كيفية كتابة خطاب عمل: الأنواع وقواعد التصميم والأسلوب وعينات الرسائل التجارية. كيفية كتابة رسالة - عينة كيفية كتابة رسالة عنها

أصدقائي الأعزاء، قررت اليوم أن أكتب عن موضوع مؤلم وهو كيفية كتابة الرسائل 😉. أعتقد أن العديد من الخبراء في مختلف المجالات يتلقون العديد من الرسائل كل يوم تتضمن أسئلة وطلبات للمساعدة.

خادمك المتواضع ليس استثناء :) يبلغ متوسط ​​عدد الرسائل التي تحتوي على أسئلة وطلبات مساعدة ما بين 40 إلى 50 رسالة يوميًا، وأحيانًا يتجاوز قدرتي الجسدية على الإجابة عليها.

يتكون جزء كبير من المراسلات من رسائل لا يتم فيها صياغة الأسئلة وأوصاف المشكلات بشكل صحيح تمامًا، ولهذا السبب تتطلب رسائل توضيحية إضافية، الأمر الذي يستغرق وقتًا غير ضروري لكل من المرسل والمستلم.

في هذا المنشور أريد أن أتحدث عن كيفية كتابة رسائل تحتوي على أسئلة للمتخصصين بشكل صحيح، بحيث يستغرق الحصول على المعلومات التي تحتاجها الحد الأدنى من الوقت ولا يتطلب مراسلات غير ضرورية.

القاعدة الأساسية، في رأيي، هي أنه من المهم جدًا في الرسالة أن توضح أنك تقدر وقت المستلم. يجب أن يكون كل شيء موجزًا ​​​​ومصاغًا بوضوح.

1. تحية

أعتقد أن أي رسالة يجب أن تبدأ بتحية. "مرحبًا"، "مرحبًا"، "مساء الخير" - كتابة هذه الكلمات ليست صعبة وتستغرق ثوانٍ. أنا شخصياً لا أحب رسائل البريد الإلكتروني التي لا تتضمن تحية. لا شيء يُقدَّر بثمن باهظ أو يُعطى بثمن بخس مثل الأدب.

2. الدعوة بالاسم

في جميع صفحات موقع المدونة التي يوجد بها نموذج الملاحظات (على سبيل المثال، صفحة "")، أكتب دائمًا "اسمي ميخائيل"، لذلك لا أرى مشكلة في عدم مخاطبة الأشخاص بالاسم بالحروف. لا شعوريًا، أي شخص يحب أن يُنادى باسمه.

وعلى الرغم من أنني أحب "مايك" أكثر من "ميخائيل" 😉، إلا أن أي اتصال بالاسم سيفي بالغرض 🙂.

3. جوجل سؤالك أولا.

كم مرة اضطررت في المراسلات إلى تقديم روابط للمواد التي وجدتها بمجرد كتابة السؤال المطروح علي في محرك البحث! ليس لدي ما يكفي من أصابع اليدين والقدمين 😉!

على محمل الجد، أنصحك بصدق أن تبحث أولاً في Google عن السؤال الذي تهتم به في إصدارات مختلفة (بما في ذلك باللغة الإنجليزية، يمكنك ترجمته من خلال مترجم Google) وقضاء بعض الوقت في دراسة المواد الموجودة.

في معظم الحالات، يمكنك بسهولة العثور على إجابات لأسئلتك في محركات البحث أو في المنتديات (يأتي الكثير من الأشخاص إلى هناك للتواصل ومناقشة مشكلات محددة حول مواضيع مختلفة والإجابة على الأسئلة). لماذا تضيع وقت شخص آخر بينما يمكنك في كثير من الحالات العثور بسهولة على كل ما تحتاجه بنفسك؟

🔥 بالمناسبة!لقد قمت بإصدار دورة مدفوعة الأجر حول الترويج لمواقع الويب باللغة الإنجليزية. إذا كنت مهتمًا، يمكنك التقدم بطلب القائمة المبكرة من خلال هذا النموذج لتكون أول من يعلم بإصدار الدورة وتحصل على خصم خاص.

أتمنى لك النجاح في زيادة عدد الزيارات إلى مواقعك!

الحلوى لهذا اليوم عبارة عن فيديو لرجل يقوم بعمليات السحب على شريط أفقي بإصبع واحد. انا أريد ذلك أيضا :)

لقد كتبت الرسائل منذ زمن سحيق وما زالت تُكتب حتى يومنا هذا. إنها بمثابة أداة للتواصل بين الناس، مما يساعد على نقل الجوهر بوضوح إلى المحاور، والذي كان سبب كتابته. في هذه المقالة سنلقي نظرة على عدة أنواع من المراسلات التجارية ونتعلم كيفية كتابة الرسائل التجارية بشكل صحيح.

لتكوين أي خطاب عمل بشكل صحيح، يجب أن تكون قادرًا على توضيح جوهره بوضوح وتنظيمه بشكل صحيح. تتم المراسلات التجارية على ورق رسمي معتمد من الشركة يحمل شعارك وعنوانك الخاص. في الزاوية اليمنى العليا، املأ رأسًا يتكون من منصب واسم رئيس الشركة المتلقية. في نهاية الرأس يتم كتابة معلومات مختصرة عن المرسل. المرحلة التالية من كتابة الرسالة هي كتابة الاستئناف. قد يبدو الأمر مختلفًا اعتمادًا على درجة الألفة مع المرسل إليه. إذا كنت تعرفه شخصيا، فيمكنك الاتصال به مثل هذا: "عزيزي سيرجي يوريفيتش!" إذا كان المرسل إليه غريبا، فقد يبدو العنوان كما يلي: "عزيزي السيد إيفانوف!" ويجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه في هذه الحالات من غير المقبول اختصار كلمة السيد أو وضع الأحرف الأولى بدلاً من الاسم الأخير والاسم الأول. إن نقل جوهر الرسالة بشكل موجز هو مهمة الديباجة. في أغلب الأحيان يتكون من فقرة واحدة. بعد قراءة الديباجة، يجب أن يكون لدى المستلم بالفعل فهم موجز لمحتوى الرسالة. وبعده يبدأ النص الرئيسي الذي يحتوي على عدة فقرات. يجب أن يعبر النص بإيجاز عن أفكارك حول الموقف. ومن المستحسن ألا يتجاوز النص الرئيسي أربع فقرات. يجب أن تنتهي الرسالة بخاتمة تلخص نتائج الرسالة بشكل موجز، وتضع تاريخًا وتوقيعًا يشير إلى اسم المرسل ومنصبه. اعتمادًا على سبب كتابة الاستئناف، يكون من المناسب أحيانًا إنهاءه بالكلمات: "مع خالص التقدير!"، "مع الأمل في مزيد من التعاون"، وما إلى ذلك. أحد الأنواع الشائعة للرسائل التجارية هو خطاب الضمان. في نصه الرئيسي، يضمن المؤلف الوفاء بهذا الوعد أو ذاك، ويعلن الموعد النهائي للوفاء بالضمانات ويحدد مقدار العقوبة التي سيتعين عليه دفعها في حالة انتهاك التزامات الضمان.

يمكن تحميلها هنا.

تعد رسائل الامتنان أيضًا نوعًا من الأعمال، ولكنها بالفعل من فئة الشخصية. يمكن إصدارها على ترويسة الشركة أو بطاقة التهنئة. يجب أن يتضمن النص الرئيسي تهانينا للمرسل إليه، مع الإشارة إلى الحدث الذي أدى إلى ظهور الرسالة وإدراج الإنجازات البارزة للمستلم.

على موقعنا.

غالبًا ما تتم كتابة خطابات التوصية لموظف في المؤسسة نيابة عن المدير. أنها تحتوي على معلومات حول أفضل صفات الموظف ومزاياه وإنجازاته. عادة، في مثل هذه الرسائل، يكون صاحب العمل السابق على استعداد لضمان موظفه لصاحب العمل المستقبلي.

حمل هنا.

لا يتعين على المنظمات فقط إجراء المراسلات التجارية. عند البحث عن عمل، يجب عليك أيضًا اتباع آداب العمل. يجب أن يكون مقدم الطلب قادرًا على كتابة سيرة ذاتية وخطاب تقديمي بشكل صحيح، حيث يتم كتابة عنوان مختصر لصاحب العمل، مع الإشارة إلى مصدر المعلومات حول الوظيفة الشاغرة المطلوبة، واسم مقدم الطلب ورقم هاتفه.

فكر في مدى رسمية الرسالة.يتم تحديد ذلك من خلال العلاقة مع مستلم الرسالة. على سبيل المثال:

• إذا كنت تكتب إلى مسؤول، أو صاحب عمل مستقبلي، أو مشرف علمي، أو أي شخص آخر تربطك به علاقة مهنية وتجارية بحتة، فيجب أن تكون الرسالة رسمية.
• إذا كنت تكتب إلى صاحب العمل الحالي، أو زميلك، أو قريبك، أو أي شخص لا تعرفه جيدًا، فإن أسلوب الكتابة شبه الرسمي مقبول.

فكر في كيفية إرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني أو على الورق.وهذا يؤثر أيضًا على درجة شكلية الرسالة.

• يجب كتابة معظم الرسائل الرسمية على جهاز كمبيوتر وطباعتها وإرسالها بالبريد، ما لم يكن الأمر عاجلاً أو يفضل المستلم البريد الإلكتروني.
• بالنسبة للرسائل غير الرسمية، فإن البريد الإلكتروني أو الرسائل المكتوبة بخط اليد مناسبة أيضًا.
• وفي حالة الرسائل شبه الرسمية، يجب إجراء مكالمة هاتفية. إذا قررت أثناء المحادثة أن المراسلات يجب أن تتم عبر البريد الإلكتروني، فليكن. إذا لم تكن متأكدا من هذا، فاكتب رسائل منتظمة.

استخدم الورق ذي الرأسية المطبوعة أو اكتب عنوانك في أعلى الصفحة (للرسائل الرسمية).إذا كنت تكتب خطاب عمل وكانت الشركة لديها نماذج مطبوعة خاصة بها، فاستخدمها. إذا لم تكن هناك نماذج، لكنك تريد أن تبدو الرسالة أكثر احترامًا بطريقة أو بأخرى، فقم بعمل مثل هذه النماذج بنفسك في معالج النصوص. بخلاف ذلك، يمكنك ببساطة كتابة عنوان منزلك بالكامل في أعلى الصفحة، بمحاذاة إلى اليسار. تختلف الطريقة التي تتم بها كتابة العناوين من بلد إلى آخر، لذا كن حساسًا ثقافيًا تجاه المستلم.

حدد التاريخ.إذا كنت قد كتبت العنوان بالفعل، فقم بوضع مسافة بادئة بين سطرين واكتب التاريخ. إذا لم يكن العنوان مكتوبًا بعد، فاكتب التاريخ أولاً، مع محاذاته إلى اليسار.

• اكتب التاريخ كاملا. تذكر أنه على سبيل المثال، يبدو "1 يناير 2012" أكثر رسمية من 1/1/2012.
• إذا كنت ترسل خطابًا غير رسمي عبر البريد الإلكتروني، فلن تكون هناك حاجة للتاريخ، وسيتم الإشارة إليه في بيانات البريد الإلكتروني نفسه.

اكتب اسم ولقب وعنوان الشخص الذي تكتب إليه الرسالة (للرسائل الرسمية).ضع مسافة بادئة بعد التاريخ بسطرين واكتب الاسم الكامل وموقع مستلم الرسالة. في السطر الثاني، اكتب اسم المنظمة (إذا كانت معروفة). في السطر الثالث اكتب الشارع، في السطر الرابع - المدينة والمنطقة والرمز البريدي.

• ومع ذلك، في حالة رسائل البريد الإلكتروني، هذا غير ضروري.
• وفي حالة جميع الرسائل المكتوبة بخط اليد غير الرسمية وشبه الرسمية أيضًا. اسم المستلم وعنوانه الموجود على الظرف يكفي.
• إذا كانت رسالتك عبارة عن طلب، ولكنك لا ترسلها إلى شخص معين، ولكن ببساطة إلى عنوان منظمة، فما عليك سوى كتابة اسم المنظمة وعنوانها.

ابدأ بالتحية.يتم تحديد نوع التحية، مرة أخرى، من خلال علاقتك مع متلقي الرسالة، وكذلك في الواقع من خلال شكليات الرسالة. فيما يلي بعض الخيارات الممكنة:

• إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا إلى مرسل إليه غير معروف، فيمكنك أن تبدأ بالكلمات "للاهتمام بجميع المعنيين"، مع نقطتين بعد كلمة "الأشخاص".
• إذا كان المستلم لا يزال غير معروف، ولكنك متأكد تمامًا من أنه هو (أو هي)، فهناك المزيد من الخيارات. "أيها السادة"، "أيها السيدات الأعزاء"، "السيدات والسادة". ومع ذلك، كن حذرا مع مثل هذه التحيات - أنت لا تريد الإساءة إلى أي شخص، أليس كذلك؟
• إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا وتعرف من تكتبه، فيمكنك البدء بـ "عزيزي #". ومع ذلك، إذا كنت تعتقد أن هذا غير عملي إلى حد ما، فيمكنك استخدام كلمة "عزيزي #".
• إذا كنت تكتب خطابًا شبه رسمي، فستكون الخيارات مثل "مرحبًا" أو "عزيزي" مناسبة.
• إذا لم تكن الرسالة رسمية على الإطلاق، فهناك خيارات أكثر بكثير. هنا "مرحبًا"، وهنا "رائع"، وهنا "مرحبًا" وما إلى ذلك.

قم بتضمين اسم المستلم بعد التحية.

• في خطاب رسمي، استخدم ما يسمى. لقب مجاملة (السيد، السيدة) أو المنصب/اللقب، متبوعًا بالاسم الأخير للمستلم.
• إذا كانت الرسالة شبه رسمية، فسيتعين عليك أن تقرر ما إذا كنت تريد مخاطبة المستلم بالاسم أم لا. الشيء الأكثر أمانًا الذي يمكنك فعله إذا لم تكن متأكدًا هو استخدام عنوان مجاملة.
• من ناحية أخرى، تفترض الرسالة غير الرسمية أنه يمكنك مخاطبة المستلم بالاسم. باستثناء الرسائل الموجهة إلى الأقارب الأكبر سنًا منك بالطبع. ثم يجب عليك كتابة شيء مثل، على سبيل المثال، "مرحبا، الجدة #" أو "مرحبا، عمي #".

ابدأ الرسالة نفسها.ضع مسافة بادئة بين سطرين من التحية أو ابدأ النص بسطر جديد في حالة الكتابة باليد.

• إذا كنت تكتب رسالة شخصية، فسوف تبدأ بسؤال حول العمل والصحة وكل ذلك. هناك العديد من الخيارات، من الرسمية إلى غير الرسمية، لذا اختر حسب ذوقك.
• إذا كنت تكتب رسالة عمل، فانتقل مباشرة إلى صلب الموضوع. الوقت هو المال، وأنت لا تريد أن تضيع وقت المتلقي، أليس كذلك؟

فكر فيما تحتاج إلى الكتابة عنه.الغرض الرئيسي من الكتابة هو التواصل والتواصل وتبادل المعلومات. لذلك، اسأل نفسك ما هي المعلومات التي يجب أن يتعلمها المستلم من الرسالة، والتي تحتاج إلى إخباره عنها. عن الأسعار الجديدة للسلع؟ عن ماذا تفتقدينه؟ عن الامتنان لهدية عيد ميلاد؟ مهما كان الموضوع، تذكر الغرض من الكتابة: مشاركة المعلومات.

• تذكر أنه يمكنك الكتابة لاحول كل شيء. فالرسالة المكتوبة، على سبيل المثال، في حالة غضب، ليست رسالة تستحق الإرسال. إذا كانت الرسالة مكتوبة بالفعل، لكنك متردد في إرسالها أم لا، فمن الأفضل تأجيلها لبضعة أيام. ربما لا يزال لديك الوقت لتغيير رأيك والنظر إلى الوضع بطريقة جديدة.

تحقق من رسالتك.قبل إرسال الرسالة، اقرأها عدة مرات وتأكد من عدم وجود أخطاء. إذا أردت، اطلب من شخص آخر التحقق من بريدك الإلكتروني أو استخدام المدقق النحوي في برامج تحرير النصوص. وبالطبع تصحيح جميع الأخطاء.

أكمل الرسالة بشكل صحيح.بهذه الطريقة، يمكنك أن تقول وداعًا محترمًا لمتلقي الرسالة. ضع مسافة بادئة بين سطرين من الفقرة الأخيرة واكتب تعبيرًا مهذبًا مناسبًا لإنهاء الحروف به.

• بالنسبة للرسائل الرسمية، فإن خيارات مثل "مع الاحترام" أو "مع أطيب التمنيات" مناسبة.
• بالنسبة للرسائل شبه الرسمية، فإن الإصدارات الأقصر من صيغ المداراة الرسمية مناسبة.
• بالنسبة للرسائل غير الرسمية، فإن صيغ المداراة مثل "مع الحب"، "لك" وما إلى ذلك ستفي بالغرض.
• إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك استخدام صيغ المداراة القديمة في الرسائل الرسمية (أو إذا كنت تكتب خطابًا إلى صديق مقرب يمكنه تقدير ذلك). للقيام بذلك، قم بإدراج الصيغة في الجملة الأخيرة. ثم، ضع مسافة بادئة بين سطرين، واكتب شيئًا مثل "مع خالص التقدير لك/لك/لك." هذا هو المكان الذي يمكنك فيه الإبداع قليلاً وإنشاء نهاية فريدة لرسالتك.

هل أنت متأكد من أنه من بين مئات رسائل البريد الإلكتروني التي يشاهدها المستلم، فإن رسالتك تبرز حقًا؟ تحدث المتخصصون في التطوير الوظيفي والمسوقون عن كيفية الإشارة بشكل صحيح إلى موضوع رسالة البريد الإلكتروني حتى يتأكد المتلقي من فتحها والرد عليها في الوقت المناسب.

1. قم دائمًا بتضمين سطر الموضوع

يعد تجاهل حقل الموضوع في رسالة البريد الإلكتروني أكبر خطأ يرتكبه المرسل عندما يأمل في تلقي الرد في الوقت المناسب. عادةً ما يخبر سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني المستلم بمحتوى الرسالة ويجبره على تحديد ما إذا كان سيفتح البريد الإلكتروني أم لا. من المرجح أن يتم حذف البريد الإلكتروني الذي يحتوي على حقل موضوع فارغ على الفور لأنه سيثير غضب المستلم، الذي سيتعين عليه فتح البريد الإلكتروني لمعرفة موضوعه.

2. أدخل أولاً موضوع الرسالة، ثم ابدأ في كتابة الرسالة

يعتقد الكثير من الناس أن سطر موضوع البريد الإلكتروني يعد مصدر قلق ثانوي بعد كتابته. ومع ذلك، تؤكد أماندا أوغسطين، المستشارة المهنية في The Ladders، أن موضوع الرسالة هو أولوية المؤلف. أولاً، الموضوع هو الذي يحدد نغمة الرسالة، وثانياً، لا يسمح لك بأن تشتت انتباهك بمواضيع أخرى.

3. كن مختصرا

بينما عندما تفتح صندوق الوارد الخاص بك على شاشة الكمبيوتر، يمكنك رؤية 60 حرفًا في سطر الموضوع، بينما على الهاتف الذكي يمكنك رؤية 25-30 حرفًا فقط. لذلك، اجعل سطر موضوع بريدك الإلكتروني مكونًا من 6 إلى 8 كلمات. وهذا سيكون أكثر من كاف.

4. ضع الأشياء الأكثر أهمية في بداية سطر الموضوع

وقال ديمتري ليونوف، نائب رئيس شركة SaneBox، إن حوالي 50% من الرسائل تتم مشاهدتها من الهواتف المحمولة. خذ هذا في الاعتبار واكتب أهم الأشياء في بداية سطر الموضوع. بخلاف ذلك، في 50% من الحالات، قد يتم ببساطة قطع أجزاء مهمة من الرسالة بواسطة الأجهزة المحمولة ولا يقرأها المستلمون.

5. تجنب الكلمات غير الضرورية

لا تملأ سطر الموضوع بعبارات غير ضرورية مثل "مساء الخير"، "تشرفت بلقائك"، "شكرًا لك" وما إلى ذلك. أولا، أنها لا تعني شيئا للمتلقي. ثانيا، يمكنك استخدامها بأمان في الرسالة نفسها، والتي ستكون أكثر منطقية.

6. كن واضحًا ومحددًا في سطر الموضوع

يجب أن يشير سطر موضوع الرسالة بالضبط إلى موضوع الرسالة. إنه موضوع الرسالة الذي يجب على المستلم تحديد أولوياته وتحديد متى يحتاج بالضبط للرد عليه. على سبيل المثال، رسالة في الموضوع "هل لديك وقت فراغ الآن لحل سؤالي؟" غامضة جدًا، حيث أنها لا تعطي للمتلقي فهمًا لما يريده منه بالضبط، وتجبره على فتح الرسالة. لذلك، إذا قمت بإرسال السيرة الذاتية، فلا تتردد في كتابة اسمك واسم الوظيفة الشاغرة التي تتقدم لها في سطر الموضوع. وإذا كنت تريد طرح سؤال حول المشروع الحالي على زميلك أو شريكك، فقم بالإشارة إلى اسم المشروع المحدد في سطر الموضوع.

7. اجعل سطر الموضوع الخاص بك بسيطًا وعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

ستكون هذه النصيحة مفيدة بشكل خاص للمسوقين وأولئك الذين يرسلون رسائل بريد إلكتروني تسويقية. ينصح نائب رئيس Hub Spot، كيب بودنار، بكتابة سطر موضوع يدعو المتلقي إلى اتخاذ إجراء ويثير اهتمامه.

8. استخدم الكلمات الرئيسية لمزيد من البحث والتصفية

يمتلك العديد من متخصصي البريد الإلكتروني مجلدات ذات سمات معينة ويستخدمون عوامل التصفية بشكل نشط للبحث عن رسائل بريد إلكتروني محددة. لذلك، إذا لم تكن هناك مثل هذه العلامات في موضوع رسالتك، فمن المرجح أن لا يتم ملاحظة رسالتك. لذلك، من المهم جدًا استخدام الكلمات الرئيسية التي تعكس موضوع الرسالة، حتى يتمكن المستلم في المستقبل من العثور عليها بسهولة من خلال نظام البحث.

9. يرجى الإشارة إلى ما إذا كنت بحاجة إلى إجابة.

عندما يتلقى شخص ما رسالة، من المهم أيضًا أن يعرف ما إذا كان يحتاج إلى قراءتها فقط أم أنه يحتاج إلى الرد عليها. لذلك، تقول أماندا أوغسطين، ضع "من فضلك رد" أو "من فضلك اقرأ" في سطر الموضوع. يمكنك أيضًا استخدام التعبير "لمعلوماتك". يتم استخدامه للسماح للمستلم بمعرفة أن الرسالة ستكون ذات فائدة له. في مراسلات البريد الإلكتروني التجارية، يتم التأكيد على أن المرسل يريد إبلاغ المستلم، لكن الرسالة ليست أمرًا ولا تتطلب من المستلم تنفيذ إجراءات تتعلق مباشرة بالرسالة.

10. حدد الموعد النهائي في سطر موضوع البريد الإلكتروني

إذا كنت ترسل الكثير من المعلومات في نص الرسالة، ولكنك تحتاج إلى الرد عليها خلال إطار زمني معين، فقم بالإشارة إليها في سطر موضوع الرسالة. سيؤدي ذلك إلى زيادة فرص قراءة الرسالة والرد عليها بشكل كبير في الوقت المناسب. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: "يُرجى الرد على هذه الرسالة الإلكترونية قبل نهاية العمل يوم الجمعة."

11. إذا قام أي شخص بإحالتك إلى هذا المستلم، فيرجى إخباره بذلك.

إذا تم تقديم جهة اتصال المستلم إليك من قبل شريك أو عميل أو زميل، فقم بالإشارة إلى اسمه مباشرة في الموضوع، وليس في الرسالة نفسها. أولا، الاسم المألوف سوف يجذب انتباه المتلقي. ثانيًا، سيعطي المتلقي فكرة عن المشروع أو القضية التي قد تطرحها عليه.

12. قم بتسليط الضوء على ما تريد تقديمه

إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني بارد، فأنت لا تعرف ما إذا كان المستلم سيكون مهتمًا بعرضك أم لا. لذلك، حدد في الموضوع ما تقدمه، وأخبرنا أيضًا عن المكافآت - الخصومات والعروض الخاصة.

13. أدخل اسم المستلم أو اسم الشركة

يجب أن تعرف إلى من ترسل الرسالة. ويجب على المستلم أيضًا أن يدرك على الفور أن هذه الرسالة مخصصة له خصيصًا. يذكر كيب بودنار أن إحدى أفضل الطرق لإظهار ذلك هي تضمين اسمه أو اسم شركته في سطر الموضوع. على سبيل المثال، يمكنك أن تكتب مثل هذا: "فلاديمير، انظر إلى هذه الأرقام: مبيعات الشركة زادت بنسبة 25%."

14. استخدم كلمات تحدد الإطار الزمني للرد على الرسالة.

إذا كنت ترغب في جذب انتباه شخص ما وإقناع المستلم بالرد عليك، فقم بالإشارة إلى الموعد النهائي لعرضك في سطر موضوع الرسالة. على سبيل المثال: "التسجيل مطلوب اليوم"، "عدد الأماكن محدود - سارع بالتسجيل في الحدث".

15. لا تبدأ جملة في سطر الموضوع الذي ينتهي بالبريد الإلكتروني نفسه.

إذا بدأت بكتابة سؤال أو جملة في سطر موضوع الرسالة، قم بإنهائها عند هذا الحد، دون الاستمرار في الرسالة نفسها. وهذا يزعج المتلقي لأنه يجبره على فتح الرسالة ومواصلة القراءة. فكر، ربما يكون الرسول أو حتى المكالمة أكثر ملاءمة لسؤال قصير؟

16. أعد قراءة الرسالة في سطر الموضوع

تنصح أماندا أوغسطين بإعادة قراءة سطر الموضوع قبل الإرسال. لماذا هذا؟ في كثير من الأحيان، عندما يرسل المرسل "كومة" كاملة من الرسائل إلى مستلمين مختلفين، فإنه ينسى تغيير الاسم أو اسم الشركة في سطر موضوع الرسالة. قد يؤدي هذا إلى إثارة غضب المتلقي أو حتى الإساءة إليك. لذلك، قبل إرسال الرسالة، أعد قراءتها وتحقق من عدم الاتساق.

17. لا تكتب بالأحرف الكبيرة

استخدام الكلمات المكتوبة بالأحرف الكبيرة يلفت الانتباه، ولكن في الاتجاه الخاطئ. هذه الطريقة تجعل قراءة الرسالة صعبة وتجعل المتلقي يشعر بالقلق على مستوى اللاوعي. بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام الشرطات والنقطتين لرسم خط بين الكلمات والتأكيد على شيء ما.

تم إعداد ترجمة المقال بواسطة إيكاترينا نيكيتينا بناءً على مواد من Business Insider

سأخبرك اليوم بما يجب أن تكتبه في النشرة الإخبارية حتى تكون مثيرة للاهتمام للمشتركين وتتمكن من إجراء مبيعات متكررة.

سأقدمها في النموذج قواعد قصيرة. اتبعها وستكون قادرًا على استخدام أداة المبيعات الممتازة هذه بنجاح مثل الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني.

1. ضع نفسك مكان العميل
قبل أن تبدأ في كتابة الرسائل للعملاء، اسأل نفسك عما يريدون. من غيرك يعرف جمهورك المستهدف واهتماماته وتفضيلاته. أنت تعرف ما الذي سيكونون مهتمين بالقراءة عنه.
إذا كان لديك متجر لبيع الملابس، فلا تكتب فقط عن المجموعات الجديدة والعروض الترويجية والمبيعات. اكتب عن اتجاهات الموضة، وكيفية اختيار الحجم المناسب، وكيفية الجمع بين عناصر الملابس المختلفة.

2. افعل كل شيء لفتح بريدك الإلكتروني.
تخيل أن رسالتك موجودة في البريد الوارد بين رسائل أخرى. ويمكن حذفه بنقرة واحدة. ولذلك، فإن موضوع البريد الإلكتروني فقط هو الذي يمكن أن يجبر المشترك على فتحه. هناك العديد من التقنيات لكتابة العناوين. مبدأ "ما تسميه اليخت، لذلك سوف يبحر" يعمل بشكل مثالي هنا. يصف دان كينيدي أنواع العناوين الرئيسية في كتابه "رسالة المبيعات" بطريقة يسهل الوصول إليها، مع الكثير من الأمثلة. اقرأها، الأمر لا يتعلق فقط بالعناوين الرئيسية.

هنا ثلاثة أمثلةالتي يمكنك استخدامها بنجاح:

رقم 1. ومن يريد آخر .....؟
من آخر يريد شخصية مثالية؟
من غيرك يحتاج إلى ساعة إضافية كل يوم؟
رقم 2. اذا أنت…..
إذا كنت تعتقد أنك لا تستطيع تحمله<товар>، فأنت لم تأخذ ذلك في الاعتبار<скидку, акцию, предложение>
رقم 3. …..طرق……
10 طرق سهلة للحصول على مظهر ربيعي مبكر
5 طرق لخسارة البيع ببطء وبشكل مؤلم

3. تأكد من قراءة رسالتك
تصميم الرسالة سوف يساعدك في هذا. يجب أن تكون بسيطة ومريحة. تذكر - أنت تخاطب عملائك. يجب أن يكون نص الرسالة جذابًا ومثيرًا للاهتمام للقارئ. عليك أن تجذب انتباهه، ثم تفعل ذلك مرارًا وتكرارًا. استخدم الاستعارات. وكلما كانت المقارنة أكثر وضوحا، كان الاختبار أكثر جاذبية ومفهوما.
تمامًا كما هو الحال مع موقع الويب، يجب على المستخدم العثور بسهولة على جميع المعلومات التي يهتم بها - جهات الاتصال والتعليقات والانتقال بسهولة إلى قراءة مفصلة للمقالة والاستفادة من العرض على الفور. ليست هناك حاجة لإجبار العميل على التفكير في كيفية الاتصال بك.

4. دعوة للعمل
إذا كنت تعتقد أن الشخص، بعد قراءة رسالتك، سيطلب رقمك على الفور أو سيذهب لإضافة عناصر إلى سلة التسوق، فأنت مخطئ. يجب أن يتم دفعه بشكل غير ملحوظ لاتخاذ الإجراءات التي تحتاجها. لهذا استخدم عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.
وتتكون من جزأين: الفعل + جوهر الجملة.
إذا كنت تصف منتجًا أو خدمة جديدة، فيمكنك بسهولة "دفع" القارئ في الاتجاه الصحيح: "اشتر الآن"، "أضف منتجًا إلى سلة التسوق"، قدم طلبًا.
إذا قدمت عرضًا ترويجيًا أو خصمًا أو عرضًا موسميًا - أظهر للشخص أنه لن يتبقى له شيء إذا لم يستخدمه الآن. "اشتري الآن بخصم 15%"
لا تدع المشتري يذهب إلى منافسيك.

5. اكتب بشكل صحيح
قد يبدو هذا واضحا. لا تتسرع. لقد تلقيت أكثر من مرة رسائل من شركات حسنة السمعة لا تحتوي على أخطاء مطبعية فحسب، بل تحتوي أيضًا على أخطاء. وهذا أعطاني سبباً للشك في كفاءتهم. إذا كنت تريد أن تكون محل ثقة، تحقق، وتحقق، وتحقق مرة أخرى.

6. بساطتها
لا تثقل كاهل القراء، خاصة عندما يتعلق الأمر بالأخبار. 2-3 أخبار مهمة تكفي. لا تستخدم الجمل الطويلة. إذا حدث هذا، قم بتقسيمه إلى عدة قصيرة.

7. لا تكن مزعجاً
لا أعتقد أن الأمر يستحق القول أنه لا يستحق إرسال الرسائل كل يوم. 3-4 مرات في الشهر كافية.
أفضل الأيام للمراسلات هي
- يوم الثلاثاء
- الأربعاء
- يوم الخميس
يعتبر أفضل وقت في اليوم
صباحًا من 9:00 إلى 10:00
اليوم من 15:00-17:00
مساءً من الساعة 19:00 إلى الساعة 22:00
حاول الدخول إلى إحدى هذه النوافذ.

عندما تكتب خطابًا، تذكر أن المستلمين ليسوا كتلة رمادية من الغرباء، بل عملاء محتملين. لا تكتب للجميع، بل للجميع.استرشد بحقيقة أن القارئ سيجد خطأً في كل التفاصيل الصغيرة وسيقوم بتصفية المعلومات التي تريد تقديمها إليه بدقة.