Hur man skriver ett affärsbrev: typer, designregler, stil och exempel på affärsbrev. Hur man skriver ett brev - exempel Hur man skriver ett brev om

Kära vänner, idag bestämde jag mig för att skriva om en smärtsam fråga - hur man skriver brev 😉. Jag tror att många experter inom olika områden får många brev varje dag med frågor och förfrågningar om hjälp.

Din ödmjuka tjänare är inget undantag :) Antalet brev med frågor och förfrågningar om hjälp är i snitt 40-50 per dag och överstiger ibland min fysiska förmåga att svara på dem.

En betydande del av korrespondensen utgörs av brev där frågor och problembeskrivningar inte är helt korrekt formulerade, varför de kräver ytterligare förtydligande brev, vilket tar onödig tid i anspråk för både avsändaren och mottagaren.

I det här inlägget vill jag prata om hur man korrekt skriver brev med frågor till specialister, så att få den information du behöver tar ett minimum av tid och inte kräver onödig korrespondens.

Huvudregeln är enligt min mening att det i ett brev är mycket viktigt att tydliggöra att du värdesätter mottagarens tid. Allt ska vara kortfattat och tydligt formulerat.

1. Hälsning

Jag tror att varje brev måste börja med en hälsning. "Hej", "Hej", "God eftermiddag" - att skriva dessa ord är inte svårt och tar sekunder. Jag personligen gillar inte e-postmeddelanden som inte innehåller en hälsning. Ingenting värderas så dyrt eller ges så billigt som artighet.

2. Ringer med namn

På alla sidor på bloggsidan där det finns ett feedbackformulär (till exempel sidan " "), skriver jag alltid "Jag heter Mikhail", så jag ser inte något problem med att inte tilltala personer med namn med bokstäver. Undermedvetet älskar varje person att bli kallad vid namn.

Och även om jag gillar "Mike" mer än "Mikhail" 😉, så räcker alla samtal med namn 🙂.

3. Googla din fråga först.

Hur många gånger i korrespondens har jag behövt tillhandahålla länkar till material som jag hittade genom att helt enkelt skriva in frågan som ställdes till mig i en sökmotor! Jag har inte ens tillräckligt med fingrar och tår 😉!

Seriöst, jag råder dig uppriktigt att först googla frågan du är intresserad av i olika versioner (inklusive på engelska, du kan översätta den via Google Translator) och spendera tid på att studera materialet som hittats.

I de flesta fall kan du enkelt hitta svar på dina frågor i sökmotorer eller på forum (många människor kommer dit för att kommunicera, diskutera specifika problem om olika ämnen och svara på frågor). Varför slösa bort en annans tid när du i många fall enkelt kan hitta allt du behöver själv?

🔥 Förresten! Jag har släppt en betald kurs i marknadsföring av engelskspråkiga webbplatser. Om du är intresserad kan du ansöka om den tidiga listan genom det här formuläret för att vara den första att veta om frisläppandet av kursen och få en speciell rabatt.

Jag önskar dig framgång med att öka trafiken till dina webbplatser!

Dessert för idag är en video av en kille som gör pull-ups på en horisontell stång med ett finger. Det vill jag också :)

Brev har skrivits sedan urminnes tider och fortsätter att skrivas till denna dag. De fungerar som ett verktyg för kommunikation mellan människor och hjälper till att tydligt förmedla essensen till samtalspartnern, vilket var anledningen till att skriva det. I den här artikeln kommer vi att titta på flera typer av affärskorrespondens och lära oss hur man korrekt komponerar affärsbrev.

För att korrekt komponera ett affärsbrev måste du tydligt kunna ange dess väsen och strukturera det korrekt. Affärskorrespondens bedrivs på företagsgodkänt brevpapper med egen logotyp och adress. I det övre högra hörnet fyller du i en rubrik som består av positionen och namnet på chefen för det mottagande företaget. I slutet av rubriken skrivs kort information om avsändaren. Nästa steg i att skriva ett brev är att skriva ett överklagande. Det kan låta olika beroende på graden av förtrogenhet med adressaten. Om du känner honom personligen kan du tilltala honom så här: "Kära Sergey Yuryevich!" Om adressaten är en främling kan adressen se ut så här: "Kära herr Ivanov!" Man måste komma ihåg att det i dessa fall är oacceptabelt att förkorta ordet Mr eller sätta initialer istället för efternamn och förnamn. Att förmedla brevets väsen i en kortfattad form är ingressens uppgift. Oftast består den av ett stycke. Efter att ha läst ingressen bör mottagaren redan ha en kort förståelse för innehållet i brevet. Efter det börjar huvudtexten som innehåller flera stycken. Texten ska kortfattat uttrycka dina tankar om situationen. Det är tillrådligt att huvudtexten inte överstiger fyra stycken. Brevet ska avslutas med en avslutning, som kort sammanfattar resultatet av brevet, sätter ett datum och en signatur som anger avsändarens namn och position. Beroende på anledningen till att överklagandet skrevs, är det ibland lämpligt att avsluta det med orden: "Med vänlig hälsning!", "Med hopp om ytterligare samarbete", etc. En av de vanligaste typerna av affärsbrev är ett garantibrev. I sin huvudtext garanterar författaren uppfyllandet av ett eller annat löfte, tillkännager slutdatumet för uppfyllandet av garantier och fastställer straffbeloppet som han måste betala i händelse av brott mot garantiförpliktelser.

Kan laddas ner här.

Tacksamhetsbrev är också en typ av verksamhet, men redan från kategorin personlig. De kan utfärdas på företagets brevpapper eller ett gratulationskort. Huvudtexten bör innehålla lyckönskningar till mottagaren, ange händelsen som gav upphov till brevet och en lista över mottagarens enastående prestationer.

På vår hemsida.

Rekommendationsbrev skrivs oftast för en anställd i ett företag på uppdrag av chefen. De innehåller information om de bästa egenskaperna hos medarbetaren, hans förtjänster och prestationer. Vanligtvis är den tidigare arbetsgivaren i sådana brev redo att gå i god för sin anställd till den framtida arbetsgivaren.

Ladda ner här.

Inte bara organisationer måste föra affärskorrespondens. När du söker jobb måste du också följa affärsetiketten. Den sökande behöver på ett korrekt sätt kunna sammanställa ett CV och ett följebrev, där en kort adress till arbetsgivaren skrivs, som anger informationskällan om den önskade lediga tjänsten, den sökandes namn och hans telefonnummer.

Fundera på hur formellt brevet ska vara. Detta bestäms av förhållandet till mottagaren av brevet. T.ex:

• Om du skriver till en tjänsteman, en framtida arbetsgivare, en vetenskaplig handledare eller någon annan som du har en rent yrkesmässig och affärsmässig relation med, så ska brevet vara formellt.
• Om du skriver till din nuvarande arbetsgivare, kollega, släkting eller någon du inte känner så väl, är en semi-formell skrivstil acceptabel.

Fundera på hur du ska skicka brevet, via e-post eller på papper. Detta påverkar också graden av formalitet i brevet.

• De flesta formella brev ska skrivas på en dator, skrivas ut och postas, såvida inte ärendet är brådskande eller mottagaren föredrar e-post.
• För informella brev passar även e-post eller handskrivna brev.
• Vid halvformella brev ska ett telefonsamtal göras. Om du under samtalet bestämmer dig för att korrespondens ska ske via e-post, ja, så är det. Om du inte är säker på detta, skriv vanliga brev.

Använd tryckt brevpapper eller skriv din adress högst upp på sidan (för formella brev). Om du skriver ett affärsbrev och företaget har sina egna tryckta formulär, använd dem. Om det inte finns några formulär, men du vill att brevet ska se mer respektabelt ut på något sätt, gör sådana formulär själv i en ordbehandlare. Annars kan du helt enkelt skriva din fullständiga hemadress högst upp på sidan, vänsterjusterad. Sättet på vilket adresser skrivs varierar från land till land, så var kulturellt känslig för mottagaren.

Ställ in datumet. Om du redan har skrivit adressen, dra in två rader och skriv ner datumet. Om adressen ännu inte har skrivits, skriv datumet först och rikta in det till vänster.

• Skriv hela datumet. Kom ihåg att till exempel "1 januari 2012" ser mycket mer formell ut än 1/1/2012.
• Om du skickar ett icke-formellt brev via e-post, behövs inte datumet, det kommer att anges i själva mejlets data.

Skriv namn, titel och adress till den person du skriver brevet till (för formella brev). Dra in två rader efter datumet och skriv ner hela namnet och befattningen på mottagaren av brevet. På den andra raden skriver du ner organisationens namn (om känt). På den tredje raden skriv ner gatan, på den fjärde raden - stad, region och postnummer.

• Men när det gäller e-postmeddelanden är detta onödigt.
• Även när det gäller alla icke- och halvformella handskrivna brev. Det räcker med mottagarens namn och adress på kuvertet.
• Om ditt brev är en förfrågan, men du inte skickar det till en specifik person, utan bara till adressen till en organisation, skriv helt enkelt organisationens namn och dess adress.

Börja med en hälsning. Typen av hälsning, återigen, bestäms av ditt förhållande till mottagaren av brevet, såväl som faktiskt av brevets formalitet. Här är några möjliga alternativ:

• Om du skriver ett formellt brev till en okänd mottagare kan du börja med orden "För alla berördas uppmärksamhet" med ett kolon efter "personer".
• Om mottagaren fortfarande är okänd, men du är säker på att det är han (eller hon), så finns det fler alternativ. "Dear Sirs", "Dear Ladies", "Ladies and Gentlemen". Var dock försiktig med sådana hälsningar - du vill inte förolämpa någon, eller hur?
• Om du skriver ett formellt brev och du vet vem du skriver det till kan du börja med "Kära #." Men om du tycker att det här på något sätt är för oankligt, kan du använda ordet "Kära #".
• Om du skriver ett halvformellt brev kommer alternativ som "Hej" eller "Kära" att fungera.
• Om brevet inte alls är formellt, så finns det mycket fler alternativ. Här är "hej", här är "bra", här är "hej" och så vidare.

Inkludera mottagarens namn efter hälsningen.

• I ett formellt brev, använd den sk. artighetstitel (Mr., Ms.) eller befattning/titel, följt av mottagarens efternamn.
• Om brevet är semi-formellt måste du bestämma om du ska tilltala mottagaren med namn eller inte. Det säkraste du kan göra om du är osäker är att använda en artighetstitel.
• Ett informellt brev förutsätter däremot att man kan tilltala mottagaren med namn. Förutom såklart brev till släktingar som är äldre än dig. Då ska du skriva något som till exempel "Hej mormor #" eller "Hej farbror #".

Börja själva bokstaven. Dra in två rader från hälsningen eller börja helt enkelt texten på en ny rad om du skriver för hand.

• Om du skriver ett personligt brev börjar du med en fråga om affärer, hälsa och allt det där. Det finns många alternativ, från formellt till inte särskilt formellt, så välj efter din smak.
• Om du skriver ett affärsbrev, gå direkt till saken. Tid är pengar, och du vill inte slösa bort mottagarens tid, eller hur?

Fundera på vad du behöver skriva om. Huvudsyftet med att skriva är kommunikation, kommunikation, informationsutbyte. Fråga dig därför vilken information mottagaren ska lära sig av brevet, vad du behöver berätta för honom om. Om nya priser på varor? Om vad du saknar med honom? Om att vara tacksam för en födelsedagspresent? Oavsett ämne, kom ihåg syftet med att skriva: att dela information.

• Kom ihåg att du kan skriva Inte om allt. Ett brev skrivet till exempel i ilska är inte ett brev värt att skicka. Om brevet redan är skrivet, men du tvekar om du ska skicka det eller inte, är det bättre att lägga det åt sidan i ett par dagar. Du kanske fortfarande har tid att ändra dig och se på situationen på ett nytt sätt.

Kontrollera ditt brev. Innan du skickar ett brev, läs det ett par gånger och se till att det inte finns några fel. Om du vill, låt någon annan kolla din e-post eller använd grammatikkontroller i textredigerare. Och, naturligtvis, rätta alla misstag.

Fyll i brevet korrekt. På så sätt kan du säga ett respektabelt hejdå till mottagaren av brevet. Dra in två rader från sista stycket och skriv ett lämpligt artigt uttryck att avsluta bokstäver med.

• För formella brev är alternativ som "Med respekt" eller "Med vänliga hälsningar" lämpliga.
• För halvformella brev är kortare versioner av formella artighetsformler lämpliga.
• För informella brev duger artighetsformler som "Med kärlek", "Din" och så vidare.
• Om du vill kan du använda gammaldags artighetsformler i formella brev (eller om du skriver ett brev till en nära vän som kan uppskatta det). För att göra detta, infoga formeln i den sista meningen. Dra sedan in två rader och skriv något i stil med "Med vänlig hälsning din/din/din". Det är här du kan bli lite kreativ och skapa ett helt unikt avslut på ditt brev.

Är du säker på att ditt brev verkligen sticker ut bland de hundratals e-postmeddelanden som mottagaren tittar på? Karriärutvecklingsexperter och marknadsförare pratade om hur man korrekt anger ämnet för ett e-postmeddelande för att säkerställa att mottagaren öppnar det och svarar på det i tid.

1. Inkludera alltid en ämnesrad

Att ignorera ämnesfältet i ett e-postmeddelande är det största misstaget en avsändare gör när de hoppas få ett snabbt svar. Ämnesraden i ett e-postmeddelande berättar vanligtvis för mottagaren innehållet i meddelandet och tvingar honom att bestämma sig för om han vill öppna e-postmeddelandet eller inte. Ett mejl med tomt ämnesfält kommer med största sannolikhet att raderas direkt eftersom det kommer att irritera mottagaren, som måste öppna mejlet för att ta reda på vad det handlar om.

2. Ange först ämnet för brevet och börja sedan skriva meddelandet

Många tror att ämnesraden i ett e-postmeddelande är en sekundär fråga efter att ha skrivit det. Amanda Augustine, karriärkonsult på The Ladders, understryker dock att ämnet för brevet är författarens prioritet. För det första är det ämnet som sätter tonen i meddelandet, och för det andra tillåter det dig inte att distraheras av andra ämnen.

3. Var kortfattad

När du öppnar din inkorg på en datorskärm kan du se 60 tecken i ämnesraden, på en smartphone kan du bara se 25-30 tecken. Håll därför ämnesraden i ditt e-postmeddelande till 6-8 ord. Detta kommer att vara mer än tillräckligt.

4. Sätt de viktigaste sakerna i början av ämnesraden

Dmitry Leonov, vicepresident för SaneBox, sa att cirka 50 % av breven ses från mobiltelefoner. Ta hänsyn till detta och skriv det viktigaste i början av ämnesraden. Annars kan viktiga delar av meddelandet i 50 % av fallen helt enkelt skäras av av mobila enheter och inte läsas av mottagarna.

5. Undvik onödiga ord

Blanda inte ämnesraden med onödiga fraser som "God eftermiddag", "Trevligt att träffas", "Tack" och så vidare. För det första betyder de ingenting för mottagaren. För det andra kan du säkert använda dem i själva brevet, vilket kommer att vara ännu mer logiskt.

6. Var tydlig och specifik i ämnesraden

Ämnesraden i brevet bör ange exakt vad brevet kommer att handla om. Det är ämnet för brevet som mottagaren ska prioritera och bestämma när han exakt behöver svara på det. Till exempel ett meddelande i ämnet "Har du ledig tid nu för att lösa min fråga?" mycket vagt, eftersom det inte ger mottagaren en förståelse för vad de exakt vill ha av honom, och tvingar honom att öppna brevet. Därför, om du skickar ett CV, skriv gärna ditt namn och namnet på den lediga tjänst du söker i ämnesraden. Och om du vill ställa en fråga om det aktuella projektet till din kollega eller partner, ange då namnet på det specifika projektet i ämnesraden.

7. Håll din ämnesrad enkel och uppmaning.

Det här tipset kommer att vara särskilt användbart för marknadsförare och de som skickar marknadsföringsmail. Hub Spots vicepresident Kip Bodnar råder att skriva en ämnesrad som uppmanar mottagaren till handling och gör honom intresserad.

8. Använd nyckelord för att ytterligare söka och filtrera

Många e-postproffs har temamappar och använder aktivt filter för att söka efter specifika e-postmeddelanden. Därför, om det inte finns några sådana taggar i ämnet för ditt brev, kommer ditt brev med största sannolikhet helt enkelt inte att märkas. Därför är det mycket viktigt att använda nyckelord som speglar ämnet för brevet, så att mottagaren i framtiden enkelt kan hitta det genom söksystemet.

9. Ange om du behöver ett svar.

När en person får ett brev är det också viktigt för honom att veta om han bara behöver läsa det eller om han behöver svara på det. Så, säger Amanda Augustine, skriv "Vänligen svara" eller "Vänligen läs" i ämnesraden. Du kan också använda uttrycket "FYI". Den används för att låta mottagaren veta att meddelandet kommer att vara av intresse för honom. I affärse-postkorrespondens betonar den att avsändaren vill informera mottagaren, men meddelandet är inte en order och kräver inte att mottagaren utför åtgärder som är direkt relaterade till meddelandet.

10. Ange deadline i ämnesraden i mejlet

Om du skickar mycket information i brevets brödtext, men du behöver ett svar på det inom en viss tidsram, anger du dem i brevets ämnesrad. Detta kommer avsevärt att öka chanserna att läsa och svara på meddelandet i tid. Du kan till exempel säga: "Svara på det här e-postmeddelandet senast arbetsdagens stängning på fredag."

11. Om någon hänvisade dig till den här mottagaren, vänligen meddela dem.

Om mottagarens kontakt har getts till dig av en partner, klient eller kollega, ange hans namn direkt i ämnet och inte i själva brevet. För det första kommer ett välbekant namn att dra till sig mottagarens uppmärksamhet. För det andra kommer det att ge mottagaren en uppfattning om projektet eller frågan du kan komma att närma sig dem med.

12. Markera det du vill erbjuda

Om du skickar ett kallt e-postmeddelande vet du inte om din mottagare kommer att vara intresserad av ditt erbjudande. Ange därför i ämnet vad du erbjuder, och berätta också om bonusar - rabatter, specialerbjudanden.

13. Ange mottagarens namn eller företagsnamn

Du måste veta vem du skickar brevet till. Och mottagaren bör också omedelbart inse att detta brev är specifikt avsett för honom. Kip Bodnar konstaterar att ett av de bästa sätten att visa detta är att ta med sitt namn eller företagsnamn i ämnesraden. Till exempel kan du skriva så här: "Vladimir, titta på dessa siffror: företagets försäljning har ökat med 25%."

14. Använd ord som begränsar tidsramen för att svara på brevet.

Om du vill fånga någons uppmärksamhet och övertyga mottagaren att svara dig, ange då deadline för ditt erbjudande i ämnesraden i brevet. Till exempel: "Registrering krävs idag", "Antalet platser är begränsat - skynda att anmäla dig till evenemanget."

15. Börja inte en mening i ämnesraden som slutar i själva mejlet.

Om du börjar skriva en fråga eller mening i brevets ämnesrad, avsluta den direkt där, utan att fortsätta i själva brevet. Detta irriterar mottagaren eftersom det tvingar honom att öppna brevet och fortsätta läsa. Tänk, kanske en budbärare eller till och med ett samtal skulle vara lämpligare för en kort fråga?

16. Läs meddelandet i ämnesraden igen

Amanda Augustine rekommenderar att du läser ämnesraden igen innan du skickar. Varför är detta? Mycket ofta, när en avsändare skickar en hel "hög" med brev till olika mottagare, glömmer han att ändra namn eller företagsnamn i brevets ämnesrad. Detta kan irritera mottagaren eller till och med förolämpa dig. Därför, innan du skickar brevet, läs det igen och kontrollera om det finns inkonsekvenser.

17. Skriv inte med versaler

Att använda ord skrivna med versaler drar uppmärksamheten, men i fel riktning. Denna metod gör brevet svårt att läsa och gör att mottagaren oroar sig på ett undermedvetet plan. Istället kan du använda bindestreck och kolon för att dra en linje mellan ord och betona något.

Översättningen av artikeln utarbetades av Ekaterina Nikitina baserat på material från Business Insider

Idag ska jag berätta vad du ska skriva i nyhetsbrevet så att det är intressant för prenumeranter och du kan göra återkommande försäljningar.

Jag ska presentera det i formuläret korta regler. Följ dem och du kommer att framgångsrikt kunna använda ett så utmärkt säljverktyg som nyhetsbrev via e-post.

1. Sätt dig själv i kundens skor
Innan du börjar skriva brev till kunder, fråga dig själv vad de vill ha. Vem mer än du känner till din målgrupp, deras intressen och preferenser. Du vet vad de kommer att vara intresserade av att läsa om.
Om du har en klädbutik, skriv inte bara om nya kollektioner, kampanjer och reor. Skriv om modetrender, hur man väljer rätt storlek, hur man kombinerar olika klädesplagg.

2. Gör allt för att din e-post ska öppnas.
Föreställ dig att ditt brev ligger i inkorgen bland andra brev. Den kan raderas med ett klick. Därför är det bara ämnet för e-postmeddelandet som kan tvinga abonnenten att öppna det. Det finns många tekniker för att skriva rubriker. Principen "What you name the yacht, so it will segel" fungerar perfekt här. Dan Kennedy beskriver typerna av rubriker i sin bok "The Sales Letter" på ett mycket lättillgängligt sätt, med massor av exempel. Läs den, det handlar inte bara om rubriker.

Här tre exempel som du framgångsrikt kan använda:

Nr 1. Vem mer vill.....?
Vem mer vill ha en perfekt figur?
Vem mer behöver en extra timme varje dag?
Nr 2. Om du…..
Om du tror att du inte har råd<товар>, då tog du bara inte hänsyn till det<скидку, акцию, предложение>
Nr 3. …..sätt……
10 enkla sätt att skapa en tidig vårlook
5 sätt att förlora en försäljning långsamt och smärtsamt

3. Se till att ditt brev är läst
Bokstavsdesign hjälper dig med detta. Det ska vara enkelt och bekvämt. Kom ihåg - du vänder dig till dina kunder. Brevets text ska vara catchy och intressera läsaren. Du måste fånga hans uppmärksamhet och sedan göra det igen och igen. Använd metaforer. Ju tydligare jämförelsen är, desto mer attraktivt och begripligt blir testet.
Precis som med en webbplats bör användaren enkelt hitta all information han är intresserad av - kontakter, feedback, enkelt gå till en detaljerad läsning av artikeln och omedelbart dra nytta av erbjudandet. Det finns ingen anledning att tvinga kunden att tänka på hur man kontaktar dig.

4. Uppmaning till handling
Om du tror att en person, efter att ha läst ditt brev, omedelbart kommer att slå ditt nummer eller gå för att lägga till varor i kundvagnen, har du fel. Han behöver diskret pressas för att vidta de åtgärder du behöver. För detta använda en uppmaning.
Den består av två delar: verb + meningens väsen.
Om du beskriver en ny produkt eller tjänst kan du enkelt "skjuta" läsaren i rätt riktning: "Köp nu", "Lägg till produkt i varukorgen", Lägg en beställning."
Om du erbjuder en kampanj, en rabatt, ett säsongserbjudande - visa personen att han inte kommer att ha någonting kvar om han inte utnyttjar det just nu. "Köp nu med 15 % rabatt"
Låt inte köparen gå till dina konkurrenter.

5. Skriv rätt
Detta kan tyckas självklart. Skynda inte. Mer än en gång har jag fått brev från välrenommerade företag som innehåller inte bara stavfel, utan även fel. Detta gav mig anledning att tvivla på deras kompetens. Om du vill bli betrodd, kolla, kolla och kolla igen.

6. Minimalism
Överbelasta inte dina läsare, särskilt när det kommer till nyheter. 2-3 viktiga nyheter räcker. Använd inte långa meningar. Om detta händer, dela upp det i flera korta.

7. Var inte irriterande
Jag tycker inte att det är värt att säga att det inte är värt att skicka brev varje dag. 3-4 gånger i månaden räcker.
De bästa dagarna för utskick är
- Tisdag
- Onsdag
- Torsdag
Den bästa tiden på dagen anses vara
Morgon kl. 9.00-10.00
Dag från 15:00-17:00
Kväll 19.00-22.00
Försök att komma in i något av dessa fönster.

När du skriver ett brev, kom ihåg att dina mottagare inte är en grå massa främlingar, utan dina potentiella kunder. Skriv inte till alla, utan till alla. Bli vägledd av det faktum att läsaren kommer att hitta fel med varje liten detalj och strikt filtrera informationen som du vill presentera för honom.