Analys av betalningskalendern på exemplet med ett byggföretag. Betalningskalender som budgeteringsverktyg. Principer, regler, sekvens av bildning

Betalningsplan- detta är en av typerna av företagets operativa ekonomiska plan, utvecklad för vissa typer av kassaflöden (skattebetalningskalender, betalningskalender för uppgörelser med leverantörer, betalningskalender för att betjäna ett lån, etc.) och för företaget som en helhet (i det här fallet beskriver den den nuvarande ekonomiska planen för mottagande och utgifter av medel).

Upprätta en betalningskalender

Betalningskalendern upprättas vanligtvis för den kommande månaden (uppdelad på dagar, veckor och decennier). Består av följande två avsnitt:

• schema för att spendera pengar (eller schema för kommande betalningar);
• kassaflödesschema.

Tidsplanen för att spendera medel återspeglar tidpunkten och beloppen för betalningar från företaget under den kommande perioden för alla (eller specifika) typer av finansiella åtaganden.

Tidsplanen för mottagande av medel är utvecklad för de typer av rörelser av dessa medel för vilka det finns ett returflöde; den fastställer villkoren och beloppen för kommande betalningar till förmån för företaget.

Betalningskalendern är utvecklad för att i tid återbetala företagets brådskande ekonomiska förpliktelser och säkerställa konstant solvens under den aktuella perioden.

Var sidan till hjälp?

Mer finns om betalningskalendern

1. Realtidsoptimering av företagets kassaflöden
   Den specifika tidsperioden för vilken betalningskalendern ska upprättas är inte klart definierad Valet av tidsintervall som täcks av kontantbudgeten beror på företagets karaktär.
2. Hur man förbättrar finansförvaltningen i kristider
   Vi handlade med ögat, låt oss uppskatta hur mycket pengar som kommer in och hur mycket som kommer att gå ut om vi inte gissar - vi kommer snabbt att ta ett lån och stänga kassagapet
3. Beprövade sätt att hantera företagets pengar
   Det finns dock några enkla steg som hjälper dig att utveckla en betalningskalender Steg 1. Utveckla strukturen för betalningskalenderposterna. Det enklaste sättet att göra detta är att ta
4. Insättning som ett sätt att säkerställa företagets solvens
   Betalningskalendern hjälper till att planera kommande betalningar mer i detalj efter motpart och syfte med betalningen Betalningskalender är ett planerat finansiellt dokument som återspeglar dagliga kvitton och
5. Säkerställa balansen mellan fordringar och skulder för organisationer i ryska regioner som en riktning för att stärka regionala budgetar
   Wilson, som används flitigt i främmande länder, utvecklingen av en betalningskalender som gör det möjligt att i största möjliga utsträckning synkronisera positiva och negativa kassaflöden, och därigenom öka effektiviteten i företagets kassaflöde
6. Aktuella frågor om kassaflödeshantering
   Den återspeglar de planerade kassabalanserna i början och slutet av perioden. Betalningskalendern sammanställs på basis av kvitton och ansökningar om utgifter
7. finansiell planering
   När du skapar en betalningskalender löses följande uppgifter: organisation av redovisning för tillfällig dockning av kassakvitton och företagets framtida utgifter
8. Cash Management Policy
   För dessa ändamål utvecklas en plan för mottagande och utgifter av medel, en betalningskalender och andra dokument som säkerställer denna omsättning. 3. Fastställande av det minsta nödvändiga saldot av monetära tillgångar
9. Systematisk hantering av fordringar
   Implementeringen av kontrollfunktionen kräver övervakning och analys av fordringarnas tillstånd baserat på att upprätthålla en betalningskalender och jämföra den med schemat för förväntade kontantinbetalningar från gäldenärer för att
10. Attraktionspolicy för handelskrediter
    Handelskreditavräkningar ingår i betalningskalendern och kontrolleras i processen för att övervaka aktuella finansiella aktiviteter I processen med att utveckla en attraktionspolicy
11. Kreditpolicy
    Lånebetalningar ingår i betalningskalendern och övervakas i processen för att övervaka aktuella finansiella aktiviteter För företag som drar till sig ett stort belopp
12. Hur man övervinner krisen om företaget är på gränsen
    Strikt kontroll av medel sammanställning av betalningskalendrar rangordning av betalningar efter prioritet och iakttagande av prioriteringsgränser och införa ytterligare auktorisering
13. Hur man ändrar de etablerade reglerna för planering och kontroll av betalningar på en månad
    Det blev möjligt att snabbt skapa en betalningskalender för vilken period som helst som inte överstiger en månad
14. Rörelsekapitalhantering av en ekonomisk enhet som en viktig riktning för dess kortsiktiga finanspolitik
    Andra gäldenärer gör en prognos över kassaflöden från gäldenärer med hjälp av indrivningskvoter som sammanställer en betalningskalender refinansiera kundfordringar 2 Som effektiva åtgärder för att refinansiera kundfordringar på
15. Skatteplanering
    Små organisationer inkluderar skattebetalningsindikatorer i den allmänna betalningskalendern. Synonymer för skatteplanering Sidan var till hjälp
16. Formulär "uttalande av kassaflöden": funktioner för att sammanställa och bedöma solvensen för en kommersiell organisation baserad på den
    VV Kovalev definierar solvens som ett företags förmåga att uppfylla betalningskalendern utan kränkningar, det vill säga företaget har tillräckligt med kontanter för att betala skuldförpliktelser
17. Policy för hantering av leverantörsreskontra
    Betalningen av medel ingår i betalningskalendern som utvecklas och kontrolleras i processen för att övervaka företagets nuvarande finansiella aktiviteter med hänsyn till den förväntade tillväxten
18. Upplåningspolicy
    Låneservicebetalningar ingår i betalningskalendern och övervakas i processen för att övervaka aktuella finansiella aktiviteter Hos företag som attraherar en stor volym
19. Attraktionspolicy för banklån
    Dessa betalningar ingår i betalningskalendern och kontrolleras i processen för att övervaka företagets aktuella finansiella aktiviteter. 7. Säkerställa snabb och
20. Förordning som gör det möjligt att optimera rörelsekapitalet i innehavet
    С betalningskalenderbalanseringsförfarandet genomförs 4.6.4. Den som ansvarar för utgiftsdelen kan bara balansera i de poster som ligger inne

Introduktion

Det förutsätts att läsaren redan vet vad en betalningskalender är och varför den behövs, i samband med detta kommer endast praktiska frågor om att organisera en betalningskalender att diskuteras vidare. Dessutom är en minsta kunskap om budgeteringsterminologi önskvärd (förståelse av sådana termer som "budget", "begränsande", "CFD"). Om allt ovanstående är klart för dig, föreslår jag att du bestämmer dig, men hur korrekt är kampanjen som tillhandahåller en betalningskalender i MS Excel? Det finns olika rakt motsatta åsikter, tk. allt är inte så enkelt här. Låt oss försöka vara objektiva. Om du har en mjukvaruprodukt där du för drift- eller redovisningshandlingar, är det troligtvis bättre för dig att hålla en betalningskalender i denna produkt, även om dess funktionalitet inte helt tillfredsställer dig. Om vi ​​pratar om 1C, kan det vara vettigt att förfina den för att upprätthålla en betalningskalender i databasen. Men som alltid finns det undantag från reglerna, som du kan lära dig om i slutet av nästa block i artikeln.

För- och nackdelar med att använda MS Excel som en plattform för att organisera en betalningskalender

Innan jag pratar om organisationen av betalningskalendern i MS Excel vill jag lista de största nackdelarna med detta tillvägagångssätt.

1) Brist på referensintegritetskontroll - MS Excel kontrollerar inte användare om de vill ta bort värdet på en cell. Du kan hantera detta indirekt genom att ställa in cellskydd, eller genom makron, men problemet kan visa sig när som helst;

2) Problemet med driftläget för flera användare - det är möjligt att organisera något slags fleranvändarläge i MS Excel om vi pratar om två eller tre användare, men om det finns fler användare är det bättre att tänka om databasen;

3) Åtkomstkontroll och sekretess - alla lösenord i MS Excel är väldigt lätta att bryta, om så önskas kan även en person långt från IT-branschen enkelt hitta flera av dessa metoder i öppna källor. Således bör åtkomst till filen endast ges till betrodda personer;

4) Återinmatning av data - till skillnad från 1C finns det ingen färdig utbytesbehandling mellan MS Excel och en bankklient, självklart kan du göra det, men det blir billigare att modifiera databasen du använder för att upprätthålla en betalningskalender i den. Men på små volymer av operationer ger användningen av bearbetning inte betydande besparingar i arbetskostnader;

5) Begränsning av storleken på databasen - en stor datauppsättning av MS Excel kommer inte att dra, även om för ett medelstort företag kommer kapaciteten i MS Excel att räcka.

Av det föregående kan vi dra följande slutsats - användningen av MS Excel för att organisera en betalningskalender är tillåten förutsatt att följande villkor är uppfyllda samtidigt:

1) Volymen av betalningstransaktioner per dag överstiger inte 20-30 dokument;

2) Högst tre betrodda personer arbetar med filen;

3) Du har inte betalningskalenderns funktionalitet i mjukvaruprodukten som används för bokföring eller driftsredovisning.

Jag hoppas att det är tydligt att ovanstående villkor inte är en dogm, utan låter dig "känna" de tillåtna gränserna.

Nu några ord om nyanserna som kan uppväga nackdelarna med att organisera en betalningskalender i MS Excel. Faktum är att utöver själva betalningsregistret och betalningskalendern kan denna fil fortfarande utföra ytterligare läckra funktioner - till exempel budgetering och begränsning av betalningar i förhållande till budget, och MS Excel-brister i att återinmata data kan helt kompenseras genom att organisera ett tvåvägsutbyte med betalningsundersystemet 1C. Faktum är att om du ska arbeta nära med budgetering, så kan den relativa effektiviteten av MS Excel i jämförelse med specialiserade budgetprogramvaror lätt uppväga nackdelarna med att använda MS Excel som en betalningskalenderplattform. Därför innehåller exemplet som behandlas i denna artikel omedelbart delar av budgetering, nämligen att begränsa betalningar (utan detta ser jag ingen praktisk mening med att använda MS Excel för att organisera en betalningskalender). Har du ett budgetsystem i MS Excel så får du genom att sätta upp överföringen av betalningsgränser till betalningskalendern med ganska enkla formler från den ett billigt, enkelt och effektivt budgetverktyg. Nu, efter att ha klargjort för- och nackdelarna med MS Excel-betalningskalendern, kan du själv bestämma om du vill använda MS Excel för betalningskalendern eller inte.

Jag vill också varna dig - syftet med artikeln är inte att beskriva processen för att utveckla en färdig betalningskalender, som du kan ta och börja använda, för i det här fallet skulle artikeln inte behövas, det skulle räcka för att ta den bifogade filen. Ja, och det skulle inte vara en artikel, utan en bok. Därför är syftet med artikeln att visa metodiken och principerna för att skapa en betalningskalender, med hänsyn till de praktiska nyanserna av att ställa in tabeller och formler i MS Excel. I exemplet under övervägande gjordes flera förenklingar så att du lättare och snabbare skulle kunna förstå exemplet, men jag lovar, om du har minimal kunskap i MS Excel och lite tid för noggranna studier, så kan du anpassa exemplet som ges och det kommer att fungera.

Konceptet med att sätta upp en betalningskalender i MS Excel

Konceptet är som följer:

1) Vi skapar nyckelklassificerare på separata ark i MS Excel-boken (poster av kassaflöde och CFD, för ett fungerande exempel, till exempel, motparter, organisationer, bankkonton / kassadiskar kan fortfarande behövas);

2) Vi ställer in överensstämmelsen mellan artiklarna i DDS och CFD;

3) Skapa ett ark med en kassaflödesbudget (BDDS);

4) Skapa ett ark med ett register över betalningar (detta ark kommer att vara den huvudsakliga arbetsplatsen);

5) Vi skapar ett ark med ett register över ökande gränser (för ansökningar utanför budgeten för att spendera pengar);

6) Vi skapar ett ark med en datatabell som samlar in all information som behövs för betalningskalendern;

7) Vi skapar en pivottabell "Betalningskalender" - detta är faktiskt ditt mål;

8) För ett komplett system är det fortfarande bra att skapa en rapport som visar genomförandet av kassaflödesbudgeten, inte nödvändigtvis - men jag rekommenderar det.

Jag kommer också att tillägga att du dessutom kan konfigurera uppladdningen av betalningsorder i 1C och ladda från 1C fakta om betalningar och saldon på konton / kassaregister. Dessutom kan du ställa in utbyte av kataloger med 1C, särskilt sådana stora som entreprenörer. Processen är kreativ - men med överskott av tid och resurser är det viktigaste att inte ryckas med i poleringsprocessen, eftersom MS Excel fortfarande har många brister, och det kan vara bättre att rikta din kreativa energi på detta fall att överföra betalningskalendern till en normal databas.

Skapa klassificerare

För varje klassificerare skapar vi ett separat ark, i vårt fall är dessa arken "Classifier of the Central Federal District" och "Classifier of articles of the DDS".

Det finns en annan nyans med DDS-artikelkatalogen - i många fall behövs inte den fullständiga versionen av klassificeraren, den fullständiga versionen förstår närvaron av grupper och inkomstposter. Ibland behöver du bara en lista över DDS-artiklar om betalningar. För dessa ändamål, skaffa ytterligare ett ark "ArticlesDDS_Payments"

Låt den fullständiga versionen av referensboken med DDS-artiklar "bo" på bladet "Klassifierare av DDS-artiklar". Efter att ha fyllt i betalningsposterna, skapa en namngiven intervalllista (fliken "formler" - "Tilldela ett namn").

Värden inom intervallet ArticlesDDS_Payments kan anges med länkar från den fullständiga klassificeraren av artiklar DDS.

Ett viktigt steg är länkningen av DDS-artiklar till det centrala federala distriktet. Förutom att vara det rätta steget när det gäller metodiken för att hantera ett företag genom budgetar, kommer det också att avsevärt underlätta inmatningen av betalningsdata och kommer att minska antalet fel. Tekniskt sett är denna möjlighet organiserad ganska enkelt - en tabell skapas på ett separat ark, vars kolumner kallas namnen på CFD, och motsvarande CFD-artiklar i DDS skrivs in i raderna.

Därefter skapas en namngiven lista för varje CFD på det tidigare visade sättet (genom att namnge ett område).

Förutom de listade klassificerarna är det också nödvändigt att skapa en lista över planeringsperioder, som kommer att fungera som en separator för budgetperioder. I synnerhet är den här listan användbar när du anger en kassaflödesbudget, när du ökar gränserna och när du lägger till förfrågningar om att spendera pengar.

Budgethantering (gränser)

För att kontrollera löpande betalningar för överensstämmelse med budgeten kommer två tabeller att behövas - "DDS Budget" och "Öka gränser". Låt oss skapa ark med samma namn och placera dessa tabeller på dem.

För att FRC och planeringsperioder inte skulle behöva skrivas ut varje gång kan du lägga till funktionaliteten att välja värden från listan. Låt oss visa detta med exemplet med kolumnen "CFD" - du väljer ett medvetet stort utbud av CFD (för ett träningsexempel räcker det med 20 rader, för ett fungerande exempel måste du tillhandahålla minst tio tusen rader). Efter att ha valt intervallet på fliken "Data", i knappblocket "Arbeta med data", klicka på knappen "Datavalidering", i dialogrutan som öppnas, i fältet "Datatyp", välj "Lista". och i fältet "Källa", skriv in likhetstecknet och namnet på den namngivna listan, i vårt exempel kommer det att se ut så här: =CFD.

Efter dessa manipulationer kommer CFD-fältet att fyllas med ett val från listan, vilket utan tvekan är mycket bekvämt.

På samma sätt bör du ställa in valet i kolumnen "Planeringsperiod"

Men med DDS-artiklar är saker och ting lite mer komplicerade. Att välja från en komplett lista är olämpligt, och det är här möjligheten att välja värden från en underlista är praktisk.

Genom att ange i källfältet inte namnet på listan, utan funktionen INDIRECT() som returnerar en lista efter namn, kommer vi att kunna visa för urval endast de artiklar som relaterar till denna CFD!

Om du vill kontrollera betalningarna för att de överensstämmer med budgeten (begränsa betalningarna), kommer du oundvikligen att möta uppgiften att återspegla det faktum att höja gränserna. För dessa ändamål, på arket "Ökande gränser", skapa en tabell där det kommer att finnas registreringsfält (nummer och datum), såväl som meningsfulla fält (CFD, DDS-artikel, planeringsperiod och belopp). Dessutom kan du lägga till godtyckliga tider, som "Orsak till gränshöjning". Att ställa in valet av CFD, planeringsperioden och artiklarna i DDS görs på samma sätt som vi gjorde när vi utvecklade DDS-budgettabellen.

Register över betalningar

Betalningsregistret är en tabell där planerade, gjorda och inställda betalningar ska registreras. Om det finns en betalningsgräns kan du se budgetsaldon, samt ställa in ett filter som ger dig ett verktyg för att godkänna betalningar för ett specifikt datum.

Du bör mest ansvarsfullt närma dig designen (bekvämligheten) av just detta bord, eftersom hon måste jobba med varje dag. För att åtminstone en aning visa MS Excels möjligheter när det gäller gränssnittsbekvämlighet, ingår ett makro i exemplet för att förenkla valet av datum, nedan kommer makrofunktionaliteten att visas i aktion, men du kan se texten till koden i exemplet, artikeln kommer att uppehålla sig vid detta i detalj är inte vettigt - speciellt eftersom datum lätt kan matas in manuellt.

För att registrera transaktioner, skapa kolumnerna "Ansökningsnummer", "Ansökningsdatum", "Betalningsnummer" och "Faktiskt betalningsdatum". Ur synvinkel att begränsa betalningar (budgetering) är nyckelkolumnerna "CFD", "DDS-artikel", "Planeringsperiod" och, naturligtvis, "Belopp". Kolumnen "Budgetsaldo om vi betalar" ska beräknas - d.v.s. beräknas automatiskt för att informera användaren om budgetens nuvarande läge. Kolumnen "Önskat betalningsdatum" är nödvändig för bekvämligheten med att godkänna betalningar (i den fungerande versionen är det lämpligt att lägga till kolumnen "Deadline för betalning"). För att registrera fakta om betalningsgodkännande, lägg till kolumnerna "Godkänd" och "Planerat betalningsdatum". Genom att filtrera tabellen efter parametrarna "Paid"=FALSE, "Approved"=TRUE får du en tabell där du kan skapa en betalningskalender genom att ändra det planerade betalningsdatumet. Genom att lägga till filtret "Planerat betalningsdatum" = aktuellt datum får du en lista över betalningar för idag.

Låt oss diskutera de tekniska aspekterna. Makron, som nämnts ovan, kan förenkla inmatningen av datum genom att implementera möjligheten att välja dem från kalendern genom att dubbelklicka på en cell.

Ställ in CFD och planeringsperioder genom att välja från intervallen med samma namn, ställ in valet av DDS-objekt från de underordnade listorna på samma sätt som det visades i avsnittet om BDDS. Förmodligen det svåraste ögonblicket är beräkningen av budgetsaldon efter ansökan. För att göra detta, använd den utmärkta SUMIFS()-funktionen.

Formeln ska "dra ut" DDS-budgeten (huvudgränsen från "DDS-budget"-bladet), lägga till en ytterligare gräns till den från arket "Öka gränser" och subtrahera alla tidigare godkända belopp i tabellen "Betalningsregistret". enligt data CFD-Artikel DDS-Planering Period, inklusive den aktuella raden. Du kan läsa exakt hur du använder denna formel i MS Excel "hjälp" - allt är tydligt beskrivet där.

Betalningsplan

Betalningskalendern innebär ett schema över kassakvitton, betalningar och saldon efter perioder (vanligtvis dagar). I MS Excel är verktyget "pivottabell" idealiskt för en grafisk representation av betalningskalendern, nedan är ett exempel på vad vi ska få "output".

Men för att pivottabellen ska kunna bildas bör en tabell med data förberedas. I vårt fall, för dessa ändamål, behöver vi en fyrdimensionell datatabell och resursen "Summa". Måtten är som följer:

Datum - kolumner kommer att grupperas efter detta datum

Typ - fyra möjliga värden - initialt saldo, inkomst, kostnad och slutsaldo.

Indikator - för typen "Utgift" är detta en DDS-post, för andra typer duplicerar indikatorn själva typen (initial balans, inkomst och slutsaldo).

Entreprenör - motparter efter planerade utgifter kommer att visas här.

Det föreslagna exemplet förutsätter att det initiala inkommande saldot och planerade kvitton kommer att matas in manuellt av användaren (fälten är markerade med gult). De återstående fälten kommer att beräknas. Innan du börjar konstruera tabellen, bestäm dig för vilken tidshorisont för planering av kassaflöden efter dagar du kommer att lita på. Jag har valt 9 kalenderdagar. De första linjerna som motsvarar planeringshorisonten ska fixas. För varje dag skapar jag tre rader, med startsaldo, inkomst och slutsaldo, sedan samma rader för nästa datum och så vidare till slutet av planeringshorisonten.

Placera förbrukningsdelen under de fasta blocken. Dessa data kommer att ändras dynamiskt beroende på vad du har angett i tabellen "Betalningsregistrering".

Nu lite om formler. De två första raderna för den första planeringsdagen fylls i manuellt. Detta är det initiala saldot och den planerade inkomsten. I den fungerande versionen är det lämpligt att ställa in det inkommande saldot så att det beräknas baserat på verkliga kassasaldon, med hänsyn till pengar på väg (en tabell som periodiskt laddas från samma 1C är lämplig). Fältet Inkomst innehåller det beräknade beloppet kontanter du förväntar dig att få på det första datumet. Intäktsmässigt gäller detsamma för resten av de fasta linjerna - frågan om vad som ska läggas i den prognostiserade inkomsten avgörs för varje företag för sig. Detaljerna för detaljhandelskedjorna gör det möjligt att upprätta kalenderprofiler för prognostiserade kvitton; för designorganisationer upprättas schemat för kvitton individuellt för varje akt/etapp, etc.

Alla fasta datum för planeringshorisonten, från och med den andra, måste innehålla formler för beräkning av ingående och utgående balans. Här måste du också använda SUMIFS()-funktionen.

Principen för formeln för att beräkna det slutliga saldot är enkel - vi tar det initiala saldot för det beräknade datumet (lika med det slutliga saldot föregående dag), adderar den förväntade inkomsten och subtraherar alla utgiftsbelopp som SUMIFS()-funktionen valt av det aktuella datumet i blocket som innehåller utgiftsdelen.

Hur man använder den utvecklade betalningskalendern.

Du, som arbetar med betalningsregistret, anger de planerade betalningsdatumen. I betalningskalenderdatatabellen anger du det planerade kassasaldot och beräknade inbetalningar. Efter det, gå till "PC"-arket och klicka på "Uppdatera" i pivottabellen "Betalningskalender". Därefter får du en betalningskalender i visuell form.

Låt oss säga att du inte är nöjd med det nuvarande schemat, till exempel vill du undvika ett kassagap den 16 oktober - gå till tabellen "Register of payments", ändra det planerade betalningsdatumet för applikationen (som är 600 tusen rubel) låt oss säga 18 oktober.

Du uppdaterar pivottabellen med betalningskalendern igen och den flyttar betalningen på 600 tusen rubel. den 18.10 och räknar om de initiala och slutliga kassabalanserna!

Allt är enkelt och effektivt!

För att företaget ska kunna uppfylla sina ekonomiska förpliktelser i tid bör kassaluckor undvikas - en brist på medel som krävs för att finansiera regelbundna utgifter. Från och med version 3.0.43.152 har 1C:Accounting 8-programmet en "Betalningskalender" som inte bara hjälper till att hantera kassagap, utan också hjälper till att snabbt hantera finansiella flöden. Kalendern kan spegla information om kvitton från köpare och om planerade betalningar till leverantörer; om betalningar till budgeten; om sena betalningar; om medel som är på väg mellan banken och kassan (till exempel vid insamling), och som planeras tas emot enligt inlösenavtal. Den nya funktionen är särskilt användbar för små och medelstora företag som inte har en ekonomiavdelning eller inte har en ekonomichef i personalen.

Ny funktionalitet för planering av finansiella flöden

För en stabil drift av företaget är det nödvändigt att genomföra alla planerade betalningar i tid. För att göra detta måste det vid tidpunkten för betalningen finnas en tillräcklig mängd medel i kassan eller på organisationens avräkningskonton. Situationen när medlen tillfälligt inte räcker till kallas ett kassagap. I programmet "1C: Accounting 8" utgåva 3.0 tillhandahålls en ny funktionalitet för att förhindra kassaluckor - (Figur 1).

Ris. 1. Blankett för betalningskalender

Tillgång till Betalningskalender utförs av hyperlänken med samma namn från avsnittet Huvud i en grupp Planera. Inställningarna på kommandopanelen anger organisationen för vilken information om planerade betalningar genereras och prognosperioden, inklusive aktuellt datum. - detta är en rapport som återspeglar planen för mottagande och utgifter för medel per dag, samt information om saldot av medel i början och slutet av varje dag.

Negativa värden i slutet av dagen indikerar kassagap. De är markerade med rött i rapporten. För att undvika kassaluckor är det nödvändigt att se till att betalningsbeloppet inte överstiger mängden kvitton, med hänsyn till saldot i början av dagen. Använder sig av , revisorn ser var bristen på medel är planerad, och kan vidta lämpliga åtgärder för att eliminera den.

Avsnitt för betalningskalender

Rapportera i "1C: Accounting 8" utgåva 3.0 kan innehålla följande avsnitt (om det finns lämpliga situationer):

• Betalning från köpare;
• Övrigt utbud;
• Skatter och bidrag;
• Betalningar till leverantörer;
• Återkommande betalningar.

Tänk på vilken information som visas i vart och ett av avsnitten.

Betalning från köpare

I kapitel Betalning från köpare visar betalningar planerade enligt dokumenten i redovisningssystemet Köparens faktura, Genomförande (akter, fakturor), Tillhandahållande av produktionstjänster, OS-överföring, Överlåtelse av immateriella tillgångar. Vi påminner dig om att möjligheten att ange betalningsvillkor i dessa dokument ställs in i funktionsinställningarna. För att användaren ska kunna spåra villkoren för förväntade betalningar från köpare, i avsnittet Main - Funktionalitet på bokmärket Beräkningar flaggan måste sättas Planera betalningar från köpare.

Information om försenade betalningar kan erhållas genom att klicka på lämplig hyperlänk till assistentformuläret Förväntad betalning från köpare(Fig. 2).

Ris. 2. Assistent "Förväntad betalning från köpare »

I assistentformuläret kan du ändra förfallodatum för ett eller flera dokument genom att först markera dem med markören. Med knapp Ändra betalningsvillkor Ett formulär för att ange en ny betalningsvillkor öppnas. Dessutom kan dokumentets betalningsvillkor ändras direkt i kolumnen Förfallodatum. Genom att markera raderna i listan kan du skicka ett mail till motparten med en betalningspåminnelse. Bokstaven genereras automatiskt av knappen Påminna.

Övrigt utbud

I kapitel Övrigt utbud information visas om de medel som satts in i kassan hos kreditorganisationer, sparbanker eller kassadiskar på postkontor för kreditering på organisationens konto, men som ännu inte krediterats för det avsedda ändamålet (saldon på konto 57.01 "Överföringar på väg ”). Avsnittet visar även det planerade mottagandet av medel under förvärvsavtal (saldon på konto 57.03 "Betalkortsförsäljning").

Skatter och bidrag

I kapitel Skatter och bidrag uppgifter för att göra betalningar till budgeten (skatter, avgifter, försäkringspremier) visas. Beloppen för skatter, avgifter och avgifter som ska betalas beräknas enligt infobasdata - dessa är antingen upplupna skatter eller uppgifter från upprättade deklarationer eller rapporter. Om det inte gick att fastställa beloppet för betalningen (det finns till exempel varken deklaration eller periodisering), så visas ett streck i fältet istället för beloppet. För betalningar till budgeten finns åtgärder tillgängliga som liknar motsvarande uppgifter i Uppgiftslista. Genom att klicka på cellen öppnas en meny där du kan välja önskad åtgärd - t.ex. Betala eller Kontrollera med FTS. Om betalningsbeloppet inte är definierat kommer programmet att föreslå vilka åtgärder som bör vidtas - till exempel upprätta en deklaration för relevant skatt.

Betalningar till leverantörer

I kapitel Betalningar till leverantörer betalningar planerade enligt dokument visas Leverantörsfaktura, Kvitto (handlingar, fakturor), Mottagande av ytterligare utgifter, Upptagande av immateriella tillgångar. Genom att klicka på cellen öppnas dokumentet, på grundval av vilket betalningen planeras. För att användaren ska kunna ange betalningsvillkoren i leverantörens dokument krävs det i programfunktionsinställningarna på fliken Beräkningar sätta flaggan Planering av säljarens betalning.

Information om försenade betalningar finns på relevant hyperlänk. Genom att klicka på den öppnas hjälpformuläret. Betalning till leverantörer, med vilken du automatiskt kan generera en lista över betalningsorder för betalning till leverantörer. För att göra detta, flagga de rader som du vill generera betalningsorder för. Betalningsdokument genereras automatiskt genom att klicka på knappen Skapa betalningsorder.

Till avsnitt omfattar betalningar för utbetalning av lön till anställda. Genom att klicka på cellen öppnas en meny där du till exempel kan välja önskad åtgärd betala ut eller Kontrollera med Federal Tax Service för personlig inkomstskatt(Fig. 3).

Ris. 3. Avsnitten "Skatter och avgifter" och "Lön"

Återkommande betalningar

I kapitel Återkommande betalningar information om regelbundna betalningar visas - till exempel för allmännyttiga tjänster, kommunikationer, hyra, internet etc. Datumet för en påminnelse om nästa betalning och regelbundenhet för påminnelser kan ställas in i form av en betalningsorder med hjälp av en hyperlänk Upprepa betalningen? Information om försenade betalningar finns på relevant hyperlänk.

I form av Betalningskalender du kan justera planerna för mottagandet/utgiften av pengar med hjälp av teamet Flytta till en annan dag. För att göra detta, välj området som innehåller information om betalningen. Kommandot är också tillgängligt i snabbmenyn i betalningscellen. Överföring är endast tillgänglig för betalningar till leverantörer och betalningar från köpare.

I en enkel och visuell form ger information om det prognostiserade kassaflödet med möjliga kassagap och bidrar till att snabbt vidta åtgärder för att förhindra denna situation.

Resultatet av att optimera betalningskalendern är en ordnad plan (prognos) av kassaflöde, där det inte finns några kassaluckor.

Effektiv kassaflödeshantering av ett företag är en förutsättning för dess stabila verksamhet. En av de viktiga punkterna i detta avseende är balanseringen av utgifter och inbetalningar av medel över tiden. Utan detta är det stor sannolikhet för problem vid betalning av leverantörernas räkningar, vilket i slutändan leder till underutnyttjande av kapacitet eller betalning av straffavgifter.

Å andra sidan kan korrekt redovisning och analys av kassaflöden göra det möjligt att identifiera outnyttjade källor till ytterligare inkomster för ett företag som inte är relaterade till dess huvudsakliga verksamhet (det enklaste exemplet är ränta på kortfristiga inlåning), detta är också nödvändiga för en kompetent hantering av leverantörsskulder och fordringar.

Betalningskalendern är ett sätt att kontrollera företagets likviditet. Det är ett kortsiktigt kassaflödesschema kopplat till företagets alla aktiviteter. Betalningskalendern är nödvändigtvis kopplad till företagets budgetar och involverar oftast dagliga detaljer. För kompetent användning av detta verktyg måste hela budgeteringssystemet först analyseras (särskilt noggrant när det gäller) och centra för ekonomiskt ansvar (FRC) måste vara tydligt definierade.

Om du är intresserad av att automatisera budgetering, implementera treasury eller IFRS-redovisning, kolla in vår.

Betalningskalendern kan implementeras i olika former, men listan över nödvändiga element är oförändrad:

Få 267 1C-videolektioner gratis:

• inkomstinformation;
• pensionsdata;
• balansdata.

Det är denna information som gör det möjligt att använda betalningskalendern som ett analysverktyg.

Stadier för att upprätta en betalningskalender

Förfarandet för att sammanställa en budgetkalender kan delas in i tre huvudsteg:

• budgetering inom ramen för BDDS;
• upprättande av regler för att göra betalningar;
• automatisering av proceduren för att sammanställa en betalningskalender.

Vid skapandet av BDDS utvecklas budgetstrukturen, volymerna och datumen för kassakvitton och nödvändiga utgifter identifieras. Denna procedur genomförs i nära samarbete med representanter för det centrala federala distriktet. Scenarioplanering är möjlig. För varje typ av verksamhet görs beräkningen av nettokassaflödet (NPF).

Ett av de obligatoriska resultaten av detta skede är ett balanserat schema för kvitton och betalningar, exklusive förekomsten av "kassaluckor". I samma skede är det nödvändigt att identifiera reserver av oanvända medel och fatta ett beslut om deras användning (baserat på företagets tillgängliga möjligheter och riskbedömning).

När man utformar reglerna för att göra betalningar är det nödvändigt att exakt definiera befogenheterna och kompetensen för initiativtagarna av betalningar, mekanismen för att lämna in ansökningar, deras godkännande eller avslag. För närvarande regleras förfarandet för att sammanställa ett register över betalningar för dagen och veckan, listan över "skyddade" objekt är fast, liksom förfarandet för att samordna övergränskostnader.

Som regel används följande betalningsalgoritm:

• inlämnande av relevant ansökan av initiativtagaren;
• kontrollera betalningens överensstämmelse med den godkända betalningskalendern (av chefen för det centrala federala distriktet eller finanstjänsten);
• samordning av eventuella avvikelser från budgeten;
• samordning av betalning med finanstjänsten;
• överföring av instruktioner för betalning till redovisningsavdelningen.

I det tredje steget är det nödvändigt att automatisera överföringen av informationsflöden relaterade till utarbetandet av betalningskalendern, genomförandet av betalningar och mottagandet av kassakvitton. I det här fallet är det nödvändigt att studera de 1C-databaser som används, reglera interna analytiska former och metoder för åtkomst till information. Med en liten aktivitetsskala är det möjligt att begränsa användningen av företags-e-post och Excel.

Ett exempel på att generera en betalningskalender i Excel

Kassaflödeskontroll är huvuduppgiften för alla företags finansiella tjänster. Samtidigt är ett verktyg som låter dig hantera kassaflöden i visuell form företagets betalningskalender eller organisationens betalningsplan.

Upprätta en betalningskalender

Betalningskalendern är det mest användbara och mest använda verktyget för kassören när det gäller operativ ekonomisk planering, vilket gör att du kan få omfattande detaljerad information om saldon och rörelser av kontanta resurser i framtiden under en godtyckligt bestämd tidsperiod.

Det kan utvecklas både i samband med individuella kassaflöden och i hela företaget.

Historiskt sett görs i många företag förberedelse och underhåll av en betalningskalender med hjälp av kalkylblad i Excel (ladda ner ett exempel på en betalningskalender i Excel). Denna metod, som har bevisat sig själv under många år, möjliggör grundläggande ekonomisk planering, eftersom den är starkt beroende av den "mänskliga faktorn". Ett avancerat alternativ som låter dig låsa upp den fulla potentialen hos ett sådant verktyg som en betalningskalender är att kompilera och underhålla den med hjälp av ett automatiserat ekonomisystem.

Den sammanställda betalningskalendern för ett företag i ett specialiserat program utvecklat på basis av 1C: Enterprise är i huvudsak en kassaflödesplan för en viss period med den nödvändiga detaljnivån som är tillräcklig för att fatta beslut om kassaflödeshantering (DDS).

Förebyggande av kassagap

Huvudsyftet med att använda betalningskalendern är att bekämpa kassaluckor. Presentationen av betalningsplanen i en enkel, visuell form gör att du tydligare kan se bilden av kassaflöden som genereras av verksamhetsplaneringsdata baserat på information om planerade in- och avskrivningar av medel.

Figur 1. Ett exempel på en betalningskalender i det professionellt specialiserade programmet "WA: Financier".

Information om det prognostiserade kassaflödet med möjliga kassagap bidrar till att snabbt vidta åtgärder för att förhindra denna situation.

Mycket viktigt för att använda detta verktyg för kassaflödeshantering är dess interaktivitet och förmågan att anpassa analyser av vilket djup som helst i ett användbart sammanhang.

Möjligheten att överföra en planerad betalning direkt i formen med en snabb förändring av situationen enligt planen för intäkter och utgifter för medel ger användaren en tydlig bild av situationen med förändringar i företagets kassaflöden.

Justerbara grupperingar av instrumentet ger användaren den detaljnivå som han verkligen behöver (från sammanfattande omsättningar för varje applikation till detaljerade).

Att använda information om ett lägsta saldo kan vara en effektiv mekanism för att samla belopp på ett konto vid ett visst datum (till exempel för att betala skatt eller betala löner).

Resultatet av optimering av betalningskalendern är en ordnad plan (prognos) för kassaflöde, där det inte finns några kassaluckor.

Betalningsorder

Utifrån dessa uppgifter bildas ett betalningsregister och en betalningsplan, med hjälp av vilka betalningsuppdrag till banken skapas.

Alla dessa krav uppfylls av en betalningskalender implementerad i en mjukvaruprodukt baserad på 1C - "WA: Financier. Kontant hantering".

Betalkalendern i systemet är ett interaktivt verktyg med vilket kassören hanterar företagets kassaflöden.

Figur 2. Ett exempel på en betalningskalender i WA: Finansiär. Kontant hantering".

Betalningskalenderformuläret består av följande områden

Figur 3. Rapportinställningsområde i WA: Finansiär. Kontant hantering".

I inställningarna för betalningskalendern kan du:

Alla dessa funktioner ger användaren möjlighet att inte bara hantera utdata, utan också att anpassa strukturen för betalningskalendern "för sig själva", göra val och skapa ett betalningsregister. Systeminställningar som skapats av användaren en gång kan antingen sparas och användas av användaren själv eller kopieras åt andra.

I enlighet med användarens inställningar genereras företagets betalningskalender med varierande detaljeringsgrad.

Figur 7. Ett exempel på detaljering av betalningskalendern i programmet ”WA: Financier. Kontant hantering".

Dataområdet visar information om det planerade kassaflödet eller betalningsplanen, visar visuellt de områden inom vilka kassören kan flytta betalningsdatumet på ansökningar utan att bryta mot villkoren i kontraktet. Att flytta ansökan till ett annat datum kräver ingen redigering av dokumentet. Användaren "drar" helt enkelt applikationen till ett annat datum. Samtidigt räknas kassaflödesplanen efter datum automatiskt om. Användaren "dra och släpp" kan överföra applikationer, både mellan datumintervallet och mellan platserna för lagring av medel.

Om planeringen kräver information om minsta kontosaldo kan användaren aktivera visningen av denna information genom att välja lämplig post i inställningarna för betalningskalendern.

Figur 8. Ange information om minsta saldo för CA i programmet "WA: Financier. Kontant hantering".

För att ange data om minsta saldo av medel används en speciell assistent, anropad av knappen

Efter "normalisering" av kassaflöden kan användaren göra ändringar i systemet. Efter att ha accepterat ändringarna kommer schemat för datum för planerade betalningar att fastställas i ansökningarna.

På basis av ansökningar kan du skapa ett betalningsregister eller direkt generera betalningsuppdrag för att skicka dem till interaktionssystemet med Client-Bank-programmet.