Praktikos ataskaitos (GOST) rengimas. Pažangos ataskaitų pavyzdžiai. Kaip parašyti ataskaitą Jei viešbutyje yra kasa

Praktikos pabaigoje studentas praktikantas kolegijos praktikos vadovui pateikia dienyną ir rašytinę praktikos ataskaitą.

Dienoraštyje turi būti studento praktikos įmonėje apžvalga, pasirašyta praktikos vadovo iš įmonės ir patvirtinta įmonės antspaudu (žr. B priedą), taip pat darbo grafikas ir jo turinys. (Žr. C priedą).

Ataskaita surašoma pagal įrašus dienyne, t.y. turi būti informacija apie konkretų studento atliktą darbą praktikos laikotarpiu.

Ataskaitoje trumpai aprašomi visi atskiros užduoties punktai. Be to, prie ataskaitos pridedami įvesties ir išvesties informacijos dokumentai, programa su komentarais, algoritmų schema. Studentui baigiantis praktikai suteikiamos 2-3 dienos ataskaitai užpildyti.

Praktikos ataskaita pateikiama vadovui patikrinti. Jei nustatomos klaidos, atlikta darbų apimtis, neatitikimas projektavimo taisyklėms ar kiti trūkumai, ataskaita grąžinama mokiniui patikslinti.

Apibendrinant praktiką

Atestavimas pagal praktikos rezultatus vykdomas pagal nustatytus reikalavimus surašytą raštišką ataskaitą ir praktikos vadovo iš įmonės atsiliepimą.

Pagal praktikos rezultatus studentai gauna testą su diferencijuotu vertinimu (puikiai, gerai, patenkinamai).

Testo rezultatus lemia studentų įgytų praktinių įgūdžių ir žinių lygis, individualios užduoties atlikimo laipsnis, praktikos vadovo atsiliepimai iš įmonės.

Bendrieji praktikos ataskaitos turinio reikalavimai

Ataskaitoje turi būti pateiktas išsamus pasirinktos temos aktualumo, siūlomų sprendimo būdų ir jų efektyvumo vaizdas.

Bendrieji ataskaitos reikalavimai yra šie:

· medžiagos pateikimo aiškumas ir logiška seka;

· argumentacijos įtikinamumas;

· formuluotės trumpumas ir tikslumas, pašalinant dviprasmiško interpretavimo galimybę;

· konkretus darbo rezultatų pristatymas;

· simbolių, santrumpų ir terminų atitikimas priimtiems standartams tam tikroje dalyko srityje.

Dokumento tekste neleidžiama vartoti šnekamosios kalbos posakių, techninių dalykų, profesionalumo; tai pačiai sąvokai taikyti įvairius mokslinius ir techninius terminus, kurie yra panašios reikšmės (sinonimai), taip pat svetimžodžius ir terminus, jei rusų kalboje yra lygiaverčių žodžių ir terminų

Ataskaitoje turi būti:

1. Titulinis puslapis

2. Praktikos vadovo paskyrimas

3. Anotacija

5. Įvadas

6. Pagrindinė dalis

7. Išvada ir išvados

8. Priimtų terminų ir (ar) santrumpų sąrašas su atitinkamais paaiškinimais

9. Naudotų šaltinių ir literatūros sąrašas

10. Paraiškos (jei reikia)

Titulinis lapas ir užduoties lapas

Titulinis lapas ir užduoties lapas pildomi pagal A, D prieduose pateiktą formą.

Esė turi būti:

· ataskaitos charakteristika (puslapių skaičius, paveikslai, lentelės, priedai; literatūros sąrašo apimtis);

· raktažodžių sąrašas;

· atlikto darbo esmės santrauka;

Santraukos apimtis ne didesnė kaip 1 puslapis.

Turinys turi būti visų skyrių, poskyrių ir pastraipų pavadinimai (jei jie turi pavadinimą), nurodant jų numerius ir puslapių numerius, ant kurių yra skyrių (poskyrių, pastraipų) medžiagos pradžia. Visos paraiškos turi būti nurodytos darbo turinyje, nurodant jų numerius ir pavadinimus. Turinys įtrauktas į bendrą šio dokumento lapų skaičių.

Įvadas turėtų būti bendra informacija apie atliktą darbą. Ji turi atspindėti pasirinktos temos aktualumą, praktikos tikslus ir uždavinius, taikomus metodus, praktinę gautų rezultatų reikšmę. Jei pageidaujate, galite pateikti loginę ataskaitos struktūrą.

Įvado apimtis – ne daugiau kaip 3 puslapiai.

Pagrindinė dalis turėtų būti nagrinėjamos problemos aprašymas ir jos sprendimo aktualumo pagrindimas, darbo tikslų suformulavimas, krypčių jų siekimui pasirinkimas ir pagrindimas bei tam naudojami metodai, būdai ir informacinės technologijos.

1. Studijų objekto aprašymas (dalyko sritis, kuriai formuluojama ir sprendžiama problema, pvz., esama valdymo sistema, jos funkcinis posistemis, veiklos rūšis, paramos rūšys ir kt.).

2. Problemos analizė (dabartinės sistemos trūkumų nustatymas automatizuotų funkcijų kiekybinės sudėties ir įgyvendinimo kokybės, jų organizacinio, techninio, informacinio ir kt. palaikymo požiūriu).

3. Jo sprendimo krypties pasirinkimas ir pagrindimas užduočių rinkinio forma, siekiant pagerinti konkrečią funkcinę posistemę ar programinės įrangos tipus, atsižvelgiant į realius apribojimus (pavyzdžiui, matematinės programinės įrangos tobulinimas naudojant kai kuriuos gerai žinomus metodus su nurodytais programinė įranga ir techninės įgyvendinimo priemonės).

4. Su sprendžiama problema susiję efektyvumo ir kokybės veiksniai ir rodikliai, kurių reikšmės turėtų būti gerinamos sprendžiant pavestas užduotis

5. Priimtus sprendimus patvirtinantys dokumentai ir duomenys

Patartina surinkti ir parengti medžiagą pagrindinei praktikos ataskaitos daliai pagal schemą, priimtą projektuojant automatizavimo sistemas tyrimo ir galimybių studijos etapuose.

Išvada turi būti kokybiniai ir kiekybiniai atlikto darbo rezultatų vertinimai.

Šiame skyriuje pateikiama tokia koncentruota informacija (taškas po taško):

· išspręstų problemų sąrašas;

· konkrečių sprendimų sąrašas ir charakteristikos;

· informaciją apie gautų sprendimų kokybę ir efektyvumą;

· jų tobulinimo (vystymo) kryptys.

Priimtų terminų ir (ar) santrumpų sąrašas su atitinkamais paaiškinimais. Ataskaitoje turi būti vartojami atitinkamuose standartuose nustatyti moksliniai ir techniniai terminai, pavadinimai ir apibrėžimai, žodžių santrumpos, o jei jų nėra – visuotinai pripažinti mokslinėje ir techninėje literatūroje. Jei tekste naudojama konkreti terminija, tada jo pabaigoje (prieš literatūros sąrašą) turi būti priimtų terminų ir (ar) santrumpų sąrašas su atitinkamais paaiškinimais. Sąrašas įtrauktas į ataskaitos turinį.

Naudotų šaltinių ir literatūros sąrašas turi būti įtrauktas literatūros šaltinių (monografijų, žurnalų straipsnių, tyrimų ataskaitų ir kt.), kurie buvo panaudoti darbe ir kurių nuorodos yra ataskaitos tekste, sąrašas. Savo sprendimus ir išvadas, taikomus metodus, pasirinktas tyrimų sritis leidžiama pagrįsti literatūros šaltinių nuorodomis.

Programos . Reikšmingas vaidmuo rengiant ataskaitą, kaip ir bet kuriai dokumentacijai, priskiriamas paraiškoms.

Prieduose pateikiamos pradinių duomenų ir tarpinių skaičiavimo rezultatų lentelės, analitinės išvados (jei jos nesudaro pagrindinio tyrimo dalyko, bet yra naudojamos kai kurioms gaunamoms priklausomybėms gauti), algoritmų aprašymai ir programų tekstai, žinomų techninių priemonių aprašymai. sistema, brėžiniai ir diagramos. Prieduose gali būti pateikti darbo rezultatų įgyvendinimo ir praktinio panaudojimo aktai, išvados apie jų efektyvumą ir kokybę.

Paraiškos gali būti privalomos arba informacinės. Informacinės programos – rekomenduojamos arba referencinio pobūdžio.

Paraiškų kiekis neribojamas.

Naujas puslapis 1

Organizacijos ataskaitų dokumentaciją sudaro keli dokumentų rinkiniai:

valstybinės statistinės atskaitomybės dokumentai;

padalinių atskaitomybės dokumentai;

tarpinstituciniai atskaitomybės dokumentai.

Valstybinės statistinės atskaitomybės dokumentai

Valstybinės statistinės atskaitomybės dokumentai yra įtraukti į Vieningą ataskaitų teikimo ir statistinės dokumentacijos sistemą. Šios sistemos dokumentų formų pavadinimai sudaro 6-ą visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatoriaus skyrių.

Vieninga ataskaitų teikimo ir statistinės dokumentacijos sistema apima keletą posistemių:

- nacionalinių sąskaitų ir ekonominių balansų statistikos dokumentai;

- mokslinio ir techninio potencialo bei inovacinės pažangos statistikos dokumentacija;

- darbo statistikos dokumentacija;

- materialinių išteklių statistikos dokumentacija;

- finansinės statistikos dokumentai;

- socialinės statistikos dokumentacija;

- pramonės statistikos dokumentai;

- žemės ūkio statistikos ir žemės ūkio produktų pirkimų dokumentacija;

- kapitalinės statybos statistikos dokumentacija;

- Užsienio ekonominių santykių statistikos dokumentacija;

- vartotojų rinkos ir jos infrastruktūros statistikos dokumentacija;

- transporto ir ryšių statistikos dokumentacija;

- kainų ir tarifų pokyčių stebėjimo ir registravimo statistikos dokumentacija.

Skyriaus ataskaitų dokumentai

Departamentų ataskaitų dokumentų formas rengia federalinės vykdomosios valdžios institucijos (ministerijos ir departamentai) ir jos naudojamos pavaldžiose organizacijose arba, jei federalinė vykdomoji institucija vykdo tarpsektorinį koordinavimą ir kontrolę, visose šalies organizacijose. Pavyzdys yra Rusijos Federacijos Mokesčių ir muitų ministerija, kuri kuria vieningas mokesčių ataskaitų formas, kurias organizacijos pateikia mokesčių inspekcijoms.

Valstybinės statistinės atskaitomybės ir žinybinės atskaitomybės dokumentai, kaip taisyklė, atitinkamoms teritorinėms įstaigoms pateikiami tam tikru periodiškumu: metai, pusmetis, ketvirtis, mėnuo, dešimtmetis (10 dienų), savaitė. Atliekant tam tikrą veiksmą pateikiami ir vienkartiniai ataskaitiniai dokumentai. Paprastai viena dokumento kopija ir elektroninė kopija magnetinėje laikmenoje pateikiamos suinteresuotoms institucijoms, o viena popierinio dokumento kopija lieka organizacijoje ir saugoma byloje. Valdymo organų gauti organizacijos ataskaitiniai dokumentai saugomi ne ilgiau kaip penkerius metus, o organizacijose, kuriose jie sukurti, šių dokumentų saugojimo terminas atitinka Organizacijų standartinių valdymo dokumentų sąraše nustatytus terminus. įstaigos ir įmonės, nurodydamos jų saugojimo terminus (2002. ).

Vidaus atskaitomybės dokumentai

Be valstybinės statistinės atskaitomybės dokumentų ir žinybinės atskaitomybės, kiekviena organizacija naudojasi vidaus ataskaitų dokumentai, kuriuose apibendrinta forma pateikiama informacija apie planų, programų, užduočių vykdymą, vienkartiniai vadovybės nurodymai ar aukštesnių institucijų nurodymai, komandiruočių rezultatai. Tokie ataskaitiniai dokumentai visada pateikiami šios ar aukštesnės organizacijos vadovybei.

Ataskaitiniai dokumentai dažniausiai vadinami ataskaitomis arba pažymomis, apskaitos dokumentavimo sistemoje kartu su šiais pavadinimais vartojamas pavadinimas „balansas“. Prie ataskaitų gali būti pridedami dokumentai, vadinami skaičiavimais arba išlaidomis. Ataskaitos pavadinime nurodomas dokumento tipo pavadinimas ir trumpas jo turinys, pvz.: darbo ataskaita, dujų suvartojimo ataskaita, produktų pristatymo ataskaita ir kt.

Ataskaitų teikimo reikalavimai

Ataskaitiniai dokumentai rengiami visoms organizacijos veiklos sritims. Daugelio rūšių ataskaitoms yra rengiami norminiai ar metodiniai dokumentai, nustatantys jų rengimo tvarką.

Ataskaitoje turi būti nurodyta:

- ataskaitą parengusios organizacijos (padalinio) pavadinimas (kai kuriose ataskaitose būtina nurodyti ir organizacijos juridinį adresą bei informaciją apie licencijas, kurių pagrindu organizacija veikia);

- ataskaitos pavadinimas;

- ataskaitos sudarymo data, taip pat darbų, dėl kurių buvo parengta ataskaita, datos arba terminai;

- Registracijos numeris;

- ataskaitos rengimo vieta;

- ataskaitos rengėjai (vykdytojai);

- ataskaitos surašymo pagrindas;

- atsakingo už akto surašymą asmens parašas arba asmenų parašas, jeigu ataskaitą rengė asmenų grupė;

- organizacijos antspaudas, jei to reikalauja norminiai dokumentai.

Tam tikrų tipų ataskaitas tvirtina šios ar aukštesnės organizacijos vadovas. Tai daugiausia susiję su tarpinstitucinėmis ataskaitomis ir organizacijos veiklos ataskaitomis (metinėmis), teikiamomis aukštesnei organizacijai.

Ataskaitos tekstas, priklausomai nuo jos paskirties, gali tiksliai apibūdinti tyrimo ar analizės objektą, darbų eigą, taikytus metodus, taikomus norminius dokumentus, skaičiavimus ir galutinius duomenis.

Ataskaita gali būti rengiama su tituliniu lapu arba be jo.

Nėra vadovo, kuris bent kartą per metus nereikalauja iš savo pavaldinių ataskaitos apie tai, kas buvo padaryta. O bėda ta, kad atliekant įprastą darbą tokį dokumentą parengti atrodo gana sudėtinga užduotis. Ir kažkodėl mums gėda prašyti viršininkų ataskaitų apie atliktus darbus pavyzdžių. Ką daryti, jei jis nuspręs, kad mes netinkami eiti pareigas, kurias užimame?

Kam to reikia

Šį klausimą užduoda atlikėjas, gavęs reportažo užduotį. Dažniausiai įmonės darbuotojai dėl tokių reikalavimų jaučiasi kone įžeisti. Bet viskas turi prasmę.

Pirma, pačiam rangovui reikia ataskaitos apie atliktus darbus. Ne formalus, o suinteresuotas požiūris į šį procesą leis jums rasti savo kvalifikacijos kliūtis ir trūkumus. Tai reiškia, kad buvo nustatytos kryptys, kuriomis galima (ir būtina) vystytis. Juk visi mokomės iš savo klaidų.

Antra, lyderiui to reikia. Pažangos ataskaita leidžia objektyviai įvertinti paskirtų užduočių sprendimo kokybę ir greitį. Šio dokumento dėka išnyks daug klausimų – nuo ​​pačių primityviausių „ką tu visą laiką veiki“ iki sudėtingo „kodėl turėčiau pakeisti kompiuterį į modernesnį? Nes ataskaitoje bus nurodyta, kad dokumento pakeitimams išsaugoti reikia daug laiko. Ir tai nepriklauso nuo rangovo – pasenusi biuro įranga negali veikti greičiau. Tiesą sakant, todėl atrodo, kad darbuotojas visą laiką geria arbatą – jis tiesiog laukia, kol operacija bus baigta.

Ir klausimas: „Kodėl reikia rašyti ataskaitą apie mėnesio atliktus darbus? pati savaime yra neteisinga. Nes kaupti ir pildyti duomenų bazes prasminga strategams, o ne jiems, paprasčiausiai išspręsti problemą, nei kalbėti apie jos sprendimo būdus.

Ką rašyti

Pažangos ataskaitų pavyzdžiai rodo, kad reikia rašyti labai išsamiai. Viskas, kas atrodo smulkmena ar nereikšmingas kūno judesys, gali tapti pagrindiniu elementu atliekant konkrečias funkcijas. Tačiau tai supras tik išstudijavus keletą rašytinių pranešimų.

Jei darbas yra įprasto pobūdžio, pavyzdžiui, derinant dokumentus ir nustatomi neatitikimai, prasminga sukurti lentelės formą. Šiuo atveju, vėlgi, iš pradžių lentelė turėtų būti labai išsami ir turėti daug stulpelių; Laikui bėgant kai kurių stulpelių nebereikės, o ataskaitos forma įgis įprastą (skaitykite: pagrįstą) formą.

Kai kuriais atvejais, rengiant ataskaitą apie atliktą darbą (pavyzdžiui, mokytojai), neįmanoma formaliai priartėti prie savianalizės klausimo. Iš tiesų, be suplanuoto edukacinio ir metodinio krūvio bei reikiamos medžiagos studijavimo, mokykla užsiima ir edukacine veikla. Tam reikia specialaus požiūrio į dokumento rengimą: reikia suprasti daugelio mokinių atsilikimo priežastis, rasti būdų, kaip sudominti vaikus savo dalyku. Ir tuo pačiu reikia nepamiršti ir daug pasiekusių (ar net gabių) moksleivių.

Ataskaitų tikslai

Norint tinkamai pasiruošti ir minimalioms laiko sąnaudoms, nuo pat pradžių reikia apsispręsti, kokiu tikslu ir kodėl rašoma metų nuveiktų darbų ataskaita. Įvardinkime populiariausius:

Konkrečios pareigos organizacijoje realios naudos pagrindimas;

Konkretaus darbuotojo kvalifikacijos patvirtinimas;

Efektyvaus darbo demonstravimas vadovybei;

Finansavimo gavimas kitam ataskaitiniam laikotarpiui;

Sutikimo plėtoti kryptį (idėją) gavimas;

Skirtų išteklių ir finansų išleidimo pagrindimas ir kt.

Gerai žinoma formuluotė – teisinga problemos formuluotė suteikia 50% sprendimo – veikia ir šiuo atveju. Kuo geriau suprantame, kodėl reikalinga ataskaita, tuo lengviau ją parašyti. Iki to, kad dokumentas „parodai“ iš mūsų visiškai nereikalauja kūrybiško požiūrio. Ir daug laiko.

Dokumento struktūra

Jei įmonė nėra sukūrusi, ji turi būti vystoma savarankiškai. Žinant dokumento paskirtį, būtina pagalvoti apie jo struktūrą. Pažangos ataskaitų pavyzdžiai rodo, kad reikalingas aiškus ir paprastas planas.

Pačioje pradžioje reikėtų paaiškinti informacijos pateikimo tikslą ir logiką. Paaiškinkite pristatymo seką ir sukurkite turinį. Lentelei būtina trumpai paaiškinti, kodėl pasirinkta būtent ši forma.

Skyriuose ir poskyriuose taip pat turėtų būti išlaikytas pateikimo vienodumas. Taip dokumentas taps suprantamesnis ir dėl to lengviau suprantamas. Ataskaitoje per ilgą laiką iliustracijos ir grafikai yra gana tinkami, kad būtų lengviau suprasti. Tačiau čia reikia laikytis „aukso vidurio“ taisyklės: vientisas tekstas, kaip ir išskirtinai vaizdinė medžiaga, labai greitai nusibosta.

Stilistika

Paprastam darbuotojui bene sunkiausia rašyti terminiją ir formuluotę. Pretenzingas pranešimas atrodys nenatūraliai ir sukels neigiamą vadovybės reakciją. Pernelyg paprastos formuluotės (pvz., 25 dokumentai buvo kseroksuoti) taip pat atstums skaitytoją.

Tačiau turėtumėte vengti šablonų. Vienintelė išimtis yra dokumentas, kurio niekas niekada neskaitys. Kartais susiduriame su tokiomis problemomis, tačiau šiame straipsnyje mus domina tikros (ne pro forma sukurtos) ataskaitos.

Bet kokiu atveju neturėtumėte kalbėti tik apie pasiekimus. Norint juos išryškinti, būtina pakalbėti apie sunkumus, su kuriais teko susidurti darbo metu. Be kita ko, sudėtingumo analizė yra susijusi su valdymo darbuotojų darbo optimizavimu. Atlikto darbo ataskaitų pavyzdžiai rodo, kad neturėtumėte vartoti supaprastintų frazių, tokių kaip „nepatenkinama būklė“, „iškilo sunkumai“ ir kt. Geriau viską vadinti tinkamu vardu: „sugedęs kopijavimo aparatas“, „nepakankama prieigos prie Internetas“, „informacijos trūkumas arba nesavalaikis gavimas iš susijusio skyriaus“. Visa tai leidžia adekvačiai ir objektyviai įvertinti esamą situaciją įmonėje.

Rezultatų įvertinimas

Kiekvienas gautas rezultatas turi būti paremtas skaičiais. Tokia specifikacija leidžia suprasti vystymosi dinamiką.

Be to, būtina nustatyti rezultatų vertinimo kriterijus. Ar tai ankstesnė (jei tai, pavyzdžiui, ketvirčio ataskaita), ar, atvirkščiai, užsibrėžtų tikslų įvykdymo procentas, sprendžia dokumento autorius.

Apskritai netiesioginiai rodikliai gali daug pasakyti apie paskirtų užduočių sprendimo procesą. Čia taip pat yra daug informacijos tolesnei analizei. Nuo darbo sąnaudų nustatymo iki tikslų nustatymo teisingumo supratimo.

Nuo problemos iki sprendimo

Dauguma ataskaitų rengiamos darbų eigos aprašymo principu. Dokumentas, kuris aiškiai parodo problemos ir sprendimo ryšį, atrodo naudingesnis. Skaitytojas iš karto supranta, kokiais metodais ir technikomis (jei reikia) atlikėjas užduotį atliko laiku ir kokybiškai.

Dar detalesnė grandinė „konkreti problema – jos atsiradimo priežastys – užduočių nustatymas – sprendimas“ iš karto rodo, kad reikia pateikti kasdienę ataskaitą lentelės pavidalu. Be to, grafikų pavadinimai jau žinomi. Taip pateiktą informaciją lengva skaityti ir analizuoti.

Kiekybinių rodiklių pristatymas

Tais atvejais, kai ataskaitą daugiausia sudaro skaitmeniniai duomenys, lentelės formą gali būti labai sunku suprasti. Nuolatinis skaičių srautas tiesiogine prasme nuobodžia skaitytoją jau po kelių minučių. Kitas dalykas – įvairiaspalvės diagramos ir grafikai. Jie yra aiškūs, suprantami ir lengvai skaitomi.

Kiekviena diagrama turi būti pakomentuota. Be to, būtina nurodyti, kaip įvairūs grafikai yra tarpusavyje susiję; Priežasties ir pasekmės ryšių paaiškinimas dar labiau palengvins ataskaitos analizę.

Jei darbo metu buvo išeikvoti materialiniai ištekliai, neturėtumėte tiesiog jų visų išvardyti. Vietoj to turėtų būti nurodytos įsigytos prekės. Sausa frazė: „Įsigyta biuro įranga“ skambės visiškai kitaip, jei parašysite: „Sukurtos 2 darbo vietos, kurios leido padidinti skyriaus našumą“.

Kaip surašyti dokumentą

Nepaisant to, kad nėra vienos pasirengimo formos, atlikto darbo ataskaita gali būti parengta pagal GOST, kuri apibrėžia pagrindinius mokslinio darbo kriterijus. Jame nurodomi formatavimo, šrifto tipo ir dydžio reikalavimai ir kt.

Kalbant apie dokumento skaitomumą, pateikiame keletą patarimų:

Stenkitės, kad vienoje pastraipoje būtų ne daugiau kaip 5 sakiniai;

Pagrindiniai rodikliai gali būti paryškinti šriftu arba spalva;

Suskaidykite tekstą taip, kad lentelė ar grafikas neužimtų viso puslapio; būtinai palikite vietos komentarams apie juos;

Parašykite aiškią ir glaustą ataskaitos santrauką.

Šie patarimai padės lengviau suvokti jūsų pranešimą, todėl iš pradžių skaitytojas bus lojalus dokumento autoriaus atžvilgiu. Įsivaizduokite, kad esate viršininkas. Ir padarykite ataskaitą tai, ką jums būtų naudinga ir įdomu perskaityti.

Šaltinis: UAB "OVIONT INFORM"

1. Dokumentai, patvirtinantys ataskaitų pateikimo įvairioms reguliavimo institucijoms faktą

1.1 Mokesčių mokėtojo ir Federalinės mokesčių tarnybos keitimasis elektroniniais dokumentais

Pagal ataskaitų pateikimo Federalinei mokesčių tarnybai elektronine forma tvarką (patvirtinta Federalinės mokesčių tarnybos 2009 m. lapkričio 2 d. įsakymu Nr. MM-7-6/534@), ataskaitų teikimo Federalinei mokesčių tarnybai faktas nustatytas. Paslauga patvirtinta priėmimo kvitas, kuriame dokumento pateikimo data fiksuojama remiantis elektroniniame dokumente nurodyta data „Išsiuntimo datos patvirtinimas“, kurį sugeneravo specialus ryšių operatorius arba pati mokesčių inspekcija (kai siunčiama tiesiogiai mokesčių inspekcijai).

Tai, kad ataskaita į mokesčių administratoriaus informacinę duomenų bazę buvo įkelta be klaidų, patvirtina elektroninis dokumentas "Pranešimas apie įvažiavimą". Jei ataskaitose bus rasta netikslumų, Federalinė mokesčių tarnyba išsiųs „Paaiškinimo pranešimas“, kurią gavęs mokesčių mokėtojas privalo ištaisyti pranešime nurodytas klaidas ir iš naujo išsiųsti deklaraciją Federalinei mokesčių tarnybai. Tuo pačiu metu baudos už pavėluotą ataskaitų pateikimą nėra renkamos, nes pristatymo data jau buvo įrašyta dokumente „Išsiuntimo datos patvirtinimas“.

Lentelė 1. Lydimųjų dokumentų, naudojamų elektroniniame dokumentų tvarkyme su Federaline mokesčių tarnyba, tipai

	Dokumento tipas	Failo pavadinimo pradžia
	Atstovui išduotas informacinis pranešimas apie autentiškumą dėl įgaliojimų eiti pareigas mokesčių inspekcijai suteikimo
	Pranešimas apie mokesčių deklaracijos patikslinimą
	Priėmimo kvitas
	Mokesčių mokėtojo (atstovo) deklaracijos (apskaičiavimo) elektronine forma išsiuntimo datos patvirtinimas
	Pranešimas apie atsisakymą priimti mokesčių deklaraciją (apskaičiavimą) elektronine forma		Forma patvirtinta 2009 m. vasario 25 d. Rusijos federalinės mokesčių tarnybos įsakymu Nr. MM-7-6/85@
	Pranešimas apie mokesčių deklaracijoje nurodytos informacijos įvedimą
	Pranešimas apie elektroninio dokumento (-ų) gavimą elektronine forma

Fig. 1 paveiksle parodyta elektroninių dokumentų, dalyvaujančių keičiantis mokesčių mokėtojo, specialiojo ryšio operatoriaus ir mokesčių inspekcijos teikiant pajamų mokesčio deklaraciją, sudėtis.

Ryžiai. 1. Elektroninių dokumentų, pridedamų kartu su pajamų mokesčio deklaracijos pateikimu mokesčių administratoriui, turinys

Kaip matyti iš fig. 1, dokumentų srautas apima dviejų tipų failus:

1. .xml failas yra elektroninė ataskaitinio dokumento arba jo išsiuntimą patvirtinančio dokumento versija, sudaryta Federalinės mokesčių tarnybos nustatytu formatu;
2. sig failas yra dokumentą pasirašiusio įgalioto asmens, ty: mokesčių mokėtojo, specialaus operatoriaus ar reguliavimo institucijos, elektroninis skaitmeninis parašas (kvalifikuotas skaitmeninis parašas). Kad būtų patogiau susieti dokumento failą ir jo skaitmeninį parašą, pastarojo pavadinimas dažniausiai formuojamas prie dokumento failo pavadinimo pridedant plėtinį „.sig“. Taip sugeneruojamas skaitmeninio parašo failas, kurio pavadinimas baigiasi „.xml.sig“. Kodėl „dažniausiai“, nes kai kurių specialių operatorių programos to nedaro, todėl vartotojams ir kitoms programoms sunku suprasti generuojamų failų paskirtį ir ryšį.

1.2. Elektroninių dokumentų srauto tarp mokesčių mokėtojo ir Socialinio draudimo fondo charakteristikos

2010 m. vasario 12 d. Socialinio draudimo fondo įsakymu Nr. 19 (su 2011 m. birželio 14 d. redakcija) patvirtintoje Draudėjų ir Socialinio draudimo fondo dokumentų elektronine forma su skaitmeniniu parašu keitimosi tvarka daroma prielaida, kad 2010 m. 4-FSS formos pateikimą patvirtinantis dokumentas yra:

1. mokėjimo kvitas arba
2. apskaičiavimo su klaidomis gavimo kvitas

Ataskaitos pateikimo data, nuo kurios priklauso, ar draudėjas ataskaitas pateikė laiku, įrašoma pačiame kvite (o ne išsiuntimo datos patvirtinime, nes toks dokumentas, teikiant ataskaitas, nėra numatytas. socialinio draudimo fondas).

Jei gaunate kvitą su klaidomis, Fondas rekomenduoja pataisyti 4-FSS formą (pagal klaidos protokolą) ir iš naujo nusiųsti ataskaitą į FSS šliuzą. Tokiu atveju ataskaitos pateikimo data bus laikoma data, nurodyta punkte Pirmas sugeneruotas kvitas už einamąjį ataskaitinį laikotarpį.

Kartu su 4-FSS formos pateikimu elektronine forma pateikiamos ataskaitos apie formato ir (arba) loginio valdymo klaidas (jei yra klaidų), taip pat kvitas (žr. 2 lentelę).

Lentelė 2. Lydimųjų dokumentų, naudojamų elektroniniame dokumentų tvarkyme su Sodra, rūšys

Fondo ataskaitos gavimo kvitas (su klaidomis arba be klaidų) yra užšifruotas ir įgalioto asmens pasirašytas FSS failo plėtiniu „.p7e“. Iššifravę kvito failą, matote, kad jame yra 4-FSS ataskaitos failo apdorojimo protokolo html failas ir draudėjo originali xml ataskaita. Tokių dviejų failų buvimas kvite patvirtina, kad kvitas tiksliai atitinka į jį įtrauktą 4-FSS ataskaitą.

1.3 Elektroninių dokumentų srauto tarp mokesčių mokėtojo ir Rusijos pensijų fondo ypatybės

Pagal Pensijų fondo valdybos 2007-10-11 įsakymą. 190r, reglamentuojantis elektroninių dokumentų srautą su draudėjais, ataskaitų pateikimo Rusijos pensijų fondui faktą patvirtinantis dokumentas yra ataskaitų teikimo kontrolės protokolas. Pastarasis gali turėti „teigiamą“ būseną, tai reiškia, kad ataskaita laikoma sėkmingai priimta, arba „neigiamą“, jei pranešant Rusijos pensijų fondui buvo aptikta klaidų, kurias reikia ištaisyti ir ataskaita išsiųsti dar kartą. .

Panašiai kaip ataskaitų teikimas Federalinei mokesčių tarnybai, suasmeninta apskaitos informacija ir elektroniniu būdu sugeneruotas RSV-1 paprastai yra dviejų tipų failai: „.xml“ ir „.xml.sig“.

Ryžiai. 2. Elektroninių dokumentų, pridedamų kartu su informacijos paketo pateikimu Rusijos pensijų fondui, turinys

2. Pristatymą patvirtinančių dokumentų saugojimo ypatybės

Nusprendę dėl dokumentų, patvirtinančių ataskaitų teikimo reguliavimo institucijoms faktą, išsiaiškinsime jų saugojimo/vietos vietas.

Taigi, tvarka. Ataskaitą Federalinei mokesčių tarnybai elektronine forma galima pateikti per:

1. specialus ryšio operatorius,
2. tiesiogiai mokesčių inspekcijai, naudojant ne specialią operatoriaus schemą, pavyzdžiui, per GNIVTs-Priem regiono sistemą (GPR schemą) arba per Rusijos federalinės mokesčių tarnybos svetainę.

Pirmuoju atveju siunčiamos ataskaitos, taip pat ir patvirtinančių dokumentų rinkinys, perduodami per specialaus ryšio operatoriaus serverį. O kai kurie specialūs operatoriai tokius dokumentus gali saugoti šifruota forma specialaus operatoriaus serveryje, pavyzdžiui, Kontur-Extern sistemos serveryje. Jei kredito įstaigai, auditoriams, konkurso komisijai ar reguliavimo institucijų inspektoriams reikia pateikti mokesčių administratoriaus patvirtintus elektroninės atskaitomybės dokumentus, jie turi būti išsaugoti diske. Tai galima padaryti naudojant darbo eigos išsaugojimo funkciją. Tokios funkcijos yra įdiegtos daugumoje elektroninių ataskaitų teikimo programų. Būtent tai jie vadina „dokumentų srauto išsaugojimu“ „Balance-2W“ programoje ir „Kontur-Extern“ sistemoje.

Jei ataskaita siunčiama per Federalinės mokesčių tarnybos svetainę, tada pateiktas ataskaitinis dokumentas ir jo skaitmeninis parašas, taip pat jo pateikimą patvirtinantys dokumentai turi būti saugomi Federalinės mokesčių tarnybos svetainėje (žr. 3 pav.).

Ryžiai. 3. Ataskaitų teikimas ir lydimieji dokumentai, siunčiami per Federalinės mokesčių tarnybos portalą

Visi elektroniniai dokumentai, kuriais keičiasi mokesčių mokėtojas, specialusis operatorius (jeigu jis dalyvauja elektroninių dokumentų sraute) ir mokesčių administratorius, dažniausiai išsaugomi failų pavidalu dviem formatais: „.xml“ ir „.xml.sig“. Pirmasis dokumentas – tai pagal nustatytą formatą sugeneruota elektroninio dokumento byla. Antrasis – elektroninis parašas po įgalioto asmens dokumentu.

Xml failą galima atidaryti naudojant naršyklę, tačiau jį gali „skaityti“ tik dokumentų formatus išmanantis specialistas (žr. failo pavyzdį 4 pav.).

Ryžiai. 4. Pateikite pranešimą apie klaidą deklaracijoje, gautoje iš Federalinės mokesčių tarnybos

Failus su plėtiniu „.xml.sig“, kuriuose yra skaitmeniniai parašai, galite peržiūrėti patogia forma naudodami specializuotą programinę įrangą, leidžiančią patikrinti parašus elektroniniuose dokumentuose. Viena iš tokių gerai žinomų programų yra CryptoARM – programa, kuri suteikia dialogo sąsają kriptografinėms operacijoms, tokioms kaip šifravimas ir iššifravimas, elektroninių parašų generavimas ir tikrinimas ir kt., atlikti.

Kiek kitokia situacija su ataskaitų saugojimu Sodrai. 4-FSS formos, išsiųstos elektroniniu būdu, gaunamos per vieną priėmimo vartą visoje šalyje, kur saugomi jų kvito kvitai, kurie yra elektroniniai teisiškai reikšmingi patvirtinamieji dokumentai. Jei FSS vartuose yra klaidų, taip pat galite rasti formato ir (arba) loginio valdymo klaidų protokolą.

Ryžiai. 5. Elektroninio dokumentų srauto su Sodrai būsenos atvaizdavimas Priėmimo vartuose

Kvitui perskaityti FSS kviečia draudėjus naudotis programa ARM.exe, kuri iššifruoja kvito failą su plėtiniu „.p7e“, pasirašytą FSS įgalioto asmens.

Su dokumentais, patvirtinančiais ataskaitų pateikimą Pensijų fondui elektronine forma, situacija taip pat turi savo ypatybių. Taigi, užbaigtas dokumentų srautas personalizuotai apskaitai, pagal Pensijų fondo reikalavimus, negali būti saugomi specialių ryšių operatorių serveriuose. Todėl draudėjai, kurie naudojasi specialių operatorių interneto paslaugomis siųsdami ir saugodami dokumentus ir norintys bet kada peržiūrėti ir prireikus jų veiklą tikrinantiems asmenims pateikti ne tik atskaitomybę Rusijos pensijų fondui, bet ir patvirtinančius dokumentus. jo pateikimą, privalo nedelsdami išsaugoti dokumentus savo darbalaukyje. Šiuo tikslu tokie specialūs operatoriai turi specialią funkciją „Išsaugoti visus dokumentus ir parašus“.

Draudėjo darbo vietoje išsaugota ataskaita ir jos pristatymą patvirtinantys dokumentai, kaip minėta anksčiau, taip pat dažniausiai susideda iš dviejų tipų failų: „.xml“ ir „.xml.sig“ (žr. 2 pav.). Galite juos peržiūrėti taip pat, kaip mokesčių ataskaitas naudodami programinę įrangą, kuri leidžia iššifruoti ir patikrinti parašus elektroniniuose dokumentuose, pavyzdžiui, CryptoARM programa.

Taigi, norint peržiūrėti ir saugiai saugoti dokumentus, patvirtinančius ataskaitų teikimą reguliavimo institucijoms, įmonėms rekomenduojame:

1. reguliariai elektroniniame archyve savo diske išsaugokite elektroninių dokumentų rinkinius, patvirtinančius ataskaitų pateikimą reguliavimo institucijoms,
2. mokėti peržiūrėti šiuos elektroninius dokumentus naudojant specializuotas programas. Tačiau tam tokios programos kaip aukščiau paminėtos CryptoArm ir ARM.exe nėra labai patogios. „CryptoArm“, būdama universali, neleidžia peržiūrėti xml ataskaitų buhalterio skaitoma forma, o ARM.exe skirta tik darbui su 4-FSS skaičiavimais.

3. Programinė įranga, skirta ataskaitų pateikimą patvirtinančių dokumentų saugojimui ir peržiūrai

Norėdami dirbti su elektroninių dokumentų archyvu, įmonė OVIONT INFORM sukūrė programą „Balansas-2: Elektroninių dokumentų peržiūra“, leidžiančią peržiūrėti elektroninius dokumentus, parengtus pagal Federalinės mokesčių tarnybos, Pensijų fondo reikalavimus. Rusija ir Rusijos socialinio draudimo fondas bei dokumentų failų formatai joms perduoti elektroniniu būdu.

Programa leidžia peržiūrėti:

• dokumentų, patvirtinančių ataskaitų pateikimo reguliavimo institucijai faktą, sąrašas (pav.),

Ryžiai. 6. Pagrindinis programos langas „Balansas-2: Elektroninių dokumentų peržiūra“

• elektroninis atskaitomybės dokumentas, pateiktas reguliavimo institucijai, įskaitant Federalinei mokesčių tarnybai, Socialinio draudimo fondui ir Rusijos pensijų fondui (7 pav.),

Ryžiai. 7. Elektroninis atskaitomybės dokumentas

<

• informaciją apie jį pasirašiusį asmenį ir jo elektroninio skaitmeninio parašo sertifikatą (8 pav.),

Ryžiai. 8. Peržiūrėkite informaciją apie skaitmeninį parašą ir sertifikatą

• informacija apie dokumento siuntimą reguliavimo institucijai,
• informacija apie asmenį, gavusį dokumentą ir jo elektroninio skaitmeninio parašo sertifikatą,
• siuntą ir jų pristatymą tarp siuntėjo ir gavėjo patvirtinančius dokumentus, įskaitant gavimo kvitus, kontrolės protokolus, pranešimus apie elektroninių dokumentų įvedimą į duomenų bazę, taip pat reguliuojančių institucijų įgaliotų asmenų skaitmeninius parašus (9 pav.).

Ryžiai. 9. Mokesčių administratoriaus pranešimo apie deklaracijos gavimą peržiūra

Programa bus naudinga ne tik asmenims, rengiantiems ir priimantiems ataskaitas pagal įstatymų reikalavimus, tai yra mokesčių mokėtojams ir reguliavimo institucijoms – Federalinei mokesčių tarnybai, Rusijos Federacijos pensijų fondui, Socialinio draudimo fondui, bet ir asmenims, norintys savo nuožiūra keistis elektroniniais dokumentais, pavyzdžiui, kredito įstaigos, priimančios kredito gavėjų ataskaitas elektronine forma, savo klientams, auditoriams, finansų padalinių vadovams.

Programa „Balance-2: Elektroninių dokumentų peržiūra“ gali naudotis ne tik „Balance-2W“, bet ir kitų elektroninių ataskaitų teikimo programų vartotojai bei bet kurių specializuotų telekomunikacijų operatorių abonentai.

Esi buhalterė, bet direktorius tavęs nevertina? Ar jis mano, kad jūs tik švaistote jo pinigus ir permokate mokesčius?

Tapkite vertingu specialistu vadovybės akyse. Išmokite dirbti su gautinomis sumomis.

Raštininkų mokymo centras turi naują.

Mokymai vyksta visiškai nuotoliniu būdu, išduodame sertifikatą.

Tinkamas apskaitos tvarkymas yra svarbus bet kuriai organizacijai, nes tai leidžia kompetentingai užsiimti pagrindine veikla ir nebijoti mokesčių bei kitų auditų. Ataskaitiniai dokumentai rengiami įvairių tipų ir formų. Dokumentacijos tipai skiriasi priklausomai nuo įmonės tipo, jos veiklos pobūdžio ir daugelio kitų faktorių.

Bendra koncepcija

Ataskaitiniame dokumente atsispindi rodiklių rinkinys su įmonės veiklos rezultatais pasirinktu laikotarpiu. Ataskaitoje gali būti lentelės su apskaitos, statistiniais ir kitais duomenimis. Ataskaita yra informacijos įrašymo darbo rezultatas.

Ataskaitų dokumentai gali būti klasifikuojami pagal tipus, laikotarpius, duomenų apimtį ir apibendrinimo laipsnį.

Veislės

Pagal tipą ataskaitos skirstomos į:

• buhalterinė apskaita;
• statistiniai;
• veikiantis.

Apskaita- tai susisteminti duomenys apie organizacijos turtą, jos finansus ir darbo rezultatus. Ataskaitiniai apskaitos dokumentai rengiami remiantis apskaitos informacija.

Statistiniai parengta buhalterinei ir eksploatacinei apskaitai.

Veiklos ataskaitos rengiamos remiantis operatyvine medžiaga tam tikriems laiko intervalams – savaitei, mėnesiui, dešimtmečiui ir pan. Ši informacija padeda vadovauti organizacijos darbo eigai.

Ataskaitų dokumentų rengimo reguliarumas gali būti:

• per metus – dienai, penkių dienų laikotarpiui, dešimtmečiui, mėnesiui, ketvirčiui, šešiems mėnesiams.
• metinis yra metų suvestinė.

Vidutinė metinė statistinė atskaitomybė yra aktuali, o apskaitos – tarpinė.

Informacijos apibendrinimo laipsnis ataskaitose gali skirtis. Atsižvelgiant į šį rodiklį, ataskaitos yra:

• pirminiai - juos tiesiogiai sudaro organizacija;
• konsoliduotas – parengtas aukštųjų institucijų.

Bet kokiose ataskaitose turi būti pateikti patikimi duomenys apie organizacijos veiklą, jos finansinę būklę, veiklos rezultatus ir bet kokius šios informacijos pasikeitimus.

Išvaizda ir turinys

Ataskaitų dokumentų formos yra patvirtintos valstybės teisės aktais.

Kiekviena įmonė veda vidines ataskaitas, kuriose pateikiama informacija apie planų įgyvendinimą ir vadovybės nurodymai. Šias ataskaitas rengia įvairių įmonės padalinių specialistai ir pateikia vadovybei. Tokie dokumentai gali būti vadinami ataskaita arba pažyma.

Ataskaitos institucijose rengiamos bet kokia forma. Jie pateikiami ant popieriaus lapų arba ant organizacijos firminio blanko.

Ataskaitoje privalomi šie duomenys:

Ataskaitos tekste pateikiama išsami informacija apie atliktus darbus ir veiklos rezultatų analizę. Daromos išvados ir, esant reikalui, pateikiami pasiūlymai. Prie ataskaitų dažnai pridedami aiškinamieji užrašai. Ataskaitos data turi atitikti vadovo patvirtinimą.

Verslo kelionės

Atskira ataskaitų rūšis yra apgyvendinimo viešbutyje ataskaitų dokumentai specialistų profesinių komandiruočių atvejais.

Į verslo kelionių išlaidas įtraukiamos išlaidos viešbučio kambario nuomai. Pagal teisės aktų reikalavimus įmonė privalo atlyginti darbuotojui visas išlaidas už viešbučio kambarį apmokėti.

Darbuotojas, grįžtantis iš komandiruotės, pateikia vieną iš šių dokumentų:

• patikrinti;
• kvitas.

Kuris iš šių dokumentų bus tiksliausias ir nekels klausimų mokesčių inspekcijai?

Jeigu viešbutyje nenaudojama kasos įranga, tuomet viešbučio darbuotojas turi užpildyti specialią formą. Jis gali būti vadinamas skirtingai: kvitas, čekis, čekis.

Reikalavimai formoms

Kiekvienas viešbutis turi savo formą, tačiau suprojektuotas pagal patvirtintus reikalavimus. Apgyvendinimo ataskaitų dokumentai atitinka šiuos reikalavimus:

• ataskaitoje nurodomas jos numeris, serija, adresas, TIN, antspaudas);
• pati forma pagaminta spaustuvėje arba naudojant automatizuotas sistemas, kurios yra apsaugotos nuo neteisėtos prieigos ir saugo informaciją penkerius metus;
• Dokumentui priskiriamas numeris ir serija.

Jei darbuotojas pateiks patvirtintų reikalavimų neatitinkantį dokumentą, o įmonė jį priims ir įformins, iškilus mokesčių pareigūnų pretenzijoms, organizacija savo išlaidas galės apginti teisme.

Jei viešbutyje yra kasa

Viešbučiai dažniausiai turi kasos įrangą. Tada ataskaitiniai apgyvendinimo dokumentai nepildomi, o darbuotojui išduodamas kasos kvitas. Būtent jis kalba apie registracijos ir apmokėjimo už viešbučio kambarį faktą.

Prie čekio gali būti pateikta sąskaita faktūra ar kitas dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie konkretaus darbuotojo registraciją.

Jei darbuotojui vietoj čekio buvo įteiktas kasos pajamų orderis, tokioje situacijoje mokesčių specialistams gali kilti problemų rengiant ataskaitas. Žinoma, įmonė gali ginti savo interesus teisme, tačiau ši procedūra nėra labai paprasta.

PKO kvitai taip pat pateikiami kaip ataskaitiniai dokumentai už viešnagę viešbutyje. Jie taip pat priimami ir dažniausiai nekelia nereikalingų klausimų. Kvitai laikomi oficialiais dokumentais, patvirtinančiais, kad pinigus priėmė viešbučio administracija.

Trūkstant dokumentų

Taip pat pasitaiko situacijų, kai darbuotojas nepateikia nė vieno dokumento. Tada buhalterė paprašo iš viešbučio konkretaus asmens gyvenamosios vietos pažymėjimo. Ir pati įmonė turėtų turėti informaciją apie šio darbuotojo kelionių laikotarpį.

Dėl tokių niuansų gali kilti ginčų su mokesčių pareigūnais, kurie dažniausiai teisme išsprendžiami organizacijos naudai.

Dokumentų nepateikimo situacijas galima paaiškinti tuo, kad darbuotojas gyveno ne viešbutyje, o nuomojamame bute. Tokiu atveju įmonė apmoka būsto nuomos išlaidas, darbuotojas nepatiria jokių išlaidų, vadinasi, jos nėra kompensuojamos.

Buhalteriai dažnai užduoda klausimą – kaip tada atsižvelgti į išlaidas apmokestinimui? Įmonė, apmokestindama savo pelną, gali nurodyti išlaidas, patirtas būsto nuomai, tačiau tik už laikotarpį, kai jame faktiškai gyveno jos darbuotojas. Išlaidos visais kitais laikotarpiais bus laikomos nepagrįstomis išlaidomis ir mokesčių institucijos jų nepriims.

Ataskaitų dokumentų rengimas yra svarbus ir atsakingas momentas bet kurios organizacijos veikloje. Paprastai tai atlieka apskaitos darbuotojai arba įmonės struktūrinių padalinių vadovai. Jei kyla sunkumų, galite naudotis trečiųjų šalių įmonių paslaugomis.