Бизнес захидал хэрхэн бичих вэ: төрөл, дизайны дүрэм, загвар, бизнесийн захидлын дээж. Хэрхэн захидал бичих вэ - дээж Хэрхэн захидал бичих вэ

Эрхэм найзууд аа, өнөөдөр би нэг зовлонтой асуудлын талаар бичихээр шийдлээ - захидал хэрхэн бичих вэ 😉. Төрөл бүрийн салбарын мэргэжилтнүүд өдөр бүр асуулт, тусламж хүссэн олон захидал хүлээн авдаг гэж би бодож байна.

Таны даруухан үйлчлэгч ч үл хамаарах зүйл биш :) Асуулт, тусламж хүссэн захидлын тоо өдөрт дунджаар 40-50 байдаг бөгөөд заримдаа миний хариулах чадвараас хэтэрдэг.

Захидлын нэлээд хэсэг нь асуулт, асуудлын тайлбарыг бүрэн зөв боловсруулаагүй захидлуудаас бүрддэг тул нэмэлт тодруулах захидал шаарддаг бөгөөд энэ нь илгээгч болон хүлээн авагчийн хувьд шаардлагагүй цаг зарцуулдаг.

Энэ нийтлэлд би мэргэжилтнүүдэд асуулт бүхий захидал хэрхэн зөв бичих талаар ярихыг хүсч байна, ингэснээр танд хэрэгтэй мэдээллийг олж авахад хамгийн бага хугацаа шаардагдах бөгөөд шаардлагагүй захидал харилцааг шаарддаггүй.

Миний бодлоор гол дүрэм бол захидалдаа хүлээн авагчийн цагийг үнэлдэг гэдгээ илэрхийлэх нь маш чухал юм. Бүх зүйл товч бөгөөд тодорхой томъёолсон байх ёстой.

1. Мэндчилгээ

Аливаа захидал мэндчилгээгээр эхлэх ёстой гэдэгт би итгэдэг. "Сайн уу", "Сайн уу", "Өдрийн мэнд" - эдгээр үгсийг бичихэд хэцүү биш бөгөөд хэдэн секунд болно. Би хувьдаа мэндчилгээ агуулаагүй имэйлд дургүй. Ямар ч зүйлийг эелдэг байдал шиг үнэлж, тийм ч хямдаар үнэлдэггүй.

2. Нэрээр нь дуудах

Блогын сайтын бүх хуудсанд санал хүсэлтийн маягт (жишээлбэл, "") хуудас дээр би үргэлж "Намайг Михайл" гэж бичдэг тул хүмүүст нэрээр нь захидал бичихгүй байх асуудал харагдахгүй байна. Ямар ч хүн далд ухамсараараа нэрээр дуудагдах дуртай байдаг.

Хэдийгээр би "Михайл"-аас илүү "Майк"-д дуртай ч гэсэн нэрээр нь дуудсан ямар ч дуудлага хийх болно 🙂.

3. Эхлээд Google-д асуултаа бичээрэй.

Хайлтын системд надаас асуусан асуултаа бичээд л олсон материалынхаа линкийг би хэдэн удаа захидал харилцаанд оруулах шаардлагатай болсон бэ! Надад хуруу, хөлийн хуруу ч хүрэхгүй байна 😉!

Сонирхсон асуултаа эхлээд янз бүрийн хувилбараар (Англи хэлээр, Google Translator-аар орчуулж болно) google-ээс хайж олдсон материалыг судлахад цаг зарцуулахыг чин сэтгэлээсээ зөвлөж байна.

Ихэнх тохиолдолд та хайлтын систем эсвэл форум дээрээс асуултынхаа хариултыг хялбархан олох боломжтой (олон хүмүүс тэнд харилцаж, янз бүрийн сэдвээр тодорхой асуудлуудыг ярилцаж, асуултуудад хариулдаг). Ихэнх тохиолдолд та өөрт хэрэгтэй бүх зүйлээ амархан олж чаддаг байхад яагаад өөр хүний ​​цагийг дэмий үрэх ёстой гэж?

🔥 Дашрамд хэлэхэд!Би англи хэл дээрх вэбсайтуудыг сурталчлах төлбөртэй курс гаргасан. Хэрэв та сонирхож байгаа бол энэ маягтаар дамжуулан эхний жагсаалтад хамрагдах хүсэлт гаргаж, сургалтын нээлтийн талаар хамгийн түрүүнд мэдэж, онцгой хөнгөлөлт эдлэх боломжтой.

Танай сайтуудын урсгалыг нэмэгдүүлэхэд амжилт хүсье!

Өнөөдрийн амттан бол нэг хуруугаараа турник дээр таталт хийж буй залуугийн бичлэг юм. Би ч гэсэн үүнийг хүсч байна :)

Захидал эрт дээр үеэс бичигдсэн бөгөөд өнөөг хүртэл бичигдсэн хэвээр байна. Эдгээр нь хүмүүсийн хоорондын харилцааны хэрэгсэл болж, мөн чанарыг ярилцагчдаа тодорхой илэрхийлэхэд тусалдаг бөгөөд энэ нь үүнийг бичих шалтгаан болсон юм. Энэ нийтлэлд бид бизнесийн захидлын хэд хэдэн төрлийг авч үзэж, бизнесийн захидлыг хэрхэн зөв бичих талаар сурах болно.

Аливаа бизнесийн захидлыг зөв зохиохын тулд та түүний мөн чанарыг тодорхой илэрхийлж, зөв ​​зохион байгуулах чадвартай байх хэрэгтэй. Бизнесийн захидал харилцааг өөрийн лого, хаяг бүхий компаниас баталсан албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр явуулдаг. Баруун дээд буланд хүлээн авагч компанийн даргын албан тушаал, нэрээс бүрдсэн толгой хэсгийг бөглөнө үү. Гарчигны төгсгөлд илгээгчийн тухай товч мэдээллийг бичсэн болно. Захидал бичих дараагийн шат бол давж заалдах өргөдөл бичих явдал юм. Энэ нь хүлээн авагчтай танилцах түвшингээс хамааран өөр өөр сонсогдож болно. Хэрэв та түүнийг биечлэн таньдаг бол түүнд "Эрхэм Сергей Юрьевич!" Хэрэв хаяг хүлээн авагч нь танихгүй хүн байвал хаяг нь: "Эрхэм ноён Иванов!" Эдгээр тохиолдолд ноён гэсэн үгийг товчлох, овог, нэрний оронд эхний үсгийг бичих нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй гэдгийг санах нь зүйтэй. Захидлын мөн чанарыг товч хэлбэрээр дамжуулах нь оршил хэсгийн даалгавар юм. Ихэнхдээ энэ нь нэг догол мөрөөс бүрддэг. Оршил хэсгийг уншсаны дараа хүлээн авагч захидлын агуулгын талаар товч ойлголттой байх ёстой. Үүний дараа хэд хэдэн догол мөр агуулсан үндсэн текст эхэлнэ. Текст нь нөхцөл байдлын талаархи таны бодлыг товчхон илэрхийлэх ёстой. Үндсэн бичвэр нь дөрвөн догол мөрөөс хэтрэхгүй байхыг зөвлөж байна. Захидал нь захидлын үр дүнг товч нэгтгэн дүгнэж, огноо, илгээгчийн нэр, албан тушаалыг харуулсан гарын үсэг бүхий дүгнэлтээр төгсөх ёстой. Давж заалдах хүсэлтийг бичих болсон шалтгаанаас хамааран заримдаа "Хүндэтгэсэн!", "Цаашид хамтран ажиллана гэдэгт найдаж байна" гэх мэт үгсээр дуусгах нь зүйтэй. Бизнес захидлын нийтлэг төрлүүдийн нэг бол баталгааны захидал юм. Үндсэн бичвэртээ зохиогч нэг буюу өөр амлалтаа биелүүлэхийг баталгаажуулж, баталгааг биелүүлэх эцсийн хугацааг зарлаж, баталгаат үүргээ зөрчсөн тохиолдолд төлөх торгуулийн хэмжээг тогтоодог.

Эндээс татаж авах боломжтой.

Талархлын захидал нь бизнесийн нэг төрөл боловч аль хэдийн хувийн гэсэн ангилалд багтдаг. Тэдгээрийг компанийн хэвлэмэл хуудас эсвэл мэндчилгээний хуудас дээр гаргаж болно. Үндсэн бичвэрт захидал хүлээн авагчид баяр хүргэж, захидалд хүргэсэн үйл явдлыг зааж, хүлээн авагчийн гарамгай амжилтыг жагсаасан байх ёстой.

Манай вэбсайт дээр.

Зөвлөмжийн захидлыг ихэвчлэн менежерийн нэрийн өмнөөс аж ахуйн нэгжийн ажилтанд зориулж бичдэг. Тэд ажилтны хамгийн сайн чанарууд, түүний гавьяа, амжилтын талаархи мэдээллийг агуулдаг. Ихэвчлэн ийм захидалд өмнөх ажил олгогч нь ажилтнаа ирээдүйн ажил олгогчид баталгаажуулахад бэлэн байдаг.

Эндээс татаж авна уу.

Зөвхөн байгууллагууд бизнесийн захидал харилцааг явуулах албагүй. Ажил хайхдаа бас бизнесийн ёс зүйг баримтлах хэрэгтэй. Өргөдөл гаргагч нь хүссэн сул ажлын байрны талаарх мэдээллийн эх сурвалж, өргөдөл гаргагчийн нэр, утасны дугаарыг зааж өгсөн товч хаягийг бичсэн анкет, хавтас бичгийг зөв бичих чадвартай байх ёстой.

Захидал хэр албан ёсны байх ёстойг анхаарч үзээрэй.Энэ нь захидал хүлээн авагчтай харилцах харилцаагаар тодорхойлогддог. Жишээ нь:

• Хэрэв та албан тушаалтан, ирээдүйн ажил олгогч, шинжлэх ухааны удирдагч эсвэл цэвэр мэргэжлийн болон бизнесийн харилцаатай өөр хэн нэгэнд захидал бичиж байгаа бол захидал албан ёсны байх ёстой.
• Хэрэв та одоогийн ажил олгогч, хамтран ажиллагсад, хамаатан садан эсвэл сайн мэдэхгүй хэн нэгэнд захидал бичиж байгаа бол хагас албан ёсны бичгийн хэв маягийг зөвшөөрнө.

Захиагаа цахим шуудангаар эсвэл цаасан дээр хэрхэн илгээхээ бодож үзээрэй.Энэ нь мөн захидлын албан ёсны түвшинд нөлөөлдөг.

• Ихэнх албан бичгийг компьютер дээр бичиж, хэвлэж, шуудангаар илгээх ёстой, гэхдээ мэдээжийн хэрэг зайлшгүй шаардлага гарахгүй эсвэл хүлээн авагч нь имэйлийг илүүд үздэг.
• Албан бус захидлын хувьд имэйл эсвэл гараар бичсэн захидал тохиромжтой.
• Хагас албан бичгийн хувьд утсаар ярих ёстой. Ярилцлагын үеэр та захидал харилцааг цахим шуудангаар явуулах ёстой гэж шийдсэн бол тийм байх ёстой. Хэрэв та энэ талаар итгэлгүй байгаа бол тогтмол захидал бичээрэй.

Хэвлэмэл хуудас ашиглах эсвэл хуудасны дээд талд хаягаа бичнэ үү (албан бичгийн хувьд).Хэрэв та бизнесийн захидал бичиж байгаа бөгөөд компани өөрийн гэсэн хэвлэмэл маягттай бол тэдгээрийг ашиглаарай. Хэрэв ямар ч маягт байхгүй, гэхдээ та үсгийг ямар нэгэн байдлаар илүү хатуу харагдуулахыг хүсч байвал ийм маягтуудыг өөрөө текст боловсруулагчаар хий. Үгүй бол та хуудасны дээд талд зүүн зэрэгцүүлэн гэрийн хаягаа бүрэн бичиж болно. Хаяг бичих арга нь улс орон бүрт харилцан адилгүй байдаг тул хүлээн авагчид соёлтой хандах хэрэгтэй.

Огноог тохируулна уу.Хэрэв та хаягаа аль хэдийн бичсэн бол хоёр мөрийг доголдуулж, огноог бичнэ үү. Хэрэв хаяг хараахан бичигдээгүй байгаа бол эхлээд огноог зүүн тийш зэрэгцүүлэн бичнэ үү.

• Бүтэн огноог бичнэ үү. Жишээлбэл, "2012 оны 1-р сарын 1" нь 2012 оны 1-р сарын 1-нээс хамаагүй илүү албан ёсны харагддаг гэдгийг санаарай.
• Хэрэв та и-мэйлээр албан бус захидал илгээж байгаа бол огноо шаардлагагүй, үүнийг имэйлийн өгөгдөлд зааж өгөх болно.

Захиа бичиж буй хүнийхээ нэр, албан тушаал, хаягийг (албан бичгийн хувьд) бичнэ үү.Огнооны дараа хоёр мөр доголдож, захидал хүлээн авагчийн бүтэн нэр, албан тушаалыг бичнэ. Хоёр дахь мөрөнд байгууллагын нэрийг (хэрэв мэдэгдэж байгаа бол) бичнэ үү. Гурав дахь мөрөнд гудамж, дөрөв дэх мөрөнд хот, бүс нутаг, зип кодыг бичнэ үү.

• Гэсэн хэдий ч имэйлийн хувьд энэ нь шаардлагагүй юм.
• Бүх албан бус болон хагас албан ёсны гараар бичсэн захидлын хувьд. Дугтуй дээрх хүлээн авагчийн нэр, хаяг хангалттай байна.
• Хэрэв таны захидал хүсэлт байгаа боловч та үүнийг тодорхой хүн рүү биш, зүгээр л байгууллагын хаягаар илгээж байгаа бол тухайн байгууллагын нэр, хаягийг бичнэ үү.

Мэндчилгээгээр эхэл.Дахин хэлэхэд мэндчилгээний төрлийг захидлыг хүлээн авагчтай харилцах харилцаа, мөн үнэн хэрэгтээ захидлын албан ёсны байдлаас тодорхойлдог. Энд зарим боломжит сонголтууд байна:

• Хэрэв та үл мэдэгдэх хүлээн авагч руу албан ёсны захидал бичиж байгаа бол "Холбогдох бүх хүмүүсийн анхааралд" гэсэн үгээр эхэлж, "хүмүүс" гэсэн үгийн ард хоёр цэг тавьж болно.
• Хэрэв хүлээн авагч нь тодорхойгүй хэвээр байгаа ч тэр (эсвэл тэр) гэдэгт бүрэн итгэлтэй байгаа бол илүү олон сонголт бий. “Эрхэм ноёд”, “Эрхэм хүндэт хатагтай нар”, “Ноёд хатагтай нар”. Гэсэн хэдий ч ийм мэндчилгээнд болгоомжтой байгаарай - та хэнийг ч гомдоохыг хүсэхгүй байна, тийм үү?
• Хэрэв та албан ёсны захидал бичиж байгаа бөгөөд хэнд бичиж байгаагаа мэдэж байгаа бол "Эрхэм #" гэж эхэлж болно. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та үүнийг хэтэрхий ажил хэрэгч биш гэж бодож байвал "Эрхэм #" гэсэн үгийг ашиглаж болно.
• Хэрэв та хагас албан ёсны захидал бичиж байгаа бол "Сайн уу" эсвэл "Эрхэм" гэх мэт сонголтууд ажиллах болно.
• Хэрэв захидал огт албан ёсны биш бол илүү олон сонголт бий. Энд "сайн уу", энд "сайн байна", энд "сайн уу" гэх мэт.

Мэндчилгээний ард хүлээн авагчийн нэрийг оруулна уу.

• Албан захидалдаа гэж нэрлэгддэг зүйлийг ашиглана уу. эелдэг нэр (ноён, хатагтай) эсвэл албан тушаал/гарчиг, дараа нь хүлээн авагчийн овог нэр.
• Хэрэв захидал хагас албан ёсны бол та хүлээн авагчид нэрээр нь хаяглах эсэхээ шийдэх хэрэгтэй. Хэрэв та итгэлгүй байгаа бол хийх хамгийн найдвартай зүйл бол эелдэг нэр ашиглах явдал юм.
• Нөгөө талаас албан бус захидал нь хүлээн авагч руу нэрээр нь хандаж болно гэж үздэг. Мэдээж чамаас ах дүү хамаатан садандаа бичсэн захидлыг эс тооцвол. Дараа нь та жишээ нь "Сайн уу, эмээ #" эсвэл "Сайн уу, авга ах #" гэх мэт зүйлийг бичих хэрэгтэй.

Захиа өөрөө эхэл.Мэндчилгээнээс хоёр мөр догол мөр эсвэл гараар бичиж байгаа бол текстийг шинэ мөрөөс эхлүүлээрэй.

• Хэрэв та хувийн захидал бичиж байгаа бол бизнес, эрүүл мэнд, энэ бүхний талаар асуулт асууж эхлэх болно, албан ёсныхаас эхлээд албан ёсны бус олон сонголтууд байдаг тул өөрийн үзэмжээр сонго.
• Хэрэв та бизнесийн захидал бичиж байгаа бол шууд гол зүйл рүүгээ ор. Цаг бол мөнгө бөгөөд та хүлээн авагчийн цагийг дэмий үрэхийг хүсэхгүй байна, тийм ээ?

Та юу бичих хэрэгтэйгээ бодож үзээрэй.Бичгийн гол зорилго нь харилцаа холбоо, харилцаа холбоо, мэдээлэл солилцох явдал юм. Тиймээс, захидал хүлээн авагч ямар мэдээлэл авах ёстой, түүнд юу хэлэх хэрэгтэйг өөрөөсөө асуугаарай. Барааны шинэ үнийн талаар? Түүний талаар юу санаж байна вэ? Төрсөн өдрийн бэлэг авахад талархах тухай? Сэдэв ямар ч байсан, бичих зорилгоо санаарай: мэдээлэл хуваалцах.

• Та бичиж чадна гэдгийг санаарай Үгүйбүх зүйлийн талаар. Жишээлбэл, уурлаж бичсэн захидал бол илгээх үнэ цэнэтэй захидал биш юм. Захиа аль хэдийн бичигдсэн хэрнээ явуулах эсэхдээ эргэлзэж байгаа бол хоёр хоног хойш тавьсан нь дээр. Та бодлоо өөрчилж, нөхцөл байдлыг шинэ өнцгөөс харах цаг хэвээр байж магадгүй.

Захиа шалгана уу.Захиа илгээхээсээ өмнө хэд хэдэн удаа уншиж, алдаа байхгүй эсэхийг шалгаарай. Хэрэв та хүсвэл өөр хэн нэгэнд таны имэйлийг шалгах эсвэл текст засварлагчийн дүрмийн шалгалтыг ашиглахыг хүсээрэй. Мэдээжийн хэрэг, бүх алдаагаа засах хэрэгтэй.

Захиагаа зөв бөглөнө үү.Ингэснээр та захидал хүлээн авагчтай хүндэтгэлтэйгээр баяртай гэж хэлж болно. Сүүлийн догол мөрөөс хоёр мөрийг доголдуулж, үсгүүдийн төгсгөлд тохирох эелдэг илэрхийлэл бич.

• Албан захидлын хувьд "Хүндэтгэсэн" эсвэл "Сайн сайхныг хүсье" гэх мэт сонголтууд тохиромжтой.
• Хагас албан бичгийн хувьд албан ёсны эелдэг байдлын томъёоны богино хувилбарууд тохиромжтой.
• Албан бус захидлын хувьд "Хайртай", "Чинийх" гэх мэт эелдэг байдлын томъёолол хийх болно.
• Хэрэв та хүсвэл хуучирсан эелдэг байдлын томъёог албан бичгээр (эсвэл та үүнийг үнэлж чадах дотны найздаа захидал бичиж байгаа бол) ашиглаж болно. Үүнийг хийхийн тулд томъёог сүүлчийн өгүүлбэрт оруулна. Дараа нь хоёр мөрийн догол мөрөнд "Хүндэтгэсэн/таны/таны" гэх мэт зүйлийг бич. Эндээс та бага зэрэг бүтээлч болж, захидалдаа үнэхээр өвөрмөц төгсгөлийг бий болгож чадна.

Хүлээн авагчийн үзэж буй олон зуун имэйлийн дунд таны захидал үнэхээр онцгой байдаг гэдэгт та итгэлтэй байна уу? Ажил мэргэжлийн хөгжлийн мэргэжилтнүүд, маркетерууд имэйлийн сэдвийг хэрхэн зөв зааж өгөх талаар ярилцаж, хүлээн авагч нь үүнийг нээж, цаг тухайд нь хариу өгөх болно.

1. Үргэлж гарчиг оруулах

Имэйлийн сэдвийн талбарыг үл тоомсорлох нь илгээгчийн хариуг цаг тухайд нь хүлээж авахдаа гаргадаг хамгийн том алдаа юм. Имэйлийн гарчиг нь ихэвчлэн хүлээн авагчид мессежийн агуулгыг хэлж, имэйлийг нээх эсэхээ шийдэхэд хүргэдэг. Хоосон гарчиг бүхий имэйлийг шууд устгах болно, учир нь энэ нь хүлээн авагчийг бухимдуулж, юуны талаар олж мэдэхийн тулд имэйлийг нээх шаардлагатай болно.

2. Эхлээд захидлын сэдвийг оруулаад дараа нь мессеж бичиж эхэлнэ

Олон хүмүүс имэйлийн гарчиг нь үүнийг бичсэний дараа хоёрдогч асуудал гэж үздэг. Гэсэн хэдий ч "The Ladders" сэтгүүлийн карьерын зөвлөх Аманда Августин захидлын сэдэв нь зохиогчийн тэргүүлэх чиглэл гэдгийг онцлон тэмдэглэв. Нэгдүгээрт, энэ нь мессежийн өнгө аясыг тодорхойлдог сэдэв бөгөөд хоёрдугаарт, энэ нь таныг бусад сэдвээр сатааруулахыг зөвшөөрдөггүй.

3. Товчхон бай

Компьютерийн дэлгэцэн дээр ирсэн имэйлээ нээхэд гарчиг хэсэгт 60 тэмдэгт харагдах бол ухаалаг гар утсанд ердөө 25-30 тэмдэгт л харагдана. Тиймээс имэйлийнхээ гарчгийг 6-8 үгтэй байлгах хэрэгтэй. Энэ нь хангалттай байх болно.

4. Сэдвийн эхэнд хамгийн чухал зүйлсийг тавь

SaneBox-ын дэд ерөнхийлөгч Дмитрий Леонов хэлэхдээ, захидлын 50 орчим хувийг гар утаснаас хардаг. Үүнийг анхаарч үзээд сэдвийн хамгийн эхэнд хамгийн чухал зүйлийг бичээрэй. Үгүй бол, тохиолдлын 50% -д нь мессежийн чухал хэсгүүдийг зүгээр л гар утасны төхөөрөмжөөр тасалж, хүлээн авагчид уншдаггүй.

5. Шаардлагагүй үг хэллэгээс зайлсхий

"Өдрийн мэнд", "Танилцсандаа таатай байна", "Баярлалаа" гэх мэт шаардлагагүй хэллэгээр сэдвийн мөрөнд бүү хий. Нэгдүгээрт, тэд хүлээн авагчийн хувьд юу ч биш юм. Хоёрдугаарт, та тэдгээрийг захидалдаа аюулгүйгээр ашиглах боломжтой бөгөөд энэ нь илүү логик байх болно.

6. Сэдвийн хэсэгт тодорхой, тодорхой бичнэ

Захидлын гарчиг нь яг юуны тухай бичихийг зааж өгөх ёстой. Хүлээн авагч нь яг хэзээ хариу өгөх ёстойгоо эрэмбэлэх, шийдэх ёстой нь захидлын сэдэв юм. Жишээлбэл, "Танд миний асуултыг шийдвэрлэх завтай байна уу?" Гэдэс дэх мессеж. Энэ нь маш тодорхой бус, учир нь энэ нь хүлээн авагчид түүнээс яг юу хүсч байгаа талаар ойлголт өгөхгүй бөгөөд захидлыг нээхэд хүргэдэг. Тиймээс, хэрэв та анкет илгээх бол гарчиг хэсэгт өөрийн нэр болон өргөдөл гаргаж буй ажлын байрны нэрийг бичээрэй. Хэрэв та хамтран ажиллагсад эсвэл түншээсээ одоогийн төслийн талаар асуулт асуухыг хүсвэл тухайн төслийн нэрийг гарчиг хэсэгт оруулна уу.

7. Сэдвээ энгийн байлгаж, үйлдэлд уриал.

Энэхүү зөвлөгөө нь маркетингийн мэргэжилтнүүд болон маркетингийн имэйл илгээдэг хүмүүст онцгой ач холбогдолтой байх болно. Hub Spot-ын дэд ерөнхийлөгч Кип Боднар хүлээн авагчийг үйл ажиллагаанд уриалан, сонирхлыг нь татах сэдвийн мөр бичихийг зөвлөж байна.

8. Түлхүүр үгсийг ашиглан цааш хайлт, шүүлт хийх

Олон имэйлийн мэргэжилтнүүд сэдэвчилсэн хавтастай бөгөөд тодорхой имэйл хайхын тулд шүүлтүүрийг идэвхтэй ашигладаг. Тиймээс, хэрэв таны захидлын сэдэвт ийм шошго байхгүй бол таны захидал анзаарагдахгүй байх магадлалтай. Тиймээс захидлын сэдвийг тусгасан түлхүүр үгсийг ашиглах нь маш чухал бөгөөд ингэснээр ирээдүйд хүлээн авагч хайлтын системээр дамжуулан үүнийг хялбархан олох боломжтой болно.

9. Хэрэв танд хариулт хэрэгтэй бол мэдэгдэнэ үү.

Хүн захидал хүлээн авбал зүгээр л унших хэрэгтэй юу эсвэл хариу өгөх шаардлагатай юу гэдгийг мэдэх нь бас чухал юм. Тиймээс Аманда Августин хэлэхдээ "Хариулж бичнэ үү" эсвэл "Унших уу" гэж бичнэ үү. Та мөн "FYI" гэсэн илэрхийллийг ашиглаж болно. Энэ нь мессеж нь түүнд сонирхолтой байх болно гэдгийг хүлээн авагчид мэдэгдэхэд ашиглагддаг. Бизнесийн имэйлийн захидалд илгээгч нь хүлээн авагчид мэдэгдэхийг хүсч байгаа боловч мессеж нь захиалга биш бөгөөд хүлээн авагчаас мессежтэй шууд холбоотой үйлдэл хийхийг шаарддаггүй гэдгийг онцлон тэмдэглэсэн байдаг.

10. Имэйлийн гарчиг хэсэгт эцсийн хугацааг заана уу

Хэрэв та захидлын үндсэн хэсэгт маш их мэдээлэл илгээж байгаа боловч тодорхой хугацааны дотор хариу өгөх шаардлагатай бол тэдгээрийг захидлын гарчигт бичнэ үү. Энэ нь мессежийг цаг тухайд нь уншиж, хариу өгөх боломжийг ихээхэн нэмэгдүүлэх болно. Жишээлбэл, та "Баасан гаригт ажил дуусахаар энэ имэйлд хариулна уу" гэж хэлж болно.

11. Хэрэв хэн нэгэн таныг энэ хүлээн авагч руу шилжүүлсэн бол түүнд мэдэгдэнэ үү.

Хэрэв хүлээн авагчийн холбоо барих хаягийг хамтрагч, үйлчлүүлэгч эсвэл хамтран ажиллагсад танд өгсөн бол түүний нэрийг захидалдаа биш харин шууд сэдвээр бичнэ үү. Нэгдүгээрт, танил нэр нь хүлээн авагчийн анхаарлыг татах болно. Хоёрдугаарт, энэ нь хүлээн авагчид таны хандаж буй төсөл эсвэл асуудлын талаар ойлголт өгөх болно.

12. Санал болгохыг хүсч буй зүйлээ тодруул

Хэрэв та хүйтэн имэйл илгээвэл хүлээн авагч таны саналыг сонирхож байгаа эсэхийг мэдэхгүй. Тиймээс, энэ сэдвээр санал болгож буй зүйлээ зааж өгөхөөс гадна урамшуулал - хөнгөлөлт, тусгай саналуудын талаар бидэнд хэлээрэй.

13. Хүлээн авагчийн нэр эсвэл компанийн нэрийг оруулна уу

Та хэнд захидал илгээж байгаагаа мэдэж байх ёстой. Мөн хүлээн авагч нь энэ захидал нь түүнд тусгайлан зориулагдсан гэдгийг нэн даруй ойлгох ёстой. Кип Боднар үүнийг харуулах хамгийн сайн арга замуудын нэг бол түүний нэр эсвэл компанийн нэрийг сэдвийн мөрөнд оруулах явдал юм. Жишээлбэл, та дараах байдлаар бичиж болно: "Владимир, эдгээр тоонуудыг хараарай: компанийн борлуулалт 25% -иар өссөн байна."

14. Захидалдаа хариулах хугацааг хязгаарласан үгсийг ашигла.

Хэрэв та хэн нэгний анхаарлыг татаж, хүлээн авагчийг танд хариу өгөхийг итгүүлэхийг хүсч байвал захидлын гарчигт саналаа өгөх эцсийн хугацааг зааж өгнө үү. Жишээ нь: "Өнөөдөр бүртгүүлэх шаардлагатай", "Байрны тоо хязгаартай - арга хэмжээнд бүртгүүлэхээр яараарай."

15. Гарчгийн мөрөнд имэйлээр төгссөн өгүүлбэрийг бүү эхлүүл.

Хэрэв та захидлын гарчигт асуулт эсвэл өгүүлбэр бичиж эхэлбэл захидалдаа үргэлжлүүлэлгүйгээр яг тэнд дуусгана уу. Энэ нь хүлээн авагчийг бухимдуулдаг, учир нь энэ нь түүнийг захидлыг нээж, үргэлжлүүлэн уншихад хүргэдэг. Бодоод үз дээ, магадгүй мессенжер эсвэл дуудлага нь богино асуултанд илүү тохиромжтой байх болов уу?

16. Гарчиг дахь мессежийг дахин уншина уу

Аманда Августин илгээхээсээ өмнө сэдвийг дахин уншихыг зөвлөж байна. Яагаад энэ вэ? Ихэнхдээ илгээгч өөр өөр хүлээн авагчид бүхэл бүтэн "стек" захидал илгээхдээ захидлын гарчиг дахь нэр эсвэл компанийн нэрийг өөрчлөхөө мартдаг. Энэ нь хүлээн авагчийг бухимдуулж эсвэл бүр таныг гомдоож магадгүй юм. Тиймээс захидал илгээхээсээ өмнө дахин уншиж, зөрчилтэй эсэхийг шалгаарай.

17. Том үсгээр бүү бич

Том үсгээр бичсэн үгсийг ашиглах нь анхаарал татдаг, гэхдээ буруу чиглэлд. Энэ арга нь захиаг уншихад хэцүү болгож, хүлээн авагчийг далд ухамсрын түвшинд санаа зовдог. Үүний оронд та зураас, хоёр цэгийг ашиглан үгийн хооронд шугам зурж, ямар нэг зүйлийг онцлон тэмдэглэж болно.

Өгүүллийн орчуулгыг Екатерина Никитина Business Insider сэтгүүлийн материалд үндэслэн бэлтгэсэн

Өнөөдөр би захиалагчдад сонирхолтой байхын тулд мэдээллийн товхимолд юу бичихээ хэлж, дахин борлуулалт хийх боломжтой болно.

Би үүнийг маягтаар танилцуулах болно богино дүрэм. Тэдгээрийг дагаж, та цахим шуудангийн мэдээллийн товхимол гэх мэт маш сайн борлуулалтын хэрэгслийг амжилттай ашиглах боломжтой болно.

1. Үйлчлүүлэгчийн оронд өөрийгөө тавь
Үйлчлүүлэгчиддээ захидал бичиж эхлэхээсээ өмнө тэд юу хүсч байгааг өөрөөсөө асуугаарай. Таны зорилтот үзэгчид, тэдний сонирхол, сонголтыг чамаас өөр хэн мэдэх билээ. Тэд юуны тухай унших сонирхолтой болохыг та мэднэ.
Хэрэв та хувцасны дэлгүүртэй бол зөвхөн шинэ цуглуулга, урамшуулал, борлуулалтын талаар битгий бичээрэй. Загварын чиг хандлага, зөв ​​хэмжээг хэрхэн сонгох, хувцасны янз бүрийн зүйлсийг хэрхэн хослуулах талаар бич.

2. Имэйлээ нээхийн тулд бүгдийг хий.
Таны захидал бусад захидлуудын дунд ирсэн хайрцагт байна гэж төсөөлөөд үз дээ. Үүнийг нэг товшилтоор устгаж болно. Тиймээс зөвхөн имэйлийн сэдэв нь захиалагчийг үүнийг нээхийг албадах боломжтой. Гарчиг бичих олон арга техник байдаг. "Дарвуулт онгоцыг юу гэж нэрлэсэн бол тэр дарвуулт онгоцон дээр явна" гэсэн зарчим энд төгс ажилладаг. Дэн Кеннеди "Борлуулалтын захидал" номондоо гарчигны төрлийг маш олон жишээгээр маш ойлгомжтой байдлаар дүрсэлсэн байдаг. Үүнийг уншаарай, энэ нь зөвхөн гарчиг биш юм.

Энд гурван жишээТа амжилттай ашиглаж болно:

№1. Өөр хэн хүсэх юм бэ......
Өөр хэн төгс дүр төрхийг хүсдэг вэ?
Өөр хэнд өдөр бүр нэмэлт цаг хэрэгтэй вэ?
№2. Хэрэв чи…..
Хэрэв та төлж чадахгүй гэж бодож байвал<товар>, тэгвэл та зүгээр л үүнийг анхаарч үзээгүй<скидку, акцию, предложение>
№3. ….. арга зам……
Хаврын эхэн үеийн дүр төрхийг бий болгох 10 хялбар арга
Борлуулалтаа удаан бөгөөд зовлонтойгоор алдах 5 арга

3. Захиагаа уншсан эсэхийг шалгаарай
Үсгийн дизайн танд энэ талаар тусална. Энэ нь энгийн бөгөөд тохиромжтой байх ёстой. Та үйлчлүүлэгчиддээ хандаж байгаагаа санаарай. Захидлын текст нь уншигчдын сонирхлыг татахуйц байх ёстой. Та түүний анхаарлыг татаж, дараа нь дахин дахин хийх хэрэгтэй. Метафор ашиглах. Харьцуулалт нь тодорхой байх тусам тест нь илүү сонирхолтой, ойлгомжтой болно.
Вэбсайттай адил хэрэглэгч өөрийн сонирхсон бүх мэдээллийг хялбархан олж авах ёстой - холбоо барих хаяг, санал хүсэлт, нийтлэлийг нарийвчлан уншиж, санал болгож буй давуу талыг шууд ашиглах хэрэгтэй. Үйлчлүүлэгч тантай хэрхэн холбогдох талаар бодохыг албадах шаардлагагүй.

4. Үйлдэлд уриалах
Хэрэв таны захидлыг уншсан хүн тэр даруй таны дугаар руу залгах эсвэл сагсанд зүйл нэмэхээр очно гэж бодож байгаа бол та эндүүрч байна. Түүнийг танд хэрэгтэй арга хэмжээ авахын тулд саадгүйгээр түлхэх хэрэгтэй. Үүний төлөө үйлдэл хийх дуудлага ашиглана уу.
Энэ нь үйл үг + өгүүлбэрийн мөн чанар гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ.
Хэрэв та шинэ бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг тайлбарлаж байгаа бол уншигчийг "Одоо худалдаж авах", "Бүтээгдэхүүнийг сагсанд нэмэх", "Захиалга өгөх" зэрэг зөв чиглэлд хялбархан "түлхэх" боломжтой.
Хэрэв та урамшуулал, хөнгөлөлт, улирлын чанартай санал санал болгож байгаа бол тэр хүнд яг одоо давуу талыг ашиглахгүй бол юу ч үлдэхгүй гэдгийг харуул. "Одоо 15% хямдралтай худалдаж аваарай"
Худалдан авагчийг өрсөлдөгчиддөө бүү оруул.

5. Зөв бичих
Энэ нь ойлгомжтой мэт санагдаж магадгүй. Битгий яар. Би нэг бус удаа нэр хүндтэй компаниудаас үсгийн алдаа төдийгүй алдаатай захидал хүлээн авсан. Энэ нь тэдний чадварт эргэлзэх шалтгаан болсон. Хэрэв та итгэлтэй байхыг хүсч байвал шалгаж, шалгаад дахин шалгаарай.

6. Минимализм
Уншигчиддаа, ялангуяа мэдээний талаар хэт их ачаалал өгөх хэрэггүй. 2-3 чухал мэдээ хангалттай. Урт өгүүлбэр бүү ашигла. Хэрэв ийм зүйл тохиолдвол үүнийг хэд хэдэн богино хэсэгт хуваа.

7. Уйтгарлах хэрэггүй
Өдөр бүр захидал илгээх нь үнэ цэнэтэй зүйл биш гэж хэлэх нь зохисгүй гэж би бодож байна. Сард 3-4 удаа хангалттай.
Шуудан илгээхэд хамгийн тохиромжтой өдрүүд
- Мягмар гараг
- Лхагва гараг
- Пүрэв
Өдрийн хамгийн тохиромжтой цагийг авч үздэг
Өглөө 9:00-10:00 цаг хүртэл
Өдөр 15:00-17:00 цаг хүртэл
Орой 19:00-22:00
Эдгээр цонхны аль нэгэнд орохыг хичээ.

Захиа бичихдээ хүлээн авагчид тань танихгүй хүмүүсийн саарал бөөгнөрөл биш, харин таны боломжит үйлчлүүлэгчид гэдгийг санаарай. Хүн болгонд биш, бүгдэд нь бичээрэй.Уншигч жижиг зүйл бүрээс алдаа хайж, түүнд өгөхийг хүсч буй мэдээллээ хатуу шүүж үзэх болно гэдгийг удирдан чиглүүлээрэй.