Håll tidrapporter. Hur man speglar användningen av arbetstid i tidrapporten. Hur ofta och vem fyller i tidrapporten?

Tidrapport - provfyllningDu kan ladda ner den (baserat på en enhetlig form) på vår portal - den måste underhållas av arbetsgivaren. Låt oss studera funktionerna i dess struktur mer i detalj.

Vi fastställer proceduren för att registrera arbetstid: vilka blanketter som ska användas

För att registrera arbetstiden för anställda är detta ett obligatoriskt förfarande på grund av normerna i art. 91 i Ryska federationens arbetslag, - företaget har rätt att använda:

1. Automatiserade system som:

• registrera specialisternas närvaro och deras arbetstider i särskilda filer;
• sådana filer återspeglar kända (lagrade i programdatabasen) orsaker till en specialists frånvaro (till exempel om han är på semester eller är sjukskriven).

Vid användning av en automatiserad plattform kan blankett T-13 användas som ett dokumentformulär där de angivna referenserna registreras.

2. "Manuella" redovisningshandlingar.

För dessa ändamål kan T-12-formuläret användas.

3. Det finns också olika "halvautomatiska" metoder för redovisning - när den ansvariga medarbetaren delvis fyller i tidrapporten och resten görs av datorn.

Du kan lära dig mer om de strukturella egenskaperna hos formulären T-12 och T-13 i artikeln .

Bokföringsformulär: funktioner för att fylla i

Att fylla i dessa formulär kan utföras enligt två principer:

• "kontinuerlig" - när alla händelser relaterade till inspelningsbesök registreras i formulärtabellerna: närvaro, frånvaro, åka på semester och annat;
• "genom avvikelser" - när tabellerna endast återspeglar de händelser som skiljer sig från de typiska, till exempel att vara försenad eller inte dyka upp.

Den interna proceduren för redovisning (med en av de angivna metoderna - automatiserad eller manuell) fastställs av arbetsgivarens lokala bestämmelser.

De angivna blanketterna för registrering av medarbetarbesök var obligatoriska att använda fram till 2013, varefter arbetsgivare har rätt att använda alla andra blanketter. Formerna T-12 och T-13 är dock fortfarande bekanta för HR-specialister och används fortfarande aktivt idag.

Hur man korrekt fyller i T-13 rapportkortet

Om företaget föredrog den första, filbaserade redovisningsmetoden, då när man programmerar automatiserade moduler för att mata in data i T-13-formuläret, kommer det att vara användbart för företagets specialister att uppmärksamma följande nyanser:

1. I kolumnen "Dokumentnummer" matas en ordningsindikator automatiskt in.

2. Kolumnen ”Sammanställningsdatum” anger den sista dagen i månaden om dokumentet är upprättat utifrån månadens resultat, eller ett annat sammanställningsdatum om tidrapporten är upprättad för särskilda ändamål.

3. Kolumnen "Lönetypskod" kan återspegla värden som bestämts i enlighet med lokala bestämmelser. En guide till motsvarande värden här kan vara tabellen i ordern från Rysslands federala skattetjänst daterad 10 september 2015 nr ММВ-7-11/387 (den innehåller koderna som anges i 2-NDFL-certifikatet ).

4. Tabellens villkorliga koder (om framträdanden, frånvaro, semestrar och andra evenemang), som fylls i av programmet i tidrapporten, måste användas i enlighet med listan i T-12-formuläret.

Var kan jag ladda ner ett exempel på att fylla i blanketter T-12 och T-13

Du kan ladda ner exempel på hur du fyller i tidrapporter för anställda med hjälp av formulären som vi har granskat på vår webbplats:

Genom att till exempel använda ett exempel på ett T-13-formulär som utarbetats av våra specialister, kommer den ansvariga anställde på företaget att kunna:

1. Konfigurera programvaran som ingår i den automatiska redovisningsplattformen.

Att veta hur man fyller i tidrapporter i praktiken är viktigt för en HR-specialist för att korrekt konfigurera sådan programvara.

2. Använd ett exempel på att fylla i en tidrapport som ett exempel på ett färdigt personaldokument när du förbereder en tidrapport baserat på det "manuella" T-12-formuläret på ditt företag.

Om ditt företag vill använda ett eget redovisningsformulär, som skiljer sig från de enhetliga formulären, kan du också ladda ner ett exempel på det på vår webbplats via följande länk:

Resultat

Den ryska federationens arbetslag kräver att alla arbetsgivare ska föra register över indikatorer som återspeglar anställdas närvaro på jobbet och antalet arbetstimmar. För dessa ändamål används en tidrapport. Arbetsgivaren kan utföra det manuellt eller genom automatiserade lösningar. I det första fallet används T-12-formuläret, i det andra - T-13-formuläret. Den exakta blanketten som HR-tjänstemän behöver använda anges i de lokala bestämmelserna.

Du kan lära dig mer om användningen av dokument relaterade till personalregister i en organisation i artiklarna:

• ;
• .

Tidsrapport– fungerar som underlag för beräkning av anställdas löner. Detta dokument innehåller information om anställdas närvaro på deras arbetsplatser eller deras frånvaro, med angivande av orsaken. För att fylla i kan du använda det enhetliga formuläret T-13 eller formuläret T-12. Inom ramen för denna artikel kommer vi att titta i detalj på funktionerna i att fylla i T-13-tidrapporten och kommer att ge ett exempel på att fylla i en tidrapport med hjälp av T-13-formuläret som ett exempel. Du kan också ladda ner båda formulären nedan.

En tidrapport är en tabell där närvaro och frånvaro från arbetet beaktas för varje anställd i företaget. Det totala antalet arbetade dagar och timmar för månaden visas. Dessutom anges koder för orsaken till frånvaro från arbetet.

Tidrapportformulär T-13 - provfyllning

Först och främst är det värt att notera att fylla i formuläret kan göras på två sätt:

• All närvaro och frånvaro från arbetet registreras dagligen;
• Endast frånvaro, förseningar och andra avvikelser från normal arbetsdag noteras.

Vår exempeltidrapport använder den första tidsspårningsmetoden.

Först och främst måste du ange uppgifter om anställda som går till jobbet under månaden i tidrapporten. T-13-formuläret för detta ändamål har en tabell där en separat rad fylls i för varje anställd.

Kolumnerna 2 och 3 innehåller den anställdes fullständiga namn, befattning och dennes personalnummer.

Kolumn 4 registrerar närvaro och frånvaro från arbetet. För varje kalenderdag i månaden finns en separat cell, kodbeteckningen anges överst och antalet arbetade timmar för den dagen anges nedan. Det är möjligt att den nedre cellen inte är ifylld, men arbetstiden registreras i dagar.

Kodbeteckningar finns på rapportkortets titelsida, blankett T-12.

I exemplet nedan för att fylla i T-13-formuläret användes följande bokstavskoder för att registrera arbetstimmar:

• Jag – dagen har jobbat för fullt;
• B – ledig dag;
• K – den anställde är på tjänsteresa;
• B – sjukskriven;
• OT - på semester.

I slutet av månaden bör du beräkna antalet arbetade dagar och timmar under första och andra halvan av månaden, för detta har tidrapporten kolumner 5, 6. I den femte - den övre cellen reflekterar antalet arbetade dagar för första och andra halvan av månaden, i den nedre cellen - antalet arbetade timmar för varje halva månaden. I den sjätte anges antalet arbetade dagar (övre cellen) och timmar (nedre cellen) för hela månaden. Bilden nedan visar ett exempel på att fylla i kolumn 1-6 i en tidrapport.

Ett exempel på att fylla i kolumner 1-6 i en tidrapport (formulär T-13)

Kolumnerna 7-9 i T-13-formuläret innehåller information som kommer att vara användbar för.

För varje typ av ersättning finns en separat kodbeteckning, till exempel:

• 2000 är en kod för löner och reseersättningar;
• 2012 – kod för tidrapporten för utbetalning av semesterersättning;
• 2300 – kod vid betalning för sjukskrivning mm.

Vårt exempel på att fylla i en tidrapport innehåller de tre koder som anges ovan.

Om endast en typ av ersättning används för alla anställda, ska följande uppgifter fyllas i:

• lönetypskod - kolumn 7-9 överst, samma för alla anställda;
• korrespondentkonto – ett konto till vilket kostnader för en viss typ av ersättning hänförs;
• Kolumnerna 7 och 8 förblir tomma;
• 9 – antal arbetade dagar (timmar) per månad för varje anställd.

Om flera typer av ersättningar används ska alla tre kolumnerna fyllas i: 7, 8, 9.

Den sjunde innehåller arbetslönekoden, den åttonde kontot för att fördela kostnader för denna typ av betalning, den nionde antalet dagar eller timmar som motsvarar denna typ av betalning. Dessa uppgifter fylls i för varje anställd som anges i tidrapporten.

De återstående kolumnerna i tabellen innehåller information om orsakerna till anställdas frånvaro och försening.

Den har också sina egna koder för orsakerna till frånvaro, till exempel:

• K – affärsresa;
• B – sjukskrivning;
• OT – semester osv.

Bredvid orsakskoden anges antalet timmar eller dagars frånvaro för den anställde av denna anledning. Att fylla i tidrapporter är vanligtvis avdelnings- eller divisionschefer eller HR-medarbetares ansvar.

Fylla i en tidrapport enligt blankett T-13 (kolumn 7-13)

För att organisera personaluppgifter i ett företag är nybörjare HR-ansvariga och revisorer perfekt lämpade för författarens kurs av Olga Likina (revisor M.Video management) ⇓

Ladda ner tidrapporten (formulär T-13). Prov och formulär i Excel

Nedan kan du ladda ner ett tidrapportformulär på ett blad och som exempel nedan kan du se ett ifyllt exempeldokument.

Videolektion ”Tidsrapport. Form T-13"

Den här självstudievideon visar ett detaljerat exempel på hur du fyller i en tidrapport med hjälp av T-13-formuläret.

JAG GODKÄNDE
General manager
OJSC "Företag"
____________ P.P. Petrov

"___"___________ G.

Instruktioner för att registrera användningen av arbetstid

1 Allmänna bestämmelser

1. För att registrera användningen av arbetstid används ett enhetligt formulär, Tidsrapport T-13.
2. Tidsrapporten används för att ta fram uppgifter om arbetad tid, beräkna löner, sammanställa statistisk rapportering och övervaka de anställdas efterlevnad av den fastställda arbetstiden.
3. Ansvarig för att hålla tidrapporten (nedan kallad tidrapporten) är personalinspektör på personalavdelningen (för avdelningar där det finns en heltidsanställd kontrollant). På avdelningar som inte har en heltidsanställd personalinspektör är den som ansvarar för att hålla tidrapporten den anställde på avdelningen som tilldelas detta ansvar på uppdrag av företaget.
4. Vid tillfällig frånvaro av den som ansvarar för att hålla tidrapporten bestämmer chefen för strukturenheten den arbetstagare som tillfälligt är ansvarig för att hålla tidrapporten i aktuell ordning för enheten. Kopia av beställningen ska av chefen för strukturenheten lämnas till HR-avdelningen inom 2 dagar. I avsaknad av denna ordning på HR-avdelningen vilar ansvaret för att registrera arbetstider och föra tidrapporter på chefen för strukturenheten.
5. Den person som är ansvarig för riktigheten och tillförlitligheten av informationen som anges i tidrapporten om personalens arbete under arbetsdagen (enligt arbetstiden för den relevanta avdelningen: från 7-30 till 16-00, från 8 -00 till 17-00 etc.) Föra tidrapporter på avdelningen. Cheferna för de berörda avdelningarna ansvarar för noggrannheten och tillförlitligheten av att registrera arbetstimmar utöver normal arbetstid (övertid, helger, helgdagar).
6. Tidrapporten fylls i i ett exemplar och är det primära dokument på vilket löner beräknas och studiestipendier betalas ut. En fullständigt ifylld och undertecknad tidrapport, tillsammans med styrkande handlingar (PM, fraktsedlar, etc.) förvaras av HR-inspektören eller av den person som ansvarar för att tidrapporten upprätthålls på avdelningen under 1 år (för anläggningsförvaltningsavdelningar - i personalredovisningsbyrå för HR-avdelningen).

2 Regler för att fylla i tidrapporten

1. Arbetstidsanvändningen registreras i tidrapporten genom kontinuerlig daglig registrering av närvaro och frånvaro från arbetet samt faktisk arbetad tid.
2. För att återspegla användningen av arbetstid för varje dag i tidrapporten (i formulär T-13, kolumn 3), är två rader tilldelade - en för att markera symbolerna för de typer av arbetstid som spenderas, och den andra för att registrera antal timmar för dem. All nödvändig information matas in läsligt och endast i lämpliga kolumner i tabellen.
3. I symbolraden för arbetstidskostnader ska symboler skrivas i enlighet med ansökan.
4. Anteckningar i anmälningskortet om orsakerna till frånvaro från arbetsplatsen, om den faktiska arbetade tiden, om övertidsarbete eller andra avvikelser från normala arbetsförhållanden får göras endast på grundval av handlingar som upprättats i enlighet därmed (intyg om oförmåga för arbete, PM från förman, avdelningschef om att gå till jobbet på helger, övertid, ansökan etc.).
5. Arbetstagarens frånvaro av okänd anledning. Om en anställd inte dyker upp och det är omöjligt att exakt fastställa orsaken till frånvaron (sjukfrånvaro lämnades inte in, etc.), är det tillåtet att ange tecknet "· i tidsrapporten i raden av symboler med blyerts. ” med blyerts tills orsakerna till frånvaron är klarlagda, och i raden för att registrera antalet arbetade timmar - ett streck. Innan anmälningskortet lämnas in (i slutet av månaden) ska alla ”·”-skyltar ersättas med frånvaroorsakskod eller så ska koden NN (okända frånvaroorsaker) anges.
6. Ledighet. Vid en anställds frånvaro på grund av tillhandahållande av ledighet (hel dag) för tidigare arbetad tid, på frånvarodagen i tidrapporten, ska koden ”NV” (ytterligare obetald ledig dag) visas i raden av symboler och ett streck i raden med arbetade timmar.
Om ledighet inte beviljas för en hel arbetsdag (för en del av dagen, timmar) ska koden "I" stå i symbolraden på tidrapporten och de timmar som faktiskt arbetats en viss dag ska anges i linjen arbetade timmar. Grunden för beviljande av ledighet och motsvarande anteckningar i tidrapporten är en ansökan från den anställde som anger när (datum) ledigheten beviljas och för vilken tidigare arbetad tid, ansökan ska påtecknas av enhetschefen och lämnas in. till personalinspektören eller den som ansvarar för att tidrapporten förs.
7. I andra fall då enhetschefen fattar beslut om att ge arbetstagaren ytterligare vilotid med efterföljande arbete vid annan tidpunkt, anges ”I” i rapportkortet (om den anställde arbetat minst 1 timme) och antal arbetade timmar, eller koden "DD" (vid den anställdes frånvaro på heltid). Grunden är ett memo från chefen för den strukturella enheten som anger listan över anställda, varaktigheten av ytterligare vila (hela dagen, timmar).
8. Redovisning av övertidsarbete.
Vid övertidsarbete anges "I + SV" på första raden av bokstavsbeteckningarna på tidrapporten. Arbetade övertidstimmar anges utöver huvudtiden med ett ”+”-tecken, till exempel 8+1, 8+2.
Grunden för att ta med uppgifter i tidrapporten är en tjänsterapport från verkstadschefen (förman, sektionschef) med en lista och en uppgift om exakt hur många timmar övertidsarbetet varat.
Uppgifter om övertidsarbete ska av enhetschefen lämnas till den som ansvarar för att hålla tidrapporten senast nästa dag. Den som ansvarar för att hålla tidrapporten är skyldig att senast dagen efter anmälningsdagen ange uppgifter i tidrapporten om övertidsarbete.
Om övertidsarbetet överstiger 25 % är den som ansvarar för att hålla tidrapporter skyldig att skriftligen meddela biträdande ekonomidirektör - chef för PEO, chef för personalavdelningen.

9. Redovisning av arbete på helger och helgdagar

Involvering av personal för att arbeta på helger och helgdagar bör utföras i följande ordning:
- en anställds deltagande i arbete utöver den normala varaktigheten utförs med arbetstagarens skriftliga medgivande;
— Funktionshindrade och kvinnor med barn under tre år måste skriftligen informeras om sin rätt att vägra arbeta utöver normal arbetstid.
— Det är inte tillåtet att anställa gravida kvinnor eller arbetstagare under 18 år.
— Förteckningen över arbetstagare som arbetar på helger och helgdagar måste överenskommas med företagets verkställande direktör och är en obligatorisk bilaga till förordningen om att organisera arbetet på helger och helgdagar.

Kopior av listan över arbetstagare som är involverade i arbete på helger eller helgdagar ska enhetschefen lämna in till chefen för personalavdelningen senast 16-30 timmar på arbetsdagen på kvällen till helg eller helgdag.

Inmatning av uppgifter i anmälningskortet om arbete på en ledig dag sker utifrån listor över avdelningschefer (blankett i bilaga 3). Listor över anställda som gått till jobbet på en helg eller helgdag ska överlämnas till den som ansvarar för att hålla tidrapporten nästa arbetsdag. Den som ansvarar för att föra tidrapporten är skyldig att ange dessa uppgifter i tidrapporten senast första arbetsdagen efter det att anställda slutat på helger och helgdagar.
Registrering av arbete på helger och helgdagar utförs enligt allmänna regler (koden "РВ" anges på symbolraden och antalet arbetade timmar finns på den nedersta raden). För tydlighetens skull är det tillåtet att markera utgångar på helger och helgdagar med rött, grönt etc. klistra. färger.
Vid arbete med villkor om efterföljande tillhandahållande av ledighet, antecknas de timmar som arbetats övertid på tidrapporten på arbetsdagen (vid arbete på helg eller helgdag anges närvaro). Grunden är en skriftlig ansökan från den anställde som anger när (datum) och hur många timmar han arbetar med efterföljande tillhandahållande av ledighet ansökan ska påtecknas av enhetschefen och överföras för förvaring till personalinspektören eller personen ansvarig för att hålla tidrapporten.
Arbete på en ledig dag betalas med engångstaxa (inom månatlig arbetstidsgräns), men med dubbeltaxa om arbetet utförts utöver månadstaxan.

10. Redovisning av nattarbete
I enlighet med arbetslagstiftningen (artikel 96 i Ryska federationens arbetslagstiftning) är nattetid tiden från klockan 22 till klockan 6. Vid nattarbete placeras "N" på symbolraden (vid fortsatt dagskift, "Ya+N" eller "N+Ya"), på den nedersta raden - antalet arbetade timmar ( enligt bokstavsbeteckningarna).

11. Affärsresor
Uppgifter om affärsresor läggs in i enlighet med "Instruktioner om förfarandet för att förbereda dokument för att betala för helger och helgdagar under en affärsresa på företaget. Under hela affärsresan, inklusive helger, anges "K" i den översta raden av bokstavsbeteckningar. Arbetsresans längd anges i tidrapporten på grundval av relevanta dokument (fraktsedel, resecertifikat, etc.))

12. Reflektion i personalövergångsrapporten
12.1 Tillfällig övergång inom enheten
Tillfällig förflyttning inom en avdelning (byte av arbetsområde) utförs endast på basis av en order från chefen med personligt samtycke från de anställda. Den som ansvarar för att hålla tidrapporten, på grundval av en beställning i enlighet med den faktiska närvaron på arbetsplatsen, är skyldig att spegla övergången av arbetstagare i tidrapporten genom att göra en anteckning om överlåtelsen och upprätta ett tillägg till tidrapporten .
12.2 Överföring mellan avdelningar.
Tillfällig överföring mellan avdelningar utförs också endast på grundval av en skriftlig order från chefen för företaget (eller hans ställföreträdare för denna tjänst) med skriftligt medgivande från de anställda. Den som ansvarar för att föra tidrapporten på den avdelning från vilken förflyttningen skett är skyldig att vid frånvaro göra en anteckning på tidrapporten om den anställdes förflyttning och skriftligen meddela avdelningschefen där förflyttningen sker. gjordes om behovet av att hålla reda på arbetstiden för de överlåtna arbetstagarna.

13. I slutet av månaden ska sammanfattningskolumnerna "Arbetade för" (dagar, timmar) och "No-shows av anledningar" (no-show-kod, dagar (timmar)) fyllas i i tidrapporten.
Summan av dagar som anges i sammanfattningskolumnerna måste vara lika med antalet dagar i rapporteringsmånaden.

14. Det är inte tillåtet:
— Göra poster i arbetstidsrapporten retroaktivt.
— Införande i tabellen över symboler som inte ingår i förteckningen i tillägg A (punkter, streck, oberoende förkortningar).
— Ange uppgifter om arbete som inte bekräftas av relevanta dokument.
- slarviga och oläsliga anteckningar.

15. Den ifyllda tidrapporten för registrering av arbetstidsanvändning ska vara undertecknad av den som ansvarar för upprätthållandet av tidrapporten, chefen för den strukturella enheten.

16. För att kontrollera att ifyllandet är korrekt kontrolleras tidrapporten varje vecka och, om det inte finns några kommentarer, undertecknas av chefen för den strukturella enheten (signatur, utskrift av underskriften, datum), av ingenjören för organisation och arbete förordning och månadsvis av chefen för personalredovisningsbyrån.

3 Övervaka riktigheten av arbetstidsregistreringen

1. Kontroll av giltigheten av att mata in uppgifter om arbete i arbetstidsrapporten utförs av OK- och PEO-anställda, som har rätt att utföra stickprovskontroller av närvaron av arbetare på arbetsplatsen (start, slut på arbetet).
2. Vid övervakning av arbetstagares närvaro på helger och helgdagar kan säkerhetstjänstemän vid behov vara involverade i inspektionen (för att kontrollera tidpunkten för utträde från arbetstagarnas territorium enligt listan över arbetare som är involverade i arbeta en ledig dag innan det planerade arbetets slut).

4 Ansvar

1. HR-inspektören på HR-avdelningen eller den anställde som ansvarar för att hålla tidrapporten är personligen ansvarig för:
- för tillförlitligheten och giltigheten av informationen i tidsrapporten, nämligen: vid början och slutet av arbetsskiftet, personligen verifiera närvaron av arbetare på arbetsplatsen;
— för överensstämmelse med alla krav för att fylla i en tidrapport i enlighet med "Instruktioner för registrering av arbetstidsanvändning";
— för att i rätt tid lämna uppgifter om arbetad tid:
» senast den 2:a dagen i månaden efter rapporteringsmånaden lämna uppgifter om avvikelser till IT-avdelningen som behövs för löneberäkningen;
» senast den 2:a dagen i månaden efter rapporteringsmånaden, till personalutbildningsingenjören på HR-avdelningen lämna ett utdrag ur tidrapporten för anställda som är i studentstatus, nödvändigt för beräkning av studentstipendier;
» senast den 10:e dagen i månaden efter rapporteringsmånaden till personalavdelningens personalredovisningsbyrå en tidrapport för anställda anställda i arbete som ger rätt till förmånliga pensionsförmåner. Tidrapportansökan upprättas i enlighet med de allmänna kraven för att hålla tidrapporter

2. Avdelningschefer ansvarar för:
— För tillförlitligheten hos den information som lämnas om ut- och frånvaro utanför arbetstid (övertid, på helger och helgdagar).
— för att omedelbart informera den person som ansvarar för att föra tidrapporter om avvikelser i arbetstiden för underordnad personal (tillstånd att avsluta arbetet före slutet av skiftet, avbryta arbetet etc.);
— För att i rätt tid tillhandahålla en förteckning över anställda som ska arbeta på helger och helgdagar.
— För att förfarandet för att locka anställda att arbeta på helger och helgdagar följer gällande arbetslagstiftning.

3. HR-avdelningen ansvarar för att säkerställa kontroll över giltigheten av inmatning av uppgifter i tidrapporten.

Chef för HR-avdelningen

Chef för PEO

Chef för juridiska avdelningen

Verkställande direktör

Säkerhetschef

Data om arbetstiden för varje anställd behövs för att korrekt beräkna hans genomsnittliga lön. Därför är arbetsgivaren skyldig att föra register över arbetstiden, oavsett vilket ersättningssystem som används.

Arbetsgivaren är skyldig att föra register över den tid som faktiskt arbetats av varje anställd (artikel 91 i Ryska federationens arbetslag).

Organisationen har rätt att antingen föra register i en form som utvecklats oberoende och godkänd av organisationens chef, eller, som tidigare, använda en enhetlig form (godkänd av tjänsten för Rysslands statliga statistikkommitté daterad 5 januari 2004 N 1). Samtidigt, enligt vår åsikt, är det andra alternativet enklare och bekvämare. Det enhetliga formuläret innehåller alla rader och kolumner som behövs för korrekt organisation av redovisningen. Låt oss titta närmare på ordningen för att fylla i den.

Tidrapporten N T-12 (Fig. 1) används för manuell redovisning, N T-13 (Fig. 2) - för automatiserad redovisning. Notera att blankett N T-12 består av två sektioner: I - "Arbetstidsredovisning" (fortsättning i fig. 1) och II - "Lönsavräkningar med personal" (fortsättning i fig. 1). Den första delen är avsedd att direkt registrera arbetstiden av anställda, den andra - att återspegla beräkningen av deras löner. I detta fall har organisationen rätt att hålla separata register över dessa uppgifter. I en sådan situation fylls inte avsnitt II i anmälningskortet i.

Båda tidrapporterna är upprättade i ett exemplar. I det här fallet beaktas arbetstiden i tidrapporten på ett av två sätt: antingen genom metoden för kontinuerlig registrering av framträdanden och frånvaro från arbetet, eller genom metoden för att registrera endast avvikelser (no-shower, förseningar, övertid, etc.). Vid reflektion av frånvaro från arbetet, som bokförs i dagar (semester, dagar med tillfällig funktionsnedsättning, tjänsteresor, ledighet på grund av utbildning, tid som ägnas åt att utföra statliga uppgifter etc.), anges endast symbolkoder i den översta raden av tidrapporten i kolumnerna och kolumnerna på den nedersta raden förblir tomma.

På titelsidan till tidrapport N T-12 finns symboler för arbetad och obearbetad tid. De ska också användas när man fyller i tidrapporten i blankett N T-13 (fortsättning av fig. 1).

I de flesta fall lämnas tidrapporten till redovisningsavdelningen en gång i månaden vid färdigställande. Detta är dock inte helt sant. Faktum är att lönen måste betalas ut till den anställde minst varje halv månad (förskottsbetalning och slutbetalning) (artikel 136 i Rysslands arbetslagstiftning). I det här fallet beräknas förskottet utifrån den tid den anställde faktiskt arbetat, vilket återspeglas i tidrapporten. Det visar sig att för tillfälligt anställda behöver tidrapporter utfärdas var sjätte månad. Annars kommer redovisningsavdelningen inte att kunna debitera dem ett förskott korrekt.

Att hålla tidrapporter är organisationens ansvar. Dessutom är det nödvändigt även om organisationen använder en ackordsform av ersättning. Å ena sidan, när du använder detta system, beror en anställds inkomst inte på hur lång tid han arbetar. Det bestäms baserat på de fastställda priserna för volymen av utfört arbete i fysiska kvantiteter. Oavsett vilket ersättningssystem som är etablerat i organisationen är dock arbetstidens längd begränsad av arbetslagstiftningen. Därför är arbetsgivaren skyldig att föra register över det. Arbetslagstiftningen gör inga undantag från denna regel (artikel 91 i Ryska federationens arbetslag). Dessutom behövs uppgifter om arbetstiden som spenderas av varje anställd i organisationen för att korrekt beräkna sin genomsnittliga inkomst och generera statistisk rapportering.

Vid uppsägning av en anställd ska organisationen på dennes begäran utfärda ett utdrag ur tidrapporten. Enligt arbetslagstiftningen är arbetsgivaren skyldig att på dagen för uppsägningen av anställningsavtalet utfärda en arbetsbok och bestyrkta kopior av andra dokument relaterade till hans arbete (artikel 84.1 i Ryska federationens arbetslagstiftning).

De presenteras på begäran av den anställde. Dessutom upprättar inte arbetslagen en lista över dessa dokument. Tidrapporten är direkt relaterad till den anställdes arbete. Därför har han rätt att kräva en kopia av den.

Tidrapporten innehåller dock inte bara uppgifter om den som slutar utan även om andra anställda. Dessutom är informationen i rapportkortet deras personuppgifter. Därför kan de endast överföras till andra personer med deras samtycke. I denna situation, för att inte få medgivande från andra anställda, har organisationen således rätt att upprätta ett utdrag ur dokumentet i fråga, som endast kommer att ange information om den avgående anställde.

Funktioner för att fylla i tidrapporter i vissa situationer

Lagstiftningen reglerar inte tydligt förfarandet för att fylla i en enhetlig anmälningsblankett i olika situationer som avviker från normala. Därför måste en revisor eller tidtagare självständigt bestämma vad som ska visas i tidrapporten i varje enskilt fall.

För att registrera arbetstimmar kan en organisation antingen utveckla sin egen tidrapport eller behålla den i en enhetlig form. Samtidigt, när hon utvecklar sitt eget formulär, har hon rätt att ta den enhetliga formen som grund, komplettera den med eventuella detaljer och radera onödiga uppgifter. Huvudsaken är att denna blankett därefter godkänns av organisationens chef.

Jobbar övertid

Låt oss anta att tidrapporten fylls i med metoden för kontinuerlig registrering av närvaro och frånvaro. En anställd i organisationen arbetade övertid (10 timmar istället för de fastställda 8). Vilken kod ska anges på rapportkortet för denna dag: "I" (arbetets varaktighet under dagtid) eller "C" (varaktigheten av övertidsarbetet)?

I detta fall kan ytterligare en kolumn anges i tidrapporten. I den befintliga kolumnen sätter du koden "I", i den ytterligare - "C". Samtidigt, för att underlätta ytterligare beräkningar, är det lämpligt att separera normal- och övertidstimmar och ange dem i lämpliga kolumner.

Samtidigt kommer ett sådant problem inte att uppstå om endast avvikelser från den normala arbetstiden registreras i tidrapporten.

Jobba på en affärsresadag

En anställd kan, efter överenskommelse med arbetsgivaren, gå till jobbet den dag han kommer tillbaka från en tjänsteresa. Det visar sig att å ena sidan hans tjänsteresa inte har avslutats (kod på anmälningskortet "K"), å andra sidan är han redan på sin arbetsplats (kod på anmälningskortet "I"). Observera att frågan om en anställds närvaro i arbetet på avresedagen på en tjänsteresa och på ankomstdagen från en tjänsteresa löses efter överenskommelse med arbetsgivaren. Detta föreskrivs i bestämmelserna om detaljerna för att skicka anställda på affärsresor (godkänd genom resolutionen från Ryska federationens regering den 13 oktober 2008 N 749).

Arbetstagaren är inte skyldig att åka till arbetsplatsen på arbetsresan. Men efter överenskommelse med arbetsgivaren kan han göra detta antingen på heltid eller deltid. I detta fall är organisationen skyldig att betala honom:

Dagen för affärsresan (ankomstdagen anses också som sådan) baserat på genomsnittlig inkomst;

Dagpenning för den dagen;

Arbetade timmar.

Följaktligen kan koder anges i tidrapporten som anger att den anställde är på tjänsteresa och det faktum att han återvänder till arbetet. Samtidigt ska tidrapporten också ange antalet arbetade timmar. Låt oss anta att en anställd arbetade 4 timmar på dagen för hemkomsten från en affärsresa. I en sådan situation skrivs bokstavskoderna "K" och "I" och de arbetade timmarna - "4" in i motsvarande kolumner i tidrapporten. Således kommer revisorn att spegla det faktum att den anställde är på tjänsteresa, hans arbete den dagen och antalet arbetade timmar.

Tidrapporten kan fyllas i på samma sätt om till exempel en anställd återvänt från en tjänsteresa efter klockan 00:00 (denna dag räknas som dagen för tjänsteresan) och gick till jobbet den dagen.

Resa på en affärsresa och (eller) återvända från den på helgen

Genom beslut av ledningen kan en anställd i en organisation skickas på en affärsresa på en ledig dag (till exempel på lördag eller söndag med en femdagars arbetsvecka med två dagars ledighet). Dessutom kan han också komma tillbaka från en affärsresa på en ledig dag. Som Ryska federationens högsta domstol angav, i det här fallet, har personens inkomster intjänats i enlighet med artikel 153 i arbetslagen (beslut från Ryska federationens högsta domstol daterat den 20 juni 2002 N GKPI02-663). Denna artikel fastställer de allmänna reglerna enligt vilka helger eller lediga helgdagar betalas ut.

Följaktligen, för dessa dagar, beräknas den anställdes betalning inte på grundval av hans genomsnittliga inkomst (som tillhandahålls för betalning för dagar på affärsresor), utan på grundval av taxesatsen eller lönen, ökad minst två gånger. På arbetstidsrapporten på helger anges koderna "K" och "RV", som anger den restid som de står för ("K" - affärsresa, "RV" - varaktighet på arbetet på helger och helgdagar som inte är anställda) .

Jobbar på sjukdagar

Det händer att en anställd under sjukskrivning går till jobbet. Och efter att ha stängt bladet presenterar han det för betalning. Observera att i denna situation måste hans arbete betalas av arbetsgivaren. Arbetstagaren har dock för dessa dagar inte rätt att kräva sjuklön. Förmånen är ju avsedd att kompensera för inkomstbortfall under sjukdom. Men i det här fallet skedde inte detta.

Därför, på dagar med sjukdom och frånvaro för en anställd, skrivs koden "T" (funktionshinder) på tidrapporten. När han går till jobbet under sjukdom skrivs koden "I" in som anger de timmar som faktiskt arbetats.

Arbetar under mammaledigheten

Ofta arbetar anställda i en organisation som är föräldralediga för organisationen på deltid. I denna situation uppstår frågan vilken bokstavskod som ska anges på rapportkortet: "I" (arbetets varaktighet under dagen) eller "OJ" (föräldraledighet)?

I det här fallet kan tidrapporten fyllas i på samma sätt som när du arbetar på en arbetsresa. Det vill säga, det indikerar koderna "I" och "OZH". Samtidigt visar tidrapporten hur många timmar den anställde faktiskt har arbetat.

Observera att arbetstagaren har rätt att avbryta sådan ledighet och återgå till arbetet på heltid. Från det ögonblick då den anställde återvänder till arbetet anger tidrapporten koden "I" (arbetets varaktighet under dagen) och antalet timmar som faktiskt arbetats.

Jobbar på helger med ytterligare en ledig dag

Enligt arbetslagstiftningen betalas arbete på en ledig dag minst dubbelt så mycket. Samtidigt kan han på arbetstagarens begäran få ytterligare en vilodag. I en sådan situation betalas arbete på en ledig dag på vanligt sätt, men en vilodag är inte föremål för betalning (artikel 153 i Ryska federationens arbetslag).

När du arbetar på en ledig dag anger rapportkortet koden "РВ" (arbetets varaktighet på helger och lediga helgdagar), samt antalet timmar som den anställde arbetat på ledigdagen (oavsett hur han kommer att därefter betalas: dubbel eller enkel). Om en anställd får ytterligare en vilodag markeras han med koden "NV" (ytterligare lediga dagar (utan lön)). Antalet arbetstimmar denna dag anges inte.

Redovisning av dagar av donation

På dagen för donation av blod och dess komponenter, samt på dagen för den tillhörande läkarundersökningen, måste den anställde släppas från arbetet. Samtidigt behåller han sina genomsnittliga inkomster (artikel 186 i Ryska federationens arbetslag). Efter varje dag med blodgivning får han även en extra vilodag. Denna dag, på begäran av den anställde, kan läggas till årlig betald semester eller användas vid andra tidpunkter inom ett år efter dagen för bloddonation (artikel 186 i Ryska federationens arbetslag).

Eftersom den anställde på blodgivningsdagen frigörs från arbetet, och för denna dag och för den extra vilodagen som ges i samband med blodgivningen bibehålls medelinkomsten, de markeras i rapportkortet med koderna "G ” (dag för blodgivning) och ”OB” ( extra lediga dagar (betald)). Antalet arbetstimmar dessa dagar anges inte.

Om arbetsgivaren inte i förväg underrättats om orsakerna till att den anställde uteblivit på blodgivningsdagen, anges koden ”NN” på anmälningskortet (underlåtenhet att infinna sig av okänd anledning (tills omständigheterna är klarlagda)) . Efter att ha mottagit lämpligt läkarintyg från den anställde, korrigeras denna kod till koden "OB".

Godkänd läkarundersökning i riktning mot militärregistrerings- och mönstringskontoret

Organisationen är skyldig att befria arbetstagaren från arbetet de dagar då han utförde statliga eller offentliga uppgifter. Samtidigt behåller han sin arbetsplats och i vissa fall sin genomsnittliga lön. Denna regel gäller förutsatt att den anställde måste utföra statliga eller offentliga uppgifter under arbetstid i enlighet med arbetslagen eller andra federala lagar (artikel 170 i Ryska federationens arbetslag). Enligt lagen om militärtjänst (federal lag av den 28 mars 1998 N 53-FZ) är de befriade från arbete under medicinsk undersökning (undersökning eller behandling) av medborgare för att besluta om deras registrering hos militären. Samtidigt är organisationen under en viss tidsperiod skyldig att betala dem den genomsnittliga lönen.

Följaktligen, medan den anställde genomgick en läkarundersökning, fullgjorde den anställde sina statliga uppgifter. Denna tidsperiod är markerad i rapportkortet med kod "G" (frånvaro vid utförande av statliga eller offentliga uppgifter i enlighet med lagen).

Uppsägning av en anställd

En anställd kan sluta till exempel i början eller mitten av månaden. I en sådan situation, hur fyller man i de kolumner i tidrapporten som faller på datumen efter hans uppsägning? Observera att tidrapporten är nödvändig för att registrera den arbetstid som varje anställd arbetar. Därför, den sista dagen då den anställde var närvarande på jobbet, anger tidrapporten koden "I" (arbetets varaktighet under dagen) och antalet timmar som han arbetat. I cellerna för de dagar då en person inte längre är anställd i organisationen görs inte bokstavsmärken. De anger inte heller antalet arbetstimmar. Efter att medarbetaren har sagts upp, placeras streck i motsvarande celler i tidrapporten.

Omdöme

Natalya Levinskaya, expert på Legal Consulting Service GARANT

Anna Kikinskaya, granskare av Legal Consulting Service GARANT

Tillfälliga invaliditetsersättningar som en typ av försäkringsskydd för obligatorisk socialförsäkring vid tillfällig funktionsnedsättning och i samband med moderskap är avsedd att kompensera medborgarna för förlorad arbetsinkomst på grund av inträdet av tillfälligt funktionshinder (punkt 1, del 1, artikel 1.2, punkt 1 , del 2, art 1.3, paragraf 1, del 1, artikel 1.4 i den federala lagen av den 29 december 2006 N 255-FZ). Följaktligen är det omöjligt och strider mot lagen om utbetalning av tillfälliga invaliditetsersättningar för den period under vilken arbetsinkomsten inte gick förlorad. I denna situation kan Rysslands FSS erkänna att utgifter för betalning av försäkringsskydd inte kan göras på fondens bekostnad och kommer följaktligen inte att acceptera dem för kompensation.

Omdöme

Tatyana Chashina, expert på Legal Consulting Service GARANT

Ivan Mikhailov, granskare av Legal Consulting Service GARANT

Vid beviljande av föräldraledighet är arbetsgivaren skyldig att meddela motsvarande föreläggande (instruktion). Baserat på det görs lämpliga anteckningar på den anställdes personliga kort. Men om semestern bestäms genom order, så verkar det korrekt att utfärda ett order om att avsluta sådan ledighet. Beställningen kommer att ligga till grund för att göra lämpliga anteckningar på ditt personliga kort. En arbetstagare som vill avbryta föräldraledigheten kan meddela arbetsgivaren skriftligen i förväg, dock inte nödvändigt. I detta fall utfärdas ordern om att avsluta semestern baserat på den anställdes ansökan.

Artiklar i detta avsnitt

• Oanvända semesterresor: risker och alternativ för att lösa problemet

  Som du vet, i enlighet med Ryska federationens arbetslag, är varje företag skyldigt att upprätta ett semesterschema minst 2 veckor före det nya året. För HR-tjänster är detta ett svårt projekt det är nödvändigt att inte bara komma överens om en plan för nästa år,...

• Från bollen till skeppet är lätt. Hur man återgår till jobbet efter semestern

  Det finns en övertygelse bland kontorsanställda: om du, efter att ha kommit tillbaka från semestern, inte kommer ihåg lösenordet för din arbetsmail betyder det att du har vilat bra. En person vänjer sig snabbt vid ett avslappnat semestertillstånd, och de första dagarna på jobbet...

• Ytterligare ledig dag från företaget

  Införandet av ytterligare en ledig dag i ett företag är möjligt mot betalning, eftersom det berövar anställda möjligheten att arbeta på en dag som inte lagligen är en arbetsfri semester eller ledig dag. Byt arbetsplats och ledig dag efter beställning...

• Fylla i sjukskrivning av arbetsgivare

  För att anvisa och betala ut förmåner vid tillfällig funktionsnedsättning, graviditet och förlossning uppvisar arbetstagaren ett intyg om arbetsoförmåga utfärdat av en medicinsk organisation som arbetsgivaren ska kunna fylla i korrekt, eftersom fel vid ifyllning av sjukskrivningsintyg kan leda till till en vägran att återbetala förmånerna.

• Går oanvänd semester ut?

  Frågan om outnyttjad semester "bränner ut" om den inte tas av är fortfarande öppen. Medan tjänstemän försäkrar arbetarna att oanvända semesterdagar inte kommer att "bränna ut", vägrar domstolar i vissa regioner att återkräva ersättning för oanvända semesterdagar för medborgare som just har slutat sina jobb på grund av att de missat tidsfristen för att lämna in en stämningsansökan.

• Ersättning för oanvänd semester och resor till semestermål: kontroversiella frågor

  Låt oss titta på de tre mest kontroversiella frågorna om kompensation för oanvänd semester och kompensation för resor till och från en semesterdestination. Är arbetsgivaren skyldig att betala ersättning för all outnyttjad semester vid uppsägning? Är det möjligt att ersätta outnyttjad semester med ekonomisk ersättning...

• Föräldraledighet. Vi tar itu med heta frågor från unga mammor

  Ett barns födelse och dess efterföljande vård är en spännande händelse i varje kvinnas liv. Förutom den massa krångel som är förknippad med att ta hand om barnet själv, uppstår förstås frågor om hur man bygger upp en relation med arbetsgivaren under semesterperioden. Veronica Shatrova, expert på arbetsrätt, chef och chefredaktör för Sistema Personal, svarade på ett antal brännande frågor från unga mammor och delade med sig av användbara tips om hur man ansöker om föräldraledighet.

• Semesterschema i frågor och svar

  Lagen kräver att handlingen godkänns senast två veckor före det nya kalenderårets början. Det vill säga fram till den 17 december.

• Både anställda och arbetsgivare är skyldiga att följa det godkända semesterschemat. Därför båda...

  Bemanning och semesterschema

• Personaltabellen och semesterschemat är kanske de mest problematiska personaldokumenten. Å ena sidan är det omöjligt att leva utan dem, å andra sidan när man designar dem uppstår en hel del typiska fel.

  Distansarbete för en gravid kvinna

• Vi överför anställda till ett flexibelt arbetsschema. Hur man gör detta så att de inte fungerar mindre och sämre

  "Den här månaden lämnade två av de bästa medarbetarna sina uppsägningar!" – sa chefen för marknadstjänsten till HR-direktören. HR-avdelningen fick reda på varför anställda slutade. De måste komma till jobbet 9.30 och straffas för att de kommer för sent, men de stannar ofta till långt in på natten. Människor har hittat jobb med mer flexibla tider. Personaldirektören föreslog att generaldirektören skulle införa ett sådant schema för anställda på vissa avdelningar. Han sa: ”Låt oss prova det. Men siffrorna ska inte gå ner!"

• Vi upprättar ett flexibelt arbetsschema

  Vid upprättande av ett flexibelt arbetstidsschema är det nödvändigt att korrekt upprätta personaldokument. Exakt vilka handlingar som ska upprättas beror på om den anställde initialt antas på ett flexibelt schema eller om det införs för den ”gamla” medarbetaren.

• Utmaningar vid pensionering

  Pensionering är en ganska enkel och välkänd procedur. Men detta är bara vid första anblicken. Behöver en pensionär arbeta i två veckor vid uppsägning? Går det att gå i pension två gånger och vad ska stå i arbetsboken? Låt oss försöka förstå dessa frågor.

• Arbetstidsspårning. Tidsrapport

  Baserat på material från uppslagsboken "Löner och andra betalningar till anställda" redigerad av V. Vereshchaki (http://go.garant.ru/zarplata/) Enligt artikel 91 i arbetslagstiftningen är "arbetsgivaren skyldig att behålla register över den tid som varje anställd faktiskt arbetade.”

• Fram till 1 januari 2013 för redovisning...

  Vilken arbetstid räknas som deltid?

• Svar: Arbetstid är den tid under vilken den anställde, i enlighet med de interna arbetsbestämmelserna och villkoren i anställningsavtalet, måste utföra arbetsuppgifter, såväl som andra perioder som klassificeras som arbetstid av den ryska arbetskoden Federation, andra federala lagar och andra reglerande rättsakter.

  Nyanserna av att bevilja ledighet utan lön

• Frågor som uppstår vid etablering av deltidsarbete

  Enligt överenskommelse mellan arbetstagaren och arbetsgivaren kan ett anställningsavtal fastställa deltidsarbetstid, nämligen en deltidsarbetsdag eller en deltidsarbetsvecka (artikel 93 i Ryska federationens arbetslag). I den här artikeln kommer vi att överväga de mest intressanta domstolsbesluten om tvister om etablering av deltidsarbete och betalning för arbete i det angivna läget.

• Anställd återkallelse från semester

  Ofta, på grund av operativ nödvändighet, återkallas anställda från årlig betald semester. Är en sådan åtgärd från förvaltningen laglig? Vem ska inte återkallas från semestern? Hur slutför man denna procedur? Du hittar svar på dessa och andra frågor i artikeln.

• Hur lång är den årliga betalda semestern vid 0,5 anställdas taxa

  Ska vår organisation ge en deltidsarbetande en årlig betald semester på 28 kalenderdagar, eftersom han arbetar till endast 0,5 gånger så mycket?

• Lämna utan lön. Fuskblad för personaltjänstemän

  Det är svårt att föreställa sig en organisation där arbetsgivaren aldrig har stött på en anställds önskan att ta semester på egen bekostnad (ledighet utan lön). I de flesta fall talar vi om semester som tillhandahålls på begäran av arbetstagaren och enligt arbetsgivarens gottfinnande. Men i vissa situationer och för vissa kategorier av anställda fastställer nuvarande lagstiftning arbetsgivarens skyldighet att ge ledighet utan lön.

• Är administrativ ledighet tillåten?

  Under konjunkturnedgångar har permitteringar blivit ett vanligt sätt att minska arbetskostnaderna. I artikeln kommer vi att diskutera lagligheten av dess användning.

• Enligt International Labour Organization, på grund av fördjupningen...

  Kuponger på bekostnad av Ryska federationens socialförsäkringsfond

• I vissa fall kan vila eller behandling betalas på bekostnad av Ryska federationens federala socialförsäkringsfond.

  Driftstopp – arbetet i organisationen är tillfälligt inställt

• Ledningen kan besluta att tillfälligt avbryta arbetet i organisationen. Orsakerna är olika: utrustningshaveri, avbrott i tillgången på råvaror, olycka eller naturkatastrof. Men även i en sådan situation är bolaget skyldigt att föra register och lämna skatte- och redovisningsredovisningar.

  Arbetslagen lagstiftar för en lösning på ett problem som ofta uppstår i livet. Barnets mamma eller andra som är berättigade till föräldraledighet har i vissa fall möjlighet att arbeta hemifrån eller arbeta deltid. Och de vill förverkliga denna möjlighet. Det finns många anledningar till detta: ytterligare ekonomiskt stöd till familjen behövs, du måste ständigt förbättra dina färdigheter, och helt enkelt vill du inte vara borta från laget under lång tid. Låt oss titta på hur detta implementeras i arbetslagstiftningen.

  Rostrud förklarade i detalj vad en oregelbunden arbetsdag är och hur den ska kompenseras enligt gällande version av arbetslagen.

  Under nuvarande förhållanden praktiseras överföring av anställda till deltidsarbete av företag ganska ofta*. Förfarandet för inrättande av deltidsanställning ur lagsynpunkt genomförs dock inte alltid felfritt. Låt oss titta på de mest problematiska situationerna relaterade till att ändra driftsläget, som rapporterades av våra läsare. Vi kommer att analysera de inneboende felen i dessa situationer och visa dig hur du korrigerar dem.

• Går över till deltidsarbete

  Vi analyserar proceduren för att införa ett nytt driftläge
  Nyligen, på grund av ekonomiska svårigheter, vill många företag införa deltidsarbete. Detta är dock endast möjligt under vissa förhållanden och i enlighet med det förfarande som fastställs i arbetslagen.
  I den här artikeln kommer vi att prata om beställningen och under vilka villkor deltidsarbete kan införas och vilka dokument som behöver upprättas för detta.

• Arbetsdagens längd (skift)

  En arbetsdag är den lagliga tid på dagen som ägnas åt arbete. Arbetets varaktighet under dagen, tidpunkten för dess början och slut, pauser fastställs av arbetsbestämmelserna och för skiftarbete - även av skiftscheman.

• Arbetstider – vad är det?

  Arbetstid är den tid under vilken en anställd, enligt villkoren i ett anställningsavtal, måste utföra sina arbetsuppgifter, såväl som vissa andra tidsperioder som den ryska federationens lagstiftning klassificerar som arbetstid.

Shabashova Irina, HR-expertredaktör

Under seminariet "Revision av personaldokumentation: vi utför det på egen hand", som ägde rum som en del av det allryska praktiska forumet "Personalfrågor - 2010" *, fick vi många frågor från dig om att organisera arbetet med tidrapporter . Är det nödvändigt att behålla detta rapportkort? Hur fyller man i det korrekt? Vilken enhetlig form av de två tillgängliga bör du föredra? Låt oss ta reda på hur man sätter märken? Vilka är konsekvenserna av att inte ha en tidrapport?

Är det möjligt att inte föra tidrapporter i små företag?

Jag jobbar i ett mycket litet företag med 4 anställda. Säg mig, måste vi föra en tidrapport? Håller alla företag tidrapporter?

Ja, anmälningskortet krävs för alla arbetsgivare, inklusive ett fåtal företag och enskilda arbetsgivare. Detta fastställs av artikel 91 i arbetslagstiftningen (som säger att arbetsgivaren är skyldig att föra register över den tid varje anställd faktiskt har arbetat) och bekräftas av resolutionen från Rysslands statliga statistikkommitté daterad 5 januari 2004 nr 1 , som godkände den enhetliga formen av tidrapporten.

Alla affärstransaktioner måste formaliseras och stödjas av stödjande dokument**. Uppgörelser med personal är också affärstransaktioner. En tidrapport är ett dokument som bekräftar att arbetstagaren fullgör sina skyldigheter enligt anställningsavtalet, eftersom det innehåller information om de faktiska arbetade timmarna. Tidrapporten fungerar som underlag för löneberäkning på ekonomiavdelningen. Dessutom använder revisorer det för att förbereda skatte- och statistikrapportering.

I redovisningsterminologi kallas stöddokument för affärstransaktioner också för primära redovisningsdokument

Hur utser man en tidtagare?

Nyligen slutade den anställde som ansvarade för vår avdelnings tidrapporter. Ingen av de kvarvarande anställda ville frivilligt utföra uppgifterna att föra tidrapporter och lämna in dem till ekonomiavdelningen. Hur utser man en ny ansvarig?

Det framgår tydligt av frågan att det inte finns någon befattning som tidtagare i din organisation, även om det kan föreskrivas i bemanningstabellen, särskilt i organisationer med ett stort antal personal. Om ditt företag har fastställt en procedur för att utse ansvariga för att hålla tidrapporter per avdelning innebär det att ett sådant ansvar inte är det huvudsakliga för den anställde som det är tilldelat. Därför måste det betalas extra. Eventuella tilläggsersättningar och tillägg anges i anställningsavtalet***. Därför måste ett tilläggsavtal till anställningsavtalet ingås med den arbetstagare som ansvarar för tidrapporten, vilket kommer att fastställa skyldigheten att föra en tidrapport, samt storleken på tilläggsersättningen för detta (se exempel på sidan 46).

Ytterligare betalningar, ersättningar, bonusar och incitamentsbetalningar återspeglas i kolumnerna 6–8 i personaltabellen (enhetligt formulär nr T-3)

Dessutom bör föreläggande för huvudverksamheten ges om att utse någon ansvarig för tidrapporten (exempel presenteras på sidan 47).

Vilket formulär ska jag använda – T-12 eller T-13?

Snälla berätta för mig vad är skillnaden mellan rapportkortsformulär nr. T-12 och nr. T-13? I vilka fall används de?

Allt beror på hur exakt organisationens tidsregistreringssystem är uppbyggt. Som du redan har noterat har Rysslands statliga statistikkommitté godkänt två enhetliga tidrapportformulär: nr T-12 "Arbetstidsrapport och beräkning av löner" och nr T-13 "Arbetstidsrapport". Blankett nr. T-12 kan användas i alla organisationer. Med dess hjälp kan du samtidigt övervaka efterlevnaden av arbetstider och föra register över betalningar till anställda. Samtidigt är det i företag där tidsredovisning och avräkning med personal för löner görs separat tillåtet att fylla i endast avsnitt 1 ”Arbetstidsredovisning”. I det här fallet betraktas avsnitt 1 som ett oberoende dokument, och det finns inget behov av att upprätta avsnitt 2 "Betalningsbetalningar till personal." Blankett nr T-13 används endast när organisationen har ett automatiskt system för att övervaka närvaron av arbetare och data om in- och utresa kan matas in i tidrapporten via en dator. Idag använder moderna företag i allt högre grad ett automatiserat närvarokontrollsystem, vilket avsevärt kan spara tid och arbetskostnader på att fylla i tidrapporter. Det bör också noteras att blankett nr T-13 enbart är avsedd för registrering av arbetstid den innehåller inte en kolumn för uppgifter om löner.

Tidrapporten fylls i dagligen av den anställde som arbetar med detta dokument.

Hur håller man tidrapporter om anställda är utspridda över kontor?

Jag fick ansvar för att hålla tidrapporter för en avdelning där personalbord finns på närliggande kontor. Jag har inte alltid tid att gå till avlägsna kontor, och jag låter anställda dyka upp på deras vägnar via telefon. Kan detta orsaka mig några problem?

Ja, det kan de. Faktum är att den som ansvarar för att hålla tidrapporten är skyldig att sätta märken på tidrapporten utifrån arbetstagarens närvaro på arbetsplatsen. Föreställ dig en situation där en av kollegorna svarade i telefon för en anställd och anmälde sin närvaro. Men i själva verket var den anställde frånvarande (eller var sjukskriven, på affärsresa etc.). Om en sådan avvikelse avslöjas i redovisningsavdelningen vid löneberäkning, måste du inte bara göra om tidrapporten, utan också skriva en förklarande notering varför detta hände. Det är ännu allvarligare om du redan har gjort en beräkning med en felaktig tidrapport. För en sådan överträdelse kan organisationens chef tillrättavisa eller rapportera dig (artikel 192 i Ryska federationens arbetslag).

Kom ihåg att olika underlag ligger till grund för att anbringa en viss kod på rapportkortet. Det handlar om order från arbetsgivaren (om att sända arbetstagaren på tjänsteresa, om att bevilja ledighet, om avstängning från arbetet etc.), intyg om tillfällig arbetsoförmåga, läkarintyg, rapporter och förklarande anteckningar, handlingar etc. I din fall (om kontrollen är en fjärranläggning) måste du organisera arbetstiden på ett sådant sätt att det finns tid kvar för att utföra en tidtagares uppgifter. Det vore bättre om varje kontor hade sin egen tidtagare.

Råd

Om du inte vet exakt varför en anställd är frånvarande från arbetet, innan du skickar in tidrapporten till redovisningsavdelningen, lämna hans "märken på närvaro och frånvaro från arbetet per dag i månaden" tom tills han dyker upp och skickar in stöddokument. Om den anställde inte har dykt upp när anmälan lämnas in, lägg en lapp om utebliven av okänd anledning (tills omständigheterna är klarlagda) - kod "NN" ("30"). Vid uppvisande av intyg om arbetsoförmåga ersätts dessa märken med koden "B" (19) eller "T" (20). I detta fall måste tidrapporten återutges i slutet av månaden.

Är det möjligt att utveckla en egen tidrapport?

När jag fyller i tidrapporten använder jag inte kolumnerna "arbetat per månad: övertid, nätter, helger och helgdagar", eftersom vi inte involverar våra anställda i övertidsarbete. Dessa kolumner ökar bredden på tidrapporten, vilket orsakar besvär vid ifyllning. Kan jag utesluta dem från rapportkortet?

Nej, det är inte tillåtet att ta bort individuella uppgifter från den etablerade formen för en tidrapport, liksom utvecklingen av en individuell blankett för detta dokument. Dessa regler gäller även andra enhetliga former. En revisor, i enlighet med lagen "Om bokföring", kommer inte att kunna acceptera för kredit ett rapportkort som upprättats i fri form.

Ändringar som görs i de enhetliga formerna av primär redovisningsdokumentation bör formaliseras i organisationen genom lämplig order eller förordning

Ändringar kan dock göras i de enhetliga formulären: utöka eller förminska till exempel tidrapportens kolumner, med hänsyn till behovet och betydelsen av indikatorerna, inkludera ytterligare blad om det till exempel finns många anställda på avdelningen och alla namn får inte plats på en sida. Det är inte heller förbjudet att lägga till ytterligare detaljer till tidrapporten ****. I praktiken ingår ofta rader för officiella visum eller "GODKÄNNANDE" i formuläret.

Symboler i tidrapporten

Vad händer om du fyller i tidrapporten felaktigt?

Vår organisation står inför en revision av skatteinspektionen. Vi är inte säkra på att vi alltid förbereder tidrapporter korrekt? Vilket ansvar har vi om något går fel?

Ja, vid kontroll av finansiella transaktioner kan bokförings- och skatterapporteringsdata verifieras med primära bokföringsdokument, inklusive tidrapporter. Kom ihåg att den inte bara kontrollerar tidrapportens korrekthet utan alltid jämför dess data med informationen i löneutdraget. Avvikelsen mellan dessa uppgifter tyder på att lönerna är felaktigt beräknade. Till exempel, när felaktiga koder anges, ges solida "åttor" till anställda med oregelbunden arbetstid eller deltidsanställda.

Om sådana fel upptäcks i tidrapporten kan arbetsgivaren hållas administrativt ansvarig för "grovt brott mot reglerna för redovisning av inkomster, kostnader och skattepliktiga poster". Böterna är 5 000 rubel (klausul 1, artikel 120 i Ryska federationens skattelag). Och om arbetsgivaren inte håller tidrapporter alls, kan han hållas ansvarig för brott mot arbetslagar (artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott)*****.

Vi vill också uppmärksamma er på att skatteverket inte är den enda tillsynsmyndigheten som kontrollerar detta dokument. Företrädare för försäkringskassan kan till exempel studera den för att klargöra de beräknade ersättningsbeloppen för tillfällig invaliditet. Statens yrkesinspektion kontrollerar också regelbundet tidrapporterna.