Utarbetande av en övningsrapport (GOST). Exempel på lägesrapporter. Hur man skriver en rapport Om hotellet har en kassadisk

I slutet av praktiken lämnar studentpraktiken in en dagbok och en skriftlig rapport om praktiken till högskolans praktikhandledare.

Dagboken ska innehålla en genomgång av studentens praktik på företaget, undertecknad av praktikhandledaren från företaget och bestyrkt av företagets stämpel (se bilaga B), samt ett arbetsschema och dess innehåll. (Se bilaga C).

Rapporten är sammanställd utifrån anteckningar i dagboken, d.v.s. ska innehålla information om det specifika arbete som studenten utfört under praktikperioden.

Rapporten ger en kort beskrivning av alla punkter i den enskilda uppgiften. Dessutom bifogas dokument med in- och utdata, ett program med kommentarer och ett algoritmdiagram till rapporten. Studenten får 2-3 dagar i slutet av praktiken på sig att slutföra rapporten.

Praktikrapporten lämnas till handledaren för verifiering. Om fel upptäcks, arbetsmängden är ofullständig, bristande efterlevnad av designreglerna eller andra brister, returneras rapporten till studenten för revision.

Sammanfattning av praktiken

Certifiering baserad på praktikens resultat genomförs på grundval av en skriftlig rapport upprättad i enlighet med fastställda krav och genomgång av praktikhandledaren från företaget.

Baserat på resultatet av praktiken får eleverna ett prov med differentierad bedömning (utmärkt, bra, tillfredsställande).

Testresultaten bestäms av graden av praktiska färdigheter och kunskaper som studenterna förvärvat, graden av slutförande av den individuella uppgiften och feedbacken från praktikhandledaren från företaget.

Allmänna krav på övningsrapportens innehåll

Rapporten bör ge en fullständig bild av relevansen av det valda ämnet, de föreslagna sätten att lösa det och deras effektivitet.

Generella krav för rapporten är:

· Tydlighet och logisk sekvens av presentation av materialet;

· argumentationsförmåga;

· Korthet och precision i formuleringen, vilket eliminerar möjligheten till tvetydig tolkning;

· specifik presentation av resultaten av arbetet;

· överensstämmelse av symboler, förkortningar och termer med accepterade standarder inom ett givet ämnesområde.

I dokumentets text är det inte tillåtet att använda vardagliga uttryck, teknikaliteter eller professionalism; ansöka om samma begrepp olika vetenskapliga och tekniska termer som har liknande betydelse (synonymer), samt främmande ord och termer om det finns likvärdiga ord och termer på det ryska språket

Rapporten ska innehålla:

1. Titelsida

2. Uppdrag av övningsledaren

3. Abstrakt

5. Inledning

6. Huvuddel

7. Slutsats och slutsatser

8. Lista över accepterade termer och (eller) förkortningar med lämpliga förklaringar

9. Lista över använda källor och litteratur

10. Ansökningar (vid behov)

Titelsida och uppdragsblad

Titelbladet och uppdragsbladet fylls i enligt formuläret i bilagorna A, D.

Uppsats måste innehålla:

· Rapportens egenskaper (antal sidor, figurer, tabeller, bilagor; referenslistans volym);

· lista över nyckelord;

· en sammanfattning av kärnan i det utförda arbetet;

Volymen på abstraktet är högst 1 sida.

Innehåll måste inkludera namnen på alla sektioner, underavdelningar och stycken (om de har ett namn) med angivande av deras nummer och sidnummer där början av materialet i sektionerna (underavsnitt, stycken) finns. Alla ansökningar måste anges i verkets innehåll, med angivande av deras nummer och titlar. Innehållet ingår i det totala antalet blad i detta dokument.

Introduktion bör innehålla allmän information om utfört arbete. Det måste återspegla relevansen av det valda ämnet, målen och målen för praktiken, de metoder som används och den praktiska betydelsen av de uppnådda resultaten. Om så önskas kan du ange rapportens logiska struktur.

Volymen på inledningen är högst 3 sidor.

Huvudsak bör innehålla en beskrivning av det aktuella problemet och motivering för relevansen av dess lösning, formuleringen av arbetets mål, val och motivering av riktningar för att uppnå dem och de metoder, tekniker och informationsteknologier som används för detta.

1. Beskrivning av studieobjektet (det ämnesområde som problemet är formulerat och löst, t.ex. nuvarande ledningssystem, dess funktionella delsystem, typ av verksamhet, typer av stöd etc.).

2. Analys av problemet (identifiering av brister i det nuvarande systemet utifrån den kvantitativa sammansättningen och kvaliteten på implementeringen av automatiserade funktioner, deras organisatoriska, tekniska, informationsstöd etc.).

3. Val och motivering av riktningen för dess upplösning i form av en uppsättning uppgifter för att förbättra ett specifikt funktionellt delsystem eller typer av programvara, med hänsyn till verkliga begränsningar (till exempel förbättra matematisk programvara med hjälp av några välkända metoder med givna programvara och tekniska implementeringsverktyg).

4. Faktorer och indikatorer på effektivitet och kvalitet relaterade till det problem som ska lösas, och vars värden bör förbättras som ett resultat av att lösa de tilldelade uppgifterna

5. Dokument och data som bekräftar fattade beslut

Det är tillrådligt att samla in och förbereda material för huvuddelen av praxisrapporten enligt det schema som antogs vid utformning av automationssystem i stadierna av undersökning och förstudie.

Slutsats ska innehålla kvalitativa och kvantitativa bedömningar av resultatet av det utförda arbetet.

Detta avsnitt ger följande information i koncentrerad form (punkt för punkt):

· lista över lösta problem;

· förteckning och egenskaper för specifika lösningar;

· information om kvaliteten och effektiviteten hos de lösningar som mottagits.

· anvisningar för deras förbättring (utveckling).

Lista över accepterade termer och (eller) förkortningar med lämpliga förklaringar. Rapporten ska använda vetenskapliga och tekniska termer, beteckningar och definitioner, förkortningar av ord som fastställts av relevanta standarder, och i frånvaro - allmänt accepterade i den vetenskapliga och tekniska litteraturen. Om specifik terminologi används i texten, bör det i slutet av den (före referenslistan) finnas en lista över accepterade termer och (eller) förkortningar med lämpliga förklaringar. Listan ingår i rapportens innehåll.

Förteckning över använda källor och litteratur bör innehålla en förteckning över litterära källor (monografier, tidskriftsartiklar, forskningsrapporter etc.) som använts i arbetet och referenser till vilka finns i rapportens text. Det är tillåtet att underbygga egna beslut och slutsatser, använda metoder och valda forskningsområden med hänvisningar till litterära källor.

Ansökningar . En viktig roll i utarbetandet av en rapport, liksom all dokumentation, tilldelas ansökningar.

Bilagorna innehåller tabeller med initialdata och mellanliggande beräkningsresultat, analytiska slutsatser (om de inte utgör huvudämnet för studien, men används för att få fram vissa resulterande beroenden), beskrivningar av algoritmer och programtexter, beskrivningar av kända tekniska medel för systemet, ritningar och diagram. Bilagorna kan innehålla akter om genomförande och praktisk användning av arbetsresultat, slutsatser om deras effektivitet och kvalitet.

Ansökningar kan vara obligatoriska eller informativa. Informationsapplikationer - rekommenderad eller referenstyp.

Ansökningsvolymen är inte begränsad.

Ny sida 1

Organisationens rapporteringsdokumentation består av flera uppsättningar dokument:

dokument för statlig statistisk rapportering;

avdelningsrapporteringsdokument;

intrainstitutionella rapporteringsdokument.

Ange statistiska rapporteringsdokument

Statistiska statistiska rapporteringsdokument ingår i Unified System of Reporting and Statistical Documentation. Namnen på dokumentformulären för detta system utgör den sjätte delen av den allryska klassificeraren av ledningsdokumentation.

Det enhetliga systemet för rapportering och statistisk dokumentation inkluderar flera delsystem:

- dokumentation om statistik över nationalräkenskaper och ekonomiska saldon;

- dokumentation om statistik över vetenskaplig och teknisk potential och innovativa framsteg;

- dokumentation om arbetsstatistik;

- dokumentation om statistik över materiella resurser;

- dokumentation om finansiell statistik;

- Dokumentation om social statistik.

- dokumentation om industristatistik;

- dokumentation om statistik över jordbruk och upphandling av jordbruksprodukter;

- dokumentation om kapitalbyggnadsstatistik;

- dokumentation om statistik över utländska ekonomiska förbindelser;

- dokumentation om statistik över konsumentmarknaden och dess infrastruktur;

- dokumentation om transport- och kommunikationsstatistik;

- dokumentation om statistik över observation och registrering av förändringar i priser och tariffer.

Avdelningens rapporteringsdokument

Former för avdelningsrapporteringsdokument utvecklas av federala verkställande myndigheter (ministerier och departement) och används i underordnade organisationer eller, om den federala verkställande myndigheten utför intersektoriell samordning och kontroll, i alla organisationer i landet. Ett exempel är Rysslands ministerium för skatter och skyldigheter, som utvecklar enhetliga former av skatterapportering som lämnas in av organisationer till skatteinspektioner.

Dokument för statlig statistisk rapportering och avdelningsrapportering lämnas som regel till relevanta territoriella organ med en viss frekvens: år, halvår, kvartal, månad, decennium (10 dagar), vecka. Det finns även engångsrapporteringshandlingar som lämnas in vid utförande av en viss åtgärd. Som regel lämnas en kopia av handlingen och en elektronisk kopia på magnetiska medier till berörda myndigheter, medan en kopia av handlingen på papper finns kvar hos organisationen och sparas. Organisationens rapporteringsdokument som tas emot av ledningsorganen lagras där i högst fem år, och lagringsperioden för dessa dokument i de organisationer där de skapas motsvarar de perioder som fastställs i listan över standardiserade ledningsdokument för organisationer, institutioner och företag som anger sina lagringsperioder (2002. ).

Interna rapporteringsdokument

Förutom dokument för statlig statistisk rapportering och avdelningsrapportering använder varje organisation interna rapporteringsdokument, som innehåller i sammanfattad form uppgifter om genomförandet av planer, program, uppgifter, engångsanvisningar från ledning eller anvisningar från högre myndigheter samt resultatet av tjänsteresor. Den här typen av rapporteringsdokument presenteras alltid för ledningen för denna eller en högre organisation.

Rapporteringshandlingar brukar kallas för rapporter eller intyg, i reanvänds tillsammans med dessa namn namnet "balansräkning". Dokument som kallas beräkningar eller utgifter kan bifogas rapporterna. Rapportens namn inkluderar namnet på dokumenttypen och dess korta innehåll, till exempel: arbetsrapport, gasförbrukningsrapport, produktleveransrapport, etc.

Rapporteringskrav

Rapporteringsunderlag upprättas för alla delar av organisationens verksamhet. För många typer av rapporter utvecklas reglerande eller metodologiska dokument som bestämmer förfarandet för deras utarbetande.

Rapporten ska ange:

- namnet på organisationen (avdelningen) som utarbetade rapporten (i vissa rapporter är det också nödvändigt att ange organisationens juridiska adress och information om de licenser på grundval av vilka organisationen verkar);

- rapportens titel;

- datum då rapporten sammanställdes, samt datum eller tidsfrister för det arbete som ledde fram till rapporten;

- registreringsnummer;

- plats för utarbetande av rapporten;

- sammanställare (utförare) av rapporten;

- underlag för upprättandet av rapporten;

- underskrift av den person som ansvarar för upprättandet av rapporten eller underskrift av personer om rapporten upprättats av en grupp personer;

- organisationens stämpel, om så krävs enligt regulatoriska dokument.

Vissa typer av rapporter godkänns av chefen för denna eller högre organisation. Det handlar främst om intrainstitutionella rapporter och rapporter om organisationens verksamhet (årliga) som lämnas till en högre organisation.

Rapportens text kan, beroende på dess syfte, ge en korrekt beskrivning av föremålet för forskning eller analys, arbetets framsteg, de använda metoderna, de reglerande dokument som tillämpas, beräkningar och slutliga data kan tillhandahållas.

Rapporten kan upprättas med eller utan titelblad.

Det finns ingen ledare som inte kräver av sina underordnade minst en gång om året en rapport om vad som har gjorts. Och problemet är att med rutinarbete verkar det vara en ganska svår uppgift att utveckla ett sådant dokument. Och av någon anledning skäms vi över att be våra överordnade om exempel på rapporter om utfört arbete. Tänk om han bestämmer sig för att vi inte är lämpliga för den position vi har?

Vem behöver det

Denna fråga ställs av den utförare som har fått uppdraget att rapportera. Oftast känner företagets anställda sig nästan förolämpade av sådana krav. Men allt har en mening.

För det första behöver entreprenören själv en rapport om utfört arbete. Inte en formell, men en intresserad inställning till denna process gör att du kan hitta flaskhalsar och svagheter i dina kvalifikationer. Det betyder att man har identifierat i vilka riktningar det är möjligt (och nödvändigt) att utvecklas. När allt kommer omkring lär vi oss alla av våra misstag.

För det andra behöver ledaren det. En lägesrapport låter dig objektivt bedöma kvaliteten och hastigheten på att lösa tilldelade uppgifter. Tack vare detta dokument kommer många frågor att försvinna - från det mest primitiva "vad gör du hela tiden" till det komplexa "varför ska jag ändra din dator till en mer modern?" Eftersom rapporten kommer att indikera att det tar mycket tid att spara ändringar i dokumentet. Och detta beror inte på entreprenören - föråldrad kontorsutrustning kan inte fungera snabbare. Det är faktiskt därför det verkar som att den anställde dricker te hela tiden - han väntar helt enkelt på att operationen ska slutföras.

Och frågan: "Varför behöver du skriva en rapport om månadens arbete?" i sig är felaktigt. För att ackumulera och fylla databaser är meningsfullt för strateger, och inte för dem. Det är helt enkelt lättare att lösa ett problem än att prata om metoder för att lösa det.

Vad att skriva

Exempel på lägesrapporter visar att du behöver skriva mycket detaljerat. Allt som verkar vara en liten sak eller obetydlig kroppsrörelse kan visa sig vara ett nyckelelement i utförandet av specifika funktioner. Men förståelse för detta kommer först efter att ha studerat flera skriftliga rapporter.

Om arbetet är rutinmässigt till sin natur, till exempel att stämma av dokument och identifiera inkonsekvenser, är det meningsfullt att utveckla en tabellform. I det här fallet, återigen, borde tabellen först vara mycket detaljerad och innehålla många kolumner; Med tiden kommer behovet av vissa kolumner inte längre att behövas och rapportformuläret kommer att få en normal (läs: rimlig) form.

I vissa fall, när man sammanställer en rapport om det utförda arbetet (till exempel lärare), är det omöjligt att formellt närma sig frågan om självanalys. Faktum är att förutom den planerade utbildnings- och metodbelastningen och att studera det nödvändiga materialet, är skolan också engagerad i utbildningsverksamhet. Detta kräver ett speciellt tillvägagångssätt för att utarbeta dokumentet: det är nödvändigt att förstå orsakerna till eftersläpningen hos ett antal elever, för att hitta sätt att intressera barn för deras ämne. Och samtidigt får vi inte glömma högpresterande (eller till och med begåvade) skolbarn.

Syfte med rapporter

För korrekt förberedelse och minimal tidsåtgång är det nödvändigt att redan från början bestämma sig för vilket syfte och varför rapporten om årets arbete skrivs. Låt oss nämna de mest populära:

Motivering av de verkliga fördelarna med en specifik position i organisationen;

Bekräftelse av en viss anställds kvalifikationer;

Demonstration av effektivt arbete för ledningen;

Erhålla finansiering för nästa rapporteringsperiod;

Inhämta samtycke för att utveckla en riktning (idé);

Motivering för att spendera avsatta resurser och ekonomi m.m.

Den välkända formuleringen - den korrekta formuleringen av problemet ger 50 % av lösningen - fungerar även i detta fall. Ju bättre vi förstår varför en rapport behövs, desto lättare är det för oss att skriva den. Till den grad att ett dokument "för uppvisning" inte alls kräver ett kreativt förhållningssätt från oss. Och tidskrävande.

Dokumentstruktur

Om företaget inte har en utvecklad, måste den utvecklas självständigt. Att känna till syftet med dokumentet är det nödvändigt att tänka på dess struktur. Exempel på lägesrapporter tyder på att det behövs en tydlig och enkel översikt.

Allra i början bör syftet och logiken med att presentera information förklaras. Förklara presentationssekvensen och skapa en innehållsförteckning. För tabellen är det nödvändigt att ge en kort förklaring till varför just denna form valdes.

Inom sektioner och underavdelningar bör också enhetlighet i presentationen upprätthållas. Detta kommer att göra dokumentet mer begripligt och, som ett resultat, lättare att förstå. I en rapport över lång tid är illustrationer och grafer ganska passande för att göra det lättare att förstå. Men här måste du följa regeln om den "gyllene medelvägen": solid text, såväl som uteslutande visuella material, blir tråkiga mycket snabbt.

Stilistik

För en vanlig anställd är det kanske svåraste att skriva terminologi och formuleringar. En pretentiös rapport kommer att se onaturlig ut och orsaka en negativ reaktion från ledningen. Alltför enkla formuleringar (t.ex. 25 dokument xeroxerades) kommer också att fjärma läsaren.

Men du bör undvika mallar. Det enda undantaget är dokumentet som ingen någonsin kommer att läsa. Vi stöter ibland på sådana problem, men i den här artikeln är vi intresserade av riktiga (inte skapade för proforma) rapporter.

I vilket fall som helst bör du inte bara prata om prestationer. För att lyfta fram dem är det nödvändigt att prata om de svårigheter som vi hade att möta under arbetets gång. Komplexitetsanalys handlar bland annat om att optimera arbetet för ledningsanställda. Exempel på rapporter om utfört arbete tyder på att du inte bör använda strömlinjeformade fraser som "otillfredsställande skick", "svårigheter" etc. Det är bättre att kalla allt vid dess rätta namn: "trasig kopiator", "brist på tillgång till Internet", "brist på eller otidig mottagning av information från den relaterade avdelningen." Allt detta gör att vi på ett adekvat och objektivt sätt kan bedöma den aktuella situationen i företaget.

Utvärdering av resultat

Varje erhållet resultat måste stödjas med siffror. Sådan specifikation ger en förståelse för utvecklingens dynamik.

Dessutom är det nödvändigt att fastställa kriterier för att utvärdera resultaten. Om det är den föregående (om det till exempel är en rapport för ett kvartal) eller omvänt det procentuella värdet av att uppnå de uppsatta målen, är upp till författaren av dokumentet att avgöra.

I allmänhet kan indirekta indikatorer berätta mycket om processen för att lösa tilldelade uppgifter. Här finns också mycket information för vidare analys. Från att bestämma arbetskostnader till att förstå riktigheten i att sätta upp mål.

Från problem till lösning

De flesta rapporter utarbetas utifrån principen att beskriva arbetets framsteg. Ett dokument som tydligt visar förhållandet mellan problem och lösning ser mer fördelaktigt ut. Läsaren förstår omedelbart vilka metoder och tekniker (om nödvändigt) utföraren använde för att slutföra uppgiften på ett snabbt och högkvalitativt sätt.

En ännu mer detaljerad kedja av "ett specifikt problem - orsakerna till dess uppkomst - ställa in uppgifter - lösning" antyder omedelbart behovet av att presentera en daglig rapport i tabellform. Dessutom är namnen på graferna redan kända. Informationen som presenteras på detta sätt är lätt att läsa och analysera.

Presentation av kvantitativa indikatorer

I de fall rapporten huvudsakligen består av digital data kan tabellformen vara mycket svår att förstå. En kontinuerlig ström av siffror tråkar bokstavligen läsaren efter bara några minuter. En annan sak är flerfärgade diagram och grafer. De är tydliga, begripliga och lätta att läsa.

Varje diagram ska kommenteras. Dessutom är det nödvändigt att ange hur de olika graferna är sammankopplade; Att klargöra orsak-och-verkan-samband kommer att underlätta analysen av rapporten ytterligare.

Om materiella resurser förbrukades under arbetet, bör du inte bara lista dem alla. Istället ska de förvärvade varorna anges. Den torra frasen: "Kontorsutrustning köptes" kommer att låta helt annorlunda om du skriver: "2 jobb skapades, vilket gjorde det möjligt att öka avdelningens produktion."

Hur man skapar ett dokument

Trots att det inte finns någon enskild form av förberedelse kan en rapport om det utförda arbetet utarbetas i enlighet med GOST, som definierar huvudkriterierna för vetenskapligt arbete. Den specificerar kraven för formatering, typsnitt och storlek osv.

När det gäller läsbarheten av dokumentet, här är några tips:

Försök att inte behålla mer än 5 meningar i ett stycke;

Nyckelindikatorer kan markeras i teckensnitt eller färg;

Bryt upp texten så att tabellen eller grafen inte tar upp hela sidan; se till att lämna utrymme för kommentarer om dem;

Skriv en tydlig och kortfattad sammanfattning av rapporten.

Dessa tips hjälper till att göra din rapport lättare att uppfatta och kommer därför initialt att förbereda läsaren för en lojal attityd gentemot författaren till dokumentet. Föreställ dig att du är chefen. Och gör rapporten till något som skulle vara användbart och intressant för dig att läsa.

Källa: JSC "OVIONT INFORMATION"

1. Dokument som bekräftar att rapporter har lämnats in till olika tillsynsmyndigheter

1.1 Utbyte av elektroniska dokument mellan skattebetalaren och Federal Tax Service

Enligt förfarandet (godkänt genom order från Federal Tax Service av den 2 november 2009 nr MM-7-6/534@) för att lämna in rapporter till Federal Tax Service i elektronisk form, är det faktum att rapportera till Federal Tax. Tjänsten är bekräftad mottagningskvitto, där datumet för inlämning av dokumentet är fastställt baserat på det datum som anges i det elektroniska dokumentet "Bekräftelse av leveransdatum", genererad av en särskild kommunikationsoperatör eller skattemyndigheten själv (när den skickas direkt till skattemyndigheten).

Att rapporteringen laddats upp i skattemyndighetens informationsdatabasen utan fel bekräftas av ett elektroniskt dokument "Meddelande om inträde". Om felaktigheter upptäcks i rapporteringen skickar Federal Tax Service "Meddelande om förtydligande", vid mottagandet av vilket skattebetalaren måste korrigera de fel som anges i meddelandet och skicka deklarationen på nytt till Federal Tax Service. Samtidigt samlas inte påföljder för sen inlämnande av rapporter, eftersom leveransdatumet redan har registrerats tidigare i dokumentet "Bekräftelse av avsändningsdatum."

Tabell 1. Typer av medföljande dokument som används i elektronisk dokumenthantering med Federal Tax Service

	Dokumenttyp	Start av filnamn
	Informationsmeddelande om den äkthet som utfärdats till ombudet om att tilldela honom befogenhet att utföra uppgifter till skattemyndigheten
	Besked om förtydligande av skattedeklaration
	Mottagande av accept
	Bekräftelse av datumet för sändning av deklarationen (beräkning) av skattebetalaren (representanten) i elektronisk form
	Meddelande om vägran att ta emot en skattedeklaration (beräkning) i elektronisk form		Form godkänd På order från Rysslands federala skattetjänst den 25 februari 2009 nr MM-7-6/85@
	Besked om angivande av uppgifter som anges i skattedeklarationen
	Meddelande om mottagande av elektronisk(a) dokument(er) i elektronisk form

I fig. Figur 1 visar sammansättningen av elektroniska handlingar som deltar i utbytet mellan den skattskyldige, den särskilda kommunikationsoperatören och skattemyndigheten vid inlämnande av inkomstdeklaration.

Ris. 1. Innehåll i elektroniska dokument som följer med inlämning av inkomstdeklaration till skattemyndigheten

Som framgår av fig. 1, dokumentflödet inkluderar två typer av filer:

1. En .xml-fil är en elektronisk version av ett rapporteringsdokument eller ett dokument som bekräftar dess avsändning, sammanställt i det format som fastställts av Federal Tax Service;
2. sig-fil är en elektronisk digital signatur (kvalificerad digital signatur) av den auktoriserade person som undertecknade dokumentet, nämligen: en skattebetalare, en särskild operatör eller en tillsynsmyndighet. För att underlätta länkningen av en dokumentfil och dess digitala signatur, bildas vanligtvis den senares namn genom att tillägget ".sig" läggs till i dokumentfilens namn. Således genereras en digital signaturfil, vars namn slutar på ".xml.sig". Varför "vanligtvis", eftersom vissa speciella operatörers program inte gör detta, vilket gör det svårt för användare och andra program att förstå syftet och anslutningen av de genererade filerna.

1.2. Kännetecken på elektroniskt dokumentflöde mellan den skattskyldige och Försäkringskassan

Förfarandet för utbyte av handlingar i elektronisk form med digital signatur mellan försäkringstagare och Försäkringskassan, godkänt genom Försäkringskassans förordning nr 19 den 12 februari 2010 (i dess lydelse den 14 juni 2011), förutsätter att den dokument som bekräftar inlämningen av Form 4-FSS är:

1. kvitto eller
2. kvitto på mottagande av beräkningen med fel

Datumet för inlämning av rapporten, som avgör om försäkringstagaren lämnade rapporterna i tid, registreras på själva kvittot (och inte i bekräftelsen på avsändningsdatumet, eftersom ett sådant dokument inte föreskrivs vid inlämnande av rapporter till socialförsäkringskassa).

Om du får ett kvitto med fel rekommenderar fonden att du gör korrigeringar i formulär 4-FSS (i enlighet med felprotokollet) och skickar rapporten på nytt till FSS-gatewayen. I detta fall kommer datumet för inlämning av rapporten att anses vara det datum som anges i först genererat kvitto för den aktuella rapporteringsperioden.

Dokumenten som medföljer inlämningen av formulär 4-FSS i elektronisk form inkluderar rapporter om fel i format och/eller logisk kontroll (om några fel finns), samt ett kvitto (se tabell 2).

Tabell 2. Typer av ledsagarhandlingar som används vid elektronisk dokumenthantering hos Försäkringskassan

Kvittot på fondens mottagande av rapporten (med eller utan fel) är ett krypterat och undertecknat av en behörig person av FSS-filen med filtillägget ".p7e". Efter att ha dekrypterat kvittofilen kan du se att den innehåller en html-fil av protokollet för bearbetning av 4-FSS-rapportfilen och den ursprungliga xml-rapporten från försäkringstagaren. Närvaron av sådana två filer i kvittot bekräftar att kvittot exakt motsvarar 4-FSS-rapporten som ingår i den.

1.3 Egenskaper för elektroniskt dokumentflöde mellan skattebetalaren och Rysslands pensionsfond

Enligt förordning av Pensionsfondens styrelse den 11 oktober 2007. Nr 190r, som reglerar elektroniskt dokumentflöde med försäkringstagare, dokumentet som bekräftar att rapporterna till Rysslands pensionsfond är. Den senare kan ha antingen en "positiv" status, vilket innebär att rapporteringen anses vara framgångsrik, eller en "negativ" status, om fel identifierades i rapporteringen till Rysslands pensionsfond, vilket bör korrigeras och rapporteringen skickas igen .

I likhet med rapportering till Federal Tax Service är personlig redovisningsinformation och RSV-1 som genereras elektroniskt vanligtvis två typer av filer: ".xml" och ".xml.sig".

Ris. 2. Innehållet i elektroniska dokument som åtföljer inlämnandet av ett informationspaket till Rysslands pensionsfond

2. Funktioner för att lagra dokument som bekräftar leverans

Efter att ha beslutat om dokumenten som bekräftar att rapporterna skickas till tillsynsmyndigheter, kommer vi att ta reda på platserna för deras lagring/plats.

Alltså i ordning. Rapportering till Federal Tax Service i elektronisk form kan lämnas via:

1. särskild kommunikationsoperatör,
2. direkt till skattemyndigheten med hjälp av ett icke-speciellt operatörssystem, till exempel genom GNIVTs-Priem Region-systemet (GPR-system) eller via webbplatsen för Rysslands Federal Tax Service.

I det första fallet överförs de skickade rapporterna, såväl som en uppsättning stöddokument, via servern för en speciell kommunikationsoperatör. Och vissa speciella operatörer kan lagra sådana dokument i krypterad form på den speciella operatörens server, till exempel på servern för Kontur-Extern-systemet. Om det krävs att elektroniska rapporteringshandlingar som är intygade av skattemyndigheten lämnas in till ett kreditinstitut, revisorer, konkurrensmyndigheter eller tillsynsmyndigheter, måste de sparas på disk. Detta kan göras med hjälp av funktionen för att spara arbetsflöde. Sådana funktioner är implementerade i de flesta elektroniska rapporteringsprogram. Det är precis vad de kallar "bevarande av dokumentflöde" i programmet "Balance-2W" och "Kontur-Extern"-systemet.

Om rapporteringen skickas via Federal Tax Service-webbplatsen måste det inlämnade rapporteringsdokumentet och dess digitala signatur, såväl som dokument som bekräftar dess inlämnande, lagras på Federal Tax Service-webbplatsen (se fig. 3).

Ris. 3. Rapportering och medföljande dokument som skickas via Federal Tax Service Portal

Alla elektroniska dokument som utbyts mellan den skattskyldige, den särskilda operatören (om denne deltar i elektroniskt dokumentflöde) och skattemyndigheten sparas vanligtvis i form av filer i två format: ”.xml” och ”.xml.sig”. Det första dokumentet är en elektronisk dokumentfil som genereras enligt det etablerade formatet. Den andra är en elektronisk signatur under dokumentet från en behörig person.

En XML-fil kan öppnas med en webbläsare, men endast en specialist som förstår dokumentformat kan "läsa" den (se exempelfil i fig. 4).

Ris. 4. Fil som rapporterar ett fel i deklarationen från den federala skattetjänsten

Du kan visa filer med filtillägget ".xml.sig" som innehåller digitala signaturer i en bekväm form med hjälp av specialiserad programvara som låter dig kontrollera signaturer på elektroniska dokument. Ett sådant välkänt program är CryptoARM - ett program som tillhandahåller ett dialoggränssnitt för att utföra kryptografiska operationer, såsom kryptering och dekryptering, generering och verifiering av elektroniska signaturer och andra.

Situationen med att lagra rapporter i försäkringskassan är något annorlunda. Blanketter 4-FSS som skickas elektroniskt tas emot vid en enda mottagningsport för hela landet, där kvittot på deras kvitto, som är elektroniska juridiskt betydelsefulla stöddokument, lagras. Om det finns fel på FSS Gateway kan du också hitta ett protokoll för format och (eller) logiska kontrollfel.

Ris. 5. Visa status för elektroniskt dokumentflöde med Försäkringskassan på Reception Gateway

För att läsa kvittot uppmanar FSS försäkringstagare att använda programmet ARM.exe, som dekrypterar kvittofilen med tillägget ".p7e", undertecknat av en auktoriserad person från FSS.

Med dokument som bekräftar inlämnandet av rapporter till pensionsfonden i elektronisk form har situationen också sina egna egenskaper. Så, genomfört dokumentflöde för personlig redovisning, enligt pensionsfondens krav, kan inte lagras på speciella kommunikationsoperatörers servrar. Därför försäkringstagare som använder speciella operatörers webbtjänster för att skicka och lagra dokument och som vill se när som helst och, om nödvändigt, tillhandahålla personer som inspekterar deras verksamhet inte bara rapporteringen till Rysslands pensionsfond, utan också dokument som bekräftar dess inlämnande, måste omedelbart spara dokumenten på deras skrivbord. För detta ändamål har sådana speciella operatörer en speciell funktion "Spara alla dokument och signaturer."

Rapporteringen som sparas på försäkringstagarens arbetsstation och de dokument som bekräftar leveransen, som tidigare nämnts, består också vanligtvis av två typer av filer: ".xml" och ".xml.sig" (se fig. 2). Du kan se dem på samma sätt som skatterapportering med programvara som låter dig dekryptera och verifiera signaturer under elektroniska dokument, till exempel CryptoARM-programmet.

För att se och säkert lagra dokument som bekräftar inlämnandet av rapporter till tillsynsmyndigheter rekommenderar vi därför att företag:

1. spara regelbundet i ett elektroniskt arkiv på din disk uppsättningar av elektroniska dokument som bekräftar inlämnandet av rapporter till tillsynsmyndigheter,
2. kunna se dessa elektroniska dokument med hjälp av specialiserade program. Men för detta är program som ovan nämnda CryptoArm och ARM.exe inte särskilt bekväma. CryptoArm, som är universell, tillåter dig inte att visa xml-rapporter i en revisorsläsbar form, och ARM.exe är endast avsedd för att arbeta med 4-FSS-beräkningar.

3. Programvara för lagring och visning av dokument som bekräftar inlämnandet av rapporter

För att arbeta med arkivet av elektroniska dokument har OVIONT INFORM-företaget utvecklat programmet "Balans-2: Visa elektroniska dokument", som låter dig se elektroniska dokument som är upprättade i enlighet med kraven från Federal Tax Service, Pensionsfonden för Ryssland och Rysslands socialförsäkringsfond och dokumentfilformat för att överföra dem elektroniskt.

Programmet låter dig se:

• lista över dokument som bekräftar att rapporter har lämnats in till tillsynsmyndigheten (Fig.),

Ris. 6. Huvudfönster för programmet "Balans-2: Visa elektroniska dokument"

• ett elektroniskt rapporteringsdokument som lämnats till tillsynsmyndigheten, inklusive den federala skattetjänsten, socialförsäkringsfonden och Rysslands pensionsfond (fig. 7),

Ris. 7. Elektroniskt rapporteringsdokument

<

• information om personen som undertecknat den och certifikatet för hans elektroniska digitala signatur (bild 8),

Ris. 8. Visa information om digital signatur och certifikat

• information om att skicka dokumentet till tillsynsmyndigheten,
• information om den person som tagit emot handlingen och intyget om hans elektroniska digitala signatur,
• dokument som bekräftar försändelsen och deras leverans mellan avsändaren och mottagaren, inklusive mottagningskvitton, kontrollprotokoll, meddelanden om inmatning av elektroniska dokument i databasen, samt digitala signaturer från auktoriserade personer från tillsynsmyndigheter (fig. 9).

Ris. 9. Se anmälan om mottagande av deklarationen från skattemyndigheten

Programmet kommer att vara användbart inte bara för personer som förbereder och accepterar rapporter i enlighet med lagens krav, det vill säga skattebetalare och tillsynsmyndigheter - den federala skattetjänsten, Ryska federationens pensionsfond, socialförsäkringsfonden, utan också för personer som önskar utbyta elektroniska dokument efter behag, till exempel kreditinstitut som accepterar låntagares rapporter i elektronisk form, till sina kunder, revisorer och chefer för finansiella avdelningar.

Programmet "Balance-2: Visa elektroniska dokument" kan användas av användare inte bara av programmet "Balance-2W", utan av andra elektroniska rapporteringsprogram och av abonnenter hos alla specialiserade telekomoperatörer.

Är du revisor, men direktören uppskattar dig inte? Tycker han att du bara slösar bort hans pengar och betalar för mycket skatt?

Bli en värdefull specialist i ledningens ögon. Lär dig arbeta med kundreskontra.

Clerk Learning Center har ett nytt.

Utbildning är helt på distans, vi utfärdar ett certifikat.

Korrekt registerföring är viktigt för alla organisationer, eftersom det låter dig engagera dig kompetent i din kärnverksamhet och inte vara rädd för skatter och andra revisioner. Rapporteringshandlingar upprättas i olika typer och former. Typerna av dokumentation skiljer sig åt beroende på typ av företag, dess typ av verksamhet och många andra faktorer.

Allmänt koncept

Rapporteringsdokumentet återspeglar en uppsättning indikatorer med företagets resultat för den valda perioden. Rapporteringen kan innehålla tabeller med redovisning, statistik och andra uppgifter. En rapport är resultatet av arbetet med att registrera information.

Rapporteringsdokument kan klassificeras efter typer, perioder, datavolym och generaliseringsgrad.

Olika sorter

Efter typ är rapporteringen indelad i:

• bokföring;
• statistisk;
• operativ.

Bokföring- detta är systematiserad data om organisationens egendom, dess ekonomi och arbetsresultat. Rapporterande redovisningshandlingar upprättas utifrån redovisningsinformation.

Statistisk förberedd för redovisning och verksamhetsregister.

Operativ rapportering utarbetas utifrån verksamhetsmaterial för vissa tidsintervall - en vecka, en månad, ett decennium, och så vidare. Denna information hjälper till att styra organisationens arbetsflöde.

Regelbundenhet vid utarbetande av rapporteringsdokument kan vara:

• årligen - för en dag, fem dagar, tio dagar, månad, kvartal, sex månader.
• årlig är en sammanfattning av året.

Den årliga statistikrapporteringen är aktuell och redovisningsrapporteringen är interimistisk.

Graden av generalisering av information i rapporteringen kan variera. Beroende på denna indikator är rapporterna:

• primära - de sammanställs direkt av organisationen;
• konsoliderad - utarbetad av högre institutioner.

All rapportering måste tillhandahålla tillförlitlig information om organisationens aktiviteter, dess finansiella ställning, resultat och eventuella förändringar i denna information.

Utseende och innehåll

Formerna för rapporteringsdokument är godkända av statliga bestämmelser.

Varje bolag upprätthåller intern rapportering som ger information om genomförandet av planer och instruktioner från ledningen. Dessa rapporter utarbetas av specialister från olika avdelningar inom företaget och tillhandahålls ledningen. Sådan dokumentation kan kallas rapport eller intyg.

Rapporter inom institutioner görs i valfri form. De skickas in på pappersark eller på organisationens brevpapper.

Följande uppgifter krävs i rapporten:

Rapportens text innehåller fullständig information om utfört arbete och analys av resultaten av aktiviteter. Slutsatser dras och vid behov lämnas förslag. Förklarande anteckningar ingår ofta i rapporter. Datumet för rapporten måste överensstämma med arbetsledarens godkännande.

Affärsresa

En separat typ av rapportering är rapporteringshandlingar för hotellboende i fall av professionella affärsresor för specialister.

Tjänsteresor inkluderar utgifter för hyra av hotellrum. Enligt lagkrav är företaget skyldigt att ersätta den anställde för alla kostnader för betalning av ett hotellrum.

En anställd som återvänder från en affärsresa tillhandahåller ett av dessa dokument:

• kolla upp;
• mottagande.

Vilket av dessa dokument kommer att vara mest korrekt och kommer inte att väcka frågor från skattemyndigheten?

Om hotellet inte använder kassautrustning måste den hotellanställde fylla i en särskild blankett. Det kan kallas på olika sätt: kvitto, check, verifikation.

Krav på blanketter

Varje hotell har sin egen form, men utformad efter godkända krav. Rapporteringshandlingar för boende uppfyller följande krav:

• rapporten innehåller uppgifter om dess nummer, serie, adress, TIN, stämpel);
• själva formuläret produceras i ett tryckeri eller med hjälp av automatiserade system som är skyddade från obehörig åtkomst och lagrar information i fem år;
• Dokumentet tilldelas ett nummer och en serie.

Om en anställd visar upp ett dokument som inte uppfyller de godkända kraven, och företaget accepterar och behandlar det, om anspråk uppstår från skattetjänstemän, kommer organisationen att kunna försvara sina kostnader i domstol.

Om hotellet har en kassadisk

Hotell har vanligtvis kassautrustning. Då fylls inte anmälningshandlingarna för boende i, och den anställde får ett kassakvitto. Det är han som talar om registrering och betalning för ett hotellrum.

Kontrollen kan åtföljas av en faktura eller annan handling som ger information om registrering av en viss anställd.

Om en anställd fick en order om kontantkvitto istället för en check, kan skattespecialister i en sådan situation ha problem med att förbereda rapporter. Naturligtvis kan ett företag försvara sina intressen i domstol, men detta förfarande är inte särskilt enkelt.

Kvitton för PKO tillhandahålls även som anmälningshandlingar för hotellvistelser. De är också accepterade och väcker vanligtvis inga onödiga frågor. Kvitton anses vara officiella dokument som intygar att pengar har accepterats av hotelladministrationen.

Vid brist på handlingar

Det finns också situationer när en anställd inte tillhandahåller ett enda dokument. Sedan begär revisorn från hotellet ett intyg om hemvist för en specifik person. Och företaget självt bör ha information om den här anställdes reseperiod.

Sådana nyanser kan leda till tvister med skattetjänstemän, som vanligtvis löses i domstol till förmån för organisationen.

Situationer av underlåtenhet att tillhandahålla handlingar kan förklaras av att den anställde inte bodde på ett hotell utan i en hyreslägenhet. I det här fallet betalar företaget kostnaderna för att hyra bostad, den anställde har inga utgifter, vilket innebär att de inte ersätts.

Revisorer ställer ofta frågan – hur ska man då ta hänsyn till kostnader för beskattning? Vid beskattning av sina vinster kan ett företag ange utgifter för att hyra bostad, men endast för den tid då dess anställde faktiskt bodde i det. Kostnader under alla andra perioder kommer att betraktas som orimliga utgifter och kommer inte att accepteras av skattemyndigheterna.

Förberedelse av rapporteringsdokument är ett viktigt och ansvarsfullt ögonblick i verksamheten i alla organisationer. Som regel görs detta av redovisningsanställda eller chefer för företagets strukturavdelningar. Om svårigheter uppstår kan du använda tjänster från tredjepartsföretag.