrerar information i kolumnerna 7 och 8. Här anges vilka utgifter som godkänts för redovisning. Kolumn 9 anger antalet redovisningskonton som debiteras för utgiftsbeloppet. De belopp som anges av den anställde och revisorn ska vara desamma.

Efter detta fyller revisorn i utgiftsredovisningens framsida.

Framsida.

17. På framsidan i den högra tabellen anger revisorn följande information:

• saldo eller överutnyttjande av föregående förskott;
• beloppet av förskottet som erhållits från företagets kassadisk;
• summa pengar som spenderas;
• saldo eller överutgifter för förskottsbelopp;
• bokföringspost - information hämtas från uppgifterna i kolumn 9, som finns på baksidan.

19. Direktören godkänner dokumentet och returnerar det till redovisningsavdelningen. Därefter lagras den på företagets redovisningsavdelning i 5 år. Efter denna period förstörs den.

Du kan ladda ner provet på vår hemsida.

Redovisningsbelopp för pengar, överföringar eller dokument bokförs i bokföringen olika sätt. Typen av förskottsinträde kan bero på det ändamål för vilket tillgångarna gavs ut till den anställde, samt på typen av verksamhet i företaget självt.

För att lösa de problem som företagsledningen ställer upp kan vissa anställda få tillgångar som är ansvariga, som inkluderar:

• summor pengar;
• icke-kontanta medel överförda till ett bankkonto eller kort;
• monetär dokumentation.

Anställda som fått tillgångar är skyldiga att tillhandahålla till redovisningsavdelningen, som kommer att ange för vilka ändamål och i vilket belopp medlen användes. Därefter kontrolleras handlingen av en revisor och förs in i företagets bokföring enl. ett visst upplägg.

Enligt lagen kan heltidsanställda och frilansande anställda, samt tredje part, få rapporter om detta anges i redovisningspolicydokumenten.

Hur man leder rätt

Redovisning för delrapporter utförs enl räkna 71, enligt vilken emissionen av medel bokförs som en debet (Dt), och avskrivningen bokförs som en kredit (Ct).

Bokföringsposter måste göras för varje tillgångstransaktion. Till exempel, ett företag gav 10 000 till en anställd för att köpa strykutrustning, så här skulle dokumentationen se ut:

Det finns andra typer av inlägg - deras val baseras på typen av operationer med rapporten och de syften som den är avsedd för.

Att ta emot medel från företagets kassa av en anställd: Dt 71 Kt 50, bas - kontantorder.

Överföra pengar från företagets kassadisk till en anställds bankkonto eller kort: Dt 71 Kt 51, 52 eller 55, bas – .

Utfärdande av resedokumentation till en utstationerad arbetstagare: Dt 71 Kt 50-3.

Återbetalning av medel som inte använts av den anställde: Dt 50, 51, 52 eller 55, grund - anställds aktiebolag, order om kassakvitto för det återstående beloppet, kontoutdrag.

Ersättning till den anställde av personliga medel som spenderats på köp av materiella föremål för företaget: Dt 08, eller 15, Kt 71, grund - förhandsrapport och antagningsbevis.

Företagets kostnader för anställdas resor: Dt 20, 23, 25, 26, 29 eller 44 Kt 71, basis - JSC, dokument som bekräftar utgifter (checkar, kvitton, etc.).

Beräkning av moms (mervärdesskatt) för JSC: Dt 19 Kt 71, grund – JSC och konto.

Utfärdande av överutgifter till en anställd: Dt 71 Kt 50 eller 51, grund - kontantavvecklingsuppdrag (CSO) och betalningsorder.

Separat bör belopp som inte returnerades av den anställde i tid beaktas. Detta görs genom att posta för att hålla inne den nödvändiga summan pengar från den anställdes lön. Detta bokförs med debet 70 och kredit 73, och grunden är lönebeskedet.

Deadline för inlämning och inlämning

Alla tidsfrister för att lämna in förhandsrapporter ska diskuteras med arbetsgivaren innan medel frigörs från företagets kassa. I ett uttalande riktat till chefen, den rapporterande medarbetaren måste ange:

• syftet med vilket tillgångarna tas;
• summan av pengar som ska rapporteras;
• tidsfrist för att lämna in förhandsrapporten.

Tack vare dessa viktiga punkter kommer arbetsgivaren snabbt att kunna bestämma tidsfristen för att lämna in aktiebolaget, och revisorn kommer enkelt att göra de nödvändiga uppgifterna.

Anställda som fått medel från företaget är skyldiga att lämna en förhandsanmälan inom 3 dagar efter slutförandet av den period som anges i dokumentet för överlåtelse av tillgångar. Om anmälan har upprättats under en persons långa frånvaro från arbetsplatsen (på grund av tjänsteresa, semester, sjukskrivning etc.) lämnas en förhandsanmälan (AO) senast 3 dagar efter hemkomsten.

Påstående

Vid tidpunkten för inlämnande av handlingar till redovisningsavdelningen rapporterade den anställde som tog tillgångarna under måste skriva ett kvitto. Det tyder på att han lämnade in allt som behövdes och rapporten godkändes för verifiering. Följande måste undertecknas på kvittot:

• rapporterande anställd;
• direktör för företaget;
• Kamrer;
• ansvarig tjänsteman.

Efter verifieringsarbetet godkänner revisorn paketet med dokument från chefen och får sin underskrift.

Lagring

När den mottagna rapporten har verifierats av företagets revisor och lämpliga poster har gjorts, returneras eller innehålls saldobeloppen, dokumentet skickas för förvaring.

Enligt artiklarna i Ryska federationens skattelag lagras förhandsrapporter i kommersiella eller icke-statliga företag under olika tider beroende på typ av papper:

• 4 år– Lagringstid för bokförings- och skatterapporter, redogörelser, förhandsrapporter på vilka skatter beräknas;
• 10 år– den period för primär dokumentation under vilken utgifter på grund av uppkomna förluster överförs till kommande perioder;
• 5 år– för första förhandsrapporter.

I statliga organisationer måste dessa typer av dokument lagras i minst 5 år.

Vid kontrollen av den inlämnade kostnadsredovisningen kan revisorn få reda på att den anställde har spenderat mer pengar än de som utfärdats av företaget. I det här fallet företaget måste returnera mellanskillnaden anställd.

Överutgifter kan kallas:

• en situation där en anställd till fullo har slutfört de uppgifter som fastställts av ledningen vid utfärdandet av redovisningsskyldiga tillgångar och mer pengar har spenderats;
• en situation där den anställde presenterade bevis på personliga utgifter - checkar, kvitton, garantikort som betalats av honom, etc.

Redovisning av överutgifter utförs genom att utfärda en order om kontantkvitto (i KO-2-formuläret) för ett belopp som motsvarar ersättningen av den anställdes personliga utgifter. Medel ges ut från företagets kassa och är inte föremål för skatter, försäkringsavgifter eller pensionsavgifter.

Regler för att hålla ett aktiebolag

Algoritmen för att arbeta med aktiebolag är konventionellt indelad i 12 enkla steg:

1. Skicka in en anställds ansökan om att ta emot redovisningsskyldiga tillgångar.
2. Emission av medel från bolagets kassa.
3. Styra de medel som den anställde har mottagit för de ändamål som anges i ansökan.
4. Fylla i förhandsrapporteringsformuläret på blankett AO-1 (gemensamt för alla kategorier av företag).
5. Bifogar till JSC dokument som bekräftar den anställdes överutgifter.
6. Registrering av ett kvitto för inlämnande av alla nödvändiga dokument till redovisningsavdelningen.
7. Start av JSC revision på redovisningsavdelningen.
8. Avgöra om formuläret är korrekt ifyllt, om det finns några fläckar, korrigeringar eller underskrifter från tredje part.
9. Förberedelse av alla nödvändiga bokföringsposter.
10. Bekräftelse av legitimiteten för de tillhandahållna checkarna eller kvittonen-bevis på överutgifter.
11. Slutförande av JSC-inspektionen, inlämnande av dokument för godkännande till ledningen.
12. Skickar JSC för lagring.

Förekomsten av eventuella fläckar eller korrigeringar i ett dokument tvingar revisorn att inte acceptera det för behandling. Följaktligen anses beloppet som återspeglas i den automatiskt vara obekräftat i kostnaden och innehålls från den rapporterande anställdes lön. Därför bör du vara försiktig med att fylla i formuläret från den anställdes sida och noggrant kontrollera det från revisorns sida.

Slutsatser

En förhandsrapport är ett av få dokument som inte ändrar sitt syfte och form genom åren. Därför bevisar praxis hos statliga och icke-statliga företag det betydelse när man arbetar med eventuella monetära tillgångar från kassan. Detta det enda dokumentet, bekräftar den anställdes avsedda användning av medel och bevisar därför hans lagliga beteende.

När man börjar registrera redovisningsskyldiga medel och slutför en redovisningsrevision ska förvaltaren titta noga alla handlingar, eftersom det är han som behåller rätten att minska eller förlänga tiden för tillhandahållande av AO för en viss anställd. Dessutom bevisar hans underskrift på paketet med papper vid tidpunkten för godkännandet automatiskt att alla kontroversiella och konfliktsituationer med resten av tillgångarna har lösts och att parterna inte har några anspråk mot varandra.

Alla nyanser av att utarbeta en förhandsrapport i 1C-programmet presenteras nedan.

I en organisations affärsverksamhet är att förbereda utgiftsrapporter en av de vanligaste åtgärderna för en revisor. De flesta betalningar som görs kontant behandlas förhandsrapporter: detta och resekostnader, och olika företagsköp.

Vid rapportering får en anställd i organisationen kontanter från kassan (eller monetära dokument, till exempel flygbiljetter). Detta formaliseras av en utgiftsbeställning eller dokumentet "Utfärdande av kontantdokument."

Efter att ha gjort utgifter rapporterar den anställde, förser bokföringsavdelningen med dokument som bekräftar utgifterna och fyller i en förskottsrapport för att göra slutbetalningar.

Låt oss titta på proceduren för att ange ett dokument " Förhandsrapport" Till exempel 1C Accounting 8.2 utgåva 3.0.

Om du arbetar i programmet 1C Accounting Enterprise utgåva 2.0, då är det okej - dokumentet "Förhandsrapport" i dessa utgåvor är nästan identiskt. Det är viss skillnad i , men du hittar dokumentet i programmenyn.

Du kan öppna dokumentlistan "Förskottsrapporter" i bokföringsdelen "Bank och kassa", undersektion "Kassa" i navigeringspanelen, posten "Förskottsrapporter".

Använd knappen "Skapa" för att ange ett nytt dokument.
I rubriken (överst) i dokumentet måste du ange huvuddetaljerna:

• organisation (om standardorganisationen anges i användarens personliga inställningar, väljs den automatiskt när nya dokument skrivs in);
• lager där köpta varor tas emot ansvarig person materiella värden;
• en individ är en anställd i en organisation som rapporterar för de medel som utfärdats till honom på konto (denna uppgift måste fyllas i).

Dokumentformuläret "Förhandsrapport" har fem flikar.

På fliken "Förskott" väljer du dokumentet från vilket redovisningsskyldiga medel har utfärdats. Det finns tre typer av dokument att välja mellan:

• utfärdande av monetära dokument;
• kontot kontantorder;
• debitera det löpande kontot.

Om medel har utfärdats till den ansvarige personen måste du välja det dokument som återspeglar problemet.

Välj ett redan skapat dokument i listan över dokument som öppnas eller skapa ett nytt dokument.

När du anger en utgiftsbeställning från dokumentet ”Förskottsrapport” infogas transaktionstypen ”Utfärdande till redovisningsskyldig person” automatiskt i kassan, mottagaren är den ansvarig person som valts i förskottsrapporten och redovisningskontot. Allt vi behöver göra är att välja kassaflödesposten och ange förskottsbeloppet.

Efter att ha bokfört dokumentet, välj det, och beloppet och valutan för det utfärdade förskottet kommer automatiskt att anges i tabelldelen "Förskott" i dokumentet "Förskottsrapport".

Pappersvaror köptes med förskottsbetalningen. Deras köp måste återspeglas på fliken "Produkter". På denna flik läggs information om köpta inventarier in.

På fliken ”Behållare” fylls information om returförpackningar som den ansvarige personen fått från leverantörer (till exempel dricksvattenflaskor).

Fliken "Betalning" innehåller information om kontantbelopp som betalats till leverantörer för köpta tillgångar eller utfärdats i förskott mot framtida leveranser.

Fliken "Övrigt" är avsedd att visa information om resekostnader. Detta kan inkludera dagtraktamenten, biljetter eller bensinkostnader. På den anger du namn, nummer, datum för dokumentet (eller utgiften) och utgiftsbeloppet.

Varor, tjänster och andra utgifter väljs från katalogen "". I motsvarande tabelldelar av dokumentet finns uppgifterna "Redovisningskonto" och "Momsbokföringskonto", som fylls i automatiskt om postkonton är konfigurerade i systemet (artikel om hur man ställer in dem -).

Om en faktura bifogas rapporten för utgifter, måste du markera kryssrutan "Faktura presenterad", ange datum och fakturanummer i motsvarande raddetaljer, och när du gör en förskottsrapport genererar systemet automatiskt "Faktura" mottaget” dokument. Samma mekanism för att generera den mottagna fakturan finns på fliken "Produkter".

Efter bokföring genererar dokumentet transaktioner:

Från dokumentet kan du generera och skriva ut blankett AO-1 "Förhandsrapport":

Alltså i programmet 1C-redovisning 8.2 introduceras utgiftsrapporter.

Video handledning: