Платная парковка и компенсация расходов сотруднику. Расходы на платную парковку, мойку, штрафстоянку Проводки за штрафстоянки на юридическое лицо

Чтобы обосновать компенсацию сотруднику расходов на парковку, необходимо закрепить порядок их возмещения в учетной политике компании и в трудовых договорах, а также собрать подтверждающие документы. В наши дни бывает довольно трудно найти в городе место, где можно бесплатно оставить автомобиль. Некоторые компании идут навстречу своим сотрудникам, которые используют личные авто в интересах фирмы, и компенсируют им расходы на парковку возле офиса, а также при разовых поездках по городу во время посещения переговоров, выставок, конференций, семинаров и других мероприятий (ст. 188 ТК РФ). Рассмотрим нюансы налогового учета компенсаций расходов на парковку своему сотруднику.

Компенсация расходов на парковку. Есть пределы?

Минфин и ФНС России упоминают только четыре вида затрат работника, которые, по мнению ведомств, включены в сумму компенсации за использование личного автомобиля, нормируемую для целей расчета налога на прибыль (пост. Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — Постановление № 92); письма Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275, от 21.07.1992 № 57, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@, от 04.03.2011 № 16-15/020447@, от 31.03.2006 № 18-11/3/25186): сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Компенсация затрат на парковку в данном перечне отсутствует. Следовательно, есть два возможных варианта ее учета в налоговой базе.

Вариант 1 — рискованный. Суммы расходов на стоянку можно учесть в полном объеме как прочие расходы, связанные с производством (реализацией) (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Данный вывод косвенно подтверждает письмо финансового ведомства (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404). Вместе с тем фирма, которая решит учитывать в налоговой базе затраты на парковку в полном объеме, должна быть готова отстаивать свои действия в налоговом споре.

Вариант 2 — безопасный. Если компания хочет избежать претензий налоговиков, то расходы на парковку следует учитывать в пределах норм, установленных Постановлением № 92 (см. таблицу).

Нормы компенсации расходов по легковым авто, которые включают в расчет базы по налогу на прибыль

При обоих вариантах фирма должна иметь в наличии все необходимые подтверждающие затраты документы (пост. ФАС ПО от 11.03.2009 № А57-4951/2008).

Обоснование и документальное подтверждение

Во-первых, фирма должна установить порядок выплаты компенсации затрат на парковку в своей учетной политике, в приказе директора об установлении компенсации, а также прописать в трудовом договоре с работником (или в дополнительном соглашении к нему) размер возмещения (см. образец 1). Отметим, что нормы, указанные в Постановлении № 92, применяются только при расчете налога на прибыль и никоим образом не влияют на фактический размер компенсации, выплачиваемой работнику (письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275).

Во-вторых, необходимо собрать все документы и расчеты, подтверждающие затраты на компенсацию парковки. Их список будет зависеть от конкретной ситуации.

Компенсация расходов на стоянку возле офиса фирмы. Нередко компании арендуют парковочные места возле зданий своего месторасположения. Подтверждающими расходы документами в данном случае будут являться договор аренды с владельцем парковки и платежные документы. Факт использования работником парковочного места возможно подтвердить с помощью электронных карт-пропусков. Кроме того, в качестве подтверждения могут выступать реестры автомобилей, документы охраны, подтверждающие заезд и выезд автомобиля, и прочее. Вышеупомянутые документы не являются бланками строгой отчетности, но могут использоваться в качестве дополнения к остальным указанным выше документам.

В последнее время получает широкое распространение оплата парковки по мобильному телефону через SMS посредством купленной заранее скретч-карты. В данном случае открывается личный счет и денежные средства списываются с него после отправки сообщения. Списание может производиться как с корпоративных, так и с личных номеров сотрудников. По нашему мнению, целесообразно использовать корпоративные номера, поскольку фирме будет легче отслеживать расходы на парковку и подтверждать ее оплату (через распечатки от операторов). Если работники пользуются личными номерами, то могут понадобиться заверенные в установленном порядке документы, доказывающие принадлежность SIM-карт конкретным сотрудникам. Расходы на покупку скретч-карты подтверждаются кассовым чеком.

Отметим, что инспекторы предъявляют претензии по поводу включения в расчет налога на прибыль расходов на аренду парковки при наличии у фирмы собственного гаража. По нашему мнению, подобные затраты можно обосновать, использовав следующие доводы:

• количество автомобилей сотрудников превышает количество машино-мест в гараже;
• арендованная стоянка используется для обеспечения сохранности транспортных средств (пост. ФАС СЗО от 23.12.2005 № А56-5298/2005) и в качестве гостевой парковки для постоянных и потенциальных контрагентов (пост. ФАС МО от 27.03.2013 № А40-61548/12-90-349);
• арендованная стоянка используется исключительно для деятельности, направленной на получение прибыли (например для автомобилей, перевозящих грузы) (пост. ФАС ЦО от 27.04.2006 № А68-АП-266/11-05).

Компенсация парковки в разовых поездках. В течение рабочего дня сотрудники компании могут ездить на своем авто на различные мероприятия (переговоры, выставки, конференции и прочее). В данном случае для обоснования и подтверждения расходов на компенсацию парковки работник должен оформить отчет с объяснением производственной необходимости использования личного авто. Также необходимы путевой лист, чеки ККТ, парковочный талон или другие документы по оплате парковки (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).

Отметим, что иногда при кратковременной (разовой) парковке (на срок не более суток) договор с владельцем стоянки оформляется путем выдачи потребителю документа (сохранной расписки, квитанции и т. п.) с указанием номера машины. Его копия остается у исполнителя (п. 12 Правил об оказании услуг автостоянок, утв. пост. Правительства РФ от 17.11.2001 № 795). Данный документ также может являться подтверждающим факт парковки.

Отчет об использовании автотранспорта в производственных целях составляют на основании путевого листа. Форма такого отчета не установлена, поэтому он может оформляться в произвольной форме (см. образец 2). В соответствии с требованиями Закона о бухучете формы первичных документов, подтверждающих расходы, могут разрабатываться экономическим субъектом самостоятельно. При этом они должны соответствовать установленным требованиям (ст. 9 Закона о бухучете).

Возникает ли у сотрудника доход?

Суммы возмещения расходов за использование работником его личного имущества в интересах фирмы при выполнении трудовых обязанностей согласно трудовому договору относятся к установленным законодательством РФ, не являются доходом сотрудника и освобождаются от НДФЛ (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305; пост. ФАС СЗО от 02.11.2010 № А56-53764/2009). Кроме того, каких-либо норм компенсации в целях обложения НДФЛ не существует.

Для того чтобы в рамках трудовых отношений сотруднику была выплачена компенсация за использование его личного имущества, необходимо (ст. 188 ТК РФ):

• соглашение сторон, определяющее размер возмещения расходов, выраженное в письменной форме;
• приказ руководителя организации, являющийся основанием для выплаты;
• документы, подтверждающие принадлежность автомобиля конкретному сотруднику;
• документы, подтверждающие фактическое использование машины в интересах работодателя;
• расчеты компенсаций;
• документы, подтверждающие суммы расходов на парковку.

Поскольку свободного места в городах все меньше и меньше, а парковки в центре становятся платными, компаниям следует задуматься о компенсациях своим сотрудникам затрат на стоянку автомобилей в поездках производственной направленности. Использование работником парковки может стать критерием для мотивации и материального стимулирования персонала, поскольку не все компании компенсируют данные расходы.

Многие предприятия имеют в собственности автомобили, но при этом у них отсутствуют собственные парковки. В таком случае организации прибегают к помощи сторонних платных автостоянок.

Паркирование - временное пребывание на стоянках автотранспортных средств, принадлежащих посетителям объектов различного функционального назначения.

Автостоянки - открытые площадки, предназначенные для хранения или паркирования автомобилей. Автостоянки для хранения могут быть оборудованы навесами, легкими ограждениями боксов, смотровыми эстакадами. Автостоянки могут устраиваться внеуличными (в виде карманов, отступающих от проезжей части, и др.) либо уличными (в виде парковок на проезжей части, обозначенных разметкой).

Оплата стоянки автотранспортных средств предприятиями может осуществляться:

Либо с заключением со стоянкой от имени предприятия договора на оказание возмездных услуг и их дальнейшей оплатой по безналичному расчету от имени организации;

Либо через подотчетное лицо наличными (как правило, подотчетным лицом выступает водитель автомобиля).

Договором могут быть предусмотрены различные варианты оказания услуги платной автостоянки. Например, в нем могут быть перечислены несколько автомобилей, которые могут стоять на одном конкретном месте стоянки в разные дни или часы. Договором может быть предусмотрена почасовая, дневная или фиксированная арендная плата за место за полный месяц.

Бухгалтерский учет

Для начала разберемся в бухучете трат на парковку.

Затраты на парковку признаются в бухучете расходами по обычным видам деятельности компании (п. п. 5, 7, 16 и 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Если стоянку оплачивает водитель самостоятельно, то ему на эти цели выдают под отчет необходимую сумму, в учете бухгалтеру необходимо сделать следующие записи:

Выданы средства подотчетному лицу.

Стоимость услуг можно включить в расходы только после того, как водитель сдаст и его утвердят. Именно в этот момент с сотрудника списывается задолженность и делается запись по дебету счетов затрат:

Списана задолженность по подотчетным суммам.

Если же организация заключила с автостоянкой , то, как правило, сначала деньги перечисляются за хранение машины владельцу парковки, что отражается записью:

Отражены затраты по содержанию автомобиля на платной стоянке.

Налог на прибыль

Теперь о налоговом учете этих трат.

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта, в том числе по оплате автостоянок, поэтому такие издержки можно учесть при расчете прибыли.

При этом понесенные расходы обязаны удовлетворять условиям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно они должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (Письмо Минфина России от 27 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/404).

Если автомобиль используется в деятельности компании и у нее нет места для его стоянки, то расход экономически обоснован и его можно учесть при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 11 января 2006 г. N 03-03-04/2/1). Таким образом, затраты на платные автостоянки относятся к расходам на содержание служебного транспорта и уменьшают базу по налогу на прибыль. При методе начисления они признаются на дату утверждения авансового отчета, если стоянка оплачена сотрудником, или получения акта об оказании услуг в случае заключения договора с парковкой.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Если организации, заключившие договор оказания услуг платной парковки, являются плательщиками налога на добавленную стоимость, то дополнительно в бухгалтерском учете будут делаться записи по отражению "входящего" налога на добавленную стоимость на момент получения счета-фактуры по дебету счета "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям" и кредиту счетов или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" .

На момент оказания услуг и получения акта об оказании услуг платной парковки в бухгалтерском учете будет отражаться возмещение налога на добавленную стоимость из бюджета по дебету счета , субсчет "Расчеты по НДС", и кредиту счета "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям".

Документальное оформление

Теперь разберемся, какие бумаги нужно оформить, если фирма арендует место для стоянки служебного автомобиля.

Как известно, в соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными оправдательными документами.

Их формы определяет руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение учета.

Напомню, что вся "первичка" должна содержать следующие обязательные реквизиты: название; дату составления; наименование экономического субъекта, составившего бумагу; содержание факта хозяйственной жизни, величину его натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения; название должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо должности ответственных за оформление свершившегося события; подписи с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации сотрудников.

Для того чтобы у ревизоров не возникло претензий и вопросов по подтверждению расходов, в документе на оплату стоянки должна быть информация об автомобиле, который фирма держит на платной парковке, его марка и регистрационный номер. Так компания сможет документально подтвердить обоснованность расходов, то есть доказать, что именно это транспортное средство организация ставит на стоянку в условленные сроки и за плату.

Необходимыми оправдательными документами для учета расходов на платную парковку являются (Письма Минфина России от 27 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/404, УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. N 20-12/29007): акт об оказании услуг; кассовый (если организация, предлагающая парковку, использует ККТ) и ; бланк строгой отчетности (если деловой партнер кассу не использует).

Как правило, акт об оказании услуг по парковке составляется при долгосрочной аренде машино-места. Кроме того, с автопарковкой составляется договор, в котором указываются существенные условия: количество ТС и их характеристики, время заезда-выезда и т.п. Таким образом, когда организация заключает контракт на оказание платных услуг автостоянки, подтверждающим документом будет являться акт с указанием марки и регистрационного номера машины. Если в бумаге нет упоминания о конкретном транспортном средстве, то подтверждающим документом может быть перечень автомобилей, которые хранятся на автостоянке в соответствии с договором. Такой список обычно является приложением к контракту.

Напомню, что кассовый и товарный чеки выдаются при оплате наличными через подотчетных лиц. В случае если предприятие подтверждает услуги платных автостоянок с помощью кассового чека, то необходимо дополнительно к этому документу приложить товарный чек с указанием в нем марки и регистрационного номера автомобиля.

В Приказе Минтранса России от 24 июня 2014 г. N 166 "Об утверждении форм бланков документов, используемых при оказании услуг по предоставлению парковок (парковочных мест) на платной основе" приведены две формы парковочного чека: на случай оплаты наличными и для расчетов пластиковой картой. Обе бумаги являются документом строгой отчетности и применяются фирмами и ИП при расчетах за предоставление платных услуг парковок.

В парковочном чеке отражают такие сведения, как: кем он выдан (в этой графе указывают наименование, местонахождение и ИНН фирмы или ИП); зона машино-места; номер и адрес паркомата; номер автомобиля; время начала и окончания парковки; размер платы за один час стоянки; итоговая сумма к оплате; номер платежной карты (если оплата производится с использованием карточки).

Пример

Организация имеет на балансе 10 автотранспортных средств.

По условиям договора Организации предоставляются 5 парковочных мест (24 часа) в течение последующих 6 месяцев начиная с февраля 2015 г.

Стоимость одного парковочного места в месяц - 5900 руб. (в т.ч. НДС - 18%), при этом места могут быть заняты любым из 10 автомобилей Организации.

Обе организации являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Денежные средства перечисляются Организацией 1-го числа каждого месяца начиная с 1 февраля 2015 г. до момента истечения срока действия заключенного договора.

Организация при исчислении налога на прибыль организаций использует метод начисления, учитывает расходы на момент получения акта об оказании услуг автостоянки. Первый акт (за использование парковочных мест в феврале) и счет-фактура были получены 3 марта 2015 г.

В бухгалтерском учете Организации будут сделаны следующие бухгалтерские записи:

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит счета 51 "Расчетные счета" -29 500 руб. - оплачены парковочные места за февраль 2015 г. (5900 руб. x 5 мест);

Дебет счета 44 "Расходы на продажу" Кредит счета - 25 000 руб. - включены в состав расходов по обычным видам деятельности затраты на платную парковку ((5900 руб. - (5900 руб. x 18% / 118%)) x 5 мест);

Дебет счета "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям" Кредит счета -4 500 руб. - отражен налог на добавленную стоимость по оказанным услугам платной автостоянка на основании полученного счета-фактуры ((5900 руб. x 18%/118%) x 5 мест);

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" , субсчет "Расчеты по НДС" Кредит счета 19-4 500 руб. - возмещен налог на добавленную стоимость по оказанным услугам платной автостоянки из бюджета;

Пример

Для оплаты парковки служебного автомобиля около ресторана, в котором проводилась деловая встреча с клиентом, сотрудник воспользовался корпоративной банковской картой. Фактические затраты на парковку составили 200 руб.

[О НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ РАСХОДОВ НА СОДЕРЖАНИЕ ТРАНСПОРТА]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики сообщает следующее.

Расходы на содержание служебного транспорта, согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс), относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

В составе расходов на содержание служебного транспорта можно учесть в том числе расходы, связанные с оплатой мойки служебных автомобилей.

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, – убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Система налогового учета по налогу на прибыль организаций установлена статьей 313 Кодекса, согласно которой основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль являются данные первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1. первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2. аналитические регистры налогового учета;
3. расчет налоговой базы.

Согласно положениям пункта 1 статьи 11 Кодекса, понятие “первичные учетные документы” следует определять в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

В соответствии со статьей 9 “Первичные учетные документы” Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Первичные учетные документы, составленные с учетом вышеизложенных требований, являются подтверждающими документами для налогового учета.

Заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов РФ А.И. Иванеев

Комментарий

Автомобиль есть сегодня практически у каждой фирмы. А значит, вопросы учета расходов на содержание и эксплуатацию автотранспорта являются актуальными всегда.

Расходы на содержание автомобиля...

Купив автомобиль, фирма вынуждена нести немалые расходы в будущем. Львиную их долю будут составлять затраты на покупку горюче-смазочных материалов (ГСМ). Кроме того, как и любая техника, автомобиль нуждается в ремонте. Причем необходимость в нем может возникнуть внезапно (например, в результате аварии), а сами ремонтные работы оказаться весьма дорогими. С определенной периодичностью фирме придется оплачивать расходы на техосмотр. Ведь эксплуатировать автомобили, которые его не прошли, запрещено. Машину необходимо где-то хранить. Если у фирмы нет собственного гаража, появятся и затраты по его аренде. Другой выход из положения – оплачивать услуги охраняемой автостоянки. Ну и, конечно, как справедливо отмечено в письме, одной из составляющих затрат на содержание транспорта являются расходы на его мойку. Рассмотрим порядок налогового учета таких затрат подробнее.

...и их налоговый учет

При расчете налога на прибыль включать в расходы можно лишь документально подтвержденные и экономически оправданные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Как выполнить это условие? Ответ на данный вопрос будет зависеть от вида затрат на содержание и эксплуатацию служебного транспорта.

Мойка автомобиля

Затраты на мойку служебных автомобилей можно учесть при расчете налога на прибыль как расходы на содержание транспорта. Экономическая обоснованность данных трат сомнений не вызывает. По поводу же их документального подтверждения финансисты в опубликованном письме не сказали ничего конкретного. Они лишь напомнили, что такие расходы подтверждают первичные документы, которые составлены по унифицированным формам или содержат все обязательные реквизиты. Перечень этих реквизитов есть в пункте 2 статьи 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Если расходы были оплачены по безналу, то проблем с их документальным подтверждением не будет. Ведь в таком случае на руках у бухгалтера фирмы будет акт об оказании услуг и счет-фактура.

Однако за мойку автомобиля водитель обычно платит наличными. Для этого ему выдают деньги под отчет. В такой ситуации документальным подтверждением будут авансовый отчет водителя и оправдательные документы, например кассовый чек, который подтверждает оплату услуг по мойке. Если в чеке не будет наименования приобретенной услуги, то потребуется документ, который бы подтвердил, что автомобиль был вымыт. Однако, по мнению столичных налоговых специалистов, этого недостаточно. Чтобы подтвердить расходы по мойке автомобиля, в чеке, помимо прочего, должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая была обслужена (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Расходы на ГСМ

Наиболее значительная статья затрат по содержанию и эксплуатации транспорта – расходы на покупку топлива и ГСМ. Их фирмы учитывают в составе прочих расходов, связанных с содержанием транспорта.

Фирма может покупать ГСМ как за наличный расчет, так и в безналичном порядке. Если ГСМ куплены за наличные, то водителю следует сдать в бухгалтерию авансовый отчет и кассовый чек. Чек должен, в частности, содержать информацию о сумме покупки и сведения о марке и количестве отпущенных нефтепродуктов (п. 35 раздела 3 приложения 3 к письму ГМЭК России от 28.11.94 № АО-7-272). Если же в кассовом чеке такой информации нет, то к нему должен быть приложен товарный чек с указанием цены и вида топлива.

При безналичном расчете фирма приобретает талоны или топливные карты на бензин. Они являются эквивалентом приобретенного топлива. Уже после оплаты талонов (карты) оно считается собственностью фирмы и находится на ответственном хранении у АЗС. Фирма-покупатель выдает талоны и топливные карты водителям, по которым последние и заправляют автомобили. При этом ежемесячно фирма получает акт о фактически отпущенном количестве топлива.

Независимо от способа оплаты для документального подтверждения расходов на ГСМ потребуется еще и путевой лист. Именно он позволяет определить, сколько горючего было фактически израсходовано, в то время как кассовые чеки, талоны, карты подтверждают лишь количество приобретенных ГСМ. Формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако они обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные фирмы вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты первичного документа. Такие разъяснения дает Минфин России в письмах от 20.09.2005 № 03-03-04/1/214 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129. Составлять путевые листы можно даже раз в месяц, если они позволяют судить об обоснованности списанных расходов. Поэтому в документе обязательно необходимо указывать маршрут передвижения машины. Если такой информации не будет, инспекторы могут посчитать расходы на ГСМ необоснованными.

Обратите внимание: Налоговый кодекс нормировать расходы на топливо не требует. Однако финансисты при решении вопроса об обоснованности затрат на горючее предлагают руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Минтрансом России 29.04.2003 (руководящий документ № Р3112194-0366-03). А в отношении автомобилей, для которых нет нормативов, – данными технической документации (письмо Минфина России от 04.05.2005 № 03-03-01-04/1/223). Если фактический расход бензина существенно отличается от установленных норм, фирме можно предложить для обоснования затрат произвести контрольные замеры. Полученные значения следует утвердить приказом директора в качестве нормативов.

Оплата автостоянки

Если фирма арендует для своего автомобиля гараж (отдельный бокс в гараже), то сумму арендной платы она будет включать в состав прочих расходов. Проблем с документальным подтверждением таких расходов быть не должно. Специалисты ФНС России в письме от 05.09.2005 № 02-1-07/81 указали, что акты оказания услуг для этого необязательны. Ведь сам договор аренды и подписанный акт приема-передачи гаража уже свидетельствуют о том, что услуга по аренде оказывается. Однако Минфин России считает иначе. По мнению финансистов, такие акты должны быть (письмо Минфина России от 07.06.2006 № 03-03-04/1/505. Обратите внимание: договор аренды здания (сооружения) или нежилого помещения, заключенный на год и более, подлежит обязательной регистрации.

Часто фирмы предпочитают оставлять автомобиль на платной стоянке. Такие расходы тоже считаются связанными с содержанием транспорта. Услуги автостоянки фирма оплачивает, как правило, наличными через водителя. Какие бумаги он должен приложить к авансовому отчету, чтобы расходы считались документально подтвержденными? По мнению финансистов, в этой роли может выступать кассовый чек или бланк строгой отчетности (письмо Минфина России от 27.04.2006 № 03-03-04/ 1/404). Речь в данном случае идет о квитанции за парковку. Ее форма утверждена письмом Минфина России от 24.02.94 № 16-38.

Обратите внимание : этот бланк нельзя использовать после 1 января 2007 года. Причем, если новый документ Минфин так и не утвердит, со следующего года все автостоянки должны будут при расчетах наличными применять ККТ.

Каких-либо требований к содержанию кассового чека и бланка строгой отчетности финансисты в упомянутом письме не предъявили. Но, учитывая, что в квитанции за парковку указываются сведения о марке и номерном знаке автомобиля, можно предположить, что инспекторы захотят увидеть такую же информацию и в чеке за парковку.

Еще одно требование инспекторов, к которому нужно быть готовым при документальном подтверждении затрат на автостоянку. Статья 887 Гражданского кодекса и Правила оказания услуг автостоянок, утвержденные постановлением Правительства РФ от 17.11.2001 № 795, предусматривают заключение договора хранения машины в письменной форме. Но в то же время это требование считается выполненным при выдаче стоянкой квитанции, расписки или другого документа, который подтверждает получение имущества.

Техосмотр

Все автомобили должны проходить техосмотр. Причем с определенной периодичностью. Так, например, легковые автомобили, с года выпуска которых не прошло семи лет, должны проходить техосмотр каждые два года. Более же старый транспорт необходимо отправлять на осмотр ежегодно.

Владелец автомобиля должен оплатить проведение осмотра. Размер платы определяют власти региона. Кроме того, необходимо перечислить госпошлину за выдачу техталона в сумме 30 рублей. Она является федеральным налогом, поэтому организация может учесть пошлину в составе расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Плата за проведение техосмотра считается прочими расходами, связанными с содержанием автомобиля.

Ремонт

Владельцу автомобиля не обойтись без расходов на ремонт. Проводить его организация может как собственными силами, так и в автомастерской. В налоговом учете данные расходы списывают в том периоде, когда они фактически возникли. Однако это может быть невыгодно фирме, если ремонт дорогостоящий.

Для равномерного списания подобных затрат можно создавать резерв под предстоящий ремонт. Сумму резерва на конкретный год фирма должна определять, исходя из первоначальной стоимости основных средств, введенных в эксплуатацию, на начало года, и самостоятельно рассчитанных нормативов отчислений (п. 2 ст. 324 НК РФ). Последние зависят от предполагаемой периодичности проведения ремонта и его предполагаемой сметной стоимости. Отчисления в резервный фонд будут уменьшать налоговую базу равномерно в течение всего года. Ремонтные расходы фирма станет покрывать за счет резерва.

Если по итогам года окажется, что средств фонда недостаточно, сумму превышения можно включить в состав прочих расходов. А вот неизрасходованный остаток резервного фонда необходимо в конце года включить в состав внереализационных доходов.

Резерв на оплату ремонта фирма может создавать как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Причем в бухучете лучше всего делать это по тем правилам, которые установлены Налоговым кодексом. В таком случае расхождений между данными двух учетов у вас не будет.

Аудитор Е.О. Яблочкина

В некоторых компаниях сотрудники часто пользуются услугами платных парковок, например, при разъездном характере работы. Компании, в свою очередь, компенсируют понесенные расходы. Рассмотрим, каким образом отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на компенсацию сотруднику оплаты парковки.

Проект введения платы за парковку в Москве () был призван решить основные дорожно-транспортные проблемы: низкую скорость движения транспорта, небезопасные условия передвижения автомобилей и пешеходов и недоступность парковочных мест в центре Москвы для водителей в течение дня. В центре Москвы на сегодняшний день оборудовано более 29 000 платных парковочных мест (всего в Москве около 47 000 платных парковочных мест). Стоянка на всех других местах запрещена - за это предусмотрен штраф в размере от 3000 рублей (). Вслед за Москвой с 2013 года идея платных парковок на городском уровне была реализована и в других крупных российских городах, первыми из них стали Екатеринбург и Санкт-Петербург. Платными парковками водители вынуждены пользоваться не только на центральных улицах городов, но и, например, при поездке в аэропорт.

Услуги по хранению служебных автомобилей на платных городских парковках компания может оплатить непосредственно с расчетного счета или через подотчетное лицо. Также фирма может возместить расходы сотрудника на парковку личного автомобиля, если он использовал его в служебных целях. Для подтверждения таких расходов сотрудники представляют в бухгалтерию авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих оплату услуг парковки. При этом деловой характер поездки должен быть подтвержден путевым листом с указанием маршрута следования непосредственно в районы, где организована платная парковка (в Москве перечень таких улиц приведен в (далее - Постановление № 289-ПП)), либо указанием адреса деловой встречи в служебной записке.

Если сотрудники организации часто пользуются услугами платных парковок, например, при разъездном характере работы, целесообразно составить локальный нормативный документ, регулирующий порядок оплаты платных парковок. Такой документ может утверждать:

• перечень сотрудников, которым возмещаются расходы на парковку служебного или личного транспорта;
• разрешенные способы оплаты парковок;
• порядок возмещения таких расходов сотрудникам;
• перечень подтверждающих документов;
• сроки представления таких документов в бухгалтерию.

Система платных городских парковок является предоплатной и полностью автоматизированной. Существует несколько способов оплаты размещения транспортного средства на платной городской парковке ( , утв. Постановлением № 289-ПП):

• оплата путем списания денег с виртуального парковочного счета водителя через веб-портал/мобильное приложение;
• оплата со счета мобильного телефона с помощью СМС-сообщения;
• оплата через паркомат с помощью банковских карт или предварительно приобретенных парковочных карт;
• оплата с помощью электронного кошелька, через велотерминалы, а также наличными через терминалы QIWI;
• приобретение парковочных абонементов.

Платная парковка в бухучете

Затраты на платную парковку признаются в бухгалтерском учете расходами по обычным видам деятельности компании (пп. , утв. ). В качестве документов, подтверждающих оплату расходов на парковку, могут выступать кассовые чеки (если применяется ККТ) или бланки строгой отчетности - парковочные чеки.

Платная парковка в налоговом учете

Для исчисления налога на прибыль возможны несколько вариантов учета расходов на оплату парковок сотрудниками при условии правильно оформленных подтверждающих документов.

Если автомобиль принадлежит организации, подобные расходы можно признать прочими как расходы на содержание служебного транспорта (). Если сотрудник ездил в командировку на служебном автомобиле, такие расходы можно отнести к командировочным ().

В случае использования личного автомобиля сотрудника ему положена компенсация, которую можно учесть только в пределах установленных норм (пост. Правительства РФ от 08.02.2002 № 92; письмо ФНС России от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). При этом, по мнению контролирующих ведомств, нормы, установленные Правительством РФ, уже включают в себя все дополнительные расходы ( , от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63, ), поэтому отдельное возмещение стоимости платной парковки сотруднику, который использует личную машину для служебных поездок, не положено. В данной ситуации можно заключить с сотрудником договор аренды автомобиля и учесть сумму арендной платы и все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, как арендные платежи и прочие расходы, связанные с производством и реализацией ( , ).

НДФЛ с компенсации оплаты парковки

С суммы возмещения сотруднику документально подтвержденных расходов, связанных с поездками на служебном автомобиле, не нужно удерживать НДФЛ (), а также начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование () и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ().

Что касается исчисления НДФЛ с компенсации сотруднику стоимости платной парковки личного автомобиля в командировке, то, по мнению Минфина России (), перечень расходов на командировки, не включаемых в доход работника для целей исчисления НДФЛ, закрыт. В этом перечне не указаны расходы на парковку, то есть эти суммы, если они возмещаются работнику, облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке.

Однако от НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат, установленные законодательством России и связанные, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (). НДФЛ с компенсации стоимости платной парковки сотруднику, поехавшему в командировку на личном автомобиле, можно не удерживать, если оформить такую компенсацию не как командировочные расходы, а как возмещение затрат, связанных с использованием личного автомобиля сотрудника ().

НДС

Что касается возможности вычета по НДС, то здесь действует норма (), где четко говорится, что налоговые вычеты производятся на основании счета-фактуры. Если же есть только кассовый чек и НДС выделен в чеке, то его нельзя принять к вычету, а также учесть в расходах по налогу на прибыль.

В то же время, например, в Москве оказание услуг платной городской парковки ГКУ "АМПП" (моспаркинг) НДС не облагается (), поскольку оказание услуг казенными учреждениями не признается объектом налогообложения по НДС ().

Анна Горохова , ведущий эксперт-методолог компании BDO Unicon Outsourcing
Нина Голышева , к.э.н., доцент кафедры "Бухгалтерский учет в коммерческих организациях" ФГОБУ ВПО Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

Сайт журнала «РНК »

Электронный журнал «РНК »

Случаи, когда из-за нарушения водителем правил остановки и стоянки транспортных средств автомобиль эвакуируют на штрафстоянку, не редкость. Не менее является ситуация, когда к услугам эвакуации прибегают при неисправности автомобиля (например, если повреждение возникло в результате ДТП). В большинстве таких случаев организации несут дополнительные расходы: на такси сотруднику, отправившемуся на место стоянки эвакуированного автомобиля, на ремонт транспортного средства, поврежденного эвакуатором, в виде стоимости услуг частной эвакуации или пошлины за оплату штрафстоянки. Инспекторы на местах обоснованность расходов на эвакуацию автомобиля ставят под сомнение и исключают соответствующие затраты из состава налоговых расходов.

Стоимость эвакуации поврежденного автомобиля до автосервиса

По общему правилу при налогообложении прибыли организация учитывает все экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). По мнению Конституционного суда РФ, обоснованность расходов, учитываемых при базы по оценивается с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате (определение от 04.06.07 № 320-О-П). Соответственно, если компания предполагает дальнейший ремонт и использование эвакуированного автомобиля в производственной деятельности, расходы, связанные с его транспортировкой к месту ремонта, обоснованны и учитываются при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Косвенно на возможность учета спорных расходов при налогообложении прибыли указывает решение Арбитражного суда области от 19.12.11 № А36-2926/2011, в котором рассматривался спор о правомерности взыскания с виновника ДТП в том числе расходов на эвакуацию поврежденного автомобиля. Подтверждая обоснованность расходов на эвакуацию автомобиля, суд отметил, что повреждения, полученные в результате ДТП, являлись существенными (рулевое управление, топливный бак) и не позволяли самостоятельно осуществлять движение. Более того, компания располагала документами, подтверждающими произведенные расходы (кассовый чек квитанции к приходным ордерам). Соответственно затраты организации на эвакуацию автомобиля и полуприцепа, по мнению судей, являлись обоснованными и документально подтвержденными.

При этом НК РФ не содержит прямой нормы, позволяющей компании учесть расходы на эвакуацию транспортных средств. Предполагается, что спорные затраты компания вправе принять к учету как другие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1ст. 264 НК РФ), либо как расходы на содержание, эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание служебного транспорта (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Кроме того, на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 265 НК РФ в состав внереализационных расходов включаются потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, а также затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий таких обстоятельств (письмо от 14.04.11 № 07-02-06/48). К таким расходам можно отнести и затраты на эвакуацию поврежденного транспортного средства, которая по сути является ликвидацией последствий дорожно-транспортного происшествия. Это подтверждает и судебная практика. Так, ФАС Московского округа в постановлении от 30.11.09 № КА-А40/12576-09 отметил, что в налоговом учете потери от дорожно-транспортных происшествий относятся к составу чрезвычайных ситуаций и включаются в состав внереализационных расходов (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Однако из-за отсутствия официальных разъяснений ведомств по учета при налогообложении прибыли расходов на эвакуацию поврежденных автомобилей споры с налоговиками не исключены.

Расходы работника на проезд до штрафстоянки на такси

Как правило, Минфин России не запрещает включать в налоговые расходы стоимость проезда работника на такси, если такие расходы экономически обоснованны и документально подтверждены (письмо от 08.11.11 № 03-03-06/1/720). С этим соглашаются и столичные налоговики в письме от 29.11.10 № 20-15/124949. В частности, ведомство позволяет учесть при налогообложении прибыли расходы на проезд работника на такси до вокзала или аэропорта и обратно (письма от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 22.05.09 № 03-03-06/1/339).

По вопросу учета расходов на проезд работника на такси, связанного с поиском места штрафстоянки эвакуированного автомобиля, официальных разъяснений найти не удалось. С одной стороны, работник вполне мог воспользоваться общественным транспортом и потратить меньшую сумму. Однако проезд на такси хотя и дороже, но существенно сокращает время работника в пути. Кроме того, штрафстоянки зачастую располагаются в спальных районах, куда проезд общественного транспорта может быть затруднен, или за чертой города, в местах, сообщение транспортом общего пользования с которыми отсутствует. В этом случае представляется, что спорные затраты являются экономически обоснованными. И при наличии подтверждающих документов (чеков или квитанций) компания вправе отнести оплату проезда работника на такси к месту штрафстоянки к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Страховое возмещение, включающее затраты на эвакуацию

НК РФ прямо не уточняет, учитывается ли в налоговых доходах возмещение, полученное по договору ОСАГО или КАСКО. По мнению Минфина России, такие суммы на основании абзаца 1 статьи 250 НК РФ являются прочим внереализационным доходом, прямо не поименованным в этой статье (письма от 16.08.11 № 03-03-06/1/489 и от 14.10.10 № 03-03-06/1/648). Ведь возмещение, полученное по договорам имущественного страхования и страхования в перечне необлагаемых доходов, приведенном в статье 251 НК РФ, не указано (письмо Минфина России от 01.02.10 № 03-03-06/2/21).

Однако в одном из дел столичные арбитры отметили, что затраты на восстановительный ремонт автомобиля, поврежденного в результате ДТП, компания не отражает в налоговых расходах. Поскольку такой ремонт производится за счет полученного страхового возмещения. Соответственно само страховое возмещение организация вправе не включать во внереализационные доходы при исчислении налога на прибыль (постановление ФАС Московского округа от 30.11.09 № КА-А40/12576-09).

Стоимость содержания автомобиля на штрафстоянке

В соответствии с пунктом 2 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются в том числе расходы в виде штрафов и других санкций, взимаемых государственными организациями, которым законодательством РФ предоставлено право наложения таких санкций. В случае нарушения правил эксплуатации или управления транспортным средством такой автомобиль задерживают и при помощи другого ТС перемещают в специально отведенное охраняемое место (на специализированную стоянку), где указанный автомобиль хранится до устранения причины задержания (п. 1 ст. 27.13 КоАП РФ).

Верховный суд РФ в определении от 20.02.13 № 46-АПГ13-1 подтвердил, что задержанное средство может быть возвращено при условии устранения причины задержания и оплаты расходов на перемещение и хранение задержанного транспортного средства. Соответственно расходы на оплату штрафстоянки относятся к административным взысканиям, которые при налогообложении прибыли не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ). Однако официальных разъяснений ведомств и судебной практики по этому вопросу найти не удалось.

Ремонт автомобиля, поврежденного при эвакуации

Допустим, организация своими силами устранила повреждения лакокрасочного покрытия, вызванные небрежной работой службы эвакуации, и уменьшила налогооблагаемую прибыль на стоимость затраченных материалов. Но инспекторы на местах часто отказывают компаниям в признании расходов в виде стоимости сырья и материалов, использованных при осуществлении ремонта собственными силами. В частности, такой спор рассмотрел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 21.12.12 № А42-790/2012. В подтверждение реальности понесенных расходов компания представила положение о порядке эксплуатации, технического обслуживания и ремонта подвижного состава с приложением необходимых первичных документов (листка учета, акта об аварийном повреждении транспортного средства, акта на списание материалов). В результате суд пришел к выводу, что компания вправе учесть спорные расходы на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 253 НК РФ как расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств, а также на поддержание такого имущества в исправном состоянии.

Кроме того, есть вероятность, что налоговики исключат из налоговых расходов стоимость ремонта имущества, не взысканную с виновного лица. При этом суды отмечают, что НК РФ не ставит в зависимость учет расходов на ремонт основного средства (п. 1 ст. 260 НК РФ) от причин, повлекших ремонт, а также от права на подачу регрессного иска к лицу, из-за которого имущество повреждено (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 24.06.09 № А53-6877/2008-С5-37).

Компенсация расходов, полученная по суду с дорожной службы

На практике немалое число ДТП возникает по вине государственных служб (открытые люки на проезжей части, отсутствие знаков дорожного движения, разрешающих или запрещающих повороты, неисправные светофоры и т. д.).

Так, в одном из дел компания пыталась взыскать с водоканала стоимость ремонта, экспертизы и эвакуации поврежденного автомобиля, пострадавшего из-за наезда на препятствие — открытый люк. Суд поддержал компанию, поскольку в функции организации водопроводно-коммунального хозяйства входят в том числе содержание в исправном состоянии сооружений, коммуникаций и оборудования, осмотр систем водоснабжения и канализации на предмет технического состояния колодцев, наличия и плотности прилегания крышек, целостности люков, крышек (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 06.11.12 № А53-21169/2011). Полученные суммы являются возмещением убытков (ущерба) и на основании пункта 3 статьи 250 НК РФ учитываются в налоговых доходах.

НДС со стоимости товара, поврежденного при эвакуации авто

Организация не восстановила НДС со стоимости товара (груза), поврежденного вследствие эвакуации автомобиля с места запрещенной парковки. Однако, по мнению Минфина России, выбытие имущества по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей, объектом обложения НДС не является (ст. 39 и 146 НК РФ). Следовательно, в этом случае необходимо восстановить НДС, ранее принятый к вычету при приобретении такого имущества (письма от 05.07.11 № 03-03-06/1/397, от 07.06.11 № 03-03-06/1/332 и от 04.07.11 № 03-03-06/1/387).

Судебная практика складывается в основном в пользу налогоплательщиков. Так, ВАС РФ в решении от 19.05.11 № 3943/11 указал, что пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит закрытый перечень случаев, когда необходимо восстановить НДС. В иных случаях НК РФ не обязывает налогоплательщика восстанавливать этот налог. Соглашаются с таким мнением и нижестоящие суды (постановления ФАС Московского от 31.01.13 № А41-19560/12 и Северо-Западного от 15.10.12 № А56-165/2012 округов).

Разъяснений финансового ведомства в отношении необходимости восстановления НДС именно в рассматриваемой ситуации найти не удалось. В связи с этим компании рискованно не восстанавливать НДС со стоимости товаров, утраченных или поврежденных по причине эвакуации перевозящего их автомобиля.