Tentang tanda tangan pada dokumen utama. Perusahaan tidak memiliki kepala akuntan, fungsinya dilakukan oleh Direktur Jenderal. Bagaimana mengatur kombinasi seperti itu? Tidak ada kepala akuntan yang menandatangani sertifikat

MASALAH

Perusahaan tidak memiliki kepala akuntan, fungsinya dilakukan oleh Direktur Jenderal. Bagaimana mengatur kombinasi seperti itu?

KEPUTUSAN

Biasanya, situasi ini terjadi di perusahaan kecil, di mana Direktur Jenderal, selain pekerjaan utama, harus berurusan dengan akuntansi. Secara khusus, undang-undang memberi Anda opsi berikut untuk mengatur pekerjaan akuntansi (klausul 2, pasal 6 Undang-Undang Federal 21 November 1996 No. 129-FZ "Tentang Akuntansi"):

– Anda mendirikan layanan akuntansi dan menunjuk diri Anda sendiri sebagai kepala akuntan;

- Anda melakukan pembukuan Anda sendiri.

Dalam praktiknya, ini menimbulkan beberapa pertanyaan, terutama terkait dengan dokumen.

Perusahaan memiliki departemen akuntansi. Dalam situasi ini, Anda dapat menyewa kasir, dan jika perlu, akuntan biasa. Selain itu, Anda harus memasukkan dalam daftar staf posisi kepala akuntan, yang fungsinya akan Anda lakukan secara independen. Artinya, kita berbicara tentang menggabungkan posisi kepala akuntan oleh Direktur Jenderal. Pasal 60.2 dari Kode Perburuhan memungkinkan Anda melakukan ini1. Selain itu, Anda perlu melakukan hal berikut:

1. Direktur Jenderal menulis kepada nama pendiri aplikasi untuk menggabungkan posisi Direktur Umum dan Kepala Akuntan. Ketika satu-satunya anggota perusahaan mengambil alih tugas direktur umum dan kepala akuntan, ini diformalkan dalam bentuk keputusan anggota tunggal perusahaan dan perintah tertulis (perintah) tentang penugasan kekuasaan yang relevan (bagian 2 pasal 273 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Dalam hal ini, hubungan hukum perdata terjalin (dia tidak dikenakan gaji, dia tidak diberikan liburan, dll.). Juga, norma pasal ini ditafsirkan sedemikian rupa sehingga satu-satunya peserta menandatangani kontrak kerja, menandatanganinya atas nama organisasi dan atas nama dirinya sendiri, sebagai individu yang ditunjuk untuk posisi direktur umum. Kontrak kerja atau perjanjian tambahan untuk itu mengatur kombinasi posisi kepala akuntan. Dalam hal ini, ia dikenakan gaji, liburan disediakan, dll.

2. Setelah menerima persetujuan pendiri, sebuah entri dibuat dalam kontrak kerja dengan Direktur Jenderal tentang menggabungkan posisi kepala akuntan (atau membuat perjanjian tambahan untuk kontrak). Entri dalam kontrak kerja (perjanjian tambahan) mungkin terlihat seperti ini:

Pilihan 1."Kepala organisasi menggabungkan posisi kepala akuntan dan melakukan tugas tenaga kerja yang ditentukan oleh karakteristik kualifikasi."

Pilihan 2.“Kepala organisasi, sehubungan dengan kombinasi posisi kepala akuntan, ditugaskan fungsi tenaga kerja tambahan2 berikut:

- organisasi yang bekerja untuk menyiapkan dan memelihara catatan akuntansi organisasi untuk memperoleh informasi yang lengkap dan andal tentang kegiatan keuangan dan ekonominya serta posisi keuangannya oleh pengguna internal dan eksternal yang berkepentingan;

- pembentukan, sesuai dengan undang-undang tentang akuntansi, kebijakan akuntansi berdasarkan spesifikasi kondisi kegiatan, struktur, ukuran, afiliasi industri dan fitur lain dari organisasi;

– persiapan dan persetujuan rencana kerja akun akuntansi, bentuk dokumen akuntansi utama yang digunakan untuk memproses transaksi bisnis, bentuk laporan akuntansi internal, dll.

3. Kontrak kerja menunjukkan jumlah pembayaran tambahan untuk kombinasi, yang ditetapkan dengan kesepakatan antara pendiri dan kepala organisasi (Pasal 151 Kode Perburuhan Federasi Rusia). Misalnya, Anda dapat menulis ini: "Kepala organisasi diberikan pembayaran tambahan untuk menggabungkan posisi kepala akuntan dalam jumlah ___ (dalam kata-kata) rubel per bulan."

4. Direktur Jenderal mengeluarkan perintah dengan tanda tangannya untuk menggabungkan posisi kepala akuntan, di mana Anda juga perlu menunjukkan jumlah biaya tambahan.

Catatan kaki 1

Keputusan Dewan Menteri Uni Soviet tertanggal 04.12.81 No. 1145 "Tentang prosedur dan ketentuan untuk menggabungkan profesi (posisi)", melarang kepala organisasi dan wakilnya untuk membentuk kombinasi. Namun, dokumen ini berlaku sejauh tidak bertentangan dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia, oleh karena itu, menurut kami, Direktur Jenderal dapat menggabungkan posisi manajer dan kepala akuntan dalam satu perusahaan. Perlu dicatat bahwa pembatasan seperti itu untuk "kepala subdivisi struktural, departemen, bengkel, layanan dan deputi mereka", serta kepala spesialis, dibatalkan (keputusan Mahkamah Agung Federasi Rusia 25 Maret 2003 No. KAS03-90, keputusan Mahkamah Agung Federasi Rusia tanggal 20 Oktober 2003 No. GKPI03 -1072).

Catatan kaki 2

Menunjukkan dalam kontrak kerja Direktur Jenderal fungsi yang akan dia lakukan sebagai kepala akuntan, Anda dapat menggunakan Direktori Kualifikasi Posisi (disetujui oleh Keputusan Kementerian Tenaga Kerja Federasi Rusia 21 Agustus 1998 No. 37 ).

Direktur Jenderal memelihara catatan akuntansi secara pribadi. Dalam situasi ini, tidak perlu memasukkan posisi kepala akuntan dalam tabel kepegawaian. Pada saat yang sama, fakta akuntansi oleh Direktur Jenderal harus tercermin dalam kebijakan akuntansi perusahaan. Kemudian kepala harus mengeluarkan perintah dengan konten berikut (nama dan nama lengkap bersyarat): “Sesuai dengan keputusan rapat umum pendiri LLC Elita, saya, Smirnov Vasily Efimovich, mengemban tugas direktur umum dari 3 Maret 2008 hingga 3 Maret 2011. Karena tidak adanya posisi kepala akuntan dalam daftar staf Elita LLC, saya menganggap tugasnya. Dasar: risalah rapat para pendiri"

Varian akuntansi ini, berbeda dengan kombinasi posisi kepala akuntan oleh Direktur Jenderal, menurut kami, lebih mudah.

Hak untuk menandatangani pada kartu bank. Jika Anda menggabungkan posisi kepala akuntan atau membuat catatan pribadi, maka di kartu bank di bidang "tanda tangan pertama" Anda harus mengganti tanda tangan Anda. Dan di bidang "tanda tangan kedua" harus ditunjukkan bahwa orang yang berhak atas tanda tangan kedua tidak ada. Tidak mungkin memberikan satu orang hak tanda tangan pertama dan kedua sekaligus3.

Akuntan adalah seorang spesialis dengan pendidikan ekonomi yang bergerak di bidang akuntansi untuk sebuah perusahaan. Bergantung pada kekhususan kegiatan organisasi, stafnya mungkin memiliki satu akuntan yang secara bersamaan menjalankan peran kepala, dan beberapa, yang masing-masing bertanggung jawab untuk memelihara catatan akuntansi dan pajak yang andal di area tertentu, atau seluruh layanan akuntansi.

Berkat akuntan, perusahaan secara teratur membayar upah kepada karyawannya, membayar pajak dan biaya. Mustahil membayangkan aktivitas perusahaan modern mana pun tanpa karyawan seperti itu yang bertanggung jawab untuk mengatur akuntansi yang andal dari semua fakta kegiatan ekonomi.

• tanggung jawab disiplin seorang akuntan(dalam hal pelaksanaan tugas tenaga kerja yang tidak tepat yang ditentukan dalam kontrak kerja dan) - memiliki 3 jenis: teguran, komentar, pemecatan;
• kewajiban seorang akuntan(baik dalam jumlah dalam pendapatan bulanan rata-rata, atau secara penuh, jika disimpulkan);
• tanggung jawab administrasi akuntan(dalam hal pelaksanaan tugas resmi yang tidak tepat, hukuman dapat diterapkan (jika kesalahan ditetapkan dan undang-undang pembatasan dipatuhi) sesuai dengan pasal-pasal Kode Pelanggaran Administratif Federasi Rusia;
• kewajiban akuntan(misalnya, untuk tidak membayar pajak dalam skala besar: pencantuman informasi palsu yang disengaja dalam deklarasi, perhitungan yang diarahkan secara sengaja) - dapat terlibat sebagai kaki tangan bersama dengan manajemen.

Tanggung jawab kepala akuntan

Kepala akuntan di perusahaan adalah spesialis terkemuka yang sepenuhnya dipercayakan dengan fungsi akuntansi yang andal, tepat waktu, dan berkualitas tinggi di perusahaan. Sesuai dengan undang-undang federal, kepala akuntan bertanggung jawab atas pengembangan, pengiriman tepat waktu, dan penyediaan laporan keuangan yang andal.

Namun, ini tidak berarti bahwa karyawan biasa dari departemen akuntansi tidak bertanggung jawab, dan hanya kepala akuntan yang akan bertanggung jawab atas "kekurangan" dan "kekurangan" mereka.

Apa tanggung jawab petugas akuntansi biasa?

Seperti karyawan lainnya, seorang akuntan bertanggung jawab atas kualitas kinerja tugasnya. Misalnya, akuntan penggajian bertanggung jawab atas akrual yang benar kepada karyawan, ketepatan waktu pelaporan ke dana non-anggaran.

Tentu saja, akuntan kepala harus mengendalikan kegiatan bawahannya, tetapi akuntan kepala tidak akan memiliki kesempatan atau waktu untuk memeriksa pekerjaan setiap karyawan, karena ia telah menyelesaikan tugasnya.

Akuntan menanggung tanggung jawab disiplin, material, administratif atau pidana. Masing-masing jenis tanggung jawab ini memanifestasikan dirinya dalam bentuknya sendiri (teguran, denda, pemecatan, kompensasi atas kerusakan) dan ditugaskan untuk kesalahan sistematis, kekurangan yang ada dalam pekerjaannya.

Jadi, jika seorang akuntan akuntansi untuk barang dan bahan memperlakukan tugasnya dengan lalai, tidak melakukan rekonsiliasi saldo bulanan, yang akibatnya mengarah pada kekurangan, tanggung jawab disipliner atau material diterapkan padanya.

Sebagai bagian dari tanggung jawab disipliner, seorang pegawai biasa dari departemen akuntansi atau bahkan kepala akuntan dapat dipecat, tetapi harus ada alasan yang baik untuk hal ini.

Akuntan mungkin bertanggung jawab. Jadi, misalnya, seorang akuntan yang bertanggung jawab atas penyelesaian dengan rekanan akan bertanggung jawab atas kesalahan dalam perintah pembayaran yang menyebabkan transfer dana ke rekening giro yang salah. Akuntan-kasir dapat dimintai pertanggungjawaban atas kekurangan kas yang ditemukan. Pada saat yang sama, ia harus mengganti kerugian, misalnya, dari gajinya.

Tanggung jawab pidana kepala akuntan ditentukan jika ia dengan sengaja bersembunyi dari membayar pajak dalam skala besar, atau melakukan tindakan curang. Pada saat yang sama, pendapat bahwa kepala akuntan bertindak atas instruksi kepala tidak benar, oleh karena itu, dia tidak akan menjawab. Sebagai bagian dari pertanggungjawaban pidana, kedua pejabat tersebut akan dimintai pertanggungjawaban di bawah hukum.

Seorang akuntan biasa dapat dimintai pertanggungjawaban jika ia dengan sengaja melakukan pencurian dana atau berkontribusi pada tindakan pidana lainnya, berada dalam persekongkolan kriminal, misalnya, dengan penjaga toko yang bertanggung jawab atas keamanan aset material.

Tanda tangan kepala akuntan pada faktur diperlukan. Dan dia menandatangani faktur tanpa surat kuasa. Dan siapa yang berhak membubuhkan tanda tangannya selain tanda tangan kepala akuntan yang sedang berlibur?

Siapa yang akan menandatangani dokumen bank?

Masalah yang sangat signifikan adalah penandatanganan dokumen bank. Jika seorang karyawan yang menggantikan kepala akuntan diberikan hak untuk menandatangani dokumen bank untuk waktu yang lama, maka kartu bank harus diterbitkan kembali. Di dalamnya, selain contoh tanda tangan kepala dan kepala akuntan, contoh tanda tangan pengganti juga harus dicatat. Hanya dengan demikian orang-orang ini dapat menandatangani perintah pembayaran dan cek. Pengganti juga dapat diberikan hak untuk menandatangani sementara, dalam hal ini kartu sementara dengan contoh tanda tangan harus dikeluarkan untuk kartu yang ada di bank.

Jika Anda memiliki sistem "Bank-klien", maka Anda tidak perlu mengeluarkan kartu bank untuk perintah pembayaran, cukup dengan mentransfer kunci EDS dari kepala akuntan untuk menandatangani dokumen elektronik. Ini harus tercermin dalam urutan pengalihan wewenang selama liburan kepala akuntan.

Audit pajak saat kepala akuntan sedang berlibur

Jika selama liburan kepala akuntan, audit pajak datang ke organisasi, maka tidak ada yang akan memindahkannya karena ketidakhadirannya.

Tetapi jika otoritas pajak meminta Anda untuk menyerahkan dokumen atau informasi, maka sehubungan dengan cuti kepala akuntan, Anda dapat mengajukan perpanjangan batas waktu penyerahannya sesuai dengan paragraf 3 Pasal 93 Kode Pajak.

Jika Anda diminta untuk menyerahkan dokumen sebagai bagian dari pemeriksaan silang, cuti kepala akuntan dapat menjadi alasan untuk memperpanjang batas waktu untuk memberikan dokumen dan informasi sesuai dengan paragraf 5 Pasal 93.1 Kode Pajak.

Aliran dokumen tidak boleh "bangun"

Nah, sekarang tentang hal yang paling penting - tentang aliran dokumen.

1) Sehubungan dengan pengalihan fungsi untuk akuntansi dan dukungan pajak dan tidak adanya kepala akuntan di staf, yang berhak menandatangani dokumen kas utama (Pesanan pengeluaran, pesanan tanda terima, buku kas, dokumen dll), sebagai serta pernyataan penggajian, transfer tunjangan perjalanan, dll., di mana tanda tangan "Kepala Akuntan" diberikan? 2) Dan juga bisa Gen. direktur untuk mengeluarkan surat kuasa untuk menandatangani tanda tangan pertama (kepala perusahaan), (ditentukan dalam paragraf 1 dokumen) menandatangani dokumen untuk periode ketidakhadirannya? 3) Siapa yang harus menandatangani pengembalian pajak (untuk kepala akuntan?)

Menjawab

1. Dokumen primer ditandatangani oleh orang yang diberi wewenang oleh kepala. Kepala akuntan ditandatangani oleh kepala organisasi yang menyelenggarakan akuntansi.

Tamu, berkenalan -!

3. Kepala organisasi yang membuat pembukuan Anda.

Alasan untuk posisi ini adalah dalam materi Sistem Glavbukh.

1. Tanda tangan orang yang bertanggung jawab

Faktur di atas kertas harus ditandatangani oleh kepala dan kepala akuntan penjual (pelaksana). Faktur dapat ditandatangani oleh orang lain yang berwenang untuk melakukannya atas perintah kepala atau surat kuasa atas nama organisasi.

Faktur yang diterbitkan atas nama pengusaha dapat ditandatangani baik oleh pengusaha itu sendiri atau oleh orang yang kepadanya pengusaha telah mengeluarkan surat kuasa yang sesuai. Misalnya, seorang akuntan yang menyimpan catatan kegiatan pengusaha. Dalam kedua kasus, faktur harus berisi perincian sertifikat pendaftaran negara pengusaha.

Misalnya, faktur yang dikeluarkan oleh pengusaha, tetapi ditandatangani oleh karyawan yang berwenang, dapat diterbitkan sebagai berikut.

Faktur yang dibuat dalam bentuk elektronik harus disertifikasi oleh kepala organisasi yang berkualifikasi tinggi atau orang lain yang berwenang untuk melakukannya atas perintah kepala atau kuasa organisasi. Jika pemasok (pelaksana) adalah seorang pengusaha, ia harus mengesahkan faktur elektronik dengan kualifikasi yang ditingkatkan. Ketika sebuah organisasi membuat faktur dalam bentuk elektronik, indikator "Kepala Akuntan (tanda tangan) (nama lengkap)" tidak terbentuk.

Prosedur ini mengikuti ketentuan Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia, Lampiran 1, Prosedur yang disetujui.

Pengalihan hak tanda tangan

Situasi: cara mentransfer dengan benar hak untuk menandatangani faktur dari kepala dan kepala akuntan ke karyawan lain di organisasi

Pengalihan hak untuk menandatangani faktur dapat diformalkan dengan surat kuasa dari organisasi atau atas perintah (instruksi) kepala ().

Tidak ada sampel standar untuk pesanan (order), sehingga dokumen ini dapat dibuat dalam bentuk apa pun. Hal utama adalah bahwa mereka berisi informasi tentang siapa yang diberi hak untuk menandatangani, dan contoh tanda tangan dari karyawan ini. Selain itu, dalam pesanan (instruksi) Anda dapat mengatur periode di mana karyawan yang berwenang memiliki hak untuk menandatangani faktur. Dapat juga dipertimbangkan siapa yang diberi hak untuk menandatangani sebagai ganti pegawai yang berwenang selama sakitnya atau ketidakhadirannya karena alasan lain.

Karyawan yang berwenang mengesahkan faktur dengan tanda tangan mereka. Pada saat yang sama, mengisi rincian "Kepala organisasi atau orang lain yang berwenang" dan "Kepala akuntan atau orang yang berwenang lainnya", mereka membubuhkan tanda tangan pribadi, dan dalam transkrip nama lengkap menunjukkan nama dan inisial mereka. Anda dapat melakukannya secara berbeda: tambahkan baris tambahan ke faktur dan tunjukkan di dalamnya posisi sebenarnya dari orang yang berwenang dan penguraian nama dan inisial mereka. Kedua opsi tersebut tidak bertentangan dengan undang-undang dan tidak dapat dijadikan alasan untuk menolak pemotongan PPN. Penjelasan serupa tertuang dalam surat Kementerian Keuangan Rusia,.

Situasi: apakah perlu untuk menunjukkan dalam faktur posisi karyawan yang berwenang untuk menandatangani dokumen ini alih-alih kepala (kepala akuntan)

Tidak, itu tidak perlu.

Komposisi rincian wajib faktur ditetapkan oleh Kode Pajak Federasi Rusia, sehingga perubahannya tidak dapat diterima. Ini juga berlaku untuk rincian faktur seperti “Kepala organisasi atau orang yang diberi wewenang lainnya” dan “Kepala Akuntan atau orang yang diberi wewenang lainnya”. Jadi, jika faktur ditandatangani oleh karyawan yang berwenang, maka posisinya tidak boleh ditunjukkan dalam dokumen ini. Tetapi untuk mengidentifikasi orang yang benar-benar menandatangani faktur, setelah tanda tangan perlu untuk menunjukkan nama keluarga dan inisialnya. Prosedur untuk mengeluarkan faktur ini, yang ditandatangani oleh karyawan yang berwenang untuk melakukannya atas perintah (instruksi) kepala atau surat kuasa atas nama organisasi, direkomendasikan oleh Kementerian Keuangan Rusia dalam surat, Layanan Pajak Federal dari Rusia c.

Pada saat yang sama, jika karyawan yang berwenang untuk menandatangani faktur menunjukkan posisinya di dalamnya, dokumen semacam itu tidak dibuat dengan pelanggaran prosedur yang ditetapkan. Baik Kode Pajak Federasi Rusia maupun melarang indikasi rincian tambahan (informasi) dalam faktur, termasuk nama-nama posisi orang yang berwenang untuk menandatangani dokumen-dokumen ini. Penjelasan serupa terkandung dalam surat-surat Kementerian Keuangan Rusia dan ".

2. Situasi: Siapa yang harus menandatangani rekening utama untuk kepala akuntan, jika rekening tersebut disimpan oleh kontraktor pihak ketiga. Organisasi bukan usaha kecil/menengah

“Misalnya sebuah organisasi yang bukan perusahaan kecil (menengah) telah mengadakan perjanjian dengan kontraktor pihak ketiga untuk penyediaan jasa akuntansi. Siapa yang harus menandatangani dokumen utama untuk kepala akuntan dalam kasus ini?

Kepala sendiri harus menunjuk daftar orang yang berhak menandatangani dokumen akuntansi utama (Peraturan, disetujui,). Ini dapat berupa karyawan organisasi (kasir, manajer, dll.), serta perwakilan dari organisasi pihak ketiga yang mengelola akuntansi.

Hak untuk menandatangani dokumen bank dapat ditransfer ke karyawan tetap, serta kepada orang yang menyediakan layanan akuntansi ( ). Dengan demikian, dalam dokumen bank, selain kepala organisasi, karyawan organisasi atau kepala organisasi pihak ketiga yang menyimpan catatan dapat menandatangani.

Pada saat yang sama, kepala organisasi sendiri tidak dapat menandatangani untuk kepala akuntan. Faktanya adalah, karena organisasi tersebut bukan perusahaan kecil (menengah), kepala tidak dapat mengambil alih akuntansi *. Kesimpulan ini mengikuti Pasal 7 UU 6 Desember 2011 No. 402-FZ.”

3. organisasi akuntansi

Akuntansi dan penyimpanan dokumen akuntansi diatur oleh kepala organisasi ().

Dia harus memilih salah satu opsi berikut dan memperbaikinya dalam kebijakan akuntansi:

• menugaskan akuntansi kepada kepala akuntan atau karyawan lain yang bertanggung jawab dalam organisasi;
• membuat perjanjian tentang penyediaan layanan akuntansi dengan organisasi pihak ketiga (spesialis);
• mengambil alih akuntansi (untuk usaha kecil dan menengah, serta organisasi nirlaba yang memiliki hak untuk menerapkan metode akuntansi yang disederhanakan).

Juga tidak ada komposisi pasti detail yang harus ada di stempel (cap) kasir. Sebelumnya ada regulasi yang mengatur soal ini, tapi sekarang sudah dibatalkan. Namun, mereka dapat digunakan. Misalnya, "Tentang pembuatan Daftar Stempel Kota di Kamar Pendaftaran Moskow." PADA).

Kepala Akuntan menyarankan: perusahaan saham gabungan dan LLC dapat sepenuhnya meninggalkan segel (“Amandemen terhadap Tindakan Legislatif Tertentu dari Federasi Rusia sebagai Bagian dari Melepaskan Segel Wajib Perusahaan Bisnis”). Tetapi karena stempel diberikan dalam bentuk tanda terima uang tunai, maka berisiko mengabaikan rincian tersebut untuk sementara waktu, ini dapat menyebabkan tidak adanya kekuatan hukum untuk dokumen tersebut. Lebih baik menunggu izin resmi dari departemen atau bentuk surat perintah baru.

Penerima uang harus menunjukkan jumlah yang dapat dikonsumsi dengan kata-kata dan tanda tangan. Jika Anda mengeluarkan catatan pengeluaran umum untuk shift, tunjukkan dalam dokumen lokal organisasi karyawan yang bertanggung jawab yang akan menandatangani dokumen tersebut untuk penerima. Misalnya, bisa menjadi kasir, kasir senior, atau karyawan lain.

Situasi: apakah perlu membubuhkan tanda tangan kepala organisasi pada surat perintah pengeluaran kas, jika ada tanda tangan akuntan dan kasir

Pasti, tapi tidak selalu. Tanda tangan pengelola tidak diperlukan jika sudah ada pada lampiran pesanan tunai.

Memang, di antara perincian pesanan tunai, yang dibuat saat mengeluarkan uang dari meja kas, ada ruang untuk tiga tanda tangan: kepala akuntan (atau hanya seorang akuntan), kasir dan kepala organisasi. Dan dalam pengisian formulir ini, disetujui, secara langsung dinyatakan bahwa pesanan tunai ditandatangani oleh kepala dan kepala akuntan.

Pengecualian terhadap aturan umum adalah jika dokumen (aplikasi, faktur, dll.) yang dilampirkan pada pesanan kas pengeluaran sudah memiliki prasasti otorisasi dari kepala organisasi. Dan satu syarat lagi - organisasi memiliki seorang akuntan. Kemudian tanda tangan direktur pada pesanan tunai itu sendiri adalah opsional.

Jika organisasi tidak memiliki akuntan, maka manajer harus mengesahkan dokumen pengeluaran dalam hal apa pun. Bahkan ketika dia membubuhkan tanda tangannya pada lampiran pesanan tunai. Ini mengikuti instruksi Bank Rusia tertanggal 11 Maret 2014 No. 3210-U.

Pada saat yang sama, kepala dapat memberikan hak untuk menandatangani dokumen, termasuk uang tunai, kepada salah satu karyawan organisasi. Misalnya, selama ketidakhadiran Anda. Untuk melakukan ini, cukup dengan mengeluarkan surat kuasa ( ).

Sistem bantuan profesional untuk pengacara, di mana Anda akan menemukan jawaban untuk setiap, bahkan pertanyaan yang paling kompleks.

Publikasi

Dokumen akuntansi utama diterima untuk akuntansi jika dibuat dalam bentuk yang terkandung dalam album bentuk terpadu (standar) dokumentasi akuntansi utama (klausul 13 Peraturan tentang akuntansi dan pelaporan keuangan di Federasi Rusia, disetujui atas perintah dari Kementerian Keuangan Rusia tanggal 29 Juli 1998 N 34n ). Saat menghitung PPN, formulir faktur terpadu digunakan, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 2 Desember 2000 No. 914.

Mematuhi persyaratan

Semakin, otoritas pajak menolak organisasi untuk menerima pemotongan PPN, dengan alasan tidak adanya rincian yang diperlukan dalam faktur, kesalahan ketik, noda, dan kurangnya penguraian kode tanda tangan kepala dan kepala akuntan.

Posisi otoritas pajak didukung oleh Kementerian Keuangan Rusia, menjelaskan bahwa faktur di mana rincian yang diperlukan salah diisi atau tidak dicerminkan dianggap dibuat dengan melanggar persyaratan Kode Pajak Federasi Rusia, dan jumlah PPN pada faktur ini tidak dapat dikurangkan (surat dari Layanan Pajak Federal tertanggal 25 Mei 2007 No. 19-11/048795).

Jika PPN berdasarkan faktur tersebut telah dipotong oleh wajib pajak, maka otoritas pajak mengharuskannya untuk mengembalikan dan membayar anggaran, menerapkan hukuman (klausul 1, pasal 122 Kode Pajak Federasi Rusia).
Selain itu, wajib pajak akan diwajibkan untuk membayar denda untuk setiap hari kalender keterlambatan atas PPN yang belum dibayar. Tingkat bunga penalti diasumsikan sama dengan 1/300 dari tingkat pembiayaan kembali Bank Sentral Federasi Rusia saat ini (klausul 4 pasal 75) dan dibayarkan bersamaan dengan pembayaran pajak dan biaya atau setelah pembayaran jumlah tersebut secara lengkap (pasal 5 pasal 75).

Perhatian
Tanggung jawab penuh untuk organisasi akuntansi dalam organisasi, kepatuhan terhadap hukum ketika melakukan operasi bisnis, ditanggung oleh kepala organisasi (klausul 1, pasal 6 Undang-Undang Federal 21 November 1996 N 129-FZ "Tentang Akuntansi") .

Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia hanya menyediakan persyaratan umum untuk persiapan faktur. Klausul 5 artikel ini hanya mencantumkan rincian yang diperlukan. Pada saat yang sama, Kode Pajak Federasi Rusia tidak menjelaskan dengan tepat bagaimana cara mengisinya. Inspektur pajak, di sisi lain, memeriksa dengan sangat hati-hati bagaimana faktur dibuat dan apakah wajib pajak telah mengajukan PPN secara sah untuk dipotong.

Kondisi untuk menerima PPN untuk pengurangan ditetapkan oleh Ch. 21 dari Kode Pajak Federasi Rusia. Pertama, barang (karya, jasa), hak milik harus diperoleh untuk transaksi yang dikenakan PPN. Kedua, mereka diperhitungkan. Ketiga, wajib pajak harus memiliki faktur pemasok yang dibuat dengan benar, di mana jumlah PPN disorot sebagai baris terpisah.

Akuntan harus memperhatikan poin-poin penting terkait dengan penandatanganan faktur. Otoritas pajak akan curiga jika:

tidak ada transkrip tanda tangan pada faktur;

faktur ditandatangani oleh satu orang untuk kepala dan kepala akuntan;

faktur yang dikeluarkan oleh organisasi pembayar pajak tidak mengandung baris "Pengusaha perorangan (tanda tangan) (nama lengkap) (rincian sertifikat pendaftaran negara dari pengusaha perorangan)";

Menurut paragraf 6 Seni. 169 dari Kode Pajak Federasi Rusia, faktur harus berisi tanda tangan kepala dan kepala akuntan organisasi atau orang lain yang berwenang untuk melakukannya atas perintah (dokumen administrasi lainnya) untuk organisasi atau surat kuasa atas nama dari organisasi.

berwenang untuk menandatangani

Kepala dan kepala akuntan organisasi memiliki hak untuk mendelegasikan wewenang untuk menandatangani faktur kepada karyawan organisasi lainnya. Orang yang berwenang bertindak baik atas dasar perintah direktur, atau berdasarkan surat kuasa yang dibuat atas nama organisasi.

Mempertimbangkan bahwa orang-orang ini berwenang untuk menandatangani faktur dengan dokumen administrasi yang relevan, disarankan untuk menunjukkan dalam faktur alih-alih nama dan inisial kepala dan kepala akuntan organisasi setelah tanda tangan, nama keluarga dan inisial orang yang menandatangani faktur yang sesuai. Jika itu juga berisi nama dan inisial kepala dan kepala akuntan organisasi, maka dokumen semacam itu tidak boleh dianggap dibuat dengan melanggar persyaratan Kode Pajak.

Kode Pajak dan Aturan untuk menghitung faktur yang diterima dan diterbitkan, buku pembelian dan buku penjualan saat menghitung pajak pertambahan nilai (disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 02.12.2000 N 914, selanjutnya disebut Aturan ) perubahan dan penambahan rincian formulir faktur yang disediakan. Dengan demikian, tidak perlu memasukkan informasi tentang posisi orang yang berwenang dari organisasi dan perincian surat kuasa yang sesuai. Pada saat yang sama, jika faktur berisi perincian tambahan untuk orang yang berwenang menandatangani faktur (misalnya, posisi ditunjukkan), maka faktur tersebut tidak boleh dianggap dibuat dengan melanggar persyaratan Kode Pajak.

Beberapa organisasi mengadakan kontrak untuk penyediaan layanan akuntansi dengan perusahaan khusus atau spesialis - individu. Ini diperbolehkan oleh paragraf 2 Seni. 6 Undang-Undang Federal "Tentang Akuntansi" tertanggal 21 November 1996 N 129-FZ. Dalam hal ini, tanda tangan pada faktur alih-alih kepala akuntan diletakkan oleh orang yang dipercayakan dengan tugas kepala akuntan - kepala organisasi, spesialis akuntan dengan siapa kontrak hukum perdata telah dibuat, atau perwakilan resmi dari perusahaan khusus yang mengelola akuntansi dalam organisasi.

Seringkali, faktur untuk manajer dan kepala akuntan ditandatangani oleh orang lain yang tidak berwenang untuk melakukannya atas perintah atau surat kuasa. Jika faktur tersebut ditemukan di pemasok Anda selama pemeriksaan pajak, Anda tidak berhak untuk memotong PPN.

kepala akuntan

Jika organisasi tidak memiliki posisi kepala akuntan, maka fungsinya dapat dilakukan oleh kepala organisasi. Oleh karena itu, ia akan menandatangani faktur alih-alih kepala akuntan dengan tanda tangan yang sama di bidang tanda tangan kepala dan kepala akuntan. Ini dimungkinkan berdasarkan urutan yang relevan dengan konten berikut: "Saya, Direktur Jenderal "Nama organisasi", mengemban tugas kepala akuntan ...".

Menurut paragraf 2 "d" Art. 6 Undang-Undang Federal "Tentang Akuntansi", kepala organisasi dapat, tergantung pada volume pekerjaan akuntansi, melakukan akuntansi secara pribadi. Aturan ini mengasumsikan kemungkinan memiliki tanda tangan yang sama pada faktur untuk kepala organisasi dan kepala akuntan.

Faktur ditandatangani oleh individu

Jika faktur dikeluarkan oleh pengusaha perorangan, maka ia menandatangani dokumen yang menunjukkan perincian sertifikat pendaftaran negara IP. Namun, dia tidak menandatangani alih-alih kepala akuntan - salurannya tetap kosong. Lagi pula, menurut undang-undang IP, ia sendiri bertanggung jawab untuk memelihara catatan akuntansi.

Bab 21 KUHP tidak memuat larangan menandatangani faktur atas nama pengusaha oleh orang yang diberi kuasa olehnya. Seorang wajib pajak dapat berpartisipasi dalam hubungan yang diatur oleh undang-undang tentang pajak dan biaya melalui perwakilan yang sah atau resmi, kecuali ditentukan lain oleh Kode Pajak (klausul 1, pasal 26 Kode Pajak Federasi Rusia). Perwakilan resmi dari wajib pajak - seseorang akan menggunakan kekuasaannya berdasarkan surat kuasa yang diaktakan atau surat kuasa yang setara dengan yang diaktakan sesuai dengan hukum perdata (klausul 3, pasal 29 Kode Pajak Rusia Federasi).

Faks dan tanda tangan digital

Banyak orang masih penasaran dengan pertanyaan apakah mungkin untuk mengesahkan faktur dengan tanda tangan digital elektronik (EDS) atau faksimili. Ini sangat relevan untuk organisasi dengan alur kerja yang besar. Sementara itu, pemodal secara tradisional melarang penggunaan faksimili dan tanda tangan digital.

Faktur yang ditandatangani dengan faksimili, tanda tangan digital atau tanda tangan yang direproduksi menggunakan alat cetak elektronik dianggap dibuat dan diterbitkan dengan melanggar prosedur dan tidak dapat menjadi dasar untuk menerima PPN untuk pengurangan (penggantian). Pendapat ini diungkapkan oleh Kementerian Keuangan Rusia dalam surat tertanggal 22 Januari 2009 N 03-07-11/17 dan tanggal 30 September 2008 N 03-02-07/1-383.

Praktik yudisial dalam masalah ini bersifat ambigu. Menurut posisi beberapa pengadilan arbitrase, kehadiran pada faktur reproduksi faksimili dari tanda tangan kepala dan akuntan organisasi pemasok tidak dapat menjadi dasar untuk menolak pengembalian PPN yang dibayarkan kepada pemasok produk (Keputusan Layanan Antimonopoli Federal). Distrik Kaukasus Utara tanggal 29 September 2008 No. F08-5786 / 2008, tanggal 22 September 2008 No. F08-5128 / 2008, tanggal 20 Agustus 2008 No. F08-4547 / 2008, Layanan Antimonopoli Federal Moskow Distrik tertanggal 15 Mei 2006 No. KA-A40 / 2894-06, Layanan Antimonopoli Federal Distrik Volga tertanggal 30 Oktober 2008 No. А57-253/08, Layanan Antimonopoli Federal Distrik Ural tertanggal 18 November 2008 No. 09-8604/08-С2, tanggal 19 April 2007 No. 09-2754/07-2).

Pada saat yang sama, ada keputusan pengadilan yang mendukung otoritas pajak dalam tuntutan mereka (keputusan Layanan Antimonopoli Federal Distrik Timur Jauh tertanggal 28 Juli 2008 No. F03-A37 / 08-2 / 2876, tertanggal 07 April, 2008 No. F03-A73 / 08-2 / 918, Layanan Antimonopoli Federal Distrik Volga tanggal 19 Juli 2007 No. A65-3666 / 2006, tanggal 21 Juni 2007 No. A57-4833 / 06-33, tanggal Mei 03, 2007 No. A57-4249 / 06).

Mahkamah Arbitrase Agung, dalam salah satu putusannya, menyebutkan bahwa membubuhkan tanda tangan faksimili pada faktur, jika ada persetujuan, tidak menunjukkan pelanggaran oleh perusahaan terhadap persyaratan yang ditetapkan oleh Pasal 169 Kitab Undang-undang Pajak. Baca lebih lanjut tentang posisi Mahkamah Arbitrase Tertinggi Federasi Rusia di "PB" untuk Mei di halaman 70.

berator "PPN dari A sampai Z"

Jika faktur untuk kepala atau kepala akuntan ditandatangani oleh orang lain yang tidak berwenang untuk melakukannya atas perintah atau surat kuasa, maka Anda tidak berhak menerima PPN untuk dipotong berdasarkan dokumen tersebut.
Jika Anda masih ingin menghindari perselisihan selama verifikasi, nyatakan faktur dengan tanda tangan asli. Pada saat yang sama, Anda juga akan menghindari klaim pelanggan yang, mengetahui persyaratan otoritas pajak, sering menolak untuk menerima dokumen dengan faksimili alih-alih tanda tangan.

Memperbaiki bug

Tanda tangan yang salah ditempelkan dalam faktur, serta kesalahan lain dalam dokumen ini, dapat diperbaiki. Prosedur untuk melakukan perubahan pada faktur diatur oleh klausul 29 Peraturan. Koreksi tersebut harus disertifikasi dengan tanda tangan manajer dan stempel penjual yang menunjukkan tanggal koreksi dilakukan.

Pada saat yang sama, harap dicatat bahwa koreksi tepat waktu atas pelanggaran yang diidentifikasi dalam pembuatan faktur tidak dapat menjadi dasar untuk menolak menerapkan pengurangan pajak PPN, asalkan tindakan wajib pajak dilakukan dengan itikad baik. Pendapat ini dianut oleh banyak pengadilan arbitrase.

Komentar

22/07/2014 Natalia

Artikel bagus.
Ada sebuah pertanyaan. Jika kepala menandatangani semua dokumen sendiri. Apakah perlu untuk mencerminkan urutan hak untuk menandatangani dokumen itu sendiri? Atau, sebagai direktur, pertanyaan tentang hak untuk menandatangani kepala akuntan tidak akan muncul lagi? Bolehkah, misalnya, 3 tanda tangan identik pada nota pengiriman di sisi pengiriman?

Membalas

08/12/2014 Alexey

Pada faktur hanya ada tanda tangan akuntan, tetapi kepala tidak menandatangani. Apakah invoice akan dianggap valid?

Membalas

Selamat siang, Alexey

Sesuai dengan paragraf 6 Seni. 169 dari Kode Pajak Federasi Rusia, faktur ditandatangani oleh kepala dan kepala akuntan organisasi atau orang lain yang berwenang untuk melakukannya atas perintah (dokumen administrasi lainnya) untuk organisasi atau surat kuasa atas nama organisasi.

Saat mengeluarkan faktur oleh pengusaha perorangan, faktur ditandatangani oleh pengusaha perorangan atau orang lain yang diberi kuasa oleh surat kuasa atas nama pengusaha perorangan, yang menunjukkan perincian sertifikat pendaftaran negara dari pengusaha perorangan ini.

Paragraf ketiga paragraf 2 Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia menetapkan bahwa kegagalan untuk memenuhi persyaratan untuk faktur yang tidak diatur dalam paragraf 6 Seni. 169 dari Kode Pajak Federasi Rusia, tidak dapat menjadi dasar untuk menolak mengurangi jumlah pajak yang diajukan oleh penjual.

Jika Anda bermaksud menerima pengurangan PPN pada faktur ini, kami sangat menyarankan Anda meminta faktur yang ditandatangani oleh manajer dan kepala akuntan.

Membalas

14/08/2014 Oksana

Ya, artikelnya sangat bagus. Juga sebuah pertanyaan.
Jika organisasi tempat kami bekerja meminta faktur untuk tahun lalu. Apakah direktur dan akuntan baru memiliki hak untuk menandatangani? Dan apakah karyawan baru memiliki hak untuk menandatangani dokumen dari 2011 dengan surat kuasa dari 2014?

Membalas

Selamat siang, Oksana.

Organisasi dapat menerbitkan duplikat akta, faktur, dan faktur sehubungan dengan kerugian mereka oleh pihak lawan dan membubuhkan tanda tangan kepala baru, kepala akuntan atau orang lain yang diberi kuasa berdasarkan perintah (surat kuasa). Hal utama adalah bahwa dokumen yang dipulihkan harus sesuai dengan jumlah yang hilang oleh rekanan organisasi dengan tindakan dan akun dan berisi semua indikator dan detailnya. Dimungkinkan juga untuk memberikan kepada rekanan salinan resmi dari dokumen yang mengonfirmasi penunjukan manajer baru, kepala akuntan atau perintah (surat kuasa) untuk penandatanganan dokumen oleh orang yang berwenang.

Baik KUHPerdata Federasi Rusia, maupun Kode Pajak Federasi Rusia tidak mengatakan apa pun tentang prosedur untuk mengeluarkan duplikat akta, faktur, dan faktur jika salinannya hilang oleh rekanan wajib pajak.

Namun dalam kasus ini, organisasi yang meminta faktur duplikat dapat menanggung risiko pemotongan PPN atas faktur ini (khususnya untuk tahun 2011). Ini ditegaskan oleh praktik peradilan.

Keputusan Layanan Antimonopoli Federal Distrik Volga tertanggal 10 Agustus 2009 N 06-2176/08 mencatat bahwa undang-undang pajak tidak memuat larangan pemulihan faktur dengan menerbitkan duplikat dokumen-dokumen ini. Namun, dokumen yang dipulihkan harus sesuai dengan faktur yang disengketakan dalam hal jumlah, berisi rincian dari faktur yang disengketakan dan secara tak terbantahkan mengkonfirmasi fakta pembayaran faktur ini.

Keputusan Layanan Antimonopoli Federal Distrik Moskow tertanggal 25 Mei 2012 N A40-110048 / 10-140-598 dengan tegas menyatakan bahwa penandatanganan faktur rangkap yang dikeluarkan untuk menggantikan dokumen asli yang hilang oleh orang lain yang berwenang sehubungan dengan perubahan kepala penjual barang (karya, jasa) adalah sah dan tidak menghilangkan hak pembeli untuk pengurangan pajak atas faktur tersebut. Penandatanganan faktur oleh pejabat yang berbeda disebabkan oleh alasan di luar kendali wajib pajak - perubahan kepala rekanan pada periode yang relevan.

09/05/2014 Victoria

Pihak lawan mengharuskan OGRNIP dicantumkan dalam faktur di samping sertifikat pendaftaran negara bagian. Ya, dia juga ingin dicetak ... Program saya tidak mengizinkan ini.
Bagaimana membenarkan penolakan?

Membalas

Selamat siang Viktoria.

Menurut paragraf 1 Seni. 169 dari Kode Pajak Federasi Rusia, faktur adalah dokumen yang berfungsi sebagai dasar bagi pembeli untuk menerima jumlah pajak yang disajikan oleh penjual untuk pengurangan ketika persyaratan yang ditetapkan oleh artikel ini dipenuhi.

Daftar perincian wajib yang harus ditunjukkan dalam faktur yang dikeluarkan saat menjual barang (karya, layanan), mentransfer hak milik, ditetapkan oleh paragraf 5, 6 Seni. 169 dari Kode Pajak Federasi Rusia. Menurut paragraf 6 Seni. 169 dari Kode Pajak Federasi Rusia ketika faktur dikeluarkan oleh pengusaha perorangan, faktur ditandatangani oleh pengusaha perorangan yang menunjukkan perincian sertifikat pendaftaran negara dari pengusaha perorangan ini. Menurut otoritas pengatur, untuk secara hukum mengurangi PPN pada faktur dari pengusaha perorangan, tanggal, seri, nomor sertifikat pendaftaran negara harus ditunjukkan (Surat Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 09.07.2009 N ShS -22-3 / [dilindungi email]).

Membalas

15/12/2014 Oleg

Selamat sore.
Bagaimana cara membayar barang yang dikirim dengan benar: dengan invoice atau invoice, dan apa bedanya?

Membalas