این استاندارد برای طراحی، نرم افزار، فن آوری و سایر اسناد طراحی اجرا شده بر روی حامل های داده مغناطیسی (MN) اعمال می شود.

این استاندارد الزاماتی را مستقل از روش خاص مبادله و پردازش برای اجرای اسناد در رسانه های مغناطیسی (DM) و همچنین قوانین کلی برای حسابداری، ذخیره سازی، اصلاح و گردش DM ایجاد می کند.

1.3. فایل ها (مجموعه داده ها) اشیای مدیریت داده در طول اجرای DM هستند. DM در قالب یک یا چند فایل انجام می شود. ساختار، نشانه گذاری فایل ها، فرمت ها و محتوای برچسب ها بر اساس:

1. ساختار و نشانه گذاری پرونده هایی که توسط اسناد نظارتی و فنی (NTD) ایجاد نشده اند در دستورالعمل استفاده از DM () توضیح داده شده است یا پیوندی به سند مربوطه در آن (یا سایر اسناد مجموعه اسناد) ارائه می شود. .

1.12. شرایط نگهداری MN و MNZ باید مطابق با استانداردهای تعیین شده در اسناد نظارتی مربوطه برای انواع و انواع خاص MN باشد.

1.13. ابزارهای فنی و نرم افزاری و اطلاعاتی مورد استفاده برای پیاده سازی و گردش DM باید مطابق با مستندات عملیاتی خود به بهره برداری رسیده و تأیید شوند و MN باید از کنترل ورودی عبور کند. تأیید و کنترل ورودی به ترتیبی که در شرکت ایجاد شده است انجام می شود.

ماهیت استفاده از DM

تعریف

کد

3.1. DM یک نام و نام مطابق با سیستم اسناد (ESKD، ESPD، ESTD، KS AS، و غیره) که به آن اختصاص داده شده است، اختصاص می یابد. در نامگذاری DM، کد نوع حامل داده نشان داده نشده است.

استاندارد دولتی اتحادیه SSR

سیستم های پردازش اطلاعات

اسناد در مورد رسانه های داده های مغناطیسی

رویه و رسیدگی

GOST 28388-89

کمیته دولتی اتحاد جماهیر شوروی برای مدیریت کیفیت محصولات و استانداردها

استاندارد دولتی اتحادیه SSR

تاریخ معرفی01.01.91

این استاندارد برای طراحی، نرم افزار، فن آوری و سایر اسناد طراحی اجرا شده بر روی حامل های داده مغناطیسی (MN) اعمال می شود.

این استاندارد الزاماتی را مستقل از روش خاص مبادله و پردازش برای اجرای اسناد در رسانه های مغناطیسی (DM) و همچنین قوانین کلی برای حسابداری، ذخیره سازی، اصلاح و گردش DM ایجاد می کند.

اسناد روی MN مشمول میکروفیلم نمی شوند.

اصطلاحات استفاده شده در استاندارد و توضیحات آنها در پیوست 1 آمده است.

1. مقررات عمومی

1.1. DM مطابق با این استاندارد و استانداردهای ESKD، ESPD، ESTD و KS AS انجام و در مجموعه اسناد گنجانده شده است.

1.2. انواع MN زیر برای مستندسازی استفاده می شود:

نوارهای مغناطیسی؛

دیسک های مغناطیسی؛

دیسک های مغناطیسی انعطاف پذیر

1.3. فایل ها (مجموعه داده ها) اشیای مدیریت داده در طول اجرای DM هستند. DM در قالب یک یا چند فایل انجام می شود. ساختار، نشانه گذاری فایل، فرمت ها و برچسب های محتوا توسط:

GOST 25752 - برای نوارهای مغناطیسی با عرض 12.7 میلی متر؛

GOST 28104 - برای نوارهای مغناطیسی با عرض 3.81 میلی متر؛

GOST 28081 - برای دیسک های مغناطیسی انعطاف پذیر.

یادداشت:

1. ساختار و نشانه گذاری فایل هایی که توسط اسناد نظارتی و فنی (NTD) ایجاد نشده است در دستورالعمل استفاده از DM توضیح داده شده است ( برنامه 2) یا در آن (یا سایر اسناد مجموعه اسناد) به سند مربوطه ارجاع دهید.

2. در صورت نیاز، اجرای اسناد روی MH بدون علامت مجاز است.

1.4. یک سند، بسته به حجم و ظرفیت MN آن، می تواند در یک یا چند جلد ضبط شود.

چندین سند را می توان در یک جلد نوشت.

1.5. DM های واقع در همان حجم MH با تراکم ضبط یکسانی ثبت می شوند.

هنگام ضبط یک DM بر روی چندین ولوم، از نوع و نوع MD یکسان و همچنین تراکم ضبط یکسان برای همه ولوم هایی که DM روی آنها قرار دارد استفاده می شود.

در صورت لزوم، مجاز است سند را بر روی حامل های داده از انواع مختلف اجرا کند، به عنوان مثال، متن جامد در MN، و ارقام روی کاغذ.

1.6. هر DM مطابق با یک مشخصه بازیابی اطلاعات (IPC) همراه است ثانیه 4.

1.7. امضای اصلی افراد مسئول توسعه، ساخت، تایید و تایید DM بر روی برگه گواهی (UD) الصاق می شود که مطابق با ثانیه 6.

ثبت امضاهای فوق در برگه تأیید (LU) ارائه شده توسط استانداردهای ESKD و ESPD مجاز است.

1.8. هر حامل مغناطیسی با اسناد ثبت شده (MNZ) باید دارای برچسب مطابق با GOST 27781 باشد.

نمونه‌هایی از طراحی برچسب، پر کردن آن و محل قرارگیری آن روی MH آورده شده است پیوست 3.

1.9. برای هر MNZ، یک سند همراه انجام می شود - یک برگه MNZ مطابق با ثانیه 7.

1.10. تمام DM ذخیره شده و در گردش در شرکت مشمول حسابداری است. حسابداری، ذخیره سازی، تولید مثل، اصلاحات DM توسط خدمات اسناد فنی (STD) مطابق با ثانیه هشت - 11 و پیوست 4.

1.11. MNZ باید تحت کنترل پیشگیرانه قرار گیرد تا ایمنی اطلاعات مربوط به MN مطابق با تعیین شود پیوست 5.

1.12. شرایط نگهداری MN و MNZ باید با استانداردهای تعیین شده در اسناد نظارتی مربوطه برای انواع و انواع خاص MN مطابقت داشته باشد.

1.13. ابزارهای فنی و نرم افزاری و اطلاعاتی مورد استفاده برای پیاده سازی و گردش DM باید مطابق با مستندات عملیاتی خود به بهره برداری رسیده و تأیید شوند و MN باید از کنترل ورودی عبور کند. تأیید و کنترل ورودی به ترتیب ایجاد شده در شرکت انجام می شود.

1.14. انتقال DM به مصرف کننده در قالب کپی (کپی) انجام می شود پیوست 6.

فعال نسخه از 20.12.1989

"سیستم های پردازش اطلاعات. اسناد در مورد حامل های داده های مغناطیسی. روش اجرا و رسیدگی. GOST 28388-89" (مصوب با فرمان استاندارد ایالتی اتحاد جماهیر شوروی مورخ 20.12.039 N.)

VN مطابق فرم 10 از ضمیمه 9 در برگه های فرمت A4 مطابق با GOST 2.301 یا GOST 2.004 تهیه شده است. هنگام اجرای VN به صورت تایپ اسکریپت بر روی برگه های فرمت A3، دو شکل VN را می توان در کنار هم قرار داد. کتیبه اصلی مطابق با GOST 2.104 یا GOST 2.004 انجام می شود.

اسناد در VN به ترتیب صعودی تعیین شده ثبت می شوند.

4. هنگام انجام یک DM ثانویه در IPH آن، در گروه ویژگی "پیوندهای خارجی" تعیین DM اولیه را نشان می دهد که این DM ثانویه از آن به دست آمده است. علاوه بر این، اطلاعات اضافی مورد نیاز برای پیوند بدون ابهام به DM اولیه ممکن است مشخص شود، مانند شناسه فایل حاوی DM اولیه، شماره ترتیب تغییر و/یا مشخصه کنترلی DM اولیه.

5. ویژگی های زیر بر روی اسناد ثانویه ساخته شده در قالب تایپ اسکریپت نشان داده شده است:

تعیین UD، در صورتی که اسناد در UD گنجانده شده باشد.

نامگذاری، شماره سریال تغییر و ویژگی های کنترل سند اولیه (اسناد) که نسخه تایپ از آن دریافت شده است، تاریخ تولید تایپ نویس و در صورت لزوم سایر ویژگی های مشخص کننده وضعیت سند اولیه. در صورت وجود ویژگی‌های مشخص شده، امضاهای اصلی روی ماشین‌نگارها اضافه نمی‌شوند.

مشخصه ها در صفحه اول بالای کتیبه اصلی (برای برگه های A4) یا در سمت چپ آن (برای برگه های A3 و بیشتر) قرار می گیرند.

در صورت وجود صفحه عنوان، تعیین و شماره تغییر سند اولیه که این سند از آن دریافت شده است، در قسمت 5 (طبق GOST 2.105) تحت عنوان سند قرار می گیرد.

6. برای سازماندهی حسابداری و گردش اسناد ثانویه در مورد حامل های داده که توسط سازنده برای ساخت محصولات صادر می شود (به عنوان مثال، DM یا اسناد روی رسانه های پانچ)، مجاز است این اسناد را در VN (VN, VN1) درج کنید. ، VN2 و غیره). این VN توسط سازنده با نام محصولی که این اسناد برای آن در نظر گرفته شده است تولید می شود. در این مورد، گزینه های زیر برای گنجاندن عبارت مشخص شده در مشخصات امکان پذیر است:

1) شرکت سازنده محصول، VN را در مشخصات اصلی می نویسد، در حالی که در ستون "توجه"، در مقابل تعیین VN مربوطه، "برای ABVG" را نشان می دهد، جایی که ABVG کد سازمان سازنده است که توسعه داده است. این VN.

چنین رکوردی به این معنی است که VN اصلی و اسناد اصلی موجود در آن توسط سازمان توسعه، ذخیره و نگهداری می شود که کد آن در ستون "یادداشت" مشخصات مشخص شده است.

2) سازنده محصول VN را در نسخه های مشخصات فقط در این شرکت وارد می کند. این VN ها در اصل و کپی مشخصات درج نمی شوند، شرکت دارنده اصل ارسال نمی شود و از درج آنها در کپی مشخصات مطلع نمی شود.

اسناد ثانویه موجود در این VN ها را نمی توان امضا کرد (با UD صادر نمی کند) اگر ستون های کتیبه اصلی VN نام و امضای شخصی که آنها را ساخته و تاریخ ساخت را نشان دهد.

در چنین VN دستورالعمل استفاده از اسناد مشخص شده در VN و سایر اسناد مجاز است. دستورالعمل در خط اول VN نوشته شده است و در ستون "Note" فرمت های این اسناد را نشان می دهد.

گزینه های دیگری برای حسابداری اسناد ثانویه وجود دارد که توسط ساختار یک تولید خاص و STD تعیین می شود.

1. در شرایط صدور اسناد به صورت خودکار از جمله در MN، کنترل هنجاری باید از مرحله نهایی تدوین اسناد به مراحل توسعه، پیکربندی و راه اندازی نرم افزار و ابزارهای اطلاعاتی برای صدور خودکار اسناد منتقل شود.

2. در این مراحل، کنترل کننده استاندارد بررسی می کند (در توسعه، پیکربندی، راه اندازی شرکت می کند):

1) انطباق فرم های اسناد (اولیه و ثانویه) که می توانند به صورت بصری استفاده شوند، با الزامات NTD.

2) رعایت نرم افزار و ابزارهای اطلاعاتی برای خودکارسازی طراحی انواع خاصی از محصولات از هنجارها و الزامات تعیین شده در NTD برای این نوع محصول.

3) استفاده از نامگذاری محدود کننده تعیین شده برای اجزاء، مواد، ابعاد، پروفیل ها و غیره.

4) انطباق نرم افزارها و ابزارهای اطلاعاتی برای ویرایش اسناد متنی با الزامات استانداردهای مربوط به قوانین اجرای اسناد متنی و غیره.

3. کنترل کننده هنجاری مسئولیت رعایت الزامات NTD در نرم افزار و ابزارهای اطلاعاتی برای اتوماسیون طراحی و صدور مستندات را به صورت برابر با توسعه دهندگان بر عهده دارد.

4. اسنادی که با کمک نرم افزار و ابزارهای اطلاعاتی اتخاذ شده طبق بند 2 تهیه می شوند، قاعدتاً مشمول کنترل هنجاری نیستند.

5- در مواردی که DM با استفاده از نرم افزارها و ابزارهای اطلاعاتی که به بهره برداری نرسیده اند یا در صورت لزوم کنترل استاندارد سند در مرحله نهایی تدوین آن به دست می آید، می توان موارد زیر را برای کنترل استاندارد ارائه کرد:

سندی که محتوای DM را به شکلی قابل درک بصری نشان می دهد (در صورت امکان به دست آوردن آن).

اسناد ثانویه ارائه شده توسط دستورالعمل استفاده از DM یا قطعات آنها.

6. MNZ با اصل (اصل) سند مشمول کنترل استاندارد نمی باشد.

به درخواست کنترل کننده هنجاری، DM را می توان با به دست آوردن ویژگی های کنترل آن و مقایسه آنها با ویژگی های مشخص شده در IPKh DM و (یا) بیانیه MNZ خواند.

درخواست شامل فرم سند همراه MNZ (فرم 2)، فرم های حسابداری و گردش DM و MNZ (فرم های 3-9) و فرم لیست اسناد در حامل های داده (فرم 10).

فرم های فوق را می توان برای راه های نگهداری سوابق دستی، نیمه اتوماتیک و اتوماتیک و اخذ حسابداری و اسناد همراه مورد استفاده قرار داد.

برای دفترچه موجودی حسابداری MN و MNZ و برای کارتهای حسابداری MNZ و DM قوانین پر کردن آورده شده است.

از کارت حسابداری DM، اطلاعات مربوط به نام های بایگانی MNZ، که روی آن کپی هایی از DM قرار داده شده است (فرم 5، ستون های "تعیین بایگانی MNZ، KK، K")، می تواند به کارت حسابداری MNZ منتقل شود.

هنگام بازیابی DM اصلی (یا لغو)، توصیه می شود تمام اطلاعات مربوط به این سند را از بیانیه MNZ که در آن قرار داشت حذف کنید و در مورد بازیابی (لغو) یادداشت کنید.

کتاب موجودی حسابداری MN و MNZ

پر کردن دفتر موجودی حسابداری MN و MNZ

در کتاب موجودی حسابداری MN و MNZ نشان دهید:

در ستون "تاریخ ذخیره سازی" - پایان دوره گارانتی ذخیره سازی MN:

در ستون "MN وارد شده" - تاریخ دریافت و سازمانی که MN را تامین کرده است.

در ستون "MN صادر شده" - تاریخ صدور و محل صدور MN؛

در ستون "از رده خارج" - تعیین عملی که طبق آن این MN از رده خارج شد و تاریخ از کار انداختن.

کارت حسابداری MNZ
(قسمت جلوی برگه های بعدی)

پر کردن کارت حسابداری MNZ

در کارت حسابداری MNZ (فرم های 4، 4a، 4b) نشان می دهد:

در ستون "تعیین بایگانی" - نامی که توسط سرویس ذخیره سازی به MNZ اختصاص داده شده است.

در ستون "نوع MN" - کد نوع MN (به بند 5.1 این استاندارد مراجعه کنید).

در ستون "Inv. N" - شماره ثبت MN در دفتر موجودی MN و MNZ؛

در ستون های "نوع MN"، "طول، ظرفیت MN"، "Head. N" - به ترتیب نوع، طول نوار در سیم پیچ یا ظرفیت دیسک مغناطیسی، شماره سریال MN.

در ستون "دوره ذخیره سازی" - تاریخ انقضای دوره گارانتی ذخیره سازی MN؛

در ستون "N قانون، تاریخ حذف" - تاریخ و شماره عمل که طبق آن MN که غیرقابل استفاده شده است حذف می شود.

در ستون "تاریخ ایجاد" - تاریخ اولین رکورد در MN؛

در ستون "Volume ID" - نام جلد. در همان شرکت، شناسه های حجم نباید تکرار شوند.

در ستون "کد سیستم" - کد سیستم عاملی که ضبط با آن انجام شده است.

در ستون "دلیل" - تعیین سندی که بر اساس آن MNZ صادر می شود.

در ستون "تعداد اجراها". - تعداد تماس با MNZ در طول کار مشخص شده در ستون "نوع کار"؛

در ستون "یادداشت" - داده های اضافی مختلف.

ستون های باقی مانده مطابق با نام آنها پر می شوند.

فرم 5

کارت حساب DM
(قسمت جلوی برگه اول)

فرم 5a

کارت حساب DM
(پشت صفحه اول)

فرم 5b

کارت حساب DM
(قسمت جلوی برگه دوم و بعدی)