Dokumen apa yang harus digunakan untuk mendokumentasikan inventaris? Apakah bentuk-bentuk tersebut harus disatukan atau dapat dikembangkan secara mandiri? Persyaratan apa yang harus dipenuhi? Kami akan menjawab semua pertanyaan ini di artikel ini, dan juga memberikan daftar formulir terpadu yang dimaksudkan untuk pendaftaran kegiatan inventaris.

Dokumentasi inventaris

Seluruh aktiva dan kewajiban suatu perusahaan harus diinventarisasi, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah sebenarnya ketersediaan barang-barang di perusahaan itu sesuai dengan yang tertera dalam register akuntansi. Dalam beberapa kasus, inventarisasi diperlukan: ketika mengganti orang yang bertanggung jawab secara keuangan, sebelum menyusun neraca tahunan, selama reorganisasi, likuidasi, dll. (klausul 22 perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 28 Desember 2001 No. 119n).

Inventarisasi harus didokumentasikan. Untuk tujuan ini, pesanan yang sesuai, tindakan inventaris, inventarisasi item inventaris, lembar pencocokan, berbagai sertifikat, dan jurnal akuntansi dibuat. Semua dokumen hasil inventarisasi dibuat minimal dua rangkap. Komisi harus memeriksa ketersediaan properti hanya di hadapan orang-orang yang bertanggung jawab secara finansial.

Organisasi dapat menggunakan baik bentuk terpadu dari dokumen terdaftar yang disetujui oleh Komite Statistik Negara (Resolusi Goskomstat No. 88 tanggal 18 Agustus 1998; No. 26 tanggal 27 Maret 2000), dan formulir inventarisasi yang dikembangkan sendiri.

Semua bentuk laporan persediaan "utama" yang digunakan disetujui oleh pimpinan perusahaan dan dibuat sebagai lampiran pada kebijakan akuntansi. Saat menyiapkan formulir dokumen inventaris Anda sendiri, Anda harus mematuhi persyaratan paragraf 2 Seni. 9 undang-undang tanggal 6 Desember 2011, yang menurutnya formulir utama harus memuat rincian wajib sebagai berikut:

• nama (“Tindakan inventarisasi aset inventaris”, “Daftar inventaris aset tetap”, dll.),
• Tanggal persiapan,
• nama organisasi yang menyusun dokumen,
• isi kegiatan usaha dan pencerminan satuan ukuran, besaran dan nilai, dalam hal ini mengacu pada objek persediaan,
• posisi orang yang bertanggung jawab dan tanda tangannya dengan transkrip.

Anda dapat mengambil bentuk terpadu dari tindakan inventarisasi dan dokumen lain sebagai dasar, mengubah baris yang ada di dalamnya, atau menambahkan yang baru, tetapi semua rincian inventaris "utama" di atas harus ada.

Tindakan inventaris dan dokumen lainnya

Pertama, pimpinan organisasi mengeluarkan perintah untuk melakukan inventarisasi, di mana ia menunjuk komisi inventaris yang terdiri dari karyawan. Pemesanan dapat dibuat dengan menggunakan formulir terpadu INV-22.

Dalam melakukan inventarisasi aktiva tetap, hasilnya didokumentasikan dalam dokumen “Daftar inventaris aktiva tetap” sesuai formulir INV-1. Inventaris dikompilasi untuk setiap lokasi penyimpanan OS, secara terpisah untuk properti milik sendiri dan disewakan. Salinan formulir inventarisasi aset tetap yang disewakan dialihkan kepada lessor.

Persediaan juga disediakan untuk aset tidak berwujud (INV-1a), barang dan bahan (INV-3), untuk logam mulia sebagai bagian dari berbagai perangkat (INV-8a), untuk surat berharga dan BSO (INV-16).

Berupa akta, inventarisasi kas (INV-15), inventarisasi barang (INV-4, INV-6), pelunasan dengan debitur dan kreditur (INV-17), biaya yang ditangguhkan (INV-11), dan lain-lain. disusun.

Tindakan inventarisasi (contoh diberikan di bawah) dan inventarisasi ditandatangani oleh seluruh anggota komisi, selain itu, orang yang memikul tanggung jawab keuangan juga harus menandatangani inventaris tersebut. Tidak adanya tanda tangan pada dokumen dapat menyebabkan hasil inventarisasi dianggap tidak dapat diandalkan.

Akta inventarisasi yang diberikan contohnya dibuat dalam bentuk INV-1 untuk aktiva tetap.

Apabila pada saat inventarisasi ditemukan ketidaksesuaian antara data akuntansi dengan keberadaan sebenarnya aktiva tetap atau aktiva tidak berwujud, maka perlu dibuat pernyataan pencocokan (form INV-18). Ini menunjukkan kelebihan atau kekurangan yang teridentifikasi. Komisi meminta penjelasan dari orang-orang yang bertanggung jawab secara keuangan tentang perbedaan yang diperoleh selama inventarisasi, dan membuat keputusan untuk menghapuskan kekurangan tersebut sebagai biaya perusahaan, atau untuk menagih dari orang yang bersalah. Surplus dicatat berdasarkan harga pasar saat ini.

Berdasarkan hasil kegiatan inventarisasi, disusun Laporan Hasil (Formulir INV-26), yang mencerminkan kelebihan dan kekurangan yang teridentifikasi, dirinci berdasarkan akun akuntansi. Pernyataan tersebut ditandatangani oleh manajer, kepala akuntan dan ketua komisi inventaris.

Contoh laporan inventaris:

Tabel inventaris (formulir terpadu)

Tabel di bawah ini mencantumkan semua formulir terpadu yang disetujui berdasarkan keputusan Goskomstat tanggal 18 Agustus 1998 No. 88 dan 27 Maret 2000 No. 26.

Dokumen utama untuk mencatat hasil inventarisasi digunakan untuk memverifikasi kelengkapan dan keakuratan akuntansi selama inventarisasi penuh atau sebagian properti dan aset keuangan suatu perusahaan. Berdasarkan dokumen-dokumen ini, komisi inventaris menentukan sejauh mana isi data akuntansi dan dokumen utama sesuai dengan nilai sebenarnya dari properti tersebut.

Album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama dikembangkan oleh NIPIstatinform dari Goskomstat Rusia berdasarkan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 8 Juli 1997 No. 835. Bentuk dokumentasi akuntansi utama disepakati dengan Kementerian Keuangan Rusia, Kementerian Perekonomian Rusia, Bank Sentral Federasi Rusia dan disetujui dengan Keputusan Goskomstat Rusia tanggal 18 Agustus 1998 kota No.88.

Pemeliharaan akuntansi utama menurut bentuk terpadu dari dokumentasi akuntansi utama berlaku untuk badan hukum dari semua organisasi, bentuk hukum dan bentuk kepemilikan yang beroperasi di sektor ekonomi.

Daftar bentuk dokumentasi akuntansi utama (sebagaimana diubah dengan Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 27 Maret 2000 No. 26)

Sesuai dengan Petunjuk Metodologi Inventarisasi, inventarisasi dilakukan dalam beberapa tahap. Pada setiap tahap, dokumen utama yang relevan disusun. Dalam hal ini diterbitkan terlebih dahulu perintah pelaksanaan inventarisasi (Formulir N INV-22), yang dicatat dalam jurnal pemantauan pelaksanaan perintah pelaksanaan inventarisasi (Formulir N INV-23). Kemudian diisi catatan inventaris atau akta yang memuat informasi tentang ketersediaan aktual harta benda dan realitas kewajiban keuangan yang tercatat (formulir N INV-1, INV-1a, INV-2, INV-3, dst). Langkah selanjutnya dalam proses inventarisasi adalah membandingkan hasil yang diidentifikasi selama audit dengan data yang tercermin dalam akun akuntansi. Sementara itu, untuk mencerminkan hasil inventarisasi aset tetap, aset tidak berwujud, persediaan, produk jadi dan aset material lainnya, disusun laporan pencocokan (formulir N INV-18, INV-19). Untuk mencatat hasil inventarisasi perbaikan aset tetap yang belum selesai, pengeluaran di masa depan, ketersediaan dana, surat berharga dan bentuk dokumen pelaporan yang ketat, dapat digunakan register terpadu yang menggabungkan indikator daftar inventaris (tindakan) dan pernyataan yang cocok ( formulir N INV-10, INV-11, INV-15, INV-16). Setelah inventarisasi selesai, pemeriksaan pengendalian atas kebenarannya dapat dilakukan. Hasil pemeriksaan tersebut dituangkan dalam suatu akta (Formulir N INV-24) dan dicatat dalam buku catatan pemeriksaan pengendalian kebenaran persediaan (Formulir N INV-25). Pada tahap terakhir, hasil inventarisasi yang dilakukan pada tahun pelaporan dirangkum dalam laporan hasil inventarisasi yang diidentifikasi (form N INV-26).

Daftar inventaris- dokumen yang mencerminkan data tentang ketersediaan aktual persediaan (persediaan, produk jadi, barang, persediaan lainnya, dll.) di lokasi penyimpanan dan pada semua tahap pergerakannya dalam organisasi. Inventarisasi tersebut disetujui dengan Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tanggal 18 Agustus 1998 No.88.

Bentuk inventarisasi ini dibentuk berdasarkan hasil inventarisasi barang inventaris di tempat penyimpanan organisasi (dilaporkan kepada penanggung jawab material) untuk memastikan ketersediaan aset yang sebenarnya sesuai dengan data akuntansi. Daftar inventaris dibuat dalam rangkap dua dan ditandatangani oleh anggota komisi dan penanggung jawab keuangan. Laporan yang relevan dibuat untuk bahan yang tidak dapat digunakan atau rusak dan produk jadi yang diidentifikasi selama inventaris.

Digunakan untuk mencatat data inventaris aset tetap (bangunan, struktur, perangkat transfer mesin dan peralatan, kendaraan, peralatan, peralatan komputer, peralatan produksi dan rumah tangga, dll.). Nama-nama barang yang diinventarisasi, jumlah dan harganya ditunjukkan dalam daftar inventaris atau akta (minimal dua rangkap, ditandatangani oleh seluruh anggota komisi dan penanggung jawab keuangan) sesuai dengan nomenklatur dan satuan pengukuran yang digunakan dalam akuntansi. Orang yang bertanggung jawab secara finansial mengonfirmasi pada setiap inventaris bahwa mereka tidak memiliki klaim terhadap komisi dan bahwa nilai yang diverifikasi telah diterima oleh mereka untuk disimpan

Satu salinan ditransfer ke departemen akuntansi untuk menyusun laporan pencocokan, dan salinan kedua tetap berada di tangan orang yang bertanggung jawab secara finansial. Sebelum inventarisasi dimulai, diambil tanda terima dari setiap orang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab atas keamanan barang berharga. Tanda terima disertakan di bagian header formulir. Dalam inventarisasi, penanggung jawab komisi mengisi kolom tentang ketersediaan barang sebenarnya. Ketika mengidentifikasi objek yang tidak tercermin dalam akuntansi, serta objek yang tidak memiliki data yang mencirikannya, penanggung jawab komisi harus memasukkan informasi yang hilang dan indikator teknis untuk objek tersebut dalam daftar inventaris. Dengan keputusan komisi inventarisasi, benda-benda tersebut harus dikapitalisasi. Dalam hal ini, biaya awalnya ditentukan dengan mempertimbangkan harga pasar, dan jumlah penyusutan ditentukan sesuai dengan kondisi teknis objek dengan pelaksanaan wajib tindakan terkait. Persediaan disusun secara terpisah untuk kelompok aset tetap (keperluan produksi dan non-produksi). Untuk aset tetap yang diterima untuk disewakan, inventarisasi dibuat dalam rangkap tiga secara terpisah untuk setiap lessor, yang menunjukkan jangka waktu sewa. Satu salinan daftar inventaris dikirim ke lessor.

Dalam hal ditemukan kerusakan, kerusakan dan pencabutan barang inventaris, komisi inventaris membuat suatu tindakan yang menunjukkan sifat, luasnya, penyebab kerusakan dan orang yang bertanggung jawab, dan, bersama dengan penjelasan tertulis, menyerahkan kepada orang yang bertanggung jawab secara finansial untuk dipertimbangkan.

Catatan inventaris yang telah selesai diserahkan ke departemen akuntansi, di mana mereka diperiksa dan ketersediaan dana sebenarnya dibandingkan dengan data akuntansi. Hasil perbandingan dicatat dalam lembar perbandingan. Menunjukkan ketersediaan dana sebenarnya menurut data persediaan, ketersediaan dana menurut data akuntansi dan hasil perbandingan kelebihan atau kekurangan.

Dengan melakukan inventarisasi barang persediaan (TMV) secara keseluruhan atau sebagian, komisi mengidentifikasi sekelompok barang, bahan dan produk yang telah dikirimkan kepada pembeli, tetapi belum dibayar. Selama pemeriksaan, laporan inventaris INV-4 dibuat.

Harta persediaan perusahaan meliputi: produk jadi, bahan baku, barang, kelebihan produksi, sedangkan formulir persediaan INV-3 diisi dan barang yang dikirim oleh pelanggan yang belum dilakukan pembayaran tidak diperhitungkan. Tindakan INV-4 terpisah diisi untuk kelompok barang ini. Jika barang diterima untuk disimpan, maka informasi dasar tercermin di dalamnya. Semua item inventaris yang ada di rute dicerminkan oleh komisi inventaris.

Apabila barang dan bahan sudah terkirim, tetapi belum dibayar, atau pembayaran belum diterima tepat waktu, maka diisi akta INV-4. Semua dokumen lainnya juga diisi oleh komisi inventaris, yang disetujui dengan perintah khusus untuk melakukan inventarisasi terjadwal (tidak terjadwal). Akan ada total 2 formulir: satu diberikan ke departemen akuntansi, yang lain dikirim ke orang yang bertanggung jawab secara keuangan.

Laporan inventaris barang inventaris (formulir INV-4) - contoh pengisian

Saat mengisi formulir, ada beberapa keistimewaan, misalnya formulir diisi di kedua sisi. Sisi depan berisi header dan diisi sebagai formulir inventaris INV-3.

Formulir ditandai dengan nomor seri dan tanggal pengisian. Ini diikuti oleh kolom yang mencakup data semua bahan, barang dan produk yang dikirim. Satu posisi adalah 1 grup yang memiliki 16 kolom.

1 - nomor pesanan;

2, 3 – nama dan OKPO pelanggan jasa, pembeli, orang kepada siapa barang dikirimkan;

4, 5 – nama barang dan bahan, nomor barang dan nomor barang dan bahan;

6, 7 – nama dan OKI satuan ukuran;

8 – hari, bulan, tahun pengiriman;

9 – 13 – kolom diisi berdasarkan dokumen pengiriman yang tersedia, dapat berupa dokumen pengangkutan barang, nota konsinyasi, invoice dan dokumen penyelesaian dan pembayaran lainnya, dll. Nama dokumen beserta nomor dan tanggal penerbitannya dimasukkan dalam kolom tersendiri. Jumlah barang, berat dan jumlah juga ditunjukkan.

14, 15 – kolom diisi sesuai data akuntansi – jumlah barang atau produk yang dikirim, jumlah total.

16 – dalam catatan akta untuk semua barang yang dikirim tetapi tidak dibayar, data pembeli dimasukkan.

Semua item inventaris dalam tabel diisi dalam baris terpisah, setelah itu total kolom 12-15 ditampilkan. Kemudian perbedaan diidentifikasi. Pastikan untuk menuliskan dengan kata-kata di bagian bawah akta jumlah barang yang dikirim tetapi belum dibayar.

Anggota komisi menandatangani dan menyerahkan formulir ke bagian akuntansi

Formulir kosong No. INV-3. Daftar inventaris barang inventaris

Ini digunakan untuk mencerminkan data tentang ketersediaan aktual persediaan (persediaan, produk jadi, barang, persediaan lainnya, dll.) di lokasi penyimpanan dan pada semua tahap pergerakannya dalam organisasi. Daftar inventaris dibuat dalam rangkap dua dan ditandatangani oleh penanggung jawab komisi berdasarkan penghitungan ulang, penimbangan, pengukuran ulang barang inventaris secara terpisah untuk setiap lokasi dan penanggung jawab keuangan atau sekelompok orang yang dalam pengawasannya harta tersebut. berada.

Satu salinan ditransfer ke departemen akuntansi untuk menyusun pernyataan pencocokan, salinan kedua tetap berada di tangan orang yang bertanggung jawab secara finansial.

Sebelum inventarisasi dimulai, tanda terima diambil dari setiap orang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab secara keuangan, yang dicantumkan di bagian header formulir.

Laporan yang relevan dibuat untuk bahan yang tidak dapat digunakan atau rusak dan produk jadi yang diidentifikasi selama inventaris.

Pada saat pengolahan data secara otomatis untuk pencatatan hasil inventarisasi, formulir N INV-3 diberikan kepada komisi di atas kertas atau media komputer dengan diisi kolom 1 sd 9. Dalam inventarisasi, penanggung jawab komisi mengisi kolom 10 tentang ketersediaan aktual persediaan secara kuantitatif. Kolom 9 “Nomor Paspor” diisi untuk harta benda yang mengandung logam dan batu mulia.

Jika aset material teridentifikasi yang tidak tercermin dalam akuntansi, komisi harus memasukkannya ke dalam daftar inventaris.

Bentuk terpadu INV-3dimaksudkan untuk pencatatan hasil inventarisasi barang inventaris. Kami menyarankan Anda membiasakan diri dengan contoh pengisian formulir terpadu INV-3, dan kami juga akan memberi tahu Anda siapa yang diwajibkan oleh hukum untuk menggunakannya.

Tujuan dari formulir terpadu INV-3

Formulir INV-3 digunakan oleh entitas ekonomi Rusia sebagai alat untuk mencatat hasil inventarisasi - suatu prosedur di mana keberadaan sebenarnya di tempat penyimpanan yang ditetapkan atas sumber daya apa pun yang dimiliki atau dibuang oleh entitas tertentu (inventaris, saham, dokumen dan lain-lain).

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai tata cara inventarisasi persediaan, bacalah artikel “Inventarisasi Persediaan” .

Formulir terpadu INV-3 dibuat dalam 2 rangkap. Itu harus ditandatangani oleh karyawan yang tergabung dalam komisi inventaris. Data yang akan dimasukkan ke dalam formulir yang dipertimbangkan ditentukan berdasarkan hasil perhitungan ulang, tata cara penimbangan, dan pengukuran sumber daya tertentu untuk setiap lokasi penyimpanan yang ditentukan. Penting juga untuk mengisi formulir terpisah untuk setiap orang yang bertanggung jawab secara material (MRP) atau sekelompok orang yang bertanggung jawab atas keamanan barang berharga.

Salinan pertama formulir INV-3 harus dikirim ke departemen akuntansi, salinan kedua tetap berada di tangan MOL.

Anda dapat mendownload formulir INV-3 di website kami:

Contoh pengisian formulir INV-3 juga tersedia untuk Anda di website kami.

Siapa yang harus menggunakan formulir INV-3

Formulir INV-3 telah disetujui sebagai dokumen terpadu (untuk digunakan oleh semua badan hukum, terlepas dari bentuk organisasi dan hukum serta jenis kegiatan ekonomi yang mereka lakukan) berdasarkan Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia No. , diadopsi pada 18 Agustus 1998.

Namun, sejak 01/01/2013, hak untuk menggunakan formulir Anda sendiri untuk mencatat hasil inventaris telah diatur (informasi Kementerian Keuangan Federasi Rusia No. PZ-10/2012). Pengecualian dibuat untuk organisasi-organisasi di mana pembuat undang-undang secara langsung menentukan penggunaan dokumen terpadu. Artinya, untuk struktur anggaran (klausul 1.1 perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 13 Juni 1995 No. 49).

Pada saat yang sama, banyak entitas komersial memilih untuk tidak meninggalkan penggunaan formulir INV-3 - karena kebiasaan bisnis, dan juga karena strukturnya nyaman dan familiar.

Baca tentang aturan yang mengatur penggunaan bentuk dokumen terpadu dalam materi