Bentuk terpadu dari dokumen akuntansi utama. Bentuk dokumentasi akuntansi utama yang terpadu dan wajib

“Akuntansi”, 2010, N 6

Otoritas pajak memperhatikan tidak digunakannya dokumentasi atau kekurangan dalam pelaksanaannya, yang seringkali menjadi subyek litigasi. Apakah penggunaan formulir ini wajib?

Penyatuan bentuk dokumentasi akuntansi utama. Otoritas pajak berhak meminta dari wajib pajak dokumen yang menjadi dasar penghitungan dan pembayaran pajak dalam bentuk yang ditetapkan oleh badan eksekutif federal terkait.

Bentuk apa yang sedang kita bicarakan dan apakah dokumennya seperti itu?

Konsep kesatuan bentuk dokumentasi akuntansi utama muncul dalam UU Akuntansi. Ditetapkan bahwa dokumen akuntansi utama diterima untuk akuntansi jika disusun sesuai dengan bentuk yang terdapat dalam album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama.

Dokumen yang bentuknya tidak disediakan dalam album ini harus memuat rincian wajib yang tercantum dalam Art. 9 Undang-undang ini. Album formulir terpadu disetujui oleh Komite Statistik Negara Rusia, tetapi tidak untuk semua bagian akuntansi (Tabel 1). Seperti yang Anda lihat, album tidak dibuat untuk bentuk terpadu akuntansi aset tidak berwujud, bahan, aset tetap, tenaga kerja dan pembayarannya, pekerjaan mesin konstruksi, transaksi tunai, dan hasil inventaris.

Tabel 1

Daftar album bentuk terpadu dokumentasi akuntansi utama

Konsep “album dengan bentuk terpadu” tidak memiliki interpretasi yang luas, dan daftar album yang ada diberikan dalam tabel. 1 komprehensif.

Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 8 Juli 1997 N 835 menugaskan fungsi pengembangan dan persetujuan album bentuk terpadu kepada Komite Statistik Negara Rusia, yang kemudian diubah menjadi Layanan Statistik Negara Federal (Rosstat). Namun, yang terakhir ini tidak diberi wewenang apa pun sehubungan dengan bentuk-bentuk terpadu.

Pengakuan keputusan otoritas eksekutif federal sebagai tindakan hukum normatif. Mari kita beralih ke Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 13 Agustus 1997 N 1009, yang menyetujui Aturan untuk persiapan tindakan hukum pengaturan badan eksekutif federal dan pendaftaran negara (Aturan).

Selama periode persetujuan keputusan tentang formulir terpadu, Komite Statistik Negara Rusia adalah badan eksekutif federal.

Resolusi badan eksekutif federal memperoleh status tindakan hukum yang harus didaftarkan oleh Kementerian Kehakiman Rusia. Fakta bahwa peraturan tersebut diterbitkan berdasarkan keputusan Pemerintah Federasi Rusia belum memungkinkan untuk diklasifikasikan sebagai peraturan hukum. Tak satu pun dari keputusan Komite Statistik Negara Rusia yang kami minati telah didaftarkan ke Kementerian Kehakiman Rusia.

Tindakan yang tidak memerlukan pendaftaran di Kementerian Kehakiman Rusia tidak memperoleh status tindakan hukum dan tidak memuat norma hukum yang wajib bagi semua organisasi. Oleh karena itu, formulir terpadu yang disetujui oleh resolusi Komite Statistik Negara Rusia bersifat nasihat.

Dalam hal ini, Surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 04.05.2009 N 07-02-10/24 dan Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 27.07.2009 N 3-2-09/147 patut mendapat perhatian, di mana itu dilaporkan bahwa Rosstat, Kementerian Keuangan Rusia, Layanan Pajak Federal Rusia tidak memiliki wewenang untuk menjelaskan penggunaan bentuk dokumen akuntansi utama. Oleh karena itu, Surat Kementerian Keuangan Rusia tertanggal 01.08.2001 N 16-00-14/364, yang melarang penyimpangan bentuk “lanskap”, menurut kami, tidak dapat diterapkan.

Tata cara berlakunya peraturan perundang-undangan. Dari klausul 8 dan 10 Keputusan Presiden Federasi Rusia tanggal 23 Mei 1996 N 763, yang mengatur prosedur penerbitan dan pemberlakuan tindakan Presiden Federasi Rusia, Pemerintah Federasi Rusia dan perbuatan hukum pengaturan badan eksekutif federal, maka perbuatan hukum badan eksekutif federal yang belum lulus pendaftaran negara bagian, serta belum diterbitkan sesuai dengan tata cara yang ditetapkan, tidak menimbulkan akibat hukum karena belum mulai berlaku. Mereka tidak dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengatur hubungan hukum yang relevan atau menerapkan sanksi kepada pejabat dan organisasi karena kegagalan untuk mematuhi instruksi yang terkandung di dalamnya. Mereka tidak dapat diandalkan ketika menyelesaikan perselisihan. Posisi serupa diatur dalam Penetapan Mahkamah Konstitusi Federasi Rusia tanggal 02.03.2006 N 58-O dan tanggal 11.02.2006 N 537-O.

Pendaftaran negara suatu badan hukum melibatkan pemberian nomor pendaftaran padanya. Oleh karena itu, rujukan dalam sengketa perpajakan terhadap keputusan Komite Statistik Negara Rusia tentang persetujuan formulir terpadu adalah melanggar hukum.

Sengketa perpajakan mengenai penggunaan formulir terpadu. Penggunaan ketentuan SK No. 763 telah lebih dari satu kali memungkinkan perusahaan memenangkan sengketa pajak di pengadilan arbitrase (Tabel 2).

Meja 2

Penerapan Keputusan Presiden Federasi Rusia 23 Mei 1996 N 763 dalam sengketa pajak

Saat ini, praktik arbitrase dalam penerapan formulir terpadu berkembang terutama untuk kepentingan pembayar pajak.

Formulir terpadu untuk transaksi tunai. Menurut klausul 12 Prosedur untuk melakukan transaksi tunai di Federasi Rusia, disetujui oleh Bank Rusia tanggal 22 September 1993 N 40 (Prosedur), transaksi tunai diformalkan menggunakan bentuk standar dokumentasi akuntansi utama antardepartemen untuk perusahaan dan organisasi, yang disetujui oleh Komite Statistik Negara Rusia. Tata cara tersebut dianggap sebagai perbuatan hukum normatif berdasarkan Perintah Bank Rusia tanggal 1 Desember 1992 N 02-209. Oleh karena itu, resolusi Komite Statistik Negara Rusia yang menyetujui bentuk standar dokumentasi primer bersifat antardepartemen. Klausul 13 Peraturan Akuntansi dan Pelaporan Keuangan di Federasi Rusia mengidentifikasi formulir standar dengan formulir terpadu.

Namun Keputusan Komite Statistik Negara Rusia tanggal 18 Agustus 1998 N 88 tidak didaftarkan pada Kementerian Kehakiman Rusia. Oleh karena itu, formulir terpadu untuk transaksi tunai menurut kami tidak wajib.

Apakah formulir terpadu dapat diterapkan pada usaha kecil? Klausul 5 Rekomendasi Standar tentang Organisasi Akuntansi Usaha Kecil (Perintah No. 64n) menyatakan bahwa usaha kecil dapat menggunakan formulir yang dikembangkan secara mandiri yang memuat rincian wajib yang diatur oleh Undang-Undang Akuntansi. Posisi ini juga didukung dalam Penetapan Mahkamah Arbitrase Tertinggi Federasi Rusia tanggal 10 April 2008 N 3856/08. Meski demikian, tidak disarankan untuk mengacu pada Surat Perintah No. 64n. Mengapa?

Pertama, tidak terdaftar di Kementerian Kehakiman Rusia, yang berarti bukan merupakan perbuatan hukum yang sah. Oleh karena itu, rujukan terhadap hal tersebut mungkin akan ditentang oleh otoritas pajak; kedua, Rekomendasi Model dikembangkan sesuai dengan Undang-Undang Federal No. 88-FZ tanggal 14 Juni 1995, yang menjadi tidak berlaku pada tanggal 1 Januari 2008 karena penerapan Undang-Undang Federal No. 209-FZ tanggal 24 Juli 2007.

Dan yang terpenting, kriteria usaha kecil yang terdapat dalam UU lama dan UU baru tidak sama.

Sebagai kesimpulan, kami mencatat bahwa akuntan sering meremehkan persyaratan paragraf 4 PBU 1/2008 untuk menyetujui bentuk dokumen akuntansi utama dalam kebijakan akuntansi, yang tidak menyebutkan bentuk terpadu. Namun, salah jika berasumsi bahwa suatu organisasi berhak menolak penggunaan formulir terpadu. Anda perlu mengembangkan formulir Anda sendiri atau menentukan detail formulir terpadu mana yang dapat digunakan.

Organisasi tidak memiliki pengaruh terhadap kebijakan akuntansi pihak lawannya. Dan karena formulir terpadu tidak wajib, maka ia tidak berhak menuntut kepatuhannya dari pihak lawan. Namun, Anda dapat menjaga kualitas dokumen yang diterima organisasi dari mereka pada tahap penyelesaian kontrak. Pemenuhan syarat yang disepakati dapat dicapai dari pihak lawan di pengadilan.

E.Yu.Dirkova

Akademi Anggaran dan Perbendaharaan NIFI

Masalah pendaftaran dokumen akuntansi utama sangat penting bagi badan usaha. Lagi pula, dokumen-dokumen yang dibuat menurut undang-undang, khususnya, menegaskan untuk keperluan penghitungan pajak penghasilan atas biaya-biaya yang dikeluarkan oleh wajib pajak, dan juga membuktikan keabsahan penerapan pemotongan PPN. Oleh karena itu, penggunaan dokumen yang bentuknya tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan dapat menimbulkan akibat yang merugikan bagi badan usaha.

1. Menyusun dokumen akuntansi utama

Sesuai dengan Bagian 1 Seni. 9 UU N 402-FZ, setiap fakta kehidupan ekonomi dicatat sebagai dokumen akuntansi utama. Perlu dicatat bahwa hingga 1 Januari 2013, sesuai dengan paragraf 1 Seni. 9 Undang-Undang Federal 21 November 1996 N 129-FZ “Tentang Akuntansi” (selanjutnya disebut Undang-undang N 129-FZ), dokumen tersebut dibuat untuk setiap transaksi bisnis. Namun, konsep “transaksi bisnis” dan “fakta kehidupan ekonomi” tidaklah identik.

Fakta kehidupan ekonomi adalah suatu transaksi, peristiwa, operasi yang mempunyai atau mampu mempengaruhi posisi keuangan suatu entitas ekonomi, hasil keuangan dari kegiatannya dan (atau) arus kas (pasal 8 Pasal 3 UU No. 402 -FZ). 129-FZ tidak mendefinisikan konsep “operasi bisnis”, tetapi dari paragraf 2 Seni. 1 Undang-undang ini menyatakan bahwa semua operasi yang dilakukan oleh organisasi dalam kegiatannya diakui demikian.

Dengan demikian, konsep “fakta kehidupan ekonomi” yang terkandung dalam UU Nomor 402-FZ lebih luas dibandingkan dengan konsep “transaksi bisnis” yang digunakan dalam UU Nomor 129-FZ. Dan di sini muncul pertanyaan utama yang mengkhawatirkan para spesialis: fakta kehidupan ekonomi apa yang dapat didokumentasikan dalam dokumen akuntansi utama, yang disusun menurut formulir yang dikembangkan secara independen oleh organisasi, dan kapan penggunaan formulir terpadu tetap wajib? Bagaimanapun, resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia, yang menyetujui bentuk-bentuk dokumentasi akuntansi utama yang terpadu, belum dibatalkan.

2. Bentuk dokumen akuntansi utama sendiri

Menurut Bagian 4 Seni. 9 UU N 402-FZ, bentuk dokumen akuntansi utama yang digunakan oleh suatu organisasi (kecuali organisasi sektor publik) harus disetujui oleh pimpinan organisasi. Sementara itu, Undang-undang ini tidak memuat persyaratan wajibnya penggunaan formulir terpadu. Ingatlah bahwa sebelum 1 Januari 2013, bentuk dokumen primer yang dikembangkan secara mandiri dapat digunakan hanya jika formulir yang diperlukan tidak tersedia dalam album bentuk dokumentasi akuntansi utama yang terpadu (klausul 2 pasal 9 UU No. 129 -FZ). Namun, kami mencatat bahwa meskipun dokumen utama dibuat tidak sesuai dengan formulir terpadu, wajib pajak berhasil mempertahankan legalitas pengakuan pengeluaran di pengadilan (untuk lebih jelasnya, lihat Ensiklopedia Situasi Sengketa Pajak Penghasilan).

Saat mengembangkan bentuk dokumen akuntansi utama Anda sendiri, Anda dapat menggunakan formulir terpadu sebagai dasar, menambahkan atau menghapus beberapa detail. Selain itu, disarankan untuk menggunakan GOST R 6.30-2003 "Dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk persiapan dokumen."

Saat mengembangkan, harus diingat bahwa dokumen akuntansi utama harus memuat rincian yang tercantum dalam Bagian 2 Seni. 9 UU No.402-FZ:

Nama dan tanggal pembuatan dokumen;

Nama badan usaha yang menyusun dokumen;

Nilai pengukuran alam dan (atau) moneter dari suatu fakta kehidupan ekonomi, yang menunjukkan satuan pengukuran;

Tanda tangan, nama keluarga (dengan inisial), serta posisi orang yang melakukan transaksi, operasi dan bertanggung jawab atas kebenaran pelaksanaannya, atau orang yang bertanggung jawab atas keakuratan pelaksanaan acara.

Perlu diingat bahwa daftar rincian masing-masing dokumen akuntansi utama dapat diperluas dengan peraturan lain. Misalnya, persyaratan rincian waybill tercantum dalam Perintah Kementerian Transportasi Rusia tertanggal 18 September 2008 N 152, yang diadopsi sesuai dengan Bagian 1 Seni. 6 Undang-Undang Federal 8 November 2007 N 259-FZ “Piagam Angkutan Jalan dan Angkutan Listrik Darat Perkotaan”.

Sebagaimana telah disebutkan, pimpinan organisasi perlu menyetujui bentuk dokumen akuntansi utama yang digunakan (Bagian 4, Pasal 9 UU No. 402-FZ).

Perlu juga diperhatikan bahwa dokumen akuntansi utama dapat dibuat dalam bentuk elektronik (Bagian 5, Pasal 9 UU No. 402-FZ). Dan seperti yang Anda ketahui, untuk bertukar dokumen elektronik, para peserta aliran dokumen elektronik harus memiliki format dokumen yang kompatibel. Oleh karena itu, ketika mengembangkan sendiri bentuk dokumen dan formatnya, akan timbul kesulitan dalam penerapan pengelolaan dokumen elektronik. Perhatikan bahwa berdasarkan formulir terpadu, format yang direkomendasikan untuk dokumen yang banyak digunakan telah dikembangkan dan disetujui oleh Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 21 Maret 2012 N ММВ-7-6/172@: faktur barang (TORG-12) dan sertifikat penerimaan pekerjaan (jasa). Dokumen-dokumen ini dapat diserahkan secara elektronik kepada otoritas pajak (untuk mengkonfirmasi pengeluaran untuk tujuan penghitungan pajak penghasilan dan untuk tujuan lain atas permintaan inspektorat) dan rekanan.

3. Bentuk terpadu dari dokumen akuntansi utama

Sejak 1 Januari 2013, tidak ada keharusan untuk menggunakan formulir terpadu dalam penyusunan dokumen akuntansi utama dalam UU N 402-FZ, namun penggunaannya umum dilakukan oleh banyak badan usaha. Selain itu, pengembangan independen formulir dokumen selain formulir terpadu memerlukan waktu, pengetahuan khusus, dan biaya tambahan untuk menyiapkan perangkat lunak untuk formulir baru, dan penggunaan formulir tersebut dapat menyebabkan kesulitan dalam bekerja baik di dalam organisasi maupun dengan pihak rekanan.

402-FZ tidak memuat larangan penggunaan formulir terpadu, sehingga tetap dapat diterapkan dengan menyetujui keputusan tersebut dalam kebijakan akuntansi atau dengan perintah tersendiri dari pengelola.

Selain itu, menolak menggunakan semua formulir terpadu cukup berisiko.

PZ-10/2012 Kementerian Keuangan Rusia mencatat bahwa bentuk dokumen akuntansi utama yang ditetapkan oleh badan yang berwenang sesuai dengan undang-undang federal lainnya dan atas dasar mereka tetap wajib untuk digunakan (misalnya, bentuk dokumen tunai) .

Memang, Peraturan tentang prosedur untuk melakukan transaksi tunai dengan uang kertas dan koin Bank Rusia di wilayah Federasi Rusia (disetujui oleh Bank Rusia pada 12 Oktober 2011 N 373-P) mengatur penggunaan bentuk terpadu berikut:

Surat penerimaan dan pengeluaran kas (formulir N KO-1 dan KO-2);

- (formulir N KO-4);

Buku pembukuan dana yang diterima dan diterbitkan oleh kasir (Formulir N KO-5);

Laporan pelunasan dan pembayaran (formulir N T-49 dan T-53).

Formulir ini disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 18 Agustus 1998 N 88, tanggal 5 Januari 2004 N 1.

Perhatikan bahwa ini tidak semuanya formulir terpadu, yang masih wajib digunakan pada tahun 2013, meskipun ada kebebasan untuk mengembangkan formulir Anda sendiri.

Selain itu, kegagalan dalam menggunakan bentuk dokumen standar saat mencatat tenaga kerja dan pembayarannya dapat menimbulkan konsekuensi yang tidak diinginkan bagi organisasi. Bagian selanjutnya dari edisi khusus ini dikhususkan untuk masalah penggunaan formulir-formulir ini.

Ada bentuk dokumen primer wajib lainnya. Namun, persyaratan yang terkandung dalam Bagian 4 Seni. 9 UU N 402-FZ, umum: formulir harus disetujui oleh pimpinan badan usaha. Oleh karena itu, untuk menghindari perselisihan dengan otoritas pengatur, lebih baik menyetujui penggunaan formulir terpadu atas perintah manajer atau mengaturnya dalam kebijakan akuntansi.

4. Ciri-ciri penggunaan bentuk-bentuk kesatuan primerdokumen akuntansi untuk akuntansi dan pembayaran tenaga kerja

Masalah penggunaan formulir terpadu untuk mendokumentasikan peristiwa yang terjadi di bidang hubungan kerja (mempekerjakan seorang karyawan, memberinya cuti, dll.) patut mendapat perhatian khusus.

Menurut Rostrud, setelah berlakunya UU N 402-FZ, yakni mulai 1 Januari 2013, lembaga swadaya masyarakat berhak menggunakan bentuk dokumen akuntansi utama yang dikembangkannya secara mandiri (Surat tertanggal 14 Februari 2013 NPG/1487-6-1) .

Sebagai contoh, Rostrud menyebutkan kartu pribadi karyawan (Formulir N T-2) dan mencatat bahwa dokumen akuntansi utama harus berisi semua rincian wajib yang ditetapkan oleh Bagian 2 Seni. 9 UU No.402-FZ. Bentuk kartu pribadi karyawan (formulir N T-2), serta bentuk terpadu lainnya dari dokumen akuntansi utama untuk mencatat tenaga kerja dan pembayarannya, telah disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 5 Januari 2004 N 1 (selanjutnya disebut Resolusi N 1).

Pada saat yang sama, harus diingat bahwa persyaratan penggunaan formulir terpadu untuk memelihara pendaftaran militer ini ditetapkan oleh klausul 27 Peraturan pendaftaran militer (disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia bulan November 27, 2006 N 719 sesuai dengan klausul 6 Pasal 8 Undang-Undang Federal 28 Maret 1998 N 53-FZ “Tentang Tugas Militer dan Dinas Militer”).

Mempertimbangkan masalah penyiapan dokumen utama saat mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis, Kementerian Tenaga Kerja Rusia dalam Surat No. 14-2-291 tanggal 14 Februari 2013 mencatat bahwa dokumen terkait (khususnya, sertifikat perjalanan) harus dibuat menurut bentuk yang disetujui dengan Keputusan No.1.

Kementerian Keuangan Rusia dalam Informasi No. PZ-10/2012 menyatakan bahwa mulai 1 Januari 2013, bentuk dokumen akuntansi utama yang ditetapkan oleh badan yang berwenang sesuai dengan undang-undang federal lainnya dan berdasarkan undang-undang tersebut tetap wajib.

Selain itu, perlu diperhatikan bahwa persyaratan dokumen akuntansi utama yang terkandung dalam Art. 9 UU N 402-FZ hanya dapat diterapkan sebagian pada dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan peristiwa di bidang hubungan kerja. Jadi, di bagian 5 Seni. 9 UU N 402-FZ mengatur kemungkinan penyusunan dokumen akuntansi utama dalam bentuk elektronik. Pada saat yang sama, Kode Perburuhan Federasi Rusia dan tindakan hukum pengaturan lainnya yang memuat norma hukum perburuhan tidak mengizinkan kemungkinan seperti itu. Misalnya, di par. 3 klausul 26 Peraturan tentang kekhasan pengiriman karyawan dalam perjalanan bisnis, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 13 Oktober 2008 N 749, secara langsung ditetapkan bahwa laporan karyawan tentang pekerjaan yang dilakukan dalam perjalanan bisnis disampaikan kepada pemberi kerja secara tertulis. Kesatuan bentuk penugasan dinas, laporan penyelesaiannya dan surat keterangan perjalanan juga tertuang dalam Keputusan Nomor 1.

Dengan mempertimbangkan hal-hal di atas, kita dapat sampai pada kesimpulan bahwa pelaksanaan dokumen dengan menggunakan formulir pencatatan tenaga kerja yang dikembangkan secara independen dan pembayarannya dapat menimbulkan tuntutan dari otoritas inspeksi, karena formulir baru mungkin tidak memperhitungkan (tidak sepenuhnya memperhitungkan) persyaratan undang-undang ketenagakerjaan untuk dokumen tertentu.

Misalnya, harus berisi kolom-kolom di mana perlu untuk memasukkan informasi tentang pekerjaan yang dilakukan, pemindahan ke pekerjaan tetap lain dan pemecatan (klausul 12 Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, membuat formulir buku kerja dan memberikannya kepada pemberi kerja, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 N 225). Pada saat yang sama, informasi ini tidak termasuk dalam daftar yang diberikan dalam Bagian 2 Seni. 9 UU No.402-FZ.

Oleh karena itu, sehubungan dengan penyusunan dokumen akuntansi dan pembayaran tenaga kerja, saat ini lebih baik bagi organisasi untuk menggunakan formulir terpadu yang disetujui oleh Resolusi No. 1. Dan, sebagaimana telah disebutkan, penggunaan formulir terpadu ini sesuai dengan Bagian 4 Seni. 9 UU N 402-FZ harus disetujui baik dengan perintah tersendiri dari pimpinan organisasi atau dengan lampiran kebijakan akuntansi.

Dokumen akuntansi primer penting baik dalam urusan akuntansi maupun dalam menentukan volume kewajiban perpajakan. Penting bagi spesialis perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyusun dokumen akuntansi utama untuk memahami dengan jelas isi dan bentuk dokumen tersebut, serta mengetahui secara spesifik pemeliharaan register akuntansi.

Peran dokumen utama dalam akuntansi

Dokumen primer adalah dokumen yang dengannya perusahaan meresmikan peristiwa ekonomi yang terjadi di perusahaan tersebut (Ayat 1, Pasal 9 Undang-Undang “Tentang Akuntansi” tanggal 6 Desember 2011 No. 402-FZ).

Hal pertama yang harus dipahami dengan jelas oleh akuntan organisasi mana pun adalah bahwa saat ini tidak ada daftar formulir wajib khusus untuk dokumen akuntansi utama. Setiap perusahaan menentukan sendiri bentuk dokumen utama tergantung pada tujuan penggunaannya.

Namun, untuk dokumen-dokumen tersebut, daftar rincian wajib ditetapkan secara hukum (klausul 2 pasal 9 UU No. 402-FZ).

PENTING! Formulir yang digunakan dalam akuntansi harus ditetapkan dalam kebijakan akuntansi organisasi (klausul 4 PBU 21/2008, disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia tanggal 6 Oktober 2008 No. 106n).

Daftar kemungkinan dokumen akuntansi utama

Daftar dokumen akuntansi utama tahun 2018-2019 adalah sebagai berikut:

1. Daftar pengepakan. Ini adalah dokumen yang mencerminkan daftar item inventaris yang ditransfer. Faktur diterbitkan dalam 2 rangkap dan berisi informasi yang selanjutnya tercermin dalam faktur. Faktur ditandatangani oleh perwakilan kedua pihak yang terlibat dalam transaksi dan disertifikasi dengan stempel (jika perusahaan menggunakannya dalam praktiknya).

1. Catatan penerimaan. Itu dibuat pada saat penyelesaian pekerjaan (jasa) tertentu untuk memastikan bahwa hasil pekerjaan memenuhi persyaratan awal kontrak.

Lihat contoh tindakan tersebut.

1. Dokumen utama untuk pembayaran gaji kepada personel (misalnya slip gaji).

Untuk informasi lebih lanjut tentang pernyataan ini, lihat artikel “Contoh pengisian laporan penggajian T 49” .

1. Dokumen yang berkaitan dengan keberadaan aset tetap - di sini perusahaan dapat membuat dokumentasi tersebut dari daftar dokumen akuntansi utama:

• Sertifikat penerimaan dan pengalihan aset tetap dalam bentuk OS-1 - pada saat penerimaan atau pelepasan suatu objek yang tidak terkait dengan bangunan atau struktur.

Untuk informasi lebih lanjut tentang tindakan ini, lihat materinya "Formulir terpadu No. OS-1 - Sertifikat penerimaan dan pengalihan aset tetap" .

• Apabila aktiva tetap itu berupa suatu bangunan atau bangunan, maka penerimaan atau pelepasannya diformalkan dengan suatu undang-undang dalam bentuk OS-1a.

Untuk lebih jelasnya lihat artikel “Formulir terpadu No. OS-1a - formulir dan contoh” .

• Penghapusan suatu aset diformalkan dengan suatu tindakan dalam bentuk OS-4.

Untuk lebih jelasnya lihat materinya “Formulir terpadu No. OS-4 - Undang-undang tentang dekomisioning suatu aset” .

• Jika perlu untuk mendokumentasikan fakta inventarisasi yang dilakukan, daftar inventarisasi aset tetap dibuat dalam formulir INV-1.

Untuk informasi lebih lanjut tentang dokumen utama tersebut, lihat artikel “Formulir terpadu No. INV-1 - formulir dan contoh” .

• Apabila inventarisasi dilakukan terhadap aset tidak berwujud, maka inventarisasi akan disusun sesuai formulir INV-1a.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat materi “Formulir terpadu No. INV-1a - formulir dan contoh” .

1. Kelompok dokumen primer yang terpisah adalah dokumen kas. Ini termasuk, khususnya, daftar dokumen akuntansi utama berikut untuk 2018-2019:

• Penerimaan pesanan tunai.

Untuk informasi lebih lanjut tentang kompilasinya, lihat artikelnya “Bagaimana cara pengisian Surat Perintah Penerimaan Kas (PKO)?” .

• Surat perintah tunai rekening.

1. Perintah pembayaran.

Baca tentang aturan persiapan dokumen ini.

1. Laporan awal.

1. Tindakan saling mengimbangi klaim.

Baca tentang spesifikasi penggunaan dokumen ini.

1. Informasi akuntan.

Untuk informasi tentang prinsip-prinsip desainnya, lihat materi "Sertifikat koreksi kesalahan akuntansi - contoh".

Daftar di atas tidak mencakup seluruh cakupan dokumen utama yang digunakan dalam akuntansi, dan dapat diperluas tergantung pada karakteristik akuntansi yang dilakukan di setiap organisasi tertentu.

PENTING! Ini bukan dokumen akuntansi utama dari daftar 2018-2019 - daftar tersebut diusulkan di atas:

• Perjanjian. Ini adalah dokumen yang mengatur hak, kewajiban dan tanggung jawab para pihak yang terlibat dalam transaksi, syarat dan prosedur penyelesaian, kondisi khusus, dll. Datanya digunakan saat mengatur akuntansi untuk analisis penyelesaian dengan pihak lawan, tetapi itu sendiri tidak menghasilkan transaksi akuntansi.
• Memeriksa. Dokumen ini mencerminkan jumlah yang disetujui pembeli untuk dibayar dengan menerima persyaratan pemasok. Faktur mungkin berisi informasi tambahan tentang ketentuan transaksi (syarat, prosedur pembayaran dan pengiriman, dll.), yaitu melengkapi kontrak.
• Faktur. Dokumen ini dibuat untuk tujuan perpajakan, karena atas dasar itu pembeli menerima pengurangan jumlah PPN yang disajikan oleh pemasok (klausul 1 Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia). Jadi, jika tidak ada dokumen lain yang menjadi ciri transaksi tertentu, tidak mungkin untuk mengkonfirmasi biaya transaksi ini dengan faktur (surat Kementerian Keuangan Federasi Rusia tertanggal 25 Juni 2007 No. 03-03-06/ 1/392, Layanan Pajak Federal tanggal 31 Maret 2006 No. 02-3 -08/31, resolusi Layanan Antimonopoli Federal Distrik Siberia Timur tanggal 19 April 2006 No. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Perlu diingat bahwa bentuk kesatuan dokumen akuntansi utama yang diberikan dalam daftar tidak wajib digunakan, karena sejak tahun 2013 (setelah disahkannya UU No. 402-FZ), bentuk-bentuk formulir tersebut dapat dikembangkan secara mandiri. Namun dalam banyak kasus, mereka terus digunakan. Oleh karena itu, pada tahun 2018-2019, daftar kesatuan dokumen akuntansi utama yang tertuang dalam keputusan Badan Statistik Negara tetap relevan.

Informasi apa yang harus dimuat dalam bentuk dokumen utama?

Meskipun saat ini tidak ada dokumen utama wajib untuk semua formulir, pembuat undang-undang telah menetapkan persyaratan untuk isi dokumen tersebut. Daftar rincian wajib yang harus dimuat dalam setiap dokumen utama diberikan dalam ayat 2 Seni. 9 UU No.402-FZ. Ini khususnya:

• nama dokumen;
• tanggal pembuatan dokumen tersebut;
• keterangan tentang orang yang menyusun dokumen (nama perusahaan atau pengusaha perorangan);
• hakikat fakta kehidupan ekonomi yang diformalkan dalam dokumen ini;
• moneter, karakteristik numerik, ukuran peristiwa yang terjadi (misalnya, dalam volume berapa, dalam unit apa, dan berapa jumlah produk yang dijual kepada pelanggan);
• informasi tentang spesialis yang bertanggung jawab yang mendokumentasikan acara tersebut, serta tanda tangan dari spesialis tersebut.

Dokumen primer dan register akuntansi

Bagaimana dokumen akuntansi utama dapat diklasifikasikan?

Jika dokumen utama diterbitkan oleh perusahaan itu sendiri, maka dokumen tersebut dapat termasuk dalam kelompok internal atau kelompok eksternal. Suatu dokumen yang dibuat di dalam perusahaan dan meluas pengaruhnya kepada perusahaan penyusunnya merupakan dokumen primer internal. Jika dokumen tersebut diterima dari luar (atau disusun oleh perusahaan dan dikeluarkan ke luar), maka dokumen tersebut akan menjadi dokumen primer eksternal.

Dokumen internal perusahaan dibagi ke dalam kategori berikut:

• Dokumen administrasi primer adalah dokumen yang digunakan perusahaan untuk memberikan perintah kepada unit struktural atau karyawannya. Kategori ini mencakup pesanan perusahaan, instruksi, dll.
• Dokumen utama eksekutif. Di dalamnya, perusahaan mencerminkan fakta bahwa peristiwa ekonomi tertentu telah terjadi.
• Dokumen akuntansi. Dengan bantuan mereka, perusahaan mensistematisasikan dan merangkum informasi yang terkandung dalam dokumen administratif dan pendukung lainnya.

Setelah peristiwa bisnis didokumentasikan sebagai dokumen utama, peristiwa tersebut perlu dicerminkan dalam register akuntansi. Faktanya, mereka adalah pembawa informasi yang tertata, mereka mengumpulkan dan mendistribusikan karakteristik dan indikator transaksi bisnis.

Register berikut dibedakan berdasarkan penampilannya:

• buku;
• kartu-kartu;
• lembar gratis.

Berdasarkan metode pemeliharaan register, kelompok-kelompok berikut dibedakan:

• Register kronologis. Mereka mencatat peristiwa yang terjadi secara berurutan - dari yang pertama hingga yang terakhir.
• Register yang sistematis. Di dalamnya, perusahaan mengklasifikasikan transaksi yang diselesaikan berdasarkan konten ekonomi (misalnya, buku kas).
• Register gabungan.

Menurut kriteria isi informasi yang tercermin dalam register, ada yang berikut ini:

• register sintetis (misalnya, pesanan jurnal);
• register analitis (penggajian);
• register gabungan, dalam konteks di mana perusahaan melakukan akuntansi sintetik dan analitik.

Untuk informasi lebih lanjut tentang register akuntansi, lihat artikel “Register akuntansi (formulir, sampel)” .

Hasil

Saat ini, tidak ada formulir dan daftar dokumen akuntansi utama yang wajib: setiap badan usaha berhak menentukan sendiri secara independen bentuk dokumen utama yang akan digunakan dalam kegiatannya.

Pada saat yang sama, dokumen akuntansi utama yang paling umum adalah dokumen yang memiliki analogi di antara formulir terpadu yang disetujui oleh Komite Statistik Negara.

Setelah dokumen utama dibuat, informasi darinya perlu ditransfer ke register akuntansi.

Setiap akuntan harus mengetahui dokumen mana yang termasuk dalam dokumen utama. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa dokumentasi inilah yang menjadi dasar akuntansi. Mereka membuktikan fakta melakukan transaksi bisnis. Seorang spesialis akuntansi pemula perlu memahami apa itu, mengapa dokumen utama diperlukan, bagaimana cara menyusun dan menyimpannya. Jika tidak, masalah dengan pihak berwenang tidak dapat dihindari.

Badan hukum dan pengusaha swasta dapat mentransfer dana satu sama lain hanya berdasarkan dokumentasi utama tertentu. Laporan utama diasumsikan dibuat bahkan sebelum transaksi bisnis berlangsung, namun peraturan perundang-undangan tidak menutup kemungkinan untuk dibuat setelah selesainya transaksi, namun harus ada alasan yang baik untuk itu.

Dokumen akuntansi utama dan ringkasan harus menyertakan rincian berikut: nama formulir; tanggal dan tempat penyusunannya; nama lengkap perusahaan yang menyiapkannya; rekening apa yang digunakan untuk mentransfer dana; nama lengkap pejabat yang bertanggung jawab, dll.

Untuk apa mereka dibutuhkan

Dokumen primer (PD) merupakan komponen wajib akuntansi. Mereka dikumpulkan selama transaksi bisnis dan berfungsi sebagai bukti bahwa transaksi tersebut telah selesai. Saat melakukan transaksi, sejumlah dokumen utama mungkin terlibat: tergantung pada spesifikasi pelaksanaannya.

Daftar operasi yang harus dilakukan selama transaksi:

1. Menandatangani kontrak dengan penerima. Jika bersifat permanen, Anda dapat menandatangani satu perjanjian untuk beberapa transaksi, namun dalam hal ini ada baiknya segera membahas waktu pengerjaan, urutan penyelesaian transaksi dan nuansa lainnya.
2. Menerbitkan faktur untuk pembayaran.
3. Pembayaran langsung, yang konfirmasinya berupa kwitansi tunai (atau kwitansi penjualan), jika kita berbicara tentang pembayaran tunai, atau kartu pembayaran, jika uang ditransfer melalui transfer bank.
4. Ketika barang dikirim, kontraktor memberikan faktur kepada klien.
5. Setelah memberikan pelayanan secara penuh, kontraktor harus menerima sertifikat penyelesaian dari klien

Tipe yang ada

Ada 6 jenis utama akuntansi PD yang paling sering digunakan dalam melakukan berbagai transaksi:

Daftar dokumen akuntansi utama

Jadi, daftar dokumentasi akuntansi utama adalah sebagai berikut:

Definisi konsep "dokumen akuntansi utama" diberikan oleh Pasal 60-1 Kode Pajak Rusia: dokumen utama adalah bukti terdokumentasi bahwa suatu transaksi telah selesai atau ada suatu peristiwa yang memberikan hak untuk melaksanakannya. Dokumen tersebut dapat dalam bentuk kertas atau media elektronik. Akuntansi dilakukan berdasarkan dokumentasi tersebut.

Pasal 60-2 mengatur bentuk dokumen-dokumen tersebut dan persyaratan pelaksanaannya.

Peraturan lain yang mendefinisikan dokumentasi utama dan juga mendefinisikan bentuknya adalah undang-undang tentang akuntansi dan pelaporan keuangan.

Rusia adalah negara di mana undang-undang tentang akuntansi dan pembayaran pajak berubah secara berkala. Mengingat formulir dapat diubah atau ditambah, perlu dilakukan penelusuran perubahan apa saja yang disetujui oleh berbagai instansi pemerintah, termasuk Kementerian Keuangan. Misalnya, pada awal tahun 2019 telah disetujui bentuk sertifikat akuntansi yang sebelumnya berbentuk bebas.

Kode Pelanggaran Administratif mengatur sejumlah sanksi atas tidak adanya dokumen utama dalam suatu organisasi, yang didefinisikan dalam Pasal 276 Kode Etik.

Petunjuk umum untuk digunakan

PD merupakan dasar untuk memulai pembukuan transaksi tertentu dan membuat entri dalam register akuntansi. Dokumen tersebut bertindak sebagai bukti tertulis bahwa suatu transaksi bisnis telah selesai.

Dokumen akuntansi utama tersebut, yang bentuknya tidak disetujui secara resmi, disetujui oleh pimpinan organisasi, dengan mengeluarkan perintah yang sesuai. Mereka harus berisi semua rincian wajib yang diwajibkan oleh hukum.

Dokumentasi tersebut harus dibuat di atas kertas dan didukung dengan tanda tangan orang yang menyusun dokumen tersebut. Jika dokumen elektronik digunakan, maka harus ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.

Bentuk PD terpadu tidak wajib untuk digunakan. Pengecualian adalah dokumen tunai yang disetujui oleh struktur yang berwenang.

Formulir PD harus memuat data wajib sebagai berikut:

• Judul dokumen;
• tanggal pasti operasi;
• terdiri dari apa operasi ekonomi dalam hal fisik dan nilai;
• nama struktur yang menyusun dokumen;
• informasi tentang orang-orang yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dilaksanakan dengan benar.

Dokumen-dokumen tersebut dibagi menjadi beberapa kelompok berikut:

• akuntansi upah;
• akuntansi transaksi tunai yang dilakukan;
• akuntansi aset tetap;
• akuntansi pekerjaan konstruksi dan perbaikan.

Aturan pengisian

Dokumen pelaporan hendaknya disusun dengan rapi dan jelas.

Aturan Dasar:

• Dibolehkan menggunakan bolpoin dan pulpen tinta, dapat menggunakan komputer dan mesin tik;
• dokumentasi tersebut harus dibuat pada saat transaksi baru direncanakan;
• diperbolehkan membuat dokumen setelah operasi, jika ada alasan obyektif untuk ini;
• dokumen tersebut mencerminkan semua rincian yang mungkin;
• Jika ada informasi yang hilang, tanda hubung dapat ditambahkan.

Pada tahun 2019, formulir standar digunakan untuk penyusunan PD. Dokumen dibagi menjadi eksternal dan internal.

Organisasi pertama menerima dari luar: dari lembaga pemerintah, organisasi yang lebih tinggi, struktur perbankan, otoritas pajak, dll. Contoh dokumen eksternal: faktur, perintah pembayaran atau klaim. Sedangkan untuk dokumen internal dibuat langsung di organisasi.

Jika dokumen diisi secara tidak benar, organisasi akan kesulitan menentukan basis pajak, dan hal ini dapat menimbulkan perbedaan pendapat dengan layanan pajak.

Koreksi Konten

Bahkan seorang akuntan berpengalaman yang telah menyusun dokumen lebih dari satu kali pun membuat kesalahan. Dimungkinkan untuk memperbaikinya hanya jika dokumen tersebut tidak tercermin dalam akuntansi, yaitu tidak diposting. Perlu Anda ingat bahwa melakukan koreksi dengan menggunakan pukulan tidak dapat diterima.

Anda hanya dapat menggunakan tiga metode berikut:

• entri tambahan;
• metode pembalikan;
• metode koreksi.

Yang terakhir ini berlaku jika terjadi kesalahan dalam register akuntansi, namun tidak mempengaruhi korespondensi akun. Cara ini tepat digunakan sebelum neraca disusun. Dalam hal ini, angka atau tanda lain yang salah harus dicoret dengan garis tipis, dan nilai yang benar harus ditunjukkan di sebelahnya. Di sampingnya tunjukkan “kepercayaan yang dikoreksi” dan cantumkan tanggal dan tanda tangan.

Entri tambahan akan sesuai jika jumlah transaksi yang dilakukan diremehkan.

Metode pembalikan melibatkan koreksi entri yang salah menggunakan angka negatif. Nomor yang salah ditunjukkan dengan tinta merah, dan entri yang benar segera dibuat, yaitu ditulis dengan warna normal.

Klarifikasi tentang laporan rekonsiliasi

Tindakan rekonsiliasi secara hukum tidak berhubungan dengan dokumen utama, dan oleh karena itu tidak diatur oleh dokumen peraturan. Mereka menampilkan penyelesaian bersama yang dilakukan untuk jangka waktu tertentu antara perusahaan yang berstatus badan hukum, atau pengusaha perorangan.

Jenis dokumen ini digunakan atas inisiatif akuntan, karena dapat digunakan untuk menyelesaikan sejumlah masalah kontroversial yang melindungi kepentingan organisasi.

Dalam hal apa penting untuk menyusun laporan rekonsiliasi:

• ketika penjual menawarkan berbagai pilihan barang;
• dalam hal pemberian penundaan pembayaran;
• jika harga produknya tinggi;
• apabila terdapat hubungan antar pihak yang bersifat biasa.

Dokumen ini dapat digunakan di pengadilan jika terjadi perselisihan antara para pihak.

Umur simpan

Ketentuan penyimpanan dokumentasi utama diatur di tingkat legislatif.

Ketentuan penyimpanan yang berbeda disediakan untuk berbagai jenis dokumen:

Dokumen utama Merupakan kebiasaan untuk merujuk pada dokumen apa pun yang mengkonfirmasi transaksi yang dilakukan oleh wajib pajak terkait dengan kegiatan ekonomi organisasi dan memiliki dampak ekonomi tertentu.. Dokumen primer berarti dokumen akuntansi “utama” dan dokumen yang diperlukan untuk tujuan perpajakan (yaitu, untuk mengkonfirmasi pengeluaran, pengurangan, manfaat, dll.).

Untuk tujuan akuntansi, konsep "dokumen akuntansi utama" yang lebih sempit digunakan (UU Federal tanggal 6 Desember 2011 No. 402-FZ "Tentang Akuntansi"). Norma ini menyatakan bahwa dokumen akuntansi utama harus dibuat untuk setiap fakta kehidupan ekonomi suatu organisasi segera pada saat terjadinya, dan jika hal ini tidak memungkinkan, maka segera setelah selesai. Untuk tujuan ini, fakta kehidupan ekonomi dipahami sebagai suatu transaksi, peristiwa, operasi yang mempunyai atau mampu mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, hasil keuangan dari kegiatannya dan (atau) arus kas (klausul 8 Pasal 3 Undang-Undang Akuntansi).

Ayat 2 Pasal 9 UU Akuntansi memuat daftar rincian wajib akuntansi “utama”. Ketiadaan setidaknya satu di antaranya menghilangkan status dokumen akuntansi utama. Oleh karena itu, penting untuk memantau keberadaan semua item yang diperlukan dalam dokumen. Untuk mempermudah hal ini, dokumen harus dibagi menjadi tiga bagian: pendahuluan, substantif dan final:

di bagian pengantar akuntansi "utama" hal-hal berikut harus ditunjukkan: nama dan tanggal persiapan dokumen, serta nama orang (organisasi atau pengusaha perorangan) yang atas nama siapa dokumen itu dibuat;

bagian akhir mencerminkan data orang yang bertanggung jawab (jabatan, nama keluarga dan inisial orang yang menyelesaikan transaksi, operasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaannya, atau orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan peristiwa yang diselesaikan). Pendaftaran dokumen akuntansi utama diselesaikan dengan membubuhkan tanda tangan penanggung jawab. Jika ada beberapa orang yang bertanggung jawab, maka rincian semua orang tersebut harus dicantumkan dan tanda tangannya harus dibubuhkan.

Apakah faktur utama

Faktur diperlukan untuk memotong PPN (klausul 1 Pasal 169 Kode Pajak Federasi Rusia), mis. tujuan pembuatan dokumen ini tidak sesuai dengan tujuan penyusunan dokumen akuntansi utama. Faktur bukanlah dasar untuk mencerminkan data apa pun dalam register akuntansi. Perlu juga diperhatikan bahwa faktur dibuat bukan pada saat pelaksanaan transaksi bisnis dan bahkan tidak segera setelah selesainya, tetapi dalam waktu lima hari kalender sejak tanggal pengiriman barang (pengiriman pekerjaan, jasa) atau sejak tanggal penerimaan uang muka (klausul 3 pasal 168 Kode Pajak Federasi Rusia).

Pada saat yang sama, rincian faktur pengiriman sebagian besar bertepatan dengan rincian dokumen utama untuk transfer barang (pekerjaan, jasa) ke pembeli (pelanggan). Oleh karena itu, Layanan Pajak Federal Rusia telah mengembangkan dokumen transfer universal, yang, selain informasi dari faktur, berisi rincian tambahan yang merupakan karakteristik dokumen akuntansi utama (Lampiran No. 2 surat Layanan Pajak Federal Rusia tanggal 21 Oktober 2013 No.ММВ-20-3/96@). Berdasarkan kaidah Undang-Undang Akuntansi, dokumen transfer universal harus dibuat pada saat transaksi atau segera setelah selesainya. Hanya dalam hal ini UPD yang memuat indikator invoice akan dianggap sebagai dokumen akuntansi utama. Faktur biasa tidak berlaku untuk faktur “utama”.

Apakah perjanjian utama

Nota konsinyasi - persiapan nota konsinyasi diwajibkan oleh paragraf 2 Pasal 785 KUH Perdata Federasi Rusia, dan formulirnya disetujui oleh Aturan pengangkutan barang melalui jalan darat (disetujui dengan Keputusan Pemerintah No. 272​ tanggal 15 April 2011).

Bentuk invoice dan invoice penyesuaian(yang merupakan dokumen akuntansi pajak) yang disetujui oleh Pemerintah Federasi Rusia. Jika menggunakan formulir lain, pihak lawan tidak akan dapat menerima potongan sebesar