Оформление отчета по практике (гост). Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет Если в гостинице есть касса

По окончании практики студент-практикант сдает руководителю практики от колледжа дневник и письменный отчет по практике.

В дневнике обязательно должны быть отзыв о прохождении практики студентом на предприятии, подписанный руководителем практики от предприятия и заверенный печатью предприятия(см. приложение B), а также приведены график работ и их содержание. (см. приложение C).

Отчет составляется на основании записей в дневнике, т.е. должен содержать сведения о конкретно выполненной студентом работе в период практики.

В отчете дается краткое описание всех пунктов индивидуального задания. Кроме того, к отчету прикладываются документы входной и выходной информации, программа с комментарием, схема алгоритма. Для оформления отчета студенту выделяется 2-3 дня в конце практики.

Отчёт по практике сдаётся руководителю для проверки. В случае выявления ошибок, неполного объёма работ, несоответствия правилам оформления, других недочётов, отчёт возвращается студенту для доработки.

Подведение итогов практики

Аттестация по итогам практики проводится на основании оформленного в соответствии с установленными требованиями письменного отчета и отзыва руководителя практики от предприятия.

По итогам практики студенты получают зачет с дифференцированной оценкой (отлично, хорошо, удовлетворительно).

Результаты зачета определяются уровнем приобретенных студентами практических навыков и знаний, степенью выполнения индивидуального задания, отзывом руководителя практики от предприятия.

Общие требования к содержанию отчета по практике

Отчет должен давать полное представление об актуальности выбранной темы, предполагаемых путях ее решения, их эффективности.

Общими требованиями к отчету являются:

· четкость и логическая последовательность изложения материала;

· убедительность аргументации;

· краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

· конкретность изложения результатов работы;

· соответствие условных обозначений, сокращений и терминов принятым нормам в данной предметной области.

В тексте документа не допускается применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы; применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке

Отчет должен содержать:

1. Титульный лист

2. Задание руководителя практики

3. Реферат

5. Введение

6. Основную часть

7. Заключение и выводы

8. Перечень принятых терминов и (или) сокращений с соответствующими разъяснениями

9. Список использованных источников и литературы

10. Приложения (при необходимости)

Титульный лист и лист задания

Титульный лист и лист задания выполняются по форме, приведенной в приложениях A, D.

Реферат должен содержать:

· характеристику отчета (количество страниц, рисунков, таблиц, приложений; объем списка литературных источников);

· список ключевых слов;

· конспективное изложение существа проделанной работы;

Объем реферата – не более 1 страницы.

Содержание должно включать наименование всех разделов, подразделов и пунктов (если они имеют наименование) с указанием их номеров и номеров страниц, на которых размещается начало материала разделов (подразделов, пунктов). Все приложения должны быть перечислены в содержании работы с указанием их номеров и заголовков. Содержание включают в общее количество листов данного документа.

Введение должно содержать общие сведения о проделанной работе. В нем необходимо отразить актуальность выбранной темы, цели и задачи практики, используемые методики, практическую значимость полученных результатов. По желанию, можно привести логическую структуру отчета.

Объем введения – не более 3-х страниц.

Основная часть должна содержать описание рассматриваемой проблемы и обоснование актуальности ее разрешения, формулировку целей работы, выбор и обоснование направлений их достижения и используемых для этого методов, методик и информационных технологий.

1. Описание объекта исследования (предметной области, для которой формулируется и разрешается проблема, например, действующей системы управления, ее функциональной подсистемы, вида деятельности, видов обеспечения и т.п.).

2. Анализ проблемы (выявление недостатков действующей системы с позиций количественного состава и качества реализации автоматизированных функций, их организационного, технического, информационного и т.п. обеспечения).

3. Выбор и обоснование направления ее разрешения в виде комплекса задач по совершенствованию конкретной функциональной подсистемы или видов обеспечения с учетом реальных ограничений (например, совершенствование математического обеспечения некоторыми известными методами при заданных средствах программной и технической реализации).

4. Факторы и показатели эффективности и качества, связанные с решаемой проблемой, и значения которых должны быть улучшены в результате решения поставленных задач

5. Документы и данные, подтверждающие принятые решения

Сбор и оформление материалов основной части отчета по практике целесообразно выполнять по схеме, принятой при проектировании систем автоматизации на этапах обследования и технико-экономического обоснования.

Заключение должно содержать качественные и количественные оценки результатов выполненной работы.

В этом разделе приводят в концентрированном виде (по пунктам) следующие сведения:

· перечень решенных задач;

· перечень и характеристика конкретных решений;

· сведения о качестве и эффективности полученных решений;

· направления их совершенствования (развития).

Перечень принятых терминов и (или) сокращений с соответствующими разъяснениями. В отчете должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, сокращения слов, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - общепринятые в научно-технической литературе. Если в тексте принята специфическая терминология, тo в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов и (или) сокращений с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание отчета.

Список использованных источников и литературы должен включать перечень литературных источников (монографий, журнальных статей, отчетов о НИР и т.п.), которые были использованы в работе и ссылки на которые имеются в тексте отчета. Ссылками на литературные источники допускается обосновывать собственные решения и выводы, используемые методы, выбранные направления исследований.

Приложения . Существенная роль при оформлении отчета, как и любой документации, отводится приложениям.

В приложения сводятся таблицы исходных данных и промежуточных результатов расчета, аналитические выводы (если они не составляют основной предмет исследования, а используются для получения некоторых результирующих зависимостей), описание алгоритмов и тексты программ, описание известных технических средств системы, чертежи и схемы. В состав приложений можно включать акты о внедрении и практическом использовании результатов работы, заключения об их эффективности и качестве.

Приложения могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения - рекомендуемого или справочного характера.

Объем приложений не ограничивается.

Новая страница 1

Отчетная документации организации состоит из нескольких комплексов документов:

документы государственной статистической отчетности;

документы ведомственной отчетности;

внутриучрежденческие отчетные документы.

Документы государственной статистической отчетности

Документы государственной статистической отчетности входят в Унифицированную систему отчетно-статистической документации. Наименования форм документов этой системы составляют 6-й раздел Общероссийского классификатора управленческой документации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации включает в себя несколько подсистем:

- документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;

- документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;

- документация по статистике труда;

- документация по статистике материальных ресурсов;

- документация по статистике финансов;

- документация по социальной статистике;

- документация по статистике промышленности;

- документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

- документация по статистике капитального строительства;

- документация по статистике внешнеэкономических связей;

- документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

- документация по статистике транспорта и связи;

- документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Документы ведомственной отчетности

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти (министерствами и ведомствами) и применяются в подведомственных организациях или, если федеральный орган исполнительной власти осуществляет межотраслевую координацию и контроль, во всех организациях страны. В качестве примера можно привести Министерство по налогам и сборам Российской Федерации, которое разрабатывает унифицированные формы налоговой отчетности, представляемой организациями в налоговые инспекции.

Документы государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности, как правило, представляются в соответствующие территориальные органы с определенной периодичностью: год, полугодие, квартал, месяц, декада (10 дней), неделя. Есть и разовые отчетные документы, представляемые при совершении определенного действия. В заинтересованные органы, как правило, представляется один экземпляр документа и электронная копия на магнитном носителе, при этом один экземпляр документа на бумажном носителе остается в организации и хранится в деле. Отчетные документы организации, поступающие в органы управления, хранятся там не более пяти лет, а срок хранения этих документов в организациях, где они созданы, соответствует срокам, установленным Перечнем типовых управленческих документов организаций, учреждений и предприятий с указанием сроков их хранения (2002 г.).

Внутриучрежденческие отчетные документы

Кроме документов государственной статистической отчетности и ведомственной отчетности в каждой организации применяются внутренние отчетные документы , в которых в обобщенном виде содержатся сведения о выполнении планов, программ, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящих органов, об итогах командировок. Такого рода отчетные документы всегда представляются руководству данной или вышестоящей организации.

Отчетные документы, как правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе газа, отчет о поставке продукции и т.п.

Требования к составлению отчетов

Отчетные документы составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов отчетов разрабатываются нормативные или методические документы, определяющие порядок их составления.

В отчете должны быть указаны:

- наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);

- наименование отчета;

- дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;

- регистрационный номер;

- место составления отчета;

- составители (исполнители) отчета;

- основание для составления отчета;

- подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;

- печать организации, если этого требуют нормативные документы.

Отдельные виды отчетов утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации. Главным образом это касается внутриучрежденческих отчетов и отчетов о деятельности организации (годовых), представляемых в вышестоящую организацию.

В тексте отчета в зависимости от его назначения может даваться точное описание объекта исследования или анализа, хода работы, используемых методов, применяемых нормативных документов, могут приводиться расчеты и итоговые данные.

Отчет может оформляться с титульным листом или без него.

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

Демонстрация эффективной работы руководству;

Получение финансирования на следующий отчетный период;

Получение согласия на развитие направления (идеи);

Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.

Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».

Как оформить документ

Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.

Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:

Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;

Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;

Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;

Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.

Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.

Источник: ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»

1. Документы, подтверждающие факт сдачи отчетности в различные контролирующие органы

1.1 Обмен электронными документами между налогоплательщиком и ФНС

Согласно Порядку (утв. Приказом ФНС от 02.11.2009 №ММ-7-6/534@) представления отчетности в ФНС в электронном виде факт сдачи отчетности в ФНС подтверждается квитанцией о приеме , в которой дата представления документа фиксируется на основании даты, указанной в электронном документе «Подтверждение даты отправки» , формируемом спецоператором связи или самим налоговым органом (при отправке непосредственно в налоговый орган).

Факт того, что отчетность без ошибок загружена в информационную базу данных налогового органа, подтверждается электронным документом «Извещение о вводе» . Если же в отчетности обнаружены неточности, то ИФНС вышлет «Уведомление об уточнении» , получив которое налогоплательщик должен исправить указанные в уведомлении ошибки и повторно выслать декларацию в ИФНС. При этом штрафные санкции за несвоевременное представление отчетности не взыскиваются, так как дата сдачи ранее уже зафиксирована в документе «Подтверждении даты отправки».

Табл. 1. Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ИФНС

	Тип документа	Начало имени файла
	Информационное сообщение о достоверности, выданной представителю о наделении его полномочиями по исполнению обязанностей в налоговый орган
	Уведомление об уточнении налоговой декларации
	Квитанция о приеме
	Подтверждение даты отправки налогоплательщиком (представителем) декларации (расчета) в электронном виде
	Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде		Форма утв. Приказом ФНС России от 25.02 2009 №ММ-7-6/85@
	Извещение о вводе сведений, указанных в налоговой декларации
	Извещение о получении электронного документа (документов) в электронном виде

На Рис. 1 представлен состав электронных документов, которые участвуют в обмене между налогоплательщиком, спецоператором связи и налоговым органом при представлении декларации по налогу на прибыль.

Рис. 1. Состав электронных документов, сопровождающих сдачу декларациипо налогу на прибыльв налоговый орган

Как видно из Рис. 1 , документооборот включает файлы двух типов:

1. .xml-файл - это электронный вариант документа отчетности или подтверждающего его отправку документа, составленный по установленному ФНС формату;
2. sig-файл - это электронно-цифровая подпись (квалифицированная ЭЦП) уполномоченного лица, подписавшего документ, а именно: налогоплательщика, спецоператора или контролирующего органа. Для удобства связывания файла документа и его ЭЦП, имя последнего обычно образуется путем добавления к имени файла документа расширения «.sig». Таким образом, образуется файл ЭЦП, имя которого оканчивается на «.xml.sig». Почему «обычно», потому что программы некоторых спецоператоров так не поступают, чем затрудняют понимание пользователями и другими программами назначения и связи образуемых файлов.

1.2. Характеристики электронного документооборота между налогоплательщиком и ФСС

Порядок обмена документами в электронном виде с ЭЦП между страхователями и Фондом социального страхования, утвержденный Приказом ФСС от 12.02.2010 №19 (в ред. от 14.06.2011), предполагает, что документом, подтверждающим сдачу формы 4-ФСС, является:

1. квитанция о получении Расчета или
2. квитанция о получении Расчета с ошибками

Дата представления отчета, от которой зависит, своевременно ли страхователь представил отчетность, фиксируется в самой в квитанции (а не в подтверждении даты отправки, поскольку такой документ при сдаче отчетности в ФСС не предусмотрен).

При получении квитанции с ошибками Фонд рекомендует внести исправления в форму 4-ФСС (в соответствии с протоколом ошибок) и повторно направить отчет на шлюз ФСС . В этом случае датой представления отчета будет считаться дата, указанная в первой сформированной квитанции за текущий отчетный период.

К документам, сопровождающим отправку формы 4-ФСС в электронном виде, относятся отчеты об ошибках форматного и/или логического контроля (при наличии таковых ошибок), а также квитанция (см. Табл. 2).

Табл. 2. Типы сопровождающих документов, используемых в электронном документообороте с ФСС

Квитанция о получении Фондом отчета (с ошибками или без них) представляет собой зашифрованный и подписанный уполномоченным лицом ФСС файл с расширением «.р7е». После расшифровки файла квитанции можно увидеть, что он содержит html-файл протокола обработки файла отчета 4-ФСС и оригинальный xml-отчет страхователя. Наличие таких двух файлов в квитанции подтверждает, что квитанция соответствует именно вложенному в нее отчету 4-ФСС.

1.3 Характеристики электронного документооборота между налогоплательщиком и ПФР

Согласно Распоряжению Правления ПФР от 11.10.2007г. №190р, которым регламентируется электронный документооборот со страхователями, документом, подтверждающим факт представления отчетности в ПФР, является протокол контроля отчетности. Последний может иметь как статус «положительный», означающий, что отчетность считается успешно принятой и «отрицательный», в случае, если в отчетности в ПФР были выявлены ошибки, которые следует исправить и отправить отчетность заново.

Аналогично отчетности в ФНС, сформированные в электронном виде сведения персонифицированного учета и РСВ-1 обычно представляют собой файлы двух типов: «.xml» и «.xml.sig».

Рис. 2. Состав электронных документов, сопровождающих сдачу пакета сведений в ПФР

2. Особенности хранения подтверждающих сдачу документов

Определившись с теми документами, которыми подтверждается факт сдачи отчетности в контролирующие органы, разберемся с местами их хранения/размещения.

Итак, по порядку. Отчетность в ФНС в электронном виде можно представить через:

1. спецоператора связи,
2. непосредственно в налоговый орган по безспецоператорной схеме, например, через систему ГНИВЦ-Прием Регион (схема ГПР) или через сайт ФНС России .

В первом случае отправленная отчетность, а также комплект подтверждающих документов передаются через сервер спецоператора связи. А у некоторых спецоператоров такие документы могут храниться в зашифрованном виде на сервере спецоператора, например, на сервере системы «Контур-Экстерн». Если же требуется, представить электронные документы отчетности, заверенные налоговым органом, в кредитную организацию, аудиторам, в конкурсную комиссию или проверяющим контролирующих органов, то их необходимо сохранить на диск. Это можно сделать, используя функцию сохранения документооборота. Такие функции в большинстве программ отправки электронной отчетности реализованы. Именно так «сохранение документооборота» они называются в программе «Баланс-2W» и системе «Контур-Экстерн».

Если отчетность отправлена через сайт ФНС, то документ сданной отчетности и его ЭЦП, а также подтверждающие ее представление документы должны хранятся на сайте ФНС (см. Рис. 3).

Рис. 3. Отчетность и сопровождающие ее документы, отправленные через Портал ФНС

Все электронные документы, которыми обменивается налогоплательщик, спецоператор (если он участвует в электронном документообороте) и налоговый орган, обычно сохраняются в виде файлов двух форматов: «.xml», и «.xml.sig». Первый документ - это сформированный по установленному формату электронный файл документа. Второй - электронная подпись под документом уполномоченного лица.

Xml-файл можно открыть с помощью браузера, а вот «прочитать» его может только специалист, разбирающийся в форматах документов (см. пример файла на Рис. 4).

Рис. 4. Файл сообщения об ошибке в декларации, поступивший из ФНС

Просмотреть в удобном виде файлы с расширением «.xml.sig», содержащие ЭЦП, можно с помощью специализированного программного обеспечения, позволяющего проверять подписи под электронными документами. Одной и таких известных программ является КриптоАРМ - программа, предоставляющая диалоговый интерфейс для выполнения криптографических операций, таких как шифрование и расшифрование, формирование и проверка электронной подписи и других.

С хранением отчетности в ФСС ситуация несколько иная. Формы 4-ФСС, отправленные в электронном виде, поступают на единый для всей страны шлюз приема , где и хранятся квитанция об их приеме, являющиеся электронными юридически значимыми подтверждающими документами. При наличии ошибок на Шлюзе ФСС также можно найти протокол ошибок форматного и (или) логического контроля.

Рис. 5. Отображение состояния электронного документооборота с ФСС на Шлюзе приема

Для чтения квитанции ФСС предлагает страхователям воспользоваться программой ARM.exe, которая расшифровывает файл квитанции, имеющей расширение «.p7e», подписанный уполномоченным лицом ФСС.

С документами, подтверждающими представление отчетности в ПФР в электронном виде, ситуация тоже имеет свои особенности. Так, завершенный документооборот по персонифицированному учету , по требованиям ПФР, не подлежит хранению на серверах спецоператоров связи . Поэтому страхователи, использующие web-сервисы спецоператоров для отправки и хранения документов и желающие в любой момент просмотреть и при необходимости предоставить проверяющим их деятельность лицам не только саму отчетность в ПФР, но и документы, подтверждающие ее представление, должны своевременно сохранять документы у себя на рабочем месте. Для этого у таких спецоператоров предусмотрена специальная функция «Сохранить все документы и подписи».

Сохраненная на рабочую станцию страхователя отчетность и подтверждающие ее сдачу документы, как уже говорилось ранее, тоже обычно состоит из файлов двух типов: «.xml» и «.xml.sig» (см. Рис. 2). Просмотреть их можно также как и налоговую отчетность с помощью программного обеспечения, позволяющего расшифровывать и проверять подписи под электронными документами, например, программы КриптоАРМ.

Таким образом, для просмотра и надежного хранения документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы, компаниям рекомендуем:

1. регулярно сохранять в электронном архиве на своем диске комплекты электронных документов, подтверждающих сдачу отчетности в контролирующие органы,
2. иметь возможность просматривать эти электронные документы с помощью специализированных программ. Но для этого такие программы, как вышеупомянутые КриптоАрм и ARM.exe не очень удобны. КриптоАрм, являяся универсальной, не позволяет просматривать xml-отчеты в удобочитаемом бухгалтером виде, а ARM.exe предназначена только для работы с расчетом 4-ФСС.

3. Программное обеспечение для хранения и просмотра подтверждающих сдачу отчетности документов

Для работы с архивом электронных документов компанией «ОВИОНТ ИНФОРМ», разработана программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов», позволяющая просматривать электронные документы, подготовленные в соответствии с требованиями ФНС, ПФР и ФСС России и форматами файлов документов для передачи их в электронном виде.

Программа позволяет в удобном для бухгалтера и проверяющего виде просматривать:

• список документов, подтверждающих факт сдачи отчетности в контролирующий орган (Рис.),

Рис. 6. Главное окно программы «Баланс-2: Просмотр электронных документов»

• электронный документ отчетности, представленный в контролирующий орган, включая ФНС, ФСС и ПФР (Рис. 7),

Рис. 7. Электронный документ отчетности

<

• сведения о лице, его подписавшем и сертификате его электронной цифровой подписи (Рис. 8),

Рис. 8. Просмотр информации об ЭЦП и сертификате

• данные об отправке документа в контролирующий орган,
• данные о лице, получившем документ и сертификате его электронной цифровой подписи,
• подтверждающие отправку и их доставку документы между отправителем и получателем, включая квитанции о получении, протоколы контроля, извещения о вводе в базу данных электронных документов, а также ЭЦП уполномоченных лиц контролирующих органов (Рис. 9).

Рис. 9. Просмотр извещения о получении декларации в налоговом органе

Программа будет полезной не только лицам, подготавливающим и принимающим отчетность в соответствии с требованиями закона, то есть налогоплательщикам и контролирующим органам - ФНС, ПФР, ФСС, но и лицам, желающим обмениваться электронными документами по своему желанию, например, кредитным организациям, принимающим отчетность заемщиков в электронном виде, их клиентам, аудиторам, руководителям финансовых подразделений.

Программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов» может применяться пользователями не только программы «Баланс-2W», но других программ подготовки электронной отчетности и абонентами любых специализированных операторов связи.

Вы бухгалтер, но директор вас не ценит? Считает, что вы только тратите его деньги и переплачиваете налоги?

Станьте ценным спецом в глазах руководства. Научитесь работать с дебиторкой.

У Центра обучения «Клерка» новый .

Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Правильное ведение документации важно для любой организации, поскольку позволяет грамотно заниматься основной деятельностью и не бояться налоговых и прочих проверок. Отчетные документы готовятся в разнообразных видах и формах. Разновидности документации отличаются в зависимости от типа компании, рода ее деятельности и многих других факторов.

Общее понятие

Отчетный документ отражает комплекс показателей с результатами работы компании за выбранный период. В отчетности могут содержаться таблицы с бухгалтерскими, статистическими и другими данными. Отчет - это итог работы по учету сведений.

Отчетные документы могут классифицироваться по видам, периодам, объему данных, степени их обобщенности.

Разновидности

По видам отчетность делится на:

• бухгалтерскую;
• статистическую;
• оперативную.

Бухгалтерская - это систематизированные данные об имуществе организации, ее финансах, результатах работы. Отчетные бухгалтерские документы готовятся по информации учетов.

Статистическая подготавливается по бухгалтерских и оперативных учетов.

Оперативная отчетность готовится по оперативным материалам за определенные временные интервалы - неделю, месяц, декаду и так далее. Эти сведения помогают вести за рабочими процессами в организации.

Регулярность подготовки отчетных документов может быть:

• внутригодовой - за день, пятидневку, декаду, месяц, квартал, полгода.
• годовой - это сводка за год.

Внутригодовая статистическая отчетность является текущей, а бухгалтерская - промежуточной.

Степень обобщения сведений в отчетности может быть различной. В зависимости от этого показателя отчеты бывают:

• первичными - они составляются непосредственно организацией;
• сводными - готовятся вышестоящими учреждениями.

Любая отчетность должна представлять достоверные данные о деятельности организации, ее финансовом положении, результатах работы, любых изменениях этих сведений.

Внешний вид и содержание

Формы отчетных документов утверждаются государственными нормативами.

В каждой компании ведется внутренняя отчетность, в которой предоставляются сведения о выполнении планов, поручений руководства. Эти отчеты готовят специалисты различных отделов компании и предоставляют руководству. Такая документация может называться отчетом или справкой.

Отчеты внутри учреждений делаются в произвольной форме. Они подаются на бумажных листах или на бланках организации.

В отчете обязательны следующие данные:

Текст отчета содержит полную информацию о совершенной работе, проведенном анализе итогов деятельности. Делаются выводы, при необходимости - вносятся предложения. Нередко к отчетам прилагают поясняющие записи. Дата отчета должна соотноситься с утверждением руководителем.

Служебные командировки

Отдельной разновидностью отчетности являются отчетные документы за проживание в гостинице в случаях служебных командировок специалистов.

В расходы на командировки входят траты на съем гостиничного номера. Согласно требованиям законодательства, компания обязана возместить сотруднику все расходы по оплате гостиничного номера.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, предоставляет один из этих документов:

• счет;
• квитанцию.

Какой из этих документов будет наиболее верным и не вызовет вопросов у налоговых органов?

Если в гостинице не применяется контрольно-кассовое оборудование, то сотрудник гостиницы должен оформить специальный бланк. Назвать его можно по-разному: квитанция, чек, ваучер.

Требования к бланкам

В каждой гостинице существует свой бланк, но оформленный по утвержденным требованиям. Отчетные документы за проживание отвечают таким требованиям:

• на отчете содержатся реквизиты ее номер, серия, адрес, ИНН, печать);
• сам бланк изготавливается в типографии или с применением автоматизированных систем, защищенных от постороннего доступа и сохраняющих сведения в течение пяти лет;
• документу присваивается номер и серия.

Если работник предъявил документ, не отвечающий утверждённым требованиям, а компания его приняла и провела, при появлении претензий со стороны налоговых сотрудников организация сможет отстоять свои затраты в суде.

Если в гостинице есть касса

Обычно в гостиницах есть контрольно-кассовая техника. Тогда отчетные документы за проживание не заполняются, а сотруднику выдается кассовый чек. Именно он говорит о факте регистрации и оплате гостиничного номера.

К чеку может прилагаться счет или другой документ, приводящий данные о регистрации определённого сотрудника.

Если сотруднику вместо чека выдали приходно-кассовый ордер, в такой ситуации при составлении отчетности могут быть проблемы со стороны налоговых специалистов. Конечно, компания может отстоять свои интересы в суде, но процедура эта не слишком проста.

Квитанции к ПКО также предоставляется как отчетные документы за проживание в гостинице. Они также принимаются и обычно не вызывают лишних вопросов. Квитанции считаются официальными документами, которые удостоверяют факт принятия денег гостиничной администрацией.

В случае отсутствия документов

Бывают и такие ситуации, когда сотрудник не предоставляет ни одного документа. Тогда бухгалтер запрашивает из гостиницы справку о проживании конкретного лица. А в самой компании должны быть сведения о периоде командировки данного сотрудника.

Подобные нюансы могут привести к спорам с сотрудниками налоговых органов, которые разрешаются в суде обычно в пользу организации.

Ситуации непредоставления документов могут объясняться тем, что сотрудник проживал не в гостинице, а в арендованной квартире. В этом случае компания оплачивает затраты на аренду жилья, сотрудник не несет никаких расходов, значит, они ему и не компенсируются.

Часто бухгалтеры задают вопрос - как же тогда учитывать затраты при налогообложении? Компания может указывать при налогообложении своей прибыли понесенные расходы на съем жилья, но только за тот период, когда в нем фактически проживал ее сотрудник. Затраты во все остальные периоды посчитаются необоснованными расходами и не будут приняты налоговыми структурами.

Подготовка отчетных документов - важный и ответственный момент в деятельности любой организации. Как правило, этим занимаются сотрудники бухгалтерии или руководители структурных отделов фирмы. При возникновении затруднений можно пользоваться услугами сторонних компаний.