Enade former av primära redovisningsdokument. Obligatoriska enhetliga former av primär redovisningsdokumentation

"Redovisning", 2010, N 6

Skattemyndigheterna uppmärksammar att dokumentation inte används eller brister i deras utförande, vilket ofta blir föremål för rättstvister. Är det obligatoriskt att använda dessa formulär?

Enhet av former för primär redovisningsdokumentation. Skattemyndigheterna har rätt att kräva dokument från skattebetalarna som ligger till grund för beräkning och betalning av skatter i de former som fastställts av det relevanta federala verkställande organet.

Vilka former pratar vi om och är dokumenten sådana?

Begreppet enhetliga former av primär redovisningsdokumentation förekommer i bokföringslagen. Den fastställde att primära redovisningsdokument accepteras för redovisning om de är sammanställda i enlighet med formuläret som finns i albumen med enhetliga former av primär redovisningsdokumentation.

Dokument vars form inte anges i dessa album måste innehålla de obligatoriska uppgifterna som anges i Art. 9 i denna lag. Album med enhetliga former godkändes av Rysslands statliga statistikkommitté, men inte för alla delar av redovisningen (tabell 1). Som du kan se skapades inte albumen för enhetliga former för redovisning av immateriella tillgångar, material, anläggningstillgångar, arbete och dess betalning, arbete med entreprenadmaskiner, kontanttransaktioner och lagerresultat.

bord 1

Lista över album med enhetliga former av primär redovisningsdokumentation

Begreppet "album av enhetliga former" är inte föremål för en bred tolkning, och listan över befintliga album ges i tabellen. 1 är heltäckande.

Dekret från Ryska federationens regering av den 8 juli 1997 N 835 tilldelade funktionerna för att utveckla och godkänna album av enhetliga former till Rysslands statliga statistikkommitté, som senare omvandlades till Federal State Statistics Service (Rosstat). Den senare hade dock inga befogenheter i förhållande till enhetliga former.

Erkännande av beslut av federala verkställande myndigheter som normativa rättsakter. Låt oss vända oss till dekretet från Ryska federationens regering av den 13 augusti 1997 N 1009, som godkände reglerna för utarbetande av reglerande rättsakter från federala verkställande myndigheter och deras statliga registrering (regler).

Under perioden för godkännande av beslut om enhetliga former var Rysslands statliga statistikkommitté ett federalt verkställande organ.

En resolution från ett federalt verkställande organ får status som en rättsakt som är föremål för registrering av Rysslands justitieministerium. Just det faktum att det publicerades i enlighet med ett dekret från Ryska federationens regering tillåter ännu inte att det klassificeras som en rättslig förordning. Inget av besluten från Rysslands statliga statistikkommitté som intresserar oss registrerades hos Rysslands justitieministerium.

Handlingar som inte kräver registrering hos Rysslands justitieministerium får inte status som rättsakter och innehåller inte juridiska normer som är obligatoriska för alla organisationer. Därför är de enhetliga formerna som godkänts av resolutionerna från Rysslands statliga statistikkommitté av rådgivande karaktär.

I detta avseende förtjänar skrivelserna från Rysslands finansministerium daterade 04.05.2009 N 07-02-10/24 och Rysslands federala skattetjänst daterade 27.07.2009 N 3-2-09/147 uppmärksamhet, där det rapporteras att Rosstat, Rysslands finansministerium, Rysslands federala skattetjänst inte har befogenheter att förklara användningen av former av primära redovisningsdokument. Därför kan skrivelse från Rysslands finansministerium daterad 01.08.2001 N 16-00-14/364, som förbjuder avvikelse från "landskaps"-former, enligt vår mening inte tillämpas.

Förfarandet för ikraftträdande av lagar och förordningar. Från klausulerna 8 och 10 i dekret från Ryska federationens president av den 23 maj 1996 N 763, som anger förfarandet för publicering och ikraftträdande av handlingar från Ryska federationens president, Ryska federationens regering och reglerande rättsakter för federala verkställande organ, följer att de rättsakter från federala verkställande organ , som inte har godkänts av statlig registrering, samt inte publicerats på föreskrivet sätt, inte medför rättsliga konsekvenser eftersom de inte har trätt i kraft. De kan inte tjäna som grund för att reglera relevanta rättsförhållanden eller tillämpa sanktioner mot tjänstemän och organisationer för att inte följa instruktionerna i dem. De kan inte åberopas när man löser tvister. En liknande ståndpunkt anges i besluten från Ryska federationens konstitutionella domstol daterad 03/02/2006 N 58-O och daterad 02/11/2006 N 537-O.

Statlig registrering av en juridisk person innebär tilldelning av ett registreringsnummer till den. Följaktligen är hänvisningar i skattetvister till beslut från Rysslands statliga statistikkommitté om godkännande av enhetliga formulär olagliga.

Skattetvister angående användningen av enhetliga formulär. Användningen av bestämmelserna i dekret nr 763 har mer än en gång gjort det möjligt för företag att vinna skattetvister i skiljedomstolar (tabell 2).

Tabell 2

Tillämpning av dekret från Ryska federationens president av den 23 maj 1996 N 763 i skattetvister

Idag utvecklas skiljedomspraxis för tillämpningen av enhetliga formulär främst till förmån för skattebetalarna.

Enade formulär för kontanttransaktioner. Enligt klausul 12 i förfarandet för att genomföra kontanttransaktioner i Ryska federationen, godkänt av Rysslands centralbank daterat den 22 september 1993 N 40 (förfarande), formaliseras kontanttransaktioner med hjälp av standardiserade interdepartementala former av primär redovisningsdokumentation för företag och organisationer, som är godkända av Rysslands statliga statistikkommitté. Förfarandet anses vara en normativ rättsakt på grundval av order från Bank of Russia daterad 1 december 1992 N 02-209. Det följer av den att resolutionen från Rysslands statliga statistikkommitté som godkänner standardformer för primär dokumentation är av interdepartementell karaktär. Klausul 13 i förordningarna om redovisning och finansiell rapportering i Ryska federationen identifierar standardformulär med enhetliga.

Men resolutionen från Rysslands statliga statistikkommitté av den 18 augusti 1998 N 88 registrerades inte hos Rysslands justitieministerium. Följaktligen är de enhetliga formulären för kontanttransaktioner, enligt vår mening, inte obligatoriska.

Är enhetliga formulär tillämpliga på småföretag? Klausul 5 i standardrekommendationerna om organisationen av redovisning för småföretag (order nr 64n) anger att små företag kan använda självständigt utvecklade blanketter som innehåller de obligatoriska uppgifterna enligt bokföringslagen. Denna ståndpunkt stöds också i avgörandet av Ryska federationens högsta skiljedomstol daterat den 10 april 2008 N 3856/08. Ändå rekommenderas det inte att hänvisa till order nr 64n. Varför?

För det första är det inte registrerat hos det ryska justitieministeriet, vilket betyder att det inte är en rättslig handling. Därför kan en hänvisning till den ifrågasättas av skattemyndigheten; för det andra utvecklades modellrekommendationerna i enlighet med federal lag nr. 88-FZ av den 14 juni 1995, som blev ogiltig från och med den 1 januari 2008 på grund av antagandet av federal lag nr. 209-FZ av den 24 juli 2007.

Och viktigast av allt är att kriterierna för små företag i de gamla och nya lagarna inte sammanfaller.

Sammanfattningsvis noterar vi att revisorer ofta underskattar kravet i punkt 4 i PBU 1/2008 att godkänna formerna för primära redovisningshandlingar i redovisningsprincipen, som inte innehåller något omnämnande av enhetliga formulär. Det är dock felaktigt att anta att en organisation har rätt att vägra använda enhetliga formulär. Det är nödvändigt att antingen utveckla dina egna formulär eller bestämma vilka detaljer i de enhetliga formulären som kan användas.

Organisationen har inget inflytande på sina motparters redovisningsprinciper. Och eftersom enhetliga formulär inte är obligatoriska, har den inte rätt att kräva deras efterlevnad från motparter. Du kan dock ta hand om kvaliteten på de dokument som organisationen får från dem i det skede då avtalet ingås. Uppfyllelse av det avtalade villkoret kan uppnås från motparten i domstol.

E.Yu.Dirkova

NIFI Academy of Budget and Treasury

Frågan om registrering av primära redovisningshandlingar är extremt viktig för affärsenheter. När allt kommer omkring bekräftar handlingar som upprättats i enlighet med lagen, i synnerhet för beräkningen av inkomstskatt, de utgifter som den skattskyldige ådragit sig, och bevisar också giltigheten av att tillämpa momsavdrag. Därför kan användningen av dokument vars formulär inte överensstämmer med fastställda krav leda till ogynnsamma konsekvenser för affärsenheter.

1. Upprättande av primära redovisningshandlingar

I enlighet med del 1 i art. 9 i lag N 402-FZ registreras varje fakta om ekonomisk livslängd som ett primärt redovisningsdokument. Låt oss notera att fram till den 1 januari 2013, i enlighet med punkt 1 i art. 9 i den federala lagen av den 21 november 1996 N 129-FZ "Om redovisning" (nedan kallad lag N 129-FZ), upprättades det specificerade dokumentet för varje affärstransaktion. Begreppen "affärstransaktion" och "faktum om det ekonomiska livet" är dock inte identiska.

Ett faktum om ekonomiskt liv är en transaktion, händelse, operation som har eller kan påverka en ekonomisk enhets finansiella ställning, det finansiella resultatet av dess verksamhet och (eller) kassaflöde (klausul 8 i artikel 3 i lag nr 402) -F Z). Lag nr 129-FZ definierade inte begreppet "affärsverksamhet", utan från punkt 2 i art. 1 i denna lag följde att all verksamhet som utfördes av organisationer under sin verksamhet erkändes som sådan.

Således är begreppet "faktum om det ekonomiska livet" i lag nr 402-FZ bredare än begreppet "affärstransaktion", som användes i lag nr 129-FZ. Och här uppstår huvudfrågan som oroar specialister: vilka fakta om det ekonomiska livet kan dokumenteras i primära redovisningsdokument, som sammanställs enligt formulär som är oberoende utvecklade av organisationen, och när förblir användningen av enhetliga formulär obligatorisk? När allt kommer omkring har resolutionerna från Ryska federationens statliga statistikkommitté, som godkände enhetliga former av primär redovisningsdokumentation, inte annullerats.

2. Egna former av primära redovisningshandlingar

Enligt del 4 i art. 9 i lag N 402-FZ måste de former av primära redovisningsdokument som används av en organisation (förutom för organisationer inom den offentliga sektorn) godkännas av organisationens chef. Samtidigt innehåller denna lag inte något krav på obligatorisk användning av enhetliga formulär. Låt oss komma ihåg att före den 1 januari 2013 var det möjligt att använda självständigt utvecklade former av primära dokument endast om den erforderliga formen inte var tillgänglig i albumen med enhetliga former av primär redovisningsdokumentation (klausul 2 i artikel 9 i lag nr 129 -F Z). Vi noterar dock att även när de upprättade primära dokument som inte var i enhetliga former, lyckades skattebetalarna försvara lagligheten av att erkänna utgifter i domstol (för mer information, se Encyclopedia of Disputed Situations on Income Tax).

När du utvecklar dina egna former av primära redovisningsdokument kan du ta de enhetliga formerna som grund, lägga till eller ta bort några av detaljerna. Dessutom är det lämpligt att använda GOST R 6.30-2003 "Organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav för dokumentberedning."

Vid utveckling bör det beaktas att det primära redovisningsdokumentet nödvändigtvis måste innehålla de uppgifter som anges i del 2 i art. 9 i lag nr 402-FZ:

Namn och datum för upprättandet av dokumentet;

Namn på den ekonomiska enhet som sammanställt dokumentet;

Värdet av det naturliga och (eller) monetära måttet av ett faktum av ekonomiskt liv, som anger måttenheterna;

Signaturer, efternamn (med initialer), såväl som positioner för de personer som gjorde transaktionen, operationen och är ansvariga för korrektheten av dess genomförande, eller de personer som är ansvariga för riktigheten av genomförandet av händelsen.

Det måste beaktas att detaljlistan för enskilda primära redovisningshandlingar kan utökas med andra föreskrifter. Till exempel finns kraven för detaljerna i fraktsedeln i order från Rysslands transportministerium daterad 18 september 2008 N 152, antagen i enlighet med del 1 i art. 6 i den federala lagen av den 8 november 2007 N 259-FZ "Charter of Road Transport and Urban Ground Electric Transport".

Som redan nämnts måste organisationens chef godkänna de använda formerna av primära redovisningsdokument (del 4, artikel 9 i lag nr 402-FZ).

Det bör också noteras att det primära redovisningsdokumentet kan sammanställas i elektronisk form (del 5, artikel 9 i lag nr 402-FZ). Och som ni vet, för att utbyta elektroniska dokument är det nödvändigt att deltagarna i det elektroniska dokumentflödet har kompatibla dokumentformat. Följaktligen, när du utvecklar dina egna dokumentformer och deras format, kommer det att uppstå svårigheter med att implementera elektronisk dokumenthantering. Låt oss notera att på grundval av enhetliga formulär har rekommenderade format för allmänt använda dokument redan utvecklats och godkänts av den federala skattetjänsten i Ryssland av den 21 mars 2012 N ММВ-7-6/172@: varufaktura (TORG-12) och mottagningsbevis för arbeten (tjänster). Dessa handlingar kan lämnas elektroniskt till skattemyndigheten (för att bekräfta utgifter för beräkning av inkomstskatt och för andra ändamål på begäran av inspektionen) och motparter.

3. Enade former av primära redovisningsdokument

Sedan den 1 januari 2013 finns det inget krav på att använda enhetliga formulär när man utarbetar primära redovisningsdokument i lag N 402-FZ, men deras användning är vanlig för många affärsenheter. Dessutom kräver en självständig utveckling av andra dokumentformulär än de enhetliga tid, specialkunskaper och merkostnader för att sätta upp programvara för nya formulär och användningen av sådana formulär kan medföra svårigheter att arbeta både inom organisationen och med motparter.

Lag nr 402-FZ innehåller inget förbud mot användning av enhetliga formulär, så de kan fortfarande tillämpas genom att godkänna ett sådant beslut i redovisningsprincipen eller genom en separat order från chefen.

Dessutom är det ganska riskabelt att vägra använda alla enhetliga former.

I information nr. PZ-10/2012 noterade Rysslands finansministerium att former av primära redovisningsdokument som upprättats av auktoriserade organ i enlighet med andra federala lagar och på grundval av dessa förblir obligatoriska för användning (till exempel former av kontantdokument). .

I själva verket föreskriver förordningarna om förfarandet för att genomföra kontanttransaktioner med sedlar och mynt från Rysslands centralbank på Ryska federationens territorium (godkänd av Rysslands centralbank den 12 oktober 2011 N 373-P) för användning av följande enhetliga former:

Kontantbeställningar för kvitto och utgifter (formulär N KO-1 och KO-2);

- (form N KO-4);

Bokföring av medel som accepterats och utfärdats av kassörskan (formulär N KO-5);

Avräknings- och betalningsutdrag (blanketter N T-49 och T-53).

Dessa formulär är godkända av resolutioner från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad 18 augusti 1998 N 88, daterad 5 januari 2004 N 1.

Observera att dessa inte alla är enhetliga formulär, som fortfarande är obligatoriska för användning under 2013, trots friheten att utveckla dina egna formulär.

Dessutom kan underlåtenhet att använda standardiserade dokumentformer vid registrering av arbete och dess betalning leda till oönskade konsekvenser för organisationer. Nästa avsnitt i detta specialnummer ägnas åt frågan om att använda dessa formulär.

Det finns andra obligatoriska former av primära dokument. Kravet i del 4 av art. 9 i lag N 402-FZ, allmän: blanketterna måste godkännas av chefen för den ekonomiska enheten. Därför, för att undvika oenighet med tillsynsmyndigheter, är det bättre att godkänna användningen av enhetliga formulär på order av chefen eller tillhandahålla det i redovisningsprincipen.

4. Funktioner i användningen av enhetliga former av primäraredovisningshandlingar för arbetsbokföring och betalning

Frågan om att använda enhetliga formulär för att dokumentera händelser som inträffar inom området för arbetsrelationer (anställa en anställd, bevilja honom ledighet etc.) förtjänar särskild uppmärksamhet.

Enligt Rostrud, efter ikraftträdandet av lag N 402-FZ, det vill säga från den 1 januari 2013, har icke-statliga organisationer rätt att använda former av primära redovisningsdokument som utvecklats av dem självständigt (brev daterat den 14 februari 2013) N PG/1487-6-1).

Som ett exempel nämner Rostrud den anställdes personliga kort (blankett N T-2) och noterar att det primära redovisningsdokumentet måste innehålla alla obligatoriska uppgifter som fastställts av Part 2 of Art. 9 i lag nr 402-FZ. Formen för den anställdes personliga kort (formulär N T-2), såväl som andra enhetliga former av primära redovisningsdokument för registrering av arbete och dess betalning, godkändes genom resolution från Ryska federationens statliga statistikkommitté daterad den 5 januari 2004 N 1 (nedan kallad resolution N 1).

Samtidigt är det nödvändigt att ta hänsyn till att kraven för användningen av denna enhetliga form för att upprätthålla militär registrering fastställs av klausul 27 i förordningarna om militär registrering (godkänd genom dekret från Ryska federationens regering i november 27, 2006 N 719 i enlighet med klausul 6 i artikel 8 i den federala lagen av den 28 mars 1998 N 53-FZ "Om militärtjänst och militärtjänst").

Med tanke på frågan om att förbereda primära dokument när man skickar en anställd på en affärsresa, noterade Rysslands arbetsministerium i brev nr 14-2-291 daterat den 14 februari 2013 att de relevanta dokumenten (i synnerhet ett resecertifikat) måste upprättas enligt de blanketter som godkänts av resolution nr 1.

Rysslands finansministerium angav i information nr PZ-10/2012 att från och med den 1 januari 2013 är former av primära redovisningsdokument upprättade av auktoriserade organ i enlighet med andra federala lagar och på grundval av sådana lagar obligatoriska.

Dessutom bör det noteras att kraven på primära redovisningshandlingar som finns i art. 9 i lag N 402-FZ kan endast delvis tillämpas på dokument som används för att dokumentera händelser inom området för arbetsrelationer. Så, i del 5 av art. 9 i lag N 402-FZ ger möjlighet att upprätta ett primärt bokföringsdokument i elektronisk form. Samtidigt tillåter inte Ryska federationens arbetslagstiftning och andra reglerande rättsakter som innehåller arbetsrättsliga normer en sådan möjlighet. Till exempel i mom. 3 klausul 26 i föreskrifterna om särdragen med att skicka anställda på affärsresor, godkänd genom dekret från Ryska federationens regering av den 13 oktober 2008 N 749, är det direkt fastställt att den anställdes rapport om arbetet utfört på en affärsresa lämnas skriftligen till arbetsgivaren. Enhetliga former av ett officiellt uppdrag, en rapport om dess slutförande och ett resecertifikat finns också i resolution nr 1.

Med hänsyn till ovanstående kan vi komma till slutsatsen att utförande av dokument med hjälp av oberoende utvecklade formulär för registrering av arbete och dess betalning kan orsaka anspråk från inspektionsmyndigheter, eftersom det nya formuläret kanske inte tar hänsyn till (inte fullt ut beaktas) arbetslagstiftningens krav för ett specifikt dokument.

Till exempel bör den innehålla kolumner där det är nödvändigt att ange information om det utförda arbetet, övergång till ett annat fast jobb och uppsägning (punkt 12 i reglerna för att föra och lagra arbetsböcker, producera arbetsboksformulär och tillhandahålla dem till arbetsgivare, godkänd genom dekret från Ryska federationens regering av den 16 april 2003 N 225). Samtidigt ingår inte denna information i listan i del 2 av art. 9 i lag nr 402-FZ.

När det gäller utarbetandet av dokument om arbetsredovisning och betalning är det sålunda för närvarande ändamålsenligare för organisationer att använda de enhetliga formulär som godkänts av resolution nr 1. Och, som redan nämnts, användningen av dessa enhetliga formulär i enlighet med Del 4 av art. 9 i lag N 402-FZ måste godkännas antingen genom en separat order från organisationens chef eller genom en bilaga till redovisningsprincipen.

Primära redovisningshandlingar är viktiga både i redovisningsfrågor och för att bestämma volymen av skatteförpliktelser. Det är viktigt för den företagsspecialist som ansvarar för upprättandet av primära redovisningshandlingar att tydligt förstå innehållet och formerna för sådana handlingar, samt att känna till detaljerna i att föra redovisningsregister.

Det primära dokumentets roll i redovisningen

Primära dokument är dokument med hjälp av vilka företaget formaliserar de ekonomiska händelser som inträffade på företaget (klausul 1, artikel 9 i lagen "om redovisning" daterad 6 december 2011 nr 402-FZ).

Det första som revisorer i någon organisation tydligt borde förstå är att det idag inte finns någon specifik obligatorisk lista över formulär för primära redovisningsdokument. Varje företag bestämmer själva formerna för primära dokument beroende på syftet med deras användning.

För sådana dokument är dock en förteckning över obligatoriska uppgifter lagligt upprättad (klausul 2, artikel 9 i lag nr 402-FZ).

VIKTIG! De formulär som används i redovisning måste fastställas i organisationens redovisningsprincip (klausul 4 i PBU 21/2008, godkänd genom order från Ryska federationens finansministerium daterad 6 oktober 2008 nr 106n).

Lista över möjliga primära redovisningshandlingar

Listan över primära redovisningsdokument 2018-2019 kan vara följande:

1. Packlista. Detta är ett dokument som återspeglar listan över överförda inventarier. Fakturan utfärdas i 2 exemplar och innehåller information som i efterhand återspeglas i fakturan. Fakturan är undertecknad av representanter för båda parter som är inblandade i transaktionen och bestyrkt av ett sigill (om företaget använder det i sin praxis).

1. Registrering av acceptans. Det upprättas vid slutförandet av vissa arbeten (tjänster) för att bekräfta att resultatet av arbetet uppfyller de ursprungliga kraven i kontraktet.

Se ett exempel på en sådan handling.

1. Primära dokument för utbetalning av lön till personal (till exempel lönebesked).

För mer information om dessa uttalanden, se artikeln "Exempel på att fylla i lönebesked T 49" .

1. Dokument relaterade till närvaron av anläggningstillgångar - här kan företaget upprätta sådan dokumentation från listan över primära redovisningsdokument:

• Intyg om godkännande och överföring av anläggningstillgångar i OS-1-formen - vid mottagande eller avyttring av ett objekt som inte är relaterat till byggnader eller strukturer.

För mer information om denna handling, se materialet "Enhetligt formulär nr. OS-1 - Intyg om godkännande och överföring av anläggningstillgångar" .

• Om anläggningstillgången är en byggnad eller struktur, formaliseras dess mottagande eller avyttring genom en handling i OS-1a-formen.

För mer information, se artikeln "Enhetligt formulär nr. OS-1a - formulär och exempel" .

• Avskrivningen av en tillgång formaliseras genom en handling i OS-4-formen.

För mer information, se materialet "Enhetligt formulär nr. OS-4 - Lag om avveckling av en tillgång" .

• Om det är nödvändigt att dokumentera fakta om den genomförda inventeringen upprättas en inventeringslista över anläggningstillgångarna i INV-1-formuläret.

För mer information om ett sådant primärt dokument, se artikeln "Enhetligt formulär nr. INV-1 - formulär och prov" .

• Om inventeringen utfördes i relation till immateriella tillgångar, kommer inventeringen att sammanställas enligt INV-1a-formuläret.

För mer information, se materialet "Enhetligt formulär nr. INV-1a - formulär och prov" .

1. En separat grupp av primära handlingar är kontanthandlingar. Dessa inkluderar särskilt följande lista över primära redovisningsdokument för 2018-2019:

• Kvitto kontantbeställning.

För mer information om dess sammanställning, se artikeln "Hur fylls en beställning av kontantkvitto (PKO) i?" .

• Kontantbeslut.

1. Betalningsorder.

Läs om reglerna för att förbereda detta dokument.

1. Förhandsrapport.

1. Handlingen att kvitta ömsesidiga anspråk.

Läs om detaljerna för att använda detta dokument.

1. Redovisningsinformation.

För information om principerna för dess design, se materialet "Redovisningsbevis för felkorrigering - prov".

Listan ovan uttömmer inte hela omfattningen av primära dokument som används i redovisningen, och kan utökas beroende på egenskaperna hos den redovisning som utförs i varje specifik organisation.

VIKTIG! De är inte primära redovisningsdokument från listan 2018-2019 - listan föreslogs ovan:

• Avtal. Detta är ett dokument som anger rättigheterna, skyldigheterna och skyldigheterna för de parter som är inblandade i transaktionen, villkoren och förfarandet för avveckling, särskilda villkor, etc. Dess data används när man organiserar redovisningen för analys av avvecklingar med motparter, men den själv genererar inte bokföringstransaktioner.
• Kolla upp. Detta dokument återspeglar det belopp som köparen accepterar att betala genom att acceptera leverantörens villkor. Fakturan kan innehålla ytterligare information om villkoren för transaktionen (villkor, betalnings- och leveransförfaranden etc.), det vill säga den kompletterar avtalet.
• Faktura. Detta dokument är upprättat för skatteändamål, eftersom köpare på grundval av detta accepterar de momsbelopp som presenteras av leverantörer för avdrag (klausul 1 i artikel 169 i Ryska federationens skattelag). Således, i avsaknad av andra dokument som kännetecknar en viss transaktion, kommer det att vara omöjligt att bekräfta utgifterna för denna transaktion med en faktura (brev från Ryska federationens finansministerium daterat 25 juni 2007 nr 03-03-06/ 1/392, Federal Tax Service daterad 31 mars 2006 nr 02-3 -08/31, resolution från Federal Antimonopoly Service i East Siberian District daterad 19 april 2006 nr A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Man bör komma ihåg att de enhetliga formerna av primära redovisningsdokument som anges i listan inte är obligatoriska för användning, eftersom sedan 2013 (efter antagandet av lag nr 402-FZ) kan former av sådana former utvecklas oberoende. Men i de flesta fall fortsätter de att användas. Under 2018-2019 fortsätter därför listan över enhetliga former av primära redovisningsdokument i besluten från den statliga statistikkommittén att vara relevant.

Vilken information ska formerna för primära handlingar innehålla?

Trots att det för närvarande inte finns några obligatoriska primära handlingar för alla blanketter har lagstiftaren fastställt krav på innehållet i sådana handlingar. Listan över obligatoriska uppgifter som måste finnas i varje primärt dokument finns i punkt 2 i art. 9 i lag nr 402-FZ. Dessa är i synnerhet:

• dokumentets namn;
• det datum då ett sådant dokument upprättades;
• information om personen som sammanställt dokumentet (namnet på företaget eller enskild företagare);
• kärnan i det ekonomiska livet som formaliserades av detta dokument;
• monetära, numeriska egenskaper, mått på händelsen som inträffade (till exempel i vilken volym, i vilka enheter och för vilket belopp såldes produkterna till kunder);
• information om ansvariga specialister som dokumenterade händelsen, samt underskrifter från sådana specialister.

Primära handlingar och redovisningsregister

Hur kan primära redovisningshandlingar klassificeras?

Om det primära dokumentet utfärdades av företaget självt, kan det tillhöra antingen gruppen av interna eller till gruppen av externa. Ett dokument som upprättas inom företaget och utvidgar dess verkan till kompilatorföretaget är ett internt primärdokument. Om dokumentet har tagits emot utifrån (eller sammanställts av företaget och utfärdats till utsidan), kommer det att vara ett externt primärt dokument.

Företagets interna dokument är indelade i följande kategorier:

• Primära administrativa dokument är de med vilka ett företag ger order till någon av sina strukturella enheter eller anställda. Denna kategori inkluderar företagsbeställningar, instruktioner etc.
• Verkställande primära dokument. I dem återspeglar företaget det faktum att en viss ekonomisk händelse har inträffat.
• Bokföringshandlingar. Med deras hjälp systematiserar och sammanfattar företaget information som finns i andra administrativa och stödjande dokument.

Efter att en affärshändelse har dokumenterats som ett primärt dokument är det sedan nödvändigt att spegla händelsen i redovisningsregistren. De är i själva verket bärare av beställd information, de ackumulerar och distribuerar egenskaperna och indikatorerna för affärstransaktioner.

Följande register kännetecknas av deras utseende:

• böcker;
• kort;
• gratis blad.

Baserat på metoden för att upprätthålla registret särskiljs följande grupper:

• Kronologiska register. De registrerar händelserna som hände sekventiellt - från den första i tiden till den sista.
• Systematiska register. I dem klassificerar företaget genomförda transaktioner efter ekonomiskt innehåll (till exempel en kassabok).
• Kombinerade register.

Enligt kriteriet för innehållet i information som återspeglas i registren särskiljs följande:

• syntetiska register (till exempel en journalbeställning);
• analytiska register (lönelista);
• kombinerade register, inom vilka företaget utför både syntetisk och analytisk redovisning.

För mer information om redovisningsregister, se artikeln "Redovisningsregister (formulär, prov)" .

Resultat

För närvarande finns det inga obligatoriska formulär och listor över primära redovisningsdokument: varje affärsenhet har rätt att självständigt bestämma vilka former av primära dokument som den kommer att använda i sin verksamhet.

Samtidigt är de vanligaste primära redovisningsdokumenten de som har analoger bland de enhetliga formerna som godkänts av den statliga statistikkommittén.

Efter att primärhandlingen upprättats är det nödvändigt att överföra information från det till redovisningsregistret.

Varje revisor bör veta vilka dokument som hör till primära dokument. Detta beror på att det är denna dokumentation som ligger till grund för redovisningen. De bevisar faktumet att utföra affärstransaktioner. En nybörjarredovisare måste förstå vad det är, varför primära dokument behövs, hur man sammanställer och lagrar dem. Annars kan problem med tillsynsmyndigheter inte undvikas.

Juridiska personer och privata företagare kan överföra medel till varandra endast på grundval av viss primär dokumentation. Det förutsätts att primärredovisningen upprättas redan innan affärstransaktionen har ägt rum, dock utesluter inte lagstiftningen möjligheten att den upprättas efter transaktionens slutförande, dock ska det finnas goda skäl för detta.

Både primära och sammanfattande redovisningshandlingar måste innehålla följande uppgifter: namn på blanketten; datum och plats där den sammanställdes; det fullständiga namnet på företaget som förberedde det; vilka konton som används för att överföra pengar; ansvarig tjänstemans fullständiga namn m.m.

Vad behövs de till

Primära dokument (PD) är en obligatorisk del av redovisningen. De sammanställs under affärstransaktioner och fungerar som bevis på att sådana transaktioner har genomförts. När du genomför en transaktion kan ett annat antal primära dokument vara inblandade: det beror på detaljerna i dess genomförande.

Lista över operationer som måste utföras under transaktionen:

1. Underteckna ett avtal med mottagaren. Om det är permanent kan du underteckna ett avtal för flera transaktioner, men i det här fallet är det värt att omedelbart diskutera tidpunkten för arbetet, sekvensen av avvecklingstransaktioner och andra nyanser.
2. Utfärdande av fakturor för betalning.
3. Direktbetalning, vars bekräftelse är ett kontantkvitto (eller försäljningskvitto), om vi pratar om kontantbetalning, eller betalkort, om pengar överförs via banköverföring.
4. När varorna skickas ger entreprenören fakturan till beställaren.
5. Efter att ha tillhandahållit tjänster i sin helhet ska entreprenören få ett färdigställandeintyg från beställaren

Befintliga typer

Det finns 6 huvudtyper av PD-redovisning, som oftast används vid olika transaktioner:

Lista över primära redovisningshandlingar

Så listan över primär redovisningsdokumentation ser ut så här:

Definitionen av begreppet "primärt redovisningsdokument" ges av artikel 60-1 i den ryska skattelagen: primära dokument är dokumenterade bevis på att en transaktion har slutförts eller att det finns en händelse som ger rätt att utföra den. Sådana dokument kan vara i pappersform eller på elektroniska medier. Redovisning sker på basis av sådan dokumentation.

Artikel 60-2 anger formerna för sådana handlingar och kraven för deras utförande.

En annan lag som definierar primär dokumentation och även definierar dess former är lagen om redovisning och finansiell rapportering.

Ryssland är ett land där lagstiftningen om redovisning och betalning av skatter ändras regelbundet. Med tanke på att blanketterna kan ändras eller kompletteras behöver du spåra vilka ändringar som godkänns av olika statliga myndigheter, inklusive finansdepartementet. Exempelvis godkändes i början av 2019 formen för ett redovisningsbevis som tidigare haft fri form.

Koden för administrativa brott föreskriver ett antal sanktioner för avsaknad av primära dokument i en organisation, de definieras i artikel 276 i kodexen.

Allmänna bruksanvisningar

PD ligger till grund för att påbörja redovisning av vissa transaktioner och göra anteckningar i redovisningsregistret. En sådan handling fungerar som ett skriftligt bevis på att en affärstransaktion har genomförts.

Dessa primära redovisningsdokument, vars former inte är officiellt godkända, godkänns av organisationens chef och utfärdar en lämplig order. De måste innehålla alla obligatoriska uppgifter som krävs enligt lag.

Sådan dokumentation ska upprättas på papper och styrkas med underskrift av den som sammanställt dokumentet. Om ett elektroniskt dokument används ska det undertecknas med en elektronisk signatur.

Enade former av PD är inte obligatoriska för användning. Undantaget är kontantdokument som är godkända av auktoriserade strukturer.

PD-formuläret måste innehålla följande obligatoriska uppgifter:

• Dokumentets titel;
• exakt datum för operationen;
• vad den ekonomiska verksamheten består av i fysiska och värdemässiga termer;
• namnet på strukturen som utgör dokumentet;
• uppgifter om de personer som ansvarar för att handlingen utförs korrekt.

Sådana dokument är indelade i följande grupper:

• löneredovisning;
• redovisning av utförda kontanttransaktioner;
• redovisning av anläggningstillgångar;
• bokföring av bygg- och reparationsarbeten.

Fyllningsregler

Rapporteringshandlingar bör upprättas snyggt och tydligt.

Grundläggande regler:

• Det är tillåtet att använda kulspetspennor och bläckpennor, du kan använda datorer och skrivmaskin;
• sådan dokumentation måste upprättas i det ögonblick då transaktionen just är planerad;
• det är tillåtet att upprätta handlingar efter operationen, om det finns sakliga skäl för detta;
• dokumentet återspeglar alla möjliga detaljer;
• Om någon information saknas kan bindestreck läggas till.

Under 2019 används standardformulär för att förbereda PD. Dokument är uppdelade i externa och interna.

Den första organisationen tar emot utifrån: från statliga myndigheter, högre organisationer, bankstrukturer, skattemyndigheter etc. Exempel på externa dokument: fakturor, betalningsuppdrag eller krav. Vad gäller interna dokument så upprättas de direkt i organisationen.

Om handlingen är felaktigt ifylld kommer organisationen att ha svårt att fastställa skatteunderlaget, vilket kan leda till oenighet med skattemyndigheten.

Innehållskorrigering

Det händer att även en erfaren revisor som har upprättat ett dokument mer än en gång gör ett misstag. Det är möjligt att korrigera det endast när dokumentet inte återspeglades i bokföringen, det vill säga det inte bokfördes. Du måste komma ihåg att det är oacceptabelt att göra korrigeringar med en stroke.

Du kan bara använda följande tre metoder:

• ytterligare inträde;
• vändningsmetod;
• korrekturmetod.

Det sistnämnda gäller när ett fel begåtts i bokföringsregistret, men det påverkar inte bokföringens överensstämmelse. Denna metod är lämplig att använda innan balansräkningen upprättas. I det här fallet måste det felaktiga numret eller annat tecken strykas över med en tunn linje, och det korrekta värdet måste anges bredvid. På sidan anger du "korrigerad tro" och sätt datum och underskrift.

En ytterligare post skulle vara lämplig om beloppet för transaktionen som genomförs underskattades.

Återföringsmetoden innebär att korrigera en felaktig inmatning med ett negativt tal. Fel nummer anges med rött bläck, och rätt inmatning görs omedelbart, vilket är skrivet i normal färg.

Förtydliganden om avstämningsrapporten

Avstämningshandlingar hänför sig inte juridiskt till primära dokument och regleras därför inte av regleringsdokument. De visar ömsesidiga uppgörelser som gjorts för en viss period mellan företag som har status som juridisk person eller enskilda företagare.

Denna typ av dokument används på initiativ av revisorer, eftersom det med dess hjälp är möjligt att lösa ett antal kontroversiella frågor, vilket skyddar organisationens intressen.

I vilka fall är det viktigt att upprätta en avstämningsrapport:

• när säljaren erbjuder ett brett urval av varor;
• vid beviljande av anstånd med betalningar;
• om priset på produkten är högt;
• om det finns ett förhållande mellan parterna som är regelbundet till sin natur.

Detta dokument kan användas i domstol i händelse av en kontroversiell situation mellan parterna.

Hållbarhetstid

Bestämmelsen om lagring av primär dokumentation är inskriven på lagstiftningsnivå.

Olika lagringsvillkor finns för olika typer av dokument:

Primärt dokument Det är vanligt att hänvisa till alla dokument som bekräftar transaktioner utförda av skattebetalaren relaterade till organisationens ekonomiska verksamhet och som har en viss ekonomisk effekt. Med primära dokument menas både redovisningsmässiga "primära" dokument och dokument som är nödvändiga för skatteändamål (det vill säga för att bekräfta utgifter, avdrag, förmåner etc.).

För redovisningsändamål används ett snävare begrepp "primärt redovisningsdokument" (federal lag av den 6 december 2011 nr 402-FZ "Om redovisning"). Denna norm anger att det primära redovisningsdokumentet måste upprättas för varje faktum i organisationens ekonomiska liv omedelbart när det inträffar, och om detta inte är möjligt, omedelbart efter dess slutförande. För dessa ändamål förstås ett ekonomiskt liv som en transaktion, händelse, operation som har eller kan påverka företagets finansiella ställning, det finansiella resultatet av dess verksamhet och (eller) kassaflöde (klausul 8 i artikel 3) i bokföringslagen).

Punkt 2 i artikel 9 i bokföringslagen innehåller en förteckning över obligatoriska uppgifter om redovisningen "primär". Frånvaron av minst en av dem berövar dokumentet statusen som ett primärt redovisningsdokument. Därför är det viktigt att övervaka närvaron av alla nödvändiga artiklar i dokumentet. För att göra detta enklare bör dokumentet delas upp i tre delar: inledande, innehållsmässigt och slutligt:

i den inledande delen av bokföringen "primär" måste följande anges: namn och datum för upprättandet av dokumentet, samt namnet på den person (organisation eller enskild företagare) för vars räkning dokumentet upprättades;

den sista delen återspeglar uppgifterna från den ansvariga personen (jobbtitel, efternamn och initialer för den person som genomförde transaktionen, operationen och ansvarig för dess genomförande, eller den person som är ansvarig för genomförandet av den genomförda händelsen). Registreringen av det primära redovisningsdokumentet fullföljs genom att den ansvariga personens underskrift anbringas. Om det finns flera ansvariga personer ska uppgifterna om alla dessa personer anges och deras underskrifter ska sättas på.

Är den primära fakturan

En faktura krävs för att dra av moms (klausul 1 i artikel 169 i Ryska federationens skattelag), dvs. syftet med att skapa detta dokument motsvarar inte syftet med att sammanställa ett primärt redovisningsdokument. En faktura ligger inte till grund för att spegla några uppgifter i redovisningsregister. Det är också nödvändigt att ta hänsyn till att fakturan upprättas inte under genomförandet av en affärstransaktion och inte ens omedelbart efter dess slutförande, utan inom fem kalenderdagar från datumet för leverans av varor (leverans av arbete, tjänster) eller från dagen för mottagandet av förskottet (klausul 3 i artikel 168 i Ryska federationens skattelag).

Samtidigt överensstämmer detaljerna i fraktfakturan till stor del med detaljerna i det primära dokumentet för överföring av varor (arbete, tjänster) till köparen (kunden). Därför har Rysslands federala skattetjänst utvecklat ett universellt överföringsdokument, som, förutom informationen från fakturan, innehåller ytterligare detaljer som är karakteristiska för det primära redovisningsdokumentet (bilaga nr 2 till brevet från Rysslands federala skattetjänst daterad 21 oktober 2013 nr ММВ-20-3/96@). Baserat på reglerna i bokföringslagen bör ett universellt överföringsdokument upprättas vid tidpunkten för transaktionen eller omedelbart efter dess slutförande. Endast i detta fall kommer UPD, som innehåller fakturaindikatorerna, att betraktas som ett primärt redovisningsdokument. En vanlig faktura gäller inte för den "primära" fakturan.

Är det primära avtalet

Fraktsedel - förberedelse av en fraktsedel krävs enligt punkt 2 i artikel 785 i den ryska federationens civillag, och formuläret är godkänt av reglerna för godstransport på väg (godkänd av regeringsdekret nr 272 av den 15 april 2011).

Former för fakturor och justeringsfakturor(som är skatteredovisningsdokument) godkända av Ryska federationens regering. Vid användning av andra blanketter kommer motparten inte att kunna få avdrag för