Vieningos pirminių apskaitos dokumentų formos. Privalomos suvienodintos pirminės apskaitos dokumentacijos formos

„Apskaita“, 2010, N 6

Mokesčių administratoriai atkreipia dėmesį į dokumentacijos nepanaudojimą ar jų vykdymo trūkumus, kurie dažnai tampa teisminių ginčų objektu. Ar šių formų naudojimas yra privalomas?

Pirminės apskaitos dokumentų formų suvienodinimas. Mokesčių administratorius turi teisę reikalauti iš mokesčių mokėtojo atitinkamos federalinės vykdomosios institucijos nustatytomis formomis dokumentus, kurie yra mokesčių apskaičiavimo ir mokėjimo pagrindas.

Apie kokias formas mes kalbame ir ar tokie dokumentai?

Buhalterinės apskaitos įstatyme atsiranda vieningų pirminės apskaitos dokumentų formų samprata. Nustatyta, kad pirminiai apskaitos dokumentai apskaitai priimami, jeigu jie surašyti pagal pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų albumuose esančią formą.

Dokumentuose, kurių forma nenumatyta šiuose albumuose, turi būti pateikti privalomi rekvizitai, nurodyti str. šio įstatymo 9 str. Vieningų formų albumai buvo patvirtinti Rusijos valstybinio statistikos komiteto, bet ne visoms apskaitos sritims (1 lentelė). Kaip matote, albumai nebuvo sukurti vieningoms nematerialiojo turto, medžiagų, ilgalaikio turto, darbo ir jo apmokėjimo, statybinės technikos darbų, kasos operacijų, inventorizacijos rezultatų apskaitos formoms.

1 lentelė

Pirminės apskaitos dokumentacijos unifikuotų formų albumų sąrašas

Sąvoka „vieningų formų albumas“ nėra plačiai aiškinama, o esamų albumų sąrašas pateiktas lentelėje. 1 yra išsamus.

1997 m. liepos 8 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu N 835 unifikuotų formų albumų kūrimo ir tvirtinimo funkcijos buvo pavestos Rusijos valstybiniam statistikos komitetui, kuris vėliau buvo pertvarkytas į Federalinę valstybinę statistikos tarnybą (Rosstat). Tačiau pastarajam nebuvo suteiktos jokios galios vieningų formų atžvilgiu.

Federalinių vykdomosios valdžios institucijų sprendimų pripažinimas norminiais teisės aktais. Pereikime prie Rusijos Federacijos Vyriausybės 1997 m. rugpjūčio 13 d. dekreto N 1009, kuriuo buvo patvirtintos federalinės vykdomosios valdžios institucijų norminių teisės aktų rengimo ir jų valstybinės registracijos taisyklės (Taisyklės).

Sprendimų dėl vieningų formų tvirtinimo laikotarpiu Rusijos valstybinis statistikos komitetas buvo federalinė vykdomoji institucija.

Federalinės vykdomosios valdžios institucijos nutarimas įgyja teisės akto statusą, jei jį įregistruoja Rusijos teisingumo ministerija. Pats faktas, kad jis buvo paskelbtas vadovaujantis Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu, dar neleidžia jo priskirti prie teisinio reguliavimo. Nė vienas mus dominantis Rusijos valstybinio statistikos komiteto sprendimas nebuvo užregistruotas Rusijos teisingumo ministerijoje.

Aktai, kuriems nereikia registruotis Rusijos teisingumo ministerijoje, neįgyja teisės aktų statuso ir juose nėra visoms organizacijoms privalomų teisės normų. Todėl suvienodintos formos, patvirtintos Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimais, yra patariamojo pobūdžio.

Šiuo atžvilgiu dėmesio verti Rusijos finansų ministerijos 2009-05-04 N 07-02-10/24 ir Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2009-07-27 N 3-2-09/147 raštai, kuriuose ji pranešama, kad Rosstat, Rusijos finansų ministerija, Rusijos federalinė mokesčių tarnyba neturi įgaliojimų paaiškinti pirminių apskaitos dokumentų formų naudojimo. Todėl Rusijos finansų ministerijos 2001-08-01 raštas N 16-00-14/364, draudžiantis nukrypti nuo „kraštovaizdžio“ formų, mūsų nuomone, negali būti taikomas.

Įstatymų ir kitų teisės aktų įsigaliojimo tvarka. Iš 1996 m. gegužės 23 d. Rusijos Federacijos prezidento dekreto N 763, kuriame nustatyta Rusijos Federacijos prezidento, Rusijos Federacijos Vyriausybės aktų paskelbimo ir įsigaliojimo tvarka, 8 ir 10 punktų. ir federalinių vykdomųjų organų norminius teisės aktus, darytina išvada, kad federalinių vykdomųjų organų teisės aktai, nepraėję valstybinės registracijos, taip pat nepaskelbti nustatyta tvarka, nesukelia teisinių pasekmių, nes neįsigaliojo. Jos negali būti pagrindas reguliuojant atitinkamus teisinius santykius ar taikyti sankcijas pareigūnams ir organizacijoms už juose esančių nurodymų nevykdymą. Jais negalima pasikliauti sprendžiant ginčus. Panaši pozicija išdėstyta Rusijos Federacijos Konstitucinio Teismo 2006-02-03 nutarimuose N 58-O ir 2006-11-02 N 537-O.

Valstybinė juridinio asmens registracija reiškia, kad jam suteikiamas registracijos numeris. Vadinasi, mokestiniuose ginčuose nuorodos į Rusijos valstybinio statistikos komiteto sprendimus dėl unifikuotų formų patvirtinimo yra neteisėtos.

Mokestiniai ginčai dėl unifikuotų formų naudojimo. Dekreto Nr. 763 nuostatų taikymas ne kartą leido įmonėms laimėti mokestinius ginčus arbitražo teismuose (2 lentelė).

2 lentelė

1996 m. gegužės 23 d. Rusijos Federacijos prezidento dekreto N 763 taikymas sprendžiant mokestinius ginčus

Šiandien arbitražo praktika dėl vieningų formų taikymo vystosi daugiausia mokesčių mokėtojų naudai.

Vieningos grynųjų pinigų operacijų formos. Pagal 1993 m. rugsėjo 22 d. Rusijos banko patvirtintos Grynųjų pinigų operacijų Rusijos Federacijoje tvarkos N 40 (Tvarka) 12 punktą grynųjų pinigų operacijos įforminamos naudojant standartines tarpžinybines įmonių ir organizacijų pirminės apskaitos dokumentacijos formas, kuriuos patvirtina Rusijos valstybinis statistikos komitetas. Procedūra laikoma norminiu teisės aktu remiantis Rusijos banko 1992 m. gruodžio 1 d. įsakymu N 02-209. Iš to išplaukia, kad Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimas, patvirtinantis standartines pirminės dokumentacijos formas, yra tarpžinybinio pobūdžio. Rusijos Federacijos apskaitos ir finansinės atskaitomybės taisyklių 13 punkte standartinės formos nurodomos su vieningomis.

Tačiau Rusijos valstybinio statistikos komiteto 1998 m. rugpjūčio 18 d. nutarimas N 88 nebuvo užregistruotas Rusijos teisingumo ministerijoje. Vadinasi, vieningos grynųjų pinigų operacijų formos, mūsų nuomone, nėra privalomos.

Ar mažoms įmonėms taikomos unifikuotos formos? Standartinių rekomendacijų dėl smulkaus verslo apskaitos organizavimo (įsakymas Nr. 64n) 5 punkte nurodyta, kad mažos įmonės gali naudoti savarankiškai parengtas formas, kuriose yra Buhalterinės apskaitos įstatymo numatyti privalomi rekvizitai. Šią poziciją patvirtina ir Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2008 m. balandžio 10 d. sprendimas N 3856/08. Nepaisant to, nerekomenduojama remtis įsakymu Nr. 64n. Kodėl?

Pirma, jis nėra registruotas Rusijos teisingumo ministerijoje, o tai reiškia, kad tai nėra teisės aktas. Todėl mokesčių administratorius gali užginčyti nuorodą į jį; antra, pavyzdinės rekomendacijos buvo parengtos pagal 1995 m. birželio 14 d. federalinį įstatymą Nr. 88-FZ, kuris nustojo galioti nuo 2008 m. sausio 1 d., nes 2007 m. liepos 24 d. buvo priimtas federalinis įstatymas Nr.

O svarbiausia – nesutampa kriterijai mažoms įmonėms, esantys senuosiuose ir naujuose įstatymuose.

Apibendrinant pažymime, kad buhalteriai dažnai neįvertina PBU 1/2008 4 punkto reikalavimo patvirtinti pirminių apskaitos dokumentų formas apskaitos politikoje, kurioje nėra minimos vieningos formos. Tačiau klaidinga manyti, kad organizacija turi teisę atsisakyti naudoti unifikuotas formas. Būtina arba sukurti savo formas, arba nustatyti, kurios unifikuotų formų detalės gali būti naudojamos.

Organizacija neturi įtakos savo sandorio šalių apskaitos politikai. O kadangi unifikuotos formos nėra privalomos, ji neturi teisės reikalauti iš sandorio šalių jų laikytis. Tačiau jūs galite pasirūpinti dokumentų, kuriuos organizacija iš jų gauna sutarties sudarymo etape, kokybe. Sutartos sąlygos įvykdymas gali būti pasiektas iš sandorio šalies teisme.

E.Ju.Dirkova

NIFI biudžeto ir iždo akademija

Verslo subjektams itin aktualus pirminių apskaitos dokumentų registravimo klausimas. Juk pagal įstatymus surašyti dokumentai visų pirma patvirtina pajamų mokesčio apskaičiavimo tikslais mokesčių mokėtojo patirtas išlaidas, taip pat įrodo PVM atskaitų taikymo pagrįstumą. Todėl dokumentų, kurių formos neatitinka nustatytų reikalavimų, naudojimas gali sukelti nepalankias pasekmes verslo subjektams.

1. Pirminių apskaitos dokumentų surašymas

Pagal 1 str. Įstatymo N 402-FZ 9 straipsnyje kiekvienas ūkinio gyvenimo faktas įrašomas kaip pagrindinis apskaitos dokumentas. Atkreipkime dėmesį, kad iki 2013 m. sausio 1 d., vadovaujantis BPK 1 str. 1996 m. lapkričio 21 d. federalinio įstatymo N 129-FZ „Dėl apskaitos“ (toliau – Įstatymas N 129-FZ) 9 str., nurodytas dokumentas buvo surašytas kiekvienai verslo operacijai. Tačiau „verslo sandorio“ ir „ekonominio gyvenimo fakto“ sąvokos nėra tapačios.

Ūkinio gyvenimo faktas – tai sandoris, įvykis, operacija, kuri turi arba gali turėti įtakos ūkio subjekto finansinei būklei, jo veiklos finansiniam rezultatui ir (ar) pinigų srautams (Įstatymo Nr. 402 3 straipsnio 8 punktas). -FZ). Įstatymas Nr. 129-FZ neapibrėžė „verslo operacijos“ sąvokos, o iš 2 str. Iš šio įstatymo 1 straipsnio matyti, kad tokiomis pripažįstamos visos organizacijos, vykdydamos savo veiklą, vykdomos operacijos.

Taigi Įstatyme Nr. 402-FZ esanti sąvoka „ekonominio gyvenimo faktas“ yra platesnė nei sąvoka „verslo sandoris“, kuri buvo vartojama įstatyme Nr. 129-FZ. Ir čia iškyla pagrindinis specialistus neraminantis klausimas: kokius ūkinio gyvenimo faktus galima dokumentuoti pirminiuose apskaitos dokumentuose, kurie surašomi pagal organizacijos savarankiškai parengtas formas, o kada vieningų formų naudojimas išlieka privalomas? Juk Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto nutarimai, kuriais buvo patvirtintos vieningos pirminės apskaitos dokumentacijos formos, nebuvo panaikinti.

2. Savas pirminių apskaitos dokumentų formas

Pagal 4 str. Įstatymo N 402-FZ 9 str., organizacijos (išskyrus viešojo sektoriaus organizacijas) naudojamų pirminių apskaitos dokumentų formas turi patvirtinti organizacijos vadovas. Kartu šiame įstatyme nėra reikalavimo privalomai naudoti unifikuotas formas. Priminsime, kad iki 2013 m. sausio 1 d. savarankiškai parengtas pirminių dokumentų formas buvo galima naudoti tik tuo atveju, jei reikiamos formos nebuvo pirminės apskaitos dokumentacijos suvienodintų formų albumuose (Įstatymo Nr. 129 9 straipsnio 2 punktas). -FZ). Tačiau pažymime, kad net ir surašydami pirminius dokumentus ne pagal vieningas formas, mokesčių mokėtojai sugebėjo teisme apginti išlaidų pripažinimo teisėtumą (plačiau žr. Ginčo situacijų enciklopediją dėl pajamų mokesčio).

Kurdami savo pirminių apskaitos dokumentų formas, galite remtis suvienodintomis formomis, papildydami arba pašalindami kai kuriuos duomenis. Be to, patartina naudoti GOST R 6.30-2003 "Organizacinė ir administracinė dokumentacija. Reikalavimai dokumentų rengimui".

Kuriant reikia atsižvelgti į tai, kad pirminiame apskaitos dokumente būtinai turi būti duomenys, išvardyti 2 straipsnio 2 dalyje. Įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnis:

Dokumento pavadinimas ir parengimo data;

Ūkio subjekto, surašiusio dokumentą, pavadinimas;

Ūkinio gyvenimo fakto natūralaus ir (ar) piniginio matavimo vertė, nurodant matavimo vienetus;

Sandorį, operaciją sudariusių ir už jos įvykdymo teisingumą atsakingų asmenų arba už įvykio įvykdymo teisingumą atsakingų asmenų parašai, pavardės (su inicialais), taip pat pareigos.

Reikia turėti omenyje, kad atskirų pirminių apskaitos dokumentų rekvizitų sąrašas gali būti išplėstas kitais reglamentais. Pavyzdžiui, reikalavimai dėl detalių važtaraščio pateikti Rusijos transporto ministerijos 2008 m. rugsėjo 18 d. įsakyme N 152, priimtame pagal 1 str. 2007 m. lapkričio 8 d. Federalinio įstatymo N 259-FZ „Kelių transporto ir miesto antžeminio elektrinio transporto chartija“ 6 straipsnis.

Kaip jau minėta, naudojamas pirminių apskaitos dokumentų formas turi patvirtinti organizacijos vadovas (Įstatymo Nr. 402-FZ 4 dalis, 9 straipsnis).

Taip pat pažymėtina, kad pirminis apskaitos dokumentas gali būti sudarytas elektronine forma (Įstatymo Nr. 402-FZ 5 dalis, 9 straipsnis). O norint keistis elektroniniais dokumentais, kaip žinia, būtina, kad elektroninių dokumentų srauto dalyviai turėtų suderinamus dokumentų formatus. Atitinkamai, kuriant savo dokumentų formas ir jų formatus, iškils sunkumų diegiant elektroninį dokumentų valdymą. Atkreipkime dėmesį, kad remiantis vieningomis formomis jau buvo sukurti ir Rusijos federalinės mokesčių tarnybos 2012 m. kovo 21 d. įsakymu N ММВ-7-6/172@: prekių sąskaita faktūra patvirtinti rekomenduojami plačiai naudojamų dokumentų formatai. (TORG-12) ir darbų (paslaugų) priėmimo aktą. Šiuos dokumentus elektroniniu būdu galima pateikti mokesčių administratoriui (išlaidoms pajamų mokesčiui apskaičiuoti ir kitiems tikslams inspekcijos prašymu patvirtinti) ir sandorio šalims.

3. Vieningos pirminių apskaitos dokumentų formos

Nuo 2013 m. sausio 1 d. Įstatyme N 402-FZ nereikalaujama naudoti vieningų formų rengiant pirminius apskaitos dokumentus, tačiau jų naudojimas yra įprastas daugeliui verslo subjektų. Be to, savarankiškas kitokių nei vieningų dokumentų formų kūrimas reikalauja laiko, specialių žinių ir papildomų išlaidų kuriant programinę įrangą naujoms formoms, o tokių formų naudojimas gali sukelti sunkumų dirbant tiek organizacijoje, tiek su sandorio šalimis.

Įstatyme Nr.402-FZ nėra draudimo naudoti unifikuotas formas, todėl jos vis tiek gali būti taikomos patvirtinus tokį sprendimą apskaitos politikoje arba atskiru vadovo įsakymu.

Be to, atsisakyti naudoti visas unifikuotas formas yra gana rizikinga.

Informacijoje Nr. PZ-10/2012 Rusijos finansų ministerija pažymėjo, kad pagal kitus federalinius įstatymus įgaliotų institucijų nustatytos pirminių apskaitos dokumentų formos ir jų pagrindu išlieka privalomos naudoti (pavyzdžiui, kasos dokumentų formos). .

Iš tiesų, Rusijos banko grynųjų pinigų operacijų su banknotais ir monetomis Rusijos Federacijos teritorijoje tvarkos taisyklėse (patvirtintos Rusijos banko 2011 m. spalio 12 d. N 373-P) numatyta naudoti šios suvienodintos formos:

Kasos kvitų ir išlaidų orderiai (formos N KO-1 ir KO-2);

- (forma N KO-4);

Kasininko priimtų ir išduotų lėšų apskaitos knyga (forma N KO-5);

Atsiskaitymo ir mokėjimo ataskaitos (formos N T-49 ir ​​T-53).

Šios formos patvirtintos Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 1998 m. rugpjūčio 18 d. nutarimais N 88, 2004 m. sausio 5 d. N 1.

Atkreipkite dėmesį, kad tai ne visos unifikuotos formos, kurios vis dar privalomos naudoti 2013 m., nepaisant suteiktos laisvės kurti savo formas.

Be to, standartizuotų dokumentų formų nenaudojimas registruojant darbą ir jo apmokėjimą gali sukelti organizacijoms nepageidaujamų pasekmių. Kitas šio specialaus numerio skyrius skirtas šių formų naudojimui.

Yra ir kitų privalomų pirminių dokumentų formų. Tačiau 4 str. 4 dalyje esantis reikalavimas. Įstatymo N 402-FZ 9 str., bendroji dalis: formas turi patvirtinti ūkio subjekto vadovas. Todėl, siekiant išvengti nesutarimų su reguliavimo institucijomis, vieningų formų naudojimą geriau patvirtinti vadovo įsakymu arba numatyti tai apskaitos politikoje.

4. Vieningų pirminių formų vartojimo ypatumaidarbo apskaitos ir apmokėjimo apskaitos dokumentai

Ypatingo dėmesio vertas vieningų formų naudojimo įvykiams, vykstantiems darbo santykių srityje, dokumentavimui (darbuotojo įdarbinimui, atostogų suteikimui ir pan.).

Rostrudo teigimu, įsigaliojus įstatymui N 402-FZ, tai yra nuo 2013 m. sausio 1 d., nevyriausybinės organizacijos turi teisę naudoti savo savarankiškai parengtas pirminių apskaitos dokumentų formas (2013 m. vasario 14 d. laiškas). N PG/1487-6-1) .

Kaip pavyzdį Rostrudas nurodo darbuotojo asmens kortelę (forma N T-2) ir pažymi, kad pirminiame apskaitos dokumente turi būti visi privalomi rekvizitai, nustatyti 2 str. 402-FZ 9 str. Darbuotojo asmens kortelės forma (forma N T-2), taip pat kitos suvienodintos pirminių apskaitos dokumentų formos, skirtos darbui ir jo apmokėjimui apskaityti, patvirtintos Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu. N 1 (toliau – nutarimas N 1).

Kartu būtina atsižvelgti į tai, kad šios suvienodintos formos naudojimo reikalavimai karinei registracijai išlaikyti yra nustatyti Karinės registracijos nuostatų (patvirtintų Rusijos Federacijos Vyriausybės lapkričio mėn. dekretu) 27 punkte. 27, 2006 N 719 pagal 1998 m. kovo 28 d. federalinio įstatymo N 53-FZ „Dėl karinių pareigų ir karinės tarnybos“ 8 straipsnio 6 punktą).

Nagrinėjant pirminių dokumentų rengimo klausimą siunčiant darbuotoją į komandiruotę, Rusijos darbo ministerija 2013-02-14 rašte Nr.14-2-291 pažymėjo, kad atitinkami dokumentai (ypač kelionės pažymėjimas) turi būti pateikti. surašyti pagal nutarimu Nr.1 ​​patvirtintas formas.

Rusijos finansų ministerija informacijoje Nr. PZ-10/2012 nurodė, kad nuo 2013 m. sausio 1 d. pagal kitus federalinius įstatymus ir šių įstatymų pagrindu įgaliotų institucijų nustatytos pirminių apskaitos dokumentų formos išlieka privalomos.

Be to, atkreiptinas dėmesys į tai, kad pirminių apskaitos dokumentų reikalavimai, esantys 2006 m. Įstatymo N 402-FZ 9 straipsnis gali būti taikomas tik iš dalies dokumentams, naudojamiems įvykiams darbo santykių srityje dokumentuoti. Taigi, 5 str. Įstatymo N 402-FZ 9 straipsnis numato galimybę surašyti pirminį apskaitos dokumentą elektronine forma. Tuo pačiu Rusijos Federacijos darbo kodeksas ir kiti norminiai teisės aktai, kuriuose yra darbo teisės normų, tokios galimybės neleidžia. Pavyzdžiui, dalyje 3 Darbuotojų siuntimo į komandiruotes ypatumų nuostatų, patvirtintų 2008 m. spalio 13 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės potvarkiu N 749, 26 punktu, tiesiogiai nustatyta, kad darbuotojo darbo komandiruotėje ataskaita. pateikiamas darbdaviui raštu. Nutarime Nr.

Atsižvelgdami į tai, kas išdėstyta pirmiau, galime daryti išvadą, kad dokumentų įforminimas naudojant savarankiškai sukurtas darbo apmokėjimo ir jo apmokėjimo formas gali sukelti inspekcijos institucijų pretenzijas, nes naujoje formoje gali būti neatsižvelgta (ne visiškai atsižvelgta) darbo teisės aktų reikalavimus konkrečiam dokumentui.

Pavyzdžiui, jame turėtų būti stulpeliai, kuriuose reikia įrašyti informaciją apie atliktą darbą, perkėlimą į kitą nuolatinį darbą ir atleidimą iš darbo (Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo, darbo knygelių blankų gaminimo ir pateikimo darbdaviams taisyklių 12 punktas). patvirtintas Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretu N 225). Tuo pačiu metu ši informacija nėra įtraukta į 2 straipsnio 2 dalyje pateiktą sąrašą. 402-FZ 9 str.

Taigi, kalbant apie darbo apskaitos ir apmokėjimo dokumentų rengimą, šiuo metu organizacijoms tikslingiau naudoti Unifikuotas formas, patvirtintas nutarimu Nr. 4 str. Įstatymo N 402-FZ 9 straipsnis turi būti patvirtintas atskiru organizacijos vadovo įsakymu arba apskaitos politikos priedu.

Pirminiai apskaitos dokumentai svarbūs tiek apskaitos klausimais, tiek nustatant mokestinių prievolių apimtį. Įmonės specialistui, atsakingam už pirminių apskaitos dokumentų surašymą, svarbu aiškiai suprasti tokių dokumentų turinį ir formas, taip pat išmanyti apskaitos registrų tvarkymo specifiką.

Pirminio dokumento vaidmuo apskaitoje

Pirminiai dokumentai – tai dokumentai, kurių pagalba įmonė įformina įmonėje įvykusius ūkinius įvykius (2011 m. gruodžio 6 d. Buhalterinės apskaitos įstatymo 9 str. 1 p. Nr. 402-FZ).

Pirmas dalykas, kurį turėtų aiškiai suprasti bet kurios organizacijos buhalteriai, yra tai, kad šiandien nėra konkretaus privalomo pirminių apskaitos dokumentų formų sąrašo. Bet kuri įmonė pati nustato pirminių dokumentų formas, atsižvelgdama į jų naudojimo tikslą.

Tačiau tokiems dokumentams yra teisiškai nustatytas privalomų rekvizitų sąrašas (Įstatymo Nr. 402-FZ 9 straipsnio 2 punktas).

SVARBU! Apskaitoje naudojamos formos turi būti nustatytos organizacijos apskaitos politikoje (PBU 21/2008 4 punktas, patvirtintas Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2008 m. spalio 6 d. įsakymu Nr. 106n).

Galimų pirminių apskaitos dokumentų sąrašas

2018-2019 m. pirminių apskaitos dokumentų sąrašas gali būti toks:

1. Pakavimo sąrašas. Tai dokumentas, kuriame atsispindi perduotų atsargų prekių sąrašas. Sąskaita faktūra išrašoma 2 egzemplioriais ir joje yra informacija, kuri vėliau atsispindi sąskaitoje faktūroje. Sąskaita yra pasirašyta abiejų sandoryje dalyvaujančių šalių atstovų ir patvirtinta antspaudu (jei įmonė jį naudoja savo praktikoje).

1. Priėmimo įrašas. Jis surašomas atlikus tam tikrus darbus (paslaugas), patvirtinant, kad darbų rezultatas atitinka pirminius sutarties reikalavimus.

Žiūrėkite tokio veiksmo pavyzdį.

1. Pirminiai personalo darbo užmokesčio išmokėjimo dokumentai (pavyzdžiui, darbo užmokesčio lapeliai).

Daugiau informacijos apie šiuos teiginius rasite straipsnyje „Darbo užmokesčio išrašo T 49 pildymo pavyzdys“ .

1. Dokumentai, susiję su ilgalaikio turto buvimu - čia įmonė gali surašyti tokius dokumentus iš pirminių apskaitos dokumentų sąrašo:

• Ilgalaikio turto priėmimo ir perdavimo aktas OS-1 forma - gavus ar disponuojant su pastatais ar statiniais nesusijusį objektą.

Daugiau informacijos apie šį aktą rasite medžiagoje „Vieninga forma Nr. OS-1 – Ilgalaikio turto priėmimo ir perdavimo aktas“ .

• Jei ilgalaikis turtas yra pastatas ar statinys, tai jo gavimas ar disponavimas įforminamas aktu OS-1a forma.

Daugiau informacijos rasite straipsnyje „Vieninga forma Nr. OS-1a – forma ir pavyzdys“ .

• Turto nurašymas įforminamas aktu OS-4 forma.

Norėdami gauti daugiau informacijos, žiūrėkite medžiagą „Vieninga forma Nr. OS-4 – Aktas dėl turto eksploatavimo nutraukimo“ .

• Jei reikia dokumentuoti atliktos inventorizavimo faktą, INV-1 formoje surašomas ilgalaikio turto inventorizacijos sąrašas.

Daugiau informacijos apie tokį pirminį dokumentą rasite straipsnyje „Vieninga forma Nr. INV-1 – forma ir pavyzdys“ .

• Jei inventorizacija buvo atlikta su nematerialiuoju turtu, tai inventorizacija bus sudaroma pagal INV-1a formą.

Norėdami gauti daugiau informacijos, žiūrėkite medžiagą „Vieninga forma Nr. INV-1a – forma ir pavyzdys“ .

1. Atskira pirminių dokumentų grupė yra kasos dokumentai. Tai visų pirma šis 2018–2019 m. pirminių apskaitos dokumentų sąrašas:

• Kasos orderio kvitas.

Daugiau informacijos apie jo sudarymą rasite straipsnyje „Kaip pildomas kasos pajamų orderis (PKO)? .

• Sąskaitos grynųjų pinigų orderis.

1. Pirkimo užsakymas.

Skaitykite apie šio dokumento rengimo taisykles.

1. Išankstinė ataskaita.

1. Abipusių reikalavimų įskaitymo veiksmas.

Skaitykite apie šio dokumento naudojimo specifiką.

1. Buhalterinė informacija.

Daugiau informacijos apie jo projektavimo principus rasite medžiagoje „Klaidų ištaisymo apskaitos pažyma – pavyzdys“.

Aukščiau pateiktas sąrašas neišsemia visos apskaitoje naudojamų pirminių dokumentų ir gali būti išplėstas, atsižvelgiant į kiekvienoje konkrečioje organizacijoje vykdomos apskaitos ypatumus.

SVARBU! Tai nėra pirminiai apskaitos dokumentai iš 2018–2019 m. sąrašo – sąrašas buvo pasiūlytas aukščiau:

• susitarimas. Tai dokumentas, kuris nustato sandoryje dalyvaujančių šalių teises, pareigas ir atsakomybę, atsiskaitymo terminus ir tvarką, specialias sąlygas ir kt. Jo duomenys naudojami organizuojant atsiskaitymų su sandorio šalimis analizės apskaitą, tačiau jis pats. negeneruoja buhalterinių operacijų.
• Patikrinti.Šiame dokumente atsispindi suma, kurią pirkėjas sutinka sumokėti sutikdamas su tiekėjo sąlygomis. Sąskaitoje faktūroje gali būti pateikta papildoma informacija apie sandorio sąlygas (sąlygas, apmokėjimo ir pristatymo tvarką ir kt.), t.y. ji papildo sutartį.
• Sąskaita faktūra.Šis dokumentas yra sudarytas mokesčių tikslais, nes jo pagrindu pirkėjai priima atskaityti tiekėjų pateiktas PVM sumas (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio 1 punktas). Taigi, nesant kitų konkretų sandorį apibūdinančių dokumentų, šio sandorio išlaidų bus neįmanoma patvirtinti sąskaita faktūra (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2007 m. birželio 25 d. raštas Nr. 03-03-06/ 1/392, Federalinė mokesčių tarnyba 2006 m. kovo 31 d. Nr. 02-3 -08/31, Rytų Sibiro apygardos federalinės antimonopolinės tarnybos 2006 m. balandžio 19 d. nutarimas Nr. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Reikėtų nepamiršti, kad sąraše pateiktos suvienodintos pirminių apskaitos dokumentų formos nėra privalomos naudoti, nes nuo 2013 m. (priėmus Įstatymą Nr. 402-FZ) tokių formų formos gali būti rengiamos savarankiškai. Tačiau daugeliu atvejų jie ir toliau naudojami. Todėl 2018-2019 metais ir toliau išlieka aktualus Valstybinio statistikos komiteto nutarimuose esantis suvienodintų pirminių apskaitos dokumentų formų sąrašas.

Kokia informacija turėtų būti pirminių dokumentų formose?

Nepaisant to, kad šiuo metu nėra privalomų visų formų pirminių dokumentų, įstatymų leidėjas yra nustatęs reikalavimus tokių dokumentų turiniui. Privalomų rekvizitų, kurie turi būti pateikti kiekviename pirminiame dokumente, sąrašas pateiktas 2 straipsnio 2 dalyje. 402-FZ 9 str. Tai visų pirma:

• dokumento pavadinimas;
• tokio dokumento surašymo data;
• informacija apie dokumentą surašiusį asmenį (įmonės ar individualaus verslininko pavadinimas);
• ūkinio gyvenimo fakto, kuris buvo įformintas šiuo dokumentu, esmė;
• piniginės, skaitinės charakteristikos, įvykusio įvykio matai (pavyzdžiui, kokia apimtimi, kokiais vienetais ir už kokią sumą buvo parduota produkcija pirkėjams);
• informacija apie atsakingus specialistus, kurie dokumentavo įvykį, taip pat tokių specialistų parašai.

Pirminiai dokumentai ir apskaitos registrai

Kaip galima klasifikuoti pirminius apskaitos dokumentus?

Jei pirminį dokumentą išdavė pati įmonė, tai jis gali priklausyti tiek vidaus, tiek išorės grupei. Dokumentas, kuris sudaromas įmonėje ir išplečia jo galią rengiančiajai įmonei, yra pagrindinis vidinis dokumentas. Jei dokumentas buvo gautas iš išorės (arba surašytas įmonės ir išduotas išorei), tai bus išorinis pirminis dokumentas.

Įmonės vidaus dokumentai skirstomi į šias kategorijas:

• Pirminiai administraciniai dokumentai yra tie, kuriais įmonė duoda pavedimus bet kuriam savo struktūriniam padaliniui ar darbuotojui. Į šią kategoriją įeina įmonės užsakymai, instrukcijos ir kt.
• Vykdomieji pirminiai dokumentai. Juose įmonė atspindi faktą, kad įvyko tam tikras ūkinis įvykis.
• Buhalteriniai dokumentai. Jų pagalba įmonė sistemina ir apibendrina informaciją, esančią kituose administraciniuose ir patvirtinamuosiuose dokumentuose.

Verslo įvykį įforminus kaip pirminį dokumentą, įvykį būtina atspindėti apskaitos registruose. Tiesą sakant, jie yra užsakytos informacijos nešėjai, kaupia ir paskirsto verslo operacijų charakteristikas ir rodiklius.

Išvaizda išsiskiria šie registrai:

• knygos;
• kortelės;
• nemokami lapai.

Pagal registro tvarkymo būdą išskiriamos šios grupės:

• Chronologiniai registrai. Jie fiksuoja įvykius, kurie įvyko nuosekliai – nuo ​​pirmojo iki paskutinio.
• Sisteminiai registrai. Juose įmonė atliktus sandorius klasifikuoja pagal ekonominį turinį (pavyzdžiui, kasos knyga).
• Kombinuoti registrai.

Pagal registruose atspindimos informacijos turinio kriterijų išskiriami:

• sintetiniai registrai (pavyzdžiui, žurnalo užsakymas);
• analitiniai registrai (darbo užmokesčio apskaita);
• kombinuoti registrai, kurių kontekste įmonė vykdo tiek sintetinę, tiek analitinę apskaitą.

Daugiau informacijos apie apskaitos registrus rasite straipsnyje „Apskaitos registrai (blankai, pavyzdžiai)“ .

Rezultatai

Šiuo metu nėra privalomų pirminių apskaitos dokumentų formų ir sąrašų: kiekvienas verslo subjektas turi teisę savarankiškai nustatyti pirminių dokumentų formas, kurias naudos savo veikloje.

Tuo pačiu dažniausiai pirminiai apskaitos dokumentai yra tie, kurie turi analogų tarp Valstybinio statistikos komiteto patvirtintų vieningų formų.

Surašius pirminį dokumentą, informaciją iš jo būtina perkelti į apskaitos registrą.

Kiekvienas buhalteris turėtų žinoti, kurie dokumentai priklauso pirminiams dokumentams. Taip yra dėl to, kad būtent ši dokumentacija yra apskaitos pagrindas. Jie įrodo verslo sandorių atlikimo faktą. Pradedantis apskaitos specialistas turi suprasti, kas tai yra, kam reikalingi pirminiai dokumentai, kaip juos surašyti ir saugoti. Priešingu atveju negalima išvengti problemų su reguliavimo institucijomis.

Juridiniai asmenys ir privatūs verslininkai gali pervesti lėšas vieni kitiems tik turėdami tam tikrą pirminę dokumentaciją. Daroma prielaida, kad pirminė ataskaita surašoma dar neįvykus ūkinei operacijai, tačiau teisės aktai neatmeta galimybės ją surašyti po sandorio įvykdymo, tačiau tam turi būti svarių priežasčių.

Tiek pirminiuose, tiek suvestiniuose apskaitos dokumentuose turi būti nurodyti šie rekvizitai: formos pavadinimas; jo sudarymo data ir vieta; visas jį parengusios įmonės pavadinimas; kokios sąskaitos naudojamos lėšoms pervesti; pilnas atsakingo pareigūno vardas ir pavardė ir kt.

Kam jie reikalingi

Pirminiai dokumentai (PD) yra privalomas apskaitos komponentas. Jie sudaromi verslo sandorių metu ir yra įrodymas, kad tokie sandoriai buvo įvykdyti. Atliekant sandorį gali būti įtrauktas skirtingas pirminių dokumentų skaičius: tai priklauso nuo jo įgyvendinimo specifikos.

Operacijų, kurias reikia atlikti sandorio metu, sąrašas:

1. Sutarties pasirašymas su gavėju. Jei jis nuolatinis, galite pasirašyti vieną sutartį keliems sandoriams, tačiau tokiu atveju vertėtų iš karto aptarti darbų atlikimo laiką, atsiskaitymo operacijų eiliškumą ir kitus niuansus.
2. Sąskaitų faktūrų apmokėjimui išrašymas.
3. Tiesioginis mokėjimas, kurio patvirtinimas yra kasos kvitas (arba pardavimo kvitas), jei kalbame apie atsiskaitymą grynaisiais, arba mokėjimo kortelės, jei pinigai pervedami banko pavedimu.
4. Kai prekės išsiunčiamos, rangovas išduoda klientui sąskaitą faktūrą.
5. Visiškai suteikęs paslaugas rangovas turi gauti iš užsakovo darbų atlikimo pažymėjimą

Esami tipai

Yra 6 pagrindiniai PD apskaitos tipai, kurie dažniausiai naudojami atliekant įvairias operacijas:

Pirminių apskaitos dokumentų sąrašas

Taigi, pirminės apskaitos dokumentų sąrašas atrodo taip:

Sąvokos „pirminis apskaitos dokumentas“ apibrėžimas pateiktas Rusijos mokesčių kodekso 60-1 straipsnyje: pirminiai dokumentai yra dokumentais pagrįsti įrodymai, kad operacija buvo atlikta arba įvyko įvykis, suteikiantis teisę ją atlikti. Tokie dokumentai gali būti popieriniai arba elektroninėse laikmenose. Apskaita vykdoma remiantis tokia dokumentacija.

60-2 straipsnis nustato tokių dokumentų formas ir jų įforminimo reikalavimus.

Kitas norminis aktas, apibrėžiantis pirminę dokumentaciją ir apibrėžiantis jos formas, yra Buhalterinės apskaitos ir finansinės atskaitomybės įstatymas.

Rusija yra šalis, kurioje periodiškai keičiasi įstatymai dėl apskaitos ir mokesčių mokėjimo. Atsižvelgiant į tai, kad formas galima keisti ar papildyti, reikia sekti, kokius pakeitimus tvirtina įvairios valstybinės įstaigos, tarp jų ir Finansų ministerija. Pavyzdžiui, 2019 metų pradžioje buvo patvirtinta apskaitos pažymos forma, kuri anksčiau turėjo laisvą formą.

Už pirminių dokumentų nebuvimą organizacijoje Administracinių nusižengimų kodeksas numato daugybę sankcijų, jos apibrėžtos kodekso 276 straipsnyje.

Bendrosios naudojimo instrukcijos

PD yra pagrindas pradėti tam tikrų operacijų apskaitą ir daryti įrašus apskaitos registre. Toks dokumentas yra rašytinis ūkinės operacijos įvykdymo įrodymas.

Tuos pirminius apskaitos dokumentus, kurių formos nėra oficialiai patvirtintos, tvirtina organizacijos vadovas, išduodamas atitinkamą įsakymą. Juose turi būti pateikti visi privalomi pagal įstatymus duomenys.

Tokie dokumentai turi būti parengti popieriuje ir patvirtinti dokumentą surašiusio asmens parašu. Jei naudojamas elektroninis dokumentas, jis turi būti pasirašytas elektroniniu parašu.

Vieningos PD formos nėra privalomos naudoti. Išimtis yra grynųjų pinigų dokumentai, patvirtinti įgaliotų struktūrų.

PD formoje turi būti šie privalomi duomenys:

• dokumento pavadinimas;
• tiksli operacijos data;
• ką sudaro ūkinė operacija fizine ir verte;
• dokumentą sudarančios struktūros pavadinimas;
• informacija apie asmenis, atsakingus už tai, kad dokumentas būtų tinkamai įformintas.

Tokie dokumentai skirstomi į šias grupes:

• darbo užmokesčio apskaita;
• atliktų kasos operacijų apskaita;
• ilgalaikio turto apskaita;
• statybos ir remonto darbų apskaita.

Pildymo taisyklės

Ataskaitų dokumentai turi būti parengti tvarkingai ir aiškiai.

Pagrindinės taisyklės:

• Leidžiama naudoti tušinukus ir rašalinius rašiklius, galima naudotis kompiuteriais ir rašomąja mašinėle;
• tokia dokumentacija turi būti surašyta tuo momentu, kai sandoris tik planuojamas;
• leidžiama surašyti dokumentus po operacijos, jei tam yra objektyvių priežasčių;
• dokumente atsispindi visos galimos detalės;
• Jei trūksta informacijos, galima pridėti brūkšnelių.

2019 metais PD rengti naudojamos standartinės formos. Dokumentai skirstomi į išorinius ir vidinius.

Pirmoji organizacija gauna iš išorės: iš vyriausybinių agentūrų, aukštesnių organizacijų, bankų struktūrų, mokesčių institucijų ir kt. Išorinių dokumentų pavyzdžiai: sąskaitos faktūros, mokėjimo nurodymai ar pretenzijos. Kalbant apie vidinius dokumentus, jie rengiami tiesiogiai organizacijoje.

Jei dokumentas bus užpildytas neteisingai, organizacijai bus sunku nustatyti mokesčių bazę, todėl gali kilti nesutarimų su mokesčių tarnyba.

Turinio taisymas

Pasitaiko, kad suklysta net patyręs buhalteris, ne kartą surašęs dokumentą. Taisyti galima tik tada, kai dokumentas nebuvo atspindėtas apskaitoje, tai yra nebuvo užregistruotas. Turite atsiminti, kad taisyti potėpiu yra nepriimtina.

Galite naudoti tik šiuos tris metodus:

• papildomas įėjimas;
• apvertimo metodas;
• korektūros metodas.

Pastaroji taikoma, kai buhalteriniame registre buvo padaryta klaida, tačiau tai neturi įtakos sąskaitų korespondencijai. Šį metodą tikslinga naudoti prieš sudarant balansą. Tokiu atveju neteisingas skaičius ar kitas ženklas turi būti perbrauktas plona linija, o šalia jo turi būti nurodyta teisinga reikšmė. Šone nurodykite „pataisytas tikėjimas“ ir parašykite datą bei parašą.

Papildomas įrašas būtų tinkamas, jei vykdomos operacijos suma būtų neįvertinta.

Atvirkštinis metodas apima neteisingo įrašo taisymą naudojant neigiamą skaičių. Netinkamas skaičius nurodomas raudonu rašalu ir iškart įrašomas teisingas įrašas, kuris rašomas įprasta spalva.

Paaiškinimai dėl derinimo ataskaitos

Suderinimo aktai teisiškai nesusiję su pirminiais dokumentais, todėl jų nereglamentuoja norminiai dokumentai. Juose rodomi tam tikram laikotarpiui atlikti juridinio asmens statusą turinčių įmonių arba individualių verslininkų tarpusavio atsiskaitymai.

Šio tipo dokumentai naudojami buhalterių iniciatyva, nes su jo pagalba galima išspręsti daugybę prieštaringų klausimų, o tai apsaugo organizacijos interesus.

Kokiais atvejais svarbu sudaryti derinimo ataskaitą:

• kai pardavėjas siūlo platų prekių pasirinkimą;
• suteikus mokėjimų atidėjimą;
• jei prekės kaina didelė;
• jeigu tarp šalių yra reguliaraus pobūdžio santykiai.

Šis dokumentas gali būti naudojamas teisme iškilus ginčui tarp šalių.

Galiojimo laikas

Pirminės dokumentacijos saugojimo nuostata yra įtvirtinta įstatymų leidybos lygmeniu.

Skirtingų tipų dokumentams numatyti skirtingi saugojimo terminai:

Pirminis dokumentasĮprasta nurodyti bet kokius dokumentus, patvirtinančius mokesčių mokėtojo atliktas operacijas, susijusias su organizacijos ūkine veikla ir turinčias tam tikrą ekonominį poveikį.. Pirminiai dokumentai reiškia tiek apskaitos „pirminius“ dokumentus, tiek mokesčių tikslais (tai yra išlaidoms, atskaitymams, išmokoms patvirtinti ir pan.) būtinus dokumentus.

Apskaitos tikslais vartojama siauresnė sąvoka „pirminis apskaitos dokumentas“ (2011 m. gruodžio 6 d. federalinis įstatymas Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“). Šioje normoje nurodyta, kad pirminis apskaitos dokumentas turi būti surašytas kiekvienam organizacijos ūkinio gyvenimo faktui iš karto jam įvykus, o jei tai neįmanoma, tada iškart po jo užbaigimo. Šiais tikslais ūkinio gyvenimo faktas suprantamas kaip sandoris, įvykis, operacija, kuri turi arba gali turėti įtakos įmonės finansinei būklei, jos veiklos finansiniam rezultatui ir (ar) pinigų srautams (ĮBĮ 3 straipsnio 8 punktas). Buhalterinės apskaitos įstatymo nuostatas).

Buhalterinės apskaitos įstatymo 9 straipsnio 2 dalyje pateiktas privalomų apskaitos „pirminių“ rekvizitų sąrašas. Jei nėra bent vieno iš jų, dokumentas netenka pirminio apskaitos dokumento statuso. Todėl svarbu stebėti, ar dokumente yra visi reikalingi elementai. Kad tai būtų lengviau, dokumentą reikėtų padalyti į tris dalis: įvadinę, esminę ir galutinę:

įvadinėje apskaitos dalyje „pirminė“ turi būti nurodyta: dokumento parengimo pavadinimas ir data, taip pat asmens (organizacijos ar individualaus verslininko), kurio vardu dokumentas buvo surašytas, pavadinimas;

baigiamojoje dalyje atsispindi atsakingo asmens duomenys (sandorį, operaciją atlikusio ir už jos vykdymą atsakingo asmens pareigos, pavardė ir inicialai arba asmens, atsakingo už įvykdyto įvykio įvykdymą). Pirminio apskaitos dokumento registracija užbaigiama pasirašant atsakingo asmens parašu. Jeigu yra keli atsakingi asmenys, tuomet turi būti nurodyti visų šių asmenų duomenys ir pasirašyti.

Yra pagrindinė sąskaita faktūra

PVM atskaitai reikalinga sąskaita faktūra (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnio 1 punktas), t.y. šio dokumento sudarymo tikslas neatitinka pirminio apskaitos dokumento surašymo tikslo. Sąskaita nėra pagrindas atspindėti kokius nors duomenis apskaitos registruose. Taip pat būtina atsižvelgti į tai, kad sąskaita faktūra išrašoma ne ūkinės operacijos vykdymo metu ir net ne iš karto po jos įvykdymo, o per penkias kalendorines dienas nuo prekių išsiuntimo (darbų, paslaugų pristatymo) dienos arba nuo avanso gavimo dienos (Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 168 str. 3 punktas).

Tuo pačiu metu siuntimo sąskaitos faktūros duomenys iš esmės sutampa su pirminio prekių (darbų, paslaugų) perdavimo pirkėjui (užsakovui) dokumento rekvizitais. Todėl Rusijos federalinė mokesčių tarnyba parengė universalų pervedimo dokumentą, kuriame, be informacijos iš sąskaitos faktūros, yra papildomų duomenų, būdingų pirminiam apskaitos dokumentui (Rusijos federalinės mokesčių tarnybos laiško priedas Nr. 2). 2013 m. spalio 21 d. Nr. ММВ-20-3/96@). Remiantis Buhalterinės apskaitos įstatymo taisyklėmis, universalus perdavimo dokumentas turi būti surašomas operacijos metu arba iškart po jos įvykdymo. Tik tokiu atveju UPD, kuriame yra sąskaitos faktūros rodikliai, bus laikomas pirminiu apskaitos dokumentu. Įprasta sąskaita faktūra netaikoma „pirminei“ sąskaitai faktūrai.

Yra pirminis susitarimas

Važtaraštis - važtaraštį reikia parengti pagal Rusijos Federacijos civilinio kodekso 785 straipsnio 2 dalį, o forma patvirtinta Krovinių vežimo keliais taisyklėmis (patvirtinta Vyriausybės nutarimu Nr. 272) 2011 m. balandžio 15 d.).

Sąskaitų faktūrų ir koregavimo faktūrų formos(kurie yra mokesčių apskaitos dokumentai), patvirtinti Rusijos Federacijos Vyriausybės. Naudodama kitas formas, sandorio šalis negalės gauti atskaitymo už