Om signaturer på primära dokument. Företaget har ingen huvudrevisor, dess funktioner utförs av generaldirektören. Hur ordnar man en sådan kombination? Ingen revisionschef skriver under intyg

PROBLEM

Företaget har ingen huvudrevisor, dess funktioner utförs av generaldirektören. Hur ordnar man en sådan kombination?

BESLUT

Som regel uppstår denna situation i små företag, där generaldirektören, utöver huvudarbetet, har att göra med bokföring. I synnerhet ger lagstiftningen dig följande alternativ för att organisera redovisningsarbete (klausul 2, artikel 6 i den federala lagen av den 21 november 1996 nr 129-FZ "Om redovisning"):

– Du etablerar en redovisningstjänst och utser dig själv till chefsrevisor;

– Du gör din egen bokföring.

I praktiken väcker detta flera frågor, främst relaterade till pappersarbete.

Bolaget har en redovisningsavdelning. I den här situationen kan du anlita en kassörska och vid behov en vanlig revisor. Dessutom ska du i personallistan ta med tjänsten som redovisningschef, vars funktioner du kommer att utföra självständigt. Det vill säga, vi talar om att kombinera tjänsten som chefsrevisor av generaldirektören. Artikel 60.2 i arbetslagstiftningen tillåter dig att göra detta1. Dessutom måste du göra följande:

1. Generaldirektören skriver till namnet på grundaren en ansökan om att kombinera befattningen som generaldirektör och redovisningschef. När den enda medlemmen i bolaget övertar uppdraget som generaldirektören och revisionschefen, formaliseras detta i form av ett beslut av den enda medlemmen i bolaget och en skriftlig order (order) om tilldelning av relevanta befogenheter (del 2 i artikel 273 i Ryska federationens arbetslag. I det här fallet upprättas civilrättsliga relationer (han debiteras inte lön, han beviljas inte semester etc.). Normen i denna artikel tolkas också på ett sådant sätt att den enda deltagaren sluter ett anställningsavtal, undertecknar det på uppdrag av organisationen och på uppdrag av sig själv, som en individ som utsetts till posten som generaldirektör. Anställningsavtalet eller ett tilläggsavtal därtill föreskriver kombinationen av tjänsten som revisor. I detta fall debiteras han lön, semester ges osv.

2. Efter att ha fått grundarens godkännande görs en post i anställningsavtalet med generaldirektören om att kombinera tjänsten som chefsrevisor (eller upprätta ett tilläggsavtal till kontraktet). Anteckningar i ett anställningsavtal (tilläggsavtal) kan se ut så här:

Alternativ 1."Organisationens chef kombinerar tjänsten som chefsrevisor och utför de arbetsuppgifter som anges av kvalifikationsegenskaperna."

Alternativ 2.”Organisationschefen, i samband med kombinationen av tjänsten som chefsrevisor, tilldelas följande ytterligare arbetsuppgifter2:

- organisation av arbetet med att upprätta och upprätthålla organisationens bokföring för att få fullständig och tillförlitlig information om dess finansiella och ekonomiska verksamhet och finansiella ställning av intresserade interna och externa användare;

- bildande, i enlighet med redovisningslagstiftningen, av en redovisningspolicy baserad på detaljerna i villkoren för aktivitet, struktur, storlek, branschtillhörighet och andra egenskaper hos organisationen;

- förberedelse och godkännande av arbetsplanen för redovisningskonton, former av primära redovisningsdokument som används för registrering av affärstransaktioner, former för interna redovisningsrapporter, etc.

3. Anställningsavtalet anger beloppet för den extra betalningen för kombinationen, som fastställs genom överenskommelse mellan grundaren och organisationens chef (artikel 151 i Ryska federationens arbetslag). Till exempel kan du skriva detta: "Organisationens chef får en extra betalning för att kombinera tjänsten som chefsrevisor till ett belopp av ___ (med ord) rubel per månad."

4. Generaldirektören utfärdar en order med sin underskrift om att kombinera tjänsten som chefsrevisor, där du också måste ange tilläggsbeloppet.

Fotnot 1

Dekret från Sovjetunionens ministerråd daterat 04.12.81 nr 1145 "Om förfarandet och villkoren för att kombinera yrken (positioner)", förbjuder cheferna för organisationer och deras ställföreträdare att upprätta en kombination. Detta dokument är dock giltigt i den mån det inte strider mot Ryska federationens arbetslagstiftning, därför kan generaldirektören, enligt vår åsikt, kombinera positionerna för en chef och en chefsrevisor i ett företag. Det bör noteras att en sådan begränsning för "chefer för strukturella underavdelningar, avdelningar, verkstäder, tjänster och deras ställföreträdare", såväl som chefsspecialister, avbröts (beslut av Ryska federationens högsta domstol den 25 mars 2003 nr. KAS03-90, beslut av Ryska federationens högsta domstol av den 20 oktober 2003 nr GKPI03 -1072).

Fotnot 2

Genom att ange i anställningsavtalet för generaldirektören de funktioner som han kommer att utföra som huvudrevisor, kan du använda kvalifikationskatalogen för positioner (godkänd av dekretet från Rysslands arbetsministerium av den 21 augusti 1998 nr 37 ).

Generaldirektören för personligt bokföring. I detta läge är det inte nödvändigt att ta med tjänsten som redovisningschef i bemanningstabellen. Samtidigt måste redovisningen av generaldirektören återspeglas i företagets redovisningsprincip. Sedan måste chefen utfärda en order med följande innehåll (namn och fullständiga namn är villkorade): "I enlighet med beslutet från bolagsstämman för grundarna av LLC Elita, antar jag, Smirnov Vasily Efimovich, generaldirektörens uppgifter från 3 mars 2008 till 3 mars 2011. På grund av frånvaron av befattningen som redovisningschef i personallistan hos Elita LLC, tillträder jag hans uppdrag. Grund: protokoll från grundarnas möte"

Denna variant av redovisning, i motsats till kombinationen av tjänsten som chefsrevisor av generaldirektören, är enligt vår mening lättare.

Rätt att teckna bankkort. Om du kombinerar tjänsten som redovisningschef eller bokför personligen, måste du i bankkortet i fältet "första underskrift" ersätta din underskrift. Och i fältet "andra signaturen" ska det anges att den person som har rätt till den andra signaturen är frånvarande. Det är omöjligt att ge en person rätten till den första och andra underskriften samtidigt3.

En revisor är en specialist med ekonomisk utbildning som sysslar med redovisning för ett företag. Beroende på detaljerna i organisationens verksamhet kan dess personal ha en revisor som samtidigt utför rollen som chef, och flera, som var och en är ansvarig för att upprätthålla tillförlitliga redovisnings- och skatteregister inom ett visst område, eller hela redovisningstjänster.

Det är tack vare revisorn som företaget regelbundet betalar ut löner till sina anställda, betalar skatter och avgifter. Det är omöjligt att föreställa sig verksamheten hos något modernt företag utan en sådan anställd som är ansvarig för att organisera tillförlitlig redovisning av alla fakta om ekonomisk verksamhet.

• en revisors disciplinära ansvar(vid olämplig utförande av arbetsuppgifter som föreskrivs i anställningsavtalet och) - har 3 typer: tillrättavisning, anmärkning, uppsägning;
• en revisors ansvar(antingen i beloppet inom den genomsnittliga månadsinkomsten, eller i sin helhet, om avslutad);
• revisors administrativa ansvar(i fall av felaktigt utförande av officiella uppgifter kan påföljder tillämpas (om skuld fastställs och preskriptionstiden iakttas) i enlighet med artiklarna i Ryska federationens kod för administrativa brott;
• revisors ansvar(till exempel för utebliven skatt i stor skala: medvetet införande av falsk information i deklarationen, medvetet riktad beräkning) - kan vara inblandade som medbrottslingar tillsammans med ledningen.

Revisorns ansvar

Chefsrevisorn på företaget är en ledande specialist som är helt anförtrodd med funktionerna för tillförlitlig, snabb och högkvalitativ redovisning på företaget. I enlighet med federal lag är huvudrevisorn ansvarig för utveckling, snabb leverans och tillhandahållande av tillförlitliga finansiella rapporter.

Detta betyder dock inte att ordinarie anställda på redovisningsavdelningen inte bär något ansvar, och endast chefsrevisorn kommer att vara ansvarig för deras "missar" och "brister".

Vilket ansvar har en ordinarie räkenskapsförare?

Liksom alla andra anställda är en revisor ansvarig för kvaliteten på sina arbetsuppgifter. Till exempel är en lönebokförare ansvarig för korrekt intjäning av anställda, aktualiteten för rapportering till icke-budgetära fonder.

Naturligtvis måste chefsrevisorn kontrollera sina underordnades aktiviteter, men chefsrevisorn kommer inte att ha möjlighet eller tid att kontrollera varje anställds arbete, eftersom han har fulla av sina uppgifter.

Revisorn bär disciplinärt, materiellt, administrativt eller straffrättsligt ansvar. Var och en av dessa typer av ansvar manifesterar sig i sin egen form (anmärkningar, böter, uppsägning, skadestånd) och tilldelas för systematiska fel, brister som finns i hans arbete.

Så, om en revisor för redovisning av varor och material behandlar sina uppgifter försumligt, inte utför en månatlig avstämning av saldon, vilket som ett resultat leder till brist, tillämpas disciplinärt eller väsentligt ansvar på honom.

Som en del av det disciplinära ansvaret kan en ordinarie anställd på redovisningsavdelningen eller till och med redovisningschefen sägas upp, men det måste finnas goda skäl för det.

Revisorn kan bli ansvarig. Så till exempel kommer en revisor som ansvarar för avräkningar med motparter att ansvara för fel i en betalningsorder som ledde till att medel överfördes till fel byteskonto. Revisor-kassören kan hållas ansvarig för den upptäckta bristen på kontanter. Samtidigt kommer han att få kompensera förlusterna, till exempel av sin lön.

Räkenskapschefens straffrättsliga ansvar gäller om han medvetet gömde sig från att betala skatt i särskilt stor skala eller begick bedrägliga handlingar. Samtidigt är åsikten att chefsrevisorn agerar på uppdrag av chefen felaktig, därför kommer han inte att svara. Som en del av straffansvaret kommer båda tjänstemännen att hållas ansvariga enligt lagen.

En vanlig revisor kan hållas ansvarig om han medvetet har gjort sig skyldig till stöld av medel eller medverkat till andra straffrättsliga handlingar, befunnit sig i en kriminell sammansvärjning, till exempel med en lagerhållare som ansvarar för säkerheten för materiella tillgångar.

Räkenskapschefens underskrift på fakturan krävs. Och han skriver på fakturor utan fullmakt. Och vem har rätt att sätta sin namnteckning istället för signaturen från den chefsrevisor som är på semester?

Vem ska underteckna bankdokument

En mycket viktig fråga är undertecknandet av bankdokument. Om en anställd som ersätter chefsrevisorn ges rätt att underteckna bankdokument under en lång period, bör bankkort återutges. I dem bör, förutom provunderskrifter av chefen och chefsrevisorn, även provunderskrifter från ersättare antecknas. Först då kommer dessa personer att kunna underteckna betalningsuppdrag och checkar. Vikarie kan även beviljas rätt att teckna tillfälligt, då ska tillfälliga kort med provsignatur ges ut till befintligt kort på banken.

Om du har ett "Bank-klient" -system behöver du inte utfärda bankkort för betalningsorder, det räcker bara att överföra EDS-nycklarna till chefsrevisorn för att signera elektroniska dokument. Detta ska återspeglas i föreläggandet om myndighetsöverlåtelse under revisorns semester.

Skatterevision när revisionschefen är på semester

Om en skatterevision kommer till organisationen under chefsrevisorns semester, kommer ingen att överföra den på grund av hans frånvaro.

Men om skattemyndigheterna ber dig att lämna in dokument eller information, kan du i samband med chefsrevisorns semester ansöka om en förlängning av tidsfristen för deras inlämning i enlighet med punkt 3 i artikel 93 i skattelagen.

Om du måste lämna in handlingar som en del av en dubbelkontroll, kan chefsrevisorns semester vara en anledning att förlänga tidsfristen för att tillhandahålla handlingar och information i enlighet med punkt 5 i artikel 93.1 i skattelagen.

Dokumentflödet ska inte "stiga upp"

Nåväl, nu om det viktigaste - om dokumentflödet.

1) I samband med överlåtelse av funktioner för bokföring och skattestöd samt frånvaro av en redovisningschef i personalen, som har rätt att underteckna primära kassahandlingar (Utgiftsorder, kvittoorder, kassabok etc. handlingar), som samt lönebesked, överföringar av reseersättningar etc. där signaturen ”Räkenskapschef” finns? 2) Och även kan Gen. direktören att utfärda en fullmakt att underteckna den första underskriften (för företagets chef), (anges i punkt 1 i dokumenten) underteckna dokument för den tid han är frånvarande? 3) Vem ska skriva under skattedeklarationer (för chefsrevisorn?)

Svar

1. Primära handlingar undertecknas av en person som är behörig av chefen. Revisorn är undertecknad av chefen för organisationen som för bokföring.

Gäst, bekanta dig -!

3. Chefen för den organisation som för din bokföring.

Skälet för denna position ligger i materialet i System Glavbukh.

1. Underskrifter av ansvariga personer

Fakturan på papper ska undertecknas av säljarens (exekutor) chef och revisor. Fakturan kan undertecknas av andra personer som är behöriga att göra det på uppdrag av chefen eller en fullmakt för organisationens räkning.

En faktura som utfärdas för en företagares räkning kan undertecknas antingen av företagaren själv eller av en person till vilken företagaren har utfärdat en lämplig fullmakt. Till exempel en revisor som för register över en affärsmans verksamhet. I båda fallen måste fakturan innehålla detaljerna i intyget om statlig registrering av företagaren.

Till exempel kan en faktura utfärdad av en företagare, men undertecknad av en behörig anställd, utfärdas enligt följande.

En faktura som upprättats i elektronisk form måste attesteras av en kvalificerad chef för organisationen eller annan person som är behörig att göra det på order av organisationens chef eller fullmakt. Om leverantören (utföraren) är en företagare måste han intyga den elektroniska fakturan med sin förstärkta kvalificerade. När en organisation upprättar en faktura i elektronisk form bildas inte indikatorn "Chief Accountant (signatur) (fullständigt namn)".

Detta förfarande följer av bestämmelserna i artikel 169 i Ryska federationens skattelag, bilaga 1 till det godkända förfarandet.

Överlåtelse av signaturrättigheter

Situation: hur man på ett korrekt sätt överför rätten att signera fakturor från chefen och redovisningschefen till andra anställda i organisationen

Överlåtelsen av rätten att underteckna fakturor kan utfärdas genom en fullmakt från organisationen eller genom order (instruktion) av chefen ().

Det finns inga standardprover för beställningar (beställningar), så dessa dokument kan upprättas i valfri form. Huvudsaken är att de innehåller information om vem som har rätt att skriva, och provunderskrifter av dessa anställda. Dessutom kan du i beställningen (instruktionen) ställa in under vilken period en behörig anställd har rätt att skriva under fakturor. Det kan också tänkas vem som får teckningsrätt i stället för auktoriserad anställd under sin sjukdom eller frånvaro av andra skäl.

Behöriga medarbetare attesterar fakturor med sina underskrifter. Samtidigt fyller de i uppgifterna "Organisationens chef eller annan auktoriserad person" och "Chiefrevisor eller annan auktoriserad person", sätter de personliga signaturer och i utskriften av det fullständiga namnet anger de deras namn och initialer. Du kan göra det annorlunda: lägg till ytterligare rader på fakturan och ange i dem de verkliga positionerna för auktoriserade personer och avkodningen av deras namn och initialer. Båda alternativen strider inte mot lagen och kan inte utgöra skäl för att vägra dra av moms. Liknande förklaringar finns i brev från Rysslands finansministerium.

Situation: om det är nödvändigt att på fakturan ange ställningen för den anställde som är behörig att underteckna detta dokument istället för chefen (revisorn)

Nej, det behövs inte.

Sammansättningen av de obligatoriska uppgifterna på fakturan fastställs av Ryska federationens skattelag, så deras ändring är oacceptabel. Detta gäller även för sådana fakturauppgifter som "Organisationschef eller annan auktoriserad person" och "Chiefrevisor eller annan auktoriserad person". Således, om fakturan är undertecknad av en auktoriserad anställd, bör hans position inte anges i detta dokument. Men för att identifiera den person som faktiskt undertecknade fakturan, efter signaturen är det nödvändigt att ange hans efternamn och initialer. Denna procedur för att utfärda en faktura, undertecknad av en anställd som är behörig att göra det genom order (instruktion) från chefen eller en fullmakt på uppdrag av organisationen, rekommenderas av Rysslands finansministerium i brev, Federal Tax Service av Ryssland c.

Samtidigt, om den anställde som är behörig att underteckna fakturor angav sin position i den, upprättas inte ett sådant dokument med brott mot det etablerade förfarandet. Varken Ryska federationens skattelag eller förbjuder angivande av ytterligare detaljer (information) på fakturor, inklusive namnen på positionerna för personer som är behöriga att underteckna dessa dokument. Liknande förklaringar finns i brev från Rysslands finansministerium och ".

2. Situation: Vem ska underteckna huvudkontot för huvudrevisorn, om kontot förs av en tredjepartsentreprenör. Organisationen är inte ett litet/medelstort företag

”Låt oss säga att en organisation som inte är ett litet (medelstort) företag har ingått ett avtal med en tredjepartsentreprenör om tillhandahållande av redovisningstjänster. Vem ska underteckna de primära dokumenten för chefsrevisorn i detta fall?

Chefen ska själv utse en förteckning över personer som har rätt att skriva under primära redovisningshandlingar (Föreskrifter, godkända). Dessa kan vara anställda i organisationen (kassörska, chef etc.), samt representanter för en tredjepartsorganisation som för bokföring.

Rätten att skriva under bankhandlingar kan överlåtas till heltidsanställda, samt till personer som tillhandahåller redovisningstjänster ( ). I bankdokument kan således, förutom organisationens chef, en anställd i organisationen eller chefen för en tredjepartsorganisation som för register underteckna.

Samtidigt kan inte organisationschefen själv skriva på för redovisningschefen. Faktum är att eftersom organisationen inte är ett litet (medelstort) företag kan chefen inte ta över redovisningen *. Denna slutsats följer av artikel 7 i lagen av den 6 december 2011 nr 402-FZ.”

3. Organisation av redovisning

Redovisning och lagring av redovisningsdokument organiseras av organisationens chef ().

Han måste välja ett av följande alternativ och fixa det i redovisningsprincipen:

• tilldela redovisning till chefsrevisorn eller annan ansvarig anställd i organisationen;
• ingå ett avtal om tillhandahållande av redovisningstjänster med en tredjepartsorganisation (specialist);
• ta över redovisning (för små och medelstora företag, samt ideella organisationer som har rätt att tillämpa förenklade redovisningsmetoder).

Det finns inte heller någon exakt sammansättning av detaljerna som ska finnas på kassörskans sigill (stämpel). Tidigare fanns det föreskrifter som reglerade denna fråga, men nu är de upphävda. De kan dock användas. Till exempel, "Om skapandet av City Register of Seals i Moskvas registreringskammare." PÅ).

Chefsrevisor ger råd: Aktiebolag och LLC kan helt överge sigill ("Om ändringar av vissa lagar i Ryska federationen som en del av att ta bort det obligatoriska stämpeln för företagsföretag"). Men eftersom förseglingen tillhandahålls i form av ett kontantkvitto är det riskabelt att bortse från sådana detaljer tills vidare, detta kan leda till att handlingen saknar rättskraft. Det är bättre att vänta på officiellt tillstånd från avdelningar eller en ny form av order.

Mottagaren av pengarna ska i förbrukningsvaran ange beloppet i ord och tecken. Om du utfärdar en allmän utgiftsnota för ett skift, ange i organisationens lokala dokument en ansvarig anställd som kommer att underteckna sådana dokument för mottagaren. Det kan till exempel vara en kassörska, en senior kassörska eller en annan anställd.

Situation:är det nödvändigt att sätta underskrift av organisationschefen på utgiftskontantordern, om det finns underskrifter från revisorn och kassören

Definitivt, men inte alltid. Chefens underskrift behövs inte om det redan finns på bilagorna till kontantordern.

Faktum är att bland detaljerna i kontantbeställningen, som görs upp när man utfärdar pengar från kassadisken, finns det plats för tre signaturer: chefsrevisorn (eller bara en revisor), kassörskan och organisationens chef. Och vid ifyllning av detta formulär, godkänt, står det direkt att kassaordern är undertecknad av chefen och redovisningschefen.

Ett undantag från den allmänna regeln är om dokumenten (ansökningar, fakturor, etc.) som bifogas utgiftskontantordrarna redan har en auktorisationsinskription av organisationens chef. Och ytterligare ett villkor - organisationen har en revisor. Då är direktörens underskrift på själva kontantordern valfri.

Om organisationen inte har en revisor måste chefen i alla fall godkänna utgiftsdokumentet. Även när han satte sin signatur på bilagorna till kassaordern. Detta följer av instruktionerna från Bank of Russia daterade den 11 mars 2014 nr 3210-U.

Samtidigt kan chefen bevilja rätt att skriva under dokument, inklusive kontanter, till en av de anställda i organisationen. Till exempel under din frånvaro. För att göra detta räcker det med att utfärda en fullmakt ( ).

Professionellt hjälpsystem för advokater, där du hittar svaret på alla, även de mest komplexa frågorna.

Offentliggörande

Primära redovisningsdokument accepteras för redovisning om de är upprättade i den form som finns i albumen med enhetliga (standardiserade) former av primär redovisningsdokumentation (klausul 13 i förordningen om redovisning och finansiell rapportering i Ryska federationen, godkänd genom order av den ryska federationen Rysslands finansministerium daterat den 29 juli 1998 N 34n ). Vid beräkning av moms används ett enhetligt fakturaformulär, godkänt genom dekret från Ryska federationens regering den 2 december 2000 nr 914.

Följ kraven

Skattemyndigheterna vägrar allt oftare organisationer att acceptera momsavdrag, med hänvisning till frånvaron av nödvändiga detaljer i fakturan, stavfel, fläckar och bristen på avkodning av chefens och chefsrevisorns underskrifter.

Skattemyndigheternas ståndpunkt stöds av Rysslands finansministerium och förklarar att fakturor där de nödvändiga uppgifterna är felaktigt ifyllda eller inte återspeglas anses vara upprättade i strid med kraven i Ryska federationens skattelag, och momsbelopp på dessa fakturor är inte avdragsgilla (brev från Federal Tax Service daterat 25 maj 2007 nr 19-11/048795).

Om moms på grundval av sådana fakturor redan har dragits av skattebetalaren, kräver skattemyndigheterna att den återställs och betalas till budgeten, med tillämpning av påföljder (klausul 1, artikel 122 i Ryska federationens skattelag).
Dessutom kommer den skattskyldige att åläggas att betala vite för varje kalenderdag av försening på obetald moms. Straffräntan antas vara lika med 1/300 av den nuvarande refinansieringsräntan för Ryska federationens centralbank (klausul 4 i artikel 75) och betalas samtidigt med betalning av skatter och avgifter eller efter betalning av sådana belopp i sin helhet (klausul 5 i artikel 75 ).

Uppmärksamhet
Fullt ansvar för organisationen av redovisning i organisationer, överensstämmelse med lagen när de utför affärsverksamhet, bärs av cheferna för organisationer (klausul 1, artikel 6 i den federala lagen av den 21 november 1996 N 129-FZ "Om redovisning") .

Artikel 169 i Ryska federationens skattelag innehåller endast allmänna krav för utarbetande av fakturor. Klausul 5 i denna artikel listar helt enkelt de nödvändiga detaljerna. Samtidigt förklarar Ryska federationens skattelag inte exakt hur man fyller i dem. Skatteinspektörer kontrollerar däremot särskilt noggrant hur fakturor upprättas och om den skattskyldige lagligen uppvisat moms för avdrag.

Villkoren för att godta mervärdesskatt för avdrag fastställs av 2 kap. 21 i Ryska federationens skattelag. För det första måste varor (arbeten, tjänster), äganderätt förvärvas för transaktioner som omfattas av moms. För det andra beaktas de. För det tredje ska den skattskyldige ha en korrekt utförd leverantörsfaktura, där momsbeloppet är markerat som en separat rad.

Revisorer bör vara uppmärksamma på viktiga punkter relaterade till att signera fakturor. Skattemyndigheten kommer att vara misstänksam om:

det finns inga utskrifter av underskrifter på fakturan;

fakturan är undertecknad av en person för både rektor och redovisningschef;

fakturan som utfärdats av den skattebetalande organisationen innehåller inte raden "Enskild företagare (signatur) (fullständigt namn) (detaljer om intyget om statlig registrering av en enskild företagare)";

Enligt punkt 6 i art. 169 i Ryska federationens skattelag, måste fakturan innehålla underskrifterna från organisationens chef och huvudrevisor eller andra personer som är behöriga att göra det genom en order (annat administrativt dokument) för organisationen eller en fullmakt på uppdrag av organisationen. organisationen.

behörig att skriva under

Organisationens chef och redovisningschef har rätt att delegera befogenhet att underteckna fakturor till andra anställda i organisationen. Behöriga personer agerar antingen på grundval av en order från direktören, eller på grundval av en fullmakt som upprättats på uppdrag av organisationen.

Med hänsyn till att dessa personer är behöriga att underteckna fakturor med det relevanta administrativa dokumentet, rekommenderas det att i fakturan ange namn och initialer på organisationens chef och huvudrevisor efter underskriften, efternamnet och initialerna för organisationen. person som undertecknat motsvarande faktura. Om det också innehåller namn och initialer för organisationens chef och huvudrevisor, bör ett sådant dokument inte anses vara upprättat i strid med kraven i skattelagen.

Skattelagstiftningen och reglerna för redovisning av mottagna och utfärdade fakturor, inköpsböcker och försäljningsböcker vid beräkning av mervärdesskatt (godkänd genom dekret från Ryska federationens regering av 02.12.2000 N 914, nedan kallade reglerna ) ändringar och tillägg till uppgifterna i fakturaformuläret tillhandahåller. Följaktligen är det inte nödvändigt att ange information om positionen för en auktoriserad person i organisationen och detaljerna i motsvarande fullmakt. Samtidigt, om fakturan innehåller ytterligare uppgifter för personer som är behöriga att underteckna fakturan (till exempel positionen anges), bör en sådan faktura inte anses vara upprättad i strid med kraven i skattelagen.

Vissa organisationer ingår avtal för tillhandahållande av redovisningstjänster med ett specialiserat företag eller en specialist - en individ. Detta är tillåtet enligt punkt 2 i art. 6 i den federala lagen "On Accounting" daterad 21 november 1996 N 129-FZ. I det här fallet sätts signaturen på fakturan istället för huvudrevisorn av den som har anförtrotts huvudrevisorns uppgifter - organisationens chef, revisorsspecialisten med vilken ett civilrättsligt avtal har slutits, eller en auktoriserad representant för ett specialiserat företag som sköter bokföring i organisationen.

Ofta är fakturor för chefer och revisorer undertecknade av andra personer som inte är behöriga att göra det genom order eller fullmakt. Om sådana fakturor påträffas hos din leverantör vid en skatterevision har du inte rätt till avdrag för moms.

kamrer

Om organisationen inte har befattningen som redovisningschef kan dess funktioner utföras av organisationens chef. Följaktligen kommer han att underteckna fakturor i stället för redovisningschefen med samma underskrift i rektorns och redovisningschefens underskriftsfält. Detta är möjligt på grundval av en lämplig ordning med följande innehåll: "Jag, generaldirektören för "Organisationens namn", övertar huvudrevisorns uppgifter ...".

Enligt punkt 2 "d" art. 6 i den federala lagen "Om redovisning" kan cheferna för organisationer, beroende på volymen av redovisningsarbete, utföra redovisning personligen. Denna regel förutsätter möjligheten att ha samma namnteckning på fakturor för organisationschefen och för redovisningschefen.

Fakturan är undertecknad av den enskilde

Om en faktura utfärdas av en enskild företagare, undertecknar han ett dokument som anger detaljerna i intyget om statlig registrering av IP. Han skriver dock inte på i stället för redovisningschefen – raden förblir tom. När allt kommer omkring, enligt IP:s lagstiftning, är han själv ansvarig för att upprätthålla bokföring.

Skattebalkens 21 kap. innehåller inget förbud att underteckna en faktura för en företagares räkning av en av denne befullmäktigad person. En skattebetalare kan delta i relationer som regleras av lagstiftningen om skatter och avgifter genom en juridisk eller auktoriserad representant, om inte annat anges i skattelagstiftningen (klausul 1, artikel 26 i Ryska federationens skattelag). En auktoriserad företrädare för en skattebetalare - en individ kommer att utöva sina befogenheter på grundval av en attesterad fullmakt eller en fullmakt motsvarande en attesterad i enlighet med civilrätt (klausul 3, artikel 29 i den ryska skattelagen Federation).

Fax och digital signatur

Många är fortfarande intresserade av frågan om det är möjligt att godkänna fakturor med elektronisk digital signatur (EDS) eller fax. Det är särskilt relevant för organisationer med ett stort arbetsflöde. Samtidigt förbjuder finansiärer traditionellt användningen av fax och digitala signaturer.

Fakturor undertecknade med fax, digital signatur eller signaturer återgivna med elektroniska tryckanordningar anses upprättade och utfärdade i strid med förfarandet och kan inte ligga till grund för att godta moms för avdrag (återbetalning). Denna åsikt uttrycks av Rysslands finansministerium i brev daterade 22 januari 2009 N 03-07-11/17 och daterade 30 september 2008 N 03-02-07/1-383.

Rättspraxis i denna fråga är tvetydig. Enligt ståndpunkten från vissa skiljedomstolar kan förekomsten på fakturan av en faxreproduktion av signaturen från chefen och revisorn för leverantörsorganisationen inte vara en grund för att vägra återbetala moms som betalats till produktleverantörer (dekret från Federal Antimonopoly Service i norra Kaukasusdistriktet daterat 29 september 2008 nr F08-5786 / 2008, daterat 22 september 2008 nr F08-5128 / 2008, daterat 20 augusti 2008 nr F08-4547 / 2008, Federal the Moscoopol Service Distrikt daterat 15 maj 2006 nr KA-A40 / 2894-06, Federal Antimonopoly Service of the Volga District daterat 30 oktober 2008 nr А57-253/08, Federal Antimonopoly Service of the Urals District daterat 18 november 2008 nr. Ф09-8604/08-С2, daterad 19 april 2007 nr Ф09-2754/07-С2).

Samtidigt finns det domstolsbeslut som stöder skattemyndigheterna i deras krav (dekret från Federal Antimonopoly Service of the Far Eastern District daterad 28 juli 2008 nr F03-A37 / 08-2 / 2876, daterad 07 april, 2008 nr F03-A73 / 08-2 / 918, Federal Antimonopoly Service of the Volga District daterad 19 juli 2007 nr A65-3666 / 2006, daterad 21 juni 2007 nr A57-4833 / 06-33 maj 03, 2007 nr A57-4249 / 06).

Högsta skiljedomstolen påpekade i ett av sina avgöranden att anbringandet av en faxsignatur på fakturor, om det finns en överenskommelse om det, inte tyder på att företaget bryter mot kraven i artikel 169 i skattelagen. Läs mer om ställningen för Ryska federationens högsta skiljedomstol i "PB" för maj på sidan 70.

berator "moms från A till Ö"

Om fakturan för rektor eller revisor är undertecknad av andra personer som inte är behöriga att göra det genom order eller fullmakt, så har du inte rätt att ta emot moms för avdrag på grundval av en sådan handling.
Om du ändå vill undvika tvister under verifieringen, attestera fakturan med en riktig signatur. Samtidigt slipper du också anspråk från kunder som, med kännedom om skattemyndigheternas krav, ofta vägrar att ta emot dokument med fax istället för signatur.

Fixar buggar

En felaktigt anbringad signatur i fakturan, samt andra fel i detta dokument, kan rättas. Förfarandet för att göra ändringar av fakturor regleras av paragraf 29 i reglerna. Sådana korrigeringar måste intygas av förvaltarens underskrift och säljarens sigill som anger det datum korrigeringarna gjordes.

Observera samtidigt att rättelse i rätt tid av identifierade överträdelser vid upprättande av fakturor inte kan ligga till grund för att vägra att tillämpa momsavdrag, förutsatt att den skattskyldiges agerande är i god tro. Denna åsikt delas av många skiljedomstolar.

Kommentarer

2014-07-22 Natalia

Bra artikel.
Det var en fråga. Om chefen själv signerar alla dokument. Är det nödvändigt att återspegla ordningen för rätten att underteckna i själva handlingarna? Eller som styrelseledamot kommer inte längre frågan om teckningsrätt för redovisningschefen att uppstå? Är det tillåtet t ex 3 identiska signaturer på följesedeln på fraktsidan?

Svar

08/12/2014 Alexey

På fakturan finns bara revisorns underskrift, men chefen skrev inte på. Kommer fakturan att anses giltig?

Svar

God eftermiddag, Alexey

I enlighet med punkt 6 i art. 169 i Ryska federationens skattelag, är fakturan undertecknad av organisationens chef och huvudrevisor eller andra personer som är behöriga att göra det genom en order (annat administrativt dokument) för organisationen eller en fullmakt på uppdrag av organisationen. organisation.

Vid utfärdande av en faktura av en enskild företagare, undertecknas fakturan av en enskild företagare eller annan person som bemyndigats av en fullmakt för en enskild företagares räkning, med uppgifter om intyget om statlig registrering av denna enskilda företagare.

Tredje stycket i punkt 2 i artikel 169 i Ryska federationens skattelag fastställer att underlåtenhet att uppfylla kraven för en faktura som inte föreskrivs i punkt 6 i art. 169 i Ryska federationens skattelag kan inte vara en grund för att vägra att acceptera för avdrag det skattebelopp som presenteras av säljaren.

Om du har för avsikt att acceptera momsavdragsgill på denna faktura rekommenderar vi starkt att du begär en faktura undertecknad av chef och redovisningschef.

Svar

2014-08-14 Oksana

Ja, artikeln är mycket bra. Också en fråga.
Om organisationen vi samarbetar med begär en faktura för det senaste året. Har den nya direktören och revisorn rätt att skriva under? Och har en nyanställd rätt att skriva under handlingar från 2011 med en fullmakt från 2014?

Svar

God eftermiddag, Oksana.

Organisationen kan utfärda dubbletter av handlingen, fakturan och fakturan i samband med deras förlust av motparten och sätta på dem underskrift av den nya chefen, chefsrevisorn eller annan bemyndigad person (fullmakt). Huvudsaken är att de återvunna dokumenten ska matcha de belopp som förlorats av organisationens motpart med handlingar och konton och innehålla alla deras indikatorer och detaljer. Det är också möjligt att förse motparten med en bestyrkt kopia av en handling som bekräftar utnämningen av ny chef, revisor eller en order (fullmakt) om undertecknande av handlingar av en behörig person.

Varken den ryska federationens civillag eller den ryska federationens skattelag säger något om förfarandet för att utfärda dubbletter av handlingen, fakturan och fakturan i händelse av att skattebetalarens motpart förlorar sina kopior.

Men i det här fallet kan den organisation som begär en dubblettfaktura riskera att dra av moms på denna faktura (särskilt för 2011). Detta bekräftas av rättspraxis.

I dekretet från den federala antimonopoltjänsten i Volgadistriktet daterat den 10 augusti 2009 N A06-2176/08, noteras att skattelagstiftningen inte innehåller något förbud mot återställande av fakturor genom att utfärda dubbletter av dessa dokument. De återvunna dokumenten måste dock stämma överens med de omtvistade fakturorna vad gäller belopp, innehålla uppgifterna om de omtvistade fakturorna och otvivelaktigt bekräfta betalningen av dessa fakturor.

Dekretet från den federala antimonopoltjänsten i Moskvadistriktet daterat den 25 maj 2012 N A40-110048 / 10-140-598 anger uttryckligen att undertecknandet av dubbletter av fakturor utfärdade för att ersätta de förlorade originalen av andra auktoriserade personer i samband med bytet av chefen för säljaren av varor (arbeten, tjänster) är laglig och berövar inte köparen rätten till skatteavdrag på sådana fakturor. Undertecknandet av fakturor av olika tjänstemän orsakades av skäl utanför skattebetalarens kontroll - en förändring av cheferna för motparter under de relevanta perioderna.

09/05/2014 Victoria

Motparten kräver att OGRNIP anges på fakturan utöver det statliga registreringsbeviset. Ja, han vill också bli tryckt ... Mitt program tillåter inte detta.
Hur motiverar man avslag?

Svar

God eftermiddag Victoria.

Enligt punkt 1 i art. 169 i Ryska federationens skattelag är en faktura ett dokument som fungerar som grund för köparen att acceptera de skattebelopp som presenteras av säljaren för avdrag när kraven som fastställs i denna artikel är uppfyllda.

Listan över obligatoriska uppgifter som måste anges i fakturan som utfärdas vid försäljning av varor (arbeten, tjänster), överföring av äganderätt, fastställs av punkterna 5, 6 i art. 169 i Ryska federationens skattelag. Enligt punkt 6 i art. 169 i Ryska federationens skattelag när en faktura utfärdas av en enskild företagare, är fakturan undertecknad av en enskild företagare som anger detaljerna i intyget om statlig registrering av denna enskilda företagare. Enligt tillsynsmyndigheterna, för att lagligt dra av moms på en faktura från en enskild företagare, bör datum, serie, nummer på intyget om statlig registrering anges (brev från Rysslands federala skattetjänst daterat 09.07.2009 N ShS -22-3 / [e-postskyddad]).

Svar

2014-12-15 Oleg

God eftermiddag.
Hur man betalar för de levererade varorna korrekt: med faktura eller faktura, och vad är skillnaden?

Svar