برای مستندسازی موجودی از چه اسنادی باید استفاده کرد؟ آیا این فرم ها باید یکپارچه شوند یا می توان آنها را به طور مستقل توسعه داد؟ چه الزاماتی باید رعایت شود؟ ما در این مقاله به همه این سؤالات پاسخ خواهیم داد و همچنین فهرستی از فرم های یکپارچه در نظر گرفته شده برای ثبت فعالیت های موجودی را ارائه خواهیم داد.

مستندات موجودی

تمام دارایی ها و بدهی های شرکت مشمول موجودی است؛ برای این که مشخص شود آیا موجود بودن واقعی اشیاء در شرکت مطابق با آنچه در دفاتر حسابداری ذکر شده است انجام می شود. در برخی موارد، موجودی مورد نیاز است: هنگام تغییر شخص مسئول مالی، قبل از تنظیم ترازنامه سالانه، هنگام سازماندهی مجدد، انحلال و غیره. (بند 22 دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه مورخ 28 دسامبر 2001 شماره 119n).

موجودی باید مستند باشد. برای این منظور دستورات مناسب، اعمال موجودی، موجودی اقلام موجودی، برگه های تطبیق، گواهی های مختلف و مجلات حسابداری تنظیم می شود. تمام اسناد مربوط به نتایج موجودی حداقل در دو نسخه تنظیم شده است. کمیسیون باید در دسترس بودن اموال را فقط در حضور افراد مسئول مادی بررسی کند.

سازمان می تواند از هر دو فرم یکپارچه اسناد فهرست شده تایید شده توسط کمیته آمار دولتی (قطعنامه شماره 88 Goskomstat مورخ 18 اوت 1998؛ شماره 26 مورخ 27 مارس 2000) و فرم های موجودی تهیه شده در داخل استفاده کند.

تمام اشکال استفاده شده از صورتهای موجودی "اولیه" توسط رئیس شرکت تایید شده و به عنوان ضمیمه خط مشی حسابداری تهیه می شود. هنگام تهیه فرم های اسناد موجودی خود، باید الزامات بند 2 هنر را رعایت کنید. 9 قانون 6 دسامبر 2011 که طبق آن فرم اولیه باید حاوی جزئیات اجباری زیر باشد:

• نام ("قانون موجودی دارایی های موجودی"، "فهرست موجودی دارایی های ثابت" و غیره)
• تاریخ تهیه،
• نام سازمانی که سند را تنظیم کرده است،
• محتوای عملیات تجاری و بازتاب واحدهای اندازه گیری، کمیت و ارزش، در این مورد به اشیاء موجودی اشاره دارد،
• سمت افراد مسئول و امضای آنها همراه با رونوشت.

شما می توانید فرم های یکپارچه قانون موجودی و سایر اسناد را به عنوان مبنا قرار دهید، خطوط موجود در آنها را تغییر دهید، یا خطوط جدید اضافه کنید، اما تمام جزئیات بالا در موجودی "اولیه" باید وجود داشته باشد.

قانون موجودی و سایر اسناد

ابتدا رئیس سازمان دستور انجام موجودی را صادر می کند که در آن کمیسیون موجودی متشکل از کارکنان را تعیین می کند. سفارش را می توان با استفاده از فرم یکپارچه INV-22 تنظیم کرد.

هنگام انجام موجودی دارایی های ثابت، نتایج آن مطابق فرم INV-1 در سند "فهرست موجودی دارایی های ثابت" ثبت می شود. موجودی برای هر مکان ذخیره سازی سیستم عامل، به طور جداگانه برای اموال شخصی و اجاره ای جمع آوری می شود. یک نسخه از فرم موجودی دارایی های ثابت اجاره شده به موجر منتقل می شود.

موجودی های موجودی نیز برای دارایی های نامشهود (INV-1a)، کالاها و مواد (INV-3)، برای فلزات گرانبها به عنوان بخشی از دستگاه های مختلف (INV-8a)، برای اوراق بهادار و BSO (INV-16) ارائه می شود.

در قالب یک عمل، موجودی وجه نقد (INV-15)، اقلام موجودی (INV-4، INV-6)، تسویه حساب با بدهکاران و طلبکاران (INV-17)، هزینه های معوق (INV-11) و غیره. ترسیم شده است.

قوانین مربوط به موجودی (نمونه ای در زیر آورده شده است) و موجودی ها به امضای کلیه اعضای کمیسیون می رسد، علاوه بر این، اشخاصی که مسئولیت مالی دارند نیز باید موجودی ها را امضا کنند. عدم وجود امضا در اسناد ممکن است منجر به غیرقابل اعتماد بودن نتایج موجودی شود.

قانون موجودی، که نمونه ای از آن ارائه شده است، در فرم INV-1 برای دارایی های ثابت تهیه شده است.

اگر در طول موجودی، اختلافی بین داده های حسابداری و وجود واقعی دارایی های ثابت یا دارایی های نامشهود کشف شود، لازم است یک صورت تطبیق (فرم INV-18) تهیه شود. نشان دهنده مازاد یا کمبودهای شناسایی شده است. کمیسیون از افراد مسئول مالی در مورد مغایرت های به دست آمده در هنگام موجودی توضیحات درخواست می کند و تصمیم می گیرد که کمبود را به عنوان هزینه های شرکت حذف کند یا از افراد مقصر جبران کند. مازاد بر قیمت های جاری بازار محاسبه می شود.

بر اساس نتایج فعالیت های موجودی، یک بیانیه نتایج گردآوری شده است (فرم INV-26)، که نشان دهنده مازاد و کمبودهای شناسایی شده به تفکیک حساب های حسابداری است. بیانیه به امضای مدیر، حسابدار ارشد و رئیس کمیسیون موجودی می رسد.

نمونه گزارش موجودی:

جدول موجودی (فرم های یکپارچه)

جدول زیر تمام فرم های یکپارچه تایید شده توسط قطعنامه های Goskomstat مورخ 18 اوت 1998 شماره 88 و 27 مارس 2000 شماره 26 را فهرست می کند.

اسناد اولیه برای ثبت نتایج موجودی برای تأیید کامل بودن و صحت حسابداری در طول موجودی کامل یا جزئی اموال و دارایی های مالی یک شرکت استفاده می شود. بر اساس این اسناد، کمیسیون موجودی تعیین می کند که محتوای داده های حسابداری و اسناد اولیه تا چه اندازه با ارزش واقعی ملک مطابقت دارد.

آلبومی از اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه توسط NIPIstatinform Goskomstat روسیه بر اساس فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 8 ژوئیه 1997 به شماره 835 تهیه شد. اشکال اسناد حسابداری اولیه با وزارت دارایی روسیه، وزارت اقتصاد روسیه، بانک مرکزی فدراسیون روسیه و تصویب شده توسط فرمان Goskomstat روسیه مورخ 18 اوت 1998 شهر شماره 88.

حفظ حسابداری اولیه طبق فرم های یکپارچه اسناد حسابداری اولیه برای اشخاص حقوقی کلیه اشکال سازمانی، حقوقی و اشکال مالکیت فعال در بخش های اقتصاد اعمال می شود.

فهرست فرم های اسناد حسابداری اولیه (طبق قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 27 مارس 2000 شماره 26 اصلاح شده است)

مطابق با دستورالعمل روش شناسی موجودی، موجودی در چند مرحله انجام می شود. در هر مرحله، اسناد اولیه مربوطه تهیه می شود. در این حالت ابتدا دستور انجام موجودی صادر می شود (فرم N INV-22) که در مجله نظارت بر اجرای دستورات برای انجام موجودی (فرم N INV-23) ثبت می شود. سپس سوابق یا اقدامات موجودی پر می شود که حاوی اطلاعاتی در مورد در دسترس بودن واقعی اموال و واقعیت تعهدات مالی ثبت شده است (فرم های N INV-1، INV-1a، INV-2، INV-3، و غیره). مرحله بعدی در فرآیند موجودی، مقایسه نتایج شناسایی شده در حین حسابرسی با داده های منعکس شده در حساب های حسابداری است. در همان زمان، برای انعکاس نتایج موجودی دارایی های ثابت، دارایی های نامشهود، موجودی ها، محصولات نهایی و سایر دارایی های مادی، صورت های تطبیقی ​​جمع آوری می شود (فرم های N INV-18، INV-19). برای ثبت نتایج موجودی تعمیرات ناتمام دارایی های ثابت، هزینه های آتی، در دسترس بودن وجوه، اوراق بهادار و فرم های اسناد گزارش دهی دقیق، می توان از ثبت های یکپارچه استفاده کرد که ترکیبی از شاخص های لیست موجودی (اقدامات) و بیانیه های منطبق است. اشکال N INV-10، INV- 11، INV-15، INV-16). پس از اتمام موجودی، می توان بررسی های کنترلی صحت آن را انجام داد. نتایج چنین بررسی‌هایی در یک قانون رسمیت می‌یابد (فرم N INV-24) و در دفترچه ثبت کنترل کنترل صحت موجودی (فرم N INV-25) ثبت می‌شود. در آخرین مرحله، نتایج موجودی های انجام شده در سال گزارش در بیانیه نتایج مشخص شده توسط موجودی خلاصه می شود (فرم N INV-26).

لیست موجودی- سندی که منعکس کننده داده های موجود در مورد موجودی واقعی (موجودی، محصولات نهایی، کالاها، سایر لوازم و غیره) در مکان های ذخیره سازی و در تمام مراحل حرکت آنها در سازمان است. این موجودی توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 18 اوت 1998 به شماره 88 تأیید شد.

این شکل از موجودی بر اساس نتایج موجودی اقلام موجودی در مناطق ذخیره سازی سازمان (به افراد مسئول مادی گزارش شده) تشکیل می شود تا اطمینان حاصل شود که در دسترس بودن واقعی دارایی ها با داده های حسابداری مطابقت دارد. فهرست موجودی در دو نسخه تنظیم و به امضای اعضای کمیسیون و افراد مسئول مادی می رسد. گزارش های مربوطه برای مواد غیرقابل استفاده یا آسیب دیده و محصولات نهایی شناسایی شده در طول موجودی تهیه می شود.

برای ثبت داده های موجودی دارایی های ثابت (ساختمان ها، سازه ها، دستگاه های انتقال ماشین ها و تجهیزات، وسایل نقلیه، ابزار، تجهیزات کامپیوتری، تولید و تجهیزات خانگی و غیره) استفاده می شود. نام اشیاء موجود، مقدار و قیمت آنها در فهرست یا قوانین موجودی (حداقل در دو نسخه با امضای کلیه اعضای کمیسیون و افراد مسئول مالی) مطابق با نامگذاری و در واحدهای اندازه گیری مورد استفاده در حسابداری افراد مسئول مالی در هر موجودی تأیید می کنند که هیچ ادعایی در برابر کمیسیون ندارند و ارزش های تأیید شده توسط آنها برای ذخیره سازی پذیرفته شده است.

یک نسخه برای تهیه یک صورت منطبق به بخش حسابداری منتقل می شود و نسخه دوم نزد شخص یا افراد مسئول مالی باقی می ماند. قبل از شروع موجودی، از هر فرد یا گروهی از افراد مسئول ایمنی اشیاء قیمتی رسید گرفته می شود. رسید در قسمت سرفصل فرم درج می شود. در موجودی، مسئول کمیسیون ستون مربوط به در دسترس بودن واقعی اشیاء را پر می کند. هنگام شناسایی اشیایی که در حسابداری منعکس نمی شوند، و همچنین اشیایی که هیچ داده ای برای آنها وجود ندارد، افراد مسئول کمیسیون باید اطلاعات گمشده و شاخص های فنی این اشیاء را در فهرست موجودی درج کنند. با تصمیم کمیسیون موجودی، این اشیاء باید با حروف بزرگ باشد. در این صورت هزینه اولیه آنها با در نظر گرفتن قیمت های بازار تعیین می شود و میزان استهلاک با توجه به وضعیت فنی اشیاء با اجرای اجباری اعمال مربوطه تعیین می شود. موجودی ها به طور جداگانه برای گروه های دارایی های ثابت (مقادیر تولیدی و غیر تولیدی) جمع آوری می شوند. برای دارایی های ثابت پذیرفته شده برای اجاره، موجودی در سه نسخه به طور جداگانه برای هر موجر تهیه می شود که مدت اجاره را نشان می دهد. یک نسخه از فهرست موجودی برای اجاره دهنده ارسال می شود.

در صورت مشاهده خسارت، شکستگی و ضایعات اقلام موجودی، کمیسیون موجودی اقدامی تنظیم می کند که در آن ماهیت، وسعت، دلایل خسارت و افراد مسئول آن را ذکر می کند و همراه با توضیح کتبی ارائه می کند. برای رسیدگی به افراد مسئول مالی.

سوابق موجودی تکمیل شده به بخش حسابداری ارسال می شود و در آنجا بررسی می شود و در دسترس بودن واقعی وجوه با داده های حسابداری مقایسه می شود. نتایج مقایسه در برگه مقایسه ثبت می شود. این نشان دهنده در دسترس بودن واقعی وجوه با توجه به داده های موجودی، در دسترس بودن وجوه بر اساس داده های حسابداری و نتایج مقایسه - مازاد یا کمبود است.

کمیسیون با انجام یک موجودی کامل یا جزئی از اقلام موجودی (TMV)، گروهی از کالاها، مواد و محصولاتی را که قبلاً برای خریدار ارسال شده، اما هنوز پولی برای آنها پرداخت نشده است، شناسایی می کند. در طول بازرسی، یک گزارش موجودی INV-4 تهیه می شود.

دارایی های موجودی شرکت عبارتند از: محصولات نهایی، مواد اولیه، کالاها، تولید مازاد، در حالی که فرم موجودی INV-3 پر شده است و کالاهای ارسال شده توسط مشتری که هنوز برای آنها پرداخت نشده است، لحاظ نشده است. یک قانون جداگانه INV-4 برای این گروه از کالاها پر شده است. اگر کالا برای ذخیره سازی پذیرفته شود، اطلاعات اولیه در آن منعکس می شود. کلیه اقلام موجودی که در مسیر هستند توسط کمیسیون موجودی منعکس می شود.

اگر کالاها و مواد قبلاً ارسال شده باشد، اما پرداخت نشده باشد، یا پرداخت به موقع دریافت نشده باشد، قانون INV-4 پر می شود. کلیه اسناد دیگر نیز توسط کمیسیون موجودی پر می شود که با دستور خاصی برای انجام موجودی های برنامه ریزی شده (غیربرنامه ریزی شده) تأیید می شود. در مجموع 2 فرم وجود خواهد داشت: یکی به بخش حسابداری داده می شود و دیگری برای مسئول مالی ارسال می شود.

گزارش موجودی اقلام موجودی (فرم INV-4) - نمونه ای از پر کردن

هنگام پر کردن فرم، ویژگی هایی وجود دارد، به عنوان مثال، فرم از دو طرف پر می شود. قسمت جلویی شامل یک هدر است و به عنوان فرم موجودی INV-3 پر شده است.

فرم با شماره سریال و تاریخ تکمیل مشخص شده است. به دنبال آن ستون هایی قرار می گیرند که شامل داده های مربوط به همه مواد، کالاها و محصولات ارسال شده است. یک موقعیت 1 گروه است که دارای 16 ستون است.

1 - شماره سفارش؛

2، 3 - نام و OKPO مشتری خدمات، خریدار، شخصی که کالا به او ارسال شده است.

4، 5 - نام کالا و مواد، تعداد اقلام و قلم کالا و مواد.

6، 7 - نام و OKI واحد اندازه گیری.

8 - روز، ماه، سال حمل و نقل؛

9 – 13 – ستون ها بر اساس اسناد حمل و نقل موجود پر می شوند، این می تواند سند حمل کالا، بارنامه، فاکتورها و سایر اسناد تسویه و پرداخت و غیره باشد. نام سند و شماره و تاریخ صدور آن در ستون جداگانه درج می شود. مقدار، وزن و مقدار کالا نیز مشخص شده است.

14، 15 - ستون ها با توجه به اطلاعات حسابداری پر می شوند - مقدار کالا یا محصولات ارسال شده، مبلغ کل.

16 - در تبصره قانون برای کلیه کالاهایی که ارسال شده اما هزینه ای پرداخت نشده است، اطلاعات خریدار درج شده است.

تمام اقلام موجودی در جدول در یک خط جداگانه پر می شود و پس از آن مجموع ستون های 12-15 نمایش داده می شود. سپس مغایرت ها مشخص می شود. حتماً مقدار کالایی را که ارسال شده اما پرداخت نشده است، در پایین عمل با کلمات بنویسید.

اعضاي كميسيون فرم را امضا كرده و به بخش حسابداري تسليم مي كنند

فرم خالی شماره INV-3. لیست موجودی اقلام موجودی

برای انعکاس داده‌ها در مورد موجودی واقعی موجودی (موجودی، محصولات نهایی، کالاها، سایر موجودی‌ها و غیره) در مکان‌های ذخیره‌سازی و در تمام مراحل حرکت آنها در سازمان استفاده می‌شود. فهرست موجودی در دو نسخه تنظیم و به امضای مسئولین کمیسیون بر اساس محاسبه مجدد، توزین، اندازه گیری مجدد اقلام موجودی به طور جداگانه برای هر مکان و شخص مسئول مالی یا گروهی از اشخاص که دارایی ها در اختیار آنهاست. واقع شده اند.

یک نسخه برای تهیه صورت‌حساب تطبیق به بخش حسابداری منتقل می‌شود، نسخه دوم نزد شخص یا افراد مسئول مالی باقی می‌ماند.

قبل از شروع موجودی، از هر فرد یا گروهی از افراد مسئول مالی یک رسید گرفته می شود که در قسمت سرفصل فرم درج می شود.

گزارش های مربوطه برای مواد غیرقابل استفاده یا آسیب دیده و محصولات نهایی شناسایی شده در طول موجودی تهیه می شود.

هنگام پردازش خودکار داده ها برای ثبت نتایج موجودی، فرم N INV-3 بر روی کاغذ یا رسانه رایانه ای با ستون های 1 تا 9 پر شده برای کمیسیون صادر می شود. در موجودی، افراد مسئول کمیسیون ستون 10 را در مورد در دسترس بودن واقعی موجودی در شرایط کمی ستون 9 "شماره گذرنامه" برای دارایی های مادی حاوی فلزات و سنگ های گرانبها پر شده است.

اگر دارایی‌های با اهمیتی شناسایی شوند که در حسابداری منعکس نشده‌اند، کمیسیون باید آن‌ها را در فهرست موجودی‌ها لحاظ کند.

فرم یکپارچه INV-3برای ثبت نتایج موجودی اقلام موجودی در نظر گرفته شده است. پیشنهاد می کنیم با نمونه ای از پر کردن آشنا شوید فرم یکپارچه INV-3، و همچنین به شما خواهیم گفت که طبق قانون چه کسانی باید از آن استفاده کنند.

هدف از فرم یکپارچه INV-3

فرم INV-3 توسط مؤسسات اقتصادی روسیه به عنوان ابزاری برای ثبت نتایج موجودی استفاده می شود - رویه ای که طی آن حضور واقعی در مکان های تأسیس شده ذخیره سازی آنها هر گونه منابع متعلق به یا دفع شده توسط یک نهاد خاص (موجودی، سهام، اسناد و غیره).

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد روش های موجودی کالا، مقاله ” موجودی کالا ” را مطالعه کنید. .

فرم یکپارچه INV-3 در 2 نسخه تهیه شده است. باید توسط کارمندانی که عضو کمیسیون موجودی هستند امضا شود. داده‌هایی که باید در فرم مورد بررسی وارد شوند، بر اساس نتایج محاسبه مجدد، روش‌های توزین و اندازه‌گیری منابع معین برای هر مکان ذخیره‌سازی تعیین‌شده تعیین می‌شوند. همچنین لازم است برای هر شخص مسئول مادی (MRP) یا گروهی از این افراد که مسئولیت ایمنی اشیاء قیمتی را بر عهده دارند، فرم جداگانه ای پر شود.

اولین نسخه از فرم INV-3 باید به بخش حسابداری ارسال شود، نسخه دوم در اختیار MOL است.

می توانید فرم INV-3 را در وب سایت ما دانلود کنید:

نمونه ای از پر کردن فرم INV-3 نیز در وب سایت ما در دسترس شما است.

چه کسی باید از فرم INV-3 استفاده کند

فرم INV-3 به عنوان یک سند یکپارچه (برای استفاده توسط کلیه اشخاص حقوقی، صرف نظر از شکل سازمانی و قانونی و نوع فعالیت اقتصادی آنها) توسط قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه به شماره 88 تأیید شد. ، مصوب 18 اوت 1998.

با این حال، از 01/01/2013، حق استفاده از فرم های خود برای ثبت نتایج موجودی قانونی شده است (اطلاعات وزارت دارایی فدراسیون روسیه شماره PZ-10/2012). برای آن دسته از سازمان هایی که قانونگذار مستقیماً استفاده از اسناد یکپارچه را تجویز می کند استثنایی ایجاد می شود. یعنی برای ساختارهای بودجه (بند 1.1 دستور وزارت دارایی فدراسیون روسیه مورخ 13 ژوئن 1995 شماره 49).

در عین حال، بسیاری از نهادهای تجاری ترجیح می دهند استفاده از فرم INV-3 را رها نکنند - به دلیل عرف تجاری و همچنین به دلیل اینکه ساختار آن راحت و آشنا است.

در مورد قوانین حاکم بر استفاده از اشکال یکپارچه اسناد در مطالب بخوانید