Įmonės pajamų ir išlaidų biudžetas (pavyzdys)

Įmonės plėtrai planuoti sudaromas pajamų ir išlaidų biudžetas, leidžiantis savininkui ar investuotojui nustatyti investicijų ar lėšų išlaidų poreikį įmonės pelningumui užtikrinti. Pageidautina išanalizuoti ir koreguoti patvirtintą biudžetą per laikotarpį, kad būtų realizuoti numatyti rodikliai.

Biudžeto sudarymas

Biudžeto tikslas – su dideliu tikrumo laipsniu planuoti pajamas ir išlaidas, gauti pelną. Planuoti nuostolius galima tik tuo atveju, jei kalbame apie naują gamybą, kuri bus pelninga po kelerių metų, arba jei ketinama pertvarkyti senąją, tai yra reikšmingos investicijos, kad po kelerių metų būtų pelnas.

Biudžetas skaidomas į pajamų ir išlaidų dalis, skirstomas į straipsnius, o skirstymas gali vykti pagal bet kokį principą, pavyzdžiui, pagal organizacijos struktūrą (padalinių, padalinių biudžetus) arba pagal veiklos rūšis. kompanija. Su bet kokia struktūra gali būti skirtingo detalumo laipsnio. Taigi, skyriuje gali būti skirstymas pagal sutartis, projektus ar produktų rūšis.

Todėl prieš rengiant pirmiausia reikia nustatyti biudžeto struktūrą, straipsnių grupavimą, kaip bus detalizuojami duomenys. Kiekviena organizacija savarankiškai sudaro įmonės pajamų ir išlaidų biudžetą. Nėra pavyzdžio ar teisiškai patvirtintų reikalavimų. Pelno (nuostolių) ataskaitos formatą galite naudoti pritaikydami jį savo įmonei, pavyzdžiui, straipsnio pavyzdyje iššifruojamos išlaidos.

Rodikliai gali būti formuojami remiantis panašaus ankstesnio laikotarpio duomenimis ir koreguojami, kad atspindėtų pokyčius. Išlaidos gali būti nustatomos remiantis standartais ir tarifais – komunalinių paslaugų tarifais, žaliavų, medžiagų vartojimo normomis ir kt. Tuo pačiu, žinant darbuotojų skaičių ir darbuotojų atlygį, galima gana tiksliai numatyti išlaidas personalo apmokėjimui. Tačiau didelėje įmonėje, kur darbo užmokestis sudaro nemažą išlaidų dalį, reikia ne tik susumuoti darbo sutartyje nurodytus atlyginimus, bet skaičiuoti atostogų rezervą, atsižvelgti į kitas išmokas ir priemokas.

Norėdami parengti biudžetą, turėsite sukurti:

• organizacijos biudžeto politika;
• biudžeto punktų sąrašą, priskirti vidinius kodus;
• tvirtina duomenų pateikimo tvarką ir terminus;
• paskirti asmenis, atsakingus už biudžeto sudarymą.

Tuo pačiu, tinkamas planavimas leis iš anksto atsižvelgti į reikiamas sumas išlaidų straipsniuose. Pavyzdžiui, planuojant kitiems metams į biudžeto punktą gali būti įtrauktos išlaidos personalo mokymams, esama būtinų seminarų ir mokymų kaina, padidinta 10 proc. Kartu už biudžeto sudarymą atsakingi asmenys tikrina pateiktus duomenis įtraukimui į atitinkamą išlaidų straipsnį – kokios mokymo rūšys planuojamos, kaip tai susiję su padalinio veikla ir atitinka darbuotojų skaičių bei kvalifikaciją.

Biudžeto pajamų ir išlaidų dalys

Pajamų dalis formuojama pagal pagrindinių produkcijos pardavimų prognozę, skaičiuojama pagal pardavimo kainas, atsižvelgiama į gamybos padidinimą ar uždarymą.

Be to, atsižvelgiama į pajamas iš kitos veiklos, pavyzdžiui, nuomos ar skolinimo.

Norėdami sudaryti biudžeto išlaidų dalį, galime išskirti:

• su pagrindine veikla susijusios išlaidos, įskaitant darbo užmokestį;
• administracinės ir valdymo išlaidos;
• Kitos išlaidos.

Tačiau išlaidų dalis gali būti struktūrizuota skirtingai:

• materialinės išlaidos;
• darbo užmokestis;
• bilieto kaina;
• turto priežiūros išlaidos.

Atsižvelgiant į įmonės veiklos rūšį ir struktūrą, galima sisteminti biudžeto punktus, atsižvelgiant į tikslus ir tolimesnes užduotis, detalizuoti biudžetą.

Tuo pačiu metu būtina mokėti iššifruoti bet kurį biudžeto elementą analizei ir patikrinimui.

Įmonės pajamų ir išlaidų biudžeto pavyzdys

Kitų metų biudžetas formuojamas atsižvelgiant į įmonės funkcionavimą: pardavimą, pirkimą, gamybą, sandėliavimą, apskaitą ir kt. Biudžeto planavimas yra ilgas ir sudėtingas procesas, kadangi jis apima didelę organizacijos veiklos aplinkos dalį.

Norėdami gauti aiškų pavyzdį, apsvarstykite platinimo įmonę ir sudarykite jai paprastą įmonės biudžetą naudodami „Excel“ pavyzdį (biudžeto pavyzdį galima atsisiųsti iš nuorodos po straipsniu). Biudžete galite planuoti papildomų nuolaidų klientams kainą. Tai leidžia imituoti įvairias lojalumo programas ir tuo pačiu kontroliuoti išlaidas.

Duomenys pajamų ir išlaidų biudžetui sudaryti

Mūsų įmonė aptarnauja apie 80 klientų. Prekių asortimentas kainoraštyje apie 120 pozicijų. Ji daro prekėms antkainį 15% jų savikainos ir taip nustato pardavimo kainą. Tokia maža marža ekonomiškai pateisinama intensyvia konkurencija ir didele apyvarta. (kaip ir daugelis kitų platinimo įmonių).

Klientams siūloma premijų sistema. Pirkimo nuolaidos procentas stambiems klientams ir perpardavėjams.

Premijų sistemos palūkanų normos sąlygas ir dydį lemia du parametrai:

1. kiekybinė riba. Konkrečios perkamos prekės kiekis, suteikiantis klientui galimybę gauti tam tikrą nuolaidą.
2. Procentinė nuolaida. Nuolaidos dydis yra procentas, kuris skaičiuojamas nuo sumos, kurią klientas įsigijo įveikdamas kiekybinę ribą (juostą). Nuolaidos dydis priklauso nuo kiekybinės ribos dydžio. Kuo daugiau prekių perkate, tuo didesnė nuolaida.

Metiniame biudžete premijos priklauso „pardavimų planavimo“ skyriui, todėl turi įtakos svarbiam įmonės rodikliui - marža (pelnas procentais nuo visų pajamų). Todėl svarbi užduotis yra galimybė nustatyti keletą premijų variantų su skirtingomis ribomis įgyvendinimo lygiuose ir atitinkamą premijų procentą. Marža turi būti išlaikyta tam tikrose ribose (pavyzdžiui, ne mažiau 7% ar 8%, nes tai yra įmonės pelnas). O klientai galės pasirinkti keletą papildomų nuolaidų variantų.

Mūsų biudžeto modelis su premijomis bus gana paprastas, bet efektyvus. Bet pirmiausia mes surašysime ataskaitą apie lėšų judėjimą konkrečiam klientui, kad išsiaiškintume, ar jam gali būti taikomos nuolaidos. Prieš skaičiuodami procentinę nuolaidą programoje „Excel“, atkreipkite dėmesį į formules, kurios nurodo kitą lapą.

Įmonės biudžetų sudarymas Excel programoje, atsižvelgiant į lojalumą

Biudžeto projektą „Excel“ sudaro du lapai:

1. Pardavimai - yra praėjusių metų lėšų judėjimo konkretaus kliento istorija.
2. Rezultatai – pateikiamos priedų kaupimo sąlygos ir paprasta distributoriaus veiklos rezultatų ataskaita, kuri lemia kliento patrauklumo įmonei rodiklių prognozę.

Klientų grynųjų pinigų srautas

Lentelės „Pardavimai 2015 m. pagal klientą:“ struktūra lape „pardavimai“:

Įmonės biudžeto modelis

Antrame lape nustatome premijų pasiekimo ribas, atitinkamus nuolaidų procentus.

Toliau pateiktoje lentelėje pateikiama pagrindinė „Excel“ pajamų ir išlaidų biudžeto forma su bendra įmonės finansine veikla per metinį laikotarpį.

Lentelės „Premijų sistemos sąlygos“ struktūra lape „Rezultatai“:

1. Papildomos juostos kraštinė 1. Vieta, kurioje galima nustatyti ribinės juostos lygį pagal kiekį.
2. Premija % 1. Vieta, kur nustatyti nuolaidą įveikiant pirmą ribą. Kaip apskaičiuojama nuolaida pirmai sienai? Tai aiškiai matoma „pardavimų“ lape. Naudojant funkciją =IF(Kiekis > kraštinė 1 premijos juosta[kiekis]; Pardavimų apimtis * 1 premijos nuolaidos procentas; 0).
3. Premijos juostos limitas 2. Didesnis limitas lyginant su ankstesniu limitu, kuris suteikia galimybę gauti didesnę nuolaidą.
4. Premija % 2 – nuolaida antrai sienai. Skaičiuojama naudojant funkciją =IF(Kiekis > kraštinė 2 premijos juostos[kiekis]; Pardavimų apimtis * procentai 2 premijos nuolaidos; 0).

„Rezultatų“ lapo lentelės „Bendroji įmonės apyvartos ataskaita“ struktūra:

Paruoštas įmonės biudžeto šablonas programoje „Excel“.

Taigi mes turime paruoštą įmonės biudžeto modelį „Excel“, kuris yra dinamiškas. Jei premijų limito juosta yra 200, o premijos nuolaida yra 3%. Tai reiškia, kad pernai klientas įsigijo prekių už 200 vnt. Ir metų pabaigoje gausite 3% nuolaidą už tai. O jei klientas įsigijo 400 vienetų tam tikros prekės, vadinasi, jis įveikė antrąją premijų ribą ir gauna 6% nuolaidą.

Tokiomis sąlygomis pasikeis „Margin 2“ rodiklis, tai yra grynasis platintojo pelnas!

Platinimo įmonės vadovo užduotis – parinkti optimaliausius ribinių juostų lygius klientams suteikti nuolaidas. Reikia pasirinkti taip, kad rodiklis "Margin 2" būtų bent 7% -8% praėjimuose.

Kad neieškotumėte geriausio sprendimo atsitiktinai ir nesuklystumėte, rekomenduojame perskaityti šį straipsnį. Jame aprašoma, kaip „Excel“ sukurti paprastą ir veiksmingą įrankį: „Excel“ duomenų lentelę ir skaičių matricą. Naudodami "duomenų lentelę" galite automatiškai vizualizuoti optimaliausias sąlygas klientui ir platintojui.

Planuojant dažniausiai naudojami du biudžeto dokumentai - pajamų ir išlaidų biudžetas (BDR) ir pinigų srautų biudžetas (BDDS). Tačiau nepamirškite apie prognozuojamą balansą. Beveik visi jo duomenys pateikiami BDR ir BDDS. Pasvarstykime, kaip sudaryti prognozuojamą balansą remiantis šių biudžetų straipsniais, transformuoti rodiklius iš BDR ir BDDS į balansą.

PROGNOZĖS BALANSO SUDARYMAS

Norėdami sudaryti prognozuojamą balansą, mums reikia penkių biudžeto dokumentų:

1. Likutis planavimo laikotarpio pradžioje.
2. BDR planas.
3. Atsargų pirkimo planas.
4. Mokėtino PVM apskaičiavimas.
5. BDDS planas.

Šių dokumentų ryšį parodysime schematiškai (žr. pav.).

Pagrindinis dokumentas planuojant yra Pajamų ir išlaidų biudžetas(1 lentelė), kurioje pateikiami pajamų, parduotų prekių savikainos ir veiklos sąnaudų planai prognozuojamu laikotarpiu.

dokumentas " Mokėtino PVM apskaičiavimas» yra būtinas, jei įmonė taiko klasikinę mokesčių sistemą, tai yra, yra pridėtinės vertės mokesčio mokėtoja. Šiuo atveju visos pajamos ir sąnaudos BDR ir dalyje balanso straipsnių („Ilgalaikis turtas“, „Atsargos“), pagal apskaitos taisykles, yra atspindimos be PVM, o siekiant transformuoti duomenis iš 2010 m. Pajamas ir išlaidas į BDDS, mums reikia papildomos stulpelio BDR su jame priskirtu PVM tarifu.

Jei įmonėje taikoma supaprastinta apmokestinimo sistema, visuose pajamų ir išlaidų biudžeto ir balanso straipsniuose jau yra nurodytas PVM, supaprastėja duomenų perkėlimo iš biudžeto į biudžetą procesas.

Kaip neprarasti PVM transformuojant duomenis iš BDR į Pinigų srautų biudžetą, o po to iš BDDS į Balansą, parodysime žemiau naudodamiesi įmonės su klasikine mokesčių sistema pavyzdžiu.

BDDS 200.1 straipsnių „Mokėjimas tiekėjams“ ir 218.1 „Mokėtinas PVM“ planavimui reikalingas Biudžetas atsargų judėjimui (2 lentelė) ir „Mokėtino PVM apskaičiavimas“ (3 lentelė).

Atsargų judėjimo biudžete planuojame atsargų (S) pirkimą pagal pradinius likučius, pardavimo planą ir laikotarpio SV apyvartos tempą. Šią lentelę galite palikti suskirstytą pagal nomenklatūrą (jei pajamų planas taip pat suskirstytas pagal nomenklatūrą), tačiau prognozuojamajam likučiui apskaičiuoti mums užtenka visą nomenklatūrą suskirstyti į grupes pagal PVM tarifus. Mūsų pavyzdyje tarifai yra 18% ir 10%.

K. I. Pankova, HC „Domocenter“ PEO vadovas

Medžiaga publikuojama iš dalies. Visą jį galite perskaityti žurnale.

Ar norite sukurti pelningą verslą? Negalite išsiversti be nuoseklios biudžeto politikos sukūrimo!

Labai konkurencingame verslo pasaulyje ne visada laimi stipriausias. Labai dažnai laimi nuosekliausias verslininkas, kuris moka kompetentingai planuoti savo pajamas ir išlaidas, veikia ne ilgomis hipotezėmis, o aiškiais, pagrįstais planais, parengtais efektyvių priemonių pagalba. Viena iš svarbiausių valdymo priemonių yra BDR.

BDR yra pajamų ir išlaidų biudžetas, kuris sudaro komercinės įmonės biudžeto politikos pagrindą ir leidžia įmonėms išspręsti daugelį veiklos problemų.

BDR struktūra

Iš pavadinimo aišku, kad BDR yra toks pelekas. rodiklius kaip išlaidų, pajamų straipsnius ir atitinkamai pelną. Šiuolaikiniai finansininkai BDR laiko ne tik finansine priemone, bet veikiau kaip integruotu būdu valdyti ir optimizuoti procesus versle. Paprasčiau tariant, būtent BDR padeda suprasti tikrąją įmonės padėtį, normalizuoti resursų sąnaudas, atlikti ilgalaikį planavimą ir įvertinti įmonės ekonomiką.

Todėl BDR apima šiuos pajamų ir išlaidų straipsnius:

Pajamų elementai:

• Pajamos iš pagrindinės veiklos;
• Pajamos iš bet kokios kitos rūšies ekonominės veiklos.

Išlaidos:

• Gamybos tipo kaštai;
• Visos kitos laikotarpio išlaidos.

Tiesą sakant, jei kalbėtume apie BDR kaip valdymo įrankį, turintį tam tikrą globalų vaidmenį, tai pirmiausia reikia pastebėti, kad remiantis sudarytu BDR galima numatyti visos įmonės veiklos rezultatą (natūralu, kad per biudžeto planavimo laikotarpis). Kartu dar kartą atkreipkime dėmesį į tai, kad BD&R leidžia įmonėms valdyti savo pajamas ir išlaidas, o tai reiškia pelno didinimą.

Pirmiausia pažymime, kad RBS detalizavimas ir net į tokio tipo biudžetą įtrauktų straipsnių sudėtis gali labai skirtis priklausomai nuo organizacijos veiklos tipo, apskaitos politikos ar tiesiog veiklos užduočių.

Teoriškai, jei sudarome BDR, tai reiškia, kad norime ne tik fiksuoti tam tikras pajamų ir išlaidų sumas, bet ir planuoti, atsižvelgti ir optimizuoti finansines. mūsų organizacijos būklę. Todėl, sudarant pajamų ir išlaidų biudžetą, rekomenduojama laikytis tokios sekos:

• Apskaičiuokite išlaidas;
• Apskaičiuoti pajamas;
• Nustatykite grąžos normą ir ieškokite būdų, kaip ją padidinti.

Jei pagal sąnaudų ir pajamų skaičiavimus iš esmės viskas aišku, nes tai priklauso nuo konkrečių sąlygų įmonėje ir jos finansinių užduočių, tuomet verta pasilikti prie pelno planavimo plačiau.

Kalbėdami apie pelno normos nustatymą, turime omenyje užduotį, kuri leis mums nustatyti apytikslį pajamų ir išlaidų standartą, kuris galiausiai prives prie pelno kaip tokio atsiradimo ir pašalins nuostolių galimybę.

Akivaizdu, kad pelnas yra pagrindinis (jei ne vienintelis) įmonės augimo variklis, įskaitant bet kokius finansinius klausimus – nuo ​​gamybos plėtros iki įmonės geografinės reprezentacijos didinimo. Todėl, kai pinigus naudojame tam, kad užsidirbtume, pinigai turi būti grąžinti kuo greičiau. Ši problema išspręsta planuojant grąžos normą.

Žinoma, pelno didėjimas siejamas su vidine optimizacija ir racionalių sprendimų, kurie apskritai padidins įmonės konkurencingumą, paieška. Šie sprendimai gali būti susiję ne tik su, pavyzdžiui, tiesioginių gamybos sąnaudų mažinimu ar kai kurių mokesčių problemų mažinimu, bet ir gerokai toliau į verslo susiskaidymo, užsakomųjų paslaugų, naujų technologijų ir kitų valdymo sprendimų sritį.

Kalbant apie būdus, kaip padidinti pelną, nebus nereikalinga pažymėti, kad taupymas ne visada yra geras būdas padidinti pelną. Priešingai, finansinę sėkmę dažnai lemia teisingas sukaupto pelno investavimas. Bet tai jau kita tema.

Biudžeto sudarymas „Excel“ ir BDR forma „Excel“.

BDR paprastai sudaromas kaip paprasta skaičiuoklė Excel arba apskaitos programa. Duomenų apskaitai skirtos specializuotos programos turi daugiau funkcijų nei standartinis Excel funkcijų rinkinys. Visų pirma, speciali programinė įranga lenkia statines lenteles, nes gali greitai gauti naujus duomenis automatiniu režimu.

Iš esmės lentelės biudžetas leidžia išspręsti visas reikalingas užduotis, nors tam reikia nepalyginamai daugiau rankinių operacijų. Nuosekliai lentelėje, tai yra BDR, įrašomi visi išlaidų ir pajamų dalių rodikliai, iš kurių formuojami pelno rodikliai. Remiantis šiais duomenimis, priimami tolesni valdymo sprendimai.

Atkreipkite dėmesį, kad BDR nėra konkrečios formos, todėl kiekvienos įmonės formatas bus skirtingas. Natūralu, kad įmonei pageidautina naudoti savo straipsnių sistemą (iš realaus gyvenimo), kurią ji valdo ir, svarbiausia, gali valdyti. Kvaila į BDR įterpti straipsnį apie gamybinių kompleksų modernizavimą, jei verslas iš esmės nenumato jų naudojimo.

Šiandien internete gausu įvairių pajamų biudžetų ir išlaidų biudžetų pavyzdžių, todėl kiekvienas gali pasirinkti savo poreikius atitinkantį šabloną. Dar paprastesnis būdas – kaip pagrindą naudoti pelno (nuostolių) ataskaitos formą, ją išplečiant detalizuojant konkrečios organizacijos pajamų ir išlaidų straipsnius.

Tuo pačiu metu svarbu atsiminti, kad sudarydami BDD neturėtumėte vaikytis biudžeto sudėtingumo. Atvirkščiai, pelno planavimo biudžetas turėtų būti suformuotas taip, kad su juo galėtų dirbti verslo valdymo komanda. Buvo atvejų, kai verslas specializuotoje įmonėje užsakė sukurti BDR ir dėl to vietoj suprantamo biudžeto gavo praktikoje nepritaikantį „trijų aukštų“ dokumentą. Todėl renkantis biudžeto formą ir jo rengimą itin svarbu kuo arčiau savo verslo realijų.

Skirtumai tarp BDR ir BDSS

Kitas svarbiausias bet kurios įmonės biudžetas yra BDDS (pinigų srautas). Jos funkcijos ir užduotys išsamiai aprašytos atitinkamame straipsnyje. Tačiau, atsižvelgiant į pajamų ir išlaidų biudžetą, būtina sutelkti dėmesį į skirtumą tarp BDR ir BDSS. Pagrindinis jų skirtumas yra tiksluose, dėl kurių jie yra suformuoti.

Kaip jau minėjome anksčiau, BDR vykdomas biudžetinio laikotarpio pelno planavimui, o BDSS – operatyviniam lėšų paskirstymo valdymui. Tai yra, BDSS atspindi visą organizacijos veiklą pinigų judėjimo požiūriu, todėl tampa įmanoma valdyti pinigų srautų judėjimą.

Dirbu eiline analitike ir taip susiklostė, kad 2014 metų vasarą dalyvaudamas viename e-komercijos projekte per 3 savaites pasidariau valdymo apskaitą MS Excel programoje ant kelių. Ilgai planavau ir galiausiai nusprendžiau uždėti ant Habr. Manau, kad tai bus naudinga smulkiesiems verslininkams, kurie supranta finansinių srautų valdymo svarbą, tačiau nenori daug laiko ir pinigų skirti valdymo apskaitai. Nepretenduoju į galutinę tiesą ir džiaugsiuosi kitais bendruomenės narių pasiūlytais sprendimais.

Verslas, su kuriuo užsiėmiau vasarą, buvo eilinė internetinė aukščiausios klasės ir aukštesnio segmento drabužių parduotuvė, kurios apyvarta siekė apie 1 milijoną rublių per mėnesį. Verslas veikė, o ne labai sėkmingai, bet veikė ir veikia toliau. Savininkas suprato valdymo apskaitos būtinybę ir, supratęs, paėmė mane į finansų direktorių (analitiką / vadybininką...), nes ankstesnis paliko verslą likus 3 mėnesiams iki mano atvykimo. Tiesą sakant, valdymo apskaitoje buvo tokios pat trukmės skylė. Žvelgiant į ateitį, pasakysiu, kad ne skylę panaikinau (nusprendėme nemaišyti praeities), o sukūriau sistemą, kuri su minimaliu darbu sėkmingai veikia iki šiol.

Mano pirmtakas vadovavo vadybininkui Fingrade, kuris pasirodė esąs labai galingas įrankis. Pavyzdžiui, tai leido automatiškai įkelti informaciją iš 1C ir skirtingų banko klientų ataskaitas, kurti įrašus pagal iš anksto suformuluotas taisykles. Dalykas, kuris tikrai naudingas, tačiau, atsižvelgiant į dvigubą įrašymo sistemą, kartais padidino veikimo laiką. Siekiant išvengti darbo padidėjimo, šis įrankis leido generuoti „priklausomus skelbimus“. Kuriant šiuos papildomus skelbimus, šuo buvo palaidotas. Ir tada paaiškėjo, kad už visos Fingrado galios slypi unikalumas, dėl kurio viešojoje erdvėje visiškai trūko žinių. Paprasti vartotojai (kurie, beje, mokėjo 3000 rublių per mėnesį už prieigą prie sistemos) turėjo prieigą tik prie „Vartotojo vadovo“ oficialioje svetainėje ir 6 vaizdo pamokų. Nelabai padėjo ir „Youtube“, suteikusi prieigą prie dar poros dešimčių vaizdo pamokų. Forumų su informacija „kaip...“ iš esmės nebuvo. Pagalba konkrečiais klausimais apie „priklausomų įrašų“ sudarymo taisykles ir pagalbos prašymus mano atveju buvo įšaldyta frazėmis „nesame su jumis sudarę paramos sutarties, todėl nesame pasirengę atsakyti į tokius konkrečius klausimus“. Nors atrodytų – kas konkretaus tokiuose prašymuose ir net su ekrano kopijomis iš mano pusės? Aišku, kad viską galima pamušti rankomis, bet klausimas, kam tada apskritai mokėti už įrankį, kuris labai padidina valdymo laiką ir nesuteikia jokių privalumų smulkiajam verslui?

Įtikinęs savininką netikslumu naudotis „Fingradu“ su tokiomis verslo apimtimis ir iškraunęs visą informaciją iš sistemos, uždėjau ant jo DIDELIUS ir riebus kirsti. Tuo pačiu metu sprendimas pereiti prie MS Excel nebuvo spontaniškas. Gerai pagooglinęs valdymo apskaitos temą, radau monstrus, panašius į „Fingrad“, arba nuorodas į žiniatinklio programas, skirtas asmeniniams finansams tvarkyti, o pagrindiniai reikalavimai sistemai buvo:

Galimybė prižiūrėti BDDS ir BDR pagal kintamą sąskaitų planą;
- tolesnio valdymo apskaitos tvarkymo paprastumas (įskaitant „finansiškai neraštingų“ vartotojų pajėgas);
- lankstumas (galimybė išplėsti / pašalinti funkcionalumą kelyje);
- nėra įrankių / sąsajos perkrovos.

Pirmiausia paaiškinkime terminus: būdamas ne finansininkas, BDDS turiu omenyje „Pinigų srautų balansą“, BDR – „Pajamų ir išlaidų biudžetas“. BDDS laikome grynųjų pinigų metodu (operacijos diena - stulpelis „Operacijos data“) ir naudojame operatyviniam kasdieniniam planavimui, o BDR kaupimo metodą (stulpelis „Sąskaitos laikotarpis“) strateginis, per metus ar daugiau.

Taigi, kaip visa tai veikia ir kaip veikia (idealiu atveju):

1. Valdymo apskaita renkama pagal informaciją, kurią galutiniai vartotojai įveda naudodami formą Google dokumentuose. Laukų pavadinimai ir parinkčių koduotės galutinėje valdymo apskaitos byloje pažymėti raudonai – savotiškas laukų atvaizdavimas.

2. Dėl to atrodo taip (kas perkeliama į galutinį valdymo failą, pildoma žaliai).

3. Valdymo apskaita yra sukurta remiantis .xls atsisiuntimu iš Fingrad (todėl keisti trečiųjų šalių vartotojų pavadinimai ir apskritai per didelis stulpelių skaičius). Maloniai prašome stulpelių „Pajamos“, „Išlaidos“ reikšmių nevertinti rimtai – daug kas buvo pakeista atsitiktinai.

Pildymo mechanizmas paprastas: atidžiai perkeliame į „Didžiosios knygos“ skirtuką iš „Google“ dokumentų formos ir banko išrašų. Eilutės, naudojamos formuoti BDR, yra paryškintos raudonai, BDDS – žaliai, kurios yra suvestinės lentelės ir sudarytos remiantis tarpiniais skirtukais su savaime suprantamais pavadinimais. Vieninteliai stulpeliai, kurių informacija nesusijusi su kitais šaltiniais, yra „Original ID“ (unikalios eilutės reikšmės) ir „Sukūrimo data“ (=NOTDATE(), tada nukopijuokite ir įklijuokite kaip reikšmę)

4. DDS (pinigų srautų) straipsniai yra atskirame skirtuke „PS_service“ ir gali būti reguliariai peržiūrimi, atsižvelgiant į konkrečius poreikius (nepamirškite atnaujinti formulių lapuose „Data_BDDS“, „Data_BDR“).

5. Paveikslėlyje BDDS pavyzdys numatytuoju formatu sumažėjo iki savaitės „aktualumo“.

6. BDS mėginys (kas mėnesį). Atkreipkite dėmesį į jau minėtą tezę apie Didžiosios knygos eilučių naudojimą: biudžetas ir faktas BDR, planas ir faktas BDDS.

7. Darbas su BDDS reiškia, kad „Plano“ eilutės turi būti kuo atnaujintos. Esu gana pedantiškas dirbdamas su pirmine informacija, o mano komentarai saugojo visą pokyčių istoriją. Kaip seksis - klausimas tau. Mano požiūris leido man užfiksuoti apie 1 reikšmingą klaidą per savaitę, gresiančią nuo dešimčių iki šimtų tūkstančių rublių. Laikas, beje, buvo šiek tiek suvalgytas.

8. Iš tikrųjų jis pats