Standar ini berlaku untuk desain, perangkat lunak, teknologi, dan dokumen desain lainnya yang dieksekusi pada pembawa data magnetik (MN).

Standar menetapkan persyaratan independen dari metode khusus pertukaran dan pemrosesan untuk pelaksanaan dokumen pada media magnetik (DM), serta aturan umum untuk akuntansi, penyimpanan, modifikasi dan sirkulasi DM.

1.3. File (set data) adalah objek manajemen data selama eksekusi DM. DM dilakukan dalam bentuk satu atau lebih file. Struktur, markup file, format, dan konten tag berdasarkan:

1. Struktur dan markup file yang tidak ditetapkan oleh dokumen peraturan dan teknis (NTD) dijelaskan dalam instruksi untuk menggunakan DM () atau menyediakan di dalamnya (atau dokumen lain dari kumpulan dokumentasi) tautan ke dokumen yang sesuai .

1.12. Kondisi penyimpanan MN dan MNZ harus sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam dokumen peraturan terkait untuk jenis dan jenis MN tertentu.

1.13. Perangkat teknis dan perangkat lunak dan informasi yang digunakan untuk implementasi dan sirkulasi DM harus dioperasikan dan diverifikasi sesuai dengan dokumentasi operasionalnya, dan MN harus lulus kontrol input. Verifikasi dan kontrol input dilakukan dalam urutan yang ditetapkan di perusahaan.

Sifat penggunaan DM

Definisi

Kode

3.1. DM diberi nama dan penunjukan sesuai dengan sistem dokumentasi (ESKD, ESPD, ESTD, KS AS, dll.) yang ditugaskan. Dalam penunjukan DM, kode untuk jenis pembawa data tidak ditunjukkan.

STANDAR NEGARA PERSATUAN SSR

Sistem pemrosesan informasi

DOKUMEN DI MEDIA DATA MAGNETIK

PROSEDUR DAN PENANGANAN

GOST 28388-89

KOMITE NEGARA USSR UNTUK MANAJEMEN DAN STANDAR KUALITAS PRODUK

STANDAR NEGARA PERSATUAN SSR

Tanggal perkenalan01.01.91

Standar ini berlaku untuk desain, perangkat lunak, teknologi, dan dokumen desain lainnya yang dieksekusi pada pembawa data magnetik (MN).

Standar menetapkan persyaratan independen dari metode khusus pertukaran dan pemrosesan untuk pelaksanaan dokumen pada media magnetik (DM), serta aturan umum untuk akuntansi, penyimpanan, modifikasi dan sirkulasi DM.

Dokumen di MN tidak tunduk pada pembuatan film mikro.

Istilah yang digunakan dalam standar dan penjelasannya diberikan dalam Lampiran 1.

1. Ketentuan Umum

1.1. DM dilakukan dan dimasukkan dalam kumpulan dokumen sesuai dengan standar ini dan standar ESKD, ESPD, ESTD dan KS AS.

1.2. Jenis MN berikut digunakan untuk dokumentasi:

pita magnetik;

disk magnetik;

disk magnetik fleksibel.

1.3. File (set data) adalah objek manajemen data selama eksekusi DM. DM dilakukan dalam bentuk satu atau lebih file. Struktur, markup file, format, dan "tag konten menurut:

GOST 25752 - untuk pita magnetik dengan lebar 12,7 mm;

GOST 28104 - untuk pita magnetik lebar 3,81 mm;

GOST 28081 - untuk disk magnetik fleksibel.

Catatan:

1. Struktur dan markup file yang tidak ditetapkan oleh dokumen peraturan dan teknis (NTD) dijelaskan dalam petunjuk penggunaan DM ( aplikasi 2) atau berikan di dalamnya (atau dokumen lain dari kumpulan dokumentasi) referensi ke dokumen terkait.

2. Jika perlu, diperbolehkan untuk mengeksekusi dokumen pada MH tanpa tanda.

1.4. Sebuah dokumen, tergantung pada volume dan kapasitas MN, dapat direkam pada satu atau beberapa volume.

Beberapa dokumen dapat ditulis dalam satu volume.

1.5. DM yang terletak pada volume MH yang sama direkam dengan kerapatan perekaman yang sama.

Saat merekam satu DM pada beberapa volume, jenis dan jenis MD yang sama digunakan, serta kerapatan perekaman yang sama untuk semua volume tempat DM berada.

Jika perlu, diperbolehkan untuk mengeksekusi dokumen pada pembawa data dari berbagai jenis, misalnya, teks padat di MN, dan gambar di atas kertas.

1.6. Setiap DM disertai dengan information retrieval character (IPC) sesuai dengan detik. 4.

1.7. Tanda tangan asli dari penanggung jawab pengembangan, pembuatan, persetujuan dan persetujuan DM dibubuhkan pada lembar sertifikasi (UD), yang dilakukan sesuai dengan detik. 6.

Penandatanganan di atas diperbolehkan dalam lembar persetujuan (LU) yang disediakan oleh standar ESKD dan ESPD.

1.8. Setiap pembawa magnetik dengan dokumen tercatat (MNZ) harus memiliki label sesuai dengan GOST 27781.

Contoh desain label, isiannya, dan lokasinya pada MH diberikan dalam Lampiran 3.

1.9. Untuk setiap MNZ, dokumen yang menyertainya dibuat - selembar MNZ sesuai dengan: detik. 7.

1.10. Semua DM yang disimpan dan beredar di perusahaan tunduk pada pembukuan. Akuntansi, penyimpanan, reproduksi, perubahan DM dilakukan oleh layanan dokumentasi teknis (STD) sesuai dengan: detik. delapan - 11 dan lampiran 4.

1.11. MNZ harus tunduk pada kontrol preventif untuk menentukan keamanan informasi tentang MN sesuai dengan: Lampiran 5.

1.12. Kondisi penyimpanan MN dan MNZ harus sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam dokumen peraturan terkait untuk jenis dan jenis MN tertentu.

1.13. Perangkat teknis dan perangkat lunak dan informasi yang digunakan untuk implementasi dan sirkulasi DM harus dioperasikan dan diverifikasi sesuai dengan dokumentasi operasionalnya, dan MN harus lulus kontrol input. Verifikasi dan kontrol input dilakukan dalam urutan yang ditetapkan di perusahaan.

1.14. Pengalihan DM kepada konsumen dilakukan dalam bentuk rangkap (copy) sesuai dengan lampiran 6.

Aktif Edisi dari 20.12.1989

"SISTEM PENGOLAHAN INFORMASI. DOKUMEN PADA PEMBAWA DATA MAGNETIK. PROSEDUR IMPLEMENTASI DAN PENANGANAN. GOST 28388-89" (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Uni Soviet tanggal 20.12.89 N 3903)

VN disusun sesuai dengan formulir 10 dari Lampiran 9 pada lembar format A4 sesuai dengan GOST 2.301 atau GOST 2.004. Saat melakukan VN dalam bentuk naskah pada lembar format A3, dua bentuk VN dapat ditempatkan berdampingan. Prasasti utama dilakukan sesuai dengan GOST 2.104 atau GOST 2.004.

Dokumen dicatat dalam VN dalam urutan menaik dari penunjukan yang ditetapkan.

4. Saat melakukan DM sekunder di IPH-nya, di grup atribut "Tautan eksternal" menunjukkan penunjukan DM primer dari mana DM sekunder ini diperoleh. Selain itu, informasi tambahan yang diperlukan untuk hubungan yang tidak ambigu dengan DM primer dapat ditentukan, misalnya, pengidentifikasi file yang berisi DM primer, nomor urut perubahan, dan/atau karakteristik kontrol DM primer.

5. Atribut berikut ditunjukkan pada dokumen sekunder yang dibuat dalam bentuk TypeScripts:

penunjukan UD, apabila dokumen-dokumen tersebut termasuk dalam UD;

penunjukan, nomor seri perubahan dan karakteristik kontrol dokumen utama (dokumen) dari mana naskah diterima, tanggal produksi naskah dan, jika perlu, atribut lain yang mencirikan keadaan dokumen utama. Di hadapan atribut yang ditentukan, tanda tangan asli pada machinogram tidak ditempelkan.

Atribut ditempatkan pada lembar pertama di atas prasasti utama (untuk lembar A4) atau di sebelah kirinya (untuk lembar A3 dan lebih banyak lagi).

Jika ada halaman judul, penunjukan dan perubahan nomor dokumen utama dari mana dokumen ini diterima ditempatkan di bidang 5 (menurut GOST 2.105) di bawah penunjukan dokumen.

6. Untuk mengatur akuntansi dan sirkulasi dokumen sekunder pada pembawa data yang dikeluarkan oleh pabrikan untuk pembuatan produk (misalnya, DM atau dokumen pada media berlubang), diperbolehkan untuk memasukkan dokumen-dokumen ini dalam VN (VN, VN1 , VN2, dll.). VN ini diproduksi oleh pabrikan dengan penunjukan produk yang dimaksudkan untuk dokumen-dokumen ini. Dalam hal ini, opsi berikut untuk menyertakan pernyataan yang ditentukan dalam spesifikasi dimungkinkan:

1) perusahaan-pengembang produk menulis VN dalam spesifikasi asli, sedangkan di kolom "Catatan", terhadap penunjukan VN yang sesuai, tunjukkan "untuk ABVG", di mana ABVG adalah kode organisasi pabrikan yang dikembangkan VN ini.

Catatan semacam itu berarti bahwa VN asli dan dokumen asli yang disertakan di dalamnya dikembangkan, disimpan, dan dipelihara oleh organisasi yang kodenya ditunjukkan dalam kolom "Catatan" pada spesifikasi;

2) produsen produk memasukkan VN dalam salinan spesifikasi hanya di perusahaan ini. VN ini tidak termasuk dalam dokumen asli dan duplikat spesifikasi, pemilik perusahaan dari dokumen asli tidak dikirim dan tidak diberitahu tentang penyertaannya dalam salinan spesifikasi.

Dokumen sekunder yang termasuk dalam VN ini tidak boleh ditandatangani (tidak diterbitkan dengan UD) jika kolom prasasti utama VN menunjukkan nama dan tanda tangan pembuatnya, serta tanggal pembuatannya.

Diperbolehkan untuk memasukkan instruksi VN tersebut tentang penggunaan dokumen yang ditentukan dalam VN dan dokumen lainnya. Instruksi ditulis di baris pertama VN, dan di kolom "Catatan" menunjukkan format dokumen-dokumen ini.

Ada opsi lain untuk menghitung dokumen sekunder, ditentukan oleh struktur produksi dan STD tertentu.

1. Dalam kondisi penerbitan dokumen secara otomatis, termasuk pada MN, kontrol normatif harus dialihkan dari tahap akhir pengembangan dokumentasi ke tahap pengembangan, konfigurasi dan commissioning perangkat lunak dan perangkat informasi untuk penerbitan dokumentasi otomatis.

2. Pada tahap ini, pengontrol standar memeriksa (berpartisipasi dalam pengembangan, konfigurasi, commissioning):

1) kesesuaian formulir dokumen (primer dan sekunder), yang dapat digunakan dalam bentuk visual, dengan persyaratan NTD;

2) kepatuhan dengan perangkat lunak dan alat informasi untuk mengotomatisasi desain jenis produk tertentu dari norma dan persyaratan yang ditetapkan di NTD untuk jenis produk ini;

3) penggunaan nomenklatur pembatasan yang ditetapkan untuk komponen, bahan, dimensi, profil, dll.;

4) kesesuaian perangkat lunak dan perangkat informasi untuk mengedit dokumentasi teks dengan persyaratan standar untuk aturan pelaksanaan dokumen teks dan lain-lain.

3. Pengontrol normatif bertanggung jawab untuk memenuhi persyaratan NTD dalam perangkat lunak dan alat informasi untuk otomatisasi desain dan penerbitan dokumentasi atas dasar kesetaraan dengan pengembang.

4. Dokumen yang dibuat dengan bantuan perangkat lunak dan perangkat informasi yang diadopsi sesuai dengan ayat 2, sebagai suatu peraturan, tidak tunduk pada kontrol normatif.

5. Dalam kasus di mana DM diperoleh dengan menggunakan perangkat lunak dan alat informasi yang belum dioperasikan, atau, jika perlu, pengendalian standar dokumen pada tahap akhir pengembangannya, hal-hal berikut dapat diajukan untuk pengendalian standar:

dokumen yang menampilkan konten DM dalam bentuk yang dapat dilihat secara visual (jika memungkinkan untuk mendapatkannya);

Dokumen sekunder disediakan oleh petunjuk penggunaan DM, atau fragmennya.

6. MNZ dengan dokumen asli (asli) tidak tunduk pada pengendalian standar.

Atas permintaan pengontrol normatif, DM dapat dibaca untuk mendapatkan karakteristik kontrolnya dan membandingkannya dengan karakteristik yang ditentukan dalam IPKh DM dan (atau) pernyataan MNZ.

Permohonan tersebut berisi formulir dokumen penyerta MNZ (form 2), formulir akuntansi dan peredaran DM dan MNZ (form 3-9) dan formulir daftar dokumen pembawa data (form 10).

Formulir di atas dapat digunakan untuk cara manual, semi-otomatis dan otomatis dalam menyimpan catatan dan memperoleh akuntansi dan dokumen yang menyertainya.

Untuk buku inventaris pembukuan MN dan MNZ dan untuk kartu pembukuan MNZ dan DM diberikan aturan pengisian.

Dari kartu akuntansi DM, informasi tentang penunjukan arsip MNZ, di mana salinan DM ditempatkan (formulir 5, kolom "Penunjukan arsip MNZ, KK, K"), dapat ditransfer ke kartu akuntansi MNZ.

Saat memulihkan DM asli (atau membatalkan), disarankan untuk menghapus semua informasi tentang dokumen ini dari pernyataan MNZ di mana ia berada, dan membuat catatan tentang pemulihan (pembatalan).

BUKU AKUNTANSI PERSEDIAAN MN DAN MNZ

Mengisi buku inventaris akuntansi MN dan MNZ

Dalam buku inventaris akuntansi untuk MN dan MNZ menunjukkan:

di kolom "Tanggal penyimpanan" - akhir masa garansi penyimpanan MN:

di kolom "MN dimasukkan" - tanggal penerimaan dan organisasi yang memasok MN;

di kolom "MN diterbitkan" - tanggal penerbitan dan di mana MN diterbitkan;

di kolom "Dinonaktifkan" - penunjukan tindakan, yang menurutnya MN ini dinonaktifkan, dan tanggal penghentian.

KARTU AKUNTANSI MNZ
(sisi depan lembar berikutnya)

Mengisi kartu pembukuan MNZ

Dalam kartu pembukuan MNZ (formulir 4, 4a, 4b) tunjukkan:

di kolom "Penunjukan arsip" - penunjukan yang diberikan ke MNZ oleh layanan penyimpanan;

di kolom "Jenis MN" - kode jenis MN (lihat pasal 5.1 standar ini);

pada kolom "Inv. N" - nomor registrasi MN dalam buku inventaris MN dan MNZ;

di kolom "Tipe MN", "Panjang, kapasitas MN", "Kepala. N" - masing-masing jenis, panjang pita dalam koil atau kapasitas disk magnetik, nomor seri MN;

Di kolom "Masa penyimpanan" - tanggal berakhirnya masa garansi penyimpanan MN;

Di kolom "N akta, tanggal penghapusan" - tanggal dan nomor akta, yang menurutnya MN yang sudah tidak dapat digunakan dihapuskan;

di kolom "Tanggal pembuatan" - tanggal catatan pertama di MN;

di kolom "ID Volume" - nama volume. Dalam perusahaan yang sama, pengenal volume tidak boleh diulang;

di kolom "Kode sistem" - kode sistem operasi yang digunakan untuk merekam;

di kolom "Alasan" - penunjukan dokumen yang menjadi dasar penerbitan MNZ;

Di kolom "Jumlah lari." - jumlah panggilan ke MNZ selama pekerjaan yang ditentukan dalam kolom "Jenis pekerjaan";

di kolom "Catatan" - berbagai data tambahan.

Kolom yang tersisa diisi sesuai dengan namanya.

Formulir 5

KARTU AKUN DM
(sisi depan lembar pertama)

Formulir 5a

KARTU AKUN DM
(sisi belakang halaman pertama)

Formulir 5b

KARTU AKUN DM
(sisi depan lembar kedua dan selanjutnya)